پاورپوینت فصل هشتم کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری اجرا و بهره برداری از سیستم

1

ارائه دهندگان:
فصل هشتم

(اجرا و بهره برداری از سیستم)
کتاب سیستم های اطلاعاتی حسابداری

2

مقدمه

هدف از مطالعه این فصل بررسی دو مرحله آخر چرخه طراحی سیستم (یعنی اجرای سیستم و بهره برداری از سیستم) می باشد.
تیم پروژه در مرحله اجرای سیستم با استفاده از ویژگی های طراحی، سیستمی عملی ایجاد میکند. مرحله ی بهره برداری دربرگیرنده ی دوره ای زمانی است که در آن از سیستم برای پردازش داده های حسابداری استفاده می شود.

این مرحله بیان کننده هدف فرایند طراحی سیستم است.
3

اجرای سیستم(1)
مرحله ی اجرای سیستم دوره ای زمانی است که در آن سیستمی عملی ایجاد شود و بهره برداری از آن آغاز می شود. اجرای سیستم موقعی آغاز می شود که کمیته راهبری سیستم های اطلاعاتی طراحی تفصیلی(ویژگی های تفصیلی) تهیه شده در مرحله طراحی سیستم را می پذیرد.
این مرحله با پذیرش سیستم به وسیله مدیریت به عنوان سیستمی موفق خاتمه می یابد.کمیته راهبری سیستم های اطلاعاتی تیمی را برای اجرای سیستم منصوب می کند.

این تیم اعضایی از تیم طراحی، برنامه نویسان، متخصصین مستند سازی و کارکنان ورود داده ها را شامل می شود.
4

اجرای سیستم(2)

در مرحله اجرای سیستم پنج فعالیت عمده انجام می شود که عبارتند از:
نصب تجهیزات، برنامه نویسی، آموزش، آزمون و تبدیل سیستم.

برخلاف فعالیت های مرحله ی طراحی سیستم، برخی از این فعالیت ها ممکن است همزمان انجام شود. حسابرسان به وسیله مرور دو فعالیت از این فعالیت ها در اجرای سیستم مشارکت میکنند.
5

نصب تجهیزات(1)

اغلب سیستم جدید نیازمند تحصیل تجهیزات و نرم افزار رایانه ای اضافی است. تیم طراحی منابع خود را در مرحله طراحی سیستم انتخاب می کند و برای تجهیزات و نرم افزار سفارش می دهد.
سپس تیم اجرای پروژه نصب تجهیزات را آغاز می کند، تجهیزات و نرم افزار را نصب می کند به طوری که فعالیت های آزمون و تبدیل سیستم قابل انجام باشد.
بعضی وقتها تیم باید قبل از نصب تجهیزات سایتی را برای آن مهیا کند.
6

منظور از مهیا کردن یک سایت قبل از نصب تجهیزات چیست؟
7

پاسخ
مهیا کردن سایت برای رایانه های شخصی ممکن است:
تمیز کردن میز
مشخص کردن یک پریز برق و نصب یک محافظ نوسان شدید برق باشد.

مهیا کردن سایت برای رایانه های بزرگ بسیار وسیع تر می باشد:

مثال: برخی از رایانه ها با آب خنک می شوند بنابراین سایت باید لوله کشی شود.
8

نصب تجهیزات(2)

بعد از این مراحل، تیم پروژه بسته های نرم افزاری خریداری شده را نصب می کند.
این موضوع به برنامه نویسان اجازه می دهد تا تایید کنند که تجهیزات و نرم افزارها کار می کنند و هر گونه اصلاحات مطلوب را انجام دهند.
اگر تیم پروژه بنا داشته باشد که برنامه های رایانه ای را در داخل شرکت آماده سازد فعالیت کد کردن(برنامه نویسی) آغاز می شود.
9

تولید برنامه به وسیله رایانه
بسیاری از سازمان ها برای خودکار کردن فرایند آماده سازی سیستم های اطلاعاتی جدید از ابزار مهندسی نرم افزار به کمک رایانه (CASE) بهره می برند. این ابزار:
طراحی جزئیات را که به وسیله تیم در مرحله طراحی، تهیه شده می خواند.
این نرم افزار برنامه ها را به زبان رایانه ای انتخاب شده به وسیله تیم تهیه می کند.
شرحی از چگونگی ذخیره داده ها تهیه می کند که به آن تعریف پایگاه داده ها گفته می شود.

*استفاده از ابزار (CASE) برای برنامه نویسی و تهیه پایگاه داده ها فرایند طراحی را بسیار سرعت می بخشد.
10

برنامه نویسی تیم پروژه چهار کار را در فعالیت برنامه نویسی خود انجام میدهد. تیم پروژه برای هر برنامه مشخص شده در مرحله ی طراحی سیستم: منطق برنامه را آماده، سپس آن را کد، اشکال زدایی و مستندات آن را تهیه میکند.
11

تهیه منطق برنامه

تیم طراحی ویژگی های هر برنامه را در مرحله طراحی جزئیات تهیه میکند.
اعضای تیم پروژه برای آماده سازی منطق برنامه، کد لازم برای برنامه را معین میکند که موارد زیر را انجام می دهد:

12

برنامه نویسی ساخت یافته

برنامه نویسی ساخت یافته رویکردی ماجولار است که شیوه ای استاندارد برای کد کردن برنامه رایانه ای فراهم می آورد.

این رویکرد تهیه منطق برنامه را قبل از کد کردن ایجاب می کند. برای اشکال زدایی و آزمون برنامه های ساخت یافته زمان کمتری لازم است و تغییر این برنامه ها در مرحله ی بهره برداری آسان تر است.

13

دو لازمه اساسی در برنامه نویسی ساخت یافته

اول: هر ماجول فقط یک نقطه ورودی و یک نقطه خروجی دارد.
دوم: فقط سه ساختار منطقی مجاز است که عبارتند از:
ترتیب، انتخاب و تکرار

*زمانی که برنامه نویس چگونگی کد کردن برنامه با استفاده از این ساختارها را یاد می گیرد کار برنامه نویسی آسان تر می شود.
14

کد نویسی برنامه  به محض اینکه برنامه نویسان منطق کلیه ماژول های تشکیل دهنده یک برنامه را آماده کردند، کدکردن برنامه را آغاز میکنند. راهنمای استانداردهای برنامه نویسی چگونگی انجام آن را تشریح میکند. علاوه بر برنامه نویسی ساخت یافته، استانداردهای معتبر،کد نویسی برنامه از سطح بالا به پایین و مستند سازی داخلی را الزامی میدانند.
15

کد نویسی برنامه از سطوح بالا به پایین

واژه سطوح بالا به پایین در اینجا به نمودار ساختار برنامه اشاره دارد. تیم برنامه نویسی ابتدا ماژولی را که در بالاترین سطح نمودار نشان داده شده کد می کند.
همین که این ماژول به طور مناسب عمل کرد، تیم برنامه به کد کردن سطوح دوم، سوم وسطوح بعدی اقدام میکند.

این رویکرد زمانی مفید است که تیم برنامه نویسی برنامه ای طولانی با ماژول های بسیار را کد می کند. این موضوع فرآیند تعیین محل خطا ها در یک برنامه را آسانتر میکند، چون برنامه نویس آگاه میشود که در کدام ماژول خطا رخ داده است.

16

مستند سازی داخلی

مستندات داخلی توضیح هایی است که در کد برنامه گنجانده می شود و آنچه را برنامه انجام میدهد، تشریح می کند.

به وسیله مستندات داخلی، ماژول های داخلی یک برنامه تفکیک و تشخیص داده می شود و همچنین نام ها یا متغیرهای داده های استفاده شده در هر ماژول را تشریح می کند.
17

اشکال زدایی برنامه

در یک برنامه رایانه ای باگ خطاهایی است که در منطق یا ساختار دستوری برنامه وجود دارند که موجب می شود برنامه بدرستی عمل نکند.

هنگامی که برنامه نویسان ماژولی را اشکال زدایی می کنند، در حال برطرف کردن خطاهای آن ماژول کد شده هستند.

نکته: برنامه نویسی ساخت یافته و کد کردن بالا به پایین هر دو اشکال زدایی را آسان تر می کنند.
18

بررسی ساخت یافته

تعریف: بررسی کار یک برنامه نویس به وسیله سایر برنامه نویسان عضو تیم برنامه نویسی.
در این بررسی طراحی هر ماژول مورد رسیدگی قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که مطابق استانداردها می باشد و نیازهای کاربران را برآورده می سازد.
کفایت مستندات، کنترل های داخلی و روش های آزمون ماژول مورد بررسی قرار می گیرد.
فهرستی از عیوب و نواقص تهیه و رونوشتی از آن بین اعضای تیم توزیع می شود.

نکته: برای یک برنامه نویس آسان است که آنقدر درگیر جزئیات شود که به کلیت برنامه توجه نکند. بررسی ساخت یافته از این موضوع جلوگیری می کند.
19

آزمون برنامه(1)

تیم برنامه نویس پس از تکمیل کلیه ماژول ها برنامه را آزمایش می کند.
هنگامی که هر ماژول تکمیل می شود برنامه نویس آن را آزمایش می کند.
پس از تکمیل شدن آخرین ماژول، کل برنامه باید مطابق با طراحی تفصیلی عمل کند.
بعداً در عمل برنامه های آزمایش شده همراه با سایر برنامه های سیستم آزمایش می شود.
برنامه نویس برای آزمایش یک برنامه یا ماژول داده های آزمون تهیه می کند.
گاهی برنامه نویسان برای تهیه داده های آزمون از بسته های افزاری استفاده می کنند که تولید کننده داده های آزمون نامیده می شود.
20

آزمون برنامه(2)

داده های آزمون باید به قدر کافی ساده باشند تا مقصود از آزمون معلوم و بدیهی باشد.
داده های آزمون باید آنقدر جامع باشد تا کلیه رخدادهای واقعی و ممکن را آزمایش کند.
برنامه نویس در مستندات برنامه، کاربرگی را می گنجاند که نتایج مورد انتظار برای هر قلم از داده های آزمون و نتایج واقعی تولید شده، به وسیله برنامه یا ماژول در آن خلاصه می شود.
تیم برنامه نویسی در طی بررسی ساخت یافته این کاربرگ را مرور می کند.
21

مستند سازی برنامه(1)

تیم برنامه نویسی در فرایند تعریف منطق یک برنامه چندین نوع از مستندات را تهیه می کند.
این مستندات شامل:
نمودار ساختار، شبه برنامه، یادداشت های تهیه شده در طی بررسی ساخته یافته و کاربرگ تهیه شده در طی آزمون می باشد.
در صورت رضایت از کارکرد مناسب برنامه، تیم برنامه نویسی فهرستی از برنامه به زبان منبع تهیه می کند.
**زبان منبع، زبان سطح بالای رایانه ای است که در کد نویسی برنامه استفاده می شود.
22

مستند سازی برنامه(2)

تیم پروژه در خاتمه کد نویسی یک راهنمای عملیات رایانه تهیه می کند. این سند شامل:
دستوراتی برای متصدیان رایانه است و مقررات اجرای برنامه ها را در سیستم تشریح می کند.
این راهنما برای هر برنامه جدول زمانبندی اجرا، داده های در دسترس، تجهیزات مورد استفاده، نوع کاغذ مورد نیاز چاپگر و کنترل های داخلی، امنیت و مقررات حفظ داده ها را مشخص میکند.

این راهنما هر روش لازم برای توقف و شروع دوباره برنامه در شرایط رخداد خطا را نیز باید تشریح کند.
23

دلایل اهمیت مستند سازی(1)
دلیل اول:
مستند سازی، اجرای هر گونه تغییر در برنامه را که بعدا ممکن است ضروری باشد، آسان تر میسازد.
بیشتر برنامه ها گاهی اوقات در مرحله بهره برداری نیازمند تغییرهای جزئی هستند که به وسیله کاربران سیستم درخواست می شود یا خطاهای برنامه ها موجب آن می شود. این تغییرها که نگهداری برنامه گفته می شود به وسیله نویسی انجام می شود که در تیم برنامه نویسی اولیه مشارکت نداشته باشد.
مستندسازی معتبر و خوب برای برنامه نویسان ضروری است تا بتوانند این تغییرها را به طورکارآمد انجام دهند.
24

دلایل اهمیت مستند سازی(2)
دلیل دوم:
مستندسازی کار بررسی برنامه ها به وسیله تیم پروژه و حسابرسان را تسهیل می کند.
جهت کسب اطمینان از این که سیستم همچنان که مورد نظر است عمل می کند، این بررسی ها ضروری است.
اگر مستندات کامل یا قابل فهم نباشد، بررسی ها ممکن است مشکل باشند، این موضوع هزینه های طراحی پروژه در مرحله ی اجرا و هزینه ها حسابرسی را در مرحله بهره برداری افزایش می دهد.
25

دلایل اهمیت مستند سازی(3)
دلیل سوم:
برنامه نویسی و مستند سازی سیستم مبنایی را برای آموزش کارکنان در سیستم جدید فراهم می آورد.
سازمان ها گاهی برای این منظور از فلوچارت، نمونه ورودی ها و خروجی ها، کتابچه های راهنمای رویه ها و کتابچه راهنمای عملیات رایانه ای استفاده می کنند.
برخی از سازمان ها در نتیجه این نوع مستند سازی مطالب آموزشی دیگری را فراهم میسازند.
آموزش بدون مستندات صحیح و کامل کاری دشوار است.
26

آموزش کاربران

کاربران شامل مدیران، سرپرستان و کارمندان هستند که دریافت کننده خروجی از سیستم یا فراهم کننده ورودی برای آن هستند. اعضای تیم طراحی سیستم مسئول اصلی آموزش کاربران هستند که کارهای غیر رایانه ای مقررشده به وسیله سیستم جدید را آموزش میدهند.
27

آموزش متصدیان رایانه(1)

مدیر پروژه برای کارکنانی که مستقیما با راه اندازی تجهیزات رایانه ای سروکار دارند، در خصوص عملیات رایانه، آموزش هایی را تدارک می بینند.

کارمندان ورود داده ها: افرادی هستند که رویدادهای حسابداری را به شکلی قابل خواندن به وسیله رایانه تبدیل میکنند.

28

آزمایش  این فعالیت بعد از برنامه نویسی و قبل از تبدیل انجام می شود. تیم های برنامه نویسی تک تک برنامه ها را به عنوان بخشی از کار برنامه نویسی آزمایش میکنند.
29

آموزش متصدیان رایانه(2)

متصدیان رایانه: در مرکز داده ها کار می کنند و رایانه و دستگاه های جانبی آن را برای ذخیره داده ها به کار می اندازد.
کارکنان پشتیبانی فنی: تجهیزات و یا نرم افزار را به هنگام خرابی تعمیر می کنند.
کارمندان کنترل داده ها: گزارش های تهیه شده را بین کارمندان توزیع می کنند.

این کارمندان در طی آموزش با بهره گیری از کلاس، خود آموزهای رایانه ای و کتابچه های آموزشی فرا می گیرند که چگونه از تجهیزات و نرم افزار سیستم استفاده کنند. ولی غالبا موضوع های فنی به وسیله فروشندگان تجهیزات آموزش داده میشود.

30

آزمون پذیرش

تیم پژوهش درآزمون، داده های آزمون رابرای اولین مجموعه ازبرنامه ها تولید میکند. سپس اعضای تیم، برنامه های آن مجموعه را اجرا می کنند و اعتبار خروجی آخرین برنامه را مورد رسیدگی قرار می دهند.
آزمون پذیرش اطمینان میدهد که خروجی های به دست آمده از هر برنامه با نیازهای ورودی برنامه بعد از آن سازگار است.
31

آزمون سیستم(1)

در مقابل آزمون پذیرش که فقط روشها و رویه های رایانه ای را ارزیابی می کند، آزمون سیستم روش ها و رویه های غیر رایانه ای را نیز ارزیابی میکند.
تیم پروژه رویدادهای نمونه ای را تهیه می کند که نشان دهنده دامنه ای از داده های معتبر و نا معتبر است. کاربران و کارکنان وارد کننده داده ها این رویدادها را در سیستم وارد میکنند. متصدیان رایانه برای پردازش این رویدادها برنامه های رایانه ای را بر روی تجهیزات اجرا میکنند. سپس تیم پروژه، خروجی های حاصل از پردازش را با خروجی های مورد انتظار مقایسه می کنند .

32

آزمون سیستم(2)
اعضای تیم پروژه تعیین می کنند:
1-آیا سیستم توانایی پردازش رویدادها را به طور صحیح و بدون انجام گلوگاه دارد یا خیر.
2-کسب اطمینان از اینکه سیستم رویدادهای اشتباه زیاد تولید نمی کند و اجازه نمی دهد که داده های غلط وارد رکود های داده ها شود.

33

انتقال به سیستم جدید
انتقال سیستم، فرآیند تغییر از سیستم قدیمی به سیستم جدید است.
تیم پروژه در فعالیت تبدیل سیستم جدید را تحت شرایط عملیاتی واقعی آزمون می کند.
فرایند انتقال این فرصت را به تیم پرژه می دهد که قبل از اتکای سازمان بر سیستم برای پردازش رویدادهای حسابداری، اصلاح های نهایی را انجام دهد.

تیم پروژه در انتقال سه کار را انجام میدهند:

انتقال داده ها، آزمون حجم وانتقال به سیستم جدید
34

انتقال داده ها

اولین کار در تبدیل سیستم، تغییر شیوه ذخیره سازی داده ها است.

هدف در تبدیل داده ها، حفظ صحت و تمامیت داده های موجود در حین ایجاد داده های جدید مورد نیاز برای سیستمی جدید است. روش انجام این کار به فن آوری مورد استفاده سیستم قدیمی بستگی دارد.

تبدیل داده ها از نظر کنتر ل های داخلی حیاتی است. تیم پروژه، بر کسب اطمینان از نسخه برداری صحیح کلیه داده ها تمرکز می کند.

35

آزمون حجم

هدف از آزمون حجم تعیین چگونگی کار سیستم تحت شرایط پردازش واقعی است.

اغلب یک ناکارآمدی که در این آزمون، جزئی به نظر میرسد ممکن است به هنگام پردازش تعدادی واقعی از رویدادها، مشکلات جدی ایجاد کند

تیم پروژه در آزمون حجم این ناکارامدی ها را شناسایی می کند و آنها را قبل از وابستگی سازمان به سیستم جدید اصلاح می کند

36

چهار روش انتقال به سیستم جدید
37

انتقال مستقیم تیم پروژه، بهره برداری از سیستم جدید را آغاز می کند و بلا فاصله بهره برداری ازسیستم قبلی را خاتمه می دهد. در این روش از هزینه ها و زحمت های سایر روش ها جلوگیری میکند.
38

اجرای آزمایشی سیستم تیم سیستم را در بخش محدودی از سازمان اجرا می کند. بنابراین قبل از اجرای سیستم در سرتا سر سازمان مشکلات غیر منتظره سیستم آزمایشی را اصلاح می کند. در این روش مشکلات غیر منتظره فقط بر بخشی از سازمان اثر می گذارد.
39

بهره برداری موازی

در این روش، داده های واقعی را در دو سیستم قدیم و جدید به طور مستقل پردازش میکنند.
سپس اعضای تیم نتایج حاصل از دو سیستم را مقایسه و اختلاف ها را رفع می کنند. اگر اختلاف ها ناشی از عملکرد نا مناسب سیستم جدید باشد، قبل از اتکای سازمان به سیستم جدید آنها را اصلاح می کنند، بهره برداری از سیستم قدیمی به عنوان پشتیبان ادامه دارد.

این روش مطمئن ترین و در نتیجه معمول ترین روش مورد استفاده است.

40

41