عنوان: طراحی ، پیاده سازی ، اجرا و بهره برداری سیستم های اطلاعاتی حسابداری
مقدمه
طراحی سیستم و استقرار سیستم های اطلاعاتی حسابداری کار پیچیده و زمان بری است که باید بر اساس یک روند ساختار یافته انجام شود.چرخه حیات و توسعه سیستم رویکرد منظمی را فراهم می کند که می توان بر اساس آن فرایند طراحی تا استقرار و پیاده سازی سیستم های جدید را با دقت انجام داد.
دلایل تغییر سیستم های اطلاعاتی حسابداری
تغییر در نیازهای اطلاعاتی شرکت و کاربران : افزایش شرایط رقابتی و تغییر در ارتباطات میان سازمانها همگی موجب تغییرات ساختاری در سازمان میشود . در این شرایط جهت تامین نیازهای کاربران، سیستم ها باید تغییر یابند.
تغییرات فناوری : پیشرفت روزافزون فناوری اطلاعات موجب شده سازمانها برای همسو کردن سیستم های خود با آخرین فناوری آنها را تغییر بدهند.
مزیت رقابتی : ایجاد تغییر در سیستم های اطلاعات برای شرکتها مزایای رقابتی مهمی به همراه دارد.
افزایش بهره وری : استفاده از سیستم اطلاعاتی جدید موجب افزایش بهره وری میشود
یکپارچه سازی سیستم : وجود سیستم های مجزا برای بخش های مختلف علاوه بر افزایش هزینه ها موجب ناکارامدی در انجام کارها میشود.
طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری
1. تجزیه و تحلیل سیستم تجزیه وتحلیل سیستم زیر بنای کار را مشخص میکند و نقشه لازم را به منظور طراحی سیستم فراهم میکند یک مطالعه عمقی در مورد نیازهای کاربران است.
2.طراحی نظری سیستم
در این مرحله نیازها و الزامات تعیین شده به مشخصات قابل اجرا در سیستم تبدیل میشودبه عبارتی دیگر دورنمایی از فعالیت ها و مشخصات سیستم بیان میشوددر این قسمت در سه مرحله اصلی ارزیابی شیوه های طراحی ،تعیین ویژگی های سیستم، و گزارش طراحی سیستم انجام میشود.
تیم طراحی سیستم باید شیوه های متنوع ومختلف طراحی را تعیین کرده وبر اساس معیار ها واستاندارد ها همچون
1-چگونگی تحقق مناسب اهداف سیستم وسازمان
2-چگونگی تامین مناسب ومنطقی نیاز کاربران
3-امکان سنجی اقتصادی
4-معایب ومزایای روش ،باید آنها را ارزیابی کند:
بنابراین کمیته راهبردی سیستم،شیوه های مختلف طراحی را ارزیابی میکند وبه بهترین شکل ممکن نیازهای اطلاعاتی سازمان را تامین میکند.
ارزیابی شیوه های طراحی
تعیین ویژگی های طراحی سیستم
ستاده : به دلیل اینکه سیستم اطلاعاتی برای تامین نیاز کاربران طراحی می شود،باید نخست مشخصات وویژگی های ستاده ای سیستم مشخص شود
*به عنوان مثال برای میزان فروش :
-چگونه باید گزارش هفتگی تهیه شود
-گزارش مزبور شامل چه چیز هایی باشد
-شکل گزارش چگونه باشد
-آیا کاربران به گزارش چاپی نیاز خواهند داشت و…..
ذخیره کردن داده ها : ذخیره کردن عناصر مربوط ومورد نیاز برای گزارش
به عنوان مثال به ترتیب یا تصادفی ذخیره کردن داده ها ،انواع فایل ها ویا بانک های اطلاعاتی مورد استفاده واندازه مناسب
ورودی : دراین مرحله وظیفه طراح شناسایی داده هایی است که ورودی سیستم خواهند بود طراح بین داده های ورودی و خروجی رابطه ای را برقرار میکند.
طرح رویه کارویا عملیات و روش های پردازش : این طرح نشاندهنده چگونگی عملکرد سیستم رایانه ای از مرحله ورود داده ها تا مرحله خروجی را نشان میدهد.
تهیه گزارش طراحی نظری سیستم
در این مرحله کارهای انجام شده در مرحله طراحی منطقی باید در قالب یک گزارش مستند سازی شود تابه عنوان طراحی فیزیکی مورد استفاده قرار گیرد.
3. طراحی فیزیکی سیستم
سومین مرحله از چرخه عمر سیستم طراحی فیزیکی سیستم است ویژگی های را مشخص میکند که برای اجرایی شدن طرح منطقی لازم است در این مرحله طراحی های صورت گرفته با استفاده از برنامه های نرم افزاری و با استفاده از یک زبان برنامه نویسی رایانه ای توسط مهندسین نرم افزار نوشته میشود.
مراحل طراحی فیزیکی
طراحی ستاده ها
طراحی فایل ها وبانک اطلاعاتی
طراحی ورودیهای سیستم
طراحی برنامه
طراحی روش ها
طراحی کنترل ها
گزارش طراحی فیزیکی سیستم
طراحی ستاده
هدف طراحی ستاده تعیین ماهیت ،شکل،محتوی و زمانبندی ارائه گزارش بر روی کاغذ و یا نمایش تصویری است ستاده های سیستم به چهار دسته طبقه بندی میشود
گزارش های برنامه ریزی شده
گزارش های تجزیه و تحلیل با اهداف خاص
گزارش های موارد استثنایی
گزارش های درخواستی
طراحی فایل ها و بانک اطلاعاتی
بسیار مهم است که در بخشها ودایره های مختلف یه شرکت داده ها در فرم های هماهنگ ذخیره شود.
طراحی ورودی سیستم
معمولا دو روش عمده برای ورودی داده ها وجود دارد
1-طراحی فرم ها ،که بسیاری از شرکت ها هنوز بسیاری از اطلاعات و داده های ورودی را بروی کاغذ گرداوری میکنند وسپس آن را به رایانه منتقل میکنند.
2-طراحی صفحه نمایش رایانه ای
طراحی برنامه
می توان گفت که یکی از وقت گیر ترین فعالیت ها در تمام چرخه عمر طراحی سیستم است.طراحی برنامه ها باید برای کاهش پیچیدگی وتقویت ،قابلیت اصلاح وافزایش اتکای آن ها باید انجام پذیرد.
طراحی روشها
طراحی روشها باید تهیه ورودی های سیستم ،پردازش معاملات ستاده ،کشف وتصحیح اشتباهات وخطاها ،کنترل ها،مغایرت گیری مانده ها،دسترسی به بانک های اطلاعاتی،تهیه و توزیع ستاده های سیستم ودستورالعمل های متصدی های رایانه را پوشش دهد.
طراحی کنترل سیستم
کنترل ها باید در درون سیستم اطلاعاتی حسابداری قرار داده شوند،تا درستی کارایی واثر بخشی آن تضمین شود.
کنترل ها باید اشتباهات وخطا ها را به حداقل رسانده وهنگام وقوع آن را کشف وتصحیح نماید .(حسابداران در این حوزه نقش اساسی و حیاتی ایفا می کنند)
گزارش طراحی فیزیکی سیستم
گزارش طراحی سیستم مبنای را برای تصمیم گیری مدیریت در مورد اجرای مرحله بعد (اجرای سیستم)را فراهم می کند.
.
4-نصب سیستم وانجام فرایند تبدیل
نصب ، اجرای وپیاده سازی سیستم یک فرایند مدیریتی است ،پیاده سازی و اجرای سیستم مجموعه فعالیت های را شامل می شود که برای نصب و اجرایی کردن سیستم اطلاعاتی انجام میشود. این فرایند بطور عام شامل طراحی وآزمایش نرم افزار ،آماده سازی سیستم ،نصب وآزمایش سخت افزار ها،آموزش کارکنان ،طراحی ومستند سازی وآزمایش سیستم است.
: -طراحی نرم افزار شامل هفت مرحله است
1-تعریف وتعیین نیازهای اطلاعاتی کاربران
2-طراحی برنامه
3-نوشتن دستورها(کدها)برنامه
4-آزمایش برنامه
5-مستند کردن نرم افزار
6-آموزش کاربران برنامه
7-نصب و بهره وری سیستم
A
-آماده سازی سایت
B
پرسنل مورد نیاز دایره سیستم اطلاعاتی را می توان از بخش های دیگر ویا از بیرون شرکت استخدام کرد .اما تامین نیروی انسانی مورد نیاز از داخل سیستم شیوه کم هزینه تر وکارامد تر است.
آموزش کارامد وموثر سیستم اطلاعاتی حسابداری باید فراتر از مهارت های سخت افزاری ونرم افزاری مورد نیاز استفاده از سیستم اطلاعاتی حسابداری جدید باشد .کارمندان برای اهداف وخط مشی های جدید راهنمایی می شوند.این آموزش باید طوری برنامه ریزی وزمان بندی شودکه بطور دقیق قبل از آزمایش سیستم وتبدیل آن انجام شود.
-انتخاب وآموزش کارکنان
c
-تکمیل مستند سازی
توسعه وتکمیل مستند سازی یکی از بخش های مهم فرایند به کارگیری و اجراست به طور کلی سه نوع مستند سازی برای سیستم جدید انجام میشود.
مستند سازی طراحی
مستند سازی عملیات
مستند سازی کاربر
D
-آزمایش سیستم
در طی آزمایش باید محدودیت های ظرفیت ،روش پشتیبان سازی و روشهای بازیابی خرابی سیستم مورد آزمون قرارگیرد آزمایشهای که برای بررسی صحت عملکرد صورت میگیرد در سه دسته کلی قرار دارد
بازنگری سیستم : در این روش رویه ها با منطق برنامه به منظور یافتن مشکلات و نارسایی ها همراه با روند پروژه مورد رسیدگی قرار میگیرد
پردازش معاملات آزمایشی: در این روش معاملات معتبر در سیستم ثبت شده و معاملات نامعتبر رد میشود.
آزمایش های پذیرش: کاربران معیارهای برای سیستم اطلاعاتی جدید طراحی میکنندچنانچه این معیارها با سیستم اطلاعاتی مطابق باشد می توان سیستم جدید را پذیرفت
F
-آغاز به کار سیستم
زمانی است که تمام فعالیت های نصب به اتمام رسیده باشد و مستلزم یک فرایند تبدیل و انتقال از سیستم فعلی به سیستم جدید می باشدچهار روش برای تبدیل سیستم و شروع به کار باسیستم جدید وجود دارد
تبدیل مستقیم
تبدیل موازی
تبدیل مرحله ای
تبدیل آزمایشی
مقایسه ی روش های تبدیل سیستم
مستقیم:
موازی
مرحله ایی
آزمایشی
سیستم قدیم
سیستم جدید
سیستم جدید سیستم قدیم
سیستم جدید سیستم قدیم
-تبدیل داده ها
فایل های داده یی ممکن است به سه روش اصلاح شوند
روش اول:فایل ها ممکن است به ابزار ذخیره سازی متفاوتی برای مثال ، از نوار به دیسک منتقل می شود.
روش دوم:محتوی داده ها ممکن است تغییر کند ، برای مثال داده ها وسوابق ثبت ممکن است اضافه یا حذف شود.
روش سوم :شکل فایل ها ممکن است تغیر کند.
G
اولین گام در فرایند تبدیل داده ها ، تصمیم گیری در مورد این موضوع است که کدامیک از فایل ها نیاز به تغییر دارد.پس از آن برای اطمینان از کامل بودن باید کنترل شوندتا اشتباهات وتناقض های داده ها حذف شوند.
هنگام که فایل ها وبانک اطلاعاتی تبدیل شده وبرای اطمینان از صحت ودرستی آن ها-آزمایش شده اند-سیستم جدید عملیاتی می شوند.
سیستم باید برای مدتی کنترل ونظارت شود تا این اطمینان به وجود آید که بطور یکنواخت وبا دقت کار میکند.
5-ارزیابی و نگهداری سیستم
آخرین مرحله چرخه عمر طراحی سیستم ،ارزیابی و نگهداری سیستم جدید است. ارزیابی از زمان طراحی سیستم آغاز و تابعد از بهره برداری و اجرا ادامه دارد هدف از ارزیابی سیستم،اطمینان از عملکرد سیستم متناسب با انتظارات است.
عوامل موفقیت طراحی سیستم
ادغام سیستم های اطلاعاتی حسابداری با وظایف مدیریت
انتخاب فناوری مناسب برای پردازش اطلاعات
جهت گیری تعریف و طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری بر حسب نیازهای کاربران
تولید اطلاعات با توجه به نیازهای واقعی
طراحی کاربرپسند سیستم اطلاعاتی حسابداری
توانایی طراح در پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی جدید
عوامل عدم موفقیت سیستم های اطلاعاتی
عدم شناسایی نیازهای کاربران می تواند در راه اجرای سیستم اطلاعاتی مشکلاتی به وجود آورد.
عدم توجه صحیح به جوانب کنترل کیفیت ورودیها،پردازش و خروجی ها می تواند منجر به تهیه سیستم های اطلاعاتی ناکارامد شود.
فقدان آموزش و درک درست سیستم می تواند اجرای سیستم را با عدم موفقیت همراه کند.
آزمایش ناقص سیستم می تواند پروژه طراحی و به کارگیری سیستم را با عدم موفقیت همراه سازد.
فقدان یک نظام اداری منجر به دستیابی اطلاعات ناقص و نادرست میشود.
منابع
. سیستم های اطلاعاتی حسابداری تالیف مارشال بی.رامنی وپال جان استین بارت جلد دوم
. سیستم های اطلاعاتی حسابداری ترجمه دکتر سیدحسین سجادی
با تشکر از توجه شما