فصل نهم
ارزش دانش بر سازمان ها
سازمان های نوین در شرایط رقابتی پیچیده ای قرار گرفته اند که ناشی از تغییرات محیطی،سازمانی، فناوری و دانش می باشد. در شرایط غیرقابل پیش بینی و بسیار رقابتی، به مدیریت دانش به عنوان راهبردی کلیدی برای موفقیت و بقای سازمانی توجه می شود.
در محیط های شدیداَ رقابتی، مشتریان از قدرت انتخاب برخوردارند و می توانند کالاها و خدمات مورد نظر خود را از میان کالاها و خدمات ارائه شده از سوی شرکت های مختلف انتخاب نمایند.
معیارهای زیر برای دارایی های راهبردی است که عبارتند از :
غیرقابل تقلید بودن
کمیاب بودن
ارزشمند بودن
غیرقابل جایگزین بودن
امروزه مدیران سازمان ها به این نتیجه رسیده اند که برای بقاء در محیط های پیچیده و پویا، علاوه بر برخورداری از سرعت و انعطاف لازم، بایستی بتوانند دانش را نیز به طرز کارآمدی مدیریت کند.
گاندری و متس (2002) ویژگی های زیر را برای دانش بیان کرده اند:
دانش، توان منحصر به فرد بشری است. دانش به منزله توانایی مخصوص انسان، درست مانند مهارت، تجربه و هوش است، که توانایی انجام دادن کار یا قضاوت درباره حال یا آینده را برای افراد فراهم می کند.
اکتساب دانش امری پویا است. ویژگی فوق بسیار مهم است. در این اکتساب دو عامل بسیار مهم است:
1. تشابه بین زمینه شخصی (وضعیت، مفروضات و سوابق آنها) با زمینه توصیف شده .
2. میزان همخوانی بین این دو موضوع که چگونه امور دارای ساخت می شوند و چگونه این ساخت برای خواننده ظاهر می شود. بعبارت دیگر زمینه شخصی و ساختار دو عامل موثر بر کسب دانش می باشد .
دانش امری زایا و مولد است.
در مقایسه با داده که امری بدون بعد و یا واقعیتی تک بعدی است، دانش امری مولد محسوب می شود. در حالیکه شخصی که از دانش برخوردار است می تواند به دستکاری، انتزاع، کشف، توضیح و کاربرد امور و واقعیات بپردازد و مهم تر آن که دارنده دانش می تواند بیانیه های جدیدی درباره موضوعات مختلف اظهار کند.
دانش امری مبسوط و پیچیده است.
در مورد داده ها و اطلاعات از واحد ((قطعه)) استفاده می شود. یادگیری و اکتساب دانش مستلزم صرف روزها و هفته ها نه دقایق و ساعات است.
از طریق کار و عمل به دست می آید.
دانش کاری از طریق عمل و انجام دادن بهتر آن کار کسب و آموخته می شود.دانشی که از این طریق کسب می شود عینی و پایدار است و نسبت به کسب دانش از طریق سخنرانی، کتاب و … ، محتوای آن کمتر تفسیر می شود.
گفتگو زمینه ساز ایجاد دانش است.
امروزه به کمک فناوری امکان گفتگو، فارغ از محدودیت های زمانی و مکانی آسان تر شده است و این امر زمینه خلق، کسب و انتقال دانش را آسان کرده است.
5
مفهوم مدیریت دانش
رشته مدیریت دانش حدود ده سال است که پا به عرصه مدیریت گذاشته است. افرادی چون سویبی(1997)، استوارت(1997)، علوی(1997)، و نوناکا(1991) در جهت کشف فرصت ها، روال ها و فواید مدیریت دانش تلاش کرده اند.
اولین کاری که متخصصان مدیریت دانش باید انجام بدهند این است که تعریف کنند مدیریت دانش به طور کلی درباره چیست و برای آنها و کسب و کارشان چه معنایی می دهد و چه سودهایی در بر دارد. مدیریت دانش شامل فرایند ایجاد، سازماندهی و توزیع دانش در داخل سازمان های پیچیده مانند شرکت های بزرگ، دانشگاهها و سازمان های دولتی می باشد. مدیریت دانش، ترکیبی از سیستم های مبتنی بر دانش، هوش مصنوعی، مهندسی نرم افزار، توسعه فرایندهای کسب و کار، مدیریت منابع انسانی و مفاهیم رفتار سازمانی است .
با توجه به تعاریف مختلف می توان مدیریت دانش را به عنوان جمع آوری، سازماندهی و ذخیره سازی تخصص ها و تجربه های سازمانی از جاهایی که وجود دارد و توزیع آنها در جاهایی که می تواند به بهبود و تغییر ادراکات و عملکرد کارکنان سطوح مختلف سازمان یا ایجاد درآمد بیشتر و به طور کلی ایجاد ارزش برای سازمان کمک کند، تعریف نمود.
مزایا و اهمیت مدیریت دانش
یکی از مفاهیم جدید در کسب مزیت رقابتی برای سازمان ها مدلی که در قالب مدیریت دانش مطرح می باشد ((هوش رقابتی)) است. ((هوش رقابتی)) عبارت است از:جمع آوری، مدیریت و استفاده هوشمندانه از اطلاعات مربوط به سازمان های رقیب است که این اطلاعات، برای تبلیغات، قیمت گذاری، طراحی محصول و دیگر فعالیت های بازریابی بسیار مهم و ضروری است .
منابع عمده هوش رقابتی عبارت است از:
سایت های اینترنتی رقبا
اسناد و مدارم قانونی
مقالات روزنامه ها و ماهنامه ها
کارگزاران مدیریت دانش، مزایای مدیریت دانش را علاوه بر کسب مزیت رقابتی، در قلمروهای زیر ذکر می کنند:
ارتقاء تصمیم گیری از طریق تشخیص به هنگام مسائل
بهبود اثربخشی و کارآیی عملکرد سازمان
توانایی ایجاد راه حل های فنی سریع برای حل مشکلات مشتریان
افزایش پاسخگویی به مشتریان
تسریع روند نوآوری و خلاقیت در محصولات، خدمات و عملیات سازمان از طریق به گردش درآوردن جریان آزاد ایده ها و پیشنهادها
تقویت درآمدها از طریق افزایش سرعت ارائه محصولات و خدمات سازمان به جامعه و بازار
تبدیل دانش
یکی از اهداف مدیریت دانش تبدیل دانش از صورتی به صورت دیگر است که به این معنی است که به این فرایند، فرایند تبدیل دانش گفته می شود. چنانچه مدیران درصدد اجرای یک برنامه اثربخش مدیریت دانش باشند، درک کامل فرایند تبدیل دانش ضروری است.
برای تبدیل و ایجاد دانش چرخه های متفاوتی بیان شده است که در یکی از مهم ترین آنها نوناکا و تاکه اوچی(1995) چهار نوع متفاوت از تبدیل دانش را به شرح مندرج در نمودار 9-1 تعریف کردند.
از دانش ضمنی به دانش ضمنی (جامعه پذیری)
از دانش ضمنی به دانش صریح (بیرونی سازی)
از دانش صریح به دانش صریح (ترکیب یا انتشارسازی)
از دانش صریح به دانش ضمنی (درونی سازی)
جامعه پذیری: تبدیل دانش ضمنی به دانش ضمنی از طریق مشارکت در تجربیات و تمرینات می باشد.
بیرونی سازی: به طور معمول از طریق بیان و اظهار دانش ضمنی و تبدیل آن به صورت صریح صورت می گیرد مثل یک گزارش یا مستند سازی
انتشار سازی: انتشار سازی روش اصلی است که از طریق آن دانش می تواند در تمام سازمان به کار گرفته شود.
درونی سازی: این دانش کارکنان را قادر می سازد دانش را در پاسخ و رفتار خود به گونه ای ادغام می کنند که برای موفقیت یا حل مشکلی که کاربرد دانش را لازم دارد بتوانند آن را به کار گیرند. این نوع تبدیل از طریق فرایند یادگیری و به مدد انجام دادن، بیان کردن و مستند سازی تجربیات صورت می گیرد.
10
11
فرایند مدیریت دانش
همان طور که در تعریف مدیریت دانش بین شد، خلق، کسب، سازماندهی، انتقال و به اشتراک گذاشتن دانش از عناصر اصلی تشکیل دهنده مدیریت دانش است، که به عنوان (( فرایند مدیریت دانش)) شناخته می شود.
مدیریت دانش فرایندی خطی و ایستا نیست، بلکه فرایندی پویا و چرخه ایست و به کارکنانی نیاز دارد که دائماَ با اطلاعات سر و کار داشته و به دنبال کسب دانش جدید و استفاده از آن باشند …
به طور کلی با توجه به ادبیات موضوع فرایند مدیریت دانش، به 6 مرحله زیر قابل طبقه بندی می باشد:
خلق دانش: خلق دانش شامل ایجاد ایده جدید، شناخت الگوهای جدید، ترکیب قواعد جدا از هم و ایجاد فرایندهای جدید است.
کسب دانش: کسب دانش با جستجوی داده، اطلاعات و دانش و اعتبار بخشی آنها از طریق منابع مختلف شروع می شود. روابط با مشتریان، حمایت کنندگان، رقبا و شرکاء باعث کسب دانش می شود.
کدبندی دانش: کدبندی دانش عبارت است از فرایند قرار دادن دانش در قالب ها و اشکال مختلفی که قابل دسترسی و انتقال باشد.دانپورت و پروساک(1998) چهار اصل اساسی را برای کدبندی دانش معرفی کردند:
تعیین اهداف راهبردی سازمان
شناسایی دانش های مجود که برای رسیدن به اهداف راهبردی سازمان ضروری هستند.
ارزیابی دانش موجود به منظور تعیین مفید و سودمند بودن آنها.
تعیین ابزاری برای تدوین و توزیع دانش
ذخیره دانش: قدم چهارم در فرایند مدیریت دانش بر توسعه فرایندی جهت تسخیر، ثبت و سازماندهی نظام مند ورودی ها و خروجی های کلیدی دانش و نیز بر یافتن، جمع آوری و سازماندهی دانش داخلی و بهترین تجربیات تمرکز دارد. کارکنان معتقدند که یادگیری سازمانی بیشتر زمانی اتفاق می افتد که تجربیات و وقایع به صورت الکترونیکی و برای مرجعات آینده ذخیره شوند.
انتقال دانش: انتقال یا توزیع، فرایندی است که طی آن یک سازمان دانش و اطلاعات خود را میان اعضا تقسیم می کند و از این طریق یادگیری را ارتقاء داده و دانش یا درک جدیدی را به وجود می آورد. دو راهبرد عمده جهت انتقال دانش عبارت اند از:
راهبرد انتقال فرد به جمع
راهبرد فرد به فرد
کاربرد دانش:
گام نهایی در فرایند مدیریت دانش تسخیر بهترین تجربیات و اضافه کردن آنها به کارکردهای مدیریت دانش است به طوری که در آینده بتواند در دسترس دیگران قرار داده شود. از دیدگاه اکثر پژوهشگران مدیریت دانش، این مرحله مهم ترین مرحله فرایند می باشد.
به نظر راگلس(1997) ابزارهای مدیریت دانش به سه دسته متمایز زیر قابل تقسیم می باشد:
برخی ابزارها مخصوص تولید و تنظیم دانش است.
کابرد این دسته از ابزارها در نظام بخشی و کدگذاری دانش است.
دسته سوم ابزارهایی هستند که جهت تسهیم دانش به کار می روند. این ابزارها به سه مانع مهم روبرویند که عبارتند از:
اختلاف و فاصله زمانی
بعد و فاصله مکانی
محدودیت های اجتماعی
سیستم های مدیریت دانش(KMS)
سیستم های مدیریت دانش شامل به کار گیری فناوری اطلاعات جهت کمک به ایجاد، جمع آوری، مرتب کردن، ذخیره سازی و به اشتراک گذاشتن دانش و اطلاعات در داخل یک سازمان می باشد.
سیستم مدیریت دانش یک سیستم فنی اجتماعی است که هدفش مدیریت و به اشتراک گذاشتن دانش جهت پشتیبانی از دستیابی به اهداف سازمان می باشد.
مدیریت دانش در واقع شکل تکامل یافته سیستم های اطلاعاتی/ فناوری اطلاعات است، که به جای اطلاعات، بیشتر با دانش سر و کار دارد. سیستم های اطلاعاتی/ فناوری اطلاعات به عنوان یکی از زیر ساخت های مهم مدیریت دانش به حساب می آید.
نقش فناوری اطلاعات/ سیستم های اطلاعاتی در مدیریت دانش
توانایی فناوری اطلاعات در کاوش، نمایه، تلفیق، بایگانی و انتقال اطلاعات می تواند تحولی در گردآوری، سازماندهی، رده بندی و اشاعه اطلاعات ایجاد کند. فناوری اطلاعات فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفا می کند. فناوری اطلاعات به تنهایی تامین کننده دانش نیست.
فناوری اطلاعات می تواند به افراد در پیدا کردن اطلاعات کمک کند اما این خود افراد هستند که باید تعیین کنند آیا اطلاعات، متناسب و مرتبط با نیاز خاص آنها هست یا خیر. از این رو صاحبنظران مدیریت دانش، آن را به دو نسل تقسیم بندی می کنند:
نسل اول مدیریت دانش- دیدگاه فناوری مدار
نسل دوم مدیریت مدیریت دانش- دیدگاه انسان مدار
نسل اول مدیریت دانش- دیدگاه فناوری مدار:
در این نسل نقش چندان مهمی در فرایندهای مدیریت دانش- مخصوصاَ فرایندهای خلق و انتشار دانش نداشت. رویکرد فنی در سیستم های مدیریت دانش سازمانی جزء رویکردهای فناوری مدار محسوب می شود.
از دلایل شکست این رویکرد می توان به موارد زیر اشاره کرد:
تاکید بیش از حد بر راه های مبتنی بر فناوری مانند ابزارهای جستجو و بازیابی، سیستم های پشتیبانی تصمیم و …
عدم توجه به بعد انسانی مدیریت دانش مخصوصاَ ارتباط بین یادگیری و خلق، انتشار و به کارگیری دانش در سطوح فردی، گروهی و سازمانی.
نسل دوم مدیریت دانش- رویکرد انسان مدار
پس از شکست رویکرد فناوری مدار در مدیریت دانش، محققان پی بردند که باید به عوامل انسانی و اجتماعی و از همه مهم تر نقش انسان در فرایند مدیریت دانش توجه بیشتری شود، در همین راستا رویکرد مدیریت دانش انسان مدار مطرح شد. نمودار 9-2 برخی از فناوری های اطلاعات و فرایندهایی را که می تواند در خصوص مدیریت دانش به کار رود به تصویر می کشد.
20
در این سیستم ها ضمن استفاده از فناوری پیشرفته به ویژه فناوری اطلاعات انسان نقش اصلی را در فرایندهای دانش عهده دار می باشد و کوشش می شود به شیوه های مختلف بین انسان، مدیریت منابع انسانی و مدیریت دانش ارتباط بیشتری برقرار شود.
پایان