نظام آراستگی 5S
5s methodology
مقدمه
بعد از پایان جنگ جهانی دوم، اقتصاد ژاپن و صنعت این کشور در ورطه نابودی قرارگرفته بود و با تلاش و کوشش سخت مردم این کشور مخصوصاً دراحیای دوباره صنایع آن مرز و بوم، صنعت این کشور وارد مرحله جدیدی از توسعه و بهتر بگوییم تبلور دوباره شد در این راستا فعالیت های مختلفی از سوی کارشناسان و مهندسان ژاپنی شکل گرفت تا صنایع دوباره بازیافته خود را بر پایه دانش روز مهندسی بر پا کنند که در این راستا می توان از استفاده موثر از افراد متخصصی همچون دکتر ادوارد دمینگ در دهه پنجاه میلادی نام برد.
با این سیر تحول که در ژاپن طی شد دیری نپائید که کارشناسان ژاپنی با استفاده از اندوخته هایی که از مشاوران برجسته آمریکایی و اروپایی بدست آورده بودند شروع به پایه گذاری سیستم های مدیریتی و کاری مختلف در جهت ارتقاء سازمان های خود کردند که سیستم 5S یکی از عمده ترین فعالیت های آنان بود.
تعریف و مفهوم 5S
مجموعه ای از استانداردها و فعالیتهایی که در قالب یک نظام فرهنگی، مدیریتی و ایجاد محیطی سامان یافته، مرتب، پاکیزه، زیبا، دلپذیر، خلاق و حفظ آن، تاکید دارد.
هدف نهایی بکارگیری 5S پیشگیری از اتلاف است.
شناخت نظام 5S
«پنج اس» نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث، کاهش وقفه کاری و افزایش بهره وری در محیط کار عنوان نمود. بطور کلی هدف نهایی «پنج اس» پیشگیری از اتلاف است.
علیرغم اینکه سیستم «پنج اس» به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نیز خیلی ساده به نظر می آید ولی عموماً سازمانها و واحدها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. در واقع تحقق «پنج اس»از آن رو دشوار است که مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و ماموریتهای آن بصورت صحیح اطلاع کاملی ندارند. بنابراین اجرای نظام «پنج اس» و تدارک بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی که اصول آن به خوبی شناخته نشده کاری بسیار دشوار است.
اصول نظام 5S
عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است. جدول زیر معادل پنج واژه مذکور را به ترتیب از چپ به راست به سه زبان ژاپنی، انگلیسی و فارسی نمایش می دهد:
اصول نظام 5S
اصطلاح 5S، مخفف پنج کلمه ژاپنی است که عبارتند از:
سی سو (Seiso): یعنی تمیز کردن کامل محیط کار بطوریکه هیچ جایی کثیف نباشد.
سیکت سو (Seiketsu): یعنی جلوگیری از بهم خوردن نظم و نظافت و حفظ و نگهداری آن
سی ری (Seiri): یعنی جداکردن اقلام غیر ضروری از اقلام ضروری مورد نیاز و دور ریختن آنها
شیت سوکه (Shitsuke): یعنی دادن آموزش های لازم برای افزایش توانایی افراد جهت انجام امور مربوطه
سی تون (Seiton): یعنی مرتب کردن اقلام ضروری و مورد نیاز به نحوی که به آسانی بتوان به آن ها دسترسی پیدا کرد.
ویژگی های نظام 5S
برخی از ویژگیهای این نظام را می توان به این صورت جمع بندی کرد:
نتایج آن خیلی زود و برای همه قابل مشاهده است.
برنامه اجرایی آن نیاز به سرمایه گذاری نسبتا اندکی است.
مفاهیم و تکنیک های آن ساده بوده و برای همه قابل فهم و درک است.
اجزای آن مستقل از اندازه (بزرگ، متوسط، کوچک) و نوع تجارت سازمان است .
انسانها، به طور ناخود آگاه تمیزی، نظافت، ایمنی و راحتی را دوست دارند و به همین دلیل، کارکنان یک شرکت در برنامه 5S علاقمند می شوند.
اهداف نظام 5S
همانطور که پیشتر گفته شد بطور کلی هدف نهایی «پنج اس» پیشگیری از اتلاف است. اجرای این نظام در نهایت منجر به بهبود فرایندهای ذیل میشود:
کاهش زمان نصب
کاهش زمان چرخه
کاهش حوادث
کاهش ضایعات
افزایش امنیت
افزایش فضای اداری در محیط کار
مزایای نظام 5S
بهبود روابط کارکنان
افزایش روحیه کارکنان
ایجاد یک نظم فراگیر
زیبا سازی محیط کار
کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها
زمینه سازی برقراری انضباط سازمانی
ایمن شدن محیط کاری و کاهش حوادث کاری
بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن
تشریح اصول نظام 5S
1. ساماندهی – Seiri (سازماندهی ، تفکیک و تعمیر)
ساماندهی عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه «پنج اس» ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه «پنج اس»، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه ای می باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این اصل به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می باشد. نمونه هایی از اجرای این اصل را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
تفکیک اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص کردن ملزومات اداری که در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن ، تفکیک فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش).
اشیایی را که استفاده نمی کنیم دور بریزیم (دور ریختن برگهای زائد).
تشریح اصول نظام 5S
2. نظم و ترتیب – Seiton
نظم و ترتیب عبارت است قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز ، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در اس یک شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر ۳۰ ثانیه).
نمونه هایی از اجرای این اصل را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها)
برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها (برچسب گذاری فایلها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)
استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از کازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا کارهای در دست اجرا).
آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد (تابلو های مشخص کننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد).
نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات (نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن).
تشریح اصول نظام 5S
3. پاکیزه سازی- Seiso
پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تاکید در این بخش از نظام «پنج اس» قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم.
نمونه هایی از اجرای این اصل را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل).
انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است
شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن
تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و…).
تشریح اصول نظام 5S
4. استاندارد سازی- Seikitsu
استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.
نمونه هایی از اجرای این اصل را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
استفاده از علائم و نشانه ها (علائم نشاندهنده جهت و راهنما).
علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا).
علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع).
تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه).
برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار (نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها).
تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
تشکیل جلسات کمیته راهبری ، بررسی نتایج بازرسی های دوره ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف
فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب کردن و تمیز کردن هر چه بهتر (در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار).
تشریح اصول نظام 5S
5. انضباط- Shitsuke
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این اصل را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان ).
ارکان نظام 5S
مدیریت ارشد
دبیر 5S
دبیرخانه 5S
کمیته راهبردی
تیم ممیزی
تیم های اجرایی
ارکان نظام 5S
مدیریت ارشد
اهم وظایف و مسئولیت ایشان در این نظام عبارتست از:
تصویب برنامه ها و بودجه سالیانه
سیاست گذاری و ارائه خط مشی کلی 5s در شرکت
تشویق مادی و معنوی افراد و واحدهای برتر در طی سال با پیشنهاد سایر ارکان این سیستم
ارزیابی از نحوه انجام و پیاده سازی 5S در سطح شرکت (از طریق بازدید و چک لیستهای مدیریت)
ارکان نظام 5S
دبیر 5S
اهم وظایف این فرد عبارتست از:
ارائه گزارش اقدامات انجام شده
ارائه پیشنهاد برنامه فعالیت سالیانه
انتقال نظرات همکاران به کمیته راهبری
برنامه ریزی و تشکیل جلسات منظم با اعضای کمیته راهبری
انتقال تصمیمات گرفته شده در کمیته راهبری به همکاران و دبیرخانه 5S
ارکان نظام 5S
دبیرخانه 5S
این دبیرخانه عهده دار مسئولیت اجرای 5S در سازمان بوده و وظایف آن عبارتست از:
هماهنگی برای انجام امور ممیزی 5S
هماهنگی در خصوص تشکیل و ثبت تیمهای اجرایی 5Sدر شرکت
برنامه ریزی جهت تقویت تیمهای اجرایی از قبیل اجرای آموزشهای تخصصی، بازدید و نمایش فیلم
بررسی میزان همکاری افراد یا واحدها در اجرای نظام آراستگی و استفاده از ابزارهای تشویقی برای بقاء این نظام و تداوم همکاریها
ارکان نظام 5S
کمیته راهبردی
اعضای این کمیته توسط مدیریت ارشد و یا با انتخاب کارکنان شرکت و یا هر دو حالت انتخاب می شوند، و اهم وظایف این کمیته عبارتست از:
تدوین برنامه ها و خط مشی شرکت در رابطه با 5S
مشخص کردن اهداف کمی و کیفی استقرار نظام آراستگی
انتقال دیدگاهها و نقطه نظرات کارکنان به مدیریت ارشد و بالعکس
حمایتهای مادی و معنوی از مجریان و همچنین افراد و واحدهای برتر
ارکان نظام 5S
تیم ممیزی
فرآیند ممیزی شامل:
تائید انجام ممیزی
تعیین نفرات تیم ممیزی
درخواست انجام ممیزی توسط واحد ممیزی شونده
تهیه/ اصلاح چک لیست ممیزی برای واحد مورد نظر
ارکان نظام 5S
تیم های اجرایی
این تیمها برای اجرای عملی فعالیتهای مربوط به 5S در واحدهای مختلف تشکیل می گردند، مسئولیت تیمها با سرپرستان واحد مربوطه بوده و تیمها باید در دبیرخانه 5S ثبت گردند. تیمهای ثبت شده پس از فراگرفتن آموزشهای لازم، مشغول اجرای فعالیتهای5S میگردند.
موانع اجرای نظام 5S
عمده ترین موانع و مشکلات اجرای نظام 5S عبارتند از :
• عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح سیستم
• عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد.
• عدم توجه به تداوم اجرای اصول 5S و بلند مدت بودن اجرای آن
• ساده انگاشتن نظام 5S و عدم بررسی عمیق آن
• تصویر و برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن
عوامل موفقیت اجرای نظام 5S
برخی از عوامل موثر در اجرا و پیاده سازی موفق نظام آراستگی 5S عبارتند از:
حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت ارشد و تاکید بر آگاهی کامل آنها از نظام آراستگی
بستر سازی ، زمینه سازی و فرهنگ سازی مناسب در این زمینه
آموزش مستمر در کلیه سطوح(مدیران ارشد، میانی و کلیه کارکنان) جهت توجیه اهداف، منافع و استاندارد ها و مکانیزم عملکرد در نظام 5S
انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه مند و پیگیر برای مسئولیت های اجرایی نظام 5S
مستمر بودن و تداوم اجرای نظام 5S
تهیه دستورالعمل های اجرایی، چک لیست های ارزیابی و ممیزی و انجام ارزیابی های دوره ای برای بهبود روش های پیاده سازی و افزایش اثر بخش نظام آراستگی5S
تهیه و اجرای روش های تشویقی و تنبیهی مناسب در جهت اجرای موفق تر نظام آراستگی 5S
تعهد مشارکت مداوم مدیر ارشد و حمایت کامل مدیریت ارشد
سپاس از توجهتان