1
عنوان:
هدایت از طریق ارتباطات
مقدمه
استقرار شبکه های ارتباطی موثر و توسعه مجاری ارتباطی در میان واحدهای گوناگون سازمان از وظایف مهم مدیران است. برقراری ارتباط موثر با کارکنان، موجب آشنایی با نیازها و خواسته ها و درک بهتر انگیزه های آنها می شود.
اهمیت ارتباطات به حدی است که بخش عمده ای از اوقات کار مدیران و رهبران را به خود اختصاص می دهد.
با توجه به گستردگی حوزه مسائل ارتباطی در سازمان و مدیریت، می توان ادعا کرد که بسیاری از مشکلات سازمانی و اجتماعی از ضعف ارتباطات نشات می گیرند. اهمیت ارتباطات بدان دلیل است که فراگردی ایجاد می کند که انجام وظایفی نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری و کنترل را برای مدیران تسهیل میکند و همچنین مدیران را در تحقق وظیفه هماهنگی و استفاده بهتر از زمان یاری می رساند.
فراگرد ارتباطات
گاهی ارتباطات را تبادل اطلاعات و انتقال معنی می دانند. با بسط این عبارت می توان گفت که ارتباطات، انتقال اطلاعات از فرستنده به گیرنده است؛ به گونه ای که برای هر دو قابل فهم و واضح باشد.
در یک تعریف جامعتر می توان گفت که ارتباطات، فراگردی است که طی آن افراد از طریق انتقال علایم پیام، به ارسال و دریافت معنی مبادرت می کنند.
ساده ترین فراگرد ارتباطی
پیام
فرستنده
گیرنده
عناصر فراگرد ارتباطات
1. فرستنده (منبع): فرستده پیام،آغاز کننده ارتباط است.
2. گیرنده (مقصد): گیرنده پیام کسی است که پیام را دریافت می کند.
3. مفهوم ذهنی پیام: همان فکر و اندیشه ای است که باید به گیرنده منتقل شود.
4. نماد عینی پیام: همان علائم و نشانه هایی است که پیام را به صورت خبر، نکته یا موضوع به گیرنده انتقال می دهند.
5. وسایل و مجاری ارسال پیام: برای مثال از هوا برای انتقال اصوات، از کاغذ برای انتقال نامه، و از سیم برای انتقال پیامهای تلفنی استفاده می شود.
6. دریافت و ثبت پیام: دریافت و ثبت صحیح پیام ارسالی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و عامل مهمی در برقراری ارتباط موثر محسوب می شود.
7. تبدیل کردن پیام به مفهوم ذهنی: پس از دریافت پیام، گیرنده باید آن را به اطلاعاتی تبدیل کند که مورد نظر فرستنده پیام بوده است.
8. ادراک پیام: پس از تبدیل پیام به مفاهیم ذهنی، محتوای آن ادراک می گردد.
9. عوامل ایجاد اختلال: در فراگرد ارسال پیام از فرستنده به گیرنده، عوامل متعددی وجود دارند که موجب اختلال در ارسال پیام و نامفهوم شدن آن یا تداخل در ارتباطات می گردند.
10. بازخور: منظور از بازخور، ابراز نظرها و واکنشهای گیرنده در مورد پیام است.
عوامل ایجاد اختلال
عوامل ایجاد اختلال به دلایل متعددی به وجود می آیند؛ نظیر:
1. سهل انگاری فرستنده در ارسال صحیح پیام؛
2. تحریف عمدی پیام توسط منابع ذی نفع؛
3. تاثیر صداهای ناخواسته بر فراگرد ارتباطات؛
4. بی توجهی گیرنده هنگام دریافت پیامها؛
5. بی دقتی در تفسیر پیام دریافتی.
ارتباطات یکجانبه و دوجانبه
ارتباطات از حیث چگونگی عکس العمل دریافت کننده پیام در محیط بر دونوع اند: ارتباطات یکجانبه و ارتباطات دوجانبه.
انواع مسیرهای ارتباطی
1. ارتباطات افقی
2. ارتباطات عمودی
3. ارتباطات مورب
ارتباطات افقی
ارتباطات افقی معمولاً از طریق رویه ها و روشهای انجام کار، در میان اعضای واحدها و گروههای کاری متعدد و اعضای بخشهای متنوع صفی و ستادی برقرار می شود. این نوع ارتباطات موجب بهبود روحیه اعضای سازمان می گردد و هماهنگی واحدهای هم سطح و افراد همردیف را افزایش می دهد.
ارتباطات عمودی
ارتباطات عمودی به دو صورت برقرار می شود:
از بالا به پایین و از پایین به بالا.
ارتباطات از بالا به پایین ممکن است از مدیریت عالی شروع شود و از طریق سایر سطوح مدیریت به کارگران و کارکنان سطح عملیاتی منتهی گردد؛ در حالی که ارتباطات از پایین به بالا از سطوح پایین شروع می شود و با ارائه گزارشها، پیشنهادها و درخواستها به سطوح بالاتر، استمرار می یابد.
ارتباطات مورب
ارتباطات مورب بر نوعی ارتباط در کنار ارتباطات افقی (بین همردیفان) و ارتباطات عمودی (بین مسئولان و کارکنان) دلالت دارد که در آن طرفین ارتباط، از دو سطح جداگانه و از دو حوزه کاری متفاوت، با هم به مبادله پیام می پردازند. این نوع ارتباط نیز همانند ارتباط افقی به منظور افزایش هماهنگی و انسجام فعالیتهای واحدهای مستقر در سطوح سازمانی متفاوت، ایجاد می گردد.
ارتباطات در سطح افراد
ارتباطات میان افراد ممکن است به صورت چند به یک، یک به چند، چند به چند و یک به یک برقرار گردد. طرفدارن تبعیت از سلسله مراتب سازمانی، استفاده از حالتهای چند به یک و چند به چند را نهی می کنند.به نظر آنها حتی در صورتی که تعداد افراد زیاد باشد، باید برای ایجاد هماهنگی ضمن رعایت ضوابط سازمانی، از زنجیره ای از ارتباطات یک به یک استفاده شود.
موانع ارتباطات میان افراد
1. موانع ادراکی و شناختی
2. موانع ناشی از نقش اجتماعی
3. موانع ارزشی
4.موانع زبانی
5. موانع انگیزشی
6. موانع ناشی از عدم اطمینان به منابع
7. موانع ناشی از عدم وضوح علایم و دریافت علایم متناقض
8. موانع ناشی از اخلال در ارتباطات.
راههای برای افزایش وضوح پیامها و رفع موانع ارتباطات میان افراد
1. استفاده از بازخور و برگرداندن اطلاعات کافی درباره پیام ارسال شده به منبع فرستنده پیام.
2. استفاده از ارتباطات شفاهی و رودر رو برای افزایش دقت در ارسال پیام؛
3. تشریح محتوای پیام و ارئه توضیح کافی در مورد آن؛
4. افشا یا ارائه اطلاعات معتبر و کافی به گیرندگان پیام درباره فرستنده آن؛
5. استفاده از زبان ساده و قابل فهم برای همه گیرندگان و همچنین افزایش آشنایی با علایم ارتباطی.
ارتباطات در سطح سازمان
شبکه های ارتباطی سازمان از حیث شکل، ساختار و عملکرد بر دو نوع اند:
1. شبکه های غیررسمی و سیستمهایی که در اثر تعامل افراد ایجاد می شوند.
2. شبکه های رسمی و سیستمهایی که در اثر فراگردهای رسمی سازمان به وجود می آیند.
شبکه های ارتباطات غیر رسمی
با توسعه روابط غیر رسمی در سازمان، شبکه های ارتباطی خاصی در سازمان شکل می گیرند که سیستمهای غیر رسمی نامیده می شوند. این گونه سیستمهای ارتباطی به چهار نوع کلی تقسیم می شوند:
شبکه های رشته ای
شبکه های انشعابی
شبکه های تصادفی
شبکه های خوشه ای.
انواع شبکه های ارتباط غیر رسمی
سیستمهای ارتباطات رسمی
در سیستمهای رسمی سازمان، فراگردهایی به کار گرفته می شوند که نحوه ارتباطات بین افراد را معین می کنند. شبکه های رسمی انتقال اطلاعات به شش گونه کلی تقسیم می شوند:
شبکه متمرکز
شبکه ستاره ای
شبکه سه شاخه
شبکه زنجیره ای
شبکه دایره ای
شبکه همه جانبه.
مقایسه کارکردهای شبکه های ارتباطی رسمی
توصیه هایی برای بهبود فراگرد ارتباطات
سبکهای ارتباطات