سیستم چیست ؟
سیستم مجموعه ای است که از اجزاءبه هم وابسته که وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدید را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند
4
سیستم و نگرش سیستمی
اصولاً هر شیء یا پدیده ای که به نوعی دارای حیات و چرخه باشد، سیستم نامیده می شود. استفاده از روش سیستم به عنوان یک روش بهتر برای درک تمام پدیده ها شناخته شده است. این ایده در سال 1937 به وسیله ی «لودویک وون برتالانفی» یک زیست شناس آلمانی ارایه شد. وی نام «نظریه ی عمومی سیستم ها» را به یک نظم جدید برای فرموله کردن قواعدی که در سیستم به صورت کلی به کار می رود اطلاق نمود.
سه حرکت فکری ساختارنگری، سیبرنتیک و نظریه ی اطلاعات موجب گسترش و توسعه نگرش سیستمی شدند. ساختارنگری در زبان شناسی، مردم شناسی و روان شناسی بسیار مطرح است. کلمه سیبرنتیک به معنای هدایت یک کشتی و معنای مجازی آن عمل رهبری یا حکومت کردن است. روش شناختی سیبرنتیک به جای تاکید بر علت، هدف را در نظر می گیرد. سیبرنتیک هر چیزی را با ماشین همانندسازی می کند و از یک جنبه به عنوان علم ماشین در نظر گرفته می شود.
از دیدگاه سیبرنتیک برای شناخت ماشین ها باید ساختار و موقعیت درونی ماشین در هر لحظه، کنش ها و واکنش ها با محیط و بالاخره تکامل ماشین در یک مدت زمان را مشخص کرد. برای این منظور باید اندام اثرپذیر از محیط خارج و اندام اثربخش ماشین به محیط خارج از آن را مشخص کرد. ممکن است خروجی ها بر ورودی ها موثر باشند. در واقع معلول ممکن است بر علت تاثیر بگذارد. در این صورت باید حلقه ی بازخورد ماشین را مشخص کرد. در بازخورد مثبت واکنش در جهت کنش عمل می کند و در بازخورد منفی مکانیسم بر ضد اثرات دنیای خارج عمل می کند.
تعریف سیستم
لفظ سیستم به مجموعه ای از عناصر اطلاق می شود که ورودی های مشخصی را دریافت نموده و سپس روی آن ها پردازش انجام داده و در نهایت خروجی های معینی را تولید می کند. سیستم مجموعه ای است از چندین جزء وابسته به هم که در جهت حصول هدف های خاص در تعامل با یکدیگر هستند.
در فرهنگ انگلیسی «آکسفورد» یک سیستم به عنوان مجموعه یا گروهی از اشیاء مرتبط یا غیرمرتبط، به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند و یا ترکیب کلی اجزاء که بر حسب طرح یا برنامه ای نظام یافته باشد تعریف شده است. به همین ترتیب فرهنگ زبان انگلیسی «رندوم هاس» این تعریف را برای سیستم ارایه داده است: «مجموعه منظم و قابل درکی از حقایق، اصول، نظریه ها و امثال آن ها در زمینه ی خاصی از دانش یا اندیشه».
یک سیستم همواره دارای هدفی مشخص است و به صورت مجزا وجود ندارد. همانطور که هر سیستمی دارای سیتستم های ساده تری می باشد، خود نیز زیرسیستمی از یک سیستم پیچیده تر می باشد. یک سیستم با هدف خاص که در آن تقسیم کار، ارتباطات و کنترل وجود داشته باشد را «سازمان» گویند.
دیدگاه سیستمی، به نقل از کتاب «روابط صنعتی» بررسی پدیده ها از طریق در نظر گرفتن کل پدیده است. منظور از کل، مجموعه ای است که از به هم پیوستگی یکسری اجزاء که کم و بیش با هم مرتبط هستند و کلیت پدیده را به وجود می آورند می باشد. به طوری که مشهود است این نحوه دید، سنتز جدیدی است از روش های قیاسی و استقرایی، که محاسن هر یک را داراست و فاقد عیوب هر دوی آن ها است. توضیح اینکه در منطق سه نوع حجت وجود دارد: قیاس (Deduction)، استقراء (Induction) و تمثیل (Example). استقراء یعنی قریه به قریه گشتن و در منطق از جزء به کل رسیدن است و قیاس عکس آن.
از تعاریف فوق می توان نتیجه گرفت که برای شناخت سیستم ها در حالت کلی باید عناصر تشکیل دهنده و روابط بین آن ها را شناخت. در دیدگاه سیستمی رابطه ی بین دو جزء یا دو عنصر رابطه ی علت و معلولی تنها نیست بلکه ممکن است عملی دو جانبه باشد. رابطه ی تعاملی بین عناصر سیستم علاوه بر علت و معلول ممکن است رابطه ی زمانی، رابطه ی دو جانبه و رابطه ی بازخوردی هم باشد. اصولاً بین عناصر سیستم باید تناسبی برقرار باشد.
کل سیستم چیزی بالاتر از حاصل جمع عناصر آن است (5=2+2). کلیت سیستم دارای قابلیت های مازادی است که اجزاء آن جزء به جزء دارای آن قابلیت ها نیستند. در واقع سیستم ها دارای یک سلسله مراتب هستند، به طوری که مراحل بالاتر ویژگی های پیچیده تری را دارا است. شناخت کل بدون شناخت اجزاء و شناخت اجزاء بدون شناخت کل امکان پذیر نیست. سازمان سلسله ای از عناصر و اشخاص مرتبط است که یک واحد را به وجود می آورند. این واحد دارای قابلیت هایی است که هر یک از عناصر یا اشخاص مربوطه به تنهایی از آن ها برخودار نیست.
درجه پیچیدگی یک سیستم وابسته به تعداد عناصر سیستم و روابط بین آن ها است. اصولاً سیستم از لحاظ ساختاری شامل عناصر مرزی، عناصر داخلی، شبکه ارتباطی و بالاخره انباره ها جهت حفظ اطلاعات، محصولات، انرژی و هر چیز دیگری هستند. از لحاظ عملکرد سیستم ها، معمولاً جریانات داخل سیستم، مراکز تصمیم گیری، حلقه های بازخورد که تصمیم گیرندگان را زا خروجی های سیستم با خبر می کنند و بالاخره فرصت های زمانی که امکان بهبود کارایی سیستم را فراهم می کنند را باید مد نظر داشت.
اجزاء یک سیستم
از نظر «استنفورد اوپنر» هر سیستم لزوماً دارای سه خصوصیت می باشد که عبارتند از:
1. یک سری از اجزاء
2. رابطه ی بین این اجزاء
3. حرکتی هماهنگ تحت تاثیر نوعی کنترل
اجزاء زیر در هر سیستمی وجود دارند:
1. هدف: یک سیستم همانگونه که گفته شد دارای هدفی می باشد و اگر دارای این مشخصه نباشد فلسفه ی وجودیش بی معنا است.
2. ورودی ها: هر سیستمی برای ادامه کار خود نیاز به منابع تغذیه کننده و داده های ورودی دارد.
3. خروجی ها: اگر ورودی هایی در سیستم موجود باشد و سیستم نیز دارای هدفی باشد، رسیدن به هدف مورد نظر مستلزم گرفتن اطلاعات یا خروجی هایی از سیستم می باشد. هدف سیستم کلاً ایجاد همین خروجی ها می باشد.
4. توالی: یک سیستم از گرفتن داده های ورودی و پردازش روی این داده ها تا نتیجه ی نهایی و تولید داده های خروجی، احتیاج به نظم و ترتیب و توالی خاصی دارد که باید رعایت گردد. برای نمونه پرداخت حقوق پس از محاسبه ی تعداد ساعات کارکرد را در نظر بگیرید.
5. محدوده و محیط: هر سیستمی تحت شرایط و قوانین و محدوده خاص و اولویت های مشخص که محیط سیستم نامیده می شود کار می کند.
6. ابزار: عموماً یک سیستم متکی به ابزاری برای انجام امور خود می باشد. سیستم های پیچیده تر ابزار پیچیده تری را نیز طلب می کند.
7. عوامل انسانی: جهت اجرا شدن سیستم ها عوامل انسانی نقش موثری دارند.
سیستم ها یا بسیار ساده هستند و توسط انسان و یا مکانیسمی کنترل می شوند و یا این که سیستم هدفدار است و در جهت رسیدن به هدفی معین عمل می نماید. سیستم ممکن است قابلیت یادگیری و تصمیم گیری داشته باشد. سیستم های پیچیده دارای چند تصمیم گیرنده هستند. سازمان ها می توانند سیستم هایی با چند تصمیم گیرنده باشند.
اصولاً سیستم ها در ارتباط با محیط جانبی به صورت باز، با ارتباطی پویا و تاثیرات دو جانبه هستند و یا سیستم به صورت بسته و بدون نیاز به ارتباط با محیط خارج به کار خود ادامه می دهند. سیستم باز، پویا و وظایف و اجزاء آن متغیر هستند. در سیستم های بسته اعمال از قبل معین و سیستم وابسته به عناصر داخلی خود است. البته هرگز سیستم به صورت منفرد یافت نمی شود و باز و بسته بودن سیستم ها نسبی است. هر سیستم محیط خاص خود را دارد. محیط یک سیستم شامل مجموعه سیستم هایی است که با آن در ارتباط هستند.
تعامل بین سیستم و محیط آن به صورت ماده، انرژی و اطلاعات است. سیستم بسته با محیط اطراف خود تنها مبادله انرژی می کند. لازمه ی رابطه سیستم با محیط اطراف، وجود یک رابط یا درواقع محل مبادلات است. رابط ها نیز در شناخت سیستم ها حائز اهمیت هستند. در حالت کلی برای ایجاد یک سیستم چه باز و چه بسته مراحلی مشخص وجود دارند. به این مراحل چرخه ی حیات سیستم ها گفته می شود.
فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
1- اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل و مشکلات سازمانی است
2- کمک به ساده کردن کارها و افزایش بهره وری سازمانها
3- اقدامی مناسب جهت کمک به مدیران در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری
4- با کمک تجزیه و تحلیل سیستم ها می توان ساختار سازمانی مناسب تر و روشهای اجرایی کارآمدتر بوجودآورد
5- کمک به دستیابی به اطلاعات دقیق و بهنگام از وضع موجود
6- وغیره
تجزیه و تحلیل سیستم ها در موارد زیر به مدیران کمک می کند
1- بررسی دوباره هدفهای سازمانی
2- آشنایی بیشتر با نحوه کارها
3- کمک در پی بردن به کمبود ها و نقایص مشکلات
4- با استفاده از روشهای علمی ،راههاو شیوه های بهتری را انتخاب و به مرحله اجرا بگذارند
برخی از وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها
1- بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب ساخت سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان
2- استقرار مناسبترین سیستم ها ،روشها و شیوه ها ی انجام کار
3- بررسی تجزیه و تحلیل نحوه تقسیم کار
4- بررسی و تجزیه و تحلیل نحوه تخصیص جا و مکان
5- بررسی و کنترل فرمهای مورد نیاز سازمان
6- وغیره
برخی از ویژگیهای یک تحلیل گر سیستم
1- معتقد و علاقمند به کار تجزیه و تحلیل باشد
2- دارای ذهنی پرسشگر باشد
3- متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد
4- اجزاءسیستمها را در ارتباط با یکدیگر ببینند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد
5- بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی علت و معلول ها را تشخیص و برای حل مشکل اقدام کرد
6- وغیره
فرمول لهرر در زمینه اهمیت عامل انسانی
عامل انسانی
تکنولوژی + ابزارها وفنون ساده کردن کار +فلسفه و نگرش نسبت به ساده کردن کار = توفیق در ساده کردن کار
سیکل تجزیه و تحلیل
شناخت کل سیستم و هدفهای آن تنظیم گزارش پیشنهادی
بررسی و تشخیص مشکلات پیگیری جهت اجرا
انتخاب مهمترین مشکل ارزیابی مجدد روش نو
تعین علل مشکل جرح و تعدیل روش نو
بررسی راه حل های مشکل استقرار روش نو
ارزیابی هر یک از راه حل ها یا روشها
انتخاب روش مناسب
مرا حل تجزیه و تحلیل سیستمها
در تجزیه و تحلیل سیستمها توصیه می شود که آنالیست از روش پژوهش علمی استفاده کند.
تعریف روش علمی
پژوهش علمی اصولاً کوشش نظام مندی برای پاسخ دادن به پرسشهاست و ساختار آن متکی بر یک نظام منطقی است که روش علمی نامیده می شود.
مراحل روش علمی
1- توضیح و توجیه مشکل
2- ایجاد فرضیه هایی درباره مشکل و علل آن
3- انتخاب فرضیه اهم
4- جمع آوری اطلاعات درباره فرضیه
5- طبقه بندی اطلاعات مکتسبه
6- تجزیه و تحلیل اطلاعات
7- اخذ نتیجه
تشریح مراحل تجزیه و تحلیل سیستم
مرحله اول : شناخت مشکل و تبیین آن
مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران،
مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد
مشکل مربوطه بایستی :
– به اندازه کافی اهمیت داشته باشد که وقت و هزینه را بتوان صرف آن کرد .
– برای تشخیص مهم بودن مشکل باید ارتباط آن با هدف سازمان را بررسی کرد .
– در شناخت مشکل باید دقت کرد علتها با معلولها اشتباه نشوند .
مرحله دوم : ایجاد فرضیه
پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده اند حدث زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه حل )را برگزید.
مرحله سوم : جمع آوری اطلاعات
در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حلهای آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد ،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود .
روشهای گرد آوری اطلاعات
1- استفاده از کتابخانه
2- کسب اطلاعات از اسناد و مدارک و بایگانی ها و آرشیوها
3- مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی
4- مشاهده
5- تهیه و تنظیم پرسشنامه
6-انجام مصاحبه
1- کتابخانه
قبل از استفاده از روشهای دیگر محقق باید از کتابخانه استفاده نماید تا از اقدامات تکراری جهت جمع آوری اطلاعات خود داری کند .
اطلاعات موجود در کتابخانه از طریق کتب ، نشریات علمی و تخصصی ، جراید روز مره ، میکروفیلم ،نوار و غیره
جمع آوری می گردند .
2- استفاده از اسناد و مدارک و بایگانی ها
آنالیست با مراجعه به اسناد ، مدارک و پرونده های موجود در بایگانی ها و آرشیو ها اطلاعات زیادی درباره موضوع مورد نظر کسب می نماید .
3- جداول و نمودارهای سازمانی
جداول ،نمودارها ، فرمها و نمونه های موجود در سازمان منابعی برای اطلاعات مورد نیاز هستند که تحلیل گر برای شناخت هر چه بیشتر از آنها استفاده می کند .
4- مشاهده
منظور از مشاهده ثبت و ضبط دقیق کلیه جوانب بروز حادثه و نیز رفتارو گفتار فرد یا افراد خاصی در حین وقوع حادثه است .مشاهده به دو طریق ذیل صورت می گیرد :
الف )مشاهده مستقیم
ب)مشاهده غیر مستقیم
الف) مشاهده مستقیم :
در این مشاهده آنالیست شخصاً به مشاهده نحوه انجام کار می پردازد ومشاهده شوندگان نیز از اینکه رفتار و کردارشان مورد مشاهده قرار گرفته است آگاهی دارند .
ب) مشاهده غیر مستقیم :
در این روش آنالیست بدون اینکه به افرادی که کارشان تحت بررسی است اطلاع دهد عملکرد آنها را مورد مشاهده قرار می دهد و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری می نماید .
ملاحظاتی که بایستی در مشاهده رعایت کرد
الف) آنالیست بایستی از دخالت دادن نظرات شخصی در مشاهده بکاهد .
ب) آنالیست باید مشاهدات خود را بطور منظم ثبت و ضبط کند.
ج) برای جبران محدودیت حوزه دید توصیه می شود از چند آنالیست استفاده شود .
د) در صورت امکان از وسایلی همچون فیلم و ضبط صوت هم کمک گرفته می شود.
5- پرسشنامه
پرسشنامه وسیله ای است که توسط آن تحلیل گر می تواند عقاید گروهی از افراد را به شکل یکنواختی ثبت کند .
انواع پرسشنامه
الف – پرسشنامه آزاد (چند پرسش که در آن محدودیتی برای پاسخ در نظر گرفته نمی شود)
ب – پرسشنامه ثابت (در آن برای سوالات پاسخهای ثابت در نظر گرفته می شود )
ملاحظاتی که بایستی در تنظیم پرسشنامه رعایت نمود
الف- در مقدمه پرسشنامه آنالیست خود را معرفی و هدف آن راشرح دهد .
ب – تمهیدات کافی برای پاسخ دادن در نظر گرفته شود. (مثلاًتمبر و پاکت و …)
ج – چون تعدادی به پرسشنامه ها پاسخ نمی دهند به تعداد بیشتری پرسشنامه تحویل گردد.
د – از طرح سوالات گنگ و کلی بپرهیزد .
ه – سوالات با درجه درک و فهم پاسخگو همخوانی داشته باشد .
6- مصاحبه
مصاحبه عبارت است از یک گفت و شنود مستقیم و رودررو با فردی که قرار است درباره موضوع مورد نظر از وی اطلاعاتی کسب کنند .
انواع مصاحبه
1- مصاحبه آزاد
مصاحبه ای که در آن یک هدف کلی برای مصاحبه تعیین ومصاحبه کننده محدود و مقید نیست و در صورت لزوم سوالات بیشتری می پرسد.
2- مصاحبه منظم
مصاحبه ای سازمان داده شده است و طبق برنامه معینی جلسه مصاحبه اداره می شود .
مهمترین نکاتی که در مصاحبه بایستی رعایت شود
1- مصاحبه کننده بایستی از هر نوع پیش داوری و اعمال نظر شخصی در طول مصاحبه بپرهیزد.
2- مصاحبه کردن هنری است که مصاحبه گر بایستی ویژگیهای لازم آن را داشته باشد .
3- مصاحبه گر سعی کند نقطه نظرات و نگرشهایش را در طی مصاحبه ابراز نکند .
4- چنانچه مطلبی خلاف میل مصاحبه گر گفته شد مخالفت خود را ابراز ندارد .
5- شرایط مصاحبه برای همه مصاحبه شوندگان یکسان باشد.
مرحله چهارم :طبقه بندی اطلاعات
در این مرحله آنالیست داده های پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند .این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری می شوند.
روشهای طبقه بندی اطلاعات
1- استفاده از جدول
2- استفاده از نمودارها
جدول
جدول بندی یکی از روشهای طبقه بندی اطلاعات است که به آنالیست کمک می کند تا وجوه تشابه و همبستگی اطلاعات را که به کمک طبقه بندی منطقی به صورت ردیف ها و ستونهای افقی و عمودی در آمده است به چشم ببیند.
نمودار
نمودارها از وسایل ترسیمی طبقه بندی و نظم بخشی به اطلاعات هستند و آنالیست با استفاده از آنها می تواند اطلاعات را به صورتی تنظیم و منعکس کند که درک آن برای بیننده و خواننده گزارش آسان تر شود و با صرف وقت کوتاهی از پیام آن مطلع گردد .
محاسن نمودارها :
1- مقایسه اطلاعات را آسان می کنند .
2- چون از علائم در آنها استفاده می شود از طولانی شدن کلام جلو گیری می کنند .
3- با کمک آنها بهتر میتوان روند تغییرات و تفاوت بین دو یا چند روند را مشاهده کرد .
برخی از مهمترین انواع نمودارها
الف) نمودار خطی
ب) نمودار میله ای یا ستونی
ج) نمودار دایره ای
چ)نمودار فضایی
ح) نمودار سازمانی
نمودار خطی
نموداری است که برای نشان دادن ارتباط بین دو یا چند دسته اطلاعات بکار می رود . یکی از محورها برای اندازه گیری متغییر مستقل و محور دیگر برای اندازه گیری متغییر واسته است . فروش
3
2
1
قیمت
4 3 2 1
نمودار میله ای یا ستونی
در این نمودار برای نشان دادن اطلاعات از میله یا ستون استفاده می شود و در آن ارتفاع میله یا ستون نمایانگر میزان فراوانی یک متغییر است . میزان اشتغال
سال
درصد مردان شاغل
درصد زنان شاغل
نمودار دایره ای
در برخی موارد از شکل دایره برای نشان دادن اطلاعات مختلف استفاده می شود این نمودار برای نشان دادن چگونگی تقسیم یک کل به اجزاءخود مناسب است .
دانشچویان دانشجویان
دختر60% پسر40%
نمودار فضایی این نمودارها نمایش سه بعدی اطلاعات هستند و در مواردی بکار می روند که بیش از دو متغیر موجود باشد . در این گونه نمودارها ،متغیردر یک فضای سه بعدی نشان داده می شوند .
نمودار سازمانی
این نمودار برای نشان دادن سلسله مراتب سازمان ،قلمرو وظایف و مسئولیتها و ارتباط بین مشاغل و همچنین برای انعکاس چگونگی انجام کارها و نحوه استقرار منابع سازمانی و تسهیلات فیزیکی بکار می رود.
مرحله پنجم :تجزیه و تحلیل اطلاعات
دراین مرحله تحلیل گر می کوشد تا ارتباط بین اطلاعات را کشف کند . در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:
1- چه فعالیتی انجام می شود ؟
2- چرا آن فعالیت انجام می شود ؟
3- آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟
4- آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟
5- آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟
6- آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود ؟
طرق اثبات منطقی در تجزیه و تحلیل اطلاعات
الف) قانون توافق مثبت
ب) قانون توافق منفی
ج) متد ترکیبی با تغییرات ملازم
الف) قانون توافق مثبت
هرگاه در دو یا چند مورد یک عامل مشترک وجود داشته باشد و بدنبال آن عامل مشترک یک پدیدار مشترک نیز به چشم بخورد می توان گفت آن پدیدار معلول عامل مشترک است .
ب) قانون توافق منفی
هر گاه در دو یا چند مورد فقدان عاملی ،عدم وجود پدیداری را به دنبال داشته باشد می توان گفت آن پدیدار معلول آن عامل است .
ج)متد ترکیبی با تغییرات ملازم
این روش ترکیبی از دو قانون توافق مثبت و منفی است در این متد چنانچه به دو یا چند مورد برخورد کنیم که در یک دسته از آنها فقط یک عامل مشترک به چشم بخورد و هر جا که این عامل مشترک دیده شود پدیدار خاصی نیز موجود باشد و در دسته دیگر نبودن آن عامل مشترک نبودن همان پدیدار را باعث می شود آنگاه می توان گفت آن عامل مشترک علت پدیدار مورد نظر است.
روش همبستگی در تجزیه و تحلیل اطلاعات
تعریف همبستگی : زمانی که بین دو یا چند عامل رابطه به گونه ای موجود باشد که تغییر در یک متغیر ،متغیر دیگری را تغییر دهد بین آن دو متغییر همبستگی موجود می باشد .
انواع همبستگی
1- همبستگی خطی و مستقیم
2- همبستگی خطی و معکوس
3- همبستگی غیر خطی و منحنی
1- همبستگی خطی و مستقیم
وقتی کاهش یا افزایش در یک عامل (متغییر مستقل ) سبب کاهش یا افزایش در عامل دیگر (متغییر وابسته ) گردد بین آن دو عامل همبستگی خطی و مستقیم وجود دارد رابطه این همبستگی در شکل زیر نشان داده شده است . ساعات کار
خستگی
2- همبستگی خطی و معکوس
وقتی کاهش و افزایش در یک عامل (متغییر مستقل )سبب افزایش یا کاهش در عامل دیگر گردد بین آن دو عامل همبستگی خطی و معکوس وجود دارد . شکل ذیل
قیمت
تقاضا
3- همبستگی غیر خطی و منحنی شکل
چنانچه کاهش یا افزایش یک عامل سبب کاهش یا افزایش عامل دیگر و پس از مدتی سبب افزایش یا کاهش همان عامل شود بین آن دو عامل همبستگی غیر خطی موجود است . شکل ذیل
مرحله ششم : نتیجه گیری و ارائه راه حل
در این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش پرداخته و چنانچه فرضیه های اولیه او تایید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تایید نشده باشند بایستی بدنبال راه حلهای دیگری برای مشکل باشد.
نحوه ارائه راه حل
دراین مرحله تحلیل گر با کمک قدرت خلاقیت و ابتکار خویش و به مدد شناختی که نسبت به وضع موجود بدست آورده است پیشنهاداتی معقول و منطقی جهت رفع مشکلات و نقائص ارائه می دهد.
نکاتی که در زمینه ارائه راه حل باید رعایت گردند
1- همخوانی راه حل با برنامه های سازمان
2- ارائه چند راه حل بجای یک راه حل
3- مطابقت با قوانین و مقررات
4- قابلیت اعمال
5- تناسب بین هزینه اجرا و منافع حاصل از اجرای طرح
6- مسئولیت اجرا
مرحله هفتم : تهیه و تنظیم گزارش
اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد .
مرحله هشتم : اجرا
در این مرحله آنالیست طی برنامه ای پیش بینی های لازم را جهت اجرای پیشنهادات مصوب و پیاده کردن طرحهای جدید و ایجاد تغییر در نظام قدیم انجام دهد.
مهمترین نکاتی که بایستی در مرحله اجرا انجام پذیرد
1- آنالیست طی برنامه ای از کادرهای ستادی و اجرایی نظر بخواهد و از آنها کمک بگیرد
2- آنالیست بایستی جلسات توجیهی برای کلیه افراد که مسئولیت اجرای طرح را داشته و سایر کارکنانی که با طرح در گیر هستند تشکیل دهد
3- اجرای برنامه آموزشی در خصوص نقائص روش موجود ،لزوم طرح جدید ،آشنایی با طرح جدید و غیره برای کلیه مسئولان اجرای طرح
4- فراهم سازی ابزار و تسهیلات مورد نیاز
5- کسب حمایت از سوی مدیریت و سرپرستی کارکنان
مرحله نهم : آزمایش طرح جدید
دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج طرح ،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته می شود تا محدودیتهای حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد .
مرحله دهم : استقرار طرح جدید
چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایش طرح مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول ادامه اجرای آن را تصویب کنند طرح مربوطه در عمل پیاده و استقرار می یابد .
روشهای استقرار طرح
الف) روشهای موازی یا همزمان
ب) روش تدریجی یا مرحله ای
ج) روش یکباره
د) روش آزمایشی
الف) روش موازی یا همزمان
دراین روش نظام جاری و نظام جدید بطور همزمان اجرا می شوند و این مرحله ادامه می یابد تا نسبت به کار آیی و قابلیت اجرای روش جدید اطمینان حاصل شود و سپس روش قدیم حذف گردد.
ب) روش تدریجی یا مرحه ای
دراین روش طرح جدید به تدریج پیاده می شود و طرح جاری بتدریج کنار گذاشته می شود . بدینترتیب قسمتی از کار بر اساس نظام قدیم که در حال کنار گذاشتن است انجام و بقیه کار بر عهده نظام جدید است .
ج) روش یکباره
دراین روش نظام قدیم از تاریخ معینی کنار گذاشته شده و نظام جدید جایگزین آن می گردد. هزینه استقرار در این روش کمتر از روشهای دیگر است ولی ریسک آن بیشتر می باشد .
د) روش اجرای آزمایشی
چنانچه اجرای سیستم پیشنهادی ،استفاده از تکنیکهای جدید و تغییرات وسیعی را در سازمان ایجاب کند ،سیستم جدید در یک بخش از سازمان بصورت آزمایشی اجرا و حین عمل نقائص آن برطرف و پس از تغییرات لازم در کل سازمان اجرا می گردد .
مرحله یازدهم : ارزیابی عملکرد
پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد ،آنالیست بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را ارزیابی می نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای احتمالی را انجام دهد.
برخی از سوالاتی که در مرحله ارزیابی عملکرد قابل طرح هستند
1- آیا سیستم به نتایجی که از فبل پیش بینی شده اند رسیده است ؟
2- چه نتایج پیش بینی نشده ای از سیستم حاصل شده است ؟
3- آیا بهره وری افزایش یافته است ؟
4- آیا پیاده سازی سیستم جدید طبق برنامه زمان بندی شده انجام پذیرفته است ؟
5- آیا انجام کار با سیستم جدید با دشواریهایی مواجه شده است ؟
منبع
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خانم دکتر زاهدی
ابن خلدون، عبدالرحمن(۱۳۶۴). “مقدمه ابن خلدون”، ترجمه: گنابادی، م . پ، تهران: بنگاه ترجمه و نشر کتاب.
ایکاف، راسل(۱۳۸۸). بازآفرینی سازمان”، ترجمه: تقی ناصر شریعتی و همکاران. تهران: سازمان مدیریت صنعتی.
ایکاف، راسل(۱۳۸۰). “برنامه ریزی تعاملی”، ترجمه: خلیلی، س،تهران: نشر مرکز.
بینش، مسعود(۱۳۸۵). با اندیشمندان عرصه مدیریت. تهران: سازمان مدیریت صنعتی.
بینش، مسعود(۱۳۸۷). “فکر بهبود”، تهران: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.
پورتر، مایکل(۱۳۸۴). “استراتژی رقابتی”، ترجمه: مجیدی، ج و مهرپویا، ع، تهران: نشر رسا.
سنگه،پیتر(۱۳۷۵). “رقص تغییر”، ترجمه: مشایخی، ع و همکاران، تهران: آریانا.
سنگه،پیتر(۱۳۸۳). “پنجمین فرمان”، ترجمه: کمال هدایت، ح و روشن، م، تهران: آریانا.
قراچه داغی، جمشید(۱۳۸۹). “روش شناسی سیستم ها”، ترجمه: سلطانی و حقیقت ثابت.
کالینز، جیم(۱۳۸۶). “از خوب به عالی، ترجمه: سپهرپور، ن، تهران: پیک آوین.
مختاری، قاسم(۱۳۸۷). “مقدمه ای بر تفکر سیستمی”، ویرایش پنجم. تهران:
هریس، ریچارد(۱۳۸۹). “هنر برنامه ریزی کوانتمی”، ترجمه: بینش، م و مهذب، س،تهران: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران.
با تشکر از توجه شما