فصل اول
موضوع رفتار سازمانی
تعریف ارتباطات :
واژه « ارتباطات » در جوامع نوین به وسیله همه ،
به کار می رود.این واژه برای توضیح خطاهای اجتماع
به طور کل و سازمانها به کار می رود .
در ادبیات رفتار سازمانی تعریف ارتباطات عبارت است
از انتقال مفاهیم اطلاعات که برای این منظور ،
سمبلهایی را به کار می برند .
هدف ارتباطات
به طور کلی هدف از ارتباطات به وجود آوردن
تغییرات در رفتار یا تغییر در آن دسته از شرایطی
است که سازمان بر آنها کنترل دارد .
ارتباطات یک طرفه و دو طرفه
در ارتباطات یک طرفه ، فرستنده بدون انتظار یا دریافت بازخورد از طرف
گیرنده ، ارتباط برقرار می کند . ولی هنگامی که گیرنده به فرستنده بازخورد
دهد ارتباطات دو طرفه است . « هارولد لیویت » و « رونالد میدلر » در
مورد اثرات و اثر بخشی ارتباطات یک طرفه و دو طرفه آزمایشهایی انجام
دادند. نتایج آزمایشها به قرار زیر بود :
1- ارتباطات یک طرفه به نحو قابل توجهی وقت کمتری می گیرد .
2- ارتباطات دو طرفه صحیحتر از یک طرفه است .
3- دریافت کنندگان در ارتباط دو طرفه از خودشان قضاوتشان مطمئنترند .
4- فرستنده در ارتباطات دو طرفه مورد حمله بیشتری قرار می گیرد زیرا
دریافت کننده توجه کاملی به ابهامها و اشتباههای وی دارد .
5- با اینکه ارتباط یک طرفه از صحت کمتری برخوردار است ولی منظمتر از
ارتباط دو طرفه می باشد که همواره با سر و صدا و آشفتگی همراه است .
در اغلب مواقع ، مدیران جهت اثر بخشتر شدن ارتباطات مجبورند از هر دو
نوع ارتباط استفاده کنند
« هارولد لیویت » و « رونالد میدلر » در
مورد اثرات و اثر بخشی ارتباطات یک طرفه و دو طرفه آزمایشهایی انجام دادند.
1- ارتباطات یک طرفه به نحو قابل توجهی وقت کمتری می گیرد .
2- ارتباطات دو طرفه صحیحتر از یک طرفه است .
3- دریافت کنندگان در ارتباط دو طرفه از خودشان قضاوتشان مطمئنترند .
4- فرستنده در ارتباطات دو طرفه مورد حمله بیشتری قرار می گیرد زیرا
دریافت کننده توجه کاملی به ابهامها و اشتباههای وی دارد .
5- با اینکه ارتباط یک طرفه از صحت کمتری برخوردار است ولی منظمتر از ارتباط دو طرفه می باشد که همواره با سر و صدا و آشفتگی همراه است .
در اغلب مواقع ، مدیران جهت اثر بخشتر شدن ارتباطات مجبورند از هر دو
نوع ارتباط استفاده کنند
نتایج آزمایشها به قرار زیر بود :
موانع ارتباطات اثر بخش
هر عاملی که از تبادل اطلاعات بین فرستنده و گیرنده
جلوگیری به عمل آورد مانع ارتباطات نامیده میشود.
بعضی ازمتداولترین موانع ارتباطات موثر به قرار ذیل میباشد:
1- اختلاف در ادراک
2- اختلاف زبان
3- صدا
4- عواطف
5- ناسازگاری ارتباطات کلامی و غیر کلامی
6- عدم اعتماد
غلبه بر موانع ارتباطات بین افراد
غلبه نمودن بر موانع ، فرایند دو مرحله ای است :
نخست ، شخص باید انواع موانع مختلف را که احتمال
رخ دادن آنها می رود، بشناسد. دوم ، بر آنها غلبه کند.
ارتباطات بین افراد
در تعریف ارتباطات سه نکته اساسی نهفته است :
اولاً ارتباطات درگیر افراد است و درک ارتباطات ،
کوشش در فهم چگونگی ارتباط مردم با یکدیگر است ؛
ثانیاً برای ایجاد ارتباط بین افراد ، باید مفاهیم مشترک
به کار رود و آنها در مورد معانی واژه ها توافق و
همدلی داشته باشند ؛ و ثالثاً اشارات ، صداها ، کلمات ،
ارقام ، و حروف می توانند مقصود را برسانند ،
تخمین بزنند ، و عقاید را نشان دهند و به ارتباطات
معنا ببخشند . به همین جهت ارتباطات را «سمبلیک»
می گویند .
فرایند ارتباطات
ساده ترین مدل فرایند ارتباطات به قرار زیر است :
گیرنده → پیام → فرستنده
فرستنده ( منبع ) : گام اول ، پدید آوردن اندیشه است که فرستنده می خواهد آن را انتقال دهد . این گام کلیدی است .
به رمز آوردن : در این قدم ، اندیشه در قالب واژه ها ، نمودارها ، و یا دیگر نمادهای انتقال پیام در می آید . در این مرحله فرستنده در مورد شیوه انتقال تصمیم می گیرد .
پیام : شکل فیزیکی است که فرستنده اطلاعات را به
رمز در می آورد .
کانال : وسیله انتقال از یک فرد به دیگری است .
رمز گشایی : فرستنده سعی دارد پیام ، درست
همانگونه که مقصود اوست توسط گیرنده دریافت شود . ارتباطی را موفق می نامند که استنباط فرستنده و گیرنده از پیام یکسان باشد واغلب اوقات ، هدف افزایش میزان درک و مفهوم پیام است .
پارازیت : عاملی است که ارتباطات را بر هم
می زند ، آشفتگی به وجود می آورد و مداخله گر است .
پارازیت گاهی داخلی است ( هنگامی که گیرنده پیام توجه ندارد ) یا خارجی است ( آنگاه که پیام به وسیله صداهای دیگر موجود در محیط منحرف می شود ) .
باز خورد : بازخورد واژگونی فرایند ارتباطات است
یعنی انعکاس ارتباطات از طرف گیرنده به فرستنده .
بازخورد سازمانی ممکن است در اشکال مختلفی
داده شود : بازخورد مستقیم
(مانند صحبت دوستانه سرپرست و کارمند درباره انجام
کگارها و یا سپاسگذاری از پیشرفت کار)
بازخورد غیر مستقیم ( مطالعه سوابق و رونده کارکنان ) .
ارتباط غیر کلامی :
گاهی اوقات آن را « زبان سکوت » نیز می گویند .
به عنوان پاسخهای بدون کلام افراد و خصوصیات محیطی درک شده که ازآن طریق پیامهای کلامی وغیر کلامی انسانها منتقل می شوند .
گفتار دوم : ارتباطات سازمانی
سیستم ارتباط رسمی
به آن دسته ار کانالهای ارتباطی اشاره دارد که به طور
رسمی و از طریق خطوط سلسله مراتب اختیار مسئولیت
طراحی شده است ومرزهای مشخصی دارد، و برای انتقال
اطلاعات در داخل و خارج از سازمان مورد استفاده قرار
می گیرد .
ساختار ارتباطات
برای کشف اثر بخشترین ساختار ارتباطات
« الکس باولاس » یک تجربه آزمایشگاهی را در
مورد اینکه آیا الگوهای واقعی ارتباطات در
یک گروه ، دارای ویژگیهای ساختاری است
که عملکرد گروه را محدود می کند ، انجام داد .
نمودار صفحه 183
نمودار صفحه 184
انواع طرحهای خبر رسانی 187 و 188
ارتباطات غیر رسمی
هر چقدر نظام ارتباطات رسمی ، پیچیده و کامل باشد ولی تکمیل کننده آن
ارتباطات غیر رسمی است که به وسیله افراد به محض به وجود آمدن یک
سازمان رسمی ، و در دل بوجود می آید . بخش عمده ای از ارتباطات
غیر رسمی بهخ صورت غیر ارادی به وجود می آید .
قسمت اعظم ارتباطات غیر رسمی را « شایعات » تشکیل می دهند .
تاک یا « شبکه های ارتباط غیر رسمی » که نوعی سازمان غیر رسمی است
مبنای اداری ندارد . شبکه های ارتباط غیر رسمی در سازمان تعدادی
کانالهای ارتباطی را به وجود می آورند که هم پوشی دارند و بعضی یکدیگر
را قطع می کنند .
شبکه های ارتباطی غیر رسمی به طرز قابل تحسینی نسبت به مقام یا اختیار
و قدرت بی توجه اند و ممکن است اعضای سازمان را از جهت های
( افقی ، عمودی ، و مورب ) به یکدیگر ارتباط دهند .
ارتباط جانبی
هدف اساسی ارتباطات جانبی ، ایجاد یک کانال مستقیم
برای هماهنگی سازمانی و حل مشکلات است .
بهره افزوده ارتباطات جانبی این است که اعضای
سازمان راقادر می سازد تا با همکاران خود رابطه ایجاد کنند.
این نوع روابط قسمت مهم رضایت کارکنان را تشکیل
می دهد .
ارتباطات فرادست – فرودست
ارتباطات فرادست – فرودست ( از بالا به پایین )
در یک سازمان به این معنی است که جهت ارتباطات
از بالا به پایین است . در حقیقت مدیران با زیر دستان
و یا مدیران عالی با میانی و سرپرستان ارتباط
برقرار می کنند . این گونه ارتباطات اثر عمیقی
بر محیط سازمانی و ارتباطی دارد .
ارتباطات فرودست – فرادست
در ارتباطات بالا گرایانه ( از پایین به بالا ) که ارتباط
موثرتری است پیام از کارکنان به مقامات بالاتر سازمان
فرستاده می شود . این نوع ارتباط بیشتر در
مواقعی که زیردستان بخواهند عکس العمل خود را
د رمورد اقدامهای انجام شده به بالا دستان منتقل کنند ،
یا آنکه بخواهند در مورد خط مشیها و سیاستهای
سازمانی بیشتر بدانند و یا تغییرات سازمانی را بهتر
درک کنند مورد استفاده قرار می گیرد .