عنوان:
اثربخشی سازمان
اهمیت اثر بخشی سازمانی
هر رشته ای در علوم اداری به نحوی، مدیران را در اثربخش کردن سازمانهایشان کمک می کند. برای مثال بازاریابی، مدیران را در جهت افزایش درآمدها و سهم بازار راهنمایی می کند. مفاهیم رشته مالی، مدیران را در بهینه سازی وجوه سرمایه گذاری شده در سازمان یاری می دهد.
پاسخ نظریه سازمان به این سوال که چه چیزی یک سازمان را اثربخش می سازد، این است که ساختار صحیح، سازمان را اثربخش می کند.
معیارهای اثربخشی سازمانی:
1-اثر بخشی کلی: نوعی ارزیابی کلی که تا حد زیادی از معیارهای متعددی بهره می جوید و معمولاً از طریق ترکیب کردن اسناد عملکرد گذشته یا بدست آوردن ارزیابی های کلی و یا از طریق قضاوتهای اشخاص بصیر و مطلع نسبت به عملکرد سازمان، اندازه گیری می شود.
2-بهره وری: معمولاً به عنوان مقدار یا حجم محصولات و یا خدمات عمده ای که توسط سازمان ارائه می گردد، تعریف می شود و می می تواند در سه سطح اندازه گیری شود: سطح فردی، سطح گروهی و سطح سازمانی .
3-کارآئی: نسبتی است که نوعی مقایسه را بین برخی از جنبه های عملکرد واحد با هزینه های متحمل شده جهت تحقق آن نشان می دهد.
4-سود: مبلغ درآمد حاصل از فروش منهای کل هزینه و تعهدات ایجاد شده است. معمولا نرخ برگشت سرمایه و درصد بازدهی فروش کل را می توان معادل سود دانست.
5-کیفیت: کیفیت محصول یا خدمات عمده ای که بوسیله سازمان ارائه می شود ممکن است شکلهای عملیاتی متعددی را به خود بگیرد که بوسیله نوع محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان تعیین می شود.
6-حوادث: میزان سوانحی که حین کار اتفاق می افتد و اتلاف وقت را موجب می شود.
7- رشد: بوسیله افزایش در متغیرهایی نظیر کل نیروی کار، ظرفیت کارخانه، دارایی ها، میزان فروش، سود و سهم بازار و همچنین میزان ابداعات و اختراعات جدید، نشان داده می شود. بر مقایسه وضعیت فعلی سازمان با وضعیت گذشته آن دلالت می کند.
8-میزان غیبت در کار: تعریف متداول از غیبت اشاره به غیبت های غیر موجه دارد علاوه بر این تعاریف متعددی از غیبت وجود دارد( نظیر کل زمان غیبت نسبت به میزان وقوع حوادث)
9-جابجائی ( ترک خدمت): میزان خاتمه خدمت هایی که بصورت داوطبان صورت می گیرد و معمولاً از طریق مراجعه به اسناد بایگانی شده قابل تشخیص است.
10- رضایتمندی شغلی: رضامندی شغلی را به طرق مختلفی تعبیر و تعریف نموده اند. اما یک نظریه معتبر آن را به عنوان رضایت فردی در مقابل آنچه که از شغل برای او حاصل می شود، تعریف می کند.
11-انگیزش: معمولاً به میزان آمادگی فرد برای درگیر شدن در اعمال هدفمند و یا فعالیتهای شغلی اطلاق می شود. انگیزش احساس مرتبط با رضامندی حاصل از نتایج کار فرد نیست بلکه انگیزش بیشتر به آمادگی یا میل به کار برای تحقق اهداف شغلی بر می گردد.
12-روحیه: به عنوان پدیده ای گروهی که متضمن تلاش مضاعف، یکی شدن اهداف فرد و سازمان و ایجاد تعهد و احساس تعلق می باشد، مد نظر قرار گرفته است. روحیه مساله ای گروهی بوده و انگیزش موضوعی، فردی بشمار می آید.
13-کنترل: میزان توزیع کنترل مدیریت در یک سازمان است که به مدد آن رفتار اعضا سازمان تحت نفوذ قرار گرفته و جهت داده می شود.
14-انسجام/ تعارض: انسجام به عنوان اینکه، افراد در سازمان همدیگر را دوست داشته، با هم خوب کار کنند و ارتباطات همه جانبه و باز با هم داشته باشند و تلاشهای کاری آنها هماهنگ باشد، تعریف می شود و تعارض به عنوان برخورد فیزیکی، لفظی، هماهنگی ضعیف و ارتباطات غیر اثر بخش تعریف شده است.
15- انعطاف پذیری / انطباق: انطباق و انعطاف پذیری به توان یک سازمان برای تغییر رویه های استاندارد عملیاتی خود در پاسخ به تغییرات محیطی سازمان اشاره دارد.
16-برنامه ریزی و هدف گذاری: به میزانی که یک سازمان بطور اصولی و منظم گامهایی را که در آینده باید بردارد، مشخص می سازد و خود را درگیر رفتار هدف گذاری شده می کند، اشاره دارد.
17-اجماع در هدف: جدای از تعهد واقعی به اهداف سازمانی، اجماع در هدف به میزانی که همه افراد یک سازمان، هدف واحدی را برای سازمان خود متصورند، اشاره دارد.
18-نهادینه کردن اهداف سازمانی: به پذیرش اهداف سازمانی اشاره داشته و بر این باور است که اهداف سازمانی صحیح و درست هستند.
19-سازگاری نقش و هنجارها: به حد و حدودی که اعضا سازمان در خصوص موضوعاتی از قبیل نگرشها ی مساعد سرپرستی ، انتظارات نقش، روحیه و الزامات نقش توافق دارند، اشاره می کند.
20-مهارتهای ارتباطی مدیریتی: به سطوح مهارتهائی که مدیران در ارتباط با سرپرستان، زیر دستان و همکاران خود در قالب ارائه حمایت های مختلف، یا تسهیل تعاملات سازنده و مفید و ایجاد اشتیاق برای تحقق اهداف و عملکرد عالی بکار می گیرند اشاره دارد.
21-مهارتهای انجام وظیفه مدیریتی: به سطوح مهارتهای کلی اشاره دارد که مدیران سازمان و رهبران گروه ها برای تحقق وظایف سازمانی لازم دارند. مهارتهائی که مدیران در هنگام تعامل با اعضاء سازمان بکار می برند در این مقوله قرار نمی گیرد.
22- مدیریت اطلاعات و ارتباطات: کار آئی، صحت و دقت در تجزیه و تحلیل اطلاعات مهم برای اثر بخشی سازمانی .
23-آمادگی: قضاوت کلی در خصوص این احتمال که سازمان خواهد توانست، برخی از وظایف جدیدی که از آن خواسته می شود را بطور موفقیت آمیز انجام دهد.
24- بهره بردای از محیط: میزان یا حدی که سازمان بطور موفقیت آمیز با محیط خود در تعامل بوده و منابع با ارزش و کمیاب مورد نیاز خود را به دست می آورد.
25- ارزیابی بوسیله پدیده های خارجی : ارزیابی راجع به سازمان یا واحد که بوسیله افراد و سازمانهای موجود در محیط صورت می گیرد. وفاداری و اعتماد به سازمان، حمایت گروههایی نظیر عرضه کنندگان مواد اولیه، مشتریان، سهامداران، موسسات اجرائی و افرد جامعه تحت عنوان فوق مطرح می شوند.
26-ثبات: حفظ و نگهداری ساختار، بخشهای کارکردی سازمان و منابع مورد نیاز آنها در طی زمان، بویژه در دوره های حساس زمانی .
27- ارزش منابع انسانی: نوعی معیار ترکیبی که به ارزش کلی اعضاء سازمان بر می گردد و در قالب تراز نامه یا حسابداری بیان می شود.
28-مشارکت و نفوذ مشترک: میزان یا حدی که افراد، درون سازمان در اتخاذ تصمیماتی که مستقیماً بر کار و سرنوشت آنها تاثیر می گذارد، مشارکت دارند.
29-تاکید بر آموزش و توسعه: میزان تلاش و کوششی که سازمان جهت بهسازی توسعه منابع انسانی خود بکار می گیرد.
30- تاکید بر موفقیت: قیاسی است بین نیاز فردی برای رسیدن به موفقیت و ارزشی که سازمان برای تحقق اهداف جدید عمده خود قائل است.
رویکردهای اثربخشی سازمانی
رویکرد نیل به هدف
رویکرد سیستمی
رویکرد ذینفعان استراتژیک
رویکرد ارزشهای رقابتی
رویکرد نیل به هدف
رویکرد نیل به هدف چنین اظهار می دارد که اثر بخشی سازمانی باید برحسب میزان تحقق اهداف آن، نه وسایل یا امکانات( فرآیندها) بکار گرفته شده برای دستیابی به اهداف سنجیده شود. معیار نیل به هدف مواردی از قبیل: حداکثر نمودن سود، واداری دشمن به تسلیم، برنده شدن در بازی بسکتبال، بهبود بیماری و برگشت سلامتی جسمانی و نظایر اینها را در برمی گیرد. آنچه در تمامی موارد ذکر شده مشترک است، این است که همه اینها نتایج نهایی که سازمان به منظور تحقق آنها ایجاد می شود را مد نظر قرار می دهد.
خلاصه رویکرد نیل به هدف
رویکرد سیستمی
رویکرد سیستمی استدلال می کند که تعریف اثربخشی فقط در قالب نیل به هدف، صرفاً یک جنبه از اثربخشی را می سنجد.
سازمان باید بر اساس توانایی اش در جذب و پردازش داده ها و همچنین تعداد کانالهای به دست آوردن نهاده ها و حفظ ثبات و تعادل سازمان، مورد قضاوت و ارزیابی قرار گیرد.
در رویکرد سیستمی اهداف نهایی مورد غفلت واقع نمی شوند بلکه اهداف در یک مجموعه از معیارهای بسیار پیچیده به عنوان یک جزء مورد توجه قرار می گیرند. مدلهای سیستمی بر معیارهایی که بقای بلند مدت سازمان را افزایش خواهند داد(نظیر توانایی سازمان برای دریافت منابع، حفظ و نگهداری خود به عنوان یک پدیده اجتماعی و تعامل موفقیت آمیز با محیط خارجی خود) تاکید می ورزند. بنابراین رویکرد سیتمی به نتایج معین شده بیش از وسایل و امکانات نیل به آنها تاکید نمی کند.
خلاصه رویکرد سیستمی
رویکرد ذینفعان استراتژیک
جدیدترین رویکرد ارائه شده در خصوص اثر بخشی سازمانی است.
از نظر این رویکرد ، سازمانی اثربخش است که خواسته های محیطی خود را که
تداوم حیات سازمان مستلزم حمایت آنهاست،برآورده سازد.
این رویکردشبیه رویکرد سیستمی است اما برهمه سازمان تاکید ندارد.
مزیت این رودیکرد این است که مدیران دقیقا می دانندبقای سازمان متکی به
چه کسانی است.
خلاصه رویکرد ذینفعان استراتژیک
رویکرد ارزشهای رقابتی
موضوع اصلی دراین رویکرد این است که معیارهایی که شما درارزیابی اثربخشی سازمان برای آنها ارزش قائل بوده و مورد استفاده قرارمی دهید متکی به این است که شماچه کسی بوده وچه منافعی را مد نظردارید.
تعجب آور نیست که سهامداران ، مدیریت ، اتحادیه ها ،عرضه کنند گان مواد اولیه، بخش تامین نیروی انسانی ، بخش تولید و حسابداری هر کدام یک سازمان را مورد ارزیابی قرار دهند ، ولی ارزیابی های آنها از اثربخشی کاملا متفاوت باشد.
خلاصه رویکرد ارزشهای رقابتی
مدل سه بعدی اثربخشی
انعطاف پذیری
توجه به سازمان
وسیله
کنترل
توجه به اشخاص
هدف
انعطاف پذیری
مدل روابط انسانی
مدل سیستم باز
مدل هدف عقلایی
وسیله:
نیروی کارمنسجم
مدل فرآیندداخلی
سازمان
اشخاص
هدف:
نیروی کارماهر
وسیله:
انعطاف پذیری
وسیله:
برنامه ریزی
هدف:
بهره وری وکارایی
کنترل
هدف:
تحصیل منافع
وسیله:
دسترسی به اطلاعات
هدف:
ثبات
مدل های چهارگانه ارزش های اثربخشی
OFM
OFE
OCM
OCE
PCM
PCE
PFM
PFE
کانونهای هشتگانه معیارهای اثربخشی
کانونها نوع کانون تعریف
OFM
OFE
OCM
OCE
PCM
PCE
PFM
PFE
انعطاف پذیری قادر به تطبیق با تغییرات در شرایط و تقاضای خارجی است.
جذب منابع قادر به جلب حمایت خارجی و گسترش حجم نیروی کار است.
برنامه ریزی اهداف واضح بوده و بخوبی قابل ادراکند.
بهره وری ، کارآیی حجم ستاده بالاست ، نسبت ستاده به داده بالاست.
دسترسی به اطلاعات کانالهای ارتباطی ، آگاهی افراد در خصوص مسائل مرتبط با کارشان را تسهیل می کند.
ثبات احساس نظم ، تداوم و یکنواخت بودن عملیات سازمان
نیروی کار منسجم اعتماد ، احترام به کارکنان و خوب کارکردن با هم.
نیروی کار ماهر کارکنان برای انجام درست کار خود ، از آموزش ، مهارت و استعداد لازم برخوردارند.
مقایسه رویکردهای چهارگانه اثربخشی سازمانی
رویکرد تعریف چه موقع مفید است
یک سازمان به اندازه ای اثربخش است که … وقتی این رویکرد ترجیح داده می شود که ….
نیل به هدف اهداف از پیش تعیین شده را محقق سازد اهداف روشن ، دارای زمان معین و سنجش پذیرند.
سیستمی منابع لازم را کسب کند پیوند روشنی بین داده و ستاده وجود دارد.
ذینفعان استراتژیک خواسته های همه عوامل کلیدی را تا حدودی برآورده کند عوامل کلیدی تاثیر زیادی روی سازمان داشته و
سازمان باید خواسته های آنها را جامه عمل بپوشاند
ارزشهای رقابتی
تاکید سازمان در حوزه های چهارگانه اصلی با علائق عوامل کلیدی متناسب است.
آنچه باید سازمان تاکید کند مبهم بوده و تغییر در معیارها در طی زمان به نفع سازمان است.
با تشکر از توجه شما