1. مقدمه
تجزیه و تحلیل شغل را می توان هر نوع فعالیت یا فرآیند جمع آوری، منظم کردن و ارزیابی اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان، دانست .موفقیت در هر شغل یا حرفه مستلزم این است که شخص بداند چگونه می تواند کارش را بهتر یا به صورت مطلوب انجام دهد و پاسخ به این پرسش در صورتی امکان پذیر است که او آن کار را دقیقا بشناسد. بیشتر مردم "تحلیل شغل" را یک امر ساده می پندارند در حالی که به تجربه ثابت شده است هر کارگر یا کارمند می تواند درباره کارش توضیحاتی بدهد ولی این توضیحات کافی نیست و نمی توان آن را تحلیل شغل نامید.
2. تعریف موضوع
حاصل و نتیجهی تجزیه و تحلیل شغل، تدوین شرح شغل و شرایط احراز شغل است که هر یک از این دو پایه و اساس طراحی شغل محسوب می گردند. طرح حاضر، به منظور تجزیه و تحلیل مشاغل بنیاد مستضعفان و شرکت های تابعه و در راستای طبقه بندی مشاغل سازمان مذکور تهیه گردیده است.
با استفاده از اطلاعات حاصل از تجریه و تحلیل شغل، می توان با سازماندهی مجدد مشاغل، مشاغل زاید را حذف و مشاغل مورد نیاز سازمان را طراحی نمود. بدیهی است این امر منجر به کاهش هزینه های اضافی سازمان، افزایش بازدهی و در نهایت بهبود رضایت شغلی کارکنان در اثر تناسب شغل و شاغل می گردد.
3. ادبیات موضوع
3. 1. موارد بررسی در تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان بررسی می گردد و اطلاعات کافی درباره ی آن ها جمع آوری و گزارش می شود. با تجزیه و تحلیل شغل معلوم می شود هر شغل چه وظایفی را شامل می شود و برای احراز و انجام شایسته آن چه مهارت ها، دانش ها و توانایی هایی لازم است. بنا به تعریف دیگری تجزیه و تحلیل شغل، شرح خلاصه ی وظایف و مسئولیت های شغل، رابطه ی آن با مشاغل دیگر، دانش و مهارت های لازم برای انجام دادن آن و شرایط کار است.در تجزیه و تحلیل شغل باید همه فعالیت ها و شیوه انجام آنها و آنچه را که فرد در ارتباط با فعالیت ها با آن تماس حاصل می کند مورد مطالعه و بررسی دقیق قرار گیرد. بنابراین جنبه های یک شغل که در تجزیه و تحلیل آن مورد توجه قرار می گیرد می تواند موارد زیر باشد:
1. فعالیت های فرد در جریان وظایف شغلی.
2. ملزومات و وسایلی که فرد با آنها سروکار دارد.
3. خطوط و کیفیت ارتباطی فرد با دیگران در سازمان.
4. وسعت و چگونگی ارتباط فرد با دیگران در خارج از سازمان که در ارتباط با کارش با آنان سروکار دارد.
5. شیوه ها و روش هایی که در انجام وظایف مورد استفاده قرار می گیرد.
6. دانش، اطلاعات، مهارت و صفاتی که شاغل باید برای ثمربخش بودن عملکردش واجد آنها باشد.
7. نتیجه و محصول شغل اعم از کالا یا خدمات
3. 2. موارد استفاده از نتایج تجزیه و تحلیل شغل
از نتایج تجزیه و تحلیل شغل در فراهم ساختن اطلاعات شغلی مورد نیاز برای بهبود نیروی انسانی سازمان ها استفاده می شود و از ضروریات کار مدیریت هر سازمان محسوب می گردد. از نتایج تجزیه و تحلیل شغل می توان به طور مستقیم و در موارد زیر، استفاده کرد.
3. 2. 1 . انتخاب و استخدام کارکنان
با فراهم آوردن اطلاعات معنی دار و صحیح درباره شغل مورد نظر، می توان در تهیه و استاندارد کردن آزمون های استخدامی، اجرای این آزمون ها و انجام مصاحبه های استخدامی استفاده کرد. : گذشته از این که شغلی که می خواهیم برای تصدی آن فردی را جستجو کنیم جدید باشد یا از قبل در سازمان وجود داشته باشد، لازم است اطلاعاتی درباره ی ویژگی های شغل و مهارت های مورد نیاز برای انجام دادن آن در اختیار داشته باشیم تا بتوانیم فرد مناسبی را انتخاب نماییم. بنابراین تجزیه و تحلیل شغل، شرط موفقیت فرآیند کارمندیابی است. فرآیند انتخاب شغل در اصل جور کردن شغل با شاغل است. یعنی انتخاب هنگامی صحیح تلقی می شود که شایسته ترین و مناسب ترین فرد برای شغل بخصوصی، شناسایی، انتخاب و به آن کار منصوب شده باشد. بنابراین، تجزیه و تحلیل شغل، تنظیم شرح و شرایط احراز شغل، نقش مهم و اولیه ای در انتخاب شایسته کارکنان خواهد داشت.
3. 2. 2 . استفاده صحیح از نیروی انسانی سازمان
مدیریت سازمان می تواند با در دست داشتن اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، ویژگی های خاص هر شغل را که در انتقال و ارتقای کارکنان مورد نیاز است، تعیین کند و با این اقدام سطوح پایه و ورودی مشاغل سازمان را به منظور برنامه ریزی جهت انتخاب و استخدام افراد جدید، آماده سازد. ضمنا باید نیازهای بدنی و روانی متصدیان مشاغلی را که لازمه اشتغال به آن، انجام دادن فعالیت با دست یا کار با ماشین است، دقیقا تعیین و مشخص گردد. از طرف دیگر، این وسایل و ماشین ها نیز باید چنان طراحی و ساخته شوند که با توجه به توانایی ها و محدودیت های بدنی و روانی متصدی شغل، امکان دستیابی به بالاترین حد کارایی و اثربخشی ممکن برای فرد، فراهم گردد.
3. 2. 3 . تجدید ساخت مشاغل سازمان
گاه لازم است برای استفاده بهتر از نیروی کار موجود در سازمان، "ساخت کلی" بعضی از مشاغل را تغییر دهیم و برای مثال، شغل های سطوح پایین سازمان را به نحوی تغییر دهیم یا اصلاح کنیم که دارندگان تخصص های در سطح پایین تر نیز بتوانند عهده دار تصدی این شغل ها شوند. با استفاده از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، مدیریت سازمان می تواند طراحی مجدد مشاغل ساده سازمان را به سادگی امکان پذیر سازد. از اطلاعات حاصل از تجزیه و تحلیل شغل در طراحی شغل یا تغییر ساختار شغل و عناصر و وظایف تشکیل دهنده ی آن استفاده می شود.
3. 2. 4 . مشاوره شغلی
مشاور کارکنان و نیز مشاوران شغلی یک سازمان در صورتی قادر به ارایه خدمات مشاوره ای هستند که همه مشاغل سازمان محل کار خود را بشناسند و با احتیاجات شغلی و خصوصیات و صفات لازم برای تصدی هر شغل، با نیازهای آموزشی و تجارب لازم برای اشتغال به این فعالیت ها و نیز با بسیاری از اطلاعات ضروری دیگر درباره هر شغل، آشنا باشند.
3. 2. 5 . تعیین نیازهای آموزشی کارکنان
در تعیین نیازهای شغلی و تهیه برنامه های آموزشی کارکنان هر سازمان، اطلاع از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل مشاغل آن سازمان، کاملا الزامی است. تنها با اطلاع از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل است که مسئول آموزش و بهبود منابع انسانی یک سازمان قادر به تصمیم گیری در زمینه محتوای برنامه های آموزشی، زمان لازم برای آموزش هر موضوع درسی، انتخاب شرکت کنندگان در هر برنامه آموزشی، روش های آموزشی و نیز وسایل و ابزارهای مورد نیاز برای آموزش، خواهد بود. اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل شغل، نقش مهمی در تنظیم دوره های آموزشی در سازمان دارد. تعیین این که آیا متصدیان فعلی مشاغل برای انجام دادن بهتر کار نیاز به آموزش یا گذارندن دوره های خاصی دارند، هنگامی میسر است که شرح شغل تنظیم شده باشد. هم چنین با اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست آمده است می توان معین کرد که افراد برای تصدی شغل در آینده به چه آموزش هایی نیاز خواهند داشت. در هر صورت، اهداف آموزشی هر سازمان تابع تجزیه و تحلیل مشاغل در آن سازمان است.
3. 2. 6 . ارزیابی عملکرد کارکنان
نتایج حاصل از تجزیه شغل، اساسی ترین عوامل و معیارهای لازم را برای ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان هر سازمان، فراهم می آورد. با در دست داشتن خصوصیات و صفات لازم برای انجام دادن هر "وظیفه شغلی" (که تنها از طریق تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید) می توان معیارها و اندازه های مورد نظر برای ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان را فراهم آورد. یکی از دلایل ناموفق بودن اغلب سازمان های کشور در زمینه ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان آن است که تاکنون مشاغل این سازمان ها به شیوه های علمی، تجزیه و تحلیل نشده اند. همین مشکل را می توان از دلایل عمده بی توجهی مدیران سازمان ها نسبت به استفاده از روش های علمی آزمایش و انتخاب کارکنان و نیز پایین بودن میزان "اعتبار" و "پایایی" ابزار و روش های انتخاب و استخدام، یعنی، آزمون ها و مصاحبه استخدامی دانست. منظور از ارزیابی عملکرد، سنجش چگونکی عملکرد فرد در انجام وظایفی است که به او محول شده است. برای این که مشخص شود عملکرد فرد در سطح مورد انتظار، کمتر یا بیشتر از آن بوده است، باید شرح دقیقی از وظایف شاغل وجود داشته باشد. تنها براساس چنین معیاری قضاوت درباره ی چگونگی عملکرد فرد منصفانه خواهد بود.
3. 2. 7 . تامین ایمنی برای کارکنان
با استفاده از روش های تجزیه و تحلیل شغل، می توان وظایف خطرآفرین در هر شغل را شناخت و برای پیشگیری از سوانح و حوادث در حین کار، اقدامات لازم را انجام داد. باید توجه داشت که در این موارد، تنها ایمنی جسمی کارکنان مورد نظر نیست، بلکه سلامت و بهداشت روانی آنان نیز به همان اندازه مورد توجه است. تجزیه و تحلیل شغل معمولا خطرهای موجود در کار، روش های غلط انجام دادن کار یا فقدان ایمنی در محیط کار را آشکار می سازد.
3. 2. 8 . تعیین حقوق و دستمزد
از نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شغل می توان به عنوان بهترین منبع برای تصمیم گیری در زمینه تعیین حقوق و دستمزد کارکنان هر سازمان استفاده کرد. مدیریت سازمان هایی که از این روش در تعیین حقوق و دستمزد کارکنان خود استفاده کرده اند، می دانند که روحیه کارکنان سازمان آنها تا چه میزان با اجرای این روش، بهتر شده است. دلیل این گونه بهبود روحیه کارکنان نیز آن است که با تعیین حقوق و دستمزد هر فرد نسبت به وظایف شغلی او، عدالت شغلی رعایت می شود. اگر تجزیه و تحلیل شغل درست انجام گرفته باشد، می توان تا حدودی مطمئن شد که حقوق و دستمزد کارکنان به طور عادلانه تعیین می شود. در تجزیه و تحلیل شغل، وظایف و مسئولیت های موجود در آن، مهارت ها و توانایی های لازم برای انجام دادن آن مشخص و ارزش آن شغل نسبت به سایر مشاغل در سازمان معین گردیده، براساس آن جدول پرداخت حقوق و دستمزد تهیه می شود.
آگاهی مدیران از نتایج تجزیه و تحلیل مشاغل سازمان باعث می گردد در تلاش برای روشن ساختن نکات زیر، موفق تر عمل کنند.
1. هزینه یابی کار : فعالیتی که منتهی به تخصیص هزینه یا قیمت برای کارهای خاص یا اقلام تولید می شود.
2. چرخه کار : توالی کامل عملیاتی که یک فرد باید انجام دهد تا یک "واحد" از کار، تولید شود.
3. شرح شغل : شرح هدف، گستردگی، ارتباط های سازمانی، مسئولیت ها و وظایفی که خاص یک شغل است.
4. طرح ریزی شغل: فعالیتی که منجر به تصمیم گیری در مورد وظایف و مسوولیت های یک شغل یا روش های انجام وظایف مربوط به یک شغل می شود.
5. گسترش شغل: تعیین وظایف اضافی برای متصدی یک شغل، به نحوی که قادر باشد وظایف شغلی را با تنوع بیشتر و میل و رغبت زیادتر انجام دهد. معنی دیگر این اصطلاح عبارت است از آموزش و ترغیب کارکنان نسبت به انجام دادن طیفی از وظایفی که با شغل آنان مرتبط است و در نتیجه آن، قابلیت انعطاف کارکنان برای انجام دادن وظایف شغلی گوناگون بیشتر می شود و نیز مانند آن است که نیروی انسانی سازمان گسترش یافته باشد.
6. غنی کردن شغل: ایجاد تغییر در ابعاد شغلی(به غیر از حقوق متصدی آن)، شرایط فیزیکی کار و وظایف اساسی آن به منظور افزایش میزان رضایت شغلی فردی که مسئولیت اجرای وظایف آن شغل به عهده دارد.
7. ارزیابی شغل: تعیین ارزش نسبی مشاغل مختلف یک سازمان یا بررسی و تعیین میزان پیچیدگی، میزان آموزش مورد نیاز متصدی شغل، میزان خسارتی که در صورت انجام دادن ناموفق وظایف یک شغل به سازمان وارد می آید.
8. عامل شغل: عامل ضروری برای متصدی یک شغل که بتوان آن را سنجید. این عامل ممکن است شامل داشتن یک مهارت، پذیرش یک مسوولیت و یا تحمل شرایط کاری باشد.
9. طرح بهبود شغل: فهرست وظایفی که با مسوولیت های مدیر یک واحد مرتبط هستند و مدیر در مورد انجام آنها تا زمان یا تاریخ معینی با کارفرمای خود توافق نموده است.
10. چرخش شغلی: واگذاری مسئولیت های خاص مشاغل گوناگون و هم طراز به یک فرد خاص در سازمان تا بدین وسیله قادر به کسب تجارب گسترده در سازمان شود و جهت ترفیع یا ارتقا، آمادگی لازم را پیدا کند.
11. ایمنی شغلی: آشنا ساختن کارکنان و خاصه کارگران و متخصصان فنی یک صنعت با خطرات کار و کمک به آنان جهت آگاه شدن از شیوه های صحیح انجام دادن وظایف شغلی.
12. شرایط احراز شغل: شرح ویژگی های شخصی مورد نیاز برای انجام دادن موفقیت آمیز یک شغل اعم از توانایی های موردنیاز برای انجام شغل، رغبت و روحیه و مهارتهای موردنیاز و …
13. فهرست عملیات شغل: برگه ای است که برای آموزش و یادگیری متصدی شغل(جهت انجام دادن صحیح فعالیتی خاص و در زمانی معین) از آن استفاده می شود و سرپرست او عملیات تعیین شده را کنترل می کند.
4. روش شناسی
4. 1. مراحل تجزیه و تحلیل شغل
1. بررسی کلی سازمان به منظور تعیین مطابقت مشاغل با بافت و اهداف آن.
2. تعیین اینکه از اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل، چگونه استفاده می شود.
3. انتخاب نمونه هایی از مشاغل برای مطالعه و تجزیه و تحلیل.
4. به دست آوردن اطلاعات لازم با استفاده از روش های مختلف تجزیه و تحلیل مشاغل.
5. تنظیم شرح شغل.
6. تنظیم شرایط احراز شغل.
7. طراحی شغل با استفاده از اطلاعاتی که در مراحل شش گانه ی قبل به دست آمده است.
8. ارزیابی طراحی شغل و انجام دادن اصلاحات لازم در صورت نیاز.
4. 2. مراحل تحلیل شغل
برای تجزیه و تحلیل شغل از روش های مختلف و پرسش نامه های متعددی استفاده می شود. در روشی که در ذیل به آن پرداخته می شود، مراحل مختلفی که باید در فرایند تحلیل هر شغل، طی شود، معرفی شده اند.
4. 2. 1 . تحقیق اولیه
قبل از دست زدن به هر نوع اقدامی در زمینه تجزیه و تحلیل یک شغل، روان شناس صنعتی یا کارشناس تجزیه و تحلیل شغل که او را تحلیل گر می نامند، باید با وظایف و مسئولیت های شغلی که قصد مطالعه درباره آن را دارد، کاملا آشنا باشد. هر چند وسعت و عمق مطالعات اولیه تحلیل گر در این زمینه همیشه یکسان نیست، ولی می توان در هر موقعیت خاص از یک یا چند روش زیر، استفاده کرد.
4. 2. 2 . مشاهده اولیه
تحلیل گر می تواند با مراجعه به محل کار متصدی شغل، اطلاعات باارزشی به دست آورد. تحلیل گر می تواند از طریق گفتگو با متصدی شغل و مشاهده ابعاد گوناگون رفتار او در حین انجام دادن وظایف شغلی، اطلاعات جامعی را در زمینه شرایط کار، نوع سرپرستی که بر او اعمال می شود، خصوصیات بدنی لازم برای انجام دادن وظایف شغلی، فرایند انجام دادن کار، سطح و میزان فعالیت متصدی شغل، اثر فصل های مختلف سال بر وظایف شغلی و نظایر آن، گردآوری کند.
4. 2. 3 . مصاحبه مقدماتی
هدف های اساسی که در مصاحبه مقدماتی با فرد شاغل و نیز با مقامات بالاتر دنبال می شوند، عبارتند از: کسب اطلاعاتی درباره شغل مورد نظر، تعیین نیازهای آموزشی آن شغل، فرصت های موجود برای پیشرفت متصدی شغل، مشکلاتی که متصدیان تازه کار آن شغل با خود به سازمان می آورند، شرایط تحصیلی لازم برای تصدی شغل و نظایر آن. تحلیل گر می تواند اطلاعات مفیدی را در این زمینه ها گردآورد. از طرف دیگر، این گونه تماس و گفت و شنود تحلیل گر با روسای متصدی شغل، باعث می شود اطلاعات مفیدی نیز در اختیار آنان قرار گیرد.
4. 2. 4 . دسترسی به سوابق آموزشی و کارگزینی شغل
تحلیل گر باید به کلیه سوابق آموزشی و سوابق دیگر(مثل سوابق استخدامی متصدی شغل در کارگزینی) دسترسی داشته باشد. یکی از دلایل توجیهی این مسئله آن است که گاه یک شغل در نظر فردی که درباره آن اطلاع زیادی ندارد، بسیار پیچیده می آید و متصدی آن شغل نیز عملا از حقوق و امتیازاتی برخوردار می شود که در واقع سزاوار آن نیست. در این موارد، بررسی های جامع تحلیل گر می تواند این مشکل را شناسایی و مقدمات لازم برای حل چنین مشکلاتی را فراهم کند. با کسب این نوع اطلاعات، می توان نیازهای آموزشی متصدی هر شغل را مشخص ساخت و بهترین راهنما را برای تعیین میزان اهمیت تصمیم گیری، قبول خطر، خلاقیت و نوآوری در هر شغل، فراهم آورد.
4. 2. 5 . شرح شغل های سازمان
در بسیاری از سازمان ها می توان به سادگی سوابق مربوط به شرح شغل کارکنان را به دست آورد و آنچه را که قبلا به طور مقدماتی یا تجربی و توسط سرپرست واحد تهیه شده(اما به طور رسمی از طرف کارگزینی سازمان به متصدی شغل ابلاغ نگردیده است) روشن ساخت.
4. 2. 6 . بررسی سوابق استخدامی
تحلیل گر شغل باید همه سوابق مربوط به انتخاب و استخدام متصدیان شغل مورد نظر را بررسی و مطالعه کند و به سوال هایی نظیر؛ چه ابزار اندازه گیری و سنجش برای انتخاب متصدیان آن شغل به کار گرفته شده است، از این ابزار یا فنون خاص تا چه اندازه در انتخاب متصدیان آن شغل به درستی استفاده شده است و نظایر آن، پاسخ دهد.
4. 2. 7 . برنامه سالانه
سازمان مورد نظر و میزان بودجه ای که برای انجام تحقیقات علمی و اجرای برنامه های خاص آزمایش و انتخاب کارکنان مورد نیاز سازمان، اختصاص داده شده است.
4. 2. 8 . نتایج بررسی ها
اگر تحلیل گر شغل بتواند بررسی های مقدماتی خود را به طور کامل انجام دهد، اطلاعاتی را به دست خواهد آورد که با کمک آن قادر خواهد بود؛ اصطلاحات فنی مربوط به شغل، وسایل خاصی که متصدی شغل برای انجام دادن وظایف شغلی به کار می برد و سرانجام، رویه های ظاهرا پیچیده ای را که متصدی شغل در ایفای وظایف شغلی خود به کار می برد، بشناسد. ضمنا با گردآوری این نوع اطلاعات، تحلیل گر می تواند داده ها یا اطلاعاتی را که هنگام تحلیل شغل به دست می آورد، دقیق تر تفسیر کند. نتیجه اینکه با رعایت نکاتی که گفته شد، می توان در وقت مدیریت سازمان و تحلیل گر شغل صرفه جویی کرد و همین نکته، بررسی یا تحقیق اولیه تحلیل گر را موجه می سازد.
4. 3. اجرای مصاحبه
فرایند تجزیه و تحلیل شغل همیشه بر دو اساس، یعنی مصاحبه با نماینده مدیریت و مصاحبه با متصدی شغل، استوار است.
مصاحبه با سرپرست: اگر تحلیل گر شغل در نظر دارد توجه سرپرستان و مدیریت سازمان را در جهت اجرای برنامه تجزیه و تحلیل شغل جلب کند، ابتدا باید با سرپرست مستقیم متصدی شغل یا مدیر و مسئول واحدی که متصدی شغل در آن به کار اشتغال دارد، مصاحبه ای داشته باشد. تحلیل گر شغل می تواند در ملاقات های بعدی خود با مدیران سطوح بالاتر سازمان، درباره هدف و مقصود خود از تجزیه و تحلیل شغل یا مشاغل مورد نظر توضیحاتی بدهد و عملا نشان دهد که برای عقاید و نظریات آنان، ارزش قایل است. تحلیل گر باید در هنگام صحبت با سرپرست مستقیم متصدی شغل از او بخواهد تا فرم هایی را که قبلا به همین منظور تهیه شده است، پر کند و در صورت لزوم، او را یاری دهد تا به پرسش های این فرم ها پاسخ دهد. نکته مهمی که تحلیل گر باید همیشه به خاطر داشته باشد این است که در تحلیل هر شغل نباید بیش از 5 یا 6 عامل اصلی شغل را در نظر بگیرد.
مصاحبه با متصدی شغل: در این مورد نیز تحلیل گر شغل باید ابتدا هدف و شیوه کار خود را برای متصدی شغل بیان کند و برای او دقیقا توضیح دهد که از اطلاعات و نتایج تجزیه شغل، چه استفاده هایی خواهد شد. سپس تحلیل گر می تواند همان پرسش هایی را که برای سرپرست مستقیم متصدی شغل مطرح کرده است(و احتمالا با اندک تفاوتی در شیوه بیان این پرسش ها) با متصدی شغل نیز مطرح سازد. در این موارد، استفاده از برگ مصاحبه و فرم های خاص تحلیل شغل الزامی است. در مرحله بعد، تحلیل گر می تواند نتایج حاصل از مصاحبه با سرپرست و متصدی شغل را با هم مقایسه کند و تفاوت هایی را که در پاسخ به یک پرسش معین(در هنگام مصاحبه با متصدی شغل و سرپرست او) وجود دارد، مورد بررسی قرار دهد.
4. 4. تحلیل نتایج
تعبیر و تفسیر نتایج: متاسفانه باید پذیرفت که اثر ظرفیت و قضاوت تحلیل گر نیز در تعبیر و تفسیر نتایج، زیاد است. در ابتدا باید برای خود نکاتی را که در زیر آورده شده است، روشن سازد. آشکارترین و دقیق ترین تفاوت های موجود بین پاسخ متصدی شغل و سرپرست او به سوال های تحلیل گر کدام اند، تفاوت های موجود تا چه میزان اهمیت دارد و لازم است مورد توجه خاص تحلیل گر قرار گیرد، کدام یک از عوامل شغل مورد بحث، در طبقه بندی مشاغل، انتخاب، استخدام، ارزیابی، تعیین حقوق و دستمزد و ارتقای متصدی شغل، از اهمیت بیشتری برخوردار است؟ در این موقع تحلیل گر شغل باید فرم جدیدی را برای تجزیه و تحلیل شغل تهیه و اطلاعات به دست آمده را به نحوی در آن وارد کند که نشان دهنده دقیق ترین قضاوت او در مورد جنبه های مختلف شغل مورد نظر باشد. در این مرحله، او می تواند؛ به طور منطقی مهارت ها و توانایی های لازم برای انجام دادن موفقیت آمیز وظایف شغلی را از بررسی های قبلی خود و اطلاعات به دست آمده، استنباط کند؛ آموزش های لازم قبل و ضمن خدمت را برای متصدی شغل یادداشت نماید؛ و سپس فرم تکمیل شده را جهت ترغیب و تصویب و سرپرست واحد مربوط، نزد وی ببرد و از او بخواهد تا فرم مورد نظر را امضا کند.
در این موارد ممکن است در زمینه جزئیات فرم تجزیه و تحلیل شغل بین تحلیل گر شغل و سرپرست متصدی شغل، اختلاف نظرهایی پیش آید. آنچه تحلیل گر شغل می تواند در این مرحله از کار خود انجام دهد آن است که در موارد لزوم، با سرپرست مستقیم متصدی شغل مصالحه کند و در زمینه هایی که اطمینان دارد نظریاتش صحیح است، در مقابل مخالفت های سرپرست(برای نشان دادن صحت نظریاتش) ایستادگی کند. اقدام دیگر تحلیل گر شغل این است که فرم به دست آمده از بررسی های خود را با فرم ها یا فهرست های دیگری که توسط سایرین به دست آمده است، مقایسه کند و در عین حال، نظریات متخصصان طبقه بندی و ارزشیابی مشاغل و دیگر تحلیل گران را که در این زمینه ها تجربه های بیشتری اندوخته اند، جویا شود.