فصل هشتم زمان بندی و بودجه
اهداف فصل
نیاز به بودجه
اندازه و مقدار بودجه
تخصیص بودجه به چهار محرک مدیریت دانش
محک زنی بودجه
مدت زمان برنامه مدیریت دانش
تله تامین سرمایه به وسیله خود سازمان
نیاز به بودجه
تمام برنامه های مدیریت دانش باید بودجه داشته باشند تا بتوان منابع مالی لازم را برای موارد زیر تامین کرد:
پرداخت حقوق به تیمی که تغییرات را برنامه ریزی نموده و هدایت می کند.
پرداخت به افرادی که پیش نویس چارچوب و استراتژی مدیریت دانش را آماده می کنند.
خرید سخت افزار و نرم افزار جدید.
پرداخت به افرادی که فرآیندها و نقش های جدید را به کارکنان آموزش می دهند.
همچنین، در شرکت های با مقیاس جهانی بودجه ای برای سفرهای خارجی جهت بازدید و همکاری با مناطق و بخش های محلی و احتمالا برگزاری جلسات رودررو با انجمن های کاری مختلف در سایر کشورها و نیز تسریع انتقال دانش میان پروژه های پراکنده بین المللی، در نظر گرفته می شود.
مقدار بودجه به چه اندازه باید باشد؟
در ابتدا باید اندازه بودجه با رویکرد پایین به بالا، از طریق فهرست نمودن فعالیت ها و منابع موردنیاز محاسبه شود. سپس این ارقام با آمارهای جهانی مقایسه گردند.
در مراحل بعدی برنامه مدیریت دانش، بودجه از طرح تفصیلی فعالیت ها تهیه می شود که در فصل 20 مورد بررسی قرار گرفته است.
در مراحل اولیه طرح به درستی تعریف نشده و بودجه بر اساس تخمین صورت گرفته از هزینه تیم مدیریت دانش در طول پیاده سازی برنامه، به علاوه هزینه های سفر، فناوری، مشاوره و پشتیبانی تعیین شده است.
چنین بودجه¬ای که صرفا برآورد اولیه است، از عدم قطعیت بالایی برخوردار خواهد بود؛ بنابراین، هزینه ها در طول زمان شفاف تر شده و بودجه بندی زنده و پویا خواهد بود.
تخصیص بودجه برای چهار محرک مدیریت دانش
هزینه های مربوط به نقش های مدیریت دانش شامل تعریف نقش های موردنیاز و همچنین راهبری، مربی گری، آموزش و پشتیبانی مدیر دانش، قهرمانان مدیریت دانش و رهبران انجمن های کاری در کسب و کار می شود.
هزینههای مربوط به فرآیندهای مدیریت دانش شامل تسریع فرآیندها، مستندسازی و تعبیه آن ها در سازمان از طریق پروژه های پایلوت و آموزش می شود.
هزینه های مربوط به فناوری مدیریت دانش شامل تجزیه وتحلیل نیازمندی های کاربران، تامین و خرید فناوری جدید و ادغام آن ها با زیرساخت فعلی سازمان، نگهداری و آموزش به کاربران می شود.
هزینه های مربوط به حاکمیت مدیریت دانش شامل نظارت، گزارش دهی، ردیابی ارزش، ایجاد منابع و دستورالعمل های راهنما، درگیر شدن در کسب و کار به منظور تعبیه مدیریت دانش در جریانات کاری فعلی، مسئولیت ها و ساختارها، مذاکره و آماده سازی خط مشی مدیریت دانش می شود.
محک زنی بودجه
پس از تنظیم بودجه با استفاده از رویکرد پایین به بالا ، می توان آن را با دیگر پروژه های مدیریت دانش محک زد.
منابع اندکی برای مقایسه وجود دارد، ازجمله پژوهش جهانی مدیریت دانش که توسط نوکو در سال 2014 انجام شده است.
در بخشی از این پژوهش از شرکت کنندگان خواسته شد تا مقیاس بودجه سالانه مدیریت دانش خود را مشخص نمایند. 20 درصد از شرکت کنندگان مقدار بودجه را نمی دانستند و 10 درصد ترجیح دادند که اطلاعات خود را به اشتراک نگذارند. میانگین بودجه سایر پاسخ¬دهندگان سالیانه حدود 950.000 دلار بود.
محک زنی بودجه
واضح است که مقدار بودجه بر اساس اندازه سازمان متغیر خواهد بود. رابطه میان بودجه و اندازه سازمان همان گونه که در جدول 8-1 نشان داده شده، غیر خطی است.
میانگین بودجه سالانه مدیریت دانش برحسب تعداد نیروی کار سازمان
پیاده سازی مدیریت دانش چه قدر زمان می برد؟
ممکن است تعبیه مدیریت دانش در سازمان زمان زیادی ببرد، اما این زمان می تواند با طراحی و ساماندهی، حمایت و تامین مالی مناسب برنامه کوتاه تر شود.
برای تعیین این که تعبیه مدیریت دانش چه قدر زمان می برد می توان به نتایج پژوهشی که اخیرا به آن اشاره شد، مراجعه نمود(نوکو، 2014).
شرکت کنندگان در پژوهش فوق سطح بلوغ مدیریت دانش در سازمان خود را به دو طریق بیان نمودند: اول تخمین تعداد سال هایی که مدیریت دانش در کانون توجه آنان قرار داشته و دوم توضیح کلامی بلوغ سازمانی که مشخص می نماید، مدیریت دانش در مراحل اولیه بوده، در حال اجراست یا به طور کامل اجرا گردیده و در سازمان تعبیه شده است. بود.
پیاده سازی مدیریت دانش چه قدر زمان می برد؟
توزیع سطح بلوغ سازمان ها در شکل 8-1 قابل مشاهده است. محور عمودی تعداد پاسخ دهندگان را نشان می دهد. همان گونه که در شکل مشاهده می شود، اکثر شرکت¬های مورد بررسی در مراحل ابتدایی بوده اند. ملاحظه سطح بلوغ با توجه به زمانی که سازمان در حال استقرار مدیریت دانش بوده، سازنده و مفید است. بر اساس نتایج پژوهش های صورت گرفته پیاده سازی مدیریت دانش عموما پروژه ای زمان بر است.
پیاده سازی مدیریت دانش چه قدر زمان می برد؟
سازمان هایی که در مراحل اولیه مدیریت دانش هستند به طور میانگین 3.5 سال زمان صرف آن کرده اند.
سازمان هایی که پیشرفت مناسبی در مدیریت دانش دارند به طور میانگین 8.2 سال زمان به آن اختصاص داده اند.
سازمان هایی که مدیریت دانش را در سازمان خود تعبیه نموده اند به طور متوسط 11.8 سال زمان صرف نموده اند.
اگر مراحل اولیه بیش از 3.5 سال و مرحله تعبیه بین 8 تا 12سال زمان می برد، پس می توان گفت پیاده سازی مدیریت دانش امری بلندمدت است. به این معنی که تعبیه و تثبیت کامل مدیریت دانش در سازمان زمان زیادی می برد، اما بدان معنی نیست که بروز ارزش تجاری یا بازگشت سرمایه 8 تا 12 سال طول می کشد.
پیاده سازی مدیریت دانش چه قدر زمان می برد؟
شکل 8-2 نشان می دهد سازمان های با اندازه کوچک با کمتر از 300 کارمند، میانگین تعداد سال هایی که در حال اجرای مدیریت دانش بودند 5 سال بوده که این رقم در سازمان های بزرگ و با تعداد بیش از 100000 کارکن، تقریبا 10 سال است.
تله تامین سرمایه به وسیله خود سازمان
سازمان هایی وجود دارند که تیم مدیریت دانش آن ها بیان کرده¬اند، خود آن ها بودجه لازم را تامین نموده اند. به عبارت دیگر آن ها بودجه متمرکزی را دریافت نمی کنند، در عوض به منظور تامین مالی فعالیت های پروژه مدیریت دانش، در قبال عرضه خدمات متنوع دانشی به کسب و کار، هزینه آن را دریافت می کنند.
این مدل پیاده سازی مناسبی نیست، چراکه تیم را به جای جایگاه استراتژیک، در حد تاکتیکی تنزل می دهد.
اگر خود تیم مدیریت دانش منابع مالی موردنیاز را تامین کند، بیشتر ترغیب به ارائه نتایج سریع می شود، ولی هیچ کس آن را برای ایجاد تغییرات بلندمدت فرهنگی و رفتاری تامین سرمایه نمی کند.
سازمان باید از این فشار و تله تامین سرمایه به وسیله خود اجتناب کند.
خلاصه فصل
پیاده سازی مدیریت دانش فرآیندی زمان بر بوده و مستلزم بودجه ای باثبات است. می توانید از محک زدن برای برآورد اولیه استفاده کنید، اما آماده بازبینی و تعیین دقیق آن در خلال پیشرفت برنامه باشید.
ممکن است این عبارت که مدیریت دانش فرآیندی بلندمدت است، این باور را ایجاد کند که مدیریت دانش نمی تواند نتایج کوتاه مدت ارائه نماید.