عنوان:
نقش مدیریت تحول در
اثربخشی سازمانی
اهداف ارائه: آشنایی با
نقش مدیریت تحول دراثربخشی سازمانی
دیدگاههای مختلف درمفهوم اثربخشی
عامل تغییر واثربخشی سازمانی
فرضیات وعوامل موثر دراراده گرایی وعامل تغییر
مقدمه
مدیریت تحول درارتباط با ایجاد برخی تحولات درسازمانها به منظور حفظ اثربخشی یا بهبود آن صورت می پذیرد. مدیران مسئولیت دارند تا اطمینان حاصل کنند که سازمان بطور کارآمد عمل می کند.
بدین منظور می باید:
1- نسبت به کلیه مولفه ها و عواملی که سازنده یک عملکرد کارآمد است آگاهی و شناخت کافی داشته .
2- ازابزارمناسب جهت ارزیابی اثربخشی سازمان برخوردار باشند.
3- درصورت رضایتبخش نبودن عملکرد می باید بدانند که ایجاد تغییر در کدام ازمولفه های سازمان موجبات بهبود عملکرد را فراهم میکند و به منظور اطمینان از این تغییرات چه اقداماتی را باید انجام داد.
عوامل موثربر اثربخشی سازمانی
«نادلروتاشمن»براهمیت استراتژی تاکید میکنند و آنرا ابزاری میدانند که با بهره گیری ازآن میتوان عمل همنوایی سازمان با محیط را مدیریت کرد.
«جان کاتر» بر اهمیت انطباق پذیری تاکید می کند وآنرا عاملی تعیین کننده جهت دستیابی به اثربخشی بلندمدت معرفی می کند.
کیفیت یادگیری سازمانی و فردی نیز به عنوان عاملی مهم و تعیین کننده معرفی میشود که بر اثربخشی تاثیر دارد.
«لانک» با تاکید بر تبدیل شدن سازمانها به یک سازمان یادگیرنده آنرا زمینه ای برای ارتقاء اثربخشی می داند وتغییر سازمانها دراین راستا خودمنجر به بهبودعملکرد خواهد شد.
ازاین هم فراتر«اریه دوگاس» با تاکید بر سازمانهای تندآموز اعتقاد دارد که یاد گیری سریع بویژه سریعتر از رقبا تنها مزیت رقابتی پایدار است.
«میلز» عقیده دارد که سازمانها می توانند نحوه انطباق خودشان با تغییرات محیطی را انتخاب کنند و این انتخاب، فرصت یادگیری را دراختیار آنها قرارخواهد داد.
عوامل موثردرتعریف اصطلاح اثربخشی سازمانی
1- هدف و نتایج مورد انتظار
2- دیدگاه گروههای ذینفع در سازمان
3- سطح ارزیابی
4- همطرازی با شاخصهای متعدد مورد استفاده در سازمان و همردیف با وظایف مختلف
5- چارچوب زمانی تعیین شده
6- استاندارد تطبیق با برترینها
7- عوامل محدودکننده یا پیش برنده
اثربخشی سازمانی و تفاوت آن با کارایی
«کارنال» معتقد است،
کارایی عبارت از دستیابی به اهداف تعیین شده درچارچوب محدودیتهای منابع است و
اثربخشی عبارت از استفاده کارا از منابع به منظور دستیابی به اهداف سیستم است.
«پیتردراکر» اعتقاد دارد که
کارایی، انجام درست کارها است و
اثربخشی، انجام کارهای درست است.
دسته بندی تعاریف اثربخشی از دیدگاههای مختلف
1) دیدگاه اهداف :
سازمانها مجموعه هایی هستند که حیات آنها بواسطه تلاش جهت دستیابی به اهدافی معین معنا یافته و مشروع می شود. با پذیرش چنین تعریفی، اثربخشی عبارت خواهد بود از توانایی سازمان در دستیابی به اهداف تعیین شده در مدت زمان مشخص.
2) دیدگاه سیستمی :
سازمان عبارت است ازمجموعه هایی که بخش های مختلف آن بلحاظ کارکردی مکمل یکدیگرند و چنین رابطه ای میان کل سازمان نیز مشهود است. سازمان سیستمی باز تلقی میشود که داده ها را از محیط دریافت کرده آنها را به ستاده تبدیل می کند و سپس این ستاده ها را به محیط صادر می کند.
وظیفه اصلی سازمان حفظ بقا است که خود به حفظ رابطه کارکردی بین بخشهای سازمان و بین سازمان ومحیط پیرامونی بستگی دارد.
بنابراین از دیدگاه سیستمی رابطه کارکردی بسیار مهمتر از دستیابی به برخی از اهداف خاص تلقی می شود.
دسته بندی تعاریف اثربخشی از دیدگاههای مختلف
3) دیدگاه توسعه سازمانی :
در این دیدگاه، فرآیندهای یادگیری سازمانی است که موجبات بقای سازمان را دربلندمدت فراهم می کند.
”جِری پوراس و رابرتسون“ بهبود سازمانی را مجموعه ای از فنون،استراتژیها وارزشها و نظریه های رفتاری مبتنی بر اصول علمی تلقی می کنند که با هدف ایجاد تغییراتی هدفمند و برنامه ریزی شده درمحیط سازمانها مورداستفاده قرارمی گیرد تا از این طریق امکان ایجادارتقاء درمهارتها وقابلیتهای افراد فراهم شده واصلاح رفتارهای کاری،ارتقاء عملکرد سازمانی را میسر کند.
«مایکل بی یر»بهبود سازمانی را اجرای فرآیندهای اطلاعات ،تشخیص مسئله، برنامه ریزی و فرآیند ارزشیابی معرفی می کند که جهت دستیابی به اهدافی نظیر موارد زیر صورت می پذیرد.
الف)سازگاری میان ساختار،فرآیند،استراتژی،افراد و فرهنگ سازمان
ب) تدوین راه حلهای سازمانی خلاق و جدید
ج) توسعه ظرفیت خودسازی مجدد سازمان
دسته بندی تعاریف اثربخشی از دیدگاههای مختلف
از دیدگاه توسعه سازمانی تاکید خاص بر مجموعه ارزشهایی معطوف شده که با ماهیت انسانی کارکنان و نحوه به خدمت گرفته شدن آنها در سازمان ارتباط دارد.
«مارگولیز ورایان» ارزشها را بشرح زیرخلاصه کرده اند:
1-فراهم آوردن فرصت برای افرادتا درآفریدن تولید به عنوان یک انسان کار کنند نه منبع پول
2-فراهم آوردن فرصت برای هر یک ازاعضاء و خود سازمان تا تمام استعدادش را بهبود بخشید.
3- تلاش به منظور بالا بردن اثربخشی سازمان جهت دستیابی به تمام اهداف تعیین شده.
4- تلاش در جهت ایجاد محیطی که در آن امکان یافتن کاری جذاب و چالشی میسر شود.
5- فراهم کردن فرصتهایی برای افراد در سازمان به نحویکه بتوانند در رابطه خود با کار، سازمان و محیط تاثیر بگذارند.
6- با هر یک از افراد در قالب مجموعه پیچیده ای از نیازها رفتار کنیم که در زندگی شخصی و کاری فرد مهم تلقی می شود.
دسته بندی تعاریف اثربخشی از دیدگاههای مختلف
دیدگاه توسعه سازمانی ریشه بنیادی و قوی در نظریه سیستمی داردودر آن توجه خاصی به اهمیت مفهوم همطرازی شده و از آنجا که بر اهمیت بهبود فردی تاکید دارد یک نوع تغییر هنجاری است.
این تلقی در موارد زیر متمرکز می گردد؛
الف) شاخصهای اثربخشی که دربرگیرنده کیفیت زندگی کاری افراد است.
ب)عواملی که اعضاءمیتوانند برارتقاء اثربخشی سازمانی ایفا کنند.
4) دیدگاه سیاسی:
سازمانها مجموعه ای از اجزاء تشکیل دهنده داخلی و خارجی
هستند که هر یک اهداف خاص خود را دنبال میکنند. دراین
حالت اثربخشی سازمانی برحسب صفات و ویژگیهای ارزش
گذاری شده و بوسیله قدرتمند ترین اجزاء آن تعریف می شود.
عامل تغییر و اثربخشی سازمانی
عامل تغییر به توانایی مدیر با دیگر عاملین در تاثیرگذاری بر واکنش سازمان نسبت به تغییر اشاره دارد، یکی از رویکردهای مطالعاتی مدیریت تحول، مدیر را عنصری می داند که خود از تغییرات تاثیر می پذیرد و با این تفکر که مدیران قادرند به عنوان عاملین تغییر ایفای نقش کرده و بر روند آن تاثیر بگذارند مخالف است.
«ویلسون» این رویکرد را جبرگرایی لقب داده است. رویکرد دیگر اراده گرایی است که در مدیریت تحول مطرح بوده و بر نحوه تاثیرگذاری اقدامات مدیران و دیگر عاملین تغییر بر نتایج حاصله تاکید دارد.
دیدگاه جبرگرایی ، اراده گرایی
1-دیدگاه جبرگرایی:
طبق دیدگاه جبرگرایی،توانایی مدیردرتاثیرگذاری بر تغییر محدود است. چرا که نیروهای اصلی تعیین کننده و تاثیر گذار در خارج ازسازمان قرارداشته وازقلمرو تاثیرگذاری مدیران خارج است.به عنوان مثال،هراندازه مدیرارشد یک سازمان ازقابلیتهاومهارتهای مناسب برخوردارباشد،درهنگام بروز رکورد شدید چرخه تجاری یا به هنگام رویا رویی با نرخ نامطلوب ارزنمی تواند موجبات بهبود موقعیت سازمان یا خوش اقبالی آن را فراهم کند.
2-دیدگاه اراده گرایی:
طبق این دیدگاه، حضورمدیران کارآمد تفاوتهای بارزی را درموقعیت سازمان ایجاد خواهد کرد. در دیدگاه اراده گرایی، این نظریه که تنها یک الگوی ایده آل سازمانی و یک روش ایده آل مدیریت در پیش روی سازمانها وجود دارد را زیر سوال میبرد.این دیدگاه به الگوها و روشهای متعددی اعتقاد دارد که همگی با یکدیگر معادل بوده و به سازمان امکان می دهند تا به طرق مختلف نتایج مورد نظر راحاصل کنند. بعبارتی دراین الگوها وروشها پدیده هم پایانی وجود دارد
رویکرد اراده گرایی
رویکردی اراده گرایی و عامل تغییر بر مبنای دو فرضیه استوار است:
1- مدیران می توانند نقشی موثر در روند تحول ایفا کنند.
2- مدیران می توانند به نحوی تحت تعلیم قرارگیرند که مدیریت تحول را اثربخش به انجام برسانند.
در واقع مدیریت به منظور اثربخشی تحول، نیازمند موارد ذیل است:
1- تدوین مدلی مفهومی و تنظیم ابزارمناسب جهت مداخله درتغییر.
2- یادگیری مهارتهای مورد نیازجهت مدیریت تحول.
3- پرورش باوراعتماد به تواناییهای خود جهت تحول.
حال به شرح هریک از این 3 عامل مهم دراراده گرایی می پردازیم:
مدلهای مفهومی و ابزارهای کاربردی در مداخلات
1- مدیران تحول به دامنه ای از تئوریها و مفاهیم نیاز دارند که بطور اساسی در دو گروه طبقه بندی می شود؛
الف) مدلهای فرآیندی تحول که با چگونگی مدیریت تحول در ارتباط هستند.
ب) مدلهای تشخیصی تحول که با تاکید بر آن چیزی که باید تغییر پیدا کند.
مدیران تحول نیازمند دراختیارداشتن مفاهیمی هستندکه به آنها کمک کند تا:
الف) انواع مختلف تغییر که پیش روی آنها قرار دارد را شناسایی کند.
به عنوان مثال؛ تغییر تدریجی یا تغییر جهشی
ب) فرآیند تغییر را درک کنند
ج) اگر قرار است به نتایج مطلوب دست پیدا کنند، آن چیزی را که لازم است مورد توجه قرار بگیرد شناسایی کنند.
برای مثال آسیب شناسی، هدفگذاری و…
مدلهای مفهومی و ابزارهای کاربردی در مداخلات
2- مهارتهای مدیریت تحول
عاملین تغییربمنظوردستیابی به نتایج مطلوب، علاوه بر شناخت مفاهیم نیازمندبرخورداری ازبرخی مهارتهانیز هستند هنگامیکه مدیران بعنوان عاملین تغییر قصد تاثیر گذاری برروند تغییررا دارند باید بطور کار آمد از مهارتهایی چون؛ رهبری،کارتیمی،مذاکره،ایجادانگیزه،مدیریت روابط بادیگران وبسیاری مهارتهای دیگر برخوردار باشند. گاهی بواسطه عدم درک اهمیت این مهارتها وعدم بکارگیری صحیح آن ، عاملین تغییر نمی توانند آنچنانکه باید تاثیرگذار باشند.
مدلهای مفهومی و ابزارهای کاربردی درمداخلات
3- باورتوانایی اعمال تغییر وتحول
برخی مدیران ازدانش مفهومی و مهارتهای مورد نیاز جهت تاثیرگذاری برروند تغییر بهره مند هستند ولی ازآنجا که به توانایی خودشان درتاثیرگذاری اعتقاد ندارند،هیچ اقدامی در این ارتباط انجام نمی دهند.اثربخش نبودن مدیران تغییر اغلب بواسطه آن است که نحوه عملکرد آنها مانع از اعمال کنترل لازم برامورمی شود.برخی اعتقاد دارند که اغلب افراد آنچنان از حس ناتوانی درخود رنج می برند که هیچ یک از مهارتها وقابلیتهای خودرا باور ندارند و بواسطه این حس هیچ اقدام مفیدی انجام نمی دهند.
نتیجه گیری
1. هدف نهایی هرگونه تحولی درسازمان ارتقاء اثربخشی سازمانی است ونقش مدیریت تحول دراین خصوص؛ شناسایی عوامل تاثیر گذار بر اثربخشی سازمانی و بهبود آنها در طول برنامه تنظیم شده می باشد.
2. دررابطه با اینکه اثربخشی چیست وشامل چه مولفه هایی می باشد چهار دیدگاه وجود دارد:
دیدگاه اهداف که اثربخشی را توانایی سازمان درکسب اهداف در مدت زمان مشخص می داند.
دیدگاه سیستمی که اثربخشی را حفظ و ارتقاء رابطه کارکردی بین بخشهای مختلف سازمان با خود و محیط می داند.
دیدگاه توسعه سازمانی که اثربخشی را در ارتقاء مهارتهای افراد، اصلاح رفتارهای کاری و بهبود عملکرد سازمانی می بیند.
دیدگاه سیاسی که اثربخشی را درتامین منافع ذینفعان وارزشهای مورد انتظار ائتلافیون می داند.
3. «ویلسون» دو رویکرد «جبرگرایی و اراده گرایی» را در نقش عامل تغییر شناسایی نموده و مدیران را از این دو منظر تجزیه و تحلیل می نماید.
4. دیدگاه اراده گرایی که با واقعیتهای امروز همخوانی بیشتری دارد بیانگر آن است که مدیریت به منظور اثربخشی تحول نیازمند موارد زیر است:
تدوین مدل مفهومی و ابزار مناسب در مداخلات سازمانی
ارتقاء مهارتهای مدیریت تحول
پرورش باور توانایی اعمال تحول در مدیران
با تشکر از توجه شما