1
عنوان:
تکنیک های مستند سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری
مقدمه:
حسابداران نیاز ندارند که دقیقا بفهمند که چگونه رایانه، داده ها راپردازش می کنند،اما برای آنها مهم است ک چگونگی رخ دادن این فرآیندها ومستندسازی آنها را درک کنند.
مستند سازی شامل تمام فلوچارت ها، فلش ها، وسایرابزارمستندسازی می باشدکه بیان کننده ورودی ها،پردازش ها،وخروجی های یک موضوع وفرایند می باشد.
همچنین مستند سازی بیان کننده جریان منطقی داده ها درون یک سیستم رایانه ای می باشدوفرآیندهایی که کارمندان بایدآن هارادنبال کنند تاکار به خوبی انجام شود رانیز در برمی گیرد.
دلایل اهمیت مستندسازی:
1-شرح این که چگونه یک سیستم کار می کند.
2-آموزش کاربران
3-کنترل توسعه سیستم وهزینه های نگهداری
4-زبان استاندارد شده ای برای ارتباط بادیگران
5-حسابرسی سیستم های اطلاعاتی حسابداری
6-مستندسازی فرآیند های تجاری
7-ایجادقابلیت حسابدهی
8- طراحی سیستم های جدید
انواع ابزارهای مستندسازی
معمولا مستند سازی سیستم ها بااستفاده از نمودارهای گردش عملیات،جداول ودیگرروش های نمایش ترسیمی صورت می گیرد.این روش ها وابزارها،علاوه برتسهیل مستندسازی وفهم سریع جریان داده ها،درمنابع مالی وزمان طراحی نیز صرفه جویی می کند وبرارزش شرکت می افزایند.
انواع ابزارهای مستندسازی عبارتنداز:
1-نمودارهای گردش داده
2-نمودارهای گردش کار
3-جداول تصمیم گیری
نمودارهای گردش داده ها:
یک نمودار گردش داده،چگونگی گردش داده دردرون یک سازمان را به صورت ترسیمی توصیف می کند.
ازاین نموداربه منظورمدلسازی،تحلیل وطراحی سیستم های اطلاعاتی استفاده می شود.این نمودار باتاکید برجنبه های کارکردی سیستم به نمایش مبدا ومقصدداده ها(عناصرخارجی)، جریان ورودی وخارجی(گردش داده ها)،عملیاتی که بر روی داده انجام می شود(پردازش)وداده هایی که در سیستم نگهداری می شود (ذخیره ها)می پردازد.
نمودارهای جریان داده درحالت اولیه برای فرآیندهای توسعه ای سیستم به کار می رود.
درواقع نمودارهای جریان داده به عنوان یک ابزار برای تجزیه وتحلیل یک سیستم موجود یا به عنوان یک راهنما برای طراحی وایجاد یک سیستم جدیداستفاده می شود.
جریان داده ای مستندشده برای فهم یک سیستم اطلاعاتی بسیارمهم است.
شکل شماره 1(نشانه های نمودار گردش داده )
تفسیر شکل شماره1
یک مستطیل یا مربع نشان دهنده یک *نهاد خارجی*است که درواقع مبداویا مقصد داده ها می باشد.
افراد،گروه ها،سازمان ها وواحدهایی که درخارج ازمرزسیستم وجوددارند وفقط وارد کننده ویا دریافت کننده داده ها واطلاعات هستند ونقشی درپردازش سیستم ندارند،به عنوان نهاد خارجی وبا یک مستطیل در نمودارجریان داده ها نشان داده می شوند.
تفسیر شکل شماره1
خطوط جریان داده ها،خطوطی با فلش هستندکه جهت آن ها جهت جریان داده را مشخص می کند.بنابراین،خطوط جریان داده ها بیان کننده مسیر های جریان داده ها به،از،درون وخارج از سیستم تحت بررسی میکند.
یک دایره یاحباب درنمودار داده ها نشان دهنده یک نهاد ازسیستم یایک فرآینداست که داده هاراتغییریا انتقال می دهد.درواقع دایره ها برای نشان دادن فرآیندپردازش مورداستفاده قرارمی گیرد.
تفسیر شکل شماره1
درنمودار جریان داده از مجموعه ای از خطوط موازی یامستطیل های باز برای نشان دادن ذخیره اطلاعات دریک فایل ذخیره شده استفاده می کنند.
نمودار گردش داده ها در فرایند فروش
حسابهای دریافتتنی
بانک
مشتری
(A)
مدیر اعتبارات
پرداخت به مشتری
ارسال داده ها
سپرده
اطلاعات حسابهای دریافتنی
پردازش پرداخت ها
به هنگام کردن دریافتنیها
نمودارهای جریان داده ای ازعلائم کمتری نسبت به سایرنمودارها استفاده می کندودرک آن بسیار ساده تراست .
نمودارهای گردش کار
یکی دیگر ازروش های مستند سازی فرآیندها،استفاده ازنمودارهای گردش کاراست. این نمودارها با استفاده ازعلائم نمایشی،جریان منطقی پردازش معاملات وجریان داده ها را دریک سیستم نشان می دهند.
استفاده ازعلائم تصویری درمقابل توضیح جزئیات فرآیندها ،فهم بیشتری از فعالیت های واقعی سیستم فراهم میکند.
انواع نمودارهای گردش کارعبارتند از:
1-نمودارهای گردش مدارک
2-نمودارهای گردش سیستم رایانه ای
3-نمودارهای گردش برنامه
نمودار گردش اسناد و مدارک
نمودار گردش اسناد ومدارک،نشان دهنده جریان مدارک واطلاعات میان حوزه های مسئولیت درسازمان است.
درواقع این نمودار،جریان یک سندرا از آغاز تا پایان پیگیری کرده ونشان می دهد که سند ازکجا شکل می گیرد،درچه جهتی توزیع می شود ،برای چه اهدافی به کار می رود،وضعیت نهایی آن چگونه است وکلیه اتفاقاتی را که درجریان حرکت آن درسیستم رخ می دهد را نشان می دهد.
نمودار گردش اسناد و مدارک
حسابرسان هنگام مستند سازی روش های کنترل داخلی صاحبکار از این نمودار استفاده می کنند.درهنگام طراحی نمودارگردش اسناد،صفحه موردنظر به ستون هایی تقسیم می شودکه به وسیله خطوط عمودی از یکدیگر جدا می شود.هرستون بیانگر یک واحد سازمانی مانند دایره ،دفترویا یک کارمنداست ،جریان گردش اسناد ازگوشه سمت بالایی سمت راست شروع می شود وبه سمت پایین وقسمت چپ صفحه ادامه پیدا میکند.
نمودارهای گردش اسناد برروی جریان فیزیکی گزارش ها واسناد مشابه تمرکز دارند.
برخلاف سایرنمودارها،علامت های مورد استفاده درنمودارهای گردش اسناد ومدارک استاندارد سازی نشده است.
برخی ازعلامت های رایج درترسیم نمودارهای گردش اسناد
سفارش فروش
سفارش خریدمشتری
فهرست بسته بندی(4)
صورتحساب
فهرست قیمت
سفارش فروش(2)
سفارش خریدمشتری
تهیه سفارش فروش
تهیه صورت حساب
p
p
p
بازیابی هفتگی پرونده های دایمی برای تهیه صورتحساب
روش های حساب های
نسخه4سفارش فروش به عنوان فهرست بسته بندی به کالاها الصاق می گردد
سفارش فروش
سفارش فروش
نمودار گردش اسناددررابطه باپذیرش وپرکردن فرم درخواست فروش مشتریان
نمودارگردش عملیات سیستم رایانه ای
درحالی که نمودارهای گردش اسناد برروی اسناد ومدارک تمرکز دارند، نمودارگردش عملیات سیستم رایانه ای برروی رایانه ای کردن جریان داده ها دریک محصول تمرکزدارند.
درواقع،نمودارهای سیستمی نمایش تصویری ازرابطه میان ورودی ها،پردازش وستاده ها رادریک سیستم اطلاعاتی حسابداری نشان می دهد.
ویژگی نمودارهای سیستمی
نمودارهای سیستمی یکی ازابزارهای مهم تجزیه وتحلیل،طراحی وارزیابی سیستم به شمار می روند.
این نمودارها به طورکلی دراجرای سیستم ها بکارگرفته می شود ووسیله ای مناسب برای توصیف جریان های اطلاعات وروش های مورد استفاده درسیستم اطلاعاتی حسابداری است.
شکل شماره4-برخی ازعلائم مورداستفاده درنمودارهای گردش
21
برخی علائم مورد استفاده درنمودارهای گردش
خلاصه کردن اطلاعات فروش هاوچاپ جمعهای دسته ای
داده های فروش ها
ویرایش فروش ها وچاپ دریافتها ازمشتریان
ترمینال فروش
جمعهای دسته ای
مقایسه و مغایرت گیری
فایل معاملات فروشهای روزانه
دریافت ازمشتریان
به هنگام نمودن فایل هاوپایگاه داده
دفترکل
فایل اصلی حسابها دریافتنی
فایل اصلی موجودی کالا
فایل اصلی فروش /بازاریابی
سیستم پردازش
تجزیه وتحلیل فروشها
وضعیت موجودی کالا
وضعیت حساب مشتری
داده های ورودی فروش
نمودارگردش عملیات رایانه ای برای پردازش فروش های نسیه
نمودارهای برنامه ای
1-عموماسازمان ها از"برنامه های ساختاری"وتکنیک های مرتبط باآن برای ایجاداین برنامه های بزرگ استفاده می کنندکه معمولا فرآیندطراحی آن ازبالا به پایین است.این به این معناست که توسعه گران،ریشه های اصلی برنامه راابتدا طراحی میکنندوسپس زیرریشه هارابرای پردازش کارهای بزرگ طراحی کرده وآنها راواضح ترمی نمایند.
درواقع حرکت ازکل به جزءاست وهرچه کارتوسعه می یابد،جزئیات آن نیز بیشتر می شود.
2-نموداربرنامه،چرخه فعالیت های منطقی انجام شده توسط یک رایانه به منظوراجرای یک برنامه راتوضیح می دهد.
نمودارهای برنامه ای
3-درواقع ،این نمودار هرمرحله ازفرآیند برنامه رایانه ای را به تفصیل نشان می دهد.درواقع،نمودارهای برنامه ای کارپردازش منطقی هربخش ازبرنامه رایانه راوترتیب مراحل پردازش رادریک فرآیند مشخص می نماید .بعدازطراحی این نمودارها،توسعه گر عموما به آن ها به عنوان"ساختارها"می نگردتافرم منطقی خود را پیدا کند.
این فرآیند به افراد کمک می کندتاریشه های منطقی برنامه ها راشناسایی .طراحی کنند.نمودارهای برنامه پس از آن که تصویب شد،برای کدگذاری وبرنامه نویسی سیستم اطلاعاتی استفاده می شود.
شروع
ورودسفارش فروش
تحویل سفارش
خاتمه
آیااعتبار مشتری تصویب شد؟
آیاموجودی کالای کافی وجود دارد؟
آیاسفارش بیش از 500است؟
رد سفارش
نگهداری سفارش
خیر
خیر
بلی
20درصدتخفیف ارائه شود
نمودار برنامه برای پردازش فروش های نسیه
جدول تصمیم گیری جدول تصمیم گیری،یک نمایش ستونی ازتصمیم گیری منطقی است.درهر موقعیت،یک جدول تصمیم گیری کلیه شرایط ووضعیت هایی که می تواند منجربه یک تصمیم شود رافهرست می کند.
ازاین جداول،هنگامی که گزینه های زیادی برای تصمیم گیری وجوددارد،استفاده می شود.البته بایدتوجه داشت که این جداول ترتیب وتوالی انجام کارها رانشان نمی دهد.
جدول تصمیم گیری
یک جدول تصمیم گیری چهار قسمت دارد : وضعیت و مبنای فعالیت و وضعیت و ثبتهای فعالیت .
مبنای وضعیت : شامل شرایط منطقی مختلفی است که اطلاعات ورودی در آن آزمون می شوند.
ثبت وضعیت : شامل مجموعه ستونهایی که هرکدام یک قاعده تصمیم گیری را نشان می دهد و ثبتها باید با پاسخ بله ، خیر و یا خط تیره نشان داده شوند .
ثبت فعالیت : زمان وقوع یک فعالیت را نشان می دهد که با x نمایش داده می شود. جای خالی نشان دهنده عدم انجام فعالیت می باشد.
جدول تصمیم گیری
مهمترین مزیت جدول تصمیم گیری این است که به وضوح کلیه روابط منطقی ممکن میان داده های ورودی را نشان می دهد.
ضعف جدول تصمیم گیری در این است که چرخه فعالیتهای درون یک برنامه را نشان نمی دهد و ممکن است برای برنامه های پیچیده قابل استفاده و کنترل نباشد.
از جداول تصمیم گیری حسابرسان می توانند به منظور کشف نقاط ضعف و اشتباهات برنامه رایانه ای استفاده کنند.
با تشکر از توجه شما