به نام خدا
عنوان: برنامه ریزی جامع ( استراتژیک)
مقدمه
در سالهای اخیر توجه نسبت به برنامه ریزی جامع یا استراتژیک، به طور روزافزون افزایش یافته و تنها راه اثربخشی و کارآمدی مدیران، در بهره گیری از این شیوه برنامه ریزی جست و جو شده است.
با توجه به امکانات و محدودیت های درونی و بیرونی، برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است در جهت تجهیز منابع سازمان و وحدت بخشیدن به تلاش های آن برای نیل به اهداف و رسالت های بلند مدت. البته باید یادآور شد که برنامه ریزی استراتژیک قبل از آنکه یک تکنیک و فن باشد یک نحوه تلقی و باور است که مدیران را به تفکر درازمدت و آینده نگری و پیش بینی افق های دورتر ترغیب می کند.
خصوصیات برنامه ریزی استراتژیک
1. برنامه ریزی جامع، انعکاسی از ارزش های حاکم بر جامعه است.
2. برنامه ریزی جامع معطوف به پرسش های اصلی و مسائل اساسی سازمان هاست.
3. برنامه ریزی جامع با مطرح ساختن اهداف بلندمدت و تبیین رسالت های سازمان، مدیران را در انجام فعالیت هایشان همجهت و هماهنگ می سازد.
4. برنامه ریزی جامع دارای دید درازمدت است و افق های دورتر را در سازمان مطرح می سازد.
5. برنامه ریزی جامع، عملیات و اقدامات سازمان را در دوره های زمانی بالنسبه طولانی هماهنگ می کند و به آن ها پیوستگی و انسجام می بخشد.
6. برنامه ریزی جامع در سطوح عالی سازمان شکل می گیرد.
7. برنامه ریزی جامع، فراگیر است و برنامه های عملیاتی سازمان را دربر می گیرد و به آنها جهت میبخشد.
8. برنامه ریزی جامع، امکانات و محدودیت های درونی و بیرونی سازمان را مد نظر دارد و پیش بینی های خود را با توجه به آنها انجام می دهد.
وجوه افتراق برنامه ریزی جامع و برنامه ریزی عملیاتی
1. اصولاً برنامه ریزی عملیاتی در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می شود، در حالی که برنامه ریزی جامع در سطوح عالی شکل می گیرد.
2. تاکید برنامه ریزی عملیاتی بر کارایی و بازدهی است، در حالی که برنامه ریزی جامع یا استراتژیک به اثربخشی نظر دارد.
3. در برنامه ریزی عملیاتی بیشتر بر منافع فعلی سازمان تاکید می شود، در برنامه ریزی جامع توجه به منافع آتی است.
4. در برنامه ریزی عملیاتی، ساختار سازمانی و شرایط محیطی با ثباتی نسبی در نظر گرفته می شود؛ در برنامه ریزی جامع، ساختار سازمانی منعطف و متناسب و همراه با تغییرات در طول زمان است.
5. در برنامه ریزی عملیاتی روش های کار غالباً تجربه شده و متکی به دستاوردهای گذشته اند، در حالی که در برنامه ریزی جامع، روشهای نو و تجربه نشده نیز پا به عرصه می نهند.
6. برنامه ریزی عملیاتی در مقایسه با برنامه ریزی جامع مخاطره کمتری را دربردارد.
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی جامع در سازمان
استفاده از برنامه ریزی استراتژیک و جامع به عنوان یک ضرورت در سازمانها مطرح شده است. به کمک این برنامه ریزی، مدیریت می تواند جهت گیری های خود را در آینده معین و سازمان را در مقابل تغییرات و تحولات فردا مجهز سازد. برنامه ریزی جامع به مدیر کمک می کند تا از سازمان و هدفهای آن تصویری روشن به دست دهد و فعالیت های سازمان را در لوای یک استراتژی واحد هماهنگ سازد.
فرایند برنامه ی ریزی جامع
1. تعیین و تدوین اهداف آینده سازمان
2. شناخت اهداف و استراتژی های موجود سازمان
3. تجزیه و تحلیل شرایط محیطی سازمان
4. تجزیه و تحلیل منابع و امکانات سازمان
5. شناخت وضع موجود سازمان
6. تعیین تغییرات مورد لزوم در استراتژی ها
7. تصمیم گیری در مورد استراتژی مطلوب
8. اجرای استراتژی جدید
9. کنترل و سنجش استراتژی جدید در عمل
روش SWOT در برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی استراتژیک به شکل های گوناگون و در قالب مدلهایی مختلف ارائه شده اند که یکی از متداول ترین آنها، مدل SWOT نامیده شده و شامل بررسی های نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت ها و تهدیدات است.
در این مدل دو نوع بررسی صورت می گیرد؛ یکی بررسی درونی که دربرگیرنده قوت ها و ضعفهای داخلی سازمان است و امکان یک ارزیابی دقیق از منابع و محدودیت های سازمان را برای مدیریت فراهم می کند.
همچنین کل نگری برنامه ریزی استراتژیک ایجاب می کند که به محیط بیرونی سازمان نیز توجه شود. از این رو مدیریت پس از بررسی درونی به ارزیابی فرصت ها و تهدیدات محیط بیرونی می پردازد. بررسی بیرونی مواردی چون شرایط اقتصادی، سیاسی، فرهنگی و … را برای مدیریت مشخص می کند.
مزایا و محدودیت های برنامه ریزی استراتژیک
برنامه ریزی عملیاتی
اصولاً برنامه ریزی عملیاتی از جهات کلی شباهت بسیار به برنامه ریزی جامع دارد؛ زیرا در برنامه ریزی عملیاتی،هدف های عملیاتی به جای هدف های کلی قرار می گیرند و نحوه نیل به آنها در قالب یک سری عملیات پیش بینی می شود. در برنامه ریزی عملیاتی، هدف جزئی به صورت برنامه عملیات در می آید و راه رسیدن به آن، جزء به جزء بیان می شود.
برنامه ریزی عملیاتی را می توانیم پیش بینی عملیات برای نیل به هدف های معین با توجه به امکانات و محدودیت ها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع تعریف کنیم.
تکنیک های برنامه ریزی
جدول کارنما
برای برنامه ریزی عملیاتی تکنیک های مختلفی ابداع و ارائه شده اند. یکی از ساده ترین تکنیک ها جدول کارنماست که ضمن سادگی و سهولت استفاده، در کار برنامه ریزی بسیار مفید است.
جدول کارنما
این جدول، فعالیتها، ارتباط و زمان اجرای آنها را نشان می دهد.
برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی نیروی انسانی، بخشی از برنامه های کلی سازمان و هدف آن تشخیص و تامین کادر موردنیاز با توجه به تغییر و تحولات سازمان در آینده است. برنامه ریزی نیروی انسانی در دو مرحله انجام می پذیرد:
مرحله اول؛ برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی؛
مرحله دوم؛ برنامه ریزی تامین نیروی انسانی برای رفع نیازهای سازمان.
در مرحله اول، وجود اطلاعات و آمار پرسنلی لازم است و در مرحله دوم، برنامه یرزی وضعیت خدمتی ضرورت پیدا می کند.
برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی
برنامه ریزی احتیاجات نیروی انسانی را می توان به دو طریق انجام داد:
1. روش تجزیه و تحلیل فعالیتها و هدفها
2. روش نرخ روند
روش تجزیه و تحلیل هدفها و فعالیتها
این روش با تجزیه و تحلیل تفصیلی و جزء به جزء برنامه های سازمان آغاز می شود. هر کوششی در جهت تعیین نیازهای نیروی انسانی بدون انجام این مرحله، بی نتیجه خواهد بود و مسلماً در صورتی که سازمان فاقد برنامه باشد یا برنامه هایی دقیق برای فعالیتهای خود نداشته باشد، این امر در تعیین نیازهای پرسنلی نیز تاثیر منفی به جای خواهد نهاد.
برنامه سازمان شامل یک سری اطلاعات، از جمله تشکیلات و ساخت سازمانی در وضعیت فعلی و آتی است. این برنامه ممکن است با شکستن هدفها، واحدهای اصلی و فرعی سازمان را مشخص کرده باشد. ما باید تقسیم بندی را تا حد وظایفی که یک فرد عهده دار انجام آنهاست ادامه دهیم و به مشاغل موردنظر در برنامه دست یابیم.
روش نرخ روند
در پیش بینی نیازهای نیروی انسانی، روش نرخ روند، متکی بر ثبات و عدم تغییر در شرایط محیط سازمان است. این روش استانداردهای موجود نیروی انسانی را می پذیرد و آنها را به برنامه های آتی تعمیم می دهد. به عنوان مثال در روش نرخ روند:
تعداد کارکنان را بر اساس تعداد واحدهای تولید،
تعداد فروشندگان را بر اساس میزان فروش،
تعداد کارکنان اداری را بر اساس میزان کارهای اداری،
و تعداد سرپرستان را بر اساس تعداد کارکنان،
تعیین می کنیم. به عبارت دیگر بر اساس نسبت هایی که بین این عوامل از وضع گذشته به دست آمده است، به تعیین نیازها می پردازیم.
روش نرخ روند، کار را با تجزیه و تحلیل نیروی انسانی موجود سازمان آغاز می کند تا نشان دهد که در آینده اگر شرایط ثابت باشد، نیاز به نیروی انسانی چگونه خواهد بود. بدین ترتیب وجود آمار و اطلاعات در این روش نقش مهمی ایفا می کند. به غیر از آمار گذشته، پیش بینی وقایعی که ممکن است در آینده رخ دهند نیز در روش نرخ روند بسیار مهم است.
در روش نرخ روند، اساسی ترین کار، انخاب نسبت های درست و معقول است. منظور از نسبت های معقول، نسبت هایی است که رابطه متعادل و متعارف را بین میزان فعالیت ها و نیروی انسانی مورد نیاز بیان کنند. بر اساس تجربیات حاصله، برای به دست آوردن نسبت های مفید می توانیم از طرقی مختلف اقدام کنیم. تجزیه و تحلیل مشاغل در طبقات مختلف سازمان یکی از این طرق است. در این طریقق، نسبت بین مشاغل بالاتر و مشاغل پایین تر معین می شوند؛ مثل نسبت سرپرستان به کارکنان. برقرار کردن رابطه بین میزان تولیدات و عملیات با کارکنان نیز راهی دیگر برای به دست آوردن یک نسبت است. همچنین نسبت بین کارکنان صف و ستاد هم می تواند در پاره ای اوقات مبنایی مفید برای پیش بینی باشد.
برنامه ریزی تامین نیروی انسانی
مرحله دوم در برنامه ریزی نیروی انسانی پیش بینی نحوه تدارک و تامین نیروی انسانی موردنیاز است. برای تامین پرسنل مورد نیاز می توانیم از نیروی انسانی موجود در بازار بهره بگیریم و یا آنکه با اجرای برنامه های آموزشی و اتکا بر تجارب مکتسبه شغلی، افراد مورد نیاز را از میان کارکنان فعلی سازمان انتخاب کنیم. آگهی های استخدامی، دعوت به کار از متخصصان و بستن قرارداد با دانشجویان ممتاز طرقی دیگرند که اغلب مورد استفاده سازمانها قرار می گیرند.
در تامین نیروی انسانی از طریق پرسنل موجود در سازمان و ارتقا و جابجایی آنها در مشاغل مختلف، موضوع برنامه ریزی خدمتی مطرح می شود. بدین معنی که چگونه کارکنان واجد شرایط را در سازمان بشناسیم، آموزش دهیم، و آماده سازیم تا بتوانند نیازهای سازمان را تامین و پست های خالی را پر کنند. برنامه های آموزش و توسعه با توجه به نیازهای سازمان طراحی می شوند و افرادی را که احتمال دارد در یک یا دوسال آینده متصدی شغلی بالاتر شوند، آماده می سازند.
طی برنامه های آموزش و توسعه، کوشش می شود تا برای شرکت کنندگان آگاهی علمی و تجربه عملی در زمینه های موردنظر ایجاد شود، بینش و طرز تفکر آنان نسبت به شغل و سازمان وسعت یابد و اعتماد به نفس و حس مسئولیت پذیری در آنها قوت گیرد تا نهایتاً برای تصدی مشاغل بالاتر حائز شرایط شوند.
نتیجه گیری
نیروی انسانی از ارزشمندترین سرمایه های سازمان است و مدیریت با عطف به این نکته باید بکوشد تا این سرمایه را به درستی بشناسد، توان و استعدادهای نهفته آن را پرورش دهد و آن را به نحوی موثر در پیشبرد هدف های سازمان بسیج کند. برنامه ریزی نیروی انسانی ابزاری است که مدیریت را در این راه یاری میدهد.