نظام آراستگی 5S
کارشناس ارشد مهندسی صنایع ((مدیریت سیستم و بهره وری))
سرممیز بین المللی BRS آمریکا
سرممیز بین المللی NUMBUS انگلستان
عضو انجمن متخصصین ایران
عضو انجمن بهره وری ایران
آشنایی با 5S
5S حروف اول پنج واژه ژاپنی است که به ترتیب عبارتند از :
Seiri Sort تشخیص
Seiton Systematize ترتیب
Seiso Sweep تنظیف
Seiketsu Standardize تنظیم
Shitsuke Self-discipline تکلیف
5S ابزاری برای رسیدن به بهبود مستمر
رضایت همه جانبه ارباب رجوع
محل کار آراسته و مرتب
سازمان هایی که از مدیریت ضعیفی برخوردارند
اقلام غیر ضروری به وفور در محیط مشاهده می شود
جابجایی و حرکت های زیادی برای انجام کار صورت می گیرد
دوباره کاری و ضایعات فراوان است
زمان انجام کار خیلی زیاد است به طوری که ارباب رجوع مدت ها برای دریافت خدمت منتظر می ماند
زمان بیکاری فرد یا دستگاه بالاست
ارباب رجوع دائما از نحوه ارائه خدمات شکایت دارد
حمل و نقل با مشکل روبروست
تجهیزات اداری بسیار کثیف و اکثرا غیر قابل استفاده است
…..
چرا 5S؟
افزایش بهره وری Productivity
بهبود کیفیت Quality
کاهش هزینه Cost
انجام به موقع تعهدات Delivery
افزایش میزان ایمنی در محل کار Safety
افزایش انگیزه و روحیه کارکنان Morale
اهداف 5S
ایجاد محیط کاری تمیز، راحت، ایمن و بهره ور
گسترش افرادی با طرز فکر کایزن در محیط کار
تشکیل گروه های کاری خوب و با مشارکت
توسعه مدیران و سرپرستان برای راهنمایی و رهبری عملی
اصلاح زیر بنا ها برای معرفی تکنولوژی پیشرفته کایزن
مزایای 5S
محل کار منظم و پاکیزه
انجام عملیات کار به آسانی
دریافت نتایج ملموس و مشهود
آشنایی افراد با نظم و ترتیب و خو گرفتن با آن
داشتن احساسی خوب از محیط کار و بالیدن به آن
ایجاد تصویر روشنتری از سازمان در محیط بیرون از آن
دلایل ایجاد اقلام غیر ضروری در محیط کار
خرید مواد اولیه قابل مصرف، بیش از حد نیاز
صدور سفارش خرید اشتباه برای اقلامی که موجود هستند
تغییر در برخی از مشخصه های محصولات، به نحوی که استفاده از بعضی مواد موجود در انبار، قطع می شود.
کیفیت نامناسب برخی از مواد و قطعات نیم ساخته
تولید بیش از حد کالاهای در جریان ساخت و محصولات نهایی
اقلام برگشتی از مشتریان (برگشتی از فروش)
تجهیزات، ابزار، ماشین آلات و وسایل غیر قابل استفاده
نگهداری بیش از حد مدارک و مستندات
مراحل 5S
Seiri
به معنی :
1- حذف لوازم غیر ضروری( تشخیص)
2- نظم دهی به اشیایی که نامنظمند
چه باید کرد :
الف : تنظیم برگه حذف اشیای غیر ضروری Red Tag
در محیط های کار، قبل از 5s می توان بسیاری لوازم و اسباب هایی را دید که هیچ کمکی به بهره وری نمی کنند.
با شناسایی این قبیل وسایل و نصب برچسب های قرمز که از کاغذ های باطله تهیه می شوند، اقلام غیر ضروری مشخص می گردند.
ب: بازبینی دوره ای و انتقال اشیای غیر ضروری
پ : سامان دهی به آنچه که به عنوان ضروری باقی می ماند
ت : تهیه فهرستی از اشیا و لوازم ضروری
مراحل 5S
Seition
به معنی :
1- سامان دهی و مرتب سازی ( ترتیب )
چه باید کرد :
الف :جا دادن لوازم و اشیای مورد نیاز در مکان مناسب
ب: چیدن و بر داشت لوازم بر اساس اصل اولین صادره از اولین وارده
پ : سامان دهی استقرار وسایل به طوری که جابجایی و حرکت روانتر شود
Seiso
به معنی :
1- تمیز کردن ( تنظیف )
چه باید کرد :
الف :تعیین زمان و برنامه مشخصی برای پاکسازی همگانی
ب: تنظیم دستورالعمل های روشن برای نظافت و بازرسی دستگاه و ابزارهای مورد نیاز
پ : فراهم کردن وسایل پاکسازی
ت: شناسایی و حذف عوامل آلوده ساز
مراحل 5S
Sekitsu
به معنی :
1- استاندارد سازی ( تنظیم )
چه باید کرد :
الف :کد گذاری با استفاده از علائم رنگی
ب: تعیین مسیرهای رفت و آمد برای حمل و نقل آسان
پ: بازرسی بصری
ت: پیشگیری از وقوع مجدد بی نظمی در محیط
مراحل 5S
Shitsuke
به معنی :
1- نظم و انضباط فردی ( تکلیف )
چه باید کرد :
الف : رعایت اصل نظافت فردی
ب : رعایت دقیق اصول ایمنی کار
ت : قرار دادن اشیا و لوازم در مکان تعیین شده پس از استفاده
ث : انجام وظایف بر اساس استاندارد عملیاتی تعیین شده
ج : ممیزی دوره ای اجرای 5S
مراحل 5S
؟5Sعوامل موثر در موفقیت
1- حمایت عملی مدیریت ارشد سازمان
2- آموزش های مورد نیاز
3- آغاز برنامه با مشارکت همگانی
4- تهیه دستورالعمل های اجرایی مشخص
5- ادامه فعالیت با آغاز چرخه دیگری برای دستیابی به استاندارد بالاتر
نکاتی برای به اجرا در آوردن 5S
1 – تعیین قواعدی برای نحوه نظافت. مثلاً فعالیت های 5 دقیقه ای.
2- مکانی را برای همه چیز مشخص کنیم. شامل انبارها – قفسه ها- علامتگذاری مناسب.
3- اگر هیچ اقدامی صورت نگیرد بهبودی حاصل نخواهد شد.
4- اگر خودتان نمی توانید انجام دهید از دیگران کمک بخواهید.
هفت اصل نظم
بکار گیری اصل FIFO در طبقه بندی و استقرار اقلام
در نظر گرفتن محل مشخص برای استقرار هر قلم
در نظر گرفتن برچسب ها و شناسه (کد) برای اقلام و محل استقرار آن ها
استقرار اقلام به نحوی که به آسانی قابل مشاهده باشند
استقرار اقلام به نحوی که به سادگی قابل دستیابی و حمل باشند
جدا کردن اقلام ویژه از اقلام عمومی
استقرار اقلام پرمصرف در نزدیکی کاربر یا استفاده کننده
پنج اصل نظافت
در نظر گرفتن روزانه 5 تا 10 دقیقه برای نظافت
مشخص کردن مسئول برای هر وسیله
ترکیب عملیات نظافت و بازرسی
تکرار عملیات جارو کردن، پاک کردن و خشک کردن، برق انداختن، کنترل و تنظیم
طرحریزی، سازماندهی برای روزهای بزرگ، یک یا دوبار در سال
گام به گام اجرای 5S
توجیه اولیه مدیران و تصمیم گیران سازمان
بازدید از نمونه های موفق
جلب اشتیاق و تعهد مدیریت
شناسایی وضعیت فعلی ( بازدید اولیه )
مستند سازی وضعیت فعلی
تشکیل گروه کاری و تعیین وظایف گروه
انتخاب واحد یا بخش نمونه برای اجرای دوره
آموزش افراد گروه
اجرا در ( واحد )بخش نمونه
انتشار و بازتاب نتایج
انتخاب واحد یا بخش نمونه بعدی
؟5Sممیزی و ارزیابی دوره ای
تنظیم طرح ارزیابی و تشویق
انجام ممیزی به صورت دوره ای
ایجاد فضای رقابت بین واحدها و بخش ها
طراحی و اعطای جایزه به صورت فردی و گروهی
راه اندازی تورهای مطالعاتی برای بازدید از نمونه های موفق
دلایل افزایش تعداد سازمان های موفق در اجرای 5S
قابلیت اجرا در هر سازمان با هر اندازه (کوچک، متوسط و بزرگ)
قابلیت اجرای آسان در هر سازمان با هر زمینه کاری
آسان بودن فهم فلسفه نظام آراستگی برای همه افراد
علاقه مند بودن همه افراد به محیط کار تمیز، راحت و مرتب
دلایل فراگیر شدن 5S در یک سازمان
تغییر محیط کار به سمت بهتر شدن و سازمان یافته تر شدن
آسان و ایمن تر شدن عملیات اجرایی و ستادی (دفتری)
قابل مشاهده بودن نتایج برای تمامی افراد (در محیط کار و یا خارج از آن)
ایجاد تفکرات بیشتر و جدید تر
منظم بودن افراد بطور ذاتی
افتخار نمودن افراد به محیط کاری تمیز و مرتب خویش
ارائه تصویر مناسب از شرکت و رونق گرفتن کار و تجارت
در محیط های اداری 5Sمصداق
1- کاهش تعداد فرمها و رونوشت نامه ها
2- نگهداری مناسب اسناد و مدارک به طوری که کمترین زمان برای یافتن آن ها صرف شود
3- استفاده از یک فرم مشخص برای انجام یک اقدام معین
4- حذف بایگانی های شخصی
5- ترویج کار گروهی
6- انجام عملیات کار بر اساس دستور العمل و راهنمای روشن
7- اطلاع رسانی مناسب
8- حفظ نظم و پاکیزگی
اصغر خانمحمدی
با تشکر از شما!