فصل ششم اعضای تیم مدیریت دانش
اهداف فصل
اندازه مناسب تیم مدیریت دانش
مجموعه مهارت های مورد نیاز اعضای تیم مدیریت دانش
نگرش ها و ارزش هایی که تیم مدیریت دانش باید به اشتراک بگذارد
نقش های مورد نیاز در تیم مدیریت دانش
اندازه مناسب تیم مدیریت دانش
بر اساس نتایج پژوهشی جهانی که در سال 2014 توسط کینوکو از دست اندرکاران مدیریت دانش انجام پذیرفت، مشخص شد که میانگین اندازه تیم مدیریت دانش باید 9 نفر باشد و الگوی متداول تعداد اعضای تیم مدیریت دانش 4 نفراست.
اندازه تیم مدیریت دانش متناسب با اندازه سازمان
مجموعه مهارت های لازم در تیم مدیریت دانش
مهارت های کسب و کار
مهارت های تسهیل گری
مهارت های سازمان دانشی
مهارت های مدیریت تغییر
مهارت های نوشتاری
مهارت های فناوری اطلاعات
مهارت های مدیریت پروژه
مهارت های کسب و کار
مهم ترین مهارت مورد نیاز در تیم، داشتن تجربه عملیاتی در سازمان است. اگر در یک شرکت حقوقی کار می کنید، به چندین کارشناسان حقوقی در تیم نیاز خواهید داشت.
اگر در یک سازمان هوایی کار می کنید، به مهندسان هوافضا نیاز خواهید داشت.
اعضای تیم مدیریت دانش به این مهارت ها و نیز تجربه ترجمه مدیریت دانش به زبان کاری و رویه های جاری کسب و کار نیاز دارند. هنگامی که اعضای تیم در یک پروژه پایلوت مدیریت دانش یک سازمان کار می کنند، تمایل دارند به عنوان بخشی از کسب و کار در نظر گرفته شوند و نه متخصصانی که چیزی درباره ماهیت کار نمی دانند.
هر چه سازمان بزرگ تر و تنوع فعالیت های آن بیشتر باشد به این مهارت ها بیشتر نیاز خواهید داشت و به طور ایده آل تیم مدیریت دانش از افرادی تشکیل خواهد شد که سوابق مناسبی در بخش های عملیاتی اصلی سازمان دارند.
مهارت های تسهیل گری
علاوه بر افرادی با مهارت های مربوط به کسب و کار، به افرادی نیاز دارید که بتوانند امور را تسهیل نمایند.
بسیاری از فرآیندهای چارچوب مدیریت دانش در قالب جلسات تسریع و تسهیل و نیز گفتگو رتق وفتق می شوند.
تیم مدیریت دانش باید بتواند جلسات و گفتگوها را تسهیل و تسریع کند.
به دنبال تسهیل کننده های طبیعی بگردید و هر چه زودتر این مهارت را به سایر اعضای تیم نیز آموزش دهید.
مهارت های سازمان دانشی
شما به افرادی نیاز دارید که با دانش صریح سازمان آشنایی داشته باشند. مدیریت دانش، علاوه بر محتوا، گفتگوها را نیز شامل می شود.
بنابراین به افرادی در تیم نیاز دارید که از مهارت های مدیریت اطلاعات، مدیریت محتوا و مدیریت کتابخانه برخوردار باشند.
زمینه هایی مثل فراداده ، تاکسونومی و مدیریت مستندات باید مدنظر قرار گیرند و نیز باید نسبت به روش های مدیریت سوابق آگاهی داشته باشید چراکه مدیریت سوابق جنبه مهمی از حافظه سازمانی است.
مهارت های مدیریت تغییر
مهارت های مدیریت تغییر بسیار حائز اهمیت هستند.
تیم پیاده سازی مدیریت دانش کاری بس دشوار که همان تغییر فرهنگ سازمان است را پیش رو دارد.
مهارت های نفوذ و ارتباطات بسیار اساسی هستند و تیم مدیریت دانش باید در امور آموزش، هدایت و مشاوره مهارت زیادی داشته باشد. مراحل ابتدایی پیاده سازی مدیریت دانش درباره افزایش آگاهی و قابل پذیرش نمودن ایده مدیریت دانش است.
تیم حداقل به یک نفر نیاز دارد تا بتواند رهبر مدیریت دانش را در ارائه و بازاریابی مدیریت دانش کمک نماید. این شخص می تواند دستاوردها و فعالیت های مدیریت دانش را بالا برده و در کنفرانس های خارج از سازمان ارائه نماید.
مهارت های نوشتاری و ژورنالیستی
در تیم به افرادی با مهارت بالای نوشتاری نیاز است.
فرآیند اکتساب، ضبط و دسته بندی دانش به نوعی بسیار شبیه به شغل روزنامه نگاری است.
مصاحبه، ضبط مباحث، تجزیه و تحلیل، خلاصه کردن و ارائه همگی بخشی از مرحله اکتساب و ضبط دانش هستند.
اطمینان حاصل کنید که حداقل یک نفر با مهارت نوشتاری و روزنامه نگاری در تیم مدیریت دانش حضور داشته باشد.
مهارت های فناوری اطلاعات
تیم مدیریت دانش حداقل به یک متخصص در زمینه فناوری اطلاعات نیاز دارد که از جزئیات فناوری موجود در سازمان و نیز قابلیت های فناوری های جدید به عنوان محرک و توانمند ساز مدیریت دانش، مطلع باشد.
این فرد باید ارتباط مناسبی با بخش فناوری اطلاعات داشته و در تعیین مناسب ترین فناوری برای سازمان کمک نماید.
هنگامی که تیم فناوری اطلاعات بر این باور است که کاری انجام پذیر نیست، شما به فردی نیاز دارید که اطلاعات کافی داشته و بتواند یک رویکرد یا یک استراتژی برای عملیاتی کردن آن کار پیشنهاد نماید.
مهارت های مدیریت پروژه
و سرانجام، چون پیاده سازی مدیریت دانش برنامه ای و پروژه محور است، به فردی با مهارت در زمینه مدیریت پروژه نیاز دارید.
این فرد باید تجربه طراحی برنامه پروژه مشتمل بر خروجی¬های ملموس و شفاف، پایش پیشرفت و مدیریت قلمرو پروژه داشته و نیز بتواند برنامه را مطابق با درس¬های آموخته در طول پروژه اصلاح نماید.
نگرش ها و ارزش ها
علاوه بر مجموعه مهارت های فوق، سازمان نیازمند ارزش ها و نگرش های درست در خصوص مدیریت دانش است.
اعضای تیم باید درباره مدیریت دانش آگاهی و اشتیاق کافی داشته باشند. آن ها نیاز دارند تئوری ها، مهارت ها و الگوهای نمونه موفقیت و شکست در مدیریت دانش را بیاموزند و نیز به کتاب ها، کنفرانس ها و جوامع مرتبط دسترسی داشته باشند و بتوانند در انجمن های مدیریت دانش شرکت نمایند.
آن ها باید مشتاق به کارگیری ابزارها و تکنیک های مدیریت دانش به منظور افزایش کیفیت کار خود باشند.
نقش های تیمی
مدیر پروژه
مدیر دانش
مدیر ارتباطات
کارکنان و مربیان مدیریت دانش
مدیر پروژه
برای یک تیم بزرگ، می توان یک مدیر پروژه برای مدیریت امور اداری پروژه منصوب کنید که بتواند طرح پروژه را حفظ نموده، بودجه را به درستی مدیریت نماید و برای گروه راهبری گزارش های دقیق فراهم کند.
حضور یک مدیر پروژه، آزادی عمل بیشتری به رهبر مدیریت دانش می دهد تا بتواند بر جنبه های مدیریت تغییر تمرکز بیشتری نماید.
مدیر دانش
تیم به یک مدیر دانش نیازمند است تا بتواند دانش تیم را حفظ نموده و مستند نماید، انجمن کاری مدیریت دانش(شامل همه قهرمانان مدیریت دانش) را ایجاد و هماهنگ کرده و طراحی پایگاه دانش سازمان را آغاز نماید.
این فرد در سازمان نقش کارشناس مرجع مدیریت دانش را خواهد داشت.
مدیر ارتباطات
در تیم مدیریت دانش به فردی که مسئول ارتباطات باشد نیاز است تا بتواند استراتژی و طرح ارتباطات در تیم را طراحی و مدیریت نماید.
در یک تیم بزرگ، که وظیفه پیاده سازی مدیریت دانش در سراسر یک سازمان بزرگ و پیچیده را نیز بر عهده دارد، این نقش تمام وقت است و ممکن است به بیش از یک نفر برای انجام آن نیاز باشد.
اطمینان حاصل کنید که این فرد مهارت ارتباطی بالایی دارد و از سوابق مناسبی در زمینه بازاریابی یا ارتباطات داخلی برخوردار است.
کارکنان و مربیان مدیریت دانش
به افرادی نیاز است تا از دفتر خود بیرون بروند و از فعالیت های مدیریت دانش در سازمان حمایت کنند.
این افراد نمونه های موفق و پروژه های پایلوت را طراحی و اجرا می کنند.
این نقش اصلی افرادی در تیم است که در بخش کسب و کار فعالیت می کنند.
و سرانجام، به افرادی نیاز خواهید داشت تا مسئولیت اجزا یا پروژه های مشخصی را در برنامه مدیریت دانش به عهده بگیرند.
خلاصه فصل
تیم مدیریت دانش وظایف مهم و متعددی دارد.
آن ها باید راه های جدید انجام کار و رفتارهای حامی دانش را در سازمان کشف، توسعه و ترویج کنند. بدین منظور، تیم مدیریت دانش باید شامل ترکیب مناسبی از مهارت ها در قالب مجموعه ای از نقش های مرتبط باشد.
ایجاد یک تیم مناسب گامی مهم در برنامه پیاده سازی مدیریت دانش است. با یک تیم قوی قادر به انجام هر کاری خواهید بود، اما با یک تیم ضعیف فرآیند پیاده سازی مدیریت دانش دشوار خواهد بود.
حتی در بهترین تیم ها و با بهترین رهبر مدیریت دانش، حمایت مدیریت ارشد نیازی اساسی است.