1
عنوان:
مبانی کنترل
مقدمه
سازمانها برای هدایت فعالیتهای خود در مسیر نیل به اهداف تعیین شده، به برنامه ریزی می پردازند؛ در این مسیر، همواره ممکن است موانع و محدودیتهایی بروز کنند و سیستم سازمانی را منحرف سازند. هر یک از این موانع ممکن است عاملی برای انحراف یا متوقف ساختن حرکت سازمان گردد؛ بنابراین همواره باید از سازو کار اصلاح کننده یا خرده سیستم کنترل، برای حفظ عملکرد سازمان در جریان دستیابی به اهداف تعیین شده استفاده شود.
تعریف کنترل
گاه کنترل فراگردی است که از طریق آن عملیات انجام شده با فعالیتهای برنامه ریزی شده تطبیق داده می شوند. این فراگرد برای تصحیح مستمر عملکرد سازمان در جهت دستیابی به اهداف سازمانی به کار گرفته می شود و میزان پیشرفت در جهت تحقق اهداف را نشان می دهد.
در واقع فراگرد کنترل به مقایسه باید ها و هست ها می پردازد و فاصله وضع موجود تا وضع مطلوب را اندازه می گیرد و از طریق آن، می توان فهمید که آیا پیش بینی های برنامه ریزان صحیح بوده است یا خیر.
فراگرد کنترل
فراگرد کنترل از چهار مرحله اصلی تشکیل می شود:
1. تعیین معیارها و ضوابط کنترل؛
2. مقایسه نتایج عملکردها با معیارها و استانداردهای تعیین شده؛
3. تشخیص میزان انحرافها و بررسی علل بروز آنها؛
4. تنظیم و اجرای برنامه ها و عملیات اصلاحی.
مرحله اول: تعیین معیارها و ضوابط کنترل
منظور از تعیین معیارها و ضوابط کنترل، تعریف و تفسیر اهداف سازمان در قالب بازداده های دقیق و قابل سنجش است. تعیین معیارها با همه مراتب برنامه ریزی، از بودجه بندی و تعیین رویه ها و روشها گرفته تا تعیین خط مشی و تنظیم راهبرد و تدوین رسالت سازمان، سرو کار دارد.
انواع معیارها و استانداردها
مرحله دوم: مقایسه عملکردها با اهداف و استانداردها
برخی از روشهای مورد استفاده برای مقایسه و ارزیابی عبارت اند از:
مرحله سوم: تشخیص میزان انحرافها و بررسی علل بروز آنها
انحرافها از طریق مقایسه نتایج عملیات با اهداف و معیارهای از پیش تعیین شده، شناسایی می شوند. برای تشخیص انحرافها باید نقاط مهم و راهبردی را مدنظر قرار داد. سنجش نتایج عملکرد در حوزه های راهبردی و استراتژیک جلوه ای از فواید کاربرد اصل استثناء را نشان می دهد؛ یعنی مدیر فقط به مواردی توجه می کند که انحرافی از استانداردها مشاهده شده باشد.
مرحله چهارم: تنظیم و اجرای برنامه ها و اقدامات اصلاحی
اگر نتیجه عملیات از استاداردها پایینتر باشد، تنظیم و اجرای برنامه های اصلاحی ضرورت می یابد. البته ممکن است اقدامات اصلاحی را به همراه عملیات اجرایی مرحله بعد انجام دهند. اقدامات اصلاحی ممکن است شامل مواردی نظیر تعویض وسایل و ماشینها، تلاش برای عرضه بهتر محصولات، افزایش کیفیت کالا و ارائه خدمات مطلوبتر گردد.
تدابیر و وسایل کنترل و نظارت
هنگام کنترل، مدیران از برخی تدابیر و وسایل نظیر بودجه، گزارشهای بررسی آماری، گزارشهای عملیاتی ویژه، داده های حاصل از ارزشیابی داخلی و تجزیه و تحلیل نقطه سربه سر استفاده میکنند.
انواع کنترل
کنترل آینده نگر
کنترل حال نگر
کنترل گذشته نگر
کنترل آینده نگر
در این حالت، بر مبنای پیش بینی نتایج عملیات، قبل از اجرای آن، برنامه های اصلاحی مناسبی تنظیم می گردد. این روش کنترل فقط هنگامی قابل استفاده است که امکان دسترسی سریع به اطلاعات دقیق وجود داشته باشد و بتوان تغییرات احتمالی در شرایط محیطی و میزان پیشرفت احتمالی در عملیات را بموقع پیش بینی کرد.
کنترل حال نگر
در این حالت، عملیات هر مرحله از برنامه، در زمان اجرای آن تحت کنترل قرار می گیرد و کوشش می شود تا در حین اجرای عملیات، عملکردهای انحرافی اصلاح گردد و از وقوع خطاهای بیشتر جلوگیری شود؛ برای مثال هنگام بررسی کیفیت رعایت بهداشت در تولید مواد غذایی یا کنترل امنیت هواپیما در هنگام پرواز، از کنترل حال نگر استفاده می شود.
کنترل گذشته نگر
در این حالت، پس از پایان یافتن عملیات، با بررسی نتایج آن، میزان انحراف از برنامه ها مشخص می شود. معمولاً نتایج حاصل از این گونه کنترلها برای اقدامات یا برنامه ریزیهای بعدی مورد استفاده قرار می گیرد؛ برای مثال، ارزیابی عملکرد کارکنان برای تشویق یا تنبیه آنان، نوعی کنترل گذشته نگر محسوب می شود.
برخی از صاحب نظران نیز روشهای کنترل را در دو نوع عمده طبقه بندی کرده اند:
کنترلهای پیش گیرنده
کنترلهای اصلاح کننده.
کنترلهای پیش گیرنده
کنترلهای پیش گیرنده به منظور کاهش خطاها و در نتیجه به حداقل رساندن نیاز به اقدامهای اصلاحی، به کار گرفته می شوند. مبادرت به اقداماتی نظیر تدوین قوانین و مقررات، تعیین استانداردها، تنظیم رویه های انتخاب و برنامه ریزی برای آموزش و بهبود نیروی انسانی، عمدتاً با اهدافی پیش گیرنده صورت می پذیرد.
کنترلهای اصلاح کننده
این کنترلها برای تغییر رفتارها و عملکردهای نادرست به کار می روند؛ با این هدف که کارکنان را با قواعد و استانداردهای تعیین شده سازگار سازند.
سیستم کنترل اصلاح کننده
با استفاده از این سیستم، امکان تشخیص میزان انحراف از هدفها، برنامه ها و استانداردهای از پیش تعیین شده و اصلاح موارد مذکور فراهم می گردد. کنترل اصلاح کننده از طریق شش گام متوالی انجام می شود:
.1تعریف خرده سیستم کنترل کننده؛
2. شناسایی ویژگیهایی که باید کنترل شوند؛
3. تعیین استانداردها و شاخص ها؛
4.جمع آوری اطلاعات؛
5. مقایسه عملکردها با شاخص ها؛
6. تشخیص مسائل و انجام اقدامهای اصلاحی.
.
نمودار سیستم کنترل اصلاح کننده
بببببببب
تعیین استانداردها و شاخص های مقایسه
شناسایی ویژگیهایی که باید کنترل شوند
تعریف خرده سیستم کنترل کننده
مقایسه(آیا انحراف وجود دارد؟)
تشخیص انحراف و اصلاح آن
پایان فعالیت یا استمرار آن
جمع آوری اطلاعات در مورد سیستم تحت کنترل
شروع
بله
خیر
ویژگیهای سیستم کنترل موثر
1. ارائه اطلاعات دقیق و صحیح
2. ارائه اطلاعات بموقع و بهنگام
3. هدفمندبودن و برنامه داشتن
4. معقول بودن و مقبولیت
5. مقرون به صرفه بودن
6. تاکید بر نقاط حساس و راهبردی
7. انعطاف پذیری
8. عینی بودن
9. قابلیت انطباق با تفاوتهای فردی
10. خطایابی و اصلاح کنندگی
11. تناسب داشتن با جایگاه سازمانی
12. قابل تجدید نظربودن.
نکات قابل تامل در طراحی سیستم کنترل
1. شتاب تغییرات محیطی؛
2. میزان پیچیدگی؛
3. قابلیت سیستم کنترل در آگاه ساختن مدیران از اشتباهها؛
5. ضرورت تفویض اختیار در زمینه کنترل کارکنان.
مشکلات کنترل
1. مقاومت کارکنان؛
2. تاخیر در ارائه نتایج کارکنان؛
3. استفاده از معیارهای غیرواقعی و غیرمنصفانه.