1
عنوان:
عناصر و مفاهیم سازماندهی
مقدمه
سازماندهی فعالیتی است که به صورت دوره ای انجام می شود نه بطور مستمر و روزانه. به این ترتیب که با بروز مسائل جدید در سازمان، ضرورت تجدیدنظر در ساخت سازمانی مورد تاکید قرار می گیرد و مدیران در مورد این ضرورت به پیمایش میپردازند و سعی می کنند که تغییرات مطلوبی را در ساخت سازمانی موجود ایجاد کنند.
تعریف سازماندهی
سازماندهی فراگردی است که طی آن با تقسیم کار میان افراد و گروههای کاری، و ایجاد هماهنگی میان آنه ابرای کسب اهداف تلاش می شود.
با توجه به این تعریف، فراگرد سازماندهی مشتمل بر سه مرحله زیر است:
1- طراحی و تعریف کارها و فعالیتهای ضروری؛
2- دسته بندی فعالیتها بر حسب مشاغل و منصبهای سازمانی تعریف شده؛
3- برقراری رابطه میان مشاغل و منصبهای سازمانی برای کسب اهداف مشترک.
ساخت سازمانی
ساختار هر سازمان تعیین کننده میزان توان آن در پاسخگویی به چالش های محیطی است. ساختار سازمان از حیث موقعیت فیزیکی و الزامات آن بر رویه های انجام کار و الگوهای غیررسمی ارتباطات مد نظر قرار می گیرد.مطالعات انجام شده حاکی از آن است که ساختار تحت تاثیر
محیط،
فن آوری،
اندازه،
استراتژی و
نحوه توزیع قدرت کنترل در آن بستگی دارد.
سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی
سازمان رسمی ان است که به طور قانونی بنیان گذاری و تصویب شود؛ تعدا مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و نحوه انجام فعالیتها در آن مشخص می گردد.
سازمان غیر رسمی در نتیجه تعامل اجتماعی مستمر میان کارکنان سازمان ایجاد می شود و سازمان رسمی را تعدیل می کند یا آن را تحکیم می بخشد و توسعه می دهد.
ابزار رسمی کردن سازمان
ابزار رسمی کردن سازمان
نمودار سازمانی
راهنمای سازمان
نمودار سازمانی
یکی از اسنادی که پس از رسمیت یافتن سازمان تنظیم می شود، نمودار سازمانی است. برای تهیه نمودار سازمانی رعایت موارد زیر توصیه می شود:
1. برای نشان دادن واحدهای سازمانی از کادر مستطیل استفاده شود.
2- مهمترین واحد سازمانی را معمولاً در بالای نمودار قرار می دهند.
3. خطوطی که بین واحدهای سازمانی رسم می شود، باید نشان دهنده روابط سازمانی آنها باشد.
4. اگر خط ارتباطی میان دو واحد، فقط مبین اعمال بخشی از قدرت باشد، آن را با خط چین (—) نشان می دهند.
5. اگر متمایز ساختن واحدهای صفی از واحدهای ستادی مورد نظر باشد، باید واحدهای ستادی را در کنار خط فرماندهی ( سلسله مراتب سازمانی) ترسیم کرد.
نمونه ای از نمودار سازمانی
هیات مدیره
مدیر عامل
معاونت تولید
معاونت بازاریابی و فروش
کارخانه
طراحی محصول
فروشگاه الف
فروشگاه ب
راهنمای سازمان
در برخی از سازمانهای بزرگ، برای معرفی ساختار سازمان رسمی از راهنمای سازمان استفاده می شود. راهنمای سازمان معمولاً مشتمل بر اطلاعاتی نظیر موارد زیر است:
1. اهداف سازمانی؛
2. خط مشیها و رویه ها؛
3. نمودارها؛
4. شرح شغل مدیران اجرایی اصلی؛
5. رهنمودهایی در مورد وظایف مدیران اجرایی.
صف و ستاد
سازمانها معمولاً از واحدهای متعددی تشکیل می شوند که آنها را به طور کلی به «واحدهای ستادی و پشتیبانی» و «واحدهای صفی» تقسیم می کنند. واحدهای ستادی برای پشتیبانی از واحدهای صفی ایجاد می شوند. وظایف و کارهای واحدهای صفی به طور مستقیم با اهداف سازمان سرو کار دارند، یعنی انجام وظایف صفی به طور مستقیم به تحقق اهداف سازمان کمک می کند؛ در حالی که واحدهای ستادی به طور غیر مستقیم، از طریق کمک بهع انجام وظایف صفی، در تحقق اهداف سازمان موثرند.
انواع واحدهای ستادی
ستاد شخصی: منظور از ستاد شخصی، واحد یا فردی است که به طور اختصاصی در خدمت یک مدیر اجرایی قرار دارد.
ستاد تخصصی: منظور از ستاد تخصصی، واحدی تخصصی است که برای انجام وظایف ویژه ای ایجاد می شود؛ نظیر واحد حسابداری، امور کارکنان، خرید و خدمات ماشینی.
ستاد عمومی: منظور از ستاد عمومی، واحدی است که کمکهای گسترده ای به مدیرت عالی سازمان می کند و فعالیتهای آن مانند سایر واحدهای پشتیبانی محدود به انجام وظایف یک ادراه خاص نمی شود.
انواع ستادهای عمومی
ستادهای عمومی به دو نوع تقسیم می شوند:
1- ستاد عمومی شخصی: منظوز از ستاد عمومی شخصی، فرد یا واحدی است که به رئیس سازمان کمک می کند و همانند چشم و گوش در خدمت وی قرار می گیرد.
ستاد عمومی تخصصی واحدی است که برای انجام اموری نظیر بازاریابی، روابط کار، طراحی و مهندسی و نظایر آن ایجاد می شود و با توجه به اهداف و منابع کلی سازمان به انجام وظایف می پردازد.
مبناهای سازماندهی
به طور کلی برای سازماندهی می توان دو مبنا را مدنظر قرار داد:
سازماندهی بر مبنای هدف
سازماندهی بر مبنای فراگرد.
اگر برای سازمان افزایش کارایی و کاهش هزینه اهمیت داشته باشد سازماندهی بر مبنای فراگرد مناسب تر است در حالی که اگر برای سازمان هماهنگ ساختن امور و استفاده بهتر از زمان محدود اهمیت داشته باشد، سازماندهی بر مبنای هدف مناسبتر است.اگر هر دو مورد (افزایش کارایی و هماهنگی امور و بهره برداری بهتر از زمان) حائز اهمیت باشند، استفاده از الگوی خزانه ای مناسبتر است.
تعیین استاندارد
در فراگرد تقسیم کار اصولی در سازمان، استاندارد کردن کار امری ضروری و حایز اهمیت است. منظور از استاندارد کردن کار آن است که پس از بررسی رویدادهای متوالی و آن دسته از حوادث کاری که به طور مرتب به وقوع می پیوندند، مراحل صحیح هر بخش از کار را تعیین کنند و به تصویب برسانند.این استانداردها ممکن است در مورد فراگردهایی نظیر استخدام، آموزش و ارزیابی کارکنان به کار گرفته شوند.
تقسیم کار عمودی
معمولاً در سازمانهای بزرگ، سه سطح مدیریت عالی، میانی و عملیاتی پیش بینی می شوند. این سطوح سلسله مراتبی را تشکیل می دهند که هر چه از سطح پایین آن رو به بالا برویم، میزان قدرت و اختیار افزایش می یابد. به این ترتیب نوعی تقسیم کار بین واحدهای سطوح متعدد سلسله مراتب ایجاد می شود که تقسیم کارعمودی نامیده می شود.
در تقسیم کار عمودی، سه موضوع قابل تامل باید مدنظر قرار گیرد:
رابطه درجه تمرکز و ارتفاع ساخت سازمانی با حیطه نظارت
میان ارتفاع ساخت سازمانی و توسعه حیطه نظارت، رابطه ای معکوس وجود دارد، یعنی هر چه حیطه نظارت محدود تر شود، ارتفاع ساخت سازمانی بیشتر می شود و هر چه حیطه نظارت توسعه یابد، از ارتفاع ساخت سازمانی کم می شود.
با کاهش حیطه نظارت، تعداد سطوح سازمانی و ارتفاع هرم سازمان افزایش می یابد و سازمان متمرکزتر می شود.
تعیین ارتفاع ساخت سازمانی
فرضهای ذیل در مورد ارتفاع ساخت سازمانی و برخی از ویژگیهای مدیران مطرح شده است:
فرض الف: با افزایش توانایی مدیران، ارتفاع ساخت سازمانی کاهش می یابد.
فرض ب: در صورتی که مدیران درصدد کسب قدرت و متمرکزساختن آن در دست خود باشند، ارتفاع ساخت سازمانی افزایش می یابد.
میزان تمرکز و عدم تمرکز
مفهوم تمرکز بر چگونگی اخذ تصمیم دلالت دارد. اگر کلیه تصمیمهای مهم در سطح مدیرت عالی اتخاذ شود، گفته می شود که سیستم کاملاً متمرکز است؛ ولی اگر با تفویض اختیار، فرصت تصمیم گیری برای سطوح عملیاتی سازمان ایجاد گردد، سیستم را غیر متمرکز می نامند.
در شرایطی که سازمان از سیستمهای غیرمتمرکز استفاده می کند، فراگرد تصمیم گیری با سرعت بیشتری طی می شود و مدیران میانی در شرایط بهتری پرورش می یابند و نیاز مدیران به احترام و خودشکوفایی به نحو بهتری ارضاء می شود.
روندهای جدید در سازماندهی
1. کوتاه ساختن خط فرمان
2. کاهش وحدت فرماندهی
3. گسترش حیطه کنترل و نظارت
4. افزایش تفویض اختیار و توانمندسازی کارکنان
5. افزایش عدم تمرکز همراه با کنترل متمرکز
6. کاهش بخشها و واحدهای ستادی.