موضوع:
ادهوکراسی (ویژه کار- موقت)
شرایطی که نیاز به انعطاف پذیری و تغییر و ساختارهای ادهوکراتیک و ماتریسی دارند، دائمی و مستمر نیستند، اما این به ندرت، از اهمیت ساختارهای ماتریسی می کاهد. همچنان که سازمان ها، درگیر مسائل نوآوری، فعالیت های پیچیده و چالشی می شوند، لازم می شود که ساختارهای آنها به سوی ساختارهای ادهوکراتیک و ماتریسی گرایش پیدا کنند.
ساختارهای ماتریسی (خزانه ای)
نوعی طرح ساختاری است که بر اساس آن متخصصان از دوایر وظیفه ای مختلف دعوت می شوند تا در یک یا چند گروه، تحت رهبری مدیران پروژه، فعالیت مشخصی را انجام دهند. ساختار ماتریسی، بُعد انعطاف پذیری را به صرفه جویی هایی که در اثر تخصصی شدن در بوروکراسی حاصل می شود، می افزاید. این بُعد انعطاف پذیری، ( که به وسیله استفاده از گروه های چندمنظوره ایجاد می شود) ساختار ماتریسی را در مقوله ساختارهای نوع ادهوکراسی قرار می دهد.
ساختار ماتریسی
مهم ترین ویژگی ساختاری سازمان ماتریسی این است که مفهوم وحدت فرماندهی(یکی از مبانی بوروکراسی) را که بر اساس آن هر یک از کارکنان فقط یک رئیس داشته و فقط باید به یک رئیس گزارش دهند، نقض می کند. کارکنان در ساختار ماتریسی دو رئیس دارند، یکی مدیر دایره یا بخش وظیفه ای و دیگری مدیر پروژه.
مهمترین ویژگی ساختاری سازمان ماتریسی
کاربرد ساختار ماتریسی در یک شرکت فضانوردی
1. فشارهای محیطی وارده از دو یا تعداد بیشتری از بخش های مهم و حساس به آنها
2. وابستگی متقابل بین دوایر
3. صرفه جویی های ناشی از مقیاس در به کارگیری منابع داخلی.
چه موقع باید ساختار ماتریسی را به کار ببرید؟
دو نوع ساختار ماتریسی
1. محقق ساختن صرفه جویی های ناشی از مقیاس
2. افزایش توانایی سازمان برای واکنش سریع نسبت به تغییرات محیطی
3. ابزاری اثربخش برای توازن احتیاجات تکمیل پروژه و کنترل هزینه با نیاز سازمان به کارایی اقتصادی و توسعه ظرفیت های فنی برای آینده.
4. افزایش انگیزه از طریق ایجاد محیطی با هنجارهای آزادمنشانه که باب طبع افراد حرفه ای و علمی است.
نقاط قوت ساختار ماتریسی
ویژگی های نظریه A و نظریه J
ویلیام اوچی پی برده است که چندین شرکت آمریکایی، خواه دانسته یا ندانسته، سیستمی به وجود آورده اند که برخی از ویژگی های شرکت های ژاپنی را دارا هستند. اوچی اصطلاح نظریه Z را برای تشریح سازمان های آمریکایی که به شکل ژاپنی طراحی شده اندف، مطرح کرد.
نظریه Z
ساختار جانبی یک ساختار ارگانیک منعطف بوده که کنار و موازات یک بوروکراسی که به صورت نسبتاً دائمی طراحی شده است.، قرار می گیرد. آنها نوعاً گروه های کوچک با واحدهای بازرگانی جداگانه ای هستند که مستقل بوده و از منابع خاص خود استفاده می کنند. این واحدها می توانند ایده های خود را بدون توجه به قوانین، تجزیه و تحلیل زمانی و تصویب مافوق ها در سطوح چندگانه مدیریت که در بوروکراسی هاف،ضروری است، دنبال کرده و جامع عمل بپوشانند.
بر عکس چارچوب بوروکراسی که برای حل مشکلات مشخص سازمان، به صورت اثربخش طراحی می شود، ساختار جانبی برای حل مسائلی که دقیقاً مشخص نیست، انعطاف پذیری زیادی دارد.
ساختار موازی (جانبی)
نقطه قوت ساختار جانبی این است که ضمن تحقق مزیت های کارایی سطح بالای بوروکراسی، از طریق استاندارد سازی، مزایای انعطاف پذیری حاصل از کارآفرینی درونی را نیز به دست می آورد. به وسیله ایجاد ادهوکراسی ها درون بوروکراسی ها، شرکت های بزرگ می توانند خلاقیت و نوآوری را ترغیب کرده و زمان بهبود در محصول را کاهش و کارکنان توفیق طلبی را که ممکن است کار را ترک کرده و برای شرکت های دیگری کار کنند یا کار خود را با یک شرکت کوچک شروع کنند، حفظ کنند.
نقطه قوت ساختار جانبی
گروه عملیاتی یک ساختار موقتی است که برای انجام یک وظیفه خاص، معین و پیچیده شکل گرفته و تعدادی از واحدهای فرعی سازمانی در آن مشارکت دارند. این نوع طرح ساختاری می تواند به عنوان نوع کوچکی از ساختار ماتریسی موقت یا یک نوع ساختار موقتی ارگانیک در طرح ساختاری جانبی در نظر گرفته شود. اعضاء این گروه کاری تا زمان تحقق هدف خاص گروه، باقی مانده، سپس گروه منحل می شود. بعد از آن، اعضاء به گروه کار جدیدی می پیوندند و یا به بخش دائمی خود در سازمان برگشته یا این که سازمان را ترک می کنند.
گروه عملیاتی
نمونه دیگر ادهوکراسی، ساختار کمیته ای سازمان است. زمانی که برای اتخاذ یک تصمیم دامنه وسیعی از تجارب و سوابق کاری ضرورت داشته باشد و یا وقتی افرادی که از نتایج تصمیمی (چه منفی چه مثبت) برخوردار می شوند، باید در اتخاذ آن سهیم باشند. یا موقعی که بار کاری به اندازه ای است که باید توزیع شود، یا در خلال دوره انتقال مدیریت و هنگامی که یک فرد خاص برای رهبری سازمان وجود ندارد، ساختار های کمیته ای می توانند فوق العاده اثربخش باشند.
ساختار کمیته ای
یک شکل ساختاری ادهوکراسی متداول در دانشگاه ها، آزمایشگاه های پژوهشی و دیگر سازمان های حرفه ای، شکل گروه های آموزشی است. ویژگی منحصر به فرد آن، دموکراسی کامل در اتخاذ همه تصمیمات مهم است. این شکل ساختاری عکس طرح ساختاری گروه کاری یا کمیته ای بوده که از نصمیم گیری مشارکتی بهره می گیرند.
بهترین نمونه و متداول ترین کاربرد این نوع ساختار، طراحی واحدهای دانشگاهی در دانشگاه های بزرگ است. همه تصممیات کلیدی به وسیله هر بخش به عنوان یک کل اتخاذ می شوند.
چنین ساختاری، عدم تمرکز را به بهترین وجه نشان می دهد.
ساختار گروه های آموزشی
ادهوکراسی به عنوان نوعی ساختار الحاقی در کنار بوروکراسی شکل گرفته است. وقتی بقای سازمان مدنظر است و شرایط ایجاب می کند، سازمانهای بوروکراتیک نسبت به تغییر سریعاً واکنش نشان دهند، مدیریت به دو طریق این مهم را محقق می سازد. نخست این که به طور وسیعی از شکل بوروکراسی حرفه ای استفاده می کند. در ثانی از یک طرح ساختاری جانبی نظیر گروه کاری برای ایجاد خلاقیت و انعطاف پذیری بهره می گیرد. هر دوی اینها به مدیریت اجازه می دهد تا قدرت کنترل خود را حفظ کند.
خلاصه
بوروکراسی ها ساختارهای غالب سازمان هستند. تعداد ادهوکراسی ها محدود است، علی رغم این که ما معتقدیم ادهوکراسی بهترین ساختار متناسب با فناوری ها و محیط های نیم قرن اخیر است. دلیلی وجود ندارد که باور داشته باشیم شکل ادهوکراتیک نسبت به هر شکل ساختاری دیگری که در یک مرحله خاصی از چرخه زندگی سازمان ها مناسب است یا به عنوان یک ساختار جانبی که در کنار یک بوروکراسی به کار می رود، برتری دارد. بر اساس تجزیه و تحلیل صورت گرفته، ادهوکراسی بایستی به ندرت یک ساختار سازمانی غالب باشد؛ شواهد چنین مسئله ای را تایید می کند.
خلاصه
با تشکر از توجه شما