به نام خدا
عنوان:
تجزیه ، طراحی و طبقه بندی مشاغل
تجزیه ی شغل
شغل : یکی از کوچکترین تقسیماتی است که از نظر سازماندهی مورد استفاده قرار می گیرد و در اختیار فردفرد کارکنان یک سازمان گذاشته می شود .
تعریف ساده و کلی تجزیه شغل : مراحلی برای تشخیص ویژگی های لازم برای انجام دادن موفقیت آمیز یک یک شغل و بررسی شرایطی که شغل در آن شرایط صورت می پذیرد .
تجزیه شغل : مطالعه و بررسی به منظور پی بدن به ماهیت یک شعل و تعیین شرایط احراز آن از نظر دانش ، مهارت و یا نوع رفتار .
تجزیه ی شغل
هدف از تجزیه شغل : تهیه و تنظیم دو فرم اساسی «شرح شغل» و «شرایط احراز مشاغل»
اطلاعات مطالعه ی یک شغل به دو قسمت تقسیم می گردند :
1- اطلاعات مربوط به شغل (فرم شرح شغل)
2- اطلاعات مربوط به شاغل (فرم شرایط احراز مشاغل)
مزایای تجزیه ی شغل : استفاده از نتایج آن در موارد مختلف سازمان و مدیریت
برخی از اصطلاحات تجزیه شغل
کار : اجزای تشکیل دهنده یک وظیفه است .
وظیفه : قسمتی از فعالیت ها که به عهده ی یک فرد در سازمان گذارده می شود.
شغل: وظایف مرتبطی است که فرد در مقابل دریافت حقوق و دستمزد دارد.
پست : جایگاه سازمانی افراد است . به یک نفر یا گروهی از افراد .
شرح شغل : خلاصه ای از اطلاعات مربوط به یک شغل خاص است که بتواند آن را بشناساند
شرایط احراز شغل : از تجزیه شغل به ویژه فرم شرح شغل به دست می آید . به نحوی که شاغل بتواند وظایف و مسئولیت های محوله را به نحو احسن و منطبق با استاندارد های کاری انجام دهد .
روش های تجزیه مشاغل
الف) مشاهده
تحلیلگران مشاغل شاغلین را برای مدت معین مورد مشاهده ی مستقیم قرار می دهند
عیب روش : هزینه ی بالای آن
ب) مصاحبه
مکمل مشاهده می باشد .
مصاحبه های طرح ریزی شده : پرسش ها از قبل تهیه و تنظیم شده اند .
مصاحبه های نیمه طرح ریزی شده : پرسش ها از قبل تهیه و تنظیم شده ولی حین مصاحبه ممکن است برخی سوال ها تغییر کند .
عیب روش : مستلزم صرف وقت و هزینه ی نسبتا گزافی می باشد .
روش های تجزیه مشاغل
ج) پرسشنامه
سوالات را به صورت پرسشنامه تنظیم می کنند و برای شاغلین می فرستند تا آن را پر کنند و بازگردانند .
سوالات باید کوتاه،صریح،جامع،کامل، و در برگیرنده کلیه عوامل مربوط به شغل باشد .
محاسن روش : ساده ، کم هزینه
د) بررسی پیشینه ها :
روشی است که باید با یکی از روشهای مذکور تلفیق گردد تا قابل استفاده باشد.
زمانی که آشنایی کافی با مشاغل ندارند در اولین مرحله از روش بررسی پیشینه ها استفاده می نماید .
روش های تجزیه مشاغل
مراحل بررسی پیشینه در تجزیه و تحلیل شغل :
تجزیه و تحلیل کلی سازمان در مورد هدف ها و روش های رسیدن به آنها.
مطالعه اسناد و مدارک سازمانی در زمینه ی تاریخچه ی ایجاد شغل در سازمان مربوط .
بررسی و مطالعه ی شغل در سازمان های مشابه .
مطالعه ی شرح شغل و شرایط احراز آن ، در صورتی که وجود داشته باشد .
مطالعه ی فرهنگ عناوین حرفه ای
بررسی و مطالعه ی سایر اسناد و مدارک کتبی موجود در سازمان .
نتایج حاصل از تجزیه ی شغل
شرح شغل
نکات :
اطلاعاتی از قبیل : عنوان شغل ، تعریف و اهداف آن ، گروه و پایه ، حقوق و مزایا ، محل کار ، سرپرست مستقیم ، عوامل مربوط به ابزار کار ، روش کار کردن، مسئولیت های مالی و غیر مالی ، وظایف مستمر و غیر مستمر تشریح شده باشد .
نتایج حاصل از تجزیه ی شغل
شرایط احراز شغل
نکات :
باید شامل کلیه شرایط و ویژگی های فردی لازم برای موفقیت آمیز بودن شغل باشد .
باید گویا باشد .
جملات کوتاه ، ساده و در ارتباط با موضوع
از کلمات گنگ ، دوپهلو ، دشوار و اصطلاحات فنی و تخصصی استفاده نکرد
تعاریف و مفاهیم که وجودشان الزامی است را تشریح نمود .
از شاخ و برگ دادن اضافی خودداری کرد.
از بلند پروازی خودداری نمود.
کاربست های مختلف تجزیه شغل
الف) نیرویابی ، جذب و گزینش
زمانی که مصاحبه و آزمون استخدامی با توجه به شرایط احراز مشاغل و شرح مشاغل تهیه می شود .
ب) آموزش و بهسازی
اگر در مراحل گزینش ، کسانی باشند که برای انجام دادن موفقیت آمیر شغل کمبودی داشته باشند ، می توان پس از آموزش از برخی افراد مستعد استفاده نمود و آنگاه آنان رااستخدام نمود .
کاربست های مختلف تجزیه شغل
ج) رسیدگی به شکایات و نظم آفرینی
تداخل وظایف را از بین برد ؛
روشهای یکدست کارکدن را مشخص ساخت ؛
روابط رسمی بین کارکنان را تعیین کرد ؛
کارکنان و نتایج کارشان را هماهنگ ساخت ؛
کم کاری های آشکار و پنهان را زدود ؛
از تراکم کار در یک قسمت از سازمان جلوگیری کرد ؛
تکلیف کارکنان بایددر بدو استخدام به کارکنان ارائه گردد
فرم شرح شغل کامل ، جامع تهیه نشده باشد ، شکایات افزایش می یابد ؛
کاربست های مختلف تجزیه شغل
د) حقوق و دستمزد
مشاغل را در طبقات گوناگون قرار داد و به تعیین ارزش ریالی آنها اقدام کرد .
ه) ارزشیابی عملکرد کارکنان
این کار بدون استفاده از فرم شرح شغل بی معنی است و موجب انحرافات ، تبعیضات و اعمال نظرهای شخصی مدیران و سرپرستان و در نتیجه یاس و ناامیدی کارکنان خواهد شد .
کاربست های مختلف تجزیه شغل
و) طراحی شغل
ترکیب اجزای لازم شغل با ویژگیهای شاغلین برای ایجاد پست های سازمانی ، چنانکه پستها بتوانند انتظارات کارکنان و مدیریت را فراهم آورند .
عناصر سازمانی ، محیطی و رفتاری را باید در طراحی شغل در نظر گرفت :
عناصر سازمانی : عواملی است که به کارایی مربوط می شود .
عناصر محیطی : عبارت است از انتظارات شغلی جامعه
عناصر رفتاری : شامل تنوع ، هویت وظایف ، اهمیت شغلی و بازخورد می گردد.
تنوع
حد اکثر استفاده از فنون و روشهای گوناگون در استفاده موثر از مهارت های کارکنان
هویت وظایف
تفهیم این مطلب به کارکنان که کارشان با سایر فعالیت های سازمان چه ارتباطی دارد
اهمیت شغلی
احترام و اهمیتی که در داخل و یا خارج سازمان برای شغل قایل می شوند .
حاصل این احساس اهمیت ، سرافرازی ، پایبندی به شغل ، انگیزه های مثبت ، رضایت شغلی و عملکرد بهتر می باشد .
بازخور
بازتاب های مربوط به نحوه کارکردن افراد است .
کاربست های مختلف تجزیه شغل
ه) توسعه ی شغلی
افزایش وظایف و مسئولیت های یک شغل است که در مقابل تخصص گرایی بی ضابطه مطرح می شود .
این امر در افزایش کیفیت کار موثر خواهد بود و در مواردی باعث کاهش کمیت گردد.
پیروان مکتب کلاسیک عقیده دارند توسعه ی شغل به حس مسئولیت پذیری در کارکنان دامن می زند .
غنی سازی شغلی
غنی سازی افقی شغلی
افزودن وظایف و مسئولیت های بیشتر به یک شغل ، که همگی در ارتباط با یک کار می باشند .
غنی سازی عمودی شغلی
افزایش وظایف و مسئولیت های دیگر که از نظر ماهیت رابطه ی مستقیمی نیز با وظایف و مسئولیت های قبلی نداشته باشد.
هدف از این کار افزایش همکاری پیش از پیش در امور شغلی و سازمانی است .
طبقه بندی مشاغل
الف) تعاریف و مفاهیم طبقه بندی مشاغل
یکی از پدیده های انقلاب صنعتی است .
طبقه بندی مشاغل عبارت است از دسته بندی مشاغل و قرار دادن مشاغل دارای ویژگی های مشترک در یک طبقه .
مشاغلی که دارای خصوصیات زیر باشند در یک طبقه قرار می دهند :
بتوان آنها را تحت نام یا عنوان واحدی قرار داد .
بتوان برای تصدی آنها شرایط احراز تقریبا مشابهی در نظر گرفت.
بتوان برای گزینش متصدیان آنها از آزمون های تقریبا مشابه استفاده کرد.
بتوان برای آن ها حد اقل و حد اکثر حقوق و دستمزد را در نظر گرفت .
طبقه بندی مشاغل
ب) برخی از اطصطلاحات طبقه بندی مشاغل
رسته شغلی
طبقات شغلی که از لحاظ نوع کار و حرفه ، وابستگی نزدیکی به هم دارند .
رسته فرعی
رشته های شغلی که از لحاظ نوع کار وابستگی بیشتری به هم دارند .
رشته ی شغلی
یک یا چند طبقه ی شغلی که از لحاظ نوع کار تا حدی یکسان می باشند ، ولی از نظر ارزش سطوح مختلفی دارند .
طبقه شغلی
یک یا چند پست که از نظر وظایف و مسئولیتها و دشواری کار،بایکدیگرمشابه اند
طبقه بندی مشاغل
ب) برخی از اطصطلاحات طبقه بندی مشاغل
گروه شغلی
سطوح مختلف طبقات شغلی است که حداقل و حداکثر حقوق طبقات شغلی مربوط را تعیین می کند .
شرح طبقه ی شغلی
یک نظام متحد الشکل در زمینه ی پستهای سازمانی در یک سازمان است .
تخصیص
قرار دادن پست مستخدم در طبقه ی شغلی مربوط