طراحی سیستم، اجرا
و بهره برداری
System design , implementation and operation
استاد محترم:
دکتر کامیابی
فهرست مطالب
مقدمه
طراحی نظری سیستم
طراحی فیزیکی سیستم
اجرای سیستم
تبدیل سیستم
تبدیل داده
مقدمه
طراحی نرم افراز عاری ازخطا و اشتباه از فعالیتهای زمان بر و سخت می باشد. هنگامی که طراحان برای اجرای کارهای اساسی سیستم تحت فشار باشند مراحل اساسی تجزیه و تحلیل سیستم و طراحی آن را حذف کرده و شروع به نوشتن برنامه می کنند .که نتیجه آن عدم تامین نیاز کاربران و عدم موفقیت سیستم می گردد .
بررسی سیستم های مدیریتی در آمریکا نشان داد که 75% سیستم های بزرگ،به دلیل لجام گسیختگی مورد استفاده قرار نمی گیرند.حذف یا فراموش کردن مرحله تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ، مهمترین عامل لجام گسیختگی این سیستم ها می باشد.
تجزیه و تحلیل سیستم یک مرحله بسیار مهم و اساسی در چرخه عمر طراحی سیستم هاست،که با شناسایی مشکلات ،امکان سنجی و مستند سازی سیستم موجود شروع می شود.
هدف از تجزیه و تحلیل سیستم تعیین نیازها و الزام های
سیستم جدید است.
طراحی نظری سیستم
طراحی نظری سیستم شامل سه مرحله اصلی می باشد:
ارزیابی شیوه های طراحی
تعیین ویژگی ها ومشخصات سیستم
گزارش طراحی سیستم
ارزیابی شیوه های طراحی
روش های مختلفی برای طراحی سیستم های اطلاعاتی وجود دارد حسابداران وسایر افراد مشارکت کننده باید در طراحی سیستم بطور مداوم تصمیم گیری نمایند
تیم طراحی سیستم باید شیوه های متنوع طراحی را تعیین نموده و براساس استاندارد های زیر آنها را ارزیابی نماید:
چگونگی تحقق مناسب اهداف سیستم وسازمان .
نحوه تامین مناسب ومنطقی نیاز کاربران.
امکان سنجی اقتصادی
معایب و مزایای روش
شکل شماره ی 1-19 شیوه ها وملاحظات طراحی سیستم
تجزیه و تحلیل سیستم
طراحی نظری سیستم
ارزیابی شیوه های طراحی سیستم
تعیین مشخصات و ویژگی های سیستم
گزارش طراحی نظری سیستم
طراحی فیزیکی سیستم
اجرای سیستم وتبدیل آن
بهره برداری و نگهداری سیستم
تعیین مشخصات و ویژگی های طراحی
هنگامی که روش طراحی سیستم انتخاب می شود. تیم پروژه ی توسعه ی سیستم ویژگی ها و خصوصیات طراحی نظری سیستم را برای عناصر زیر طراحی می کند.
ستاده
ذخیره کردن داده ها
ورودی
عملیات و روش های پردازش
تهیه ی گزارش طراحی نظری
آخرین مرحله طراحی نظری سیستم تهیه ی گزارش می باشد هدف از تهیه این گزارش عبارت است از:
هدایت فعالیتهای طراحی فیزیکی سیستم .
نشان دادن چگونگی تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران و مدیران
کمک به کمیته راهبری سیستم برای ارزیابی امکان سنجی سیستم .
طراحی فیزیکی سیستم
در این مرحله شرکت ، چگونگی اجرای طراحی نظری سیستم اطلاعاتی حسابداری را تعیین می نماید .
مرحله طراحی فیزیکی شامل :
طراحی ستاده ، ایجاد فایل ها وبانکهای اطلاعاتی ، طراحی ورودی ها ، نوشتن برنامه های رایانه یی ، طراحی روش ها و تدوین واستقرار کنترلها در سیستم اطلاعاتی حسابداری جدید است .
شکل شماره ی2-19 طراحی فیزیکی سیستم
تجزیه و تحلیل سیستم
طراحی نظری سیستم
طراحی فیزیکی سیستم
طراحی ستاده
طراحی فایل و بانک اطلاعاتی
طراحی
ورودی
طراحی برنامه
طراحی روش ها
طراحی کنترل ها
اجرا و تبدیل سیستم
بهره برداری و نگهداری سیستم
طراحی ستاده ی سیستم
هدف از طراحی ستاده تعیین ماهیت ، شکل ، محتوی وزمان بندی گزارش چاپی ، اسناد و مدارک و نمایش تصویری می باشد.
ستاده ی سیستم معمولا ً در یکی از چهار طبقه زیر گزارش می گردد.
گزارش برنامه ریزی شده (شکل و محتوی آن استاندارد و بر مبنای نظم خاصی تهیه می گردد)
گزارش تجزیه وتحلیل با اهداف خاص ( شکل و محتوی استانداردی ندارد و بر مبنای درخواست مدیریت انجام می شود)
گزارش موارد استثنایی (شکل و محتوی استاندارد دارد اما برای واکنش به شرایط غیر عادی تهیه می شود مانند گزارش غیبت بیش از حد)
گزارش در خواستی ( شکل استاندارد دارد اما تنها به درخواست کاربران تهیه می شود.
گزارش موارد استثنایی وگزارش درخواستی برای تسهیل فرآیند مدیریت شرکت استفاده می شود.
بسیار مهم است که بخش ها و دایره های مختلف یک شرکت داده ها را در فرم های هماهنگ ذخیره نمایند.
طراحی فایل و بانک اطلاعاتی
جدول شماره ی 3-19 ملاحظات طراحی بانک اطلاعاتی و فایل ها
طراحی ورودی ها ی سیستم
هنگام ارزیابی طراحی ورودی های سیستم باید انواع مختلف داده های ورودی و روش های بهینه ی ورود داده ها به سیستم راتعیین نمود .
دو روش عمده ورودی داده ها عبارتند از
طراحی فرم : گردآوری داده های ورودی روی کاغذ و انتقال آن به سیستم رایانه .اگر چه بسیاری به استفاده از تکنیک خودکار گرد آوری داده های اصلی روی آورده اند اما هنوز طراحی فرم ها موضوع بااهمیتی می باشد..
طراحی صفحه نمایش رایانه ای : ثبت مستقیم داده ها در رایانه به جای ثبت کاغذی .
صفحه نمایش باید بگونه ای سازماندهی شود که داده ها به سرعت ، بدرستی و بطور کامل وارد سیستم شوند .
داده ها به ترتیب و نظم مورد استفاده در فرم کاغذی وارد سیستم شوند
صفحه ی نمایش رایانه از راست به چپ و از بالا به پایین تکمیل شوند
صفحه ی نمایش بطوری باشد که کاربر با یک دکمه به محل مورد نظر برود
صفحه ی نمایش طوری باشد که اصلاح اشتباه آسان باشد
مقدار داده های روی صفحه ی نمایش رایانه برای جلوگیری
از بی نظمی “محدود “باشد.
رعایت اصول زیر موجب کار آمد تر شدن صفحه ی نمایش رایانه می گردد.
طراحی برنامه
طراحی برنامه یکی از وقت گیرترین فعالیت ها درتمام چرخه ی عمر طراحی سیستم می باشد. برنامه ها باید برای کاهش پیچیدگی وتقویت قابلیت اصلاح و افزایش قابلیت اعتماد و اتکا پذیری به برنامه های فرعی و ماجول های مناسب تقسیم شود که اینکار را برنامه نویسی ساخت یافته می گویند.
شرکتها باید برای افزایش کیفیت نرم افزارهای خود، استانداردهای برنامه نویسی (قواعد نوشتن برنامه ها) را طراحی کنند.
طراحی روش ها
روش ها باید تهیه ورودی های سیستم ،پردازش معاملات ،کشف و تصحیح خطاها ، کنترل ها ، مغایرت گیری مانده ها ، دسترسی به بانک های اطلاعاتی ، تهیه و توزیع ستاده های سیستم و دستورالعمل های متصدی رایانه را پوشش دهند.
روشها ممکن است توسط تیم طراحی سیستم ، کاربران سیستم و یا تیم نماینده ی هردو گروه نوشته شوند.
طراحی کنترل
اگر ورودی رایانه بی ارزش باشد، ستاده آن هم ارزشی ندارد.کنترل ها باید در درون سیستم اطلاعاتی حسابداری گنجانده شود تا درستی ، کارآیی و اثربخشی آن را تضمین نمایند .
کنترل ها باید اشتباهات و خطاها را به حداقل رسانده و هنگام وقوع آن ها را کشف و تصحیح کنند .حسابداران در این حوزه نقشی حیاتی ایفا می کنند.
گزارش طراحی فیزیکی سیستم
گزارش طراحی فیزیکی آخرین مرحله طراحی است که مبنای تصیمیم گیری مدیریت جهت اجرای مراحل بعدی می باشد..
اجرای سیستم
فرآیند نصب سخت افزار، نرم افزار و استقرارسیستم اطلاعاتی حسابداری و اجرای آن می باشد .این فرآیند شامل طراحی وآزمایش نرم افزار و آماده سازی سایت سیستم ،نصب و آزمایش سخت افزارها ، انتخاب و آموزش کارکنان ،طراحی و مستند سازی و آزمایش سیستم می باشد .
برنامه های اجرای سیستم شامل کارهای اجرایی ، تاریخ مورد انتظار تکمیل سیستم ، برآورد هزینه ها وشخص ویا اشخاص مسئول هریک از فعالیت ها می باشد. برنامه ها زمان تکمیل پروژه و قابلیت بهره برداری از سیستم اطلاعاتی حسابداری را تعیین می کنند.
برنامه ریزی اجرای سیستم
تغییر در سیستم اطلاعاتی حسابداری ممکن است، نیازمند تعدیل و اصلاح ساختار سازمانی کنونی شرکت باشد .
برنامه ریزی تغییرات سازمانی
ممکن است دایره های جدیدی ایجاد شود و دایره های موجود حذف گردد و یا از نظر اندازه کوچک شوند. ساختار و وضعیت خود دایره پردازش داده نیز ممکن است تغییر کند .
طراحی وآزمایش برنامه های نرم افزاری
زمان طراحی نرم افزار به پیچیدگی آن بستگی دارد .طراحی برنامه ها ی نرم افزاری شامل هفت مرحله می باشد :
تعریف وتعیین نیازهای اطلاعاتی کاربران
طراحی یک برنامه مستند
نوشتن دستورهای (کدهای ) برنامه (طراحی سلسله مراتبی )
آزمایش برنامه (اشکال زدایی)
مستند کردن برنامه نرم افزار
آموزش کاربران برنامه
نصب وبهر ه برداری ازسیستم ( فرآیند تجدید نظر واصلاح برنامه ی موجود)
شکل شماره 3-19 اجرای سیستم
تجزیه و تحلیل سیستم
طراحی نظری سیستم
طراحی فیزیکی سیستم
برنامه ریزی اجرای سیستم
طراحی و آزمایش برنامه ی نرم افزاری
آماده سازی سایت،نصب و آزمایش سخت افزار
انتخاب و آموزش کارکنان
تکمیل مستند سازی
آزمایش سیستم
بهره برداری و نگهداری سیستم
تبدیل سیستم
آماده سازی سایت
آماده سازی سایت یک فرآیند طولانی است و باید قبل از تاریخ نصب تجهیزات وسیستم انجام شود
انتخاب وآموزش کارکنان
انتخاب پرسنل سیستم اطلاعاتی از دو راه میسر می باشد
استخدام وتامین نیرو از بیرون سازمان
انتقال از سایر واحدها و بخشها که این روش باتوجه به آشنایی پرسنل به استراتژی وعملیات شرکت کم هزینه تر وکارآمد تر می باشد .
تکمیل مستند سازی
سه نوع مستند سازی باید برای سیستم جدید انجام شود.
مستند سازی طراحی سیستم : شامل توصیف سیستم ،طرح کلی بانک اطلاعاتی ، نمودار گردش کار برنامه ،فرم های مورد قبول کاربر و…. می باشد
مستند سازی عملیات سیستم : شامل جدول زمان بندی عملیات ، دسترسی به فایل ها و بانک اطلاعاتی ، تجهیزات،ایمنی وفایل ها می باشد.
مستند سازی کاربر: آموزش های لازم را برای کار با سیستم اطلاعاتی حسابداری به کاربران می دهد.
آزمایش سیستم
یکی دیگر از مراحل اجرای سیستم موفق، آزمایش سیستم می باشد سه روش برای آزمایش سیستم و نرم افزار وجود دارد:
بازنگری سیستم : بررسی مرحله به مرحله ی روش ها یا منطق برنامه است .
پردازش معاملات آزمایشی :تعیین می کند که آیا برنامه مطابق آنچه که طراحی شده عمل می کند؟
آزمایش های پذیرش : نسخه هایی از معاملات وسوابق فایل های واقعی را به جای معاملات و ثبت های فرضی بکار می برد.
تبدیل سیستم و روشهای تبدیل
تبدیل : فرآیند تغییر از سیستم اطلاعاتی حسابداری قدیمی به سیستم حسابداری جدید می باشد و باید بسیاری از اجزاء سیستم تغییر یابند. این فرآیند زمانی کامل می شود که این سیستم بعنوان بخش مستمر وعادی از سیستم کلی سازمان در آید .
روش های تبدیل سیستم عبارتند از :
تبدیل مستقیم : توقف فوری سیستم اطلاعاتی قدیم در زمان معرفی سیستم جدید
تبدیل موازی : کاربرد همزمان هردوسیستم (قدیم وجدید) در یک دوره زمانی
تبدیل مرحله یی : به تدریج اجزای سیستم قدیم را با جدید جایگزین می کنیم
تبدیل آزمایشی : بکارگیری سیستم جدید در یک بخش یا شعبه ای از سازمان
جدول شماره ی 4-19 مقایسه ی روش های تبدیل سیستم
مستقیم
موازی
مرحله یی
آزمایشی
سیستم قدیم
سیستم جدید
سیستم جدید سیستم قدیم
سیستم جدید سیستم قدیم
قدیم قدیم قدیم
جدید قدیم قدیم
جدید جدید قدیم
جدید جدید جدید
تبدیل داده ها
تبدیل داده می تواند وقت گیر هزینه بر و خسته کننده باشد. فایل های داده یی به سه روش اصلاح می شود:
به ابزار ذخیره سازی متفاوتی منتقل شود .
محتوای داده ها تغییر نماید.
شکل فایل ها تغییر نماید.
گامهای مختلف فرآیند تبدیل داده ها عبارتنداز :
تصیمیم گیری در مورد اینکه کدام فایل نیاز به تغییر دارد
اطمینان از کامل بودن باید کنترل شوند
حذف اشتباهات وتناقض داده ها
تبدیل واقعی داده ها و به هنگام کردن آنها
مستند کردن همه فعالیت های تبدیل
بهره برداری ونگهداری سیستم
آخرین مرحله چرخه عمر طراحی سیستم ، بهره برداری از سیستم جدید وحفظ ونگهداری آن می باشد.
بررسی های پس از اجرای سیستم این اطمینان را به وجود می آورد که سیستم جدید اهداف برنامه ریزی شده را تامین می نماید.
مطالعات نشان می دهد که در طول عمر سیستم تنها 30درصد از کارها در مدت طراحی سیستم انجام می شود 70 درصد دیگر صرف نگهداری سیستم می شود .بیشتر هزینه های نگهداری مربوط به اصلاح نرم افزار و به هنگام کردن آن است.
با سپاس از توجه شما
دانشجویان گرامی و استاد محترم
موفق باشید