1
عنوان:
مبانی برنامه ریزی
مقدمه
انسانها با حرکت در مسیر تکامل و رشد عقلانی خود بتدریج بر ضرورت برنامه ریزی در زندگی واقف شدند و آن را به منزله ابزاری در خدمت مدیریت و رهبری نظامهای اجتماعی مورد توجه قرار دادند. سازمانها و موسسه های اداری امروز، به حدی پیچیده شده اند که بدون اقدام به برنامه ریزی دقیق، امکان ادامه حیات ندارند. برنامه ریزی مستلزم آگاهی از فرصتها و تهدیدهای آتی و پیش بینی شیوه مواجهه با آنهاست.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی
نیاز به برنامه ریزی از این مساله ناشی می شود که همه سازمانها با فعالیت در محیطی پویا ، مترصد آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند . پویایی محیط و وجود تلاطم در آن و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می افزاید .
تعریف برنامه ریزی
عبارت است از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی راه تحقق آن.
عبارتست از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد ؟
عبارتست از تصور و طراحی وضعیت مطلوب و یافتن یا پیش بینی راهها و وسایلی که نیل به آنرا میسر سازد.
هدف از برنامه ریزی
افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها.
افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات.
متمرکز شدن بر طرق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر.
مهیا ساختن ابزاری برای کنترل.
اولویت برنامه ریزی
برنامه ریزی بر سایر وظایف مدیران، اولویت دارد و مقدم بر آنان است. به طوری که اگر بخواهیم وظایف مدیر را در رئوس یک هرم در نظر بگیریم، بهتر است برنامه ریزی را در راس هرم مذکور قرار دهیم.
برنامه ریزی، اهداف همه فعالیتها و تلاشهای گروهی را تعیین می کند و نحوه دستیابی به آن اهداف را طرحریزی می کند تا مدیر بتواند تشخیص دهد که باید از چه نوع ساختار سازمانی استفاده کند و برای هر منصب چه نوع کرکنانی را با چه تخصصهایی بکار گیرد. بنابراین می توان گفت که در واقع برنامه ریزی، وظیفه اساسی و شالوده مدیریت است.
انواع برنامه ریزی
1. برنامه ریزی راهبردی (استراتژیک)
2.برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
3. برنامه ریزی تخصصی.
برنامه ریزی راهبردی (Strategic Planning)
این برنامه ریزی با دور اندیشی و در جریان فراگردی نظام یافته طی مراحل ذیل صورت می گیرد :
الف) تعیین ماموریتها و هدفهای دوربرد و رسالت سازمان.
ب) تفکیک و تجزیه اهداف بلندمدت در قالب هدفهای کمی و کیفی کوتاه مدت که این مرحله را هدفگذاری می نامند.
ج) تدوین و تنظیم خط مشیها و اتخاذ سیاستهای کلی
د) طرحریزی و تنظیم برنامه های عملیاتی (تاکتیکی).
فواید برنامه ریزی راهبردی
1) فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی
2) ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر
3) اتخاذ تصمیمات صحیح در زمان مناسب
4) تمرکز بر انجام فعالیتهای ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب.
برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارت اند از:
1) تدوین برنامه های کوتاه مدت (تنظیم بودجه و زمانبندی)
2) تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
3) ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
4) تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید .
برنامه ریزی تخصصی
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت، برای انجام آنها برنامه ریزی می شود. این برنامه ها را برنامه ریزی تخصصی می نامند مانند:
برنامه ریزی و کنترل تولید
برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه.
رهیافتهای گوناگون به برنامه ریزی
برنامه ریزی از " داخل به خارج " و برنامه ریزی از " خارج به داخل "
برنامه ریزی از " بالا به پائین " و برنامه ریزی از " پائین به بالا "
برنامه ریزی بر مبنای هدف
برنامه ریزی بر مبنای استثناء
برنامه ریزی اضطراری
برنامه ریزی اقتضایی.
برنامه ریزی از " داخل به خارج " و برنامه ریزی از " خارج به داخل "
در برنامه ریزی از داخل به خارج، بر کارهایی تمرکز می شود که سازمان در حال حاضر انجام می دهد و تلاش می شود تاآنها به بهترین صورت انجام پذیرند. برنامه ریزی از داخل به خارج برای بهتر انجام شدن کارهای جاری صورت می پذیرد و هدف آن یافتن بهترین شیوه انجام کار است.
در برنامه ریزی از خارج به داخل، ابتدا محیط خارجی بررسی و تحلیل می شود و برای استفاده از فرصتها و به حداقل رساندن مسائل ناشی از آن برنامه ریزی می شود و هدف آن یافتن فرصتهای محیطی و استفاده بهینه از آنهاست .
برنامه ریزی از " بالا به پائین " و برنامه ریزی از " پائین به بالا "
در برنامه ریزی از بالا به پائین، ابتدا مدیر هدفهای کلان را تعیین می کند و این امکان را برای مدیرات سطوح دیگر فراهم می آورد تا در چهارچوب هدفهای کلان، برنامه های خود را تدوین کنند.
برنامه ریزی از پایین به بالا با تدوین برنامه هایی شروع می شود که در سطوح عملیاتی شکل می گیرند؛ بدون آنکه به محدودیتهای کلی سازمان توجه شود. آنگاه این برنامه ها ازطریق سلسله مراتب به بالاترین سطح مدیریت ارائه می گردد.
برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای هدف و نتیجه
مراحل برنامه ریزی بر اساس هدف و نتیجه عبارت اند از:
1. تعیین رسالت و ماموریتها
2. تعیین نتایج مورد انتظار
3. تعریف شاخصهای ارزیابی
4. تعریف هدفهای عملیاتی
5. تنظیم برنامه های عملیاتی
6. طراحی سیستم کنترل عملیات.
برنامه ریزی و مدیریت بر مبنای استثناء
بر اساس این نگرش باید پس از تعیین اهداف، اقدام به تخصیص منابع و تعیین شاخصهای عملیاتی گردد و نحوه انجام امور به مسئولان واحدها واگذار گردد؛ به این ترتیب مسئولان واحدها ابتکارعمل را در اختیار دارند و مدیران عالی فقط هنگامی در کارها دخالت می کنند که انحراف عملکرد یک واحد از برنامه های پیش بینی شده، از حد معینی تجاوز نکند.
برنامه ریزی اضطراری
بر اساس این روش، حوادث و شرایط جدید پیش بینی میگردند و عکس العمل و پاسخهای مناسب برای آنها در نظر گرفته می شود.
برنامه ریزی اقتضایی
برنامه ریزی مبتنی بر اندیشیدن پیش از عمل است.
در برنامه ریزی اقتضایی گزینه های گوناگون قابل اجرا شناسایی می شوند و در صورتی که اعتبار برنامه اصلی به دلیل تغییرات محیطی، بیش از حد کاهش یابد، یکی از آن گزینه ها قابل اجرا خواهند بود.
رمز موفقیت برنامه ریزی اقتضایی در شناسایی تغییر جهتهای احتمالی در رخدادهای آتی است که می تواند بر برنامه های جاری اثرگذار باشد.
مراحل عمده برنامه ریزی
1. شناسایی مقتضیات موجود (فرصتها و محدودیتها)
2. تعیین اهداف کوتاه مدت
3. کسب اطلاعات کامل درباره فعالیتهای ضروری برای تحقق هدف
5. رائه فرضیه هایی بر مبنای پیش بینی آینده
6. جستجوی بدیلها و برنامه های جایگزین
7. ارزیابی بدیلهای گوناگون
8. انخاب بدیل مناسب
9. تدوین برنامه های فرعی و پشتیبانی
10. تنظیم توالی فعالیتها و جداول زمان بندی
11. بیان کردن برنامه ها در قالب ارقام بودجه و برنامه تخصیص منابع مالی
12. پیگیری پیشرفت کار
4. طبقه بندی و تحلیل اطلاعات
سلسله مراتب برنامه ها
انواع برنامه ها
ماموریتها و اهداف بلند مدت
علل اصلی ایجاد سازمانها را ماموریتها یا اهداف بلند مدت گویند .
ویژگیهای ماموریتها و اهداف بلندمدت:
1- واضح و روشن
2- ایجاد کننده تعهد و علاقه در کارکنان
3- وجود رابطه " هم نیروزایی " (Synergy) در میان اجزای آن
4- مبتنی بر بکارگیری خلاقیت و نوآوری باشد
5- منشا تدوین اصول کلی و ضوابط اصلی سازمان باشد .
اهداف کوتاه مدت
اهداف کوتاه مدت هر سازمان بر مبنای مامورتها و اهداف بلندمدت آن تدوین می شوند.
هدف کوتاه مدت باید تعیین کننده مواردذیل باشد:
1. نتیجه مودر انتظار (به گونه ای که قابل اندازه گیری باشد)
2. نحوه انجام کار
3. محدوده زمانی انجام کار
4. هزینه و بودجه موردنیاز برای انجام کار(بر حسب پول یا کار مورد نیاز یا هر دو)
ویژگیهای اهداف کوتاه مدت عبارت اند از:
1- سادگی و دقت
2- اجتناب از پرداختن به موارد جزئی و پراکنده
3- تضمین حصول اهداف ( با ارائه طرق عملی).
راهبردها ( استراتژیها )
راهبرد عبارتست از تدوین برنامه جامع، منسجم و کاملی که برای تحقق اهداف اساسی سازمان تدوین می گردد.
بنابراین راهبرد، نوعی برنامه است که برای نیل به مقاصد و اهداف اصلی سازمان تدوین می شود.راهبرد، تعیین کننده نوع خدماتی است که سازمان به جامعه عرضه می کند و الگوی نحوه پاسخگویی سازمان به محیط را شکل می دهد.
خط مشیها
خط مشی مشخص کننده محدوده ای است که تصمیم های آتی، باید در داخل آن اتخاذ شوند. در واقع خط مشی یک برنامه عمومی است که به منزله راهنمای عمل ، مد نظر مدیران قرار می گیرد و نحوه اجرای اهداف و حوزه رفتار مسوولان اجرایی سازمان را تعیین می کند و در عین حال وسیله موثری برای کنترل عملیات می باشد .
خط مشیها باید از ویژگیهای ذیل برخوردار باشند:
1. صراحت و وضوح
2. قابلیت اجرایی
3. انعطاف پذیری
4. جامعیت
5. هماهنگی
6. مستدل بودن
7. متمایز بودن از قوانین
8. کتبی بودن
انواع خط مشی
خط مشی ها را می توان به سه دسته تقسیم کرد:
1. خط مشییهای اساسی
2. خط مشیهای کلی
3. خط مشیهای خرد
رویه ها و مقررات
رویه ها مشخص کننده شیوه عملیات و نحوه انجام کارهستند. رویه ها در قالب یک برنامه زمانبندی شده، نحوه انجام فعالیتهای آتی را مشخص می کنند.
روشها نحوه اجرای جدول زمانبندی رویه ها را معین می کند .
مقررات بدون ذکر قاطع و تفاوت زمانی انجام امور ، اعمال و فعالیتها را هدایت میکنند . در واقع هر رویه مبتنی بر مجموعه ای از مقررات است .
برنامه های عملیاتی ( تاکتیکی ) در مورد فعالیتهای تکراری و غیر تکراری و در قالب برنامه های دائمی و یکبار مصرف تنظیم می شوند.
بودجه
بودجه یکی از ابزارهای مهم کنترل است که درقالب اعداد و ارقام ارائه میشود. بودجه انواع متعددی دارد و در سطوح متعددی بکار گرفته می شود؛ برای مثال هم در سطح یک کشور و هم در سطح یک موسسه بازرگانی کوچک، از بودجه به مثابه ابزاری برای کنترل نحوه اجرای برنامه ها و طرحها استفاده می شود. در واقع بودجه، برنامه ای است که نشان دهنده تعهدات آینده سازمان است.
اصل تعهدات (Principle Of Commitment)
رمز انتخاب مدت برنامه، توجه به اصل تعهدات است؛ مبنی بر اینکه برنامه ریزی منطقی باید برای مدت زمانی تنظیم شود که انجام تعهدات ناشی از تصمیمیهای اتخاذ شده، در آن مدت امکان پذیر باشد.
اصل تعهدات بر این مفهوم تاکید دارد که هر تصمیم یک نوع تعهد است که برای انجام آن معمولاً از سرمایه های مادی و معنوی سازمان( ثروت و اعتبار) استفاده می شود.
فنون برنامه ریزی
1) نمودار میله ای ( گانت )
2) نمودار شبکه
3) فن ارزشیابی و تجدید نظر در برنامه
4) روش مسیر بحرانی
نمودار میله ای
این نمودار بر روی دو محور ترسیم می شود:محور افقی نشان دهنده زمان شروع و پایان هر فعالیت است و محور عمودی نشان دهنده مراحل انجام برنامه است.
نمودار شبکه
یکی دیگر از ابزارهای برنامه ریزی، نمودار شبکه است. مزایای استفاده از این روش عبارت اند از:
1. تکمیل شدن طرح اولویت بندی مراحل و مشخص شدن نحوه اجرای برنامه، قبل از شروع به اجرای آن.
2. تسریع در انتقال اطلاعات در مورد تغییرات برنامه و استفاده از آنها به عنوان یک منبع موثق اطلاعاتی
3.آگاه شدن مدیران از مسائل موجود و مشخص شدن میزان انحراف از اجرای برنامه
4.معین شدن زمان مطلوب برای شروع و پایان هر فعالیت برنامه ریزی شده.
5. معین شدن وظیفه دقیق هر یک از مدیران و مسئولیت آنان در قبال کشب اهداف.
6. پیش بینی مواردی که احتمالاً اجرای برنامه را با مشکلات و مسائل خاصی مواجه می سازد.
7. جلب شدن توجه مدیران به مقاطع حساس و حیاتی در روند اجرای فعالیتهای برنامه ریزی شده.
8. ایجاد فرصت تجدید نظر در برنامه با توجه به شرایط و موقعیتهای مختلف.
9. ایجاد فرصت برای انتخاب بهترین روش برای انجام هر فعالیت.
10. بهبود شیوه گزارشگیری در مورد روند پیشرقت کار و مهیاشدن شرایط برای اعمال کنترل موثر توسط مدیریت.
فن ارزشیابی و بازنگری برنامه
در فن ارزشیابی و تجدید نظر در برنامه، با استفاده از نمودار شبکه، برای به حداقل رساندن تاخیر، وقفه و ناهماهنگی در تولید یک کالا یا انجام یک پروژه، برنامه ریزی می شود؛ به طوری که بر مبنای آن بتوان فعالیتها را به طور منظم کنترل کرد. با استفاده از این روش می توان اطلاعات موردنیاز مدیران پروژه های در حال اجرا را برای آنها تهیه کرد.
روش مسیر بحرانی
روش مسیر بحرانی برای برنامه ریزی فراگردهای تکراری که در آنها کارها در محدوده زمانی معینی انجام می شوند و زمان پایان آنها مشخص است بکار می رود.
مزایای استفاده از روش مسیر بحرانی و فن ارزشیابی و بازنگری برنامه
1. نمایش روابط میان کارها
2. امکان پذیر ساختن برنامه ریزی اثربخش
3.بررسی و تخیص دقیق نواحی مساله خیز
4. بهبود ارتباطات
5. مقایسه گزینه ها (بدیلها)
6. مقدور شدن امکان تمرکز بر کارهای عمده.
7. ایجاد انعطاف برای تغییر برنامه ها.
ابعاد و جنبه های گوناگون برنامه ریزی در سازمانها
1- موضوع برنامه ریزی
2- عوامل موثر بر برنامه ریزی
3- طول دوره برنامه ریزی
4- سطح برنامه ریزی در سازمان
5- ویژگیهای خاص برنامه .