مستند سازی
documenting
مستند سازی چیست؟
3
مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته می شود که به صورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی اطلاعاتی است که به عنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه می شود.
در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل های قانونی و سیاست های شرکت بایگانی شود. بهترین شیوه مستند سازی اسناد مربوط به منابع انسانی، سوابق رسمی و غیررسمی روند استخدام شرکت را در بر می گیرد، از جمله مستندسازی های مهم:• اقدامات •سهام داران؛ • اقدامات انضباطی؛ • اختلافات؛ • تحقیقات؛ • ارزیابی عملکرد، نقض قوانین
نگهداری و مستند سازی اسناد مختلف به منابع انسانی این اجازه را می دهد تا پیشینه مکتوبی را از وقایع حفظ کند. بایگانی کردن، کارکنان مدیریتی را در روند ارتقای کارمندان، اقدامات انضباطی، افزایش حقوق و پایان کار راهنمایی می کند. در مستند سازی، مستندات باید واقعی باشد و بدون تکیه بر نظر دیگران، از بینش پشتیبانی کند. حال که متوجه شدید مستند سازی چیست در ادامه با ضرورت و مزایای آن نیز آشنا خواهید شد.
4
ضرورت مستند سازی چیست؟
5
دلایل فراوانی برای مستندسازی و داشتن یک سیستم سازگار و سازمان یافته وجود دارد؛ بایگانی کردن و مستند سازی به موفقیت شما و سازمانتان کمک می کند. در اینجا ۳ دلیل عمده ضرورت مستند سازی ذکر می کنیم:
۱. مستند سازی حرفه ای بودن سازمان را نشان می دهد.باید به ضرورت مستند سازی توجه بسیاری کرد، مستندسازی به کارمندان و مشتریان شما نشان می دهد که به حفظ اطلاعات مهم تعهد دارید و در صورت نیاز، اطلاعات درست را به آنها ارائه خواهید داد. حفظ درست اسناد و مستند سازی آن ها یک چارچوب دست یافتنی و کنترل شدنی را برای پرداختن به موضوعات عام المنفعه فراهم می کند.
کنند
.
6
۲. راهنمای مفیدی را برای بهبود عملکرد ارائه می دهد
مستندسازی فرایندهای انجام شده، سازگاری، کارایی و استانداردسازی را تضمین می کند و به افراد کمک می کند تا کارایی بالا و انتظارات واضحی داشته باشند.
بایگانی کردن مرحله به مرحله اسناد و مدارک و مستند سازی آن ها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه در بلندمدت می شود؛ همچنین ماموریت ها و چشم انداز شرکت، نقش ها و مسئولیت های هر شخص و سایر انتظارات افرادی را که به شرکت می پیوندند نیز در بر می گیرد.
مشخص کردن آنچه برای کسب وکارتان مهم است و تعیین چگونگی رسیدن به هدف، از ضرورت مستند سازی است و در نهایت تلاش افراد گروهتان را مستقیم و متمرکز تر خواهد کرد؛ در نتیجه، با وجود مستند سازی آن ها می توانند زودتر و آسان تر به اهداف خود و شرکت دست پیدا کنند.
7
۳. مستند سازی کسب وکار سودآورتری برای شما رقم می زند
مستند سازی اطلاعات و فرایندها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کارمندان می شود و به همه سوالات آن ها پاسخ می دهد. بایگانی کردن اسناد، کارایی شرکت را افزایش می دهد. تا اینجا با این که مستند سازی چیست آشنا شدید و همچنین دلایل ضرورت آن را نیز بررسی کردیم. در ادامه مطلب به مستندسازی رسمی و غیررسمی خواهیم پرداخت.
مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟
اسناد خاص، مانند سوابق استخدام، باید رسمی باشند، اما غیررسمی بودن سایر اسناد مشکلی ایجاد نمی کند؛ به عنوان مثال، مدیری سوابق گفت وگوهای خود را با کارمندانش مستند سازی می کند تا اهداف، پروژه ها یا میزان روحیه آن ها را به خاطر داشته باشد.
۳. مستند سازی کسب وکار سودآورتری برای شما رقم می زند
مستند سازی اطلاعات و فرایندها باعث صرفه جویی در وقت و هزینه کارمندان می شود و به همه سوالات آن ها پاسخ می دهد. بایگانی کردن اسناد، کارایی شرکت را افزایش می دهد. تا اینجا با این که مستند سازی چیست آشنا شدید و همچنین دلایل ضرورت آن را نیز بررسی کردیم. در ادامه مطلب به مستندسازی رسمی و غیررسمی خواهیم پرداخت.
مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟
اسناد خاص، مانند سوابق استخدام، باید رسمی باشند، اما غیررسمی بودن سایر اسناد مشکلی ایجاد نمی کند؛ به عنوان مثال، مدیری سوابق گفت وگوهای خود را با کارمندانش مستند سازی می کند تا اهداف، پروژه ها یا میزان روحیه آن ها را به خاطر داشته باشد.
مستندات غیررسمی می تواند شامل یادداشت ها یا نامه های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، می تواند آن را برای مراجعه های بعدی خود بایگانی و مستند سازی کند. ایمیل و ارتباطات آنلاین، بایگانی غیر رسمی هستند.
8
مستندات غیررسمی می تواند شامل یادداشت ها یا نامه های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، می تواند آن را برای مراجعه های بعدی خود بایگانی و مستند سازی کند. ایمیل و ارتباطات آنلاین، بایگانی غیر رسمی هستند.
مستند سازی اسناد رسمی باید مطابق استانداردها، قوانین شرکت و دستورالعمل های منابع انسانی باشد.
چگونه می توان مدارک کارمندان را به درستی مستند سازی کرد؟
9
نگهداری پرونده های کارمندان و مستند سازی آن ها یکی از مهم ترین مسئولیت های منابع انسانی محسوب می شود. شاید مدارک مورد درخواست در هر شرکتی متفاوت باشد، اما پرونده مستندسازی شده کارمندان به طور معمول باید شامل موارد زیر است:فرم درخواست کار؛رزومه و معرفی نامه؛ تایید اشتغال و تحصیل؛شرح موقعیت شغلی اطلاعات تماس اضطراری؛قرارداد یا نامه رد در خواست؛دفترچه راهنمای کارکنان (همراه با امضا)؛گزارش اقدامات انضباطی؛خودارزیابی مدارک احراز هویت؛پیشنهادها و پاسخ های شرکت؛فرم درخواست آموزش؛نظرات همکاران گزارش هزینه های آموزش.
اگر کارمندی شرکت را ترک کرد، منابع انسانی باید با مستند سازی پرونده او را تکمیل کند:
نامه استعفا یا خاتمه کار؛ گفت وگو درباره استعفا یا اخراج؛ اطلاعات مربوط به بیمه؛ فیش حقوقی.
مستندسازی نادرست چه عواقبی دارد؟
بسیاری از صنایع به مستند سازی کامل و با روشی خاص نیاز دارند. اگر سازمانی نتواند مستندسازی های سازمان یافته خود را حفظ کند، عواقب احتمالی زیر را در بر خواهد داشت:
ممیزی ها؛ صورت حساب های نادرست؛ناکارآمدی و رشدنکردن کارمندان؛کاهش درآمد؛کاهش ایمنی.
مثال هایی برای مستند سازی غیر از اسناد منابع انسانی
پس از این که متوجه شدید مستند سازی چیست باید بدانید که مستند سازی فقط مختص سوابق کارمندان و شیوه های مدیریتی نیست.
10
باید مواردی از قبیل مشخصات فنی، الزامات، سیاست های کسب وکار و دفترچه راهنمای شرکت نیز بایگانی شود. در اینجا چند نمونه مستندسازی که در صنایع مرسوم است، آورده شده است:
۱. توسعه نرم افزار
اهمیت مستند سازی در این بخش کاملا مشهود است. بسیاری از افراد درگیر پروژه های توسعه نرم افزار هستند و بزرگ یا کوچک بودن شرکت تفاوتی در آن ایجاد نمی کند؛ بنابراین، مستندات فنی برای انجام کارها با کیفیت مناسب اهمیت دارد.
مستند سازی اطلاعات پروژه توسعه نرم افزار باید شامل موارد زیر باشد:
تعریف پروژه؛توصیف محصول؛استانداردهای کدگذاری شده؛ راهنمای الگو و طراحی ها؛استانداردهای کنترل کیفیت؛تعیین موضوع بررسی شده؛نتایج بررسی ها؛ دستورالعمل نصب، استفاده و نگهداری محصول.
در صنعتی مانند توسعه نرم افزار، مستند سازی باید کاملا جامع باشد، زیرا هرگونه خطایی سبب بروز اختلاف میان افراد خواهد شد. به عنوان مثال، اگر افراد نتوانند محصول را به خوبی بشناسند، شاید از آنچه مهندسان در تلاش برای ارائه آن هستند، انتظارات متفاوتی داشته باشند. مستند سازی، اطلاعات مربوط را به طور واضح ترسیم می کند و از سوءاستفاده و سوءتفاهم ها جلوگیری می کند. پس این موضوع هم از یکی دیگر از ضرورت های مستندسازی را بیان می کند.
11
۲. مدیریت سیستم کامپیوتری
از مستند سازی می توان به عنوان مرجعی برای به روزرسانی و نگهداری نرم افزار و سخت افزار استفاده کرد؛ به عبارت دیگر، قابلیت ها و نیازهای نرم افزار را توصیف می کند و خوانندگان را از عملکرد نرم افزار آگاه می کند. مستندسازی سیستم فنی تر از سایر اسناد است، زیرا شامل جنبه های زیر است:
• آزمایش و کنترل اسناد؛
• کد منبع؛
• اطلاعات API؛
• نرم افزارهای معماری؛
• دستورالعمل برای کاربران پیشرفته.
اسناد کاربر در حوزه مستند سازی سیستم، به اطلاعاتی گفته می شود که کاربر غیر IT نیز می تواند آن را به آسانی متوجه شود. اسناد کاربر شامل دفترچه راهنمای کاربر، دفترچه آموزش و راهنمای نصب است.
۳. تحقیقات
12
انجام تحقیقات و نوشتن یافته ها مستلزم به وجودآوردن بحث و پشتیبانی است. مستندسازی مطالعات و اعتباردهی به کسانی که ایده های آن ها را دنبال کرده اید، بسیار مهم است.
دلایل مستند سازی تحقیقات شامل موارد زیر است:
• مستند سازی تحقیق به خالق اصلی یا نویسنده اعتبار می دهد؛
• دسترسی به منابعی که در تحقیقتان استفاده کرده اید؛
• مستندسازی تحقیق خوانندگان را قادر می سازد تا تحقیقات را پیگیری کنند؛
• دیگران می توانند صحت تحقیقات را بررسی کنند؛
• مستند سازی تحقیق باعث برقراری ارتباط با شفافیت، صداقت و اعتماد برای جلوگیری از هرگونه سرقت ادبی می شود.
13
بخشی از محقق حرفه ای بودن، نگهداری مدارک کتبی، صوتی و تصویری تحقیقات است؛ همچنبن ثبت فرضیه ها، یافته ها، سوالات و نتیجه گیری ها را شامل می شود.
دانشمندان برای تحلیل داده باید داده ها را گردآوری کنند؛ علاوه بر این، در مواقعی ممکن است دانشمندان بخواهند آزمایشی را تکرار کنند و دریابند که آیا نتایج آزمون بر اساس یک متغیر خاص، متفاوت خواهد بود یا خیر. برای تکرار آزمایش، دقیقا مانند قبل، به اطلاعات مستند سازی شده آزمایش قبلی یا دانشمند اصلی نیاز است.
14
دانشمندان برای آزمایش فرضیه ها، تکرار آزمایش ها، دستیابی به نتایج و انتشار یافته های خود، به مجموعه دقیقی از دستورالعمل ها نیاز دارند. بدون اسناد و مدارک مناسب تحقیقات، فناوری پیشرفته، داروها و روش های کشاورزی کنونی را نخواهیم داشت.
از مستند سازی برای ثبت اطلاعات گوناگون استفاده می شود. مهم نیست که مسیر شغلی شما چیست، باید ضرورت مستند سازی را بدانید و بیاموزید که مستند سازی چیست و چگونه می توانید از آن برای بهبود شغل خود استفاده کنید.
مزایای مستندسازی
1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیتهای گذشته
2- قادر ساختن افراد به بررسی کنترل کیفیت برنامه های اجرا شده
3- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.
4- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
5- آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
6- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان
7- ثبت تاریخی، تحلیل، علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان
8- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران
9- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان
10-ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیاته
15
مستند سازی فرایندها چیست و چگونه انجام می شود؟
16
اگر قصد دارید یک فرآیند جدید معرفی کنید و یا به بهینه سازی فرآیندهای موجود بپردازید، بهترین راه این است که کار خود را با مستندسازی فرآیندهای کسب و کار شروع کنید. اما چگونه مستندسازی کنیم؟ برای انجام درست و موفق این کار، باید دیدگاهی روشن و از بالا به پایین داشته باشید. بنابراین مستند سازی، بخش مهمی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) را تشکیل می دهد.
17
مستندات مربوط به فرآیندهای کسب و کار، به عنوان یک راهنما برای کارمندان در تمامی سطوح سازمان به حساب می آید. آن ها به وسیله این مستندات، می توانند متوجه شوند که یک فرآیند خاص چگونه باید انجام شود. بر اساس توضیحاتی که داده شد، مستند سازی فرایندها عبارت است از: ثبت کلیه فعالیت ها از مرحله احساس نیاز تا مرحله اجرا، به ترتیبی که کاربران بتوانند به راحتی از آن ها استفاده کنند.
در ادامه مراحل مستند سازی را معرفی و بررسی می کنیم.
نام گذاری فرآیند:
انتخاب عنوان مناسب برای جدا کردن فرآیندها از یکدیگر، اولین مرحله مستند سازی به شمار می رود.
نام گذاری فرآیند:
انتخاب عنوان مناسب برای جدا کردن فرآیندها از یکدیگر، اولین مرحله مستند سازی به شمار می رود.
هدف گذاری:
اهداف باید به طور صریح و مشخص بیان شوند. تحقق و برآورده شدن نیازها پس از اجرای برنامه ، به شما نشان می دهد هدف درستی را انتخاب کرده اید.
تبدیل فرآیندها به اجزای کوچک تر:
سعی کنید فرآیندها را کوچک کنید. هرچه فرآیندها به اجزای کوچکتری تقسیم شوند، مطالعه و تصمیم گیری در مورد آن ها ساده تر خواهد بود.
19
شناسایی و جمع آوری اطلاعات:
یکی از مراحل بسیار مهم در مستند سازی فرایندها، شناسایی و جمع آوری درست و دقیق اطلاعات، مستندات، اسناد، مدارک و… است.
تعیین اختیارات و مسئولیت ها:
شرح وظایف و حدود اختیارات هر یک از اعضای تیم مستند سازی را به طور دقیق تعیین کنید. با انجام این کار از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری خواهید کرد.
شرح کار:
تمامی فعالیت های مورد نیاز و مراحل انجام آن ها را روشنی بیان کنید.
زمان پروژه:
سعی کنید زمان شروع تا پایان فعالیت ها را به درستی تخمین بزنید. تخمین شما باید تا جای ممکن به واقعیت نزدیک باشد.
اکنون با گام های مستند سازی آشنا شدیم، اما واقعا شیوه مستند سازی چقدر برای سازمان ها لازم است؟ در بخش بعد به این مساله می پردازیم.
چرا به مستند سازی فرایندها نیاز داریم؟
مستندات فرآیند برای سازمان شما نوعی نقشه راه است که کمک می کند وضعیت فعلی یک فرآیند را شناسایی کنید تا بتوانید آن را به خوبی بهینه سازی کنید. توجه داشته باشید هر کاری که بیش از یک بار انجام شود یا به وسیله چند نفر انجام شود، باید مستند شود. انجام این کار به سازگاری و هماهنگ شدن سازمان با شرایط استاندارد کمک می کند. همچنین برای شما این امکان را فراهم می کند تا فرآیندها را کنترل کرده و مراحل کار را بازنگری کنید. علاوه براین، با مستندات فرآیند می توانید بفهمید کارکنان دقیقا چه کاری انجام می دهند. بنابراین دیدگاه درستی از عملکردهای داخلی کسب و کار به دست می آورید.
20
در صورتی که مستند سازی فرایندها و ثبت آن ها به درستی صورت نگرفته باشد، زمانی که کارمندی سازمان را ترک می کند، هر گونه دانش فرآیندی او نیز از سازمان خارج می شود.
همچنین زمانی که شما کارمند جدیدی را استخدام می کنید، نیاز به یک فرآیند مستند دارید تا به او کمک کند نقش خود را در سازمان بفهمد.
مستند سازی، در آسان تر شدن آموزش های رسمی تاثیر قابل توجهی دارد و امکان استفاده از آن ها را به صورت ساده و روان فراهم می کند.
اطلاعات بصری و مبتنی بر وظایف، برای کاربران اهمیت زیادی دارد، این بخش نیز اهمیت مستندات سازمانی را به خوبی نشان می دهد.
برای مستند سازی فرایندها چه معیارهایی وجود دارد؟
21
برای مستند سازی فرایندها چه معیارهایی وجود دارد؟
توجه کنید که برای انجام مستند سازی، توجه به تعدادی از معیارها ضروری است. این معیارها عبارتند از:
درست بود ،بدون خطا بودن
به موقع بودن ،در نظر گرفتن محدودیت زمانی در ثبت داده ها
کامل بودن ،تمام داده های مورد نیاز وجود داشته باشد.
مرتبط بودن ،با هدف مد نظر شما متناسب و هماهنگ باشد.
جدید بودن ،به روز بودن اطلاعات
تعریف شدن ،یکسان بودن همه عناصر اطلاعاتی
پوشش کامل ،منعکس کردن کلیه امور مرتبط
معتبر بودن ،مطابقت داده ها با دامنه قابل قبول
تایید شدن ،داشتن مهر و امضای معتبر و….
22
مستندسازی رسمی و غیررسمی چگونه است؟
اسناد خاص، مانند سوابق استخدام، باید رسمی باشند، اما غیررسمی بودن سایر اسناد مشکلی ایجاد نمی کند؛ به عنوان مثال، مدیری سوابق گفت وگوهای خود را با کارمندانش مستند سازی می کند تا اهداف، پروژه ها یا میزان روحیه آن ها را به خاطر داشته باشد.
مستندات غیررسمی می تواند شامل یادداشت ها یا نامه های داخل پرونده کارمند باشد. اگر کارمندی پیشنهادی را یادداشت کند و آن را به مدیریت بدهد، می تواند آن را برای مراجعه های بعدی خود بایگانی و مستند سازی کند. ایمیل و ارتباطات آنلاین، بایگانی غیر رسمی هستند.
فرم درخواست کار؛
رزومه و معرفی نامه؛
تایید اشتغال و تحصیل؛
شرح موقعیت شغلی؛
اطلاعات تماس اضطراری؛
قرارداد یا نامه رد در خواست؛
دفترچه راهنمای کارکنان (همراه با امضا)؛
گزارش اقدامات انضباطی؛
خودارزیابی؛
مدارک احراز هویت؛
پیشنهادها و پاسخ های شرکت؛
فرم درخواست آموزش؛
نظرات همکاران؛
گزارش هزینه های آموزش.
23
نگهداری پرونده های کارمندان و مستند سازی آن ها یکی از مهم ترین مسئولیت های منابع انسانی محسوب می شود. شاید مدارک مورد درخواست در هر شرکتی متفاوت باشد، اما پرونده مستندسازی شده کارمندان به طور معمول باید شامل موارد زیر است:
چگونه میتوان مدارک کارمندان را به درستی مستند سازی کرد؟
مستندسازی نادرست چه عواقبی دارد؟
24
بسیاری از صنایع به مستند سازی کامل و با روشی خاص نیاز دارند. اگر سازمانی نتواند مستندسازی های سازمان یافته خود را حفظ کند، عواقب احتمالی زیر را در بر خواهد داشت:
ممیزی ها؛
صورت حساب های نادرست؛
ناکارآمدی و رشدنکردن کارمندان؛
کاهش درآمد؛
کاهش ایمنی.
25
مثال هایی برای مستند سازی غیر از اسناد منابع انسانی
پس از این که متوجه شدید مستند سازی چیست باید بدانید که مستند سازی فقط مختص سوابق کارمندان و شیوه های مدیریتی نیست. باید مواردی از قبیل مشخصات فنی، الزامات، سیاست های کسب وکار و دفترچه راهنمای شرکت نیز بایگانی شود. در اینجا چند نمونه مستندسازی که در صنایع مرسوم است، آورده شده است
۱. توسعه نرم افزار
26
اهمیت مستند سازی در این بخش کاملا مشهود است. بسیاری از افراد درگیر پروژه های توسعه نرم افزار هستند و بزرگ یا کوچک بودن شرکت تفاوتی در آن ایجاد نمی کند؛ بنابراین، مستندات فنی برای انجام کارها با کیفیت مناسب اهمیت دارد.
در صنعتی مانند توسعه نرم افزار، مستند سازی باید کاملا جامع باشد، زیرا هرگونه خطایی سبب بروز اختلاف میان افراد خواهد شد. به عنوان مثال، اگر افراد نتوانند محصول را به خوبی بشناسند، شاید از آنچه مهندسان در تلاش برای ارائه آن هستند، انتظارات متفاوتی داشته باشند. مستند سازی، اطلاعات مربوط را به طور واضح ترسیم می کند و از سوءاستفاده و سوءتفاهم ها جلوگیری می کند. پس این موضوع هم از یکی دیگر از ضرورت های مستندسازی را بیان می کند.
27
۳. تحقیقات
مستند سازی تحقیق به خالق اصلی یا نویسنده اعتبار می دهد؛
دسترسی به منابعی که در تحقیقتان استفاده کرده اید؛
مستندسازی تحقیق خوانندگان را قادر می سازد تا تحقیقات را پیگیری کنند؛
دیگران می توانند صحت تحقیقات را بررسی کنند؛
مستند سازی تحقیق باعث برقراری ارتباط با شفافیت، صداقت و اعتماد برای جلوگیری از هرگونه سرقت ادبی می شود.
انجام تحقیقات و نوشتن یافته ها مستلزم به وجودآوردن بحث و پشتیبانی است. مستندسازی مطالعات و اعتباردهی به کسانی که ایده های آن ها را دنبال کرده اید، بسیار مهم است.
بهترین روش های مستند سازی فرایندهای کسب و کار چیست؟
28
برای آن که بتوانید در این کار مهم، بهترین عملکرد را داشته باشید، در این بخش، برخی از روش های برتر مستندسازی فرآیندها که توسط اغلب متخصصان بازار مورد استفاده قرار می گیرند، معرفی می کنیم.
به زنجیره ارزش توجه کنید
29
ستون اصلی فرآیند مستند سازی، زنجیره ارزش (Value Chain) است. بنابراین اولین مرحله تمام پروژه های مستند سازی باید تهیه زنجیره ارزش باشد. این زنجیره باید جریانی از فعالیت ها را ارائه کند که محصولات کالاها و خدمات تولید شده و فرآیندهای آن ها را به خوبی نشان دهد.
اهداف پروژه را بشناسید
30
عامل دیگر این است که اهداف و مقاصد پرژه مورد نظر به درستی شناخته شود. به ترتیبی که در پایان زنجیره ارزش محصولی ارائه شود که از نظر مشتری ارزشی بیشتر از همه تلاش ها و منابه به کار رفته در طول فرآیند داشته باشد.
شاخص های درست و مناسب را انتخاب کنید
31
یکی دیگر از مسائل بسیار مهم، انتخاب شاخص ها برای اندازه گیری بهره وری در فرآیندها است. اگر شاخص های نادرستی را انتخاب کنید که نتوانند به شکل واقعی اهداف پروژه را اندازه گیری کنند، نمی توانید نتیجه دلخواه را به دست آورید.
32
شاخص های درست و مناسب را انتخاب کنید
یکی دیگر از مسائل بسیار مهم، انتخاب شاخص ها برای اندازه گیری بهره وری در فرآیندها است. اگر شاخص های نادرستی را انتخاب کنید که نتوانند به شکل واقعی اهداف پروژه را اندازه گیری کنند، نمی توانید نتیجه دلخواه را به دست آورید.
بر روی واحدها تمرکز نکنید
33
وقتی در یک سازمان برداشت روشن و واضحی از زنجیره ارزش وجود نداشته باشد، مدیریت فرآیندها بر روی واحدهای مختلف بدون در نظر گرفتن ارتباط بین آن ها متمرکز خواهد شد. مستند سازی فرایندها باید زنجیره ارزش را به صورت کلی در نظر بگیرد و موفقیت یا عدم موفقیت در به دست آوردن ارزش، را در هر گام تا ارائه محصول نهایی به مشتری نشان دهد.
34
فرصت های بهینه سازی را مستند سازی کنید
بهتر است نقاط قوت و ضعف هر کدام از مراحل فرآیند، شناسایی و مستند سازی شود. برای این کار می توانید از جدولی که به همین منظور طراحی شده استفاده کنید. به این ترتیب، فردی که در یک فرآیند نقش آفرینی می کند، می تواند با دسترسی به مستندات، پیشنهادات خود را نیز ارائه دهد.
35
فرآیندهایی را بررسی کنید که اندازه معقول و مناسب دارند
سعی کنید فرآیندهایی را تحلیل کنید که قادر باشید آن ها را در زمان مناسب مستند سازی کنید. پروژه های خیلی بزرگ، کار حلیل و مستند سازی را طولانی می کند، در نتیجه ممکن است نتایج به موقع ارائه نشود و این موضوع اعتبار شما را زیر سوال می برد.
عمق اطلاعات را به طور دقیق مشخص کنید
سعی کنید در عمق بخشیدن به مستندات زیاده روی نکنید. اهداف را مجددا مرور کرده و توجه کنید که اطلاعات باید به اندازه لازم باشند، نه بیشتر از آن. اطلاعات بیش از حد هیچ فایده ای برای مستند سازی ندارد.
36
از مهم ترین اقدامات در مستند سازی فرایندها، استفاده از ابزارهای BPM است. این ابزارها با امکان به اشتراک گذاشتن ایده ها، نظرات، نمودارها و…، کار مستند سازی فرایندها را ساده تر می کنند.
برخی از مزایای این ابزارها عبارت است از:
بر طرف کردن نقص ها و نقاط ضعف
کاهش زمان و هزینه مورد نیاز برای انجام کارها
بهبود کارایی سازمان
افزایش کیفیت فعالیت ها و محصولات تولید شده
افزایش سطح رضایتمندی کارکنان و مشتریان
یکی از این ابزارها، ابزار مدل سازی فرآیند مبتنی بر استاندارد BPMN است. این شاخص، استانداردی برای مدل سازی و نمایش فرآیندهای کسب و کار و ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPM محسوب می شود. BPMN باید در کنار سایر ابزارهای مورد استفاده در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد تا بیشترین کمک را به مستند سازی فرایندها ارائه دهد.
استفاده کنیدBPFازابزار
37
برای مستند سازی فرایندها چه معیارهایی وجود دارد؟
توجه کنید که برای انجام مستند سازی، توجه به تعدادی از معیارها ضروری است. این معیارها عبارتند از:
درست بود (بدون خطا بودن)
به موقع بودن (در نظر گرفتن محدودیت زمانی در ثبت داده ها)
کامل بودن (تمام داده های مورد نیاز وجود داشته باشد.)
مرتبط بودن (با هدف مد نظر شما متناسب و هماهنگ باشد.)
جدید بودن (به روز بودن اطلاعات)
تعریف شدن (یکسان بودن همه عناصر اطلاعاتی)
پوشش کامل (منعکس کردن کلیه امور مرتبط)
معتبر بودن (مطابقت داده ها با دامنه قابل قبول)
تایید شدن (داشتن مهر و امضای معتبر) و…
38
خلاصه مستند سازی
39
مستندسازی یا بایگانی به مجموعه سوابقی گفته می شود که به صورت آنلاین، روی کاغذ یا درایو وجود دارد. بایگانی اطلاعاتی است که به عنوان مدرک یا سوابق پیشین ارائه می شود. در مستند سازی اسناد و مدارک مربوط به استخدام و اقدامات شرکت باید مطابق با دستورالعمل های قانونی و سیاست های شرکت بایگانی شود
40