آموزش و اجرای پروژه
5S
آراستگی محیط کار
مقدمه
آراستگی و پاکیزگی از اساسی ترین ارکان نظام زندگی انسانهاست که با رعایت آن می توان به بهره وری بالاتر در هر زمینه زندگی شخصی یا کاری دست یافت.
امروزه با استفاده از نظام ساماندهی محیط کار (5S) می توان نتایج شگفت آوری را ایجاد نمود و به محیط کاری شاد ، تمیز و شایسته دست یافت.
ساماندهی محیط کار زیربنای پیاده سازی سیستم های نوین مدیریتی مانند مدیریت کیفیت، بهداشت محیط زیست، ایمنی و بهداشت حرفه ای(HSE) است.
این اقدام مجموعه ای از عملیات و فعالیتهایی به ظاهر ساده است و به دلیل همین سادگی همیشه خطر نادیده گرفتن در آن وجود دارد
نکته مهمی که در این فرایند وجود دارد و باید به عنوان
یک فرهنگ اساسی در محیط کار نهادینه شود این است که
همه کارکنان در تمامی سطوح می بایست احساس کنند که
ساماندهی محیط کار یک مسئولیت اضافی و فوق العاده
نیست بلکه بخشی از کار روزمره آنان محسوب می شود و
کاری نیست که عده ای دیگر مسئول و موظف به اجرای آن
باشند.
تعریف 5S :
فنی است که به منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در
یک سازمان استفاده می شود . که این نظام اولین بار در
کشور ژاپن پس از جنگ جهانی دوم انجام شد .
هر S بیانگر یکی از ابعاد پنجگانه ساماندهی محیط کار است
هدف 5S :
ارتقاء کیفیت کار و در نتیجه بهره وری
بالای نیروی انسانی
تغییرات 5s
در خدمات، نیروی انسانی و محیط کار
کاهش ضایع شدن خدمات ناشی از نابسامانی و درهم ریختگی.
جلوگیری از انبارشدن بیهوده، گم شدن، ضایع شدن مواد، قطعات، ابزار پزشکی و فنی و اداری.
دسترسی آسانتر به اسناد ، قطعات و ابزار موردنیاز.
خدمات
جلوگیری از استفاده اشتباه و نابجا از مواد و مخصوصا مایعات و مواد شیمیایی.
جلوگیری از خرابی و کاهش طول عمر ماشین آلات و ابزار.
ایجاد و ترویج فرهنگ پیشگیری بجای درمان، و نگهداری بجای تعمیر.
کاهش هزینه های ناشی از توقف، خرابی، دوباره کاری، تعمیر، ضایعات.
افزایش روحیه نشاط و شادابی و تندرستی کارکنان
کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از آلودگی و بی نظمی محیط کار
بهبود ارتباطات بین افراد در محیط کار
حفظ آراستگی همکاران
نیروی انسانی
تقویت حس وظیفه شناسی واطمینان از اجرای ضوابط و مقررات
دقت در وقت شناسی و جلوگیری از اتلاف آن
استقرار فرهنگ عادت به پاکیزگی و نظم و انضباط
صرفه جویی در فضای اشغال شده توسط تجهیزات و امکانات و ابزار
ایمن شدن محیط کار و جلوگیری از حوادث و سوانح کار
بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگیهای آن
آماده بودن همیشگی محیط کار جهت بازدیدها وسرکشیها
محیط کار
موارد غیر ضروری
طبقه بندی
عملیات مورد نیاز
اقلامی که فاقد ارزش بوده و به
راحتی دور انداخته می شود.
اقلامی که قابل فروش هستند
اقلامی که در یک واحد قابل
استفاده نبوده ولیکن در سایر
قسمت ها قابل استفاده است
فورا" دور انداخته شود
عودت به انبار مرکزی
برنامه ریزی جهت اقدام به
فروش یا مزایده
گام او ل
تشخیص seiri
موارد ضروری
موارد ضروری
طبقه بندی
طبقه بندی
اقلامی که مرتبا" استفاده می
شوند( روزانه یا هفتگی ).
اقلامی که بعضا" مورد استفاده
قرار می گیرند( ماهانه یا 6 ماه
یکبار)
اقلامی که استفاده نمی شوند
ولیکن میبایست نگهداری شوند..
به صورت جداگانه در محلی
دورتر با داشتن برچسب شناسایی
نگهداری شود( اتاق بایگانی راکد)
آنها را در محل کار و مکانی که از
مرکزیت برخوردار است نگهداری
کنید
در محل کار و در دسترس
نگهداری شده یا با خود حمل
کنید.
اگر به اطراف خود نگاه کنید به وسایلی بر می خورید که مدتهاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست که در آینده مورد استفاده قرار بگیرند.
لوازمی مانند تختهای معیوب یا کمدهایی که شکسته و مورد استفاده نیست، فرمهایی که دیگر به کار ما نمی آیند و ماشین حسابی که مدتی است خراب است یا سی دی هایی که دیگرنیازی به آنها نداریم داخل کشو یا روی میز رها شده اند.
باید با آموزش صحیح به کارکنان، از انباشته شدن
وسایل غیرضروری در بخش ها، واحدها و دفاتر، کشوی میزها، کمدها و زوایای مخفی تجهیزات جلوگیری کرد. با توجه به اینکه تصمیم گیری برای غیرضروری بودن برخی وسایل، ممکن است در حیطه اختیار مدیریت ارشد سازمان و یا مدیران رده بالاتر باشد، می توان فهرست هایی از این وسایل تهیه و
پس از تکمیل، آنها را برای تصمیم گیری نهایی برای مدیر
ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال کرد.
برای کمک به تصمیم گیری در خصوص دورریختن و یا نگهداری اشیاء،از تکنیک Red Tag استفاده می شود.
اولین اقدام :
عملیات Red Tag
در ابتدای هر ماه بر روی تمامی اشیاء و لوازم یک Red Tag می چسبانیم.
در طول ماه هر زمان که از وسیله ای استفاده کردیم Red Tag ( برچسب ) آن را برمی داریم.
در پایان ماه تصمیم می گیریم که لوازمی که هنوز Reg Tag بر روی آنها هست مورد نیاز می باشند یا خیر.
فنگ شویی
قدمت بسیار زیاد و ریشه در فرهنگ کشور چین دارد. طبق اصول این روش، آثار و انرژی های حاصل از ایجاد انباشتگی ها و بی نظمی ها در محیط مورد بررسی قرار می گیرد.
بر اساس اصول فنگ شویی انسداد انرژی در هر محیط ناشی از سه عامل آلودگی فیزیکی، انرژی ساکنان قبلی و انباشتگی و درهم ریختگی است که این موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.
گام دوم: ترتیب (SEITION)
بعبارتی نظم و ذخیره سازی و استقرار کارکردی و حذف نیاز به جستجو
استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن
آوردن و بازگرداندن هر چیز در مدت 30 ثانیه
استاندارد کردن امور پرونده ها
نشانه گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء
استفاده از پوششهای شفاف یا تلقی که براحتی داخل آن دیده شود
هر چیز که زودتر آمده زودتر می رود
نظم و ترتیب در تابلوهای اعلانات
تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری و اشیائی که غالبا" استفاده می شوند.
– معرفی افراد توسط برچسب های دیواری یا رومیزی.
– جمع آوری و مهار سیم ها توسط لوله های خرطومی، بست مخصوص و دا کت زمینی جهت ساماندهی سیم ها و جلوگیری از خراب شدن آنها.
– سهولت دستیابی به مدارک داخل زونکن ها با نصب لیبل مخصوص بر روی آنها.
– برچسب گذاری و شناسایی کلیه، فایل ها، قفسه ها و کتابخانه ها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد.
استقرار زونکن سه گوش برای کاغذ های یکرو سفید در کنار پرینتر.
– استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرارگرفتن کتابها، جزوات و دستورالعمل ها.
– کلیه اتاق ها مجهز به ساعت دیواری ( حتی الامکان متحدالشکل ) باشد.
استقرار تابلو اعلانات اختصاصی5s در محل هرتیم جهت ایجاد فرهنگ نوین سازمانی ( نصب اطلاعیه ها، موارد آموزشی و … )
– استفاده مجدد از کاغذهای یک رو سفید جهت کاهش مصرف کاغذ.
– نصب لیبل ( ورودی _ در دست اقدام _ خروجی ) بر روی کازیه جهت سهولت دستیابی به مدارک.
– نصب لیبل ( اداری _ شخصی ) بر روی کشوهای میز جهت سهولت دسترسی به لوازم و ملزومات با رعایت حفاظت ایمنی
رعایت نظم و ترتیب در تابلو اعلانات.
– طراحی اعلانات به طوری که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن) .
– استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود ( استقرار و طبقه بندی فرم ها در قفسه های مخصوص).
– مرتب کردن اقلام و وسایلی که روزانه با آن سروکار داریم.
– مشخص شدن محل استقرار خودروهای سازمان و ارباب رجوع
زیر شیشه میز افراد می بایست عاری از هر گونه کاغذ یادداشت، دستورالعمل و … باشد ، در صورت نیاز فقط موارد خیلی ضروری
– در کلیه واحدها یک عدد تابلوی اعلانات با برچسب مخصوص جهت ایجاد فرهنگ نوین سازمانی نصب گردیده است.
– قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار.
– آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان ( قانون 30 ثانیه ).
– طراحی جانمایی میز کاری افراد و نصب آن بر روی تابلو اعلانات واحد.
– تمامی دیوارها عاری از هر گونه تقویم، کاغذ، یادداشت و … بوده و در صورت لزوم نصب اعلامیه یا هر اطلاعات دیگر می بایست برروی تابلوی مخصوص قرار گیرد.
30 Second Rule
قانون 30 ثانیه
نمونه فعالیتهای اجرای نظم و ترتیب
گام سوم تنظیف (SEISO):
این اصل به معنای رعایت پاکیزگی در همه حال و در همه جاست به طوریکه روزانه قبل از شروع کار نظافت به مدت 5 دقیقه الزامی است.
پاکیزه کردن محلهایی که اکثر افراد آنها را نمی بینند.
انجام بازبینی و پاکیزه سازی و رفع مشکلات جزیی
تعریف مسئولیت های تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار( حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه، پاکیزگی کامپیوترها)
– استفاده از اسپری و دستمال مخصوص جهت نظافت کامپیوترها
– استفاده از کاور برای کامپیوترها در صورت وجود آلودگی گرد و غبار در محل کار
– انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
انواع آلودگی ها
عبارتند از :
آلودگی گرد و غبار
آلودگی دود
آلودگی نور
آلودگی صوتی
و …
گام چهارم تثبیت SEIKETSO)):
به معنای استاندارد سازی مستمر ، حفظ ونگهداری محیط کار در سطح خوب و مطلوب از طریق کنترل و اصلاح دائمی سه بعد تشخیص ، ترتیب و تنظیف است.
بدون استاندارد سازی ، محیط به وضعیت قبلی خود یعنی یک محیط بی نظم و آشفته باز می گردد.
علامات و نشانه های تایید کننده
علامتگذاری محدوده های خطر بر روی اندازه نماها
بر چسب های حرارتی
علامات نشان دهنده جهت
بر چسبهای نشان دهنده جهت های باز و بسته شدن
بر چسبهای نشان دهنده ولتاژ
رنگهای هشدار دهنده
تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه
برچسبهای نشان دهنده مسئولیت افراد
نمایه گذاری با رنگها
استقرار اشیاء به نحوی که بتوان آنها را چشم بسته پیدا کرد ، بکار برد وکنترل کرد
تقویم ها و سررسیدهای 5S
استفاده از علائم و نشانه ها ( علائم نشان دهنده جهت و راهنما)
– استفاده از علائم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و را هنمای سیستم اطفای حریق،
تابلوهای سیگارکشیدن ممنوع)
– تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه(آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعمل های کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه)
تدوین دستورالعمل اجرای سیستم ( آئین نامه)
– تدوین دستورالعمل بایگانی راکد اسناد
5s – تدوین نظامنامه
5s- تشکیل جلسات کمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف
– درنظر گرفتن شاخص های ارزیابی واحدها، تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار
استفاده از ابزارهای مناسب جهت نگهداری سیستم ( استفاده از فرم " اعلام وضعیت مطلوب" و فرم " اعلام عدم انطباق
ارزیابی های فردی و … )
– تمرین نظم و ترتیب ( آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)
– تمرین وقت شناسی( آموزش استفاده بهینه از زمان )
– نگرش مدیریت به فضای های عمومی
( ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار)
گام پنجم تکلیف (SHITSOKE)
نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین که رعایت این اصل موجب رعایت نزاکت ، ادب و رفتار خوب سازمانی می گردد.
محیط با انضباط محیطی است که در آن به حقوق یکدیگر احترام گذارده شود
پاکیزه سازی همگانی
تمرین وقت شناسی
تمرین نظم و ترتیب
پوشیدن کفشهای ایمنی
مدیریت فضاهای عمومی و نحوه رفتار در آنها
تمرین ارتباط و تلفن
دفترچه راهنما
توجه به زیبائی ها و رعایت ظواهر
تمرین اقدامات اضطراری
ممیزی ساماندهی
به منظور کسب اطمینان از انجام فعالیتهای مشخص شده
مطابق برنامه و کسب نتایج مورد نظر لازم است که به صورت
دوره ای (مثلاً هر سه ماه یکبار و یا هر شش ماه یکبار)
ممیزی ساماندهی با برنامه از پیش تعیین شده ای انجام شود.
پس از انجام ممیزی چنانچه موارد عدم انطباقی مشاهده شد
می بایست در برگه هایی با شکل استاندارد مشخص شده
به اطلاع مسئولین قسمتها برسد.
پس از انجام ممیزی و اعلام موارد عدم انطباق مسئولین نیز
باید نسبت به انجام اقدامات اصلاحی در برطرف کردن ایرادها
اقدام کنند. پس از انجام اصلاحات می بایست تیم ممیزی
دوباره به مکانهای مورد نظر مراجعه و ممیزی مجدد را انجام
دهند. برای هر چه بهتر اجرا شدن ممیزی و ایجاد انگیزه برای
کارکنان باید جوایزی به صورت مادی و معنوی برای پرسنل و
بخش ها و قسمت های برتر که تلاش بیشتری برای
ساماندهی خود انجام داده اند در نظر گرفته شود.
کار پیشنهادی برای یک سازمان
اگر علاقمند به اجرای این برنامه هستید می توانید اقدامات زیر را انجام دهید: 1- تعیین فردی علاقمند و پویا به عنوان مسئول ساماندهی سازمان
2- انتخاب اعضای تیم از بین افراد منضبط، علاقمند و صاحب نفوذ واحدها و بخش های مختلف سازمان مانند عملیات اداری، خدمات، خدمات فنی، ایمنی، روابط عمومی سازمان و تشکیل تیم ساماندهی
3- آموزش اصول Five S به اعضای تیم (در مراحل بعد، این آموزش باید به وسیله اعضا به سایرین منتقل شود
4- برنامه ریزی و تهیه طرح عملیاتی (Action Plan) برای اجرای ساماندهی محیط کار سازمان
5- بررسی کلی و مشخص کردن نابسامانی های سازمان
6- تقسیم کار بین اعضا (بهتر است کل سازمان به مناطقی تقسیم و مسئولیت هر منطقه به یکی از اعضا واگذار شود
7- تکمیل طرح عملیات کلی و تهیه برنامه زمان بندی
8- تهیه فهرست وسایل غیرضروری در فرم مخصوص با هماهنگی و همکاری مسئولان هر قسمت
9- عملیات برچسب گذاری وسایل غیرضروری
10- ارایه فهرست وسایل غیر ضروری برای تعیین تکلیف 11- خارج کردن وسایل غیرضروری از قسمتها
12- تشکیل تیم های فرعی و تخصصی برای طراحی الگوها و ایجاد نظم در سازمان
13- انجام عملیات نظافت شامل عملیات ساختمانی، رنگ آمیزی، شستشو و …
14- تهیه و تدوین استانداردهای لازم با همکاری افراد فنی و متخصص سازمان برای اجرای بهتر و سیستماتیک و سهولت بیشتر در انجام کارها
15- تعیین ممیزین، اعلام برنامه ممیزی و انجام ممیزی همه قسمتها و مشخص کردن نقایص احتمالی
16- تشویق پرسنل و قسمتهای برتر و معرفی آن در سطح سازمان 17- بهبود مستمر و آموزش مستمر برنامه ها و ایجاد فرهنگ ساماندهی در کل سازمان
5S
تجلی آرامش ، آسایش و مودت در محیط کار