فصل سیزدهم عناصر مباحثه دانشی در چارچوب مدیریت دانش
اهداف فصل
گفت وگو به عنوان برترین نوع مباحثه
نقش های مباحثه دانشی
فرآیند مباحثه دانشی
فناوری های مباحثه دانشی
حاکمیت در مباحثه دانشی
مکالمه به عنوان برترین نوع مباحثه
گفت وگو عمدتا به عنوان موثرترین ابزار مدیریت دانش شناخته می شود. دانش و تجربه می توانند از طریق گفت وگو به اشتراک گذاشته شوند، اما نه از طریق هر نوع آن. گفت وگوها کارکردهای متنوعی دارند که اشتراک دانش تنها یکی از آن ها است؛ بنابراین سایر کارکردهای آن می تواند به شکل های زیر باشد:
گفت وگوهای کوتاه و اجتماعی که در آن فرآیند ارتباط مهم تر از محتوا است.
انسجام اجتماعی که هدف آن همسو کردن افراد از طریق توافقات است. به عنوان مثال، به اشتراک گذاشتن تاثیرات و تجربیات یک مسابقه فوتبال یا سریال تلویزیونی که هر دو تماشا کرده اید.
گزارش دهی و کسب اطلاع که افراد در قالب سخن پراکنی، واقعیات را بیان و یا نظریات خود را برای شنونده ابراز می دارند: مانند بسیاری از جلساتی که در پروژه ها برگزار می شوند.
بحث و استدلال ؛ گفت وگوهای برنده/بازنده که در آن یک فرد عقیده ای خاص داشته و از آن در برابر سایر عقاید متفاوت دفاع می کند.
مکالمه نوعی از گفت وگو که هدف آن بررسی دیدگاه های مختلف و دست یابی به درک متقابل(نه لزوما توافق) است.
نقش های مباحثه دانشی
در اینجا دو نوع از نقش ها مورد بررسی قرار می گیرد:
نقش های مرتبط با گفت وگو در انجمن ها و شبکه ها
نقش های مرتبط با تسهیل گفت وگوها
انجمن ها و شبکه ها
هدف انجمن ها و شبکه ها فراهم آوردن دسترسی به دانش ضمنی موجود در ذهن افراد است. هنگامی که افراد به یک شبکه که فراتر از مرزهای سازمان است متصل می شوند، دانش ضمنی آن ها به یک سیستم متصل شده و دسترسی به آن توسط سایر افراد آسان تر می شود.
درست مانند دانش آشکار که اتصال به پایگاه دانش سازمان، قابلیت دسترسی و جستجوی آن را بهبود می بخشد، یک قطعه از دانش ضمنی نیز با اتصال صاحب آن دانش، به پایگاه دانش سازمان ملحق می شود و دسترسی و قابلیت جستجوی آن از طریق شبکه یا انجمن های کاری افزایش می یابد.
میانگین اثربخشی انجمن های کاری نسبت به رشد اندازه انجمن(نوکو، 2014)
نقش های موجود در یک انجمن یا شبکه
نقش های متمایزی در انجمن ها وجود دارند و مهم ترین آن ها رهبر انجمن است که مسئول تضمین عملکرد انجمن در اشتراک دانش و یادگیری است. رهبر در شروع و رشد انجمن دخیل بوده و فرآیندهای آن را توسعه داده و بهبود می بخشد. انتخاب رهبر مناسب برای عملکرد موثر انجمن، بسیار حیاتی است. او معمولا به حامی انجمن گزارش می دهد.
در برخی موارد رهبر یک تسهیل کننده را منصوب می کند و در برخی موارد خود این نقش را بر عهده می گیرد. تسهیل کننده به عنوان رابط در انجمن شناخته می شود و نقش آن تسهیل ارتباط میان اعضا، تسهیل بحث و گفت وگوهای آنلاین و ناظر بالقوه خروجی های انجمن مانند مستندسازی است. تسهیل کننده خوب رهبری را از درون انجام داده، به انجمن انرژی می بخشد و حس اعتماد و مالکیت را در اعضای انجمن به وجود می آورد.
وظایف اصلی تسهیل کننده
ایجاد عضویت و استقبال از اعضای جدید
حفظ انرژی در فعالیت ها از طریق رویدادهای منظم
ایجاد سبک رفتاری در انجمن
مدیریت مباحثات و دعوت از افراد جهت مشارکت
مدیریت روابط
واسطه ارتباطی در میان اعضا
سطوح مختلف مشارکت در انجمن ها
اعضای اصلی تیم که با رهبر و تسهیل کننده همکاری کرده تا انجمن را پرورش داده و رشد دهند.
کارشناسان مسائل تخصصی که حوزه های دانشی را در انجمن مدیریت می کنند(این نقش در فصل 15 به تفصیل مورد بررسی قرار می گیرد).
اعضای فعال انجمن که در پرسیدن سوالات و اشتراک دانش مشارکت دارند.
گروه های زیرمجموعه انجمن که می توانند برای انجام وظایف خاص یا مسائل مشخص ایجاد گردند.
ناظرین ، اعضایی از انجمن که در حال مشاهده و یادگیری هستند.
نقش های تسهیل گر مباحث
تداوم مکالمات باکیفیت در راستای دستیابی به خروجی های مطلوب در جلسات.
تضمین ورودی های متعادل از افراد مختلف
بررسی عدم توافق ها بدون تبدیل آن ها به مشاجره
انجام بحث های مناسب در عین خاتمه دادن به موقع جلسات
فرآیندهای مباحثه در مدیریت دانش
برای تبادل اثربخش دانش از طریق مکالمه، گفت وگوها باید ساخت یافته بوده و فرآیندی مانند تسهیل گری داشته باشند.
این گفت وگوها می توانند به صورت آنلاین و یا چهره به چهره باشند.
پرسش و پاسخ آنلاین
پرسش و پاسخ قوی ترین سازوکار برای اشتراک دانش به صورت آنلاین در یک انجمن یا شبکه است.
مباحثات مبتنی بر سوال و جواب به انجمن دارای اعضای پراکنده یا از ملیت های مختلف این امکان را می دهد که به هم کمک نموده، یکدیگر را آموزش داده و حتی توصیه های مناسبی به هم ارائه دهند.
یک عضو انجمن می تواند سوالی درباره موضوع مشخصی مطرح و فرد دیگری در انجمن که در آن زمینه اطلاعات مناسب دارد به آن پاسخ دهد. برخی از فروم های سوال و جواب ، سوال را فقط به گروهی از کارشناسان ارسال می کنند. برخی سوال را به تمام انجمن ارسال می کنند.
مباحثه چهره به چهره
جلسات دوره ای چهره به چهره جهت انتقال دانش، علی رغم زمان و هزینه آن، درصورتی که به درستی ساختاریافته و تسهیل شده باشند، بسیار موثر خواهند بود چرا که مباحثه های دانشی و مبتنی بر تجربه را در محیطی با اعتماد بالا به انجام می رسانند.
تمامی فرآیندهای جلسات انتقال دانش چهره به چهره بر مبنای مکالمه هستند و فرآیند مشخصی که انتخاب می شود به این امر بستگی دارد که چه تعداد از تیم ها دانش لازم را در اختیار دارند و چه تعداد از تیم ها به آن دانش نیازمندند.
فرآیند مبادله متناظر
تیم اول (دارنده دانش) فرآیند کاری را که تازه انجام شده را به صورت جدول زمانی و نقشه ذهنی بر روی کاغذی بزرگ ترسیم می کند.
آن ها نقاط یادگیری حاصل از دانش جدید را در نقشه(اغلب با استفاده از تکه کاغذهای یادداشت) شناسایی می کنند.
تیم دوم از کاغذهای با رنگ متفاوت جهت شناسایی حوزه هایی که قرار است از تیم اول بیاموزند، استفاده می کند.
هر دو تیم نکات یادگیری را از طریق گفت وگو توضیح می دهند.
تیم دوم فهرستی از اقدامات جهت تصمیم اینکه از دانش تازه آموخته شده چه استفاده ای خواهد کرد، ایجاد می نماید.
فرآیند تحویل دانش
پیش از برگزاری جلسه، تیم پروژه بحث و تبادل نظر لازم را انجام داده، آموخته ها و دانش جدید به دست آمده از پروژه را مستند می نماید.
سپس این آموخته ها بین افرادی که ممکن است به آن نیاز داشته باشند، توزیع شده و از آن ها دعوت می شود در ایجاد دستورجلسه تحویل دانش همکاری نمایند. در این جا تمرکز اصلی بر مباحثی است که سایرین علاقه زیادی به آن ها دارند.
در طول جلسه، عناوین یکی یکی مورد بررسی قرار می گیرند و یک گزارش مختصر از تیم پروژه با طرح سوالاتی از سایر افراد ادامه داده می شود.
درحالی که چندین عنوان در جلسات موازی مورد بحث و تبادل نظر قرار می گیرد، در یک جلسه گروهی کامل حوزه های اصلی یادگیری از جلسات موازی خلاصه می گردد.
در انتهای جلسه افراد حاضر مباحث اصلی را که در جلسه آموخته اند و اقداماتی که بر اساس این آموخته ها در پروژه خود انجام خواهند داد را خلاصه می نمایند.
فر آیندکمک همکار
تسهیل گر قوانین مبنایی برای مشارکت همکاران وضع می نماید: خودگشودگی، عدم تعصب و گوش دادن دقیق از اعضای تیم میزبان و ارائه پیشنهاد ها و بازخورد سازنده از طرف سایر تیم ها.
تیم میزبان زمینه را توضیح داده و مواردی که نیاز به آموختن دارد، ازجمله گزینه هایی که مدنظر داشته را فهرست می نماید.
اعضای سایر تیم ها تجارب گذشته خود را مطرح نموده و مسائلی که به نظرشان تیم میزبان به یادگیری آن ها نیاز دارد را بیان می کنند.
هر یک از مسائل از طریق مکالمه و در گروه های کوچک موردبحث قرار می گیرند.
سایر تیم ها پیشنهاد ها خود را خلاصه نموده و در اختیار تیم میزبان قرار می دهند و تیم میزبان اقداماتی که با استفاده از دانش تازه کسب شده انجام خواهد داد را فهرست می کند.
.
فرآیند تبادل دانش
گروه مسئله را به عناصر اصلی سازنده آن(فعالیت های یک فرآیند، عناصر طراحی و غیره) تجزیه می کند.
جلسات مکالمه برای هر کدام از عناصر برگزار شده و افراد حاضر به بیان تجربیات و رویکردهایی که استفاده نموده اند پرداخته و سعی می کنند تا دانش خود را ترکیب کنند تا بهترین راه حل موجود را بر اساس دانش فعلی توسعه دهند و شکاف های دانشی موجود را نیز شناسایی نمایند.
هنگامی که عناصر در جلسات موازی در حال بررسی هستند، بهترین اقدام پیشنهادی توسط سایر حضار مورد تائید قرار می گیرد.
دارایی دانشی مستند شده بر مبنای مباحث طرح شده در فرآیند تبادل دانش ایجاد می گردد.
فناوری های مباحثه دانشی
نرم افزارهایی که برای پشتیبانی از مباحث دانشی مورد استفاده قرار می گیرند عبارت اند از:
فروم های بحث و تبادل نظر که امکان پرسش و پاسخ آنلاین را فراهم می نمایند
نرم افزارهایی که از آن ها برای یافتن افراد مرتبط جهت بحث و تبادل نظر استفاده می شود
برخی از انواع شبکه های اجتماعی سازمانی است
حاکمیت مباحثه دانشی
برخی از عناصر حاکمیت جهت پشتیبانی از مباحثه دانشی عبارت اند از:
فهرستی تعریف شده از انجمن ها و شبکه های موردنیاز
یک مورد کسب و کار و منشوری برای هرکدام از انجمن ها یا شبکه ها
انتظار اینکه هر کارمند باید یک پروفایل در سامانه متخصص یاب داشته باشد.
آموزش تمامی رهبران و تسهیل کنندگان انجمن ها
آموزش تسهیل کنندگان فرآیندها
مراجع و راهنماهایی برای تمامی فرآیندها و فناوری های مباحثه
داستان هایی درباره موفقیت انجمن یا شبکه های انتقال دانش
خلاصه فصل
تبادل دانش از طریق گفت وگو، بخصوص مکالمه، بخشی اساسی از چارچوب مدیریت دانش است.
این عنصر شامل انجمن های کاری همراه با نقش های حمایتی ویژه آن ها، فناوری و حاکمیت و فرآیندهای مناسب جهت انتقال چهره به چهره دانش به واسطه پشتیبانی تسهیل کنندگان آموزش دیده است.
هر سازمانی بایستی این عناصر چارچوب مدیریت دانش را در بستر خاص خود بررسی و آزمون نموده و عناصری از مباحثه که در آن سازمان کاربرد دارد و می تواند در رویه ها و سیستم سازمان تعبیه گردد را انتخاب کند.