فصل یازدهم ممیزی دارایی های دانشی
اهداف فصل
تعریف ممیزی دارایی های دانشی و ارتباط آن با سایر ممیزی های دانشی
اهمیت ممیزی دارایی های دانشی جهت پیاده سازی مدیریت دانش و نحوه کمک آن به اجتناب از تله های رایج
آنچه در ممیزی دارایی های دانشی عملیاتی ارزیابی می شود.
مراحل ممیزی دارایی های دانشی
تجزیه وتحلیل نتایج ممیزی دارایی های دانشی
ممیزی دارایی های دانشی چیست؟
ممیزی دارایی های دانشی با اصطلاح عمومی ممیزی دانش متفاوت است. ممیزی دانش فعالیت هایی کاملا متفاوت ازجمله موارد زیر را شامل می شود:
ارزیابی اقدامات یا قابلیت های مدیریت دانش که در فصل چهارم مورد بررسی قرار گرفت.
ممیزی فرهنگی در رابطه با رفتارهای اشتراک دانش که در فصل نوزدهم مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
مقایسه با استانداردهای مدیریت دانش در صورت وجود
ارزیابی برنامه های فعلی مدیریت دانش و اثربخشی آن ها
ایجاد فهرست دارایی های دانشی موجود و تحلیل شکاف
ممیزی دارایی های دانشی چیست؟
اگر استراتژی مناسبی برای مدیریت دانش تدوین شده باشد، به معنای آن است که ارزیابی مدیریت دانش صورت گرفته و دارایی های دانشی راهبردی شناسایی گردیده اند که باید محافظت، نگهداری، افزایش یا ایجاد گردند(بارنز و میلتون ، 2015).
دارایی های استراتژیک دانشی نمایانگر قابلیت های سطح بالای یک سازمان هستند. به منظور عملی شدن پیاده سازی و کمک به تعریف پروژه های عملیاتی، بایستی مدیریت دانش از طریق ممیزی دارایی های دانشی به اجزای سطوح عملیاتی شکسته شود.
خروجی های رایج ممیزی دارایی های دانشی
موجودی دارایی های دانشی مرتبط با هر یک از فعالیت های اصلی یا قابلیت های استراتژیک کسب و کار اغلب به صورت نمودار ترسیم و نقشه دانش نامیده می شود.
نمایش جریان های دانشی که ممکن است به اشتباه نقشه دانش نامیده شود.
تجزیه وتحلیل ریسک های دانشی، مسائل دسترسی به دانش و شکاف دارایی های دانشی.
ممیزی دانش چه کمکی به پیاده سازی مدیریت دانش می نماید؟
در فصل دوم رویکرد پایلوت و آزمایش جهت پیاده سازی مدیریت دانش پیشنهاد شد که در کنار دیدگاه فرصت طلبانه در پاسخ به فشارهای کسب و کار عمل می کند.
در چنین استراتژی دوگانه ای، ممیزی دارایی های دانشی کمک می کند، بتوانید پروژه های فرصت طلبانه را با حوزه های دانشی استراتژیک متصل کنید.
این امر از طریق برقراری ارتباط روشن بین حوزه های دانشی استراتژیک و تغییرات عملیاتی مشخص که در پروژه های نمونه و پایلوت صورت می گیرند، انجام می شود.
همچنین درک واضحی از نحوه کارکرد دانش در سطح عملیاتی ارائه و نقاط اهرمی در مرحله پیاده سازی را مشخص می کند.
چه چیزی باید مورد ممیزی قرار گیرد؟
دانش مستند
مهارت ها
روش ها
روابط
تجربه
استعداد طبیعی
دانش مستند
دانش مستند تنها نمونه دانش کاملا صریح، یعنی دانشی که به صورت متن، تصاویر، بایت یا کدهای کامپیوتری است.
این نوع از دانش ممکن است به صورت چاپی نظیر کتاب های راهنما و رویه های عملیاتی استاندارد یا اطلاعات دیجیتال در قالب فایل های به اشتراک گذاشته شده، پایگاه های داده، سیستم ها و صفحات وب، محتوای صوتی و تصویری و سایر شکل ها باشد.
مهارت ها
دانشی است که معمولا از طریق آموزش و تمرین حاصل می شود و افراد می توانند از طریق آن انجام وظیفه کنند.
مهارت از طریق اسناد مبادله نمی شود و باید میان دانش حاصل از مطالعه با دانش حاصل از تمرین تمایز قائل شد.
به عنوان مثال مطالعه کتابی درباره نحوه دوچرخه سواری و حفظ تعادل باعث کسب مهارت دوچرخه سواری نمی شود بلکه باید از طریق تمرین حاصل شود.
دانش مبتنی بر مهارت با دانش مبتنی بر تجربه متفاوت است چراکه نوع اول را می توان آموخت و نوع دوم مستلزم دانشی است که از طریق تمرین و ممارست در گذر زمان حاصل شده است.
روش ها
روش ها شکلی از دانش صریح را ارائه می دهند که در کارهای روزمره مورد استفاده قرار می گیرند اما کاملا آشکار نیستند.
روش ها را می توان در روش های انجام کارها ازجمله رویه ها، فرآیندها، جریانات کاری، میان برها و ابتکارها یافت.
دارایی های دانشی زمانی در قالب روش ها قلمداد می شوند که در قالب رویه های عملیاتی استاندارد مستند نشده اند و کارکنان هنگام ورود به یک بخش به صورت روزمره، روتین و عادت یاد می گیرند به آن روش کار کنند.
اگر فرآیندی توسط رویه های عملیاتی استاندارد مستند شده باشد در ممیزی به صورت سند در نظر گرفته می شود. پردازش درخواست ها و مجوزهای مختلف، انجام سفرهای مطالعاتی به منظور فرا گرفتن بهترین اقدامات از سایر افراد، الگوبرداری، محک زنی، برگزاری جلسات منظم با مشتریان و غیره، مثال هایی از روش ها هستند.
روابط
ذهن انسان قابلیت ذخیره تمامی دانش موردنیاز برای ادامه زندگی را ندارد؛ بنابراین، دانش به صورت اجتماعی توزیع شده و این امر بدان معنا است که با دستیابی به دانش دیگران از طریق برقراری ارتباط با آن ها، دیگر نیازی به دانستن همه چیز نیست.
هنگامی دارایی دانشی حاصل از روابط به دست می آید که دانش موردنیاز جهت انجام امور، در اختیار سایرین بوده و تنها راه دسترسی به آن برقراری ارتباط باشد.
این روابط می تواند با فروشندگان و تامین کنندگان، نهادهای حاکمیتی، شرکا و همکاران، بخش های داخلی و بخش هایی که نیازمند هماهنگی بالایی با آن ها هستیم یا انجمن های کاری باشد.
برخی حوزه های کاری به دسترسی به دانش حاصل از روابط، وابسته تر هستند.
تجربه
تجربه توانایی شناسایی روندها و الگوهای حاصل از آنچه پیرامون ما روی داده و پاسخ اثربخش نسبت به آن ها است.
تجربه در گذر زمان و با تکرار مشاهدات و عکس العمل ها حاصل می شود. ارزشمند است و به آسانی به دست نمی آید و در نتایج مثبت فعالیت های کسب و کار نقش به سزایی دارد.
تجربه با مهارت متفاوت است زیرا مهارت ممکن است ناشی از آموزش باشد ولی تجربه خیر. مهارت فرد را قادر به تعامل موثر با موقعیت های تقریبا استاندارد می نماید درحالی که تجربه فرد را قادر به تعامل موثر با موقعیت های غیرمعمول و چالش بر انگیز می کند.
برنامه ریزی ریسک، پاسخ به شرایط اضطراری و یا بحرانی و مذاکره، مثال هایی از تجربه هستند.
استعداد طبیعی
استعداد طبیعی در ذات انسان است و معمولا به صورت طبیعی در افراد وجود دارد. برخی افراد به دلیل توانایی ذاتی که در خود دارند، کارهای مشخصی را بهتر از سایرین انجام می دهند و این امر ارتباطی با آموخته ها و یا تجربیات آن ها ندارد.
به عنوان مثال می توان به توانایی های ریاضیاتی برخی افراد و یا توانمندی های هنری و طراحی برخی دیگر اشاره نمود. این نوع از دارایی دانشی قابلیت کسب و ساخت ندارد. مدیریت آن دشوار است اما به هرحال باید آن را پرورش داد.
موقعیت هایی که استعداد طبیعی در آن ها اهمیت فراوانی دارد، محدودند چراکه توام با ریسک هستند و جایگزینی آن ها دشوار است.
مراحل ممیزی دارایی های دانشی
در اولین گام ممیزی دارایی های دانشی باید فعالیت های کسب و کار هدف در سطح عملیاتی را شناسایی نمود.
هنگامی که فعالیت های هدف در کسب و کار مشخص شدند، باید به دو یا سه نفر که در آن فرآیندها تجربه دارند، دسترسی یافت که عمدتا مدیران میانی در سطح عملیاتی هستند.
گام مهم بعدی این است که نقشه های دانشی را در معرض دید سایر بخش ها و تیم های سازمان قرار داده و از آن ها خواسته شود تا دارایی های دانشی موجود در نقشه سایر تیم ها که به انجام وظایفشان کمک خواهد کرد را شناسایی نمایند.
.
انواع ممیزی
ممیزی جامع
ممیزی هدفمند
ممیزی جامع
در ممیزی جامع به شکلی سیستماتیک با بخش های سازمان و فعالیت های اساسی تعریف شده توسط هریک از آن ها برخورد می شود.
این نوع از ممیزی آهسته است اما بینش های مهمی که در مرحله استراتژی از قلم افتاده اند را به همراه دارد.
ممیزی هدفمند
تمرکز اصلی ممیزی هدفمند، بر آن دسته از واحدها و تیم هایی است که در تعامل مستقیم با حوزه های دانشی استراتژیک یا قابلیت های سازمانی هستند که به عنوان هسته اصلی راهبرد مدیریت دانش شناخته می شوند.
ممیزی هدفمند تمرکز و سرعت بیش تری دارد اما ممکن است نقاط کور مراحل قبل از قلم انداخته شوند.
تجزیه وتحلیل نتایج حاصل از ممیزی
اگر درک درستی نسبت به تعادل میان انواع مختلف دانش موردنیاز برای انجام فعالیت های کلیدی کسب و کار هدف وجود داشته باشد، سرنخ هایی برای به کارگیری گام های مناسب پیاده سازی برای مدیریت انواع دانش به دست خواهید آورد که عبارتند از:
اسناد و داده ها
مهارت ها
روش ها
روابط
تجربه
استعداد طبیعی
اسناد و داده ها
اگر فعالیتی به مقدار زیادی به دارایی های مستند بستگی دارد، روش کلاسیک جهت بهبود مدیریت اسناد در هر مقیاسی از طریق مدیریت اطلاعات خواهد بود که به وسیله سیستم های فناوری اطلاعات، سیستم مدیریت محتوا و یا راهکارهای مدیریت اسناد پشتیبانی می شود.
فرآیندهایی نیز به منظور پشتیبانی از این نوع دانش وجود دارد که ازجمله می توان به استفاده از قالب های استاندارد جهت نمایش یکپارچه و یکسان اسناد، بهره گیری از تاکسونومی ها به منظور سهولت یافتن اطلاعات و دانش موردنیاز اشاره کرد.
مهارت ها
فعالیت های مبتنی بر مهارت عموما از طریق آموزش مدیریت می شوند. اقدامات کلی نظیر تجزیه وتحلیل نیازهای آموزشی، ترسیم نقشه شایستگی، برنامه های آموزشی و راه حل های یادگیری الکترونیکی در این بخش صورت می گیرند.
بااین وجود باید به این نکته اشاره نمود که تمامی مهارت های کاری الزاما از طریق کلاس های آموزشی یا الکترونیکی حاصل نمی شوند بلکه می توانند از طریق یادگیری حین انجام کار، کارآموزی، استاد شاگردی، مربی گری، شبیه سازی، هدایت و مشاوره نیز صورت پذیرند.
روش ها
روش ها نمایانگر ابتکارات و رویه های کاری نانوشته هستند. به همین دلیل، یکی از آسان ترین راه ها جهت مدیریت این نوع از دانش، مستند نمودن آن به صورت رویه های عملیاتی استاندارد، راهنماهای عملیاتی، بخش پرسش های متداول، نکات کوتاه و آموزش های گام به گام است.
بااین حال برخی روش ها و رویه ها(برای مثال جایی که تجربه یا مهارت مطرح است) پیچیده هستند، لذا گاهی بهتر است امکان دسترسی به همکاران باتجربه از طریق میز کمک ، دایرکتوری تجارب یا سرپرستان آن ها فراهم شود.
روابط
از سه طریق می توان دسترسی به دانش مبتنی بر روابط را بهبود بخشید. اولین راه فراهم کردن امکان یافتن افراد با دانش، تخصص و تجربه مرتبط برای همه است. برای نمونه می توان به ایجاد دایرکتوری افراد خبره و باتجربه اشاره کرد.
راه دوم امکان پرسش از دیگران جهت کمک می باشد که البته صرفا از طریق سیستم تماس سرد حاصل نمی شود، بلکه اگر بخش های مختلف همدیگر را به خوبی بشناسند و روابط مبتنی بر اعتماد متقابل میان آنان شکل گرفته باشد، آسان تر خواهد شد. به همین دلیل فرصت های اجتماعی سازی، به مفهوم ایجاد سرمایه اجتماعی غیررسمی میان گروه های مختلف دانشی، بسیار حائز اهمیت است.
راه سوم شکل دهی و توسعه انجمن های کاری است که بر حوزه های دانشی کلیدی تمرکز نموده و ایجاد روابط ساخت یافته و تسهیل شده از طریق شناسایی جریانات دانشی را پشتیبانی می کنند.
تجربه
مدیریت فعالیت های متکی به دارایی های دانشی مبتنی بر تجربه دشوارتر است. تجربه می تواند از طریق تعیین جایگاه شغلی، انتصاب به حوزه های کاری مشخص، طرح های مسیر شغلی و جانشین پروری، ایفای نقش، مربی گیری، استاد شاگردی و مشاوره توسعه داده شود.
فرآیندهای مدیریت دانش نظیر تبادل دانش ، کمک همکاران و بررسی سوابق تبادل و اشتراک دانش مبتنی بر تجربه را تسهیل می کند. انجمن های کاری می توانند از طریق مجموعه فرآیندهای گفتگو محور نظیر تبادل دانش، تجربیات خود را به بحث و اشتراک بگذارند.
اگرچه مدیریت دارایی های تجربی دشوار است، اما درعین حال اکتساب و اشتراک تجربه یکی از وظایف اصلی مدیریت دانش محسوب می شود.
استعداد طبیعی
استعداد طبیعی تنها به واسطه خود افراد قابل مدیریت است.
هنگامی که حوزه کاری مشخصی به مقدار زیادی به استعداد طبیعی بستگی دارد، باید بر فرآیندهای منابع انسانی به منظور جذب، انگیزش و نگهداری استعداد موردنیاز تکیه کرد.
این نوع از دانش را به راحتی نمی توان پرورش یا انتقال داد.
RAG تجزیه و تحلیل
علاوه بر بینشی که درنتیجه تعادل انواع دارایی دانشی حاصل می شود، انواع دیگری از تجزیه وتحلیل نیز وجود دارند که می توان از آن ها جهت افزایش تمرکز و اثربخشی پیاده سازی پروژه ها بهره گرفت. ازجمله می توان به تجزیه وتحلیل RAG اشاره کرد که در شامل موارد زیر است:
تجزیه وتحلیل ریسک
تجزیه وتحلیل قابلیت دسترسی
تجزیه وتحلیل شکاف
تجزیه وتحلیل ریسک
دارایی های دانشی ضمنی(روابط، تجربه، استعداد طبیعی)، با ریسک بیش تری همراه هستند، زیرا اکتساب، انتقال یا رشد آن ها دشوارتر است. در تجزیه وتحلیل ریسک نقشه این نوع دانش، وابستگی های درونی آن ها مورد بررسی قرار گرفته و موارد زیر مشخص می شود:
آیا دارایی های ضمنی در افراد کمی متمرکز شده اند؟
آیا خطر از دست رفتن ناگهانی دارایی های ضمنی وجود دارد؟
آیا فرآیندهایی جهت شناسایی، ضبط، انتقال یا رشد این دانش ها وجود دارد؟
تجزیه وتحلیل قابلیت دسترسی
علاوه بر جمع آوری اطلاعات درباره دارایی های دانشی، بایستی مشخص شود این داده ها در کجا و در اختیار چه کسانی هستند.
هنگامی که نقشه های دانش در اختیار سایر واحدهای سازمان قرار می گیرند، اطلاعاتی درباره تقاضای پنهان دارایی های دانشی که هنوز برآورده نشده اند، حاصل می گردد.
با استفاده از این دو نوع تجزیه وتحلیل می توان استراتژی های لازم- انتقال آن ها به یک پلتفرم مشترک(در مورد اسناد) یا مستندسازی آن ها(در مورد روش ها) یا برنامه-های حفظ و انتقال دانش(در مورد دارایی های دانشی ضمنی)- جهت ایجاد دارایی های دانشی ارزشمند برای افرادی که به آن نیاز دارند را تدوین کرد.
تجزیه وتحلیل شکاف
در هنگام برگزاری جلسات ترسیم نقشه، مهم است تا از حاضرین پرسیده شود آیا دارایی دانشی وجود دارد که می تواند اثربخشی انجام فعالیتی را بهبود بخشد، اما در حال حاضر در دسترس نیست.
این دارایی های دانشی مطلوب همان شکاف های دانشی هستند.
با شناسایی و تعیین اهمیت این شکاف ها، می توان استراتژی هایی برای برطرف کردن آن ها تدوین نمود.
خلاصه فصل
ممیزی دارایی های دانشی روشی قدرتمند برای شناسایی مداخلات بالقوه مدیریت دانش که حائز مزیت های عملیاتی و استراتژیک هستند، می باشد.
این کار کمک می کند بر دانش موردنیاز و مهم ترین ذی نفعان درگیر در آن ازجمله کارکنان دانشی تمرکز کنید.
در این فصل هدف، قلمرو و مفهوم ممیزی دارایی های دانشی مورد بررسی قرار گرفت و نحوه ارتباط آن با استراتژی و برنامه پیاده-سازی مدیریت دانش تشریح گردید.