باسمه تعالی خلاصه کتاب تغییر راهبردی در دانشگاهها و مراکز آموزش عالی
معاونت طرح و برنامه
دفتر طرح جامع
نویسندگان
کتاب حاضر نوشته دانیل جیمز راولی استاد مدیریت بازرگانی دانشگاه کلورادوی شمالی و رئیس ستاد برنامه ریزی راهبردی دانشگاه و مایکل جی دلنس مدیر برنامه ریزی راهبردی دانشگاه ایالتی کالیفرنیا است.
بخش ها
بخش اول: اصول برنامه ریزی راهبردی
بخش دوم: تدوین برنامه ریزی راهبردی
بخش سوم: اجرای برنامه ریزی راهبردی
بخش اول: اصول برنامه ریزی راهبردی
پرسشهای کلیدی
دانشجویان ما چه کسانی خواهند بود؟ (سن، جنس، قشر و…)
چه چیزهایی را باید آموزش دهیم؟ (دروس عمومی، تخصصی، اسلامی و…)
چگونه آنها را آموزش دهیم؟ (سخنرانی، رایانه ای، شبکه ای و…)
دانشجویان چگونه می آموزند؟ (انواع فناوری)
نیازهای جامعه کدامند؟ (نیازهای عصر اطلاعات و ارتباطات)
جامعه از ما برای رفع نیازهایش چه توقعاتی دارد؟ (نیازمند شناخت دقیق محیط است)
یادگیری چه نقشی را ایفا می کند؟ (ابزار موفقیت افراد در جامعه)
برای یادگیری چه بهایی را باید پرداخت؟ (حقوق هیات علمی، مدیران اجرایی و کارکنان و…)
کلمات کلیدی
محیط: فضای سیاسی، اجتماعی، اقتصادی، فن شناختی و آموزشی، بیرون و درون سازمانی که مراکز آموزش عالی در درون آنها تاسیس شده اند
راهبردی: آنچه در ارتباط با پیوند سازمان و محیط اطراف آن است
مدیریت راهبردی: تضمین سازمان به توجه و تمرکز بر حفظ انطباق با محیط
برنامه ریزی راهبردی: فرایند رسمی طراحی شده برای کمک به سازمان در جهت مشخص نمودن و حفظ بهترین نوع تعامل با مهمترین عناصر و مولفه های محیطش
راهبرد: جریان عمل و جهت مورد توافقی که روابط را تغییر می دهد؛ یا حفظ توازنی که به تضمین روابط بهینه و مساعد میان سازمان و محیطش کمک می کند
چرا برنامه ریزی راهبردی
برای اینکه بدانیم:
از کجا آمده ایم؟
در کجا هستیم؟
به کجا می رویم؟
تفاوتها
برنامه ریزی راهبردی
بلند مدت
جهت مدار
توجه به انطباق با محیط
نگاه فرایندی
برنا مه ریزی سنتی
سالانه، دوره ای
دقت مدار
توجه به اهداف
نگاه نقطه ای
محیط دانشگاه
مقامات عالی دولتی
سایر حامیان مالی و افراد خیّر
دانشجویان و خانواده هایشان
هیات علمی، مدیران و کارمندان
کارفرمایان
افراد محلی، مقامات و شرکتهای تجاری و صنعتی
کدام رویکرد؟
برنامه ریزی راهبردی از بالا به پایین: خیر
برنامه ریزی راهبردی از پایین به بالا: خیر
برنامه ریزی راهبردی مشارکتی: بله
برنامه ریزی راهبردی مشارکتی یعنی توزیع قدرت اجرایی در قلمرو دانشگاه. برای مثال مدیران عالی نباید در تدوین برنامه های درسی، تنظیم اهداف پژوهش و تاثیر گذاری بر جهت و اهداف رشته های مختلف دخالت کنند. آزادی علمی حق مقدس هیات علمی تلقی می شود.
پس از برنامه ریزی راهبردی
برای موثر بودن این فرایند، برنامه ریزی راهبردی باید جای خود را به مدیریت راهبردی، تفکر راهبردی و تصمیم گیری راهبردی دهد.
این جایگزینی زمانی رخ می دهد که اَبَر ساختار برنامه ریزی، جایگزین اداره و مدیریت رایج و عادی تشکیلاتی در یک دانشگاه شود یا با آن تلفیق گردد.
الزامات برنامه ریزی راهبردی
فناوری مناسب برای ارزیابی محیط داخلی و خارجی
همکاری
یک محیط سیاسی مثبت برای قبول نظرات و اجرای آنها
محیط سیاسی
سیاستهای منفی (وتو): این سیاستها در توانایی برای ابراز پاسخ منفی و انکار هرگونه تحول ریشه دارد. سیاستهای منفی به دنبال آن است که برای رویکرد ضد تحولی خود حامیانی بیاید.
نحوه شکل گیری: وقتی نظام مشارکتی و توجه به آن سست می شود، سیاستهای منفی و تعارض منافع خاصی که مولود این سیاست هستند منجر به آن می شوند که دانشگاه یک عنصر را به نفع عنصری دیگر کنار نهد.
عرصه جنگ
آیین نامه ها: سپری است که دانشگاه را در مقابل دشمنان فعال تحول حفظ می کند.
و همچنین مجموعه قوانین و دستورالعمل ها ویا قراردادها.
آسیب ها
اگر خراب نیست، درستش نکنید!
همین وضع خراب، بهتر است از آنچه قرار است پس از بازسازی حاصل شود!
در نتیجه بهتر است دست روی دست بگذاریم و اقدامی نکنیم!!!
منشا: تخصص، گرایش به سنت، امنیت حاصل از فرایندهای موجود، عدم توجه به فشارهای خارجی، سوء ظن نسبت به دانش پژوهی.
چگونه افراد را متحد کنیم؟
ایجاد دشمن مشترک
امور مقدس
حفظ منافع اعضای هیات علمی، مدیران و کارکنان فعلی (مانند استثناء نمایندگان فعلی مجلس از قانون حداقل تحصیلات کارشناسی ارشد)
تحلیل سیاست های منفی
این سیاست ها مبتنی بر ترس هستند. ترس از تغییر. پس باید گروهی متشکل از نمایندگان همه ذینفعان تشکیل شود و چالشهای زیر بررسی گردد:
نکات مهم در اجرای برنامه ریزی راهبردی کدامند؟
چه کسانی متضرر می شوند؟
از چه روشهایی استفاده خواهد شد؟
آیا می توان برنامه ریزی ها را به نگرانیها، علایق و روشهایی پیوند زد که در سه سوال فوق بیان شدند؟
روی اتحاد چه گروههایی می توان حساب باز کرد؟
نقاط پیوندی که در سوال چهارم ذکر شده و متحدان در دسترس، چگونه می توانند به عنوان بنیانی برای رویارویی با مقاومت، با هم تلفیق شوند؟
شناخت عوامل ترس
حذف و تعدیل کارکنان
پیچیدگی فناوری
خصوصی سازی خدمات
حجم کار اعضای هیات علمی
در جستجوی حامیان
به دنبال متحدان رفتن آسان تر است از تغییر دادن مخالفان.
هیات امنا: اشتیاق آنان برای تغییر از سایرین بیشتر است.
از آنجا که مسائل بودجه ای حساسیت برانگیزند، تاثیر برنامه ریزی راهبردی بر بودجه دانشگاه را به شیوه ای مناسب تبیین نمایید.
برای حل مشکلات مذاکره کنید.
برای اتحاد مخالفان، به ایشان بهانه ندهید.
تضعیف گروههای مخالف با جذب افراد میانه رو.
فرصت طلب باشید و انعطاف پذیر. از هر فرصتی به نفع برنامه ریزی راهبردی استفاده نمایید.
شکیبا باشید و از منازعه دوری کنید.
بخش دوم: تدوین برنامه ریزی راهبردی
موتور برنامه ریزی راهبردی
ارزیابی محیط
داخلی
SW
تجزیه و تحلیل تاثیر متقابلKPISWOT
ارزیابی محیط بیرونی
OT
شاخصهای کلیدی عملکرد KPI
خلق ایده ها
Ideas
تجزیه و تحلیل تاثیر متقابل KPI-Ideas
تولید راهبردها و اهداف
S&G
نهایی کردن اهداف، راهبردها و اجرا
تجزیه و تحلیل تاثیر متقابل KPIS&G
بازخور
شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)
تعریف: مقیاسهایی هستند برای نتایج کلی حاصل از فعالیتهای عملکرد سازمانی معین، یا معیارهایی مهم هستند برای توانایی و سلامت سازمان
الف) شاخص های کلیدی عملکرد به عنوان شاخص هایی برای نتایج اساسی، مانند بودجه دریافتی از جامعه الامام الصادق
ب) شاخص های کلیدی عملکرد به عنوان وضعیت سلامتی، مانند بودجه دریافتی از دولت
ارزیابی محیط داخلی (SW)
تحلیل عملکرد سازمان
تحلیل طراحی سازمانی (ساختار، کارکرد، زیربنا و انسجام)
تحلیل راهبردهای جاری سازمانی
و درنهایت شناسایی نقاط ضعف و قوت
ارزیابی محیط بیرونی (OT)
روندها و حوادث سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و فن شناختی
همکاران (سهامداران و ذینفعان)
رقبا و بازار دانشجویی
و در نهایت شناسایی فرصت ها و تهدیدها
تجزیه و تحلیل تاثیر متقابلKPISWOT
هدف از اجرای این مرحله، اندازه گیری و ارزیابی میزان تاثیری است که هر یک از نقاط ضعف، قوت، فرصتها و تهدیدها بر شاخص های کلیدی عملکرد سازمان دارند. تحلیل تاثیر متقابل باید بر اساس رای گیری مخفی باشد که هر شرکت کننده فقط یک رای دارد.
خلق ایده ها
این ایده ها طی یک جلسه حل مشکل گروهی و برمبنای کاهش اثر تهدیدها و ضعف ها و با استفاده از فرصت ها و در جهت تقویت نقاط قوت شکل می گیرند. می توان این ایده ها را بصورت کتبی و مخفیانه اخذ نمود و سپس آنها را فهرست بندی کرد.
تجزیه و تحلیل تاثیر متقابل KPI-Ideas
چنین تجزیه و تحلیلی به پالایش ایده های ارائه شده در جلسه حل مساله گروهی کمک می کند و همچنین به دسته بندی آنها در ضمن گروههای معنادار و تعیین اثرات آنها بر شاخص های کلیدی عملکرد مدد می رساند.
تولید راهبردها و اهداف (S&G)
ارائه تعاریف واحد از اهداف و راهبرد
توجه به بیانیه رسالت سازمان شامل چشم انداز، بیانیه ماموریت و بیانیه ارزشهای سازمانی (با این پیش فرض که چشم انداز دانشگاه با توجه به چشم انداز و نقشه جامع علمی کشور تدوین شده است)
و در نهایت تدوین راهبردها، تاکتیک ها و اهداف بلند مدت و کوتاه مدت
تجزیه و تحلیل تاثیر متقابل KPIS&G
در اینجا نیز همچون اجرای مراحل قبلی تجزیه و تحلیل تاثیر متقابل، افراد می توانند آرای خود را بصورت مخفیانه ارائه نمایند.
سپس راهبردها و اهداف نهایی می گردند.
ارزیابی و نظارت بر راهبردها و اهداف
ط: طبق برنامه ت: تاخیر افتاده ک: کامل شده ح: حذف شده
محورهای برنامه ریزی در دانشگاه
مدیریت راهبردی جذب و ثبت نام دانشجویان
مدیریت راهبردی برنامه علمی
مدیریت راهبردی منابع
مدیریت راهبردی فناوری اطلاعات
مدیریت راهبردی نظامهای حمایتی
الگوی عملی برنامه ریزی در عمل
انتخاب کمیته اولیه برنامه ریزی
معرفی فرآیند
مشخص کردن شاخص های کلیدی عملکرد
ارزیابی محیط (SWOT و تجزیه و تحلیل متقابل)
اعلام نتایج به مخاطبانی وسیع تر
تعریف مفاهیم و معیارهای سنجش
سنجش عملکرد کنونی
تعیین و تدوین اهداف پنج تا ده ساله
مشخص کردن راهبردها بر اساس SWOT و KPIs
ایجاد حمایت و پشتیبانی گسترده (تدوین سیاست ها، آغاز فرایند اجرا، ارزیابی مداوم عملکرد و انجام اصلاحات لازم)
نکات مهم قبل از اجرا
شروع با موفقیت محسوس، با اجرای برنامه هایی که نیازمند تخصص و مشورت کمترند
ایجاد و حفظ گفتمان در سراسر دانشگاه
از آنجا که فرایند برنامه ریزی دائما برنامه را روزآمد می کند، طوری عمل کنید که برای تغییرات جزئی نیازمند مراجعه به هیات امنا نباشید.
قبل از اجرا آموزشهای موردنیاز را فراموش نکنید.
بخش سوم: اجرای برنامه ریزی راهبردی
ملزومات اجرای برنامه
برنامه ریزی مشارکتی از طریق تیم سازی
برنامه ریزی ناظر به کل دانشگاه
تعریف اهداف مشخص و روشن
اتصال برنامه ریزی و بودجه بندی
تضمین ارتباطات مناسب
تعهد و راهنمایی مقامات بالا
فائق آمدن بر مشکلات دانشگاه در برنامه ریزی
علائم اجرای موفق
تغییر در شیوه تفکر و الگوهای تصمیم گیری
تغییر جهت گیری برنامه های آموزشی
روشهای تازه تعامل با دانشجویان
کشفیات ارزشمند جدید
بهبود وضعیت کاری کارکنان
بهبود کیفیت زندگی مردم
افزایش بودجه دانشگاه
با تشکر از توجه شما