به نام خدا
عنوان: ارزیابی عملکرد
مقدمه
منظور از ارزیابی عملکرد، فرایندی است که به وسیله آن، کار کارکنان در فواصلی معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار می گیرد.
شناخت کارکنان قوی و اعطای پاداش به آنها و از این طریق، ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد آنان وسایر کارکنان، از جمله علل اصلی ارزیابی عملکرد است. در گذشته، مدیران کلاسیک، ارزیابی عملکرد را فقط به منظور کنترل کار ارکنان انجام می دادند؛ در حالی که امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی این عمل، اهمیت بیشتری یافته است و هدف اصلی از ارزیابی عملکرد این است که اطلاعات ضروری درباره نیروهای شاغل در سازمان جمع آوری گردد و در دسترس مدیران قرار گیرد تا آنها بتوانند تصمیمات بجا و لازم را در جهت بالابردن کمیت و کیفیت کار کارکنان اتخاذ نمایند. بنابراین، هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثربخشی سازمان است نه توبیخ و تنبیه کارکنان ضعیف.
کاربردهای ارزیابی عملکرد
از اطلاعاتی که در نتیجه ارزیابی عملکرد کارکنان به دست می آید می توان در موارد زیر استفاده نمود:
برنامه ریزی نیروی انسانی
کارمندیابی و انتخاب
تعیین روایی آزمونهای استخدامی
آموزش و تربیت کارکنان
تعیین مسیر شغلی
حقوق و مزایا
شناخت استعدادهای بالقوه کارکنان
شاخص های ارزیابی
به طور کلی شاخصهایی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می شوند، باید خصوصیاتی داشته باشند که استفاده از آنها، دقت، صحت و اثربخشی فرایند ارزیابی را افزایش دهد. این خصوصیات عبارت اند از:
بتوان به آن اعتماد کرد؛ یعنی اندازه گیری شاخص در زمانهای متفاوت، کم و بیش نتایج یکسانی را عاید سازد و تفاوتهایی که از نظر عملکرد میان کارکنان وجود دارد، تشخیص داده، آنها را از یکدیگر مجزا نماید.
متصدی شغل قدرت تاثیر گذاری بر آن را داشته باشد.
برای کسانی که به وسیله آن ارزیابی می شوند، قابل قبول باشد.
سیستم ارزیابی عملکرد هنگامی می تواند موثر باشد که از شاخصهای واقعی، که ارتباط مستقیم با شغل دارند، استفاده شود.
مراحل ارزیابی عملکرد
1. هدف از ارزیابی عملکرد معین می شود.
2. با توجه به استانداردهای وضع شده، به فرد تفهیم می شود که چه باید بکند و چه .انتظاری از او می رود
3. عملکرد واقعی فرد در شغل اندازه گیری می شود.
4. عملکرد واقعی فرد با استانداردهای عملکرد مقایسه می شود.
5. نتایج حاصل از این مقایسه با فرد در میان گذارده می شود و در صورت لزوم، اقدامات اصلاحی به عمل می آید.
نکات مهم در طراحی سیستم ارزیابی عملکرد
در هنگام طراحی سیستم ارزیابی عملکرد باید مشخص شود که سیستم برای ارزیابی فعالیتهای شغل طراحی می شود یا برای ارزیابی نتایجی که باید از این فعالیتها به دست آورد. یعنی شاخصهایی که برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می شوند، مربوط به فعالیتهای آنها در شغل است یا مربوط به نتایجی که از این فعالیتها به دست می آید.
عوامل موثر در تعیین نوع سیستم ارزیابی
1. اندازه سازمان: تحقیقات نشان داده است که سازمانهای بزرگ که منابع و اختیارات کافی در اختیار دارند، بیشتر از سازمانهای کوچک از سیستمهای پیشرفته و پیچیده ارزیابی عملکرد استفاده می نمایند.
2. پویایی سازمان: چنانچه سازمانی پویا و دائم در حال تغییر و تحول می باشد، بهتر است به جای سیستمهای پیچیده ارزیابی، از سیستمهای نسبتاً ساده تری استفاده شود که به خاطر انعطاف پذیری بیشتر شان، براحتی می توان آنها را متناسب با شرایط تغییر داد.
3. سطوح مختلف در سلسله مراتب: بدیهی است مشاغل مدیریتی نسبت به مشاغل کارگری یا دفتری از پیچیدگی بیشتری برخوردارند. از این رو، معمولاً برای ارزیابی کارکنان در این دو گروه از سیستمهای مختلف استفاده می شود.
انواع ارزیابی
ارزیابی توسط سرپرست مستقیم: معمولاً ارزیابی فرد به وسیله سرپرست مستقیم او انجام می گیرد. در واقع، ارزابی مرئوسان به وسیله رئیس مستقیم آنها، متداولترین شیوه ارزیابی است.
ارزیابی رئیس به وسیله مرئوس: مرئوس هر روز شاهد رفتار و کردار و عملکرد رئیس خویش است و به دلیل اجرای تصمیمات و دستوراتش، در موقعیتی قرار دارد که می تواند درباره کاردانی و اثربخشی او قضاوت درستی داشته باشد.
ارزیابی همقطاران از عملکرد یکدیگر
ارزیابی گروهی: در این روش هر یک از اعضای گروه ارزیابی با توجه به تخصصش، عملکرد کارمند را از زاویه خاصی بررسی میکند و در نتیجه، کار از زاویه مختلف ارزیابی می گردد.
ارزیابی از طریق خودسنجی: نکته ای که تیلور نیز به آن اشاره کرده بود این است که معمولاً هیچ کس به اندازه خود فرد از جزئیات و کم و کیف کار خویش آگاه نیست. بنابراین اگر کارمندی بداند که چه انتظاری از او وجود دارد و نتیجه کار او چه باید باشد، همچنین اگر بداند که عملکرد او بر اساس چه معیار و استانداردی ارزیابی می گردد، بهتر از هر کس دیگری میتواند عملکرد خود را ارزیابی نماید.
روشهای ارزیابی
روش مقیاسی
روش عامل سنجی
روش ثبت وقایع حساس
روش توصیفی
روش قیاسی
انتخاب اجباری
ارزیابی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف.
روش مقیاسی. این روش یکی از قدیمی ترین و متداولترین روشهایی است که برای ارزیابی عملکرد کارکنان از آن استفاده می گردد. در این روش کارکنان بر اساس عوامل معینی درجه بندی می گردند.
در روش مقیاسی، ارزیاب که معمولاً رئیس مستقیم کارکنان است، با استفاده از فرمهای یخصوصی، اقدام به ارزیابی عملکرد آنها می نماید. در فرم ارزیابی، فهرستی از صفات و ویژگی هایی که باید مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرند درج شده است.
یکی از مقیاسهایی که برای ارزیابی عملکرد به کار برده می شود، به شکل پیوسته است. مقیاس درجه بندی پیوسته خطی مدرج است که از صفر یا حداقل شروع می شود و تا حداکثر ادامه می یابد. با علامتی که ارزیاب در نقطه ای در امتداد این خط می گذارد، نظر خود را اعلام می دارد.
100 75 50 25 0
شور و شوق زیادی به کار دارد شیفته کار است علاقه مند به کار است بی فکر و بی تفاوت است علاقه ای به کار ندارد
نمونه ای از مقیاس درجه بندی پیوسته
روش عامل سنجی
از روش مقیاسی به طریق دیگری نیز می توان برای ارزیابی عملکرد کارکنان استفاده نمود، بدین ترتیب که به جای ارزیابی عملکرد بر اساس صفت و خصوصیات شخصیتی فرد، کارایی او در انجام وظایف و مسئولیتهای ویژه ای که در شغلش دارد، ارزیابی می گردد.
با استفاده از شرح شغل، ابعاد شغل و عوامل مهم در آن، شناسایی و برای اندازه گیری انتخاب می شوند. به طور مثال عوامل مهم در شغل پرستاری عبارت اند از: پانسمان و کمکهای اولیه،تجویژ دارو برای بیماریهای جزئی مانند سردرد یا سرماخوردگی، آموزش کمکهای اولیه، و …..
ارزیابی عملکرد پرستاران بر اساس روش عامل سنجی
روش ثبت وقایع حساس
روش ثبت وقایع حساس عبارت است از یادداشت و ثبت عملکرد و تصمیم گیریهای بسیار خوب یا بد کارمندان در حین انجام وظایف و مسئولیتهایشان. اگر عمل بخصوصی که فرد در ادای وظایف و مسئولیتهایش انجام می دهد، تاثیری مهم و بسزا چه مثبت و چه منفی در کارآمدی واحد مربوط داشته باشد، این عمل، یک واقعه حساس به شمار می آید. با ثبت و ضبط این وقایع، ارزیاب در خاتمه دوره ارزیابی، اطلاعات لازم را برای ارزیابی عملکرد فرد در اختیار خواهد داشت.
روش توصیفی
در این روش از ارزیاب خواسته می شود تا شرحی درباره چگونگی عملکرد فرد بنویسد. بدیهی است که موفقیت ارزیابی از این طریق، به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی پیدا می کند. به عبارت دیگر، ارزیاب باید بتواند خوب و روان بنویسد. عدم توانایی ارزیاب در شرح دقیق و روشن عملکرد فرد معمولاً اثر سوء در خواننده دارد و از تاثیر یک ارزیابی مثبت درباره کارمند می کاهد.
روش قیاسی
در روش قیاسی، عملکرد فرد با استاندارد از پیش تعیین شده ای مقایسه و سنجیده می شود. اگرچه در عمل می توان برای هر کاری استانداردی تعیین نمود، ولی تعیین استاندارد، بیشتر برای سنجش کار در مشاغل تولیدی متداول است و مبنای آن بازدهی یک کارگر متوسط تحت شرایط عادی کار می باشد. از جمله روشهای معمول برای تعیین استاندارد تولید در صنعت، حرکت سنجی و زمان سنجی است.
از مزایای مهم تعیین استاندارد و سنجش عملکرد بر اساس آن، دقت اندازه گیری و عدم دخالت ذهنیت و قضاوت ارزشی و شخصی ارزیاب می باشد.
انتخاب اجباری
در این روش، ارزیاب باید میان چند جمله توصیفی درباره کارمند، یکی را که فکر می کند شرح مناسبی درباره عملکرد کارمند باشد، انتخاب کند.
نمونه ای از فرم ارزیابی به روش انتخاب اجباری
ارزیابی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف
در مدیریت بر مبنای هدف سعی بر این است مسائل و مشکلاتی که در روشهای سنتی ارزیابی وجود دارد از بین برود. از جمله اهداف عمده در روش مدیریت بر مبنای هدف، ایجاد رابطه خوب میان رئیس و مرئوس، ایجاد جوی مساعد در محیط کار و در نتیجه، افزایش انگیزه و بالابردن سطح عملکرد کارکنان می باشد.
تعدادی از ویژگیهای مدیریت بر مبنای هدف به این شرح است:
رئیس و مرئوس با تشریک مسائی و توافق با یکدیگر، وظایف و مسئولیتهای کار را معین می نمایند.
مرئوس با همکاری رئیس، اهداف عملیاتی کوتاه مدت خود را تعیین می کند.
رئیس و مرئوس به اتفاق یکدیگر، معیارهایی را که باید بر اساس آن اندازه گیری یا ارزیابی شود معین مینمایند.
بعد از آغاز کار، هر چند وقت یکبار، رئیس و مرئوس با یکدیگر ملاقات کرده، پیشرفت کار را مورد بررسی و ارزیابی قرار می دهند و در صورت لزوم، اهداف جدیدی برای دوره بعد تعیین می کنند.
نقش رئیس در این روش، پشتیبانی از مرئوس و تقویت اوست.
در مرحله ارزیابی عملکرد، رئیس به جای اینکه خود را در مقام قضاوت قرار دهد، نقش مشاوری را دارد که می خواهد به مرئوس کمک کند تا او بهتر و آسانتر به اهدافش نائل آید.
در مرحله ارزیابی عملکرد، نتایج حاصل از عملکرد فرد بررسی می شود یا مورد انتقاد قرار می گیرد نه خود او.
مدیریت بر مبنای هدف و ویژگی خاص آن، یعنی هدف گذاری با توافق متقابل، بخصوص برای کسانی که دارای مشاغل فنی و حرفه ای، سرپرستی، و اجرایی هستند، بسیار مناسب است. در اینگونه مشاغل، معمولاً امکان اینکه فرد در هدف گذاریها شرکت کرده، به ابتکار خود روش انجام کار را بیابد و به اختیار و صلاحدید خود عمل کند، وجود دارد.
همچنین بر خلاف اکثر روشهای معمول، در مدیریت بر مبنای هدف، کارکنان بر اساس یک معیار ثابت و معینی ارزیابی نمی گردند، بلکه مسئولیتها و اهداف بر حسب تواناییهای افراد و موقعیت و وضعیت موجود، تعیین و عملکردشان نیز بر همان اساس سنجیده و اندازه گیری می شود.
مشکلات ارزیابی عملکرد
1.عینیت نداشتن. عینت نداشتن یکی از ضعفهای بالقوه روشهای معمول ارزیابی عملکرد است.برای مثال، در روش مقیاسی، معمولاً عواملی از قبیل طرزتلقی، وفاداری و شخصیت فرد مورد ارزیابی قرار می گیرند که اولاً ممکن است رابطه چندانی با عملکرد فرد نداشته باشند و ثانیاً، اندازه گیری دقیق آنها بسیار مشکل است.
2. تعمیم: تعمیم به عنوان مشکلی در ارزیابی هنگامی به وجود می آید که از نظر ارزیاب، یک صفت بخصوص از چنان اهمیتی برخوردار است که به دلیل دارابودن آن یک ویژگی، همه خصایص فرد و در نتیجه، عملکرد کلی وی را در سطحی بالا ارزیابی می کند یا برعکس، عملکرد کارمندی را به خاطر دارابودن یک ویژگی بخصوص، به طور کلی در سطحی پایین ارزیابی می نماید.
3. سختگیری، تساهل یا محافظه کاری: بعضی از سرپرستان بسیار سختگیر هستند و کارکنان خوب را متوسط و کارکنان متوسط را ضعیف ارزیابی می نمایند. برعکس، برخی از سرپرستان بسیار سهل گیرند و با اغماض و چشم پوشی، عملکرد کارکنان را در سطحی بالاتر از آنچه واقعاً هست ارزیابی می کنند.
4. تازگی: معمولاً آنچه که اخیراً و بتازگی اتفاق افتاده است، بهتر در ذهن باقی می ماند. به همین دلیل، آنچه ارزیابی عملکرد کارمند را بیشتر تحت تاثیر قرار می دهد، رفتاری است که ارزیاب به تازگی یا در گذشته نزدیک از کارمند مشاهده کرده است.اشتباه در ارزیابی هنگامی رخ می دهد که عملکرد کارکنان بر اساس عملکرد اخیرشان که یاد آن در ذهن ارزیاب، زنده تر است انجام گیرد، نه عملکرد ضعیفی که کارمند قبل از آن داشته است.
5. مقابله: غالباً سرپرست مجبور است که در فاصله زمانی نسبتاً کوتاهی، تعداد زیادی از کارکنان را ارزیابی نماید. در چنین مواردی امکان دارد ارزیابی هر یک از مرئوسان تحت تاثیر ارزیابی نفر قبلی واقع شود؛ بدین ترتیب که اگر مرئوس متوسطی، بلافاصله بعد از مرئوسی ضعیف، ارزیابی گردد؛ به احتمال زیاد عملکردش در سطحی بالاتر از متوسط ارزیابی خواهد شد.
6. محاکمه به جای ارزیابی: گاهی سرپرستانی که عملکرد کارکنان خود را ارزیابی می نمایند متهم می شوند که به جای ارزیابی، بر مسند قضا تکیه می زنند و حکم صادر می کنند. در مواردی سرپرست چنان کنترلی بر سیستم ارزیابی دارد که هر نتیجه ای را بخواهد، اعلام می کند.
7. تعصبات شخصی ارزیاب: نتیجه مطالعات بسیار، نشان می دهد که تعصبات شخصی ارزیاب، ارزیابی او را تحت تاثیر قرار می دهد.
ویژگی سیستم های ارزیابی کارآمد
رعایت نکات زیر در کاهش اشتباهات سیستم ارزیابی، موثر است:
باید سرپرستان را تشویق نمود که کارکنان خود را به طور دائم زیر نظر داشته باشند و از چگونگی عملکرد آنها یادداشت بردارند.
در طراحی مقیاسهای ارزیابی باید دقت نمود که:
الف) عوامل مهم و مرتبط با کار سنجیده شود.
ب) برای هر یک از عوامل مهم و موثر در شغل، یک مقیاس جداگانه طراحی شود.
ج) با ذکر نمونه های مختلفی از عملکرد، منظور از درجات مختلف عملکرد ( مثلاً عالی، خوب، متوسط و ضعیف) برای ارزیاب کاملاً روشن گردد.
ارزیاب را نباید موظف به ارزیابی تعداد زیادی از کارکنان در یک نوبت یا در یک زمان کوتاه و محدود نمود.
ارزیاب را باید از اشتباهاتی از قبیل تساهل، سختگیری، محافظه کاری و غیره که معمولاً در امر ارزیابی رخ می دهد، آگاه نمود و با دادن آموزشهای لازم، اینگونه مشکلات را از بین برد.