فصل سوم
طراحی سیستمهای اطلاعاتی
و روشهای مستند سازی
دوسوال دررابطه با لزوم مستند سازی در AIS
شرکتها چه ابزارها و تکنیکهایی را باید به کار ببرند تا سیستم موجود مستند و به آسانی درک و ارزیابی شود ؟
شرکتها چه ابزارها و تکنیکهای پیشرفته ای را باید به کار ببرند تا سیستم اطلاعاتی رایانه ای را طراحی کنند ؟
مستند سازی :
شرح وقایع نمودارهای گردش عملیات ، شکلها و دیگر موارد مکتوب مهمی است که توضیح می دهد یک سیستم چگونه کار می کند .این اطلاعات بیان می کند که چه کسی ، چه کاری را در چه زمانی کجا و چرا انجام می دهد ، چگونه اطلاعات ثبت و پردازش و ذخیره و گزارش می شود و چگونه کنترلهای سیستم رعایت می شود.
ابزارهای متداول مستند سازی سیستم
نمودار گردش داده ها
نمودار گردش عملیات
نمودارگردش اسناد ومدارک
نمودار گردش عملیات سیستم رایانه ای
نمودار های گردش برنامه
جدولهای تصمیم گیری
نمودارگردش داده ها : یک توصیف ترسیمی از منبع داده تا مقصد آن است .این توصیف شامل چگونگی جریان وگردش داده دریک شرکت است به عبارت دیگر چگونه فرایندهای مختلف گردآوری داده ها دریک شرکت اجرا وچگونه این داده ها ذخیره می شود.
اجزای نمودار :
ازچهار عنصر اساسی مبداء و مقاصد داده ها ، جریانهای گردش داده ها ، فرایند تبدیل و ذخیره داده تشکیل می شود که هرعنصر به وسیله یک نشانه در زیر ارائه شده است .
شکل1
ذخیره داده
(H)
مقصد داده
(J)
مبدا داده ها
(A)
مقصد داده
(K)
گردش داده
گردش داده
گردش داده
گردش داده
گردش داده
(B)
(D)
(I)
(E)
پردازش (C)
پردازش (F)
(G)
ذخیره داده
(H)
مبدا داده ها
(A)
پردازش (C)
پردازش (F)
شکل2
حسابهای دریافتنی
(H)
بانک
(J)
مشتری
(A)
مدیر اعتبارات
(K)
پرداخت به مشتری
ارسال داده ها
سپرده
اطلاعات حسابهای دریافتنی
(B)
(D)
(I)
(E)
پردازش پرداخت ها (C)
به هنگام کردن دریافتنیها (F)
(G)
شکل3
:Data dictonaryفرهنگ داده
توصیفی از کلیه عناصر داده ، ذخیره داده ، گردش یک سیستم (پردازش و ذخیره داده ) ، مدارک و اقلام فیزیکی مانند موجودی کالا است.
رهنمودهای کلی طراحی نمودار گردش داده ها :
شناخت سیستم
صرفنظرکردن از جنبه های خاص سیستم
تعیین حدود سیستم
طراحی نمودار زمینه
شناسایی گردش داده ها
گردشهای گروهی داده ها
شناسایی فرآیند های تبدیل داده ها
فرآیند تبدیل گروهی
شناسایی کلیه مبدا ها و مقصدهای داده ها
شناسایی کلیه پرونده ها و ذخیره داده ها
نامگذاری کلیه عناصر نمودار گردش داده ها
تفکیک نمودار گردش داده ها
اختصاص یک شماره سریال به هر فرایند
تکرار فرایند
تهیه نسخه نهایی نمودار گردش داده ها
نمودارگردش عملیات flowchart
یک تکنیک تحلیلی است که برای توصیف منطقی صریح و جامع برخی جنبه های یک سیستم اطلاعاتی به کاربرده می شود .از مجموعه نمادهای استاندارد برای توصیف تصویری رویکردهای پردازش معاملاتی مورد استفاده شرکت و اطلاعاتی که در یک سیستم جریان دارد بهره می جوید.
نمادهای نمودار گردش عملیات
نمادهای ورودی / خروجی
نمادهای پردازش
نمادهای ذخیره
نمادهای جریان
شکل4
N
رهنمودهای کلی برای ترسیم نمودار گردش عملیات
سیستم را قبل از رسم نمودار آن مطالعه کنید.
مواردی از قبیل واحدها ، وظایف شغلی و موارد برون سازمانی را که باید در نمودار موجود باشند را شناسایی کنید.
وقتی که چند شخصیت (شی ء) مانند واحدها یا وظایف و عملکرد وجوددارد که باید درنمودار نشان داده شوند ، نمودار را به ستونهایی با اتیکت های مخصوص برای هر کدام از آنها تقسیم کنید.
تنها جهت گردش عملیات را در نمودار نشان دهید و مطمئن شوید که همه روشها و فرایندها در جایگاه مناسب خود قرارگرفته اند.
نمودار را طوری طراحی کنید که مسیر جریان از بالا به پایین و از راست به چپ دنبال شود.
به نمودار یک شروع و پایان مناسب اختصاص دهید .
از نمادهای استاندارد نمودارها استفاده کنید.
همه نمادها را به طورواضح اتیکت بزنید.
وقتی که از چند نسخه یک سند با مدرک استفاده می کنید شماره نسخه را در گوشه بالای سمت راست نماد بنویسید.
هر نماد پردازش دستی باید یک ورودی و یک ستاده داشته باشد.
از اتصال دهنده های داخل صفحه استفاده کنید و از ایجاد خطوط نموداری که همدیگررا قطع می کنند خودداری کنید.
از نوک پیکانها در همه خطوط نمودار استفاده کنید و تصور نکنید که خواننده جهت نمودار را می داند.
اگر یک نمودار متناسب با فضای یک صفحه نباشد صفحات را به صورت صفحه 1 از 3 ، 2 از 3 و غیره اتیکت بزنید.
اسناد و مدارک و گزارشها را ابتدا در ستونی که ایجاد می شوند نشان دهید.
همه داده های وارد شده به رایانه یا دریافت شده از فایلهای رایانه ای را به صورت عملیات پردازش مقدماتی (یک برنامه رایانه ای( نشان دهید.
از یک خط برای ارتباط اسناد و مدارک به یک فایل استفاده کنید تا نشان دهید که این فایل موجود است .
به عنوان اولین قدم نمودار را به صورت غیر دقیق ترسیم کنید.
طراحی مجدد نمودار برای جلوگیری از مغشوش و قطع شدن تعداد زیادی از خطوط نمودار
دقیق بودن نمودار را با افرادی که با سیستم آشنا هستند بررسی کنید.
یک نسخه از نمودار نهایی را ترسیم کنید.
نمودارگردش اسناد ومدارک
نشان دهنده جریان مدارک و اطلاعات میان حوزه های مسئولیت دریک سازمان است . این نمودارها جریان یک سند را از آغاز تا پایان پیگیری کرده و نشان می دهد که هر سند از کجا شکل می گیرد ، درچه جهتی توزیع می شود برای چه اهدافی به کار می رود وضعیت نهایی آن چگونه است و کلیه اتفاقاتی را که در جریان حرکت آن در سیستم رخ می دهد نشان می دهد.
این نمودارها می توانند ضعفها یا فعالیتهای غیرکارآمد دریک سیستم را مانند عدم کفایت جریانهای ارتباطی ، پیچیدگی غیر ضروری درگردش اسناد ومدارک یا روشهای رسیدگی به تاخیرهای زیان آوررا نشان دهد. همچنین این نمودارها برای تجزیه و تحلیل کفایت روشهای کنترلهای داخلی مانند کنترلهای اجرایی و تفکیک وظایف در یک سیستم مفید است.
نمودارگردش عملیات سیستم رایانه ای
نمودارهای سیستمی رابطه میان ورودی ، پردازش و ستاده را دریک سیستم اطلاعاتی حسابداری نشان می دهد. نمودار سیستمی با شناسایی ورودیهای سیستم و مبدا های آنها شروع می شود. ورودی می تواند اطلاعات جدید وارد شده به سیستم ، اطلاعات ذخیره شده برای استفاده آینده یا هر دو باشد. پس از بخش ورودی ، بخش پردازش است که در این مرحله کار برروی داده ها صورت می گیرد. اجزای ستاده عبارتند از اطلاعات جدیدی که می توانند برای استفاده مرحله بعدی ذخیره شوند یا دریک صفحه نمایش داده شده و یا روی کاغذ چاپ شوند. در بسیاری از موارد ستاده یک فرایند ورودی فرایند دیگری می شود. به طور کلی این نمودارها در اجرای سیستمها و ارائه نوعی ارتباط سریع میان کارکنان به کارگرفته می شوند.
ترمینال فروش
داده های ورودی فروش
ویرایش فروشها وچاپ دریافتها از مشتریان
داده های فروش
خلاصه کردن اطلاعات فروشها و چاپ جمعهای دسته ای
فایل معاملات فروشهای روزانه
دریافت از مشتریان
به هنگام نمودن فایلها و بانک اطلاعاتی
جمعهای دسته ای
مقایسه و مغایرت گیری
دفتر کل
فایل اصلی فروش / بازار یابی
فایل اصلی موجودی کالا
فایل اصلی حسابهای دریافتنی
سیستم پردازش جستجو
تجزیه و تحلیل فروشها
وضعیت موجودی کالا
وضعیت حساب مشتری
شکل5
نمودارهای برنامهprogram flowcharts
چرخه فعالیتهای منطقی انجام شده توسط یک رایانه را به منظور اجرای یک برنامه توضیح می دهد. این نمودارها زیرمجموعه ای از نمادهای نمودار گردش عملیات را به کار می برند.
رابطه بین نمودار برنامه ای و نمودار سیستمی :
نمودار برنامه ای نمودار سیستمی
انبار (ذخیره )
ورودی
پردازش
خروجی
اطلاعات ورودی
آیا اطلاعات کافی است ؟
انجام محاسبات
به هنگام کردن ثبت
شکل6
شروع
ورود سفارش فروش
آیا اعتبار مشتری تصویب شد
آیا موجودی کالای کافی برای این سفارش وجود دارد؟
آیا سفارش بیش از 500 واحد است ؟
تحویل فروش
خاتمه
20 % تخفیف ارائه شود
نگهداری سفارش
رد سفارش
خیر
خیر
بلی
خیر
نمودار برنامه ساده برای فروشهای نسیه
شکل7
تفاوتهای عمده بین نمودارهای گردش داده و عملیات
نمودارگردش داده برگردش داده ها و چگونگی رخ دادن آن در سیستم تاکید دارند درحالی که نمودارگردش عملیات بر گردش مدارک یا ثبتهای حاوی داده ها تاکید دارد. نمودار گردش داده ها گردش سیستمی داده ها را نشان می دهد درحالی که نمودار گردش عملیات گردش فیزیکی داده ها را نشان می دهد.
نمودار گردش عملیات اصولا برای اسناد و مدارک سیستمهای موجود به کار برده می شود اما در مقابل نمودارهای گردش داده ها در طراحی سیستمهای جدید به کار برده می شود و با وسایل فیزیکی به کاررفته برای پردازش ، ذخیره سازی و تبدیل داده ها ارتباطی ندارند.
نمودارهای گردش داده تنها از چهار نوع نماد شکلی استفاده می کنند درحالی که نمودارهای گردش عملیات نمادهای شکلی بسیاری را استفاده می کنند از این رو جزئیات بیشتری را نسبت به نمودارهای گردش داده ها به تصویر می کشند.
نمودارگردش عملیات چرخه فرایند ها و جریانها را به گونه ای نشان می دهندکه نمودارهای
گردش داده ها انجام نمی دهند . همچنین نمودارهای گردش داده ها نمی توانند زمان اجرای رویدادها را به گونه ای که نمودارهای گردش عملیات نشان می دهند به نمایش بگذارند.
جدولهای تصمیم گیری
یک نمایش ستونی از تصمیم گیری منطقی است . درهر موقعیت ، یک جدول تصمیم گیری کلیه شرایط ووضعیتهای ممکن را که می تواند منجر به یک تصمیم شود ، فهرست می کند. همچنین جدول تصمیم گیری روشهای عملکردی را نیز به نحو مطلوبی فهرست می کند. یک جدول تصمیم گیری چهار قسمت دارد : وضعیت و مبنای فعالیت و وضعیت و ثبتهای فعالیت .
مبنای وضعیت : شامل شرایط منطقی مختلفی است که اطلاعات ورودی در آن آزمون می شوند.
ثبت وضعیت : شامل مجموعه ستونهایی که هرکدام یک قاعده تصمیم گیری را نشان می دهد و ثبتها باید با پاسخ بله ، خیر و یا خط تیره نشان داده شوند .
مبانی وضعیت:شامل فعالیتهای است که برنامه باید انجام دهد.
ثبت فعالیت : زمان وقوع یک فعالیت را نشان می دهد که با x نمایش داده می شود. جای خالی نشان دهنده عدم انجام فعالیت می باشد.
مهمترین مزیت جدول تصمیم گیری این است که به وضوح کلیه روابط منطقی ممکن میان داده های ورودی را نشان می دهد.
ضعف جدول تصمیم گیری در این است که چرخه فعالیتهای درون یک برنامه را نشان نمی دهد و ممکن است برای برنامه های پیچیده قابل استفاده و کنترل نباشد.
از جداول تصمیم گیری حسابرسان می توانند به منظور کشف نقاط ضعف و اشتباهات برنامه رایانه ای استفاده کنند.
جدول تصمیم گیری ساده برای پردازش فروشهای اعتباری
شکل8
باتشکر از حسن توجه شما