Advanced Organizational Behavior Management
Dr.Varzeshkar Ahmad.2010
1
عنوان:
تحلیل، طراحی، ارزشیابی و طبقه بندی مشاغل
تحلیل مشاغل در سازمان:
فرایندی که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان بررسی و اطلاعات کافی در باره آنها جمع آوری و ارائه می شود.
شغل مجموعه ای از وظایف مرتبط به هم است برای مثال معلمی یک شغل است.
جریان کار و وظایف شغل به ساختار سازمانی مرتبط است.
واحدها و افراد باید برای نیل به اهداف و تولید خروجی با هم همکاری کنند.
طراحی ساختار سازمانی ممکن است براساس وظیفه، محصول یا مشتری باشد.
مسئله مهم در طراحی جریان کار این است که ساختار سازمانی به عنوان یک تصویر کلی در ذهن طراح باشد و تعامل بین استراتژی، ساختار و جریان کار رعایت شود.
تحلیل شغل
تحلیل شغل زیر بنای بقیه اقدامات منابع انسانی است.
تحلیل شغل از جنبه های قانونی – حقوقی نیز مهم است و برخی از قوانین همچون فرصت های شغلی برابر، حمایت از معلولان و قانون پرداخت منصفانه باید در نظر گرفته شود.
تحلیل شغل باید وضعیت فعلی انجام شغل را گزارش کند نه آنچنان که در گذشته انجام می شده یا آن چنان که باید در آینده انجام شود.
تحلیل شغل
بررسی همسویی مشاغل با اهداف و استراتژی های سازمان
کسب اطلاعات لازم با استفاده از روش های مختلف تحلیل مشاغل
تنظیم شرح شغل
تنظیم شرایط احراز شغل
طراحی شغل
مراحل تحلیل شغل
مشاهده
مصاحبه
ثبت جریان کار(وقایع)
گروه کانونی
پرسشنامه
شرح شغل شایستگی محور
روش های تحلیل شغل
مشاهده
مشاهده مستقیم جریان کار روشی است برای تحلیل مشاغل نسبتا ساده، یکنواخت و تکراری.
این روش یک کار تخصصی است و باید افرادی را به این منظور آموزش داد تا بدانند در جست و جوی چه باید باشند و چه چیزهایی را یادداشت کنند.
می توان فرم های استانداردی را تهیه کرد تا اطلاعات لازم و اساسی درباره شغل به دست آید.
روش های تحلیل شغل
مصاحبه
متداول ترین شیوه جمع آوری اطلاعات درباره مشاغل است. در ارتباط مستقیم، مسائلی آشکار می شود که معمولا در روش های دیگر بدست نمی آید ولی باید جو اعتماد را در مصاحبه ایجاد کرد تا فرد به سوالات جواب نادرست ندهد.
انواع مصاحبه: 1. آزاد
2. بسته
روش های تحلیل شغل
در مصاحبه آزاد،
چهارچوب مشخص و از پیش تعیین شده ای وجود ندارد
جو مصاحبه میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده مسیر و شکل آن را تعیین می کند.
ممکن است سوالاتی از قبل تهیه نشود و یا تعداد سوالات محدود و بسیار کم باشد.
سوالات بصورت کلی مطرح می شود و به مصاحبه کننده اجازه داده می شود موارد مهم را ارائه دهد.
روش های تحلیل شغل
در مصاحبه بسته،
کاملا مشخص و سوالات از قبل تعیین شده اند.
مصاحبه گر بر اساس فهرست، هر یک از سوالات را به ترتیب مطرح می کند.
رعایت ترتیب منظم در طرح سوالات یکی از مهم ترین مزایای مصاحبه بسته به شمار می آید زیرا هنگامی که سوالات با مطالعه تنظیم شده باشد می توان مطمئن بود که همه جنبه های شغل در نظر گرفته شده است و اطلاعات ضروری به دست خواهد آمد.
روش های تحلیل شغل
در مصاحبه بایستی:
از میان کارکنان باید کسانی را برای مصاحبه انتخاب کرد که بیشترین دانش و اطلاعات را درباره شغل داشته باشند و بتوانند به طور دقیق وظایف، مسئولیت ها و ویژگی های شغل را تشریح کنند.
برای مصاحبه منظم و سازمان یافته باید از فرم های استاندارد و سوالات از قبل تعیین شده استفاده کرد.
بعد از خاتمه مصاحبه، اطلاعات به دست آمده باید مرور و صحت آن تایید شود. این کار از طریق ارتباط با سرپرست مستقیم مصاحبه شونده انجام می گیرد
روش های تحلیل شغل
ثبت جریان کار (وقایع)
در این روش از متصدی شغل خواسته می شود همه فعالیت هایی را که در طول روز انجام می دهد یادداشت کند.
ثبت فعالیت های روزانه دشوار و وقت گیر است.
باید برای مدتی طولانی ادامه یابد تا همه وظایف شغل ثبت شود، از این رو بسیار هزینه بر و زمان بر است.
روش های تحلیل شغل
گروه کانونی
در گروه کانونی با همه کسانی که مشاغل یکسانی در سازمان دارند یا گروهی از متخصصان امر یا سرپرستان به طور همزمان مصاحبه می شود. اطلاعاتی که از گروه کانونی کسب می شود دقیق تر و کامل تر از مصاحبه انفرادی است.
پرسشنامه
کم هزینه ترین روش جمع آوری اطلاعات است و می توان در زمان کوتاهی، اطلاعات زیادی به دست آورد.
زمانی مناسب است که باید اطلاعات زیادی را در زمانی کوتاه و با هزینه کم به دست آورد.
روش های تحلیل شغل
در مورد پرسش نامه:
برای تحلیل مشاغل فعلی، پرسش نامه به متصدی شغل داده می شود، سپس فرم تکمیل شده به سرپرست مستقیم و بعد از تایید به کارشناس تحلیل شغل داده می شود.
برای تحلیل مشاغل جدید، پرسش نامه به سرپرست آینده متصدیان این مشاغل در سازمان داده می شود.
سوالات بایستی ترکیبی از سوالات جزئی و دقیق و کلی و عمومی باشد.
بهتر است تعداد سوالات کم و سوالات ساده و قابل فهم باشد.
روش های تحلیل شغل
پرسشنامه تحلیل پست
این روش توسط مک کورمیک و همکارانش در دانشگاه پردو ابداع شد.
بر این اساس هر شغلی را می توان بر حسب مجموعه فعالیت هایی که در آن انجام می گیرد تحلیل کرد.
فعالیت های هر شغل به شش طبقه اصلی تقسیم و مولفه های مهم در هریک از طبقات شش گانه شناسایی می شود.(مولفه، حرکت یا اقدامی است که در کار انجام می گیرد.)
در مجموع 194 مولفه یا گویه در شش بخش که معرف تمام فعالیت های ممکن در هرشغل است شناسایی و فهرست می شود که رفتارهای کاری، شرایط کاری و ویژگی های شغل را ارائه می دهند.
روش های تحلیل شغل
194 مولفه یا گویه در شش بخش ذیل فهرست می شوند:
1. داده های اطلاعاتی : اطلاعات مورد نیاز برای انجام شغل
2. فرآیندهای ذهنی : فعالیت های استدلال، تصمیم گیری، برنامه ریزی و پردازش اطلاعات
3. خروجی کار : فعالیت های فیزیکی، ابزار ها و تجهیزات
4. روابط با دیگران : روابط مورد نیاز برای انجام شغل
5. زمینه شغلی : زمینه اجتماعی و فیزیکی کار
6. خصوصیات دیگر : سایر فعالیت ها، شرایط و خصوصیات مرتبط با شغل
تحلیلگران هرکدام از گویه ها را بر اساس شش مقیاس درجه استفاده، زمان، اهمیت شغل، احتمال وقوع، قابلیت کاربرد و موارد خاص اندازه گیری می کنند.
روش های تحلیل شغل
پرسشنامه تحلیل شغل فلیشمن:
این پرسشنامه برای جمع آوری اطلاعات از متصدیان یا خبرگان امر استفاده و توانایی های لازم برای انجام شغل را شناسایی و بر این اساس شغل را ارزیابی می کند.
این سیستم شامل 52 دسته از توانایی ها( از درک مطلب و قدرت استدلال گرفته تا مهارت دستی و فیزیکی) است. هر کدام از این توانایی ها در یک مقیاس هفت گزینه ای ارزیابی می شوند.
روش های تحلیل شغل
پرسشنامه شرح پست مدیریت:
پرسشنامه ای بسیار جامع شامل 2.8 گویه است که مسئولیت های مدیران را توصیف می کند و همه کارهای مدیریتی در همه صنایع را پوشش می دهد.
این پرسشنامه در 15 بخش: اطلاعات کلی، تصمیم گیری، برنامه ریزی و سازماندهی، اداره، کنترل، سرپرستی، مشاوره و نوآوری، ارتباطات، هماهنگی، ارائه، کنکاش شاخص های تجاری، درجه بندی کلی، دانش و مهارت ها و توانایی ها، نمودار سازمانی و نظرات و واکنش ها دسته بندی شده است.
روش های تحلیل شغل
پرسشنامه مقیاس مشترک:
این پرسشنامه که برای مشاغل مدیریتی و غیر مدیریتی است.
رفتارهای مشهودتر و ملموس تر را می سنجد.
دارای هشتاد بعد کاری است که در سال های اخیر مد نظر قرار گرفته است.
روش های تحلیل شغل
شرح شغل شایستگی محور:
در محیط پویا که نیازمندی های شغل به سرعت تغییر می کند، این روش مناسبتر است.
در این حالت شایستگی های اصلی برای موفقیت سازمان شناسایی می شود.
مهارت های همچون ارتباطات بین شخصی، توانایی تصمیم گیری، مهارت حل تضاد، سازگاری و خود انگیزشی اهمیت دارد.
روش های تحلیل شغل
نیمرخ شایستگی یا نمای شغل:
روشی برای شناسایی دانش، مهارت ها و توانایی ها و ویژگی های لازم دیگر برای انجام موفقیت آمیز یک شغل، نقش یا وظیفه است.
این موارد به شاخص های رفتاری خاص پیوند می یابد تا نیاز های لازم برای نیل به هدف و در نهایت رضایت مشتری را برآورده سازد.
در این روش استانداردها و انتظارات مطلوب از کارکنان به طور واضح بیان می شود.
روش های تحلیل شغل
منابع تحلیل شغل:
متصدی فعلی شغل
سرپرستان
تحلیلگران بیرونی (بهترین منبع)
مطالب منتشره توسط دولت ها
تدوین شرح شغل
مولفه های شرح شغل:
1. شناسنامه شغل
2. خلاصه شغل : وظایف اصلی شغل
3. شرح وظایف، اختیارات و مسئولیت ها : جزئیات وظایف
4. معیارهای سنجش عملکرد : معیار هایی جهت ارزیابی عمکرد متصدی شغل
5. شرایط کار: شامل آلودگی صوتی، هوا و خطرات شغلی.
تدوین شرح شغل
اطلاعات مندرج در شناسنامه شغل:
عنوان شغل: نام هر پست سازمانی.
شماره پست سازمانی : کد خاص مربوط به هر شغل.
تاریخ : روزی که شرح شغل نوشته می شود.
تصویب کننده : کسی که به شرح شغل رسمیت می دهد.
جایگاه شغل در ساختار سازمانی.
رتبه شغل.
تدوین شرح شغل
شرایط احراز به نیازمندی ها و الزامات برای انجام یک شغل اشاره دارد که شامل دانش، مهارت ها، توانایی ها، قابلیت ها، ویژگی ها و تجربیات است.
برای تنظیم فرم شرایط احراز شغل لازم است که شرح شغل به دقت مطالعه شود.
اطلاعات لازم در زمینه شرایط احراز از انجام دهنده شغل، سرپرست ها، طراحان حرفه ای شغل به دست می آید.
تدوین شرایط احراز شغل
از اطلاعات شرح شغل در وظایف مختلف مدیریت منابع انسانی به شرح ذیل مورد استفاده قرار می گیرد:
برنامه ریزی منابع انسانی
کارمندیابی
انتخاب: انتخاب در اصل تناسب شغل و شاغل
جامعه پذیری و آموزش
بهداشت و ایمنی: مشخص نمودن خطرات موجود در کار
6. ارزیابی عملکرد: برای تشخیص عملکرد فرد در سطح مورد انتظار
حقوق و دستمزد
طراحی شغل
کاربرد شرح شغل و شرایط احراز
طراحی شغل یعنی مشخص کردن و در کنار هم قرار دادن وظایفی که به صورت یک « واحد کاری» توسط یک فرد با مهارت ها و قابلیت های خاص قابل انجام است و انجام آن بخشی از نیازهای سازمان را برطرف می کند.
طراحی شغل باید در راستای استراتژی های سازمان انجام گیرد.
پس از تحلیل شغل باید طراحی شغل را انجام داد.
طراحی شغل
رویکردهای مختلف طراحی شغل:
رویکرد مدیریت علمی : طراحی با هدف کارایی
رویکرد انگیزشی: رفتار سازمانی، طراحی با هدف انگیزش
رویکرد سیستمی: طراحی با هدف کل نگری و ظرفیت ذهنی
رویکرد ارگونومیک: طراحی با هدف ایمنی و بهداشت
طراحی شغل
رویکرد مدیریت علمی:
در این روش، بهترین نوع طراحی شغل آن است که – با استفاده از روش های حرکت سنجی و زمان سنجی – حرکات اضافی در انجام آن حذف شده باشد.
این روش ، روش مدیریت علمی تیلور است.
تیلور معتقد بود که تقسیم کار مبتنی بر تخصص باید مبنای طراحی مشاغل قرار گیرد.
این روش برای مشاغل تکراری و ساده بسیار مناسب است.
در این روش، طراحی کار با هدف کارایی موجب کاهش هزینه و افزایش ستاده و همچنین موجب خستگی کمتر می شود.
در این رویکرد، ملاحظات مهندسی صنایع در نظر گرفته می شود؛ یعنی وظایف متعدد و ساده و کوچک در کنار هم قرار می گیرد و شاغل باید به طور سریع آنها را انجام دهد.
طراحی شغل
رویکرد انگیزشی:
براساس این رویکرد، مشاغل باید به گونه ای طراحی شود که رضایت و انگیزه کارکنان افزایش یابد.
بر اساس نظریه هرزبرگ، روش هایی برای غنی سازی شغل به اجرا در می آید و با تفویض اختیار به کارکنان، اهمیت شغل افزایش می یابد.
بعلاوه در نظریه فعال سازی معتقد است که باید با ایجاد تنوع در کار، کارکنان را فعال تر کرد.
در نظریه مدل ویژگی های شغل، کارکنان هنگامی برای انجام کار انگیزه دارند که احساس کنند شغلشان با معنی و ارزشمند است.
طراحی شغل
در مدل ویژگی های شغل به ابعاد زیر در طراحی شغل توجه می شود:
تنوع مهارتی: انجام کار مستلزم مجموعه ای از مهارت ها و توانایی ها است.
هویت وظیفه: کار بایستی هویت خاصی برای کارکنان داشته باشد.
اهمیت وظیفه: کار بایستی درداخل و خارج سازمان مهم تلقی شود.
استقلال: شاغل بایستی استقلال و آزادی عمل و قدرت تصمیم گیری داشته باشد.
بازخور: بایستی امکان بازخور از عملکرد برای فرد فراهم شود.
هر چقدر این پنج مولفه در یک شغل بیشتر باشد شغل انگیزاننده تر خواهد بود.
طراحی شغل
نمونه هایی از کاربرد مدل ویژگی های شغل در سازمان ها:
توسعه شغلی: گسترش انواع وظایفی که در یک شغل انجام می شود.
ارتقای شغلی: بزرگ کردن شغل با ترکیب چند شغل ساده مرتبط به هم، طوری که شغل جدیدی با دامنه وظایف وسیع تر شکل گیرد.
چرخش شغلی: چرخش فرد در مشاغل مختلف به منظور تنوع
غنی سازی شغلی: توانمندسازی کارکنان با افزایش قدرت تصمیم گیری و اختیارات و مسئولیت ها
ایجاد تیم های خودگردان، ساعات کاری شناور، تسهیم شغل بین دو نفر و کار از راه دور در سال های اخیر توسعه یافته اند.
طراحی شغل
رویکرد سیستمی:
از منظر تفکر سیستمی، تقسیم فعالیت ها به بخش های کوچک و ساده درست نیست و انگیزه کارکنان را از بین می برد و بهتر است مجموعه ای از کارهای مهم، متنوع و منعطف به تیمی از افراد واگذار شود.
در این رویکرد، از نظر کارکنان، شغل زمانی خوب طراحی شده است که:
ساده، یکنواخت و تکراری نباشد.
انجام دادن آن به کار فکری نیاز داشته باشد.
تنوع و آزادی داشته باشد.
امکان رشد و پیشرفت شاغل را فراهم کند.
کارگری که کالایی را تولید می کند خود مسئول حفظ و ارتقای کیفیت گردد.
طراحی شغل
رویکرد ارگونومیک:
این رویکرد، سازگار سازی شغل با وضعیت فیزیکی افراد است. از این منظر علاوه بر ملاحظات مهندسی صنایع، عوامل زیست شناختی و روان شناختی شاغل در طراحی مشاغل در نظر گرفته می شود تا تناسب بین شغل و شاغل از لحاظ تجهیزات و ابزارآلات حداکثر شود.
بر اساس این رویکرد شغل باید طوری طراحی شود که:
ضمن رعایت ایمنی و افزایش رضایت کارکنان، حداکثر کارایی به دست آید.
شغل مطابق با ویژگی های انسان طراحی شود.
طراحی شغل
در طراحی شغل در سال های اخیر:
محدودیت های ذهنی انسان در نظر گرفته شده است.
کاهش وظایف پردازش اطلاعات در یک شغل برای کاهش اشتباهات.
راهکارهای متعددی برای ساده کردن نیازمندی های ذهنی شغل از جمله:
کاهش حجم اطلاعات.
کاهش حجم مطالبی که باید به حافظه سپرده شود.
به کارگیری تجهیزات و نرم افزارهای آسان
آموزش های ساده و واضح
استفاده از نمودار و چک لیست
طراحی شغل
ارزش نسبی شغل، سهمی است که آن شغل در نیل به اهداف سازمان دارد. اندازه گیری و تعیین دقیق سهم شغل در موفقیت سازمان به آسانی امکان پذیر نیست و باید با معیارهای قابل اندازه گیری صورت گیرد.
ارزشیابی مشاغل به روش های مختلفی انجام می شود:
روش کمی
روش امتیازی
مقایسه عوامل
روش کیفی
روش طبقه بندی
روش رتبه بندی
روش های ارزشیابی مشاغل
در تمام روش های ارزشیابی مشاغل:
مشاغل بر اساس ارزش نسبی رتبه بندی می شوند.
رتبه بندی درست موضوع احساس برابری درونی را در سازمان ایجاد می کند.
باعث شود که افراد در درون سازمان احساس کنند که هر شغلی که ارزش بیشتری دارد حقوق و مزایای بیشتری در پی دارد.
در سیستم پرداخت باید برابری بیرونی را نیز در نظر داشت.
روش های ارزشیابی مشاغل
روش امتیازی:
این روش متداول ترین روش ارزشیابی مشاغل است.
این روش بسیار پیچیده، هزینه بر و وقت گیر ولی در عین حال روشی بسیار دقیق، عینی و عادلانه به حساب می آید.
از جمله مزایای این روش، عینیت، سادگی و سهولت استفاده از آن است.
روش های ارزشیابی مشاغل
مراحل انجام روش امتیازی:
در مرحله اول، انواع مشاغل سازمان شناسایی و سپس از هر گروه، یک شغل به عنوان نمونه، انتخاب و ارزشیابی می شود.
در مرحله دوم، عوامل کلیدی در هر شغل شناسایی می شوند تا ارزش نسبی شغل با توجه به عوامل کلیدی آن تعیین شود. معمولا مسئولیت، مهارت، کوشش و شرایط کار از جمله عوامل مهم در هر شغلی به شمار می آید.
در مرحله سوم، زیرمجموعه های هر یک از عوامل، شناسایی و انتخاب می گردند.تفکیک هر یک از عوامل کلیدی به معیارهای فرعی و درجات مختلف، به تعریف عینی تر و دقیق تر شغل و در نتیجه به ارزشیابی صحیح تر آن کمک می کند.
روش های ارزشیابی مشاغل
مراحل انجام روش امتیازی:
در مرحله چهارم، عوامل امتیازبندی می شوند و برای هر یک از عوامل کلیدی و معیارهای فرعی آن، امتیازی که معرف ارزش نسبی آن است اختصاص می یابد. تخصیص امتیاز به هر عامل بستگی به درجه اهمیت آن عامل در آن شغل دارد.
در آخرین مرحله، با جمع زدن امتیازات به دست آمده از معیارها، کل امتیازی که به شغل تعلق می گیرد معلوم می شود.
روش های ارزشیابی مشاغل
با تشکر از توجه شما