عنوان:
سازماندهی، سازماندهی پویا
مقدمه
عصر ما عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدف ها، سازماندهی گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف های کلی و ماموریت اصلی سازمان در قالب هدف های جزئی تر و وظایف واحده شکسته و تحقق آن میسر می شود.
سازماندهی فعالیتی مستمر و مداوم است که مدیر همواره با آن روبه روست و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی شود.
مبانی سازماندهی
یکی از رایج ترین مبانی سازماندهی، سازمان بر مبنای وظیفه یا هدف است که در انواع دیگر نیز غالباً به نحوی از آن استفاده می شود. انواع دیگر مبانی سازمانی عبارت اند از:
سازمان بر مبنای نوع تولید،
سازمان بر مبنای منطقه عملیات،
سازمان بر مبنای ارباب رجوع و مشتری.
سازمان بر مبنای وظیفه (هدف)
در سازمان بر مبنای وظیفه، واحدها بر حسب وظیفه تقسیم شده و هر یک وظیفه ای غیرمشابه با دیگری دارند. برای سازماندهی بر این مبنا، باید وظیفه ی کلی و هدف اصلی سازمان به وظایف جزئی تر تقسیم شود و این تقسیم بندی تا حدی معقول ادامه یابد.
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای وظیفه
مزایا
1. ایجاد حوزه های قوی تخصصی در سازمان
2. بازدهی بالا در کارهای همیشگی و ثابت.
محدودیت ها
1. فاقد انعطاف است و نمی تواند خود را با تغییرات تطبیق دهد.
2. همکاری بین واحدها در این ساخت چندان قوی نیست و هر واحد تنها به هدف خود می اندیشد.
3. لوث شدن مسئولیت ها بین واحدها و دشواری ارزیابی عملکرد کل سازمان و ارتباط با فعالیت واحدها.
سازمان بر مبنای نوع تولید
در سازمان بر مبنای نوع تولید، واحدها بر اساس تولیدات یا نوع خدمات سازمان تقسیم می شوند. به عنوان مثال سازمانی که دارای سه نوع تولید اصلی آبگرمکن، بخاری و یخچال است.
نمونه نمودار طراحی یک سازمان بر مبنای نوع تولید
مدیریت سازمان
واحد تولید یخچال
واحد تولید بخاری
واحد تولید آبگرمکن
مزایای سازمان بر مبنای نوع تولید
1. مسئولیتها و اختیارات مدیران عملیاتی روشن و مشخص است و استقلال نسبی آنها در عملیات حفظ می شود.
2. سهولت ارزیابی عملکرد سازمان بر اساس نرخ تولید و خدمات و توجه به هدف تولید و خدمات
3. همکاری در واحدها توسعه و جدایی تخصصی کاهش می یابد.
4. زمانی که تعداد و انواع تولیدات موسسه در حدی بالا باشد، سازمان بر مبنای نوع تولید یا عملیات ساختی مناسب به شمار می آید.
محدودیتهای سازمان بر مبنای نوع تولید
محدودیت این ساخت، تضعیف گروههای تخصصی به علت پراکنده شدن آنها در واحدهای مختلف است. به وجود آمدن ناهماهنگی بین واحدهای تولیدی یا خدماتی در کل موسسه نیز ممکن است در این نوع سازمان مشکلی به شمار آید.
سازمان بر مبنای منطقه عملیات
هر گاه منطقه عملیات اساس تقسیم بندی های سازمان قرار گیرد، سازمان بر مبنای منطقه عملیات حاصل می شود. زمانی که شرایط اقتضا کند که از نیازهای منطقه به خوبی آگاه باشیم و سازمان خود را برای رفع آنها تجهیز کنیم، سازمان منطقه ای بسیار مفید است.
نمونه نمودار یک سازمان بر مبنای منطقه عملیات
مدیر موسسه توزیعی
واحد غرب
واحد جنوب
واحد مرکز
واحد شمال
واحد شرق
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای منطقه عملیات
مزایا
1. سرعت و سهولت شناختن نیازهای هر منطقه و رفع آن نیازها.
2. در شرایطی که مناطق مختلف با یکدیگر تفاوت دارند، سازمان بر مبنای منطقه عملیات بسیار مفید است.
3. ساختاری مناسب برای اعمال سیاست های عدم تمرکز می باشد.
محدودیت
پراکندگی واحدهای منطقه ای در این نوع ساخت، ممکن است وحدت رویه در سطح کل سازمان و هماهنگی بین واحدها را مشکل سازد.
سازمان بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری
در سازمان بر مبنای ارباب رجوع، واحدها به گونه ای تقسیم می شوند که هر کدام پاسخگوی گروهی متفاوت از ارباب رجوع یا مشتریان سازمان باشند. گروههای مختلف مشتریان سازمان ممکن است به خدمات متفاوت، کالاهای مختلف و شیوه های گوناگون فروش نیاز داشته باشند و هر گاه پاسخگویی به این نیازهای متفاوت، منظور سازمان باشد، ساخت سازمان بر مبنای ارباب رجوع مفید واقع می شود.
نمونه نمودار یک سازمان بر مبنای ارباب رجوع
مدیریت سازمان
امور فروش دولتی
امور فروش خصوصی
مزایا و محدودیت های سازمان بر مبنای ارباب رجوع
مزایا
1. پاسخگویی سریع و صحیح به مشتریان و رفع نیاز آنها
2. ساختی مطلوب در جایی که رضایت مشتری شرط اساسی بقای سازمان باشد.
3. مراجعه ارباب رجوع را ساده و انجام امور را سرعت می بخشد.
4. نیازهای مشتری با کیفیتی بهتر برآورده می شود.
محدودیتها
هزینه زیادی را به دوش سازمان می گذارد و از جهت اقتصادی مقرون به صرفه نیست.
محدودیتهای ساختارهای سنتی سازمانی
1. ساختار سنتی بر اساس سلسله مراتب ایجاد شده است و ارتباط در آن کند و طولانی و فاقد دقت لازم اند.
2. واحدهای سازمانی در این ساخت مستقل نیستند و برای انجام هدف نهایی نیازمند یکدیگرند.
3. روابط در ساختار سنتی فردی اند و همواره فردی به عنوان رئیس و سرپرست و افرادی به عنوان مرئوس و زیردست در مقابل هم قرار دارند و از روابط گروهی و جمعی که افراد را در کنار یکدیگر قرار می دهند، اثری نیست.
4. در ساختار سنتی برای هر وظیفه یک واحد ایجاد شده است و تخصص ها در خانه های سازمانی ثابت محبوس شده اند.
5. مدیران و کارکنان در این ساخت، تنها در یک رشته خاص که ماموریت و وظیفه واحد آنهاست، تجربه و آگاهی پیدا می کنند.
6. ساختار سنتی انعطاف پذیر نیست و در مقابل تغییرات محیط به کندی واکنش نشان می دهد.
7. در ساختار سنتی، به علت تخصص بودن واحدها، به تدریج نوعی شیفتگی تخصصی در هر واحد ایجاد می شود که مآلاً ارتباط و وجود مشارکت بین واحدها را سخت و صعب می کند و آنها را از هم جدا نگه می دارد.
8. در این ساخت اگر واحدی ضعیف عمل کند و بازدهی لازم را نشان ندهد، این نارسایی بر کل سیستم سازمان و بازدهی آن تاثیر سوء به جا می گذارد.
9. به علت وابستگی واحدها به هم و اثر زنجیره ای عملکردی آنها بر یکدیگر، هر واحد می تواند عدم پیشرفت خود را در ارتباط با ضعف عملکرد واحدی دیگر توجیه کند و بدین ترتیب حسابرسی مسئولیت ها به سادگی مقدور نباشد.
الگوهای جدید ساختار سازمانی
1. سازمان بر مبنای پروژه
2. سازمان ماتریسی یا خزانه ای
3. سازمان با گروههای متداخل یا سازمان گروهی
4. سازمان با واحدهای مستقل
5. سازمان با ساختار آزاد
سازمان بر مبنای پروژه
سازمان بر مبنای پروژه یا طرح، از انواع جدید ساختار سازمانی است. در سازمان هایی که هدف و ماموریت آنها را می توانیم در قالب پروژه ها و برنامه هایی بالنسبه مستقل اجرا کنیم، این ساختار سازمانی قابل استفاده و مفید است. در سازمان بر مبنای پروژه، به تعداد پروژه های موجود در سازمان می توانیم واحدهای مستقل ایجاد کنیم. این واحدها دارای عوامل و امکانات لازم برای انجام پروژه های مربوطه هستند و قادرند بدون نیاز به واحدهای دیگر، پروژه خود را مستقلاً به انجام رسانند.
سازمان ماتریسی یا خزانه ای
اگر سازمان بر مبنای پروژه را به عنوان واحدهایی از یک سازمان برمبنای وظیفه (ساختار سنتی) فرض کنیم، ترکیب حاصله، سازمان ماتریسی خواهد بود. به عبارت دیگر، سازمان بر مبنای وظیفه و سازمان بر مبنای پروژه به همراه هم، سازمان ماتریسی را به وجود می آورند.در ساختار ماتریسی نیروهای فعال سازمان در خزانه های تخصصی قرار می گیرند. این خزانه ها که به تبع نوع فعالیتها و گستردگی سازمان تعیین می شوند، تحت نظر مدیر سازمان قرار دارند و از نظر سازماندهی تقریباً نوعی سازمان بر مبنای وظیفه اند. هر گاه سازمان برای انجام برنامه ای احساس نیاز کند، یک سازمان پروژه ای موقت تشکیل می دهد که افراد آن از خزانه های تخصص تامین می شوند و زمانی که برنامه خاتمه یافت، افراد مذکور به خزانه های خود بازمی گردند.
سازمان با گروه های متداخل یا سازمان گروهی
در این ساختار رابطه گروه با گروه جایگزین رابطه فرد با فرد در ساختار سنتی می شود. این ساختار در قالب گروههایی که به وسیله اعضای مشترک با هم در ارتباط اند شکل می گیرد. به عنوان مثال مدیر یک واحد، در واحد خود نقش مدیر و در واحد بالاتر نقش عضو را دارد. وجود یک چنین ارتباطی، گروه ها را به هم پیوند می دهد و روابط گروهی را جایگزین روابط سلسله مراتبی می سازد. ایجاد روابط گروهی و پیوند گروهها با یکدیگر، بسیاری از مشکلات ساختار سنتی را رفع می کند. انتقال اطلاعات و برقراری ارتباطات به سادگی و با سرعت و سهولت بین گروهها انجام می پذیرد.
سازمان با واحدهای مستقل
در این ساختار، سازمان را در قالب واحدهای مستقل سازماندهی می کنند به طوری که انجام ماموریت های سازمان با بهره گیری از فراورد ه ها یا خدمات برخی یا تمامی این واحدها امکانپذیر می شود. در این ساختار هر یک از واحدها می کوشد مولد باشد و بتواند هزینه های خود را در مقابل تولید یا ارائه خدمت پوشش دهد.
سازمان با ساختار آزاد
سازمان با ساختار آزاد با سازمان های ویژه موقت (ادهوکراسی) که بر خلاف سازمان های بوروکراتیک، کم تر به ضوابط و قواعد سازمان تاکید دارند و برای انجام هدف های ویژه تشکیل می شوند، شباهتی بسیار دارد. در این نوع سازمان، افراد بر اساس توانایی ها و قابلیت های خود صاحب اختیار می شوند و تمامی اختیارات لزوماً از راس هرم سازمانی سرچشمه نمی گیرند. سازمان ویژه موقت را می توانیم با خصوصیاتی چون گروه های کاری موقتی و غیررسمی، اختیارات غیرمتمرکز، تصمیم گیری های مستقل، انعطاف پذیری در مسئولیهتهای شغلی، کنترل های عمومی کمتر و کنترل بر نتیجه کار و اجتناب از قوانین و ضوابط گسترده و غیرقابل انعطاف توصیف کنیم.
الگوی پنج بخشی
در این الگو، پنج بخش اساسی در هر سازمانی تشخیص داده شده اند که عبارت اند از:
با تشکر از توجه شما