به نام خدا عنوان: بررسی و کنترل فرمها
1
تعریف فرم
فرم یکی از ابزارهای برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی به صورت مکتوب تهیه و تنظیم می شود.
2
انواع فرم
فرمها برحسب دو عامل ذیل دسته بندی می شوند :
1- قلمرو استفاده
2- کار و وظیفه ای که انجام می دهند.
3
1- انواع فرم برحسب قلمرو استفاده
الف – فرمهای داخلی: این فرمها در بخش کوچکی از سازمان استفاده می شوند .
ب – فرمهای استاندارد : این فرمها در کلیه قسمتهای سازمان استفاده می شوند. (مثل برگه مرخصی)
4
2- انواع فرم بر حسب کار و وظیفه ای که انجام می دهند
1- فرمهای پرسنلی
2- فرمهای مالی
3- فرمهای آموزشی
4- فرمهای تدارکاتی
5- فرمهای تعمیرات و نگهداری وسایل
6- فرمهای متفرقه
5
هدف از بررسی و کنترل فرم
هدف از بررسی و کنترل فرم طراحی ،اصلاح و بهبود فرمهای مورد نیاز سازمان و حذف فرمهای اضافی و تهیه فرمهای مورد نیاز با حد اکثر بازدهی و حد اقل هزینه می باشد .
6
مراحل بررسی و کنترل فرم
1- بررسی فرمهای موجود
2- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود
3- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای موردنیاز
7
1- بررسی فرمهای موجود
دراین مرحله آنالیست نمونه ای از فرمهای موجود سازمانی را جمع آوری و با دقت در شکل ظاهری آنها و موارد مندرج در آنها و همچنین ترتیب قرار گرفتن و نحوه تخصیص جا برای هر قسمت آن و نوع کاغذ و سایر مشخصات فرم را دقیقاً شناسایی می نماید .
8
2- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود
دراین مرحله آنالیست با تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود به بررسی نقایص،کاستی ها،ایرادات و نارسایی های فرمهای موجود می پردازد.
برخی از سوالاتی که در این مرحله بایستی پاسخشان مشخص گردند به شرح ذیل هستند.
1- چه فرمی مورد بررسی است؟
2- آیا کلیه نسخ این فرم ضروری است؟
3- آیا محتوای فرم برای کسانی که آن را بکار می برند واضح و قابل درک است؟
4- آیا اندازه فرم مناسب است ؟
5- آیا فرم اطلاعات مورد نیاز را تامین می کند؟
9
3- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز
دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعات مراحل قبل گامهای زیر را بر می دارد:
1- تعیین هدف فرم
2- تعیین عنوان فرم
3- تعیین شماره یا کد فرم
4- نظر خواهی از تکمیل کنندگان و استفاده کنندگان از فرم
5- تعیین اطلاعاتی که در فرم درج می شود
6- تهیه طرح فرم
7- استفاده آزمایشی از فرم در یک واحد نمونه
8- جرح و تعدیل فرم با استفاده موثر از باز خور
9- تهیه فرم نهایی
10