مفهوم ارزیابی و کنترل استراتژیک
هر سازمان از هر نوع و اندازه باید استراتژی را رازیابی و کنترل کند.ارزیابی وکنترل استراتژیک از فرایند خاصی پیروی میکند که طی آن نتایج عملکرد وفعالیت های سازمان به طوری تحت کنترل وارزیابی قرار میگیرد که بتوان عملکرد واقعی را با عملکرد مطلوب مقایسه کرد. این فرایند بازخور لازم را به مدیریت می دهد تا بتواند نتایج را ارزیابی کندودرصورت لزوم اقدامات تصحیح کننده و اصلاحی را اتخاذ کند.
مدل فرایند ارزیابی و کنترل استراتژیک
ارزیابی عملکرد
عملکرد نتیجه نهایی فعالیت است.این فعالیت به منظور سنجش عملکرد بر اساس اهداف قبلی ارزیابی می شود .اهدافی که در تدوین استراتژی تعیین می شوند مانند سودآوری، سهم بازار، کاهش هزینه و نظایر آن می توانند برای ارزیابی عملکرد به کار روند. به عبارت دیگر برای ارزیابی هر پدیده یافعالیتی نیاز به معیار ارزیابی می باشد.این معیار از اهدافی به اهداف دیگر ونیز از سازمانی به سازمان دیگر ممکن است متفاوت باشد.
معیار های مناسب ارزیابی عملکرد
در تعیین موضوع ارزیابی باید روی مهمترین عناصر یک فرآیند تمرکز کرد یعنی عناصری که بیشترین سهم هزینه ها و بیشترین دفعات بروز مشکلات را برای سازمان نشان میدهند.
استانداردهای ارزیابی عملکردچهار نوع هستند:
الف) استانداردهای تاریخی:ع براساس تجربیات و اطلاعات گذشته بدست آمده اند
ب) استانداردهای خارجی (تطبیقی):از سایر سازمانها و واحدهای مشابه اقتباس میشوند
ج) استانداردهای کارسنجی (مهندسیی): از طرق مختلف مطالعه کار بدست میآیند
د) استانداردهای نظری:از طریق قضاوتهای ذهنی کارشناسان امر تعیین میشوند
کنترل و انواع آن
کنترل استراتژیک
سازمان ها از طریق کنترل استراتژیک می توانند به ((ارزیابی ))مراحل مختلف مدیریت استراتژیک بپردازند و در صورت بروز هرگونه خللی در این فرایند آن حوزه که نیاز به توجه بیشتری دارد را پشتیبانی کند. در واقع آنچه که موجب تفاوت میان «مدیردت استراتژیک امروزی» و «طرح ریزی استراتژیکـ»می شود وجود سیستم های تکامل یافته «کنترل استراتژیک» است
سیستم های کنترل استراتژیک
سیستم های کنترل استراتژیک سیستم های رسمی تعیین هدف، نظارت، ارزیابی و بازخور هستند که اطلاعات مورد نیاز مدیر را در مورد این که آیا استرتژی وساختار سازمانی در حال تحقق اهداف عملکرد استراتژیک هستند یا خیر، فراهم میکند.
ویژگی های که یک سیستم کنترل استراتژیک موثر باید داشته باشد:1.انعطاف پذیر باشد تا بتواند به مدیران اجازه دهد که در رخدادهای غیر منتظره واکنش لازم را انجام دهند 2.تصویر واقعی از عملکرد سازمان حاصل کند 3.اطلاعات مورد نیاز مدریران رابه موقع در اختیار آنها قرار دهد.
دیدگاه نظری عاملیت درکنترل سازمانی
رابطه عاملیت هنگامی آشکار میشود که یک بخش از سازمان اختیار تصمیم گیری یا کنترل بر منابع را به بخش دیگری یا فرد دیگری تفویض کند. عاملیت در کنترل سازمانی مشکلاتی ایجاد می کند
اولاً: برای افراد سطوح بالا مشکل است که بدانند افراد سطوح پایین تا چه اندازه به صورت مناسب درحال انجام فعالیت هایشان هستند.
ثانیاً: وقتی نظارت و ارزیابی برعملکرد زیردستان دشوار باشد و زیر دستان قادر به دنبال اهداف شخصی خود باشند، مدیر ناچار به سیستم های کنترل میباشد واین سیستم های کنترل سطوح متفاوتی از هزینه را ایجاد می کند.
سیستم های کنترل بر مشکل عاملیت
سیستم های پاداش استراتژیک
یکی از شرایطی که زمینه رضایت و عدم رضایت کارکنان را موجب میشود،"پاداش "است.سیستم پاداش سیستمی است که به وسیله آن یک شرکت کارکنان خود را به جلو هدایت می کند. سازمانها برای پاداش دادن به کارکنان خود از سیستم های مختلفی استفاده می کنند که سه سطح رایج آن در سازمانهای امروزی عبارتند از:سطح فردی،سطح گروهی،سطح سازمانی
مشکلات اندازه گیری عملکرد
فقدان اهداف کمًی یا استاندارد های عملکرد و همچنین ناتوانی سیستم اطلاعاتی شرکت در تهیه اطلاعات درست و ارایه به موقع آن دو مشکل مهم وبارز کنترل است.با وجود این بهره گیری از استاندارد های کمًی و بموقع تضمین کننده عملکرد خوب شرکت نیست.خود فرایند های نظارت و ارزیابی عملکرد می توانند آثار و عوارض جانبی داشته باشند و با عملکرد کل شرکت تداخل پیدا کنند.بعضی از این آثار وجنبه های منفی عبارتند از جهت گیری کوتاه مدت وجا به جایی اهداف.
جهت گیری کوتاه مدت
مدیران اجرایی در بیشتر موارد گزارش مکنند که هیچ کدام از این دو مورد را تجربه و تحلیل نمی کنند:اجرای بلند مدت عملیات کنونی بر اساس استراتژی از پیش تعیین شده، و اثر عملیاتی استراتژی روی ماموریت شرکت.
ارزیابی های بلند مدت اغلب هدایت شده نیستند زیرا مدیران اجرای :1) اهمیت آن را نمی دانند 2) اعتقاد دارند که ملاحضات کوتاه مدت با اهمیت تر از ملاحضات بلند مدت هستند 3)شخصاً بر پایه بلند مدت ارزیابی نمی شوند 4)یا وقتی برای تجزیه و تحلیل بلندمدت ندارد.
جابه جایی هداف
جا به جایی هدف، سردرگمی در مقاصد است. دو نوع از جایگزینی هدف عبارت اند از:
1.جایگزینی رفتار:اشاره به پدیده ای دارد که افراد فعالیت هایی را که منجر به تکمیل هدف نمی شوند، جایگزین فعالیت هایی که منجر به هدف می شوند میکنند. اغلب برای پاداش
2.عدم بهینه سازی:زمانی اتفاق می افتد که یک واحد برای رسیدن به اهداف خود با وجود ضرر به کل سازمان تلاش میکند
رهنمودهایی برای کنترل مناسب
1.کنترل ها باید حداقل اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشند تا بتوانند تصویری واقعی وقابل اعتماد از رویداد ها ارایه بدهند.
2.کنترل ها باید تنها فعالیت ها ونتایج معنی دار را بدون توجه به سطح دشواری اندازه گیری وارزیابی آنها، مورد توجه قرار بدهند.
3.کنترل ها باید به موقع باشند.
4.باید کنترل های کوتاه مدت و بلند مدت مورد استفاده قرار گیرند.
استفاده از ممیزی استراتژیک برای ارزیابی عملکرد شرکت
ممیزی استراتژیک چک لیستی از سوالات بر حسب حوزه یا مبحث ارایه می کند تا تجزیه وتحلیل نظام مندی از فعالیت ها و کارکرد های مختلف شرکت را مقدور سازد.این ممیزی نوعی از ممیزی مدیریت است که به عنوان ابزار شناختی برای تعیین مشکلات کل شرکت و روشن کردن نقاط ضعف وقوت سازمانی بسیار مفید است.ممیزی استراتژیک در قالب فرایند تصمیم گیری استراتژیک جای می گیرد.
سر تیتر های که امکان دارد در ممیزی استراتژیک مشاهده شوند
_ ارزیابی نتایج عملکرد اخیر،
_ بازنگری اداره امور شرکت،
_ برسی و ارزیابی محیط خارجی،
_ برسی وارزیابی محیط داخلی،
SWOT_ تجزیه وتحلیل عوامل استراتژیک با استفاده از
_ ایجاد و ارزیابی گزینه های استراتژیک
_ اجرای استراتژی ها
_ ارزیابی و کنترل استراتژیک
نتیجه گیری
هیچ فعالیتی در سازمان موفیقیت آمیز نخواهد بود، مگر آن که کنترل های لازم نسبت یه آن به عمل آمده باشد. کنترل به مدیریت سازمان کمک می کند نسبت به نحوه تحقق اهداف و اجرای عملیات آگاهی یافته وقدرت پیگری، سنجش واصلاح آنها را داشته باشد. یکی از مهمترین دلایل ضرورت وجود سیستم کنترل در سازمان ، این است که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی در سازمان ها همواره با درصدی خطا همراه است و برای رفع این خطا ها و اصلاح عملیات، داشتن یک سیستم کنترل موثر است.