عنوان:
کنترل و نظارت در سازمان
مقدمه
انجام هیچ فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر آنکه کنترل های لازم نسبت به آن به عمل آمده باشند. به کمک کنترل است که مدیریت نسبت به تحقق هدفها و انجام عملیات آگاهی می یابد و قدرت پیگیری و عندالزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می کند.کنترل ابزار کار مدیران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن در مراتب مختلف به سادگی احساس میشود. سازمان بدون وجود یک سیستم موثر کنترل در تحقق ماموریتهای خود موفق نیست و نمی تواند از منابع خود به درستی استفاده کند.
تعاریف کنترل
کنترل فعالیتی است که ضمن آن عملیات پیش بینی شده با عملیات انجام شده مقایسه می شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بین آنچه باید باشد و آنچه هست، به رفع و اصلاح آنها اقدام می شود.
کنترل فعالیتی است که بایدها را با هست ها، مطلوب ها را با موجودها، پیشبینی ها را با عملکردها مقایسه می کند و تصویری واضح از اختلاف یا تشابه بین این دو گروه از عوامل در اختیار مدیر و مسئول مربوطه قرار می دهد.
کنترل گذشته نگر
کنترل گذشته نگر: بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات گذشته برای مقایسه و یافتن انحراف و انجام اصلاح آنها می باشد.
اجرای عملیات
پیش بینی عملیات
هدف
بازخور (کنترل گذشته نگر)
کنترل پیش نگر
کنترل پیش نگر، با تکیه بر اطلاعات موجود در مورد هدف و پیش بینی های عملیاتی و عوامل موثر بر آنها،قبل از آنکه به مرحله اجرای عملیات رسیده باشیم، کنترل را عملی می سازد.
اجرای عملیات
پیش بینی عملیات
هدف
کنترل پیش نگر
کنترل زمان وقوع
کنترل گذشته نگر بر اطلاعات گذشته استوار است، کنترل پیش نگر بر پیش بینی های آینده نظر دارد و کنترل زمان وقوع اطلاعات، زمان حال را ملاک عمل قرار می دهد. در عصر ما ماشین های الکترونیکی و رایانه ها امکان دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم آورده اند، به طوری که می توانیم اطلاعات مربوط به عملیات یک پروژه را همزمان با اجرای عملیات دریافت کنیم.
طراحی سیستم کنترل
برای طراحی این سیستم، طی مراحل زیر در اغلب مواقع ضروری است:
1. تعیین نتایج مورد انتظار (بایدها) در کنترل
2. تعیین شاخص برای سنجش نتایج موردانتظار
3. تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب
4.تعیین نحوه و روش جمع آوری اطلاعات یا طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل
5. ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری
تعیین نتایج مورد انتظار (بایدها) در کنترل
در این مرحله مدیریت باید اهداف و نتایجی را که اجرای برنامه ها انتظار دارد مشخص سازد. مثلاً انتظار این است که بخش اول پروژه ای معین سه ماه دیگر به اتمام برسد، یا نتظار این است که کارمند حسابداری کلیه لیست های حقوق را در پایان ماه آماده کند.
تعیین شاخص برای سنجش نتایج موردانتظار
در جریان کنترل باید شاخص هایی وجود داشته باشند تا به وسیله آنها بتوانیم میزان نیل به نتایج موردانتظار را مورد سنجش قرار دهیم. این شاخص ها در واقع مقیاس هایی برای سنجش عملکردها به شمار می روند. مثلاً برای سنجش پیشرفت کار یک برنامه ساختمانی می توانیم از شاخص متر مربع زیربنای ساخته شده در واحد زمان یا برای سنجش کار یک کارگر از شاخص تعداد کالای ساخته شده در واحد زمان و برای سنجش کار یک کارمند از شاخص تعداد مشتری یا ارباب رجوع در روز استفاده کنیم.
تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب
شاخص یا مقیاسی که برای آن میزان معین کرده ایم استاندارد نام دارد. تعیین استاندارد در کنترل، جزء مهم ترین مراحل به شمار می آید؛ زیرا مبنای مقایسه ما در کنترل، همین استانداردها یا الگوهای مطلوب اند.
نقش استانداردها در کنترل
تعیین استانداردها (کمی- کیفی)
مقایسه عملیات با استانداردها
انجام اقدامات اصلاحی
آیا عملیات با استانداردها مطابقت دارند؟
ارائه عملیات
انواع استانداردها
تعیین نحوه و روش جمع آوری اطلاعات یا طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل
اطلاعات و آمار در زمینه های مختلف برای سنجش نتایج موردانظار ضرورت تام دارند و بخشی اساسی به شمار می آیند. هیچ سیستم کنترلی بدون در اختیار داشتن آمار و اطلاعات صحیح و به موقع نمی تواند نقشی موثر در سازمان ایفا کند. بنابراین طراحی یک شبکه اطلاعاتی که بتواند برای مسئولان مربوطه اطلاعات لازم را فراهم سازد و به موقع در اختیار آنان قرار دهد امری حیاتی و اساسی در کنترل است.
ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری
در این مرحله به کمک استانداردهای انتخابی، اطلاعات جمع آوری شده مورد ارزیابی قرار می یگرند. به عبارت دیگر، آنچه پیش بینی شده (در قالب استانداردها) با آنچه انجام شده است (به صورت اطلاعات جمع آوری شده) مورد مقایسه و تطبیق قرار می گیرند. در صورتی که نتایج حاصل از مقایسه حاکی از آن باشد که پیش بینی ها به درستی عمل شده اند، برنامه ادامه می یابد و در صورتی که انحرافات و مغایرت هایی- خواه مثبت یا منفی- از مقایسه حاصل شود، باید علت را پی جویی کنیم و در پی رفع آنها و انجام اقدامات اصلاحی برآییم.
نقاط استراتژیک یا کلیدی در کنترل
نقاط کلیدی آن بخش از عملیات یا واحدهایی هستند که نتایح و عملکردشان در کل برنامه نقش مهم و تعیین کننده دارد. این نقاط غالباً شامل فعالیت های اصلی برنامه هستند.
انتخاب نقاط کلیدی برای کنترل به دلیل آن است که در اغلب موارد، کنترل تمامی جریان عملیات ممکن یا مقرون به صرفه نیست، بنابراین باید یک یا چند نقطه را انتخاب کنیم و کنترل را در آن نقاط انجام دهیم.
مشخصات سیستم کنترل موثر
1. کنترل ها باید متناسب با برنامه و فعالیت ها تنظیم شوند.
2. کنترل ها باید در نقاط حساس و کلیدی انجام شوند.
3. در اعمال کنترل نباید افراط و تفریط شود.
4. اطلاعات مورد استفاده در کنترل باید دقیق، صحیح و به روز باشند.
5. سیستم کنترل باید به گونه ای طراحی شود که اطلاعات و نتایج کنترل را سریع و به موقع در اختیار مسئولان مربوطه قرار دهد تا انجام اقدامات اصلاحی قبل از فوت وقت امکان پذیر باشد.
6. کنترل باید جامعیت داشته باشد و تمامی عملیات برنامه را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهد.
7. کنترل باید عینیت داشته باشد و صرفاً بر اساس ذهنیات و نظرات شخصی نباشد.
8. کنترل باید اقتصادی باشد، به طوری که هزینه های آن بر نتایجش فزونی نگیرد.
9. کنترل باید واقع بینانه باشد. در کنترل باید به واقعیات و امکانات موجود توجه شود.
10. سیستم کنترل باید انعطاف لازم را داشته باشد.
11. کنترل باید وسیله اصلاح باشد نه تنبیه و مجازات. هدف سیستم کنترل، اصلاح عملیات و جلوگیری از انحرافات است.
12. سیستم کنترل باید با روحیات کارکنان و فرهنگ و جو سازمان متناسب و هماهنگ باشد.
13. سیستم کنترل باید بر کمیات و کیفیات به طور متناسب تاکید داشته باشد.
14. کنترل نباید فقط بر نقاط ضعف تاکید ورزد.
15. سیستم کنترل باید دقیقاً معین سازد که نتایج کنترل در اختیار چه کسانی قرار گیرند.
16. کسانی که به امر کنترل گمارده می شوند باید واجد صلاحیت اخلاقی و تخصصی و مورد قبول اکثر کسانی باشند که آنها را کنترل می کنند.
کاربرد مدل امتیازات متوازن در کنترل
یکی از کاستی های روش های کنترل و ارزیابی برنامه ها و عملکرد سازمان ها نگاه یک بعدی به موضوع است.
مدل امتیازات متوازن، ابزاری برای ارزیابی و کنترل برنامه هاست که از جامعیت نسبتاً کافی برخوردار است و می تواند کاستی های یک بعدی بودن کنترل را جبران کند.
مدل امتیازات متوازن، مدل کیفی و جامع برای مدیریت عملکرد سازمان هاست. این مدل با تمرکز بر استراتژی های سازمان و ایجاد تعادل در حوزه های مهم سازمان، یعنی امور مالی، مشتریان یا ارباب رجوع و فرایندهای داخل سازمانی و رشد و یادگیری سعی در مدیریت و ارزیابی سازمان های پیچیده دارد.
مدل امتیازات متوازن چیست؟
مدل امتیازات متوازن دارای چارچوبی مفهومی است که اهدف استراتژیک کلان سازمان را به شاخص های قابل سنجش تبدیل و توزیعی متعادل میان حوزه های حیاتی سازمان برقرار میکند. به عبارتی بر اساس این مدل برای سنجش عملکرد هر سازمانی باید بر حوزه های اصلی متمرکز شد که عبارت اند از:
حوزه امور مالی،
مشتری و ارباب روجوع،
فرایندهای درونی سازمان و
رشد و یادگیری.
خودکنترلی: انتخابی دیگر در کنترل
هدفی که در خودکنترلی دنبال می شود، ایجاد حالتی درون فرد است که بدون کنترل یک عامل خارجی، او را به انجام وظایفش متمایل سازد. انجام این هدف، جز از طریق کار فرهنگی بر روی افراد سازمان عملی نخواهد بود. به فرض اگر بتوانیم افراد را از جهت وجدانی نسبت به انجام وظایفشان معتقد و ملزم سازیم، بدون آنکه نیازی به کنترل خارجی باشد، آنها خود را وجداناً موظف می دانند که امور محوله را انجام دهند. اما فراتر از مسئله وجدان، پایه های اعتقادی اعضای سازمان و خودکنترل ساختن آنان از این طریق است.
با تشکر از توجه شما