تجزیه و تحلیل و طبقه بندی شغل
یا
کارشکافی
تجزیه و تحلیل شغل یاکارشکافی :
تجزیه وتحلیل شغل ،فرآیندی است که از طریق آن ماهیت و ویژگی های هر یک از مشاغل در سازمان بررسی می گردد و اطلاعات کافی درباره آنها جمع آوری وگزارش می شود .
با تجزیه و تحلیل شغل معلوم می شود هر شغل چه وظایفی را شامل می شود و برای احراز و انجام شایسته آن چه مهارتها ، دانش ها و توانایی هایی لازم است .
بنا به تعریف دیگری تجزیه و تحلیل شغل ، شرح خلاصه وظایف و مسئولیت های شغل ، رابطه آن با مشاغل دیگر ، دانش و مهارت های لازم برای انجام دادن آن ، و شرایط کار است .
به بیان دیگر تجزیه یک شغل یعنی :
مطالعه و بررسی به منظور (1) پی بردن به ماهیت یک شغل و (2) تعیین شرایط احراز آن از نظر دانش، مهارت و رفتار
هدف از تجزیه و تحلیل شغل
هدف از تجزیه و تحلیل شغل تهیه و تنظیم دو فرم اساسی ”شرح شغل“ و ” شرایط احراز شغل“ است
مراحل تجزیه وتحلیل شغل دریک نگاه
تنظیم شرح شغل و شرایط احراز شغل :
اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل به دست می آید به صورت شرح شغل و شرایط احراز شغل ، به فرمهای خاصی منتقل می گردد .
در شرح شغل ، وظایف ، مسئولیت ها و شرایط کلی کار به طور خلاصه درج می شود .
شرایط احراز شغل نیز شرح حداقل شرایطی است که متصدی شغل باید دارا باشد تا بتواند با موفقیت از عهده کار برآید .
به عبارت دیگر دانش ، مهارتها و توانایی هایی برای انجام موفق و موثر شغل ضروری است، در فرم شرایط احراز منعکس می گردد و انتظار می رود کسی دارای آن شرایط باشد ، شغل را بهتر از کسی که فاقد آن است انجام دهد .
فرم شرایط احراز شغل چیست؟
فرم شرایط احراز شغل در زمان انتخاب نیروی انسانی کاربرد دارد و باید حاوی شرایط و ویژگی های فردی لازم بر ای انجام موفقیت آمیز شغل باشد.
فرم شرایط احراز شغل از مطالعه دقیق فرم شرح شغل بدست می آید.
برای جلوگیری از انعطاف در تعیین شرایط احراز شغل باید کاملا مشخص شود که در نحوه انجام دادن مسئولیتها و وظایف چه شرایطی برای متصدی شغل ضروری و چه شرایطی مفید هستند
نکته بسیار مهم :
در تعیین شرایط احراز شغل باید از بلند پروازی خودداری شود. این عمل دست کم دو مشکل به همراه دارد:
1- تعداد نیروی انسانی را که می توان برای انجام دادن آن شغل نامزد کرد، کاهش می دهد
2- ممکن است موجب انتصاب شخصی با شرایط بالاتر از حد نیاز برای آن شغل شود
روشهای تجزیه و تحلیل شغل :
مشاهده مستقیم:
تحلیل گران، شاغلین را برای مدت معین مورد مشاهده مستقیم قرار می دهند. تنها عیب این روش هزینه بالای آن است زیرا در مقایسه با دیگر روشها نیاز به صرق وقت و نیروی انسانی بیشتری دارد.
مصاحبه:
معمولا این روش پس از مشاهده و یا همزمان با آن صورت می گیرد و مکمل مشاهده است. مصاحبه می تواند به هر یک از سه حالت ان صورت پذیرد که انتخاب نوع آن بستگی به نوع و سطح مشاغل مورد بررسی دارد ولی معمولا از مصاحبه نیمه ساختار یافته استفاده می شود. این روش نیز نیازمند صرف وقت و هزینه بالایی است اما چنانچه درست انجام شود نتایج درخشانی به بار دارد.
پرسشنامه:
این روش یکی از کم هزینه ترین، ساده ترین و معمول ترین شیوه های جمع آوری اطلاعات است و برای بالا بردن میزان اعتبار اطلاعات جمع اوی شده موثر است. کفایت اطلاعات جمع آوری شده در گرو کیفیت سوالات تنظیم شده است.
می توان به جای پرسشنامه از چک لیست استفاده کرد.
نشست متخصصان
نمونه پرسشنامه-1
نمونه پرسشنامه-2
نمونه پرسشنامه-3
نمونه پرسشنامه-4
بررسی پیشینه ها:
این روش حتما باید با یکی از روشهای دیگر ترکیب گردد تا قابل استفاده باشد. معمولا در زمانی به کار می رود که تحلیل گران با مشاغل آشنایی کمی دارند.
مراحل بررسی پیشینه ها در تجزیه شغل :
1- تجزیه و تحلیل کلی سازمان در مورد هدفها و روشهای رسیدن به آنها
2- مطالعه اسناد سازمانی در زمینه ایجاد شغل در سازمان
3- بررسی و مطالعه شغل در سازمانهای مشابه
4- مطالعه فرهنگ عناوین حرفه ای
5- مطالعه شح شغل و شرایط احراز شغل در صورت وجود
6- بررسی سایر اسناد کتبی موجود در سازمان
رابطه میان تجزیه و تحلیل شغل ، شرح شغل و شرایط احراز شغل دریک نگاه
کاربستهای گوناگون تجزیه شغل
مزایای تجزیه وتحلیل شغل دریک نگاه
46
کاربرد تجزیه وتحلیل شغل دریک نگاه
اولین گام در طبقه بندی و ارزشیابی مشاغل تجزیه و تحلیل شغل است.
طراحی شغل:
عبارتست از تلفیق و ترکیب اجزای لازم و با معنی شغل با ویژگی های شاغلین برای ایجاد پستهای سازمانی، به صورتی که پستها بتوانند انتظارات کارکنان و مدیریت را فراهم آورند.
طراحی شغل نه تنها در کارایی نیروی انسانی موثر است بلکه کیفیت زندگی کاری آنها نیز بستگی به نحوه طراحی شغل شان دارد.
نگرش سیستمی به طراحی شغل
عناصر سازمانی:
منظور از عناصر سازمانی در طراحی شغل عناصری هستند که به کارایی مربوط می شوند. مشاغلی که به صورت صحیح طراحی شده اند خود به خود کارکنان لایق را کارآمد می سازند.
تخصص یکی از عوامل مهم در طراحی شغل است. روش مکانیکی طراحی شغل به دنبال حداقل سازی زمان و نیرو برای تحقق وظایف است و این عمل را با ساده و تکراری کردن وظایف شغلی انجام می دهد. به عبارت دیگر با ساده و تکراری شدن شغل تخصص افزایش می یابد.
عناصر محیطی:
دومین دسته از عناصر طراحی شغل عناصر محیطی است. عناصر محیطی را می توان در غالب انتظارات شغلی تعریف کرد. به بیان دیگر جامعه از هر شغل و نتایج حاصل از آن دارای مجموعه ای از خواسته ها و انتظارات است.
عناصر رفتاری:
تنوع:
حداکثر استفاده از فنون و روشهای گوناگون در استفاده از مهاتهای کارکنان را تنوع گویند. کمبود تنوع در کار موجب خستگی و فشارهای روحی می شود و میزان خطا در محیط کار را افزایش می دهد.
تنوع در کار میزان رضایت شغلی کارکنان را افزایش می دهد.
هویت وظایف:
عبارت است از تفهیم این مطلب به کارکنان که کارشان با سایر قعالیتهای سازمانی چه ارتباطی دارد.عدم هویت وظایف موجب عدم احساس موفقیت می شود.
هویت وظایف در کار میزان رضایت شغلی کارکنان را افزایش می دهد
اهمیت شغلی:
رابطه ای نزدیک با هویت وظایف داردو عبارت است از احترام و اهمیتی که برای یک شغل در داخل و خارج سازمان وجود دارد.
اهمیت شغلی در کار میزان رضایت شغلی و تعهد شغلی کارکنان را افزایش می دهد
بازخورد:
بازتابها و انعکاسهای نحوه کار کارکنان را بازخورد گویند. بازخورد راهنمای عمل کارکنان است
توسعه شغلی:
یکی از فنون طراحی شغل، توسعه شغلی است.یعنی افزایش و مسئولیتهای یک شغل. توسعه شغلی برای مقابله با تخصص گرایی بی رویه مطرح شده است.
غنی سازی شغلی:
1- غنی سازی افقی:
در واقع همان توسعه شغلی است یا همان افزایش وظایف و مسئولیتهای بیشتر یک شغل
2- غنی سازی عمودی:
افزایش مسئولیتها و وظایف دیگر به یک شغل که از نظر ماهیت ممکن است رابطه مستقیمی با وظایف قبلی نداشته باشد.
غنی سازیعمودی اختیارات و امکانات بیشتری را در اختیار شغل قرار می دهدو هدف ان افزایش همکاری کارکنان در امور سازمانی است
نکته:
نتایج یاد شده از غنی سازی شغل زمانی حاصل می شود که متصدی شغل اول دارای دانش، آگاهی و مهارتهای شغلی باشد. دوم دارای احساس رقابت، برتری جویی و رشد باشد و سوم دارای یک رضایت کلی در قبال شغل و محتوای آن باشد
توجه :
شکل صفحه 59 کتاب ” الگوی غنی سازی شغل“
را دقیقا مطالعه کنید.
طبقه بندی مشاغل :
طبقه بندی مشاغل ، عبارت است از دسته بندی مشاغل و قراردادن مشاغل دارای ویژگی های مشترک در یک طبقه . انجام دادن چنین کاری به نحو کامل و صحیح ، تنها می تواند با استفاده از نتایج تجزیه وتحلیل شغل ، بویژه فرم های شرح شغل و شرایط احراز شغل ، صورت می گیرد .
در طبقه بندی مشاغل معمولا مشاغلی را که دارای خصوصیات زیر باشند در یک طبقه قرار می دهند:
1- بتوان آنها را تحت یک نام و یا واحد قرار داد
2- بتوان برای تصدی انها شرایط احراز شغل مشابهی در نظر گرفت
3- بتوان برای گزینش متصدیان آن از آزمونهای استخدامی یکسانی استفاده کرد
4- بتوان برای انها حداقل و حداکثر حقوق و دستمزد مشابهی را در نظر گرفت
اصطلاحات طبقه بندی مشاغل:
طبقه شغلی:
یک یا چند پست سازمانی که از نظر وظایف و دشواری کار با یکدیگر شباهت دارند
رشته شغلی:
یک یا چند طبقه شغلی را که از لحاظ نوع کار تا حدی یکسان باشند ولی از نظر اهمیت، سختی و ارزش انجام کار متفاوت هستند یک رشته شغلی را شکل می دهند.
رسته فرعی:
رشته های شغلی که از نظر نوع کار و شرایط احراز شغل وابستگی زیادی به هم دارند یک رسته فرعی را می سازند
رسته شغلی:
مجموعه ای از رسته های فرعی که از نظر نوع کار و حرفه وابستگی نزدیکی دارند و با یکدیگر یک کادر وسیع حرفه ای را تشکیل می دهند
گروه شغلی:
سطوح مختلف طبقات شغلی است که حداقل و حداکثر حقوق طبقات شغلی مربوطه را تعیین می کند