راهنمای ارزیابی درونی
مرکز مطالعات و توسعه آموزش پزشکی
دانشگاه علوم پزشکی لرستان
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
کیفیت یک ارزش اصلی در آموزش عالی بوده ،ضمن ابهام خاصی که همواره در مورد آن وجود داشته، مفاهیم متعددی برای آن متصور است که هر یک از منظری مورد توجه قرار گرفته و هر کدام مورد استفاده خاصی نیز دارد.
روشی که برای ارزیابی یا ارزشیابی (evaluation) از کیفیت درآموزش عالی بکار گرفته می شود، نیز باید در جهت همان مفهوم از کیفیت باشد که انتخاب کرده و به آن توجه داریم.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
یکی از مهمترین نکاتی که در بررسی کیفیت با آن مواجه می شویم این است که یک تعریف علمی از کیفیت همواره باید اختصاصی باشد.
یعنی ” کیفیت چیزی برای یک هدف خاص“
به عبارت دیگر، ”کیفیت عام“ وجود ندارد.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
این همان تعریفی است که کیفیت را ”تناسب با هدف (fitness for purpose)“ معرفی می کند.
مثلاً یک برنامه تحصیلی ممکن است برای تربیت افرادی محقق بسیار خوب باشد ولی نه برای تربیت افرادی که در آن حرفه مشغول به کار می شوند.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
پس، یکی از رویکردهای علمی در ارزشیابی آموزشی، رویکرد مبتنی بر هدف می باشد.
در این راهنما سعی شده است الگوی مناسبی برای اجرای ارزشیابی درونی مبتنی بر هدف در سطح گروه های آموزشی در اختیار علاقه مندان و مجریان این طرح قرار گیرد.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
هدف اصلی از چنین ارزیابی ارتقاء کیفیت بوده و این مهم از طریق فرایندی انجام می گیرد که منجر به قضاوت یا توصیه ها و پیشنهاداتی در خصوص کیفیت آموزش در گروه مربوطه می گردد.
به طور معمول ماهیت چنین ارزشیابی هایی بیشتر کیفی است.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
البته هر ارزشیابی دارای دو بعد درونی (خود ارزشیابی) و بیرونی (توسط کارشناسان خارجی یاهیات همگنان) می باشد، که در این مورد نیز در صورتی که گروه لازم بداند می تواند پس از انجام ارزشیابی و به منظور اطمینان از صحت کار و استفاده از نظرات متخصصین و کارشناسان خارج از این مجموعه در جهت شناخت بهتر نقاط قوت و ضعف و دریافت پیشنهادات مناسب برای بهبود،در خواست انجام ارزشیابی بیرونی نماید.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
مسئولیت و هدایت ارزشیابی درونی به عهده یک تیم خود ارزشیابی یا همان کمیته ارزشیابی درونی و ترجیحاً به رهبری مدیر گروه می باشد.
برای رسیدن به اهداف ارزشیابی درونی، کارکردن بر مبنای راهنما و چهار چوب ارائه شده که بیشتر عوامل مقتضی و سئوالات اصلی را پوشش می دهد، بسیار حائز اهمیت است.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
به طور خلاصه در این الگو، گروه عوامل موثر در آموزش را بررسی کرده و وضعیت موجود آن را با استفاده از ابزار مناسب بدست می آورد سپس این وضعیت را با وضعیت مطلوب آن مقایسه کرده و درباره آن به قضاوت می نشیند.
نقاط قوت و ضعف را در ارزشیابی بدست آورده و بر اساس یافته های ارزشیابی، مورد تجزیه و تحلیل و بحث و بررسی قرار می دهد.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
اما نکته اصلی چگونگی تعیین وضعیت مطلوب است.
از آن جایی که ارزشیابی ،مبتنی بر هدف است، باید وضعیت مطلوب برای عوامل و ملاکها به گونه ای تعریف شود که اهداف گروه را برآورده سازد،
بدین منظور باید اهداف کلی گروه کاملاً مشخص شده باشد، .به عبارت دیگر وضعیت مطلوب یا اهدافی را برای هر عامل تعیین می کنیم که ناظر به اهداف کلی گروه باشد و همان طور که گفته شد وضعیت مطلوب ملاک های هر عامل را با توجه به اهداف آن عامل تعیین می کنیم.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
بدین ترتیب کاملا" روشن است مقایسه وضع موجود با وضعیت مطلوبی که بر اساس اهداف تعیین شده، به ما می گوید که تا چه اندازه به اهداف گروه رسیده ایم و یا از آن فاصله داریم و این همان ارزشیابی مبتنی بر هدف است.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
پس از اتمام مراحل ارزشیابی باید گزارش آن تهیه شود، گزارش ارزشیابی باید نه تنها یک گزارش توصیفی بلکه تحلیلی باشد، زیرا این گزارش منجر به آغاز فعالیت های ارتقاء در گروه می شود و یا در صورت نیاز به تیم ارزشیابی بیرونی ارائه می شود.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
زمان انجام ارزشیابی درونی یعنی شروع آن تا انتشار گزارش نیز حائز اهمیت است.
حداقل این زمان باید بگونه ای باشد که وقت کافی برای انجام ارزشیابی، بحث های داخلی در خصوص چهارچوب و گزارش حاصله و آماده کردن یک گزارش تحلیلی که قبلا" مورد بحث واقع شده باشد، وجود داشته باشد.
ارزیابی درونی مبتنی بر هدف در گروه های آموزشی
طولانی شدن بیشتر از حد این زمان موجب کاهش صحت و تناسب اطلاعات و بحث های انجام شده می گردد.
به نظر می رسد زمان بین 3 تا 6 ماه برای ارائه گزارش نهائی ارزشیابی درونی زمان مناسبی باشد.
مراحل انجام ارزشیابی درونی
معرفی ارزشیابی درونی (آشنایی اعضاء هیات علمی با ارزشیابی درونی)
تشکیل کمیته ارزشیابی درونی در گروه های آموزشی
تدوین یا تصریح رسالت و اهداف آموزشی
تعیین حوزه های ارزشیابی و ملاک های هریک از آنها
تعیین وضعیت مطلوب متناسب با هر یک از ملاک ها
مراحل انجام ارزشیابی درونی
تعیین روش های جمع آوری داده ها و تدوین ابزار اندازه گیری
جمع آوری، تحلیل و تفسیر داده ها
تهیه گزارش مقدماتی و بحث پیرامون داده ها
تهیه گزارش نهایی و ارائه پیشنهادها
پیگیری نتایج
گام اول: معرفی ارزشیابی درونی
از آنجا که ارزشیابی درونی در شکل نوین خود برای بسیاری از واحدهای آموزشی ناشناخته است و اکثریت اعضاء هیات علمی به واسطه ماهیت رشته خود با این فرایند آشنا نیستند، بنابراین لازم است که در ابتدا اعضاء هیات علمی با این علم آشنا گردند.
در این راستا اطلاع رسانی به شرح ذیل می تواند راه گشا باشد:
شرکت در کارگاه های ارزشیابی درونی
استفاده از جزوات و متون ارزشیابی
استفاده از تجارب گروه هایی که ارزشیابی درونی را انجام داده اند
تشکیل جلسات درون گروهی واستفاده از رهنمودهای کارشناسان ارزشیابی در این جلسات
گام دوم : تشکیل کمیته ارزشیابی درونی در گروه های آموزشی
این کمیته بعد از توجیه اعضاء هیات علمی و آشنایی آنها با فرایند ارزشیابی درونی با مشارکت اعضاء هیات علمی تشکیل می گردد.
پیشنهاد می شود در این کمیته علاوه بر اعضای اصلی (هیات علمی)، از یک کارشناس با تجربه آموزشی و حتی المقدور نمایندگانی از گروه های ذینفع ( دانشجو، کارکنان) استفاده شود و با توجه به نقش حساس و حیاتی مدیریت در فرایند ارزشیابی و پیگیری نتایج، مدیر گروه در راس این کمیته به منظور حمایت گروه قرار دارد.
وظایف کمیته ارزشیابی درونی عبارتند از:
ارائه برنامه زمان بندی جهت اجرای طرح
تعیین نقش هریک از اعضاء و تشکیل کمیته های کاری
آشکارسازی اهداف ارزشیابی و لزوم انجام آن برای تمام دست اندرکاران و جلب مشارکت آنان
تعیین حوزه ها و ملاک های مرتبط با آنها
تدوین وضعیت مطلوب برای هریک از ملاک ها
وظایف کمیته ارزشیابی درونی عبارتند از:
تدوین ابزار و جمع آوری داده ها
تحلیل، تفسیر و ارائه پیشنهادات اجرائی
تدوین گزارش ارزشیابی درونی
پیگیری پیشنهادات
هدایت طرح ارزشیابی درونی تا پایان
کمیته ارزشیابی درونی هر گروه باید دارای ویژگی های ذیل باشد:
اصل مهم مشارکت اکثریت اعضاء هیات علمی گروه می باشد.
این افراد باید نسبت به واحد مورد نظر ( برنامه آموزشی، موسسه) اطلاعات کافی داشته باشند.
بهتر است کمیته شامل نمایندگان همه دست اندرکاران درون سیستم باشد.
صرف وقت و انرژی لازم توسط هر یک از اعضای کمیته برای این امر ضروری است.
گام سوم : تدوین یا تصریح رسالت و اهداف آموزشی
با توجه به اینکه ارزشیابی درونی مبتی بر اهداف گروه می باشد و تدوین وضعیت های مطلوب نیز باید متناسب با هدف ها صورت پذیرد، بنابراین کمیته ارزشیابی درونی در ابتدا باید رسالت و اهداف گروه را مدون و یا تصریح نماید.
بدین منظور ابتدا باید اهداف کلی گروه برای اجرای هر یک از برنامه های آموزشی در مقطع پزشک عمومی (دانشجو و انترن) و تخصصی (دستیاران) و احتمالا دوره های فوق تخصصی آشکار شده باشد.
به عبارتی ماموریت گروه و اهداف کلی و جزئی آن مشخص و مدون گردد. رسالت و اهداف کلی در ابتدای تاسیس گروه احتمالاً نوشته شده است و بر اساس آنها اعضاء هیات علمی که صاحب نظر و متخصص در رشته خود می باشند اهداف آموزشی گروه را تصریح و تدوین می نمایند.
البته ممکن است که این اهداف به صورت مدون در گروه وجود داشته باشد که مجدداً بازبینی و در صورت لزوم تصحیح می گردد و نهایتاً در ارزشیابی درونی به عنوان اولین حوزه مورد ارزشیابی قرار خواهد گرفت.
گام چهارم : تعیین حوزه های ارزشیابی و ملاک های هریک از آنها
در این مرحله اعضاء هیات علمی مشخص می کنند که چه جنبه هایی از نظام آموزشی را مورد ارزشیابی قرار خواهند داد.
یعنی به بررسی و مرور حوزه های ارزشیابی پرداخته و برای هریک از آنها تعدادی از ملاکهای مرتبط و مهم انتخاب می گردد.
با توجه به تجارب ملی و بین المللی چندین حوزه و ملاک های آنها را که یک برنامه را پوشش می دهند، می توان به شرح زیر نام برد:
1_حوزه رسالت و اهداف آموزشی
رسالت های یک گروه هدف نهایی تشکیل آن را نشان داده و فلسفه وجودی گروه را نمایان می سازند.
رسالت ها یا ماموریت های یک واحد در هنگام تاسیس آن به وسیله متخصصان تعیین می شود.
هدف های گروه مقاصدی هستند که گروه قصد دارد از طریق فعالیت های جاری خود به آنها دست یابد.
مهمترین ملاک هایی که در این حوزه مورد ارزشیابی قرار می گیرند عبارتند از :
وجود رسالت ها و اهداف مدون
مشارکت دست اندر کاران در تدوین اهداف
رعایت قواعد هدف نویسی و طبقه بندی (دانش، مهارت و نگرش).
میزان آگاهی دست اندرکاران
بازنگری رسالت و اهداف آموزشی گروه
2_ حوزه مدیریت و سازماندهی
در این حوزه ملاک های مربوط به چگونگی مدیریت گروه و نحوه سازماندهی فعالیت های مختلف گروه مورد بررسی قرار می گیرد.
ملاکهایی که در این حوزه مورد ارزشیابی قرار می گیرند عبارتند از:
نحوه انتخاب و وظایف مدیر گروه
ویژگی های مدیر گروه (علمی، سابقه آموزشی، سابقه مدیریت، دوره های آموزشی و مطالعه درباره مدیریت، اطلاع از قوانین اختیارات وآیین نامه ها، پیگیری مشکلات گروه)
میزان استقلال گروه در برنامه ریزی و سازماندهی فعالیت ها
برنامه های توسعه اعضاء هیات علمی (برنامه برای افزایش توان آموزشی، فرصت های مطالعاتی)
آئین نامه های داخلی گروه (شفافیت- میزان آگاهی دست اندر کاران- کفایت) و اجرای آن
وجود ساز وکار مشخص برای تعیین: بودجه، هزینه های گروه و نحوه هزینه آن
برنامه مشخص برای ارتباطات (داخل و خارج ازگروه)
برنامه های تشویق و توبیخ
نحوه گزینش و استخدام هیات علمی (سایر کارکنان)
3_ حوزه برنامه آموزشی
با توجه به متعدد بودن مخاطبین (دانشجویان رشته های مختلف و یا سطوح مختلف) در یک گروه باید ابتدا به دقت برنامه آموزشی را در ارتباط با مخاطبین خاص آن شفاف نمود.
یک گروه آموزشی ممکن است نسبت به یک رشته، اداره کننده تقریبا کل برنامه درسی آن رشته باشد ( مثلا در گروه بالینی داخلی برنامه آموزشی رزیدنت های داخلی ) و نسبت به گروه دیگری از دانشجویان هدایت کننده بخشی از برنامه درسی باشد (همین گروه داخلی نسبت به دانشجویان دوره کارآموزی و کارورزی رشته پزشک عمومی هدایت کننده بخشی از برنامه درسی می باشد).
در این حوزه برنامه های درسی و فعالیت های آموزشی با توجه به ملاک های ذیل مورد ارزشیابی قرار می گیرند.
تعریف دقیق فعالیت های آموزشی (what/ whom/ who/ where/ when)
تناسب محتوای برنامه آموزشی با اهداف
مشارکت در برنامه ریزی درسی
اجرای برنامه آموزشی (در این بخش موقعیت های مختلف آموزشی اعم از گزارش صبحگاهی، راند آموزشی، کنفرانس ها، ….. هر یک به تفکیک بررسی شده و میزان حضور و استفاده دانشجویان از این موقعیت ها ارزشیابی می شود.)
روش های تدریس ومیزان استفاده از طرح درس
یکپارچگی علوم پایه و بالینی
4_ حوزه هیات علمی
نظر به این که در این بخش هیات علمی به عنوان جزء مهمی از سیستم آموزشی با هدف ارتقاء کیفیت آموزش در ارزشیابی مورد بررسی قرار می گیرد، در این حوزه ارزشیابی هیات علمی کاملاً متفاوت از ارزشیابی فردی و سنتی یا روش های در حال اجراء می باشد.
در حوزه 4 ملاک های ذیل مد نظر است:
ترکیب و توزیع اعضاء هیات علمی (تعداد- مرتبه دانشگاهی– درجه علمی- وضعیت استخدامی- نسبت تمام وقت به پاره وقت)
توانمندی های آموزشی (سابقه تدریس- گارگاه روش تدریس- تالیف- ترجمه- پروژه یا فعالیت مرتبط با آموزش).
توزیع فعالیت های اعضاء هیات علمی (بر حسب زمان اختصاص یافته) در سه بخش آموزش: گزارش صبحگاهی، راند، گراند راند، کنفرانس، کنفرانس mort & morb، ژورنال کلاب، تدریس عملی، تدریس نظری، مشاوره) پژوهش: فعالیت در مراکز پژوهشی، هدایت پایان نامه. درمان: فعالیت های درمانی فاقد جنبه آموزشی.
نوآوری و خلاقیت اعضاء هیات علمی.
میزان رضایت هیات علمی از امکانات رفاهی و خدمات.
5_ حوزه دانشجویان:
بسیاری از ملاک ها که در ارتباط با دانشجویان می باشد در این حوزه سنجیده می شوند که عبارتند از:
ترکیب و توزیع دانشجویان (تعداد- سن- جنس- بومی بودن)
صلاحیت های ورودی(دوره های پیش نیاز – نمرات امتحانی قبلی- علایق تحصیلی)
ارتباط دانشجویان با اعضاء هیات علمی و مدیر گروه
مشارکت در برنامه ریزی، اجرا و ارزشیابی
پیشرفت و افت تحصیلی
آگاهی دانشجویان از حقوق و وظایف خود.
میانگین زمان مطالعه در این زمینه بررسی ساعت کاری درمانی غیر ضروری (غیر آموزش)، اشتغال دانشجویان در خارج از دانشگاه و تعیین دقیق متوسط زمان مطالعه درنظر گرفته شده است.
فعالیت های پژوهشی دانشجو
پیشرفت و افت تحصیلی
6_ حوزه منابع آموزشی
در این حو زه عمدتاً میزان کفایت فضا، تجهیزات و امکانات آموزشی با توجه به هدف های گروه و نیز دوره های آموزشی موجود مورد بررسی قرار می گیرد که از این طریق کاستی ها و امکانات بلا استفاده مشخص شده و چگونگی استفاده موثر از فضا و تجهیزات تعیین می گردد.
ملاک های آن عبارتند از:
کیفیت،تعداد و تنوع فضاهای آموزشی (کلاس ها، بخش ها، درمانگاه، آزمایشگاه …)
کتابخانه (وسعت- تعداد کتب مرجع- تعداد اشتراک مجلات علمی- جدید بودن منابع– میزان دسترسی – کتابدار)
تجهیزات اطلاع رسانی کامپیوتری
وسایل کمک آموزشی و تناسب آنها با نیازها
میزان استفاده از وسایل کمک آموزشی
تجهیزات بالینی موثر در آموزش
کفایت بیماران از لحاظ تعداد و تنوع
برنامه و خط و مشی گروه برای تامین و بهینه سازی منابع آموزشی
7_ حوزه پژوهش
با توجه به اهمیت پژوهش در ارتقاء کیفیت آموزش در گروه، به عنوان حوزه ای مستقل به وسیله ملاک های ذیل مورد سنجش قرار می گیرد.
آثار و فعالیت های انفرادی اعضاء هیات علمی (تالیف، ترجمه، مقاله، راهنمایی پایان نامه، شرکت در پروژه های تحقیقاتی)
خط مشی و برنامه های مشخص گروه برای پژوهش
پروژه های پژوهشی گروه (ملی/ بین المللی)، در این بخش پروژه های پژوهشی که به صورت گروهی توسط اعضا هیات علمی تعهد شده مد نظر می باشد و از جهات تعداد، عناوین، (علمی – کاربردی) ابعاد (منطقه ای – ملی ) مورد بررسی قرار می گیرد.
سمینارها و همایش های برگزار شده توسط گروه.
امکانات پژوهشی:
در این بخش امکانات پژوهشی از جهات بودجه (مستقیم و یا غیر مستقیم از طریق جذب امکانات مالی خارج از سیستم ) دسترسی به اینترنت (نوع خط ، میزان دسترسی و آموزش استفاده از اینترنت) و سایر امکانات احتمالی که ممکن است تسهیل کننده پژوهش های گروه باشد مورد بررسی قرار می گیرد.
8_ حوزه سنجش و ارزشیابی
این حوزه بررسی و ارزشیابی انواع روش های ارزشیابی موجود در گروه آموزشی را مورد نظر دارد.
با توجه به اهمیت امتحانات (سنجش) در بررسی پیشرفت تحصیلی دانشجویان و علیرغم این که خود یک روش ارزشیابی است، آن را به طور مجزا بررسی نموده و لذا این حوزه در دو بخش بررسی می گردد.
سنجش (امتحانات): (تنوع روش های سنجش، وجود برنامه ریزی مشخص جهت سنجش، تناسب سنجش با اهداف آموزشی).
وجود سایر برنامه های ارزشیابی در حوزه های مختلف و کیفیت آنها.
در این بخش کلیه ارزشیابی های به عمل آمده در گروه ( به جز امتحانات ) مورد بررسی قرار می گیرد (ارزشیابی های مدیرگروه، هیات علمی، دانشجو….).
این برنامه های ارزشیابی از لحاظ وجود، تنوع ارزشیابی ها، تناوب انجام آنها و میزان اعتماد به هر یک از روش ها و خصوصا بازخورد نتایج هر یک از ارزشیابی ها مورد بررسی قرارمی گیرد.
9_ حوزه دانش آموختگان
کسب باز خورد از دانش آموختگان و اهمیتی که این افراد به عنوان محصول نهایی و برآیند سیستم آموزشی دارند، ایجاب می نماید که برای قضاوت در باره برنامه، مورد ارزشیابی قرار گیرند.
تفاوت میان آنچه در دوره های آموزشی تدریس می شود و آنچه نیازهای جامعه و شغلی و حرفه ای از خدمات پزشکی می باشد، موضوعی است که سال ها مورد بحث محافل پزشکی بوده است.
ارزشیابی دانش آموختگان در بررسی این تفاوت و پیدا کردن نواقص برنامه های آموزشی از جایگاه خاصی برخورداراست.علی رغم این اهمیت تاکنون ارزشیابی از این حوزه در دسترس نمی باشد.
با توجه به مسائل فوق و با لحاظ نمودن اهمیت دانش آموختگان تاکید می گردد بررسی این حوزه در برنامه های آموزشی منجر به مدرک (مثل برنامه رزیدنتی ) الزامی بوده و اطلاعات بسیار مفیدی جهت اصلاح برنامه های آموزشی در اختیار گروه آموزشی قرارمی دهد.
ملاک های مورد نظر عبارتند از:
وجود سازو کار مشخص در گروه برای ارتباط با دانش آموختگان
بازنگری در برنامه آموزشی با استفاده از بازخورد دانش آموختگان
توانایی های شناختی و مهارتی دانش آموختگان و تناسب با نیازها
سرنوشت شغلی دانش آموختگان
آثار علمی دانش آموختگان
نحوه ادامه تحصیل دانش آموختگان
میزان استفاده از دانش آموختگان در گروه
تناسب اهداف آموزشی با نیازهای شغلی
گام پنجم :
تعیین وضعیت مطلوب متناسب با هر یک از ملاکها
از آن جایی که ارزشیابی مبتنی بر هدف است، باید وضعیت مطلوب برای حوزه ها و ملاک ها به گونه ای تعریف شود که اهداف گروه را برآورده سازد.
یعنی اعضا هیات علمی گروه با توجه به شناختی که از اهداف و رسالت های خود دارند و برای رسیدن به آن اهداف، وضعیت مطلوب هر یک از ملاک ها را برای قضاوت نهایی تدوین نمایند.
به عنوان مثال برای ملاک (مشارکت اعضاء هیات علمی در تدوین اهداف) در حوزه اهداف و رسالتها وضعیت مطلوب اینگونه تعریف شده است:
اکثریت اعضا هیات علمی (90%) در تدوین یا تصریح اهداف آموزشی مشارکت داشته باشند. اعضا هیات علمی در این گام برای همه ملاکها وضعیت مطلوب متناسب و واقعی را تدوین می نمایند.
گام ششم: تعیین روش های جمع آوری داده ها و تدوین ابزار اندازه گیری
پس از مشخص شدن حوزه ها و ملاک های آنها و تدوین وضعیت مطلوب برای هر ملاک جهت بررسی وضعیت موجود و مقایسه آن با وضعیت مطلوب، ابزار و روش های جمع آوری داده ها تعیین و تدوین می گردد.
برای جمع آوری داده ها در یک ارزشیابی سیستماتیک روش های متنوعی وجود دارد که در ذیل مورد بحث قرار می گیرند:
پرسش نامه
مشاهده
مصاحبه
روش بررسی اسناد و مدارک
چک لیست
گام هفتم: جمع آوری، تحلیل و تفسیر داده ها
تیم ارزشیابی درونی باید یک برنامه زمان بندی شده جهت جمع آوری داده ها ارائه نموده و با توجه به شرایط سازمان خود، داده ها را در زمان هایی که موثر و مفید است جمع آوری نماید.
برای جمع آوری داده ها از افراد آموزش دیده استفاده نمایید تا صحت اطلاعات و مفید بودن آنها را افزایش دهید.
قبلا منابعی را که اطلاعات باید از آنها جمع آوری شود مشخص نموده و جمع آوری آن را برنامه ریزی کنید.
به یاد داشته باشید که فقط اطلاعاتی را که مورد استفاده قرارمی دهید جمع آوری نمایید
همه اطلاعاتی را که جمع آوری نموده اید مورد استفاده قرارداده و به کار بندید.
در ارزشیابی های علمی و سیستماتیک تجزیه و تحلیل داده های کمی و کیفی بسیار اساسی بوده و براساس اصول خاصی اطلاعات دسته بندی می گردد.
اطلاعات با هر روشی که به دست آمده باشد در تجزیه و تحلیل آنها باید نظری به اهداف اولیه ارزشیابی داشته و برآن اساس داده ها و اطلاعات باید توصیف ، تحلیل ، تفسیر و مورد قضاوت قرارگیرد
در مرحله تجزیه و تحلیل داده ها از برخی تکنیک ها برای تجزیه و تحلیل داده ها استفاده می شود که در ذیل به اجمال مورد بحث قرار می گیرد.
تجزیه و تحلیل داده های کمی
تجزیه و تحلیل داده های کیفی
تجزیه و تحلیل داده های کمی
در داده های حاصل از ارزیابی که بوسیله پرسشنامه به دست می آید نتایج را پس از استخراج از پرسشنامه ها می توان با استفاده از میانگین، درصدها و غیره تحلیل نموده و برای درجه ها و رتبه ها یک میانگین درنظر گرفت و با توجه به اهداف و وضعیت های مطلوب که توسط اعضای هیات علمی از قبل تدوین شده درباره آنها قضاوت نمود.
تجزیه و تحلیل داده های کیفی
این گونه داده ها از طریق مصاحبه ، مشاهده ، استخراج از اسناد و مدارک و امثال آن گردآوری می شوند.در این گام یافته های حاصل از ارزشیابی پس ازمقایسه با وضعیتهای مطلوب، توصیف، تحلیل، ریشه یابی و تفسیر می شود.
گام هشتم: تهیه گزارش مقدماتی و بحث پیرامون داده ها
در این گام متن گزارش اولیه که از حوزه های ارزشیابی تبعیت خواهد نمود، تدوین می گردد.
یعنی برای هر حوزه به صورت مجزا نتایج گام هفتم (توصیف،تحلیل،ریشه یابی و تفسیر) مدون شده و نقاط قوت وضعف به وضوح ذکر می گردد، به نحوی که یک پیش نویس جهت بحث در گروه تهیه گردد که بر اساس آن اعضا هیات علمی بتوانند پیشنهادات عملی واجرایی را تدوین نموده و پیش نویس گزارش نهایی را آماده نمایند.
گام نهم: تهیه گزارش نهایی و ارائه پیشنهادها
تدوین یک گزارش کلیشه ای یا صرفا توصیفی بدون نقادی و موشکافانه منطقی و یا احیانا خودداری از ارائه اطلاعات صحیح و هرچه مطلوب تر نشان دادن وضعیت گروه در یک گزارش نه تنها مزیتی ندارد بلکه موجب نادیده گرفتن اهداف اصلی از انجام ارزشیابی و به هدر رفتن وقت و هزینه گروه می شود.
گزارش ارزشیابی درونی توسط تیم ارزشیابی کننده تدوین و به تایید یا امضا مدیرگروه می رسد تا این اطمینان حاصل شود که گزارش با نظر و آگاهی وی تهیه شده و مسئولیت پیگیری نتایج و پیشنهادات آن را به عهده می گیرد.
همچنین مدیر گروه تصمیم می گیرد گزارش در اختیار چه افراد دیگری گذاشته شده و یا در صورت درخواست گروه برای ارزشیابی بیرونی و استفاده از نظرات کارشناسان و متخصصین خارج از گروه در اختیار تیم ارزشیابی بیرونی قرارگیرد.
به هر حال گزارش ارزشیابی درونی باید ضمن ارائه یک دید کلی از واحد مورد ارزشیابی برای خواننده گزارش، تصویر روشن و واضحی از وضعیت موجود گروه در کلیه حوزه های مورد بررسی ارائه داده، نقاط ضعف و قوت را آشکار کرده و مورد بحث و تجزیه و تحلیل قراردهد.
یک گزارش خوب ارزشیابی درونی باید به گونه ای تدوین شود که خواننده ای که عضو این گروه یا تیم ارزشیابی نباشد، بتواند با مطالعه آن ضمن آگاهی از اهداف گروه، امکان تجزیه و تحلیل اطلاعات ارائه شده را داشته و خود بتواند به یک استنباط منطقی دست یابد.
از طرفی، یافته ها، تجزیه و تحلیل و بحث و نتیجه گیری در گزارش باید کاملا مستند باشد.
به طور کلی یک گزارش ارزشیابی قسمت های ذیل را شامل می شود:
عنوان
مقدمه
متن گزارش
بحث و نتیجه گیری
ضمیمه
عنوان
گزارش ارزشیابی درونی باید دارای یک صفحه عنوان باشد که در آن:
نوع گروه یا واحدی که مورد ارزشیابی قرارگرفته است، ذکر شده (مثلا ارزشیابی درونی گروه داخلی)،
نام واحد و سازمانی که به آن وابسته است بیان گردیده
و تاریخ انجام ارزشیابی
و مجری یا مجریان آن عنوان گردد.
مقدمه
در مقدمه گزارش ارزشیابی درونی باید:
شرح مختصری از واحد مورد ارزشیابی شامل تاریخچه تاسیس، وسعت، تعداد اعضای هیات علمی و فراگیران و ….. ذکر گردد به طوری که هر فرد خارج از آن واحد با خواندن آن اطلاعات مفیدی نسبت به آن دریافت نموده و دید روشنی نسبت به آن واحد کسب کند.
سپس به شرح فرایند انجام ارزشیابی،
اعضاء کمیته ارزشیابی درونی و افرادی که در گروه با آنها همکاری داشتند
و درباره میزان بحث در گروه بر روی گزارش ارزشیابی درونی
و هم چنین عوامل موثر و مثبت و مشکلات و موانع موجود که بر فرایند ارزشیابی درونی تاثیر داشته اند،
مختصرا توضیحاتی ارائه گردد.
متن گزارش ارزشیابی درونی
متن گزارش ارزشیابی درونی از حوزه ها و ملاک های آنها تبعیت می نماید.
یعنی براساس حوزه هایی که مورد ارزشیابی قرارگرفته است و به صورت منفک هر حوزه مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.
نقطه آغازین تجزیه و تحلیل و اولین حوزه، اهداف و رسالت ها می باشد.
در متن گزارش هر حوزه به صورت جدا مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و توصیف می گردد.
تجزیه و تحلیل، قوت ها و ضعف های هر حوزه را مشخص می کند و نقاط قوت و ضعف مورد بحث و ریشه یابی قرارگرفته و علت آنها مشخص می گردد.
نتیجه گیری
در نتیجه گیری قوت ها و ضعف ها در ارتباط با هم و به صورت کلی در همه حوزه ها مورد بحث و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و برنامه اجرایی برای جبران ضعف ها و گسترش نقاط قوت ارائه می گردد.
یک نتیجه گیری مفید ویژگی های ذیل را داراست:
چون هدف یک ارزشیابی، بهبود کیفیت مستمر است؛ ارزشمند آن است که تا آنجا که ممکن است آزاد بوده و منعکس کننده وضعیت خود باشد. بنابراین، قوت ها و ضعف ها صراحتا بیان شود. به ویژه ارزشمند است که از اهمیت ضعف ها کاسته نشده و یا پرده پوشی نشود.
قوت و ضعف هایی که در بخش اصلی گزارش بحث نشده، نباید ناگهان در نتیجه گیری بیاید، زیرا صحت آنها اثبات نمی شود و نتیجه گیری به یک سخنرانی از جانب دپارتمان تبدیل خواهد شد.
قوت و ضعف هایی که در بخش اصلی گزارش بحث می شوند، دوباره در نتیجه گیری عنوان خواهد شد.
در نتیجه گیری طرح هایی برای جبران ضعف ها به شکل برنامه های اجرایی ارایه خواهند شد.
ضمیمه گزارش:
در ضمیمه گزارش ارزشیابی درونی، پرسشنامه ها ، چک لیست ها و کلیه مستنداتی که در ارزشیابی درونی مورد استفاده قرارگرفته اند، پیوست می گردد.
ذکر این نکته لازم است که اهداف آموزشی برنامه مورد نظر نیز در ضمیمه گزارش لحاظ می شود.
گام دهم: پیگیری نتایج
در این مرحله گروه یا واحدی که ارزشیابی را انجام داده است باید پیشنهادات را پیگیری نموده و از اطلاعات مفیدی که بدست آمده برای بهبود، تطابق و یا ایجاد تغییرات اساسی در ساختار و فرایند برنامه استفاده نماید.
از آنجا که اگر ارزشیابی منجر به هیچ گونه تغییری در جهت بهبود و ارتقا’ کیفیت نگردد، بواقع تمام فعالیت های انجام شده قبلی بدون نتیجه و بیهوده باقی خواهد ماند، این گام از اهمیت اساسی برخوردار می باشد.