کار تیمی و حل مسئله
سر فصل مطالب
1) تعاریف گروه، تیم و اصول ومبانی حاکم بر آن
مبانی، کلیات (گروه)
انواع گروه ها و طبقه بندی آنها
تعارض در گروه
مبانی، کلیات و اصول کار تیمی
2) تصمیم گیری گروهی
3) روش ها، تکنیک ها و ابزارهای حل مسئله
گروه چیست؟
مقدمه
کارگروهی برآورده کننده اهداف سازمان می باشد.
امروزه یکی از رموز موفقیت سازمان های برتر،توجه به کار گروهی در میان کارکنان است.
با وجود تمام فواید و مزایای وجود گروه ها و تیم ها در سازمان ، فرایند تصمیم گیری در گروه ها بسیار دشوار است.
صرف گرد هم آمدن عده ای و تلاش برای رسیدن به هدفی، ضامن موفقیت آنها نمی باشد.
تعاریف گروه، تیم و اصول ومبانی حاکم بر آن
تعریف گروه
تعاریف متعددی توسط جامعه شناسان برای گروه ارائه شده است که هیچ یک تضادی با هم ندارند. از جمله :
گروه تعدادی از افراد انسانی است که براساس یک روابط متقابل و احساس همبستگی با یکدیگر همکاری و همیاری دارند.
تعریف گروه
گروه اجتماعی که صورت کامل آن جامعه است ، واحد اجتماعی است که مرکب از دو تن یا عده بیشتری انسان که بر اثر کنش های متقابل اجتماعی به یکدیگر پیوند خورده اند.
تعریف گروه
تعداد اشخاصی که روابطشان بر اساس یک رشته نقش ها و پایگاه های پیوسته استوار شده باشد.
اعتقادات و ارزش های مشترکی داشته باشند، به حد کفایت از ارزش های مشترک و مشابه و نیز روابطشان با یکدیگر آگاهی داشته باشند .
تعریف گروه
گروه اجتماعی عبارت است ازتعداد معدودی از افراد که برای مدتی تقریباً طولانی با یکدیگر ارتباط دارند وبین آنها نوعی ارتباط رویاروی وجود دارد و این ارتباط مستقیم و بدون واسطه افراد دیگراست.
وجه مشترک تمام تعاریف
تعداد اعضای گروه محدود است.
مجموعه افرادی که در کنار هم هستند باید با هم مراوده داشته باشند.
افراد باید دارای هدف مشترکی باشند.
برای رسیدن به مقصد مشترک با هم همکاری داشته باشند.
ویژگی های مشترک انواع گروه ها
همبستگی گروهی
ساخت سازمانی گروه
روابط افراد
تصمیم گیری
رهبری
ضوابط و مقررات
هدف
نام و نشان
تشکیل جلسات بحث و گفتگو
ملاک و معیارهای گروهی
بررسی فوائد ایجاد گروه
سرعت بخشیدن به کار
افزایش عملکرد کارمندان
ایجاد اعتماد وارتباط
آموختن از دیگران
کاهش استرس
بهره بردن از دیگران
الزام های عملی توسعه گروه
بازخورد( بازخوردهای مشخص تر، دقیق تر، بیشتر و بازخوردهای مثبت با توسعه گروه)
سبک های رهبری ( رفتارهای رهبری فعال، تهاجمی،دستوری، ساختاریافته و کارمحور در اوایل شکل گیری گروه و رفتار رهبری حمایتی، مردم سالار، غیرمتمرکز و مشارکتی در مراحل بعدی چرخه حیات گروه)
تشکیلات گروه های کاری
رهبر
راهنما
اعضای عادی
تعداد مناسب اعضای گروه
هرچه تعداد اعضاء گروه بیشتر باشد، مشارکت افراد در گفتگوها نامتعادل تر خواهد بود.
بهره جویی از خلاقیت افراد در گروه های 7 نفره ،حداکثر ودر گروه های بیش از 10 نفر حداقل است.
میزان خطا با افزایش تعداد افراد گروه ، کاهش می یابد.
هزینه های سازمان در گروه های بیش از 7 نفر افزایش می یابد.
مشکلات گروه های زوج بیشتر از گروه های فرد است .
تعداد مناسب اعضای گروه
بهترین تعداد 3 تا 5 نفر می باشد.
بهترین تعداد 7 تا 13 نفر می باشد.
بهترین تعداد 5 تا 7 نفر می باشد.
اگر اتفاق نظر یا اجماع برای گروه مهم باشد:
اگر کیفیت تصمیم گیری مورد نظر باشد:
اگر هم کیفیت تصمیم گیری و هم اتفاق نظر یا اجماع مهم باشد:
توجه به نقش های گروه
هماهنگ کننده
ایده پرداز
منتقد
رابط خارجی
مجری تصمیمات
رهـبر
بازرس
اثربخشی گروه
گروه اثربخش گروهی است که سطوح عالی عملکرد کاری و حفظ و نگهداری نیروی انسانی را طی زمان کسب کند.
از جنبه عملکرد کاری رسیدن به هدف های عملکردی در کوتاهترین زمان ممکن با نتایج کاری عالی
از جنبه حفظ و نگهداری نیروی انسانی اعضای آن به اندازه کافی از کارها و روابط میان فردی خود رضایت داشته و به طور مستمر با یکدیگر خوب کار کنند.
اثربخشی گروه
هرچه ورودی گروه بهتر باشد احتمالاً اثربخشی گروه بیشتر خواهد بود.
ورودی گروه شامل :
1-محیط سازمانی
2-ماهیت کار
3-ویژگی های اعضاء
4- اندازه گروه
انواع گروه
گروه حاکم
گروه تخصصی
گروه گرداننده
گروه کار
گروه پروژه
انواع شوراها
گروه دوستی
گروه ذینفع
گروه مرجع
گروه های رسمی
گروه های غیررسمی
مقایسه گروه های رسمی و غیر رسمی
هرچه گروه رسمی تر باشد:
رهبری آن منظم تر
رعایت آیین نامه ها و مقررات دقیق تر
گزارش افراد الزامی
میزان پیشرفت کار مشخص تر
و کسب نتایج مورد انتظار به طور مرتب و منظم
( در هر دو نوع گروه رهبر باید نتیجه گرا باشد.)
روش طبقه بندی گروه ها
بر حسب نوع
کارکردها
مراحل توسعه
الگوی 5 مرحله ای شکل گیری گروه ها
مرحله شکل گیری
مرحله درگیری
مرحله انسجام
تکامل
از هم پاشیدن
مرحله شکل گیری
در این مرحله گروه برای انجام پروژه حالت آزمایشی دارد به همراه توانایی تشخیص اشتباهات در بدو کار و رفع نواقص
در این مرحله افراد در جستجوی جمع آوری اطلاعات و تاثیرپذیری از یکدیگر هستند.
از ابراز موضوعات و احساسات جدی احتراز می شود.
در این مرحله از نظر هدف ، ساختار ورهبری گروه اتفاق نظر کامل وجود ندارد.
مرحله درگیری
یعنی تضاد درون گروهی
اعضاء موجودیت گروه را می پذیرند اما نسبت به کنترلی که گروه می خواهد بر افراد اعمال کند مقاومت می کنند
افراد تا زمانی نسبت به هم ملاطفت دارند که مباحث و موضوعات جدی در دستورکار قرار نگرفته باشد.
دربررسی برخی مطالب چالش زا افراد شکیبای خود را از دست می دهند و منازعاتی شکل می گیرد ولی به سرعت برطرف می شود.
مرحله انسجام
ساختار گروهی مستحکم می شود.
افراد گروه درک بهتری از یکدیگر دارند.
چارچوب اهداف یا مسئولیت های گروه صراحت دارد و پذیرفته می شود.
مرحله انسجام
افراد گروه تجربیات و مهارت های یکدیگر را قدردانی و تحسین می کنند.
افراد به نظرات دیگران گوش می دهند واز هم حمایت می کنند.
اهمیت انسجام در این است که با میزان تولید گروه رابطه مستقیم دارد.
هرچه انسجام گروه بیشتر باشد اعضاء بیشتر در صدد تامین هدف های گروه بر می آیند.
مرحله تکامل
دو ویژگی استقلال و انعطاف در گروه دیده می شود.
همه اعضاء به خوبی یکدیگر را می شناسند و با هم همکاری می کنند.
همه اعضاء به هم اعتماد دارند و وبه راحتی با هم کار می کنند.
مرحله تکامل
هویت ، وفاداری و روحیه گروه بالا است و تمام انرژی گروه به سمت اهداف گروه منعطف است.
همه اعضاء به یک اندازه هدف – محور و گروه – محور هستند.
در این سطح است که تمامی انرژی گروه می تواند به سمت اهداف موجود منعطف شود.
مرحله از هم پاشیدن
اهداف کامل شده اند و اعضای گروه از یکدیگر جدا می شوند.
در این مرحله گروه آماده می شود تا پایان موجودیت خود را اعلام کند.
مزایا و فوائد کار گروهی
زمانی می توانید پیشرفت بیشتر در کارها داشته باشید که:
1-بدانید چگونه از همکارانتان برای گرفتن اطلاعات استفاده کنید
2-به اتفاق هم برای رسیدن به هدف مشترک تلاش کنید.
چرا مدیران باید گروه ها را جدی بگیرند ؟
1-منابع حل مسئله را برای فرد و سازمان افزایش می دهند.
2-به پرورش خلاقیت و نوآوری کمک می کنند.
مزایا و فوائد کار گروهی
3-گروه ها گاهی تصمیمات بهتری از افراد می گیرند.
4-به جبران آثار منفی افزایش اندازه سازمان کمک کنند.
5-هم در داخل سازمان و در خارج از سازمان پدیده هایی طبیعی هستند.
6-گروه ها هم برای افراد و هم برای سازمان مزایا ومنافعی دارند.
مزایا و فوائد کار گروهی
مزایا و فوائد کار گروهی برای سازمان
مزایا و فوائد کار گروهی برای افراد
مزایا ومعایب عضویت درگروه
معایب:
تحت فشار قرار دادن برخی برای قبول نظر اکثریت
سلطه یک عضو بر موضوع
تکیه بیش از حد بر روی دیگران برای انجام کار
مزایا:
برخورداری گروه از منابع اطلاعاتی بیشتر
پیشنهاد های بیشتر برای حل مسئله
به دلیل مشارکت در تصمیم گیری، رضایت شغلی بیشتر است.
آشنایی اعضای گروه به موازات انجام فعالیت
10 مشکل رایج در کار گروهی
تعجیل در عمل
متهم کردن دیگران
نادیده انگاری و بی اعتنایی
انحراف از موضوع
خصومت شخصی اعضاء
سردرگمی
اعضای سلطه جو
اعضای پرحرف
اعضای بی اعتناء
اصرار بر تحمیل نظرهای شخصی
تعارض در گروه
تعارض در گروه عبارت است از اختلاف نظر در مورد یک موضوع یا تصمیم در میان اعضای گروه .
علل و عوامل تعارض :
اختلاف در اهداف ، نیازها، ارزش ها، برداشت ها، انتظارات، شرایط و غیره
نارضایتی کاری و شغلی
خصومت شخصی یا همدستی عده ای از افراد برای مقابله با عده ای دیگر
Balancing Conformity and Deviance in Groups
انواع روش های حل تعارض
اجتناب ( مسائل و مشکلات نادیده گرفته می شوندو به آنها توجه نمی شود.)
مدارا (ارزش ریسک کردن و آسیب رساندن به روابط و سبب اختلافات عمومی شدن را ندارد.)
انواع روش های حل تعارض
برنده – بازنده ( روش پرخاشگرانه و به هر قیمتی که شده باید برنده شد)
سازش (هیچ عقیده یا شخصی کامل نیست و برای انجام یک کار ، بیش از یک راه حل وجود دارد .توجه به اهمیت دستیابی به اهداف اولیه و حفظ روابط مناسب با همه اعضاء. تهاجمی ولی دارای حس همکاری)
انواع روش های حل تعارض
حل مسئله (نیازهای هر دو جناح، قانونی و مهم است و دارای ارزش و احترام می باشد. تهاجمی ولی دارای حس همکاری).
May 9, 2006
LIS580- Spring 2006
41
Team Leader Roles
Prentice Hall, 2002
ارزشیابی کار گروهی
ارزشیابی در لغت به معنی یافتن ارزش ها است.
در ارزشیابی باید ابتدا استانداردهای فردی و گروهی را تعریف و تعیین کنید تا اهداف عینی شوند تا براساس آنها بتوانید درمورد عملکردها قضاوت کنید.
ارزشیابی کار گروهی
زمانی ارزیابی عملکرد تاثیر بهتری بر کار گروهی دارد که توسط خود اعضاء انجام شود.
افرادی که باید ارزیابی شوند:
کل گروه
رهبر گروه
اعضای گروه
مبانی و اصول کار تیمی
تیم چیست؟
تیم چیست ؟
تیم به تعداد کمی از افراد گفته می شود که دارای مهارت های مکمل و مقاصد و رویکرد مشترک هستند.
سازمان ها به تیم ها و زیر تیم ها تقسیم می شوند.
تیم چیست ؟
نحوه ارتباط تیم ها با یکدیگر با کارایی آنها ارتباط دارد.
در یک تیم تعصب گروهی وجود دارد.
تیم ها زمانی بوجود می آیند که احتیاج به انجام یک کار برجسته باشد.
مراحل شکل گیری تیم
شکل گیری
طوفان زایی
هنجارسازی
عمل
فروپاشی
1-شکل گیری
اعضای گروه برای اولین بار دورهم جمع می شوند.
همه افراد مودب و غیرفعالند.
تضاد به ندرت به طور مستقیم دیده می شود.
افراد بیشتر به کسانی متکی هستند که به سان رهبر ظاهر می شوند.
2-طوفان زایی
شخصیت ها با هم اصطکاک پیدا می کنند.
هیچ کس به راحتی نکته ای را نمی پذیرد.
ارتباطات بسیار کم اتفاق می افتد.
برخی از افراد هنوز تمایلی به گفتگوی آزاد ندارند.
3-هنجار سازی
منافع گروهی تشخیص داده می شود و منازعات کمتر می شود.
هرکس در بیان نظرات خود احساس امنیت می کند.
مباحث به راحتی در گروه مطرح می شود.
4-عمل
رسیدن به این مرحله حد اعلای تکامل کار تیمی است.
درجه بالایی از حمایت های درون گروهی برای تصمیم گیری شکل می گیرد.
اعضا در انجام وظایف ضروری یکدیگر را همراهی می کنند.
خطری که در این مرحله تیم را تهدید می کند گروه اندیشی است.
5-فروپاشی
در این مرحله وظیفه تیم بالا بردن سطح انجام وظیفه نیست در عوض توجه به پایان دادن فعالیت ها است.
تیم ها فرایند تکاملی خاص خود را دارند و این فرایند وقتی کامل می شود که نقش رهبری تیم به موازات بلوغ تیمی از حالت اقتدارگرایی به هماهنگ کنندگی تغییر کند.
در برخی موارد مراحل متعدد همزمان شکل میگیرد.
May 9, 2006
LIS580- Spring 2006
54
Stages of Team Development
Prentice Hall, 2002
Chapter 5, Nancy Langton and Stephen P. Robbins, Fundamentals of Organizational Behaviour, Third Canadian Edition 5-55
Copyright © 2007 Pearson Education Canada
Exhibit 5-1 Stages of Group Development
Chapter 5, Nancy Langton and Stephen P. Robbins, Fundamentals of Organizational Behaviour, Third Canadian Edition 5-56
Copyright © 2007 Pearson Education Canada
Stages of Group and Team Development
Stage I: Forming
Characterized by much uncertainty
Stage II: Storming
Characterized by intragroup conflict
Stage III: Norming
Characterized by close relationships and cohesiveness
Chapter 5, Nancy Langton and Stephen P. Robbins, Fundamentals of Organizational Behaviour, Third Canadian Edition 5-57
Copyright © 2007 Pearson Education Canada
Stages of Group Development
Stage IV: Performing
The stage when the group is fully functional
Stage V: Adjourning
The final stage in group development for temporary groups, characterized by concern with wrapping up activities rather than task performance
نقش های مختلف افراد در تیم ها
خلاق – نوآور
کاشف – موسس
تحلیل گر
سازنده – سازمان دهنده
نتیجه گیر – تولید کننده
نقش های مختلف افراد در تیم ها
کنترل کننده
نگهدارنده
گزارشگر
هماهنگ کننده
در سازمان مسئله تناسب افراد بسیار مهم است.
انواع تیم ها
تیم حل کننده مسئله (تیم ضربت):
هر واحد از سازمان هفته ای چند ساعت گردهم می آیند و درباره مسائلی چون بهبود کیفیت ، کارایی و محیط کار صحبت می کنند.
انواع تیم ها
تیم های خودگردان یا تیم های مستقل:
این تیم ها نه تنها مسائل را حل می کنند بلکه اجرا را نیز به عهده می گیرند.
مسئولیت اعضای تیم مستقل شامل :
نظارت بر سرعت کار- تعیین وظایف – تعیین زمان صرف صبحانه و ناهار- نظارت و کنترل بر شیوه عملیات.
این تیم ها می توانند اعضای خود را انتخاب کنند و عملکردآنها را ارزیابی و قضاوت نمایند.(زیراکس)
انواع تیم ها
تیم متخصص:
افراد این تیم متعلق به یک سطح سازمانی هستند ولی دارای تخصص های گوناگون اند.
سازمان به وسیله این تیم ها افراد متخصص را گرد هم می آوردتا نظریات جدید ارائه کنند و مسائل پیچیده را حل نمایند.(شرکت های تولید خودرومثل تویوتاوهوندا)
عوامل اثربخشی تیم
رهبری اثربخش
ارتباطات درون تیم
انسجام تیمی
تنوع شخصیتی اعضای تیم
May 9, 2006
LIS580- Spring 2006
64
Characteristics of High-performing Work Teams
Prentice Hall, 2002
سازگار و انعطاف پذیرند:
آموختن را دوست دارند، احساس امنیت می کنند، خلاق هستند، خدمت به مردم را دوست دارند.
اصول کار تیمی
همدل و هم داستانند:
اول باید با یکدیگر کار کرد، بعد با یکدیگر برنده شد.
همکاری توام با همدلی یعنی این که با دل و جان با هم کارکنیم.
اصول کار تیمی
تعهد پذیرند:
تعهد خود را درگیر ودارسختی ها نشان می دهد.
تعهد به استعداد و توانایی ربطی ندارد.
پذیرش تعهد یک چیز است و پای بند بودن به آن چیز دیگراست.
اصول کار تیمی
ارتباط برقرار می کنند:
کار تیمی نمی توان کرد مگر این که بازیگران با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ارتباط باز پایه های اعتماد را محکم می کند.
مردم به کاری که در آن به بازی گرفته شوند دل میدهند.
اصول کار تیمی
لایق و باکفایت هستند:
افراد لایق و باکفایت تعالی طلب هستند.
انسان های باکفایت کیفیت کار خود را پایین نمی آورند.
اصول کار تیمی
قابل اعتماد هستند:
اعتماد مهم ترین سرمایه اجتماعی است
بدون اعتماد امکان اثربخشی از کار تیمی به حداقل می رسد
اصول کار تیمی
انضباط دارند:
انضباط است که استعداد را به توانایی تبدیل می کند.
یاران ، تیم را بالا می کشند:
بیشترمردم وقتی که به وضع موجود راضی می شوند از صعود به قله های بالاتر باز می مانند.
اصول کار تیمی
اشتیاق دارند
هدفمند حرکت می کنند
اصول کار تیمی
آفت های چهارگانه کار تیمی
تصمیم گیری گروهی
تعریف
تصمیم همان انتخاب و گزینش است.
تصمیم گیری برگزیدن یک راه از میان راه حل ها است.
تعریف
تصمیم گیری فرایند شناسایی و گزینش یک روند کار برای حل یک مسئله مشخص است.
تصمیم گیری فرایندی است برای کاهش عدم اطمینان و رفع شک و شبهه درباره گزینه ها در حد کافی.
تصمیم گیری جوهره مدیریت است.
مزایای تصمیم گیری گروهی
ارائه راه حل بهتر، به خاطر برخورداری گروه از دانش بیشتر
پذیرش آسان تصمیم توسط اعضاء نسبت به تصمیم گیری فردی
مزایای تصمیم گیری گروهی
مشارکت گروهی به درک بهتر تصمیم می انجامد
کار گروهی به تلاش گسترده در امر جستجو و پژوهش کمک می کند
قضاوت جمعی بهتری وجود دارد
معایب تصمیم گیری گروهی
برای سازگاری در کار گروهی، فشار گروهی بوجود می آید
ممکن است یک فرد در گروه غلبه پیدا کند
معایب تصمیم گیری گروهی
گروه به ندرت برتر از افراد برتر تصمیم گیری می کند
کار گروهی وقت گیر است
روش های تصمیم گیری گروهی
انواع روش های تصمیم گیری
روش اسمی
روش دلفی
روش ماتریس انتخاب زوجی
روش طوفان مغزی
روش اسمی
فن گروه اسمی، جنبه های رای دادن بدون بحث را با بحث های محدود ترکیب می کند که توافق به دست آید.
از امتیازهای این روش :
فراهم آوردن فرصت برابر مشارکت برای تمام اعضای گروه
چیره نبودن یک نفراز اعضا در بحث و بررسی
روش اسمی
مواقع استفاده از روش اسمی:
موضوعات بحث برانگیز
مشارکت مساوی افراد
انتخاب یک گزینه از چند گزینه
تعریف مسئله
یادداشت نظرات
بیان ایده ها و نظریات
7 گام روش اسمی
بحث در مورد نظرات و راه حل ها
اقلام را در سکوت رتبه بندی کنید
7 گام روش اسمی
رتبه بندی ها را با هم مقایسه و نهایی کنید
جلسه گروه اسمی را جمع بندی کنید
7 گام روش اسمی
روش دلفی
یا همان اجماع صاحب نظران روی مسئله ای خاص
فن دلفی یعنی دعوت به مشورت و مقایسه قضاوت های بی نام
فن دلفی مشابه روش اسمی است با این تفاوت که حضور فیزیکی افراد لازم نیست و در واقع اعضای گروه حق ندارند که تماس رودررو داشته باشند.
روش دلفی
موفقیت روش دلفی به فراهم بودن وقت کافی، دانش و کاردانی شرکت کنندگان، مهارت در برقراری ارتباط و انگیزه اعضای گروه برای غوطه ور شدن در موضوع بستگی دارد.
روش ماتریس انتخاب زوجی
مقایسه ایده های مختلف با یکدیگر به صورت دوتایی و انتخاب ایده ای که در این مقایسه ها به آن بیشترین رای داده شده است.
این روش ممکن است به صورت مستقل و یا به صورت مکمل به کار رود.
روش ماتریس انتخاب زوجی
در این روش می توان گروه تصمیم گیرنده را به بخش های مختلف تقسیم نمود و بعد از اخذ تصمیم ، رابطان میان گروهی با روش های چند شاخصه بهترین تصمیم را اتخاذ نمایند.
رهبر گروه به شیوه ای روشن مسئله را بیان می کند و اعضاء در ارائه نظر آزادی عمل دارند.
با این روش ایده های بسیار یا گزینه های ممکن را که بوسیله آن تصمیم گروهی گرفته می شود پدید می آید.
روش طوفان مغزی
عوامل اصلی تصمیم گیری گروهی
محیط فیزیکی – مانند چیدمان میزها و صندلی ها
اندازه و ترکیب گروه – در نظرگرفتن شباهت ها و تفاوت ها اعضای گروه با ضرورت مسئله
عوامل اصلی تصمیم گیری گروهی
ویژگی اعضاء – مانند شخصیت ، معلومات ، تجربه و نظایر آنها . عامل قدرت نیز بسیار مهم است. افراد دارای مقام بالاتر اثر عمیق تری بر تصمیمات دارند.
محدودیت زمانی
حجم زیاد کار
روش ها و تکنیک های حل مسئله
انواع روش های حل مسئله
روش حل مسئله به صورت شش گام
چگونگی حل یک مشکل به روش هفت مرحله ای
روش سیستمی حل مسئله
چرخه PDCA
نظریه محدودیت ها
روش معکوس اندیشیدن
چرخه P.D.C.A
این مدل یک مدل پویا است به این معنی که آخرین گام مرحله تکامل، اولین گام مرحله بعدی می باشد.
چرخه P.D.C.A
چرخه P.D.C.A
نظریه محدودیت ها TOC
محدودیت ها یعنی وجود آیین نامه ها و دستورالعمل های موجود در سیستم که اجازه فعالیت های فرا سیستمی را به تیم نمی دهد.
قدم های رفع محدودیت:
تعیین محدودیت های سیستم
نظریه محدودیت ها TOC
تعیین چگونگی بهره برداری از محدودیت های سیستم
هرچیزی را در خدمت محدودیت قرار دادن
بهبود محدودیت های سیستم
نظریه معکوس اندیشیدن
چگونه بهبودها را به فعالیت های جاری تعمیم دهیم؟
در فرایند ایجاد تغییر:
الف) چه چیزی باید تغییر کند؟
ب) به چه چیزی باید تغییر کند؟
ج) تغییر چگونه ایجاد می شود؟
نظریه معکوس اندیشیدن
هر بهبود یک تغییر است.
هرتغییر یک تهدید حساب شده برای امنیت است.
هر تهدید به امنیت مقاومت احساسی ایجاد می کند و هر مقاومت احساسی با احساساتی قویتر می تواند مغلوب شود.
روش حل مسئله به صورت شش گام
گام اول : شناسایی، انتخاب و تعریف مسئله
ابزارها: فلوچارت – فهرست مشکلات – داستان نویسی
گام دوم: تجزیه و تحلیل ابعاد مختلف مربوط به مسئله
تکنیک های جمع آوری اطلاعات: مشاهده – مصاحبه – تحقیق درمستندات
روش حل مسئله به صورت شش گام
گام سوم: تعیین راه حل های بالقوه برای حل مسئله
ابزارها: طوفان ذهنی- محک زنی- استفاده از نظرات دیگران به صورت کتبی
گام چهارم: ارزیابی و انتخاب راه حل بهینه
ابزارها: طوفان ذهنی- نمودارپارتو- جدول ارزیابی راه حل
روش حل مسئله به صورت شش گام
گام پنجم: برنامه ریزی و اجرای بهترین راه
ابزارها : جدول زمانبندی – نمودار گانت
گام ششم: ارزیابی نتایج حاصل از راه حل اجراشده
ابزارها: داستان نویسی
حل یک مشکل به روش هفت مرحله ای
انتخاب و تعریف موضوع مشکل
جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها
تجزیه و تحلیل علت و معلولی
حل یک مشکل به روش هفت مرحله ای
برنامه ریزی و اجرای راه حل
ارزیابی و بررسی
استانداردسازی
نتیجه
روش سیستمی
فاز اول: تمرکز( ایجاد فهرستی از مشکلات – انتخاب یک مشکل- بازبینی و تشریح مشکل)
فاز دوم : تجزیه و تحلیل ( تصمیم درباره اطلاعات مورد نیاز – جمع آوری داده ها و اطلاعات مبداء سنجش – تعیین و شناخت مهمترین عوامل نفوذی
روش سیستمی
فاز سوم : تهیه و تدارک ( ایجاد فهرستی از حل جامع مشکل – انتخاب یک راه حل – ایجاد یک طرح اجرایی)
فاز چهارم : اجرا ( حصول تعهدات – اجرای طرح – نظارت و تاثیر)
تکنیک ها و ابزار های حل مسئله
تکنیک های حل مسئله
9. جدول انتخاب
10. سنجش ، کنترل ونظارت
11. نظرخواهی
12. رای گیری همگانی
13. تجزیه و تحلیل تاثیر
14. چک شیت
15. نمونه گیری
طوفان ذهنی
نمودار استخوان ماهی
چرا
چک، چک، چک
نمودار پارتو
چک لیست
چرخه دمینگ
فلوچارت
نمودار علت و معلول (نمودار استخوان ماهی)
تصویر بزرگی از مسئله در اختیار می دهد.
سهولت در استفاده از دانسته های شخصی
ایجاد ایده برای جمع آوری و ارائه راه حل
استفاده از طوفان مغزی برای شناسایی دلایل اصلی و دلایل ثانویه
این تکنیک دقیقاً مانند چراهای مکرر دوران کودکی می باشد.
این تکنیک هم برای حل مسئله و هم برای ایده یابی و ایده پردازی مورد استفاده قرار میگیرد.
در حین پرسش و پاسخ به ایده های جدیدی دست می یابیم.
این تکنیک به ما کمک می کند تا موقعیت و وضعیت را بهتر و روشن تر مشخص کنیم.
چرا
چی باید انجام بشود؟
چه زمانی باید انجام بشود؟
چرا باید انجام بشود؟
چه کسی مسئولیت انجام را دارد؟
چطور وچگونه باید انجام و اندازگیری شود؟
کجا باید تمام شود؟
چک ، چک ، چک
نمودار پارتو
یک نمودار میله ای که توزیع وقایع را نشان می دهد.
اکثر وقایع کثیرالوقوع در سمت چپ و سایر وقایع به ترتیب نزولی در سمت راست قرار می گیرند.
در نمودار پارتو از زوایای مختلف به مسئله می توان نگاه کرداز جمله : کیفیت – هزینه – خرید و فروش – ایمنی – اپراتور
چک لیست ها
چک لیست فهرستی از کارهایی که باید انجام شود.
درمواردی که می خواهیم مطمئن شویم هر کاری که مورد نیاز است را انجام داده ایم.
در صورت نیاز می توان منابع هریک از اطلاعات را مشخص نمود و این که چه کسی باید آن را انجام دهد.
فلوچارت ها
نموداری است که گام های فرایند را به ترتیب اجرا نشان می دهد.
برای درک فرایند کاری باید به درک مشترک از این کار برسیم.
آغاز و پایان فرایند باید مشخص باشد.
درباره فعالیت های اصلی و نقاط تصمیم گیری در فرایند از طوفان مغزی می توان استفاده نمود.
انتخاب یک مسئله از میان فهرستی از مسائل
انتخاب یک راه حل ازمیان فهرستی از مسائل
ایجاد تفاهم و توافق در بین اعضای یک تیم در مورد این که مشکل چیست؟
جدول انتخاب
چگونه استفاده می شود؟
انتخاب لیستی از انتخاب ها
امتیازدهی موارد مهم
تهیه جدول (معیارها – موارد)
استفاده از اطلاعات جدول برای انتخاب
سنجش ،کنترل و نظارت
کنترل یعنی دنبال کردن این که چقدر شما به آنچه که می خواهید باشید، نزدیک یا دور هستید.
برای کنترل یک فرایند کاری و جمع آوری داده برای درک یک مسئله.
چگونه استفاده شود؟
چه چیزی باید کنترل شود؟
چطور باید کنترل شود؟
چه وقت کنترل صورت بگیرد؟
چگونه نتایج ثبت و ارائه گردد؟
رای گیری همگانی
نظرخواهی
معمولاً همراه با جلسه طوفان ذهنی برگزار می شود.
چگونه انجام می شود؟
فهرستی از عناوین تهیه کنید.
هر یک از اعضا 10 امتیاز در اختیار دارند.
هریک به نوبت امتیازهای خود را بگویند.
امتیازها را جمع کنید.
نکات مهم
امتیاز اعضا را به اختیار تغییر می توانید بدهید.
رای گیری می تواند به صورت مخفی باشد.
به صورت مصاحبه حضوری، سوالات کتبی یا ترکیبی از این دو می باشد.
چگونه انجام می شود؟
مورد تصمیم گیری چیست؟
تهیه مجموعه سوالات
یک اجرای آزمایشی
اداره کردن جلسه
نکات مهم
علت نیاز به اطلاعات رابیان کنید.
اطلاعات را از افراد شناخته شده بگیرید
سوالات به زبان ساده بیان گردد.
برای کشف تاثیر یک موقعیت بر افراد و محیط
آیا پروژه ارزش کارکردن را دارد؟
آشکار ساختن ابعاد جدید مشکل
هریک تاثیر موقعیت را صراحتاً برخود، سازمان ومشتریان بیان کند.
روایت ها را مورد بحث قراردهید.
تجزیه و تحلیل تاثیر
چک شیت یک فرم ثبت داده ها است که نشان می دهد هرچیز چند بار اتفاق افتاده .
چک شیت
چک شیت برای ساده کردن جمع آوری داده ها طراحی می شود.
ازافرادی در طراحی استفاده کنید که برکار تسلط دارند.
چک شیت
انتخاب گروه کوچکی از افراد، اشیاء و یا دیگر موارد.
انواع نمونه گیری:
1) نمونه گیری تصادفی
2) نمونه گیری طبقه بندی شده
3) نمونه گیری نظام مند
نمونه گیری
وقتی بهترین ها در کنار هم قرار گیرند، اتفاقات خوب
بی پایان خواهد بود.
منابع اضافی:
Why is a team important?
The sum is always greater than the parts!
Strengths and weaknesses balance out!
SYMPTOMS OF POOR TEAMWORK
California State – PTA – www.capta.org The Communicator – March 2008
Cohen, E. G. (1994) Designing Groupwork – Strategies for the Heterogeneous Classroom. Second Edition, Teachers College Press.
McGourty, J & DeMeuse, KP 2001, Team developer: an assessment and skill building program, John Wiley & Sons
Team working within clinical imaging-The Royal College of Radiologists. 2006