1
به نام خدا
فصل اول
” مفاهیم کلیدی سیستم های اطلاعاتی“
2
نویسنده / محمد علی سرلک – حسن فراتی
ناشر: دانشگاه پیام نور
فهرست:
عصر اطلاعات
تعریف داده ، اطلاعات و دانش
فرایند ارتباط بین داده ، اطلاعات و دانش
اطلاعات و سازمان
اطلاعات و سطوح مدیریت
ویژگی های اطلاعات مناسب و مربوط
سیستم های اطلاعاتی و سیستم های اطلاعاتی مدیریت
ارتباط سیستم های اطلاعاتی با علوم دیگر
روند به کارگیری سیستم های اطلاعاتی در سازمان
تعریف فناوری اطلاعات
سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
مزایا و محدودیت های سیستم ها و فناوری های اطلاعاتی در سازمان
3
جدول1-1 : روند تکامل عصر اطلاعات
4
عصر
ویژگی
جامعه اطلاعاتی
جامعه اطلاعاتی : جامعه ای است که در آن ، اطلاعات ، از نقش اساسی در کلیه شئون زندگی برخوردار می باشد که در آن افراد در تمامی مراحل و تعاملات زندگی خود وابسته به اطلاعات می باشند ، به عبارت دیگر ، جامعه اطلاعتی ، جامعه ای است مبتنی بر اقتصاد اطلاعاتی و فرهنگ اطلاعاتی :
جامعه ی اطلاعاتی = ( اقتصاد اطلاعاتی ) * ( فرهنگ اطلاعاتی )
5
به طور کلی ظهور جامعه اطلاعاتی مقارن با تحولات مرتبط بهم زیر بوده است :
1. جهانی شدن اقتصاد و ظهور اقتصاد و ظهور موسسات تولیدی قابل انعطلاف .
2. ظهور اقتصاد مبتنی بر دانش .
3. توسعه و کاربرد عمیق شبکه های ارتباطی و پیام های دیجیتال .
6
از ویژگی های عمده عصر اطلاعات می توان به موارد زیر اشاره کرد :
1. ظهور جامعه ی مبتنی بر اطلاعات .
2. وابستگی سازمان ها و شرکت ها به فناوری اطلاعات برای انجام فعالیت هایشان .
3. تغییر فرآیندهای کاری جهت افزایش بهره وری .
4. استفاده از فناوری اطلاعات برای مهندسی مجدد کسب و کار .
5. شمول فناوری اطلاعات برای مهندسی مجدد کسب و کار .
6. دسترسی به اطلاعات لازم در زمان مناسب.
7. ارتباطات از راه دور .
8. رشد زیر ساخت های مبنایی برای کاربرد فناوری اطلاعات .
9. تغییر ساختارهای شغلی از فعالیت های مبتنی بر صنعت به فعالیت های مبتنی بر اطلاعات .
7
در سال 1988 سه تن از اساتید دانشگاه هاروارد خصوصیات سازمان های عصر اطلاعات را بر اساس سه بعد زیر پیش بینی نمودند :
1. ساختار سازمانی
2. منبع انسانی
3. فرآیندهای مدیریتی
در عصر اطلاعات ، سیستم های اطلاعات مدیرت ، عامل مهم و حیاتی به حساب می آیند زیرا سیستم های اطلاعات مدیرت با هماهنگ کردن و به کارگیری سه منبع بسیار مهم سازمانی زیر سرو کار دارد :
1. اطلاعات
2. فناوری اطلاعات
3. افراد
8
9
جدول 1-2 : خصوصیات سازمان های عصر اطلاعات
تعریف داده ، اطلاعات و دانش
برای درک بهتر کارکرد سیستم های اطلاعاتی آشنایی با برخی مفاهیم اصلی نظیر داده ، اصلاعات و دانش لازم و ضروری
داده : داده از فعل لاتین do,dareبه معنای (دادن) مشتق شده و مناسب تاست رین کاربرد را برای بیان حقایق غیر منظم و ناآگاهانه دارد
اطلاعات : اطلاعات از فعل لاطین informo, informareبه معنای (شکل دادن) مشتق شده است اطلاعات عبارت است از مجموعه ای از داده ها هستند که در ذهن دریافت کننده آنها ایجاد معنی میکنند.
دانش : شامل آگاهی و درک مجموعه ای از اطلاعات و اینکه چگونه این اطلاعات میتوانند به بهترین نحو به کار گرفته شوند .
دو نوع دانش وجود دارد یکی (دانش آشکار ) و دیگری (دانش ضمنی)
دانش آشکار : دانش رسمی است که میتوان آن را در گروه اطلاعات طبقه بندی نمود ودر قالب مدارک و اسناد سازمان قابل یافت می باشد .
دانش ضمنی : دانش شخصی است که ریشه در تخصص افراد دارد و به طور مستقیم و به صورت رو در رو مبادله و به اشتراک گذاشته میشود . دانش ضمنی میتواند به روش موثر و مستقیم انتقال یابد ولی کسب دانش آشکار به صورت غیر مستقیم است
10
ارتباط بین داده ، اطلاعات و دانش
داده صرفا شامل حقایق عینی خام است ، در حالی که اطلاعات به عنوان داده های ساختار یافته و سازماندهی شده بود و دانش میتواند به عنوان ارزش و معنایی که به اطلاعات از طریق ذهن افراد داده می شود در نظر گرفته شود.
در سیستم های اطلاعاتی ، دو دیدگاه مهم در مورد ارتباط بین ،داده ها ،اطلاعات و دانش وجود دارد :
دیدگاه اول : عنوان میکند که داده ها: حقایق ساده ای هستند که به اطلاعات تبدیل میشوند
از این دیدگاه فرایند تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش می تواند به شرح زیر باشد :
علائم وآمار و ارقام خام نمایانگر (داده ها)میباشند .
داده ها با تغییر مفهومی تبدیل به (اطلاعات ) میشوند .
با ترکیب و تلفیق شبکه ای شدن اطلاعات ،(دانش)به وجود می آید.
نمودار شکل 1-1( ص بعد) خرد وتوانایی یک فرایند استنتاجی است که همه سطوح قبلی خودآگاهی و انواع ساخت های ذهنی خاص از قبیل اصول ،بینش،الگو های اصلی و . . . را شامل می شود .
11
نمودار 1-1 : فرآیند تبدیل داده به دانش
12
D
U
K
W
I
t
e
داده
اطلاعات
دنش چیستی
تجربه
نظریه
دانش
دانش چگونگی انجام کار
فهم
دانش چرایی
خرد
چه چیزی بهترین است ؟
کار درست انجام دادن ( اثر بخشی)
انجام دادن درست کارها (کارآیی)
دیدگاه دوم : با دیدکاه اول کاملا متفاوت است ودر تقابل با آن قرار دارد ادعا میکند که داده ،بعد از دانش و اطلاعات، در آخر کار شکل می گیرد.
به عنوان مثال : اگر به کسی عنوان شود درجه حرارت ،75درجه فارنهایت است و او دانش قبلی در مورد معیلر درجه فارنهایت نداشته باشد؟ 75 درجه فارنهایت بدون شک یک داده است، اما تا فرد ،دانشی در مورد فارنهایت نداشته باشد ،نمی تواند منظور آن را درک کند . این دیدگاه عنوان میکند که قطعات جداگانه ای از حقایق ساده وجود ندارند مگر اینکه هر فرد ،خودش آنها را به وجود آورد .
13
فرایند تبدیل داده به اطلاعات
یکی از تفاوتهای اساسی بین داده و اطلاعات این است که داده ها قابل تفسیر نیستند، در حالیکه اطلاعات حاوی معنا و مفهوم بوده ،و دریافت کننده آن را در یک زمینه مشخص به کار میبرد . مربوط بودن به موضوع ،کلید اصلی تشخیص داده از اطلاعات است ، تمامی داده ها و وقایع نمی توانند مربوط به یک لحظه یا یک موضوع باشند، مسلما برخی داده ها ممکن است هرگز به واقعه ای مربوط نباشند. لذا چیزی که برای فردی اطلاعات است ،ممکن است برای دیگری نباشد. در همین راستا اطلاعات یک فرد ممکن است برای دیکری داده باشد.
نمودار1-2 ص بعد
14
15
مشتریان
عرضه
کننده
واحدهای
کسب و کار
سایر منابع
بخشهای وظیفه ای
رقبا
جمع اوری اطلاعات
تصمیم گیرنده 1
تصمیم گیرنده 2
تصمیم گیرنده 3
فعالیت / عمل
اهداف و رسالت
طبقه بندی
ویرایش
پردزش(خلاصه کردن داده ها)
ذخیره
بازیافت
انتشار
مراحل ممکن در فرایند تبدیل داده ها به اطلاعات به شرح زیر می باشد :
1.جمع آوری داده ها
2. طبقه بندی داده ها
3. ویرایش ،اضافه کردن و ادغام داده ها
4. خلاصه کردن داده ها
5. ذخیره کردن داده ها
6. بازیافت داده ها
7. توزیع داده ها
16
اطلاعات و سازمان
بیل گیتس،اهمیت اطلاعات برای سازمان را بدین گونه بیان میکند. «من یک باور ساده ولی نیرومند دارم؛ شایسته ترین روش برای شاخص نمودن سازمان شما در بین رقیبان و بهترین راه برای پیش افتادن شما از دیگران ، بهره برداری کارامد از«اطلاعات» است. دستیابی به اطلاعات لازم و چگونگی استفاده از آن است که برد یا باخت شما را رقم میزند»
هر چه فضای اطلاعات دقیق تر ،شفاف تر ،منسجم تر وسیستماتیک تر باشد، سازمان بهتر میتواند به اهدافش نایل آید .
17
داشتن اطلاعات برای پاسخ دادن به سوالات زیر جهت موفقیت سازمان بسیار ضروری است:
دیدگاه مشتریان نسبت به فرآورده های سازمان چیست؟ چه کاستیهایی را گوشزد میکنند که باید برطرف شوند،چه ویژگی هایی دیگری از آنها انتظار می رود؟
توزیع کنندگان و فروشندگان فرآورده های سازمان چه مشکلاتی دارند ؟
در چه جاهایی رقیبان کار را از دست سازمان ربوده اند؟و چرا؟
آیا دگرگونی درخواسته های مشتریان،سازمان را بالا بردن توانمندی های کنونی فرآورده هایش وادار خواهد ساخت ؟
چه بازارهای جدیدی به وجود خواهد آمد که سازمان بایستی به آنها وارد شود ؟
سازمان ممکن است از اطلاعات به عنوان منبع ورودی و یا دارائی ثابت استفاده نمایند ؟
18
1. اطلاعات به عنوان یک منبع (ورودی): همانند پول ،افراد،موادخام،ماشین آلات، یا زمان ،اطلاعات هم میتواند به عنوان یک منبع ،یعنی به عنوان یک ورودی جهت تولید محصولات و خدمات مورد استفاده قرار بگیرد . از این به بعد اطلاعات هم به عنوان یک منبع مهم راهکاری و هم به عنوان یک منبع راهبردی قابل نگارش می باشد.
اطلاعات به عنوان یک منبع مهم راهکاری : اطلاعات به عنوان یک منبع ارزشمند برای اتخاذ تصمیمات کوتاه مدت راهکاری است که در عملیات روزمره سازمان جاری است.
اطلاعات به عنوان یک منبع راهبردی : از نظر راهبردی باید یک نگاه جامع نسبت به آینده بازار و برنامه ریزی خود در یک چارچوب زمانی 5 تا 7 ساله داشته باشد.بدیهی است که این برنامه ریزی با مخاطره و عدم اطمینان همراه است. اما اگر مدیریت بتواند اطلاعات صحیحی از وضعیت و تحولات و روند محیط بیرونی داشته باشد می تواند منجر به کاهش خطرات شود.
2. اطلاعات به عنوان یک دارائی (ثابت) : اطلاعات میتوانند به عنوان یک دارائی مورد استفاده قرار بگیرد . دارائی شخصی یا سازمانی که به ستاده های سازمان کمک میکند . از این رو اطلاعات شبیه کارخانه ،تجهیزات ،کالاها و دیگر دارائی های سازمان است .
19
20
– مسائل ساختار نیافته
داده های خلاصه شده
افق زمانی بلند مدت
مسائل ساختار یافته
داده های جزئی و مشروح
افق زمانی کوتاه مدت
نمودار 1-3 : سطوح مدیریت
با توجه به سطوح مدیریت هر سطح اطلاعاتی ، خاص خود دارد :
الف) اطلاعات سطوح راهبردی
ب) اطلاعات سطوح راهکاری
ج) اطلاعات سطوح عملیاتی
21
الف)اطلاعات سطوح راهبردی :
این اطلاعات مرتبط با هدف یا رهبردهای سازمانی است و برای تصمیمات مدیریت حیاتی است و می تواند به سیاست های درازمدت سازمان تعبیر شود .
ویژگی های عمده:
کاملا بیرونی هستند .
کاملا مربوط به آینده هستند .
کیفیت و نیز کمیت را در نظر دارد .
کاملا غیر رسمی هستند .
چند بعدی هستند .
22
ب) اطلاعات سطوح راهکاری :
اطلاعات چنین سطحی ، برنامه ریزی عملیات اجرائی سازمان را به عنوان بخشی از تصمیم مورد تجزیه وتحلیل قرار میدهد و معمولا مربوط به دوره های کوتاه مدت و یا میان مدت است ، و مدیران این سطح کوشش خود را در تصمیم گیری های راهکاری متمرکز می نمایند.
23
ج) اطلاعات سطوح عملیاتی :
تفاوت برنامه های عملیاتی با فعالیت های راهکاری در این است که در مقیاس زمانی کوتاه تری برنامه ریزی میشود ،مانند برنامه های عامیانه و روزانه ،اگر چه این اطلاعات درون سازمانی است ، اما گاهی اوقات تحت تاثیر عوامل محیطی قرار می گیرد که اطلاعات محیطی برای مدیریت ضروری است.
24
ویژگی های اطلاعات مناسب و مربوط :
1- زمان : زمان مبین ان است که اطلاعات میبایست در مواقعی که به آنها نیاز است موجود و فرهم گردد و به روز باشد .
2- محتوا : اطلاعات مفید ، اطلاعاتی است که عاری از اشتباه و خطاست، متناسب با نسازهای کاربر است ، کامل ، دقیق و مرتبط است .
3- شکل : اطلاعات بایستی به شکلی فراهم گردد که درک آن برای کاربران آسان بوده و نیازهای کاربران را به طور مشروح فراهم کند .
25
سیستم های اطلاعاتی :
سیستم های اطلاعاتی شامل فناوری اطلاعات ،داده ها ، رویه های پردازش داده ها و افرادی است که داده ها را جمع آوری و پردازش میکنند .
سیستم های اطلاعاتی مجموعه ای از منابع اطلاعات است که برای جمع آوری ،پردازش ، نگهداری و به کارگیری ، به اشتراک گذاری ، توزیع یا در اختیار گذاشتن اطلاعات طراحی شده است .
نمودار 1-4 ص بعد
26
27
بازخور
نمودار 1-4 : مدلی از سیستم های اطلاعاتی
اهداف و مزایای سیستم های اطلاعاتی :
جمع آوری و ذخیره اطلاعات به دست آمده از منابع مختلف در قالبی منسجم و یکپارچه
قابلیت پاسخگویی سریع به نیازهای اطلاعاتی متقاضیان اطلاعات
امکان تبادل اطلاعات بین مراکز مختلف
امکان تهیه و ارائه گزارشات مقایسه ای
فراهم آوردن ،ابزار اطلاعاتی لازم به منظور برنامه ایزی و تصمیم گیری
سریع آسان
28
سیستم های اطلاعاتی و سیستم های اطلاعاتی مدیریت
رشته سیستم های اطلاعاتی مدیریت با به کارگیری علم رایانه در دهه 1970 شروع به کار نموده و به تدریج و با کمک گرفتن از تعداد بیشتری از رشته های علوم اجتماعی توسعه نمود و به تدریج و با کمک گرفتن از تعداد بیشتری از رشته های توسعه وتکامل یافت
دیویس یکی از اولین تعاریف را در خصوص سیستم های اطلاعاتی مدیریت ارائه داد . به نظر دیویس ، سیستم اطلاعات مدیریت ، سیستمی جامع مرکب از انسان و ماشین است که برای پشتیبانی از تصمیم ها ، مدیریت و عملیات ،اطلاعاتی را فراهم می سازد .
29
عناصر اصلی سیتم اطلاعات مدیریت عباراتند از :
1. سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر .
2. سیستمی رایانه ای که نرم افزارهای اطلاعاتی را از طریق پایگاه اطلاعاتی به هم مرتبط می کند .
3. رابط کاربر – ماشین که به جستجو های فوری و موقتی از پاسخ می دهد .
4. ارئه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی .
5. پشتیبانی از عملیات وتصمیم گیری .
30
31
نمودار 1-5 : نمای کلی سیستم های اطلاعاتی مدیریت
ارتباط سیستم های اطلاعاتی با علوم دیگر
سیستم های اطلاعاتی در واقع ،یک سیستم بین رشته ای است که متاثر از رشته های مختلف زیر
می باشد:
روانشناسی : سیستم های اطلاعاتی ،انسان و فکر او را یک پردازشگر اطلاعاتی می داند . این سیستم در قالب گزارش ها و مجاری ارتباطی خود ،رفتار فردی وگروهی مدیر را به کار میگیرد و به عوامل انسانی چون جهت گیری ها قالب اندیشی ،بی زاری از مخاطره جویی ،قدرت و ضعف توجه بسیار دارد.
علم رایانه : نظریه ها و روش های محاسبه ، ذخیره سازی و دسترسی به داده ها که سیستم های اطلاعاتی به کمک انها انجام وظیفه میکنند ،از علم رایانه گرفته شده است.
تحقیق در عملیات : این رشته برای ایجاد مدل های مرتبط با مشکلات مدیریتی به کار می رود و حاصل کار آن تحت عنوان سیستم های پشتیبانی تصمیم ارائه میشود.
زبانشناسی : بررسی زبان ها و ارتباط انسانی و اثرات زبان بر ایجاد و به کارگیری اطلاعات از جمله کمک هایی است که رشته زبان شناسی به سیستم های اطلاعاتی می نمایند.
جامعه شناسی : مبانی و اصول اجتماعی که مرتبط با شکل گیری اصول و سیاست های اطلاعاتی است از جامعه شناسی اخذ شده است.
تئوری سازمان : ماهیت و خصوصیات سازمان ها و اثراتشان بر روشی که انسان از اطلاعات جهت تصمیم گیری استفاده میکنند را مشخص می نمایند.
32
نمودار 1-6: ارتباط سیستم های اطلاعاتی با علوم دیگر
33
تئوری سازمان
علم رایانه
تحقیق در عملیات
روانشناسی
زبانشناسی
علوم سیاسی
جامعه شناسی
MIS
نمودار 1-7 : روند بکار گیری سیستم های اطلاعاتی در سازمان :
34
سیستم های الکترونیک و کسب و کار الکترونیک :
سیستمهای تجارت الکترونیک
کسب وکارهای الکترونیک
سیستم های پشتیبانی از راهبردها و کاربران :
سیستمهای اطلاعات مدیران ارشد
سیستم های خبره
سیستم های اطلاعات استراژیک
سیستم های پشتیبانی تصمیم :
– سیستم های پشتیبانی تصمیم ( دی .اس .ال)
– پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری مدیریتی
سیستم های گزارش های مدیریت :
سیستم های اطلاعات مدیریت
مدیریت ارائه اطلاعات ویژه جهت پشتیبانی از تصمیم گیری
سیستم پردازش داده ها :
سیستم پردازش الکترونیکی عملیات
سیستم های حسابداری سنتی
فناوری اطلاعات
«فناوری»اطلاعات شامل هرگونه تجهیزات ،سیستم یا زیر سیستم هایی از تجهیزات است که بطور خودکار جهت دستیابی ،ذخیره سازی،دست کاری ،مدیریت ،کنترل،نمایش،تغییر،مبادله،یا،دریافت ،داده ها یا اطلاعات به وسیله موسسات اجرایی به کار گرفته میشوند، میباشد.
در تعریف دیگر فناوری اطلاعات شامل نرم افزار ها و سخت افزار هایی است که به وسیله یک سازمان جهت پشتیبانی از جریان پشتیبانی از جریان یا پردازش اطلاعات به منظور پشتیبانی از فعالیت های سازمان صرفه نظر از اینکه فناوری فقط شامل رایانه ها ،وسایل ارتباطی یا فناوری های دیگر باشد ،به کار برده می شود.
35
دو دیدگاه مختلف در مورد فناوری اطلاعات وجود دارد :
1- فناوری اطلاعات زیر مجموعه ای از سیستم های اطلاعاتی
2- فناوری اطلاعات مترادف و هم عرض با سیستم های اطلاعاتی
36
بر اساس یک دید سیستمی :
فناوری اطلاعاتی زیر مجموعه سیستم های اطلاعاتی
سیستم های اطلاعاتی زیر مجموعه سیستم های کاری
سیستم های کاری زیرمجموعه سازمان
سازمان زیر مجموعه مجموعه محیط کسب وکار
37
نمودار 1-8 : ارتباط بین ” سیستمها و فناوری های اطلاعاتی ”
و سیستم های کاری
مزایا و محدودیت های استفاده از سیستم های و فناوری های اطلاعاتی در سازمان ها
الف )مزایای سیستم ها وفناوری های اطلاعاتی :
1- تسهیل یادگیری سازمانی و تبدیل سازمان سنتی به سازمان یادگیرنده
2- به روز کردن اطلاعات ودانش سازمانی و ایجاد توانایی تحلیل اطلاعات
3- ذخیره سازی حجم بالایی از اطلاعات در سازمان
4- تسهیل برقراری ارتباطات سریع ،صحیح ارزان درون سازمانی و بین سازمانی
5- رواج کار از راه دور نظیر انجام کارها در منزل
6- افزایش بازارهای مجازی جهت خرید و فروش کالاها نظیر خرید و فروش کالاها در شبکه اینترنت
7- کارآفرینی در زمینه های مختلف سخت افزار ،نرم افزار ،شبکه،امنیت شبکه ،مخابرات ،کارت های هوشمند ،شرکت های مشاوره و …
8- سرعت بخشیدن به انجام کارها به دلیل استفاده های پیپرلس
9- کارا شدن ساختارها به دلیل کوتاه تر شدن سطوح ساختاری و امکان استفاده از ساختارهای مجازی
10-کمک به مدیران در انجام هر چه بهتر وظایف متداول نظیر برنامه ریزی ،سازماندهی ،رهبری ،کنترل و…
38
ب) محدودیت های سیستم ها و فناوری های اطلاعات :
1- سر در گمی مدیران سازمانی به دلیل تغییرات سریع فناوری های اطلاعاتی مورد استفاده در سازمان
2- از بین رفتن حریم خصوصی افراد در سازمان
3- امکان انتشار و یا صدمه دیدن اطلاعات مهم سازمدلیل ورود غیر مجاز افراد سود جو و مغرض به حریم اطلاعاتی سازمان
4- نیاز به مهارت های سطح بالا جهت کار با سیستم ها و فناوری اطلاعاتی
5- نیاز به سرمایه های قابل توجه جهت خرید سیتم ها و فناوری های پیشرفته اطلاعاتی
6- نیاز به تدوین و اجرای مقررات جدید و به روز جهت برقراری امنیت سیستم های اطلاعاتی
7- کاهش انگیزه های کارکنان به دلیل کاهش ارتباطات چهره در سازمان
39
در پناه حق
40