به نام خدا
عنوان: برنامه ریزی نیروی انسانی
مقدمه
برنامه ریزی نیروی انسانی ، منابع انسانی لازم را برای فعالیت های آینده مشخص می دارد و مدیران را یاری میدهد تا نوع و میزان نیروی انسانی مورد نیاز برای رسیدن به هدف ها و برنامه های آینده سازمانی را برگزینند . در واقع ، پایه هایی را برای تدوین سیاست های کلی جذب ، گزینش ، اموزش ، جابجایی ترفیعات ، رفاه و … شکل می دهد.
بی توجهی به برنامه ریزی نیروی انسانی ، امکان رسیدن به هدف های سازمانی را مختل می کند ، و آسیب پذیری سازمان را افزایش می دهد .
برنامه ریزی نیروی انسانی را اساس دوام سازمان و مدیریت می دانند
مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی
نیازهای پرسنلی آینده سازمان را مشخص می کند .
این امکان را فراهم می سازد که برای جذب و گزینش و اموزش کارکنان تدبیر لازم به عمل آید .
امکان استفاده ی عاقلانه از منابع انسانی را برای سازمان و مدیرت میسر می سازد .
فعالیت های منابع انسانی را با هدف و برنامه های آینده ی سازمان به گونه ای موثر هماهنگ می سازد .
هزینه های پرسنلی و استخدامی سازمان را کاهش می دهد .
نظام های اطلاعاتی مدیران ، بویزه مدیران منابع انسانی ، را تقویت می کند .
برنامه های گوناگون مدیریت پرسنلی را هماهنگ می کند .
اهمیت برنامه ریزی نیروی انسانی
سازمان بدون منابع انسانی ، هیچ مفهومی ندارد .
بدون برنامه ریزی ، گزینش ، آموزش و جلب همکاری کارکنان ، امکان رسیدن به هدف های سازمانی فراهم نمی آید .
مهمترین دارایی سازمان منابع انسانی است .
سازمان باید برای مهمترین دارایی اش برنامه ریزی کند تا امکان استفاده ی معقول و منطقی و مفید از آن میسر گردد .
تعاریف و مفاهیم برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی نیروی انسانی ، حرکتی است که به وسیله ی آن سازمان ها اطمینان می یابند که نوع و میزان نیروی انسانی مورد نیاز خود را در حال و آینده در اختیار دارند.
برنامه ریزی نیروی انسانی ، تفسیر هدف ها و برنامه های آینده ی سازمان در قالب نوع و میزان منابع انسانی مورد نیاز است .
برنامه ریزی نیروی انسانی ، سیاست جذب ، گزینش ، آموزش ، بهره برداری ، پیشرفت و حفظ بقای منابع انسانی در سازمان و حتی در جوامع بشری .
برنامه ریزی نیروی انسانی ، باید مبتنی بر پژوهش و گردآوری اطلاعات باشد .
مقاصد برنامه ریزی نیروی انسانی
تجزیه و تحلیل برنامه های آینده برای تعیین نوع و میزان نیروی انسانی مورد نیاز .
براورد میزان و نوع نیروی انسانی موجود در بازار کار در آینده .
تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی سازمان در آینده .
تعیین سیاست جذب ، گزینش و آموزش منابع انسانی مورد نیاز برای رسیدن به هدف ها و برنامه های سازمانی .
مرتبط ساختن ارتباط برنامه ریزی نیروی انسانی با برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی نیروی انسانی در اصل یک برنامه ریزی استراتژیک است که در جهت هدف های کلی سازمان و شیوه های لازم برای رسیدن به آن هدف های کلی حرکت می کند .
مراحل پنجگانه مرتبط ساختن برنامه ریزی نیروی انسانی و برنامه ریزی استراتژیک:
تشخیص فلسفه ی سازمان : سازمان به چه کاری مشغول است ؟
شناخت شرایط محیطی : چه امکانات و یا موانعی در راه رسیدن به هدف ها وجود دارند ؟
ارزشیابی نقاط قوت و ضعف سازمانی : چه مسایل و عوامل درون سازمانی ما را یاری می دهند و یا موانعی برای ما در رسیدن به هدف ایجاد می کنند ؟
پرورش های هدف های سازمانی : چه انتظاراتی را در چه زمان هایی در نظر داریم .
پرورش تدابیر : چه کارهایی ، بهترین راه رسیدن به هدفهای سازمانی است ؟
گام های نخستین برای برنامه ریزی نیروی انسانی
هدف ها و برنامه های سازمانی باید مورد مطالعه ، شناسایی و تجزیه و تحلیل فرار گیرند ، و به روشنی مشخص گردند .
بررسی ضایعات پرسنلی ، کاهشی است که به دلایل مختلف ، از قبیل استعفا ، اخراج ، جابجایی ، از کارافتادگی و غیر ان ، ممکن است در یک فاصله ی زمانی معین در سازمان به وجود آید .
توجه به روند پیشرفت ها در علم و فناوری عوامل و ابزار ارتباطی که به طور مستقیم برنوع و میزان منابع انسانی مورد نیاز و روشهای انجام دادن کار تاثیر می گذارند .
گرد آوری اطلاعات و پیش بینی منابع انسانی مورد نیاز در اینده و تجزیه و تحلیل های آماری و ریاضی است .
تعیین سیاست های برنامه ریزی نیروی انسانی
استراتژی ، به معنی شیوه های کلی رسیدن به هدف هاست .
منظور از تعیین استراتژی برنامه ریزی نیروی انسانی ، تهیه و تنظیم یک طرح کلی برای تلفیق و ترکیب و گرداوری گلیه امکانات و امتیازات سوق الجیشی برای مقابله با تغییرات محیطی است که ممکن است در آینده رخ دهند .
سیاست برنامه ریزی نیروی انسانی باید در برگیرنده ی فعالیتهای مربوط به گزینش ، اموزش ، پرداخت حقوق و دستمزد ، ایجاد انگیزش در منابع انسانی ، نحوه ی برقراری ارتباط انسانی ، سلامت جسم و روان ، جابجایی ها ، بازنشستگی و دریافت مستمری منابع انسانی باشد .
مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی
مرحله ی اول
پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی
الف) بلند مدت
بررسی هدف ها و برنامه های بلند مدت سازمان
بررسی روند رشد جمعیت
بررسی اوضاع و احوال اقتصادی
بررسی روند تکنولژی
بررسی روند سیاسی-اجتماعی
ب) کوتاه مدت
بررسی برنامه و بودجه
بررسی ضایعات پرسنلی
بررسی قوانین و مقررات استخدامی
مرحله ی دوم
پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی
الف) پیش بینی عرضه داخلی
بررسی و شناخت منابع موجود در سازمان
تنظیم و استفاده از نمودارهای جایگزینی
ب) پیش بینی عرضه خارجی
بررسی نیازهای خارجی
بررسی عرضه ی خارجی
بررسی عکس العمل جامعه
بررسی جمعیت شناسانه (دموگرافیک)
مرحله ی اول
پیش بینی نحوه ی تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده
1. استخدام نیروهای جدید 3. مدیریت حرفه های شغلی
2. اموزش و آماده سازی 4. بهبود سیستم ها و روش ها
5. کاهش نیروی انسانی
مرحله ی اول – پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی آینده
در این مرحله ، کارکنان مورد نیاز را برای رسیدن به هدف ها و برنامه های آینده سازمان تا حدودی مشخص کرده ، این امکان را به مدیران می دهد تا تمهیدات لازم را برای رفع نیازهای کارکنان به عمل آورند .
برای پیش بینی تقاضای نیروی انسانی در آینده ، روشهای مختلفی وجود دارد که یکی از آنها پیشبینی بلند مدت و کوتاه مدت کارکنان مورد نیاز درآینده است .
عواملی در این پیش بینی موثرند که به شرح انها می پردازیم .
مرحله ی اول – پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی آینده
الف) عوامل موثر بر پیش بینی های بلند مدت تقاضای نیروی انسانی
1. بررسی هدف ها و برنامه های بلند مدت سازمان :
بررسی میزان توسعه و تغییر هدف ها و برنامه های بلند مدت سازمانی که غالباً هم فعالیتهای آتی و هم نوع و میزان کارکنان مورد نیاز آن را در آینده مشخص می کند.
2. بررسی میزان رشد جمعیت
با در نظر گرفتن رشد میزان واقعی رشد جمعیت کشور می توان جمعیت سال های آینده را تخمین زد و براساس آن وضعیت نیروی کار جامعه را پیش بینی کرد .
مرحله ی اول – پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی آینده
3. بررسی اوضاع و احوال اقتصادی
با توجه به عواملی از قبیل سیاست های دولت ، میزان رشد اقتصادی امکانات اقتصادی موجود ، فعالیت های اقتصادی ، نیازهای روز افزون جامعه می توان تا حدودی به اوضاع و احوال و شرایط اقتصادی آینده در بلند مدت پی برد .
4. ببرسی روند فناوری
پیشرفت های علمی و فناورانه یکی از عوامل موثر در نوع ، میزان ، ترکیب مشاغل سازمان و منتفی شدن برخی از مشاغل موجود در بلند مدت به شمار می رود .
5. بررسی روند سیاسی – اجتماعی جامعه
دگرگونی های اجتماعی میتوانند برنوع ومیزان نیروی انسانی آماده بکاردرجامعه تاثیر گذارند.
مرحله ی اول – پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی آینده
ب) عوامل موثر بر پیش بینی های کوتاه مدت تقاضای نیروی انسانی
پیش بینی های بلند مدت نباید باعث بی توجهی به برنامه ریزی ها و پیش بینی های کوتاه و میان مدت گردد .
1. برنامه و بودجه
محاسبه ی نسبتهای مختلف ، از قبیل تعداد کارکنان نسبت به میزان خدمات ارائه شده ، میزان تولید ، میزان فروش و مانند آن می توان میزان نیروی انسانی مورد نظر را برای فعالیت های آینده ی سازمان محاسبه کرد .
بررسی معیارهای کاری ، اعم از کیفی و کمی معمولاً برای افرادی با توان متوسط تدوین می گردند و بعضاً ممکن است در شرایط مختلف انحرافاتی در انها به وجود آید .
مرحله ی اول – پیش بینی میزان تقاضای نیروی انسانی آینده
2. بررسی ضایعات پرسنلی
منظور از ضایعات پرسنلی ، کاهش تعداد کارکنان به دلایل مختلف است که طی یک دوره ی زمانی معینی در سازمان به وجود می آید .
مدیران سازمان باید ضمن شناسایی عوامل موثر در ایجاد و افزایش ضایعات پرسنلی و سعی در به حداقل رسانیدن آنها ، به گونه ای برنامه ریزی کنند که این ضایعات اجتناب ناپذیر را که سازمان و مدیریت در ایجاد آنها نقشی ندارند ، جبران کنند .
3. قوانین و مقررات استخدامی
برنامه ریزان نیروی انسانی باید با مطالعه و شناخت قوانین و مقررات به برنامه ریزی نیروی انسانی بپردازند . بی توجهی به قوانین و مقررات دولتی در هر جامعه ای ، سازمان ، مدیریت و برنامه ریزی نیروی انسانی را آشفته خواهد کرد
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
دو منبع برای تامین نیازهای انسانی در آینده وجود دارد : داخلی و خارجی
منابع داخلی ، کارکنان موجود در سازمان هستند که استعداد ترفیع و یا امکان انتقال و جابجایی را دارند .
منابع خارجی ، کارکنان موجود در بازار کار آینده اند .
نحوه ی پیش بینی میزان عرضه ی منابع داخل و خارج سازمان و عوامل موثر بر آنها :
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
الف) پیش بینی میزان عرضه ی داخلی
1. بررسی و شناخت منابع انسانی موجود در سازمان
با تهیه وضعیت کارکنان شاغل در مشاغل غیر مدیریتی شروع می شود و به تجزیه و تحلیل و شناخت کارکنانی که در مشاغل مدیریتی قرار دارند ، خاتمه می یابد .
کلیاتی را در مورد ابعاد مختلف کارکنان در اختیار قرار می دهد .
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
2. تنظیم و استفاده از نمودارهای جایگزینی
هدف اصلی از تهیه و تنظیم نمودارهای جایگزینی ، پاسخ به این پرسش است که در آینده چه کسی جایگزین دیگری می شود .
اطلاعات لازم برای تهیه و تنظیم این نمودارها از فرم هایی که برای شناخت منابع مدیریتی و غیر مدیریتی طراحی شده اند به دست می آید .
با استفاده از نمودارهای جایگزینی می توان مشاغل مهمی را که در حال حاضر جانشینانی بای آنها پیدا نشده ، شناسایی کرد و اقدامات لازم را برای پیش بینی جانشینان احتمالی انجام داد .
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
ب) پیش بینی میزان عرضه ی خارجی
زمانی که افراد جایگزین ، برای مشاغل مورد نیاز در داخل سازمان وجو نداشته باشند ، ناگزیر دراین صورت باید کلیه منابع انسانی مورد نیاز را از منابع خارج از سازمان تامین کرد.
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
1. بررسی نیازهای خارجی
منظور از نیازهای خارجی ، میزان و نوع تخصصهای مورد نیاز است که در داخل سازمان وجود ندارد .
اگر قبلا در سازمان ، توسعه و غنی سازی شغلی صورت پذیرفته باشد ، نیاز به استخدام نیروی انسانی جدید برای مشاغل مدیریت و سرپرستی کمتر خواهد بود . در غیر این صورت ناگزیر برای رفع این نیازها باید از منابع خارج سازمان استفاده کرد .
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
2. بررسی عرضه ی خارجی
برای پیش بینی عرضه منابع انسانی با مهارت های مورد نیاز در آینده ، باید همه جای کشور را زیر پا گذاشت ، برای پیش بینی عرضه ی منابع انسانی بدون مهارت و یا با مهارت های کم می توان به بازار عرضه ی نیروی انسانی در اطراف سازمان سر کشید .
برای جایگزینی نیروی انسانی مورد نیاز در اینده ، بهتر است به سازمانهای مشابه مراجعه شود . بویژه در مورد جایگزینی مشاغل مدیریت و سرپرستی
مرحله ی دوم – پیش بینی میزان عرضه ی نیروی انسانی آینده
3. بررسی واکنش جامعه
مردم یک جامعه ممکن است به بعضی مشاغل و فعالیت ها علاقه ی بیشتری از خود نشان دهند و به بعضی دیگر علاقه ی کمتر .
4. بررسی جمعیت شناسانه (دموگرافیک)
روندرشد جمعیت برای برنامه ریزان کاملاً روشن است و انان می توانند از سالها قبل اثرات آن را بر عرضه ی نیروی انسانی به بازار کار در آینده در نظر گیرند و اقدامات لازم را در این زمینه به عمل آورند .
مرحله ی سوم – پیش بینی نحوه ی تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده
عرضه و تقاضای نیروی انسانی آینده پیش بینی و باید عملیات اصلاحی را برای رسیدن به هدف هماهنگی و تطبیق بین عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده شروع کرد .
1. استخدام نیروهای جدید
در صورتی که پیش بینی های انجام شده نمایانگر کمبود نیروی انسانی مورد نیاز سازمان در بازار کار آینده باشند و پیش بینی شوند که سازمان نمی تواند بین عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده تعادلی بیافریند ، در این صورت ، برنامه ریزی برای جذب ، گزینش و استخدام نیروی انسانی مورد نیاز در آینده ضرورت خواهد یافت .
مرحله ی سوم – پیش بینی نحوه ی تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده
2. آموزش و آماده سازی
اموزش و آماده سازی کارکنان موجود برای رسیدن به هدف و اجرای برنامه های آینده.
این آموزشها باید در جهت ایجاد و ارتقای سطح دانش و مهارت و یا نوع رفتارهای مطلوب برنامه ریزی و اجرا شوند .
3. مدیریت حرفه های شغلی
به نفع کارکنان و کارفرمایان است ؛ زیرا بدین وسیله کارکنان در طول خدمت خود تنها در یک شغل ثابت در جا نمی زنند و با برنامه ریزی حرفه ای شغلی در مسیر مشخصی قرار کرفته ، حرکت خواهند کرد.
مرحله ی سوم – پیش بینی نحوه ی تطبیق عرضه و تقاضای نیروی انسانی در آینده
4. بهبود سیستم ها و روش ها
لازم است که مدیران ضمن اصلاح سیستم ها و روشهای کار و قوانین و مقررات ، زمینه های لازم را برای استفاده ی از تخصص و نیروی کارکنان در سازمان فراهم آورند . این کار در تعادل میان عرضه و تقاضا ی نیرو انسانی موثر بوده و درصد چشمگیری بر کارایی سازمان و مدیریت می افزاید .
5. کاهش نیروی انسانی
در صورتی که پیش بینی های مربوط به آینده ، نمایانگر این مساله باشد که سازمان در سالهای آینده ممکن است با تورم نیروی انسانی مواجه گردد ، در آن صورت کارشناسان امور پرسنلی باید بیدرنگ برای کاهش نیروی انسانی در اینده برنامه ریزی کنند .
استفاده از الگو در برنامه ریزی نیروی انسانی
یکی از هدف های اولیه ی برنامه ریزی نیروی انسانی پی بردن به تغییراتی است که در یک فاصله ی زمانی معین از نظر کمی در سطوح مختلف کارکنان سازمان ، از جمله مدیریت به وجود می اید .
پی بردن به چنین تغییراتی یکی از راه های پیش بینی این گونه تغییرات در آینده است .
بررسی تغییرات در نیروی انسانی یک سازمان در یک فاصله و یا دوره ی زمانی گذشته و تجزیه و تحلیل های آماری این دوره نسبت به فواصل زمانی پیش از آن می تواند مدیران پرسنلی را یاری دهد تا بتوانند برای همان فاصله ی زمانی در آینده پیش بینی های لازم را معمول دارند .