جزوه خلاصه کتاب خلاصه کتاب تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم



تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم

اثر
دکتر علی رضائیان

فصل اول
نگاهی کلی بر سیستم ها
تقسیم بندی جوامع و سیر تحولات آنها براساس شیوه مدیریتی حاکم:
1- عصر شکار: عصر ظهور داده ها و کسب مدیریتی ان آمرانه (چماقی)، برخورد انسانها با یکدیگر متاثر از گرز بود، معرفت از طریق کارآموزی در کنار استادکار و به تدریج به دست می آمد، بُرد محدودی داشت بخاطر گرز که در هر شکار فقط یکبار قابلیت استفاده داشت و هزاران سال به طول انجامید.
2- عصر کشاورزی: تکامل و ساخت و پردازش داده ها (ایجاد ترکیبی از داده ها)، در این مرحله از تکامل، مدیریت از حالت چماقی به حالت شلاقی که انعطاف و گستردگی حوزه عملکرد بیشتری داشت مبدل شد، برای آموزش و دانش اندوزی انسان بزرگ به کار گرفته می شد و تعداد کمی از افراد از شیوه مکتب خانه ای (غیرکارآموزی) از انسان بزرگ بهره می بردند. چون دانش آموزان مطیع استاد بودند فعالیت آنها برای یادگیری کمتر از عصر شکار بود. این عصر صدها سال دوان داشت.
3- عصر صنعتی: عصر فزونی تولید اطلاعات و تبدیل اطلاعات به دانش نیز میسر شد، کارکنان علاوه بر استفاده از چشمان مجبور به استفاده از فکرشان نیز شدند، شکل گیری نظریهی حماری در این عصر که براساس این نظریه برای ایجاد انگیزه در افراد به وعده و وعید بسنده میشد ولی وقتی کارکنان متوجه می شدند در ازای کوشش بیشتر بهبود چندانی در احوال آنها حاصل نمی شود دیگر همکاری نمی کردند. تاکید بر سرپرستی یکی از پیامدها یا تبعات مدیریت توام با درد و رنج جسمانی کارکنان بود، علم به گونه ای گسترش یافت که به یک نفر نمی توان آن را آموزش داد از این روی افراد برای آموزش به کلاسهای تخصصی می رفتند، این عصر حدود صدوپنجاه سال به طول انجامید. در این عصر جوامع صنعتی به جوامع خدمتگزار تبدیل شدند، جاذبه استخدام مبتنی بر ارائهی خدمات بود.
4- عصر اطلاعات: عصر فراصنعتی نیز خوانده می شود، عصر حاکمیت به کامپیوتر، تکنولوژی ارتباطات و متخصصان و افراد بسیار ماهر تعلق دارد. به جای صرفاً تلاش فیزیکی بر لزوم استفاده از قدرت فکر تاکید می شود.
در عصر صنعتی سرمایه منبع استراتژیک به شمار می آمد در حالی که عصر اطلاعات دانش منبع استراتژیک است. عمری پنجاه ساله را برای این عصر تخمین زده اند، در این دوره توان تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم بیش از هر زمان دیگری حائز اهمیت است چون ماهواره و شبکه های ارتباطی کره زمین را به یک دهکده کوچک تبدیل کرده اند . با گسترش شبکه انتقال اطلاعات این امکان برای مدیران محیا شد که اطلاعات تجاری بسیار زود و به موقع دریافت و باز سازمانها و نهادهای تجاری ردو بدل شود از این روی برای تحلیلگران و طراحان سیستم افزوده شد.
بنابراین اگر شبکه انتقال اطلاعات سرعت کافی نداشته باشد، ارزش سیستمی که طراحی می شود، صفر خواهد بود در عصر اطلاعات افراد به جای متخصص شدن در یک زمینه باید پیوسته دانش خود را با موفقیت جدید تطبیق دهند، دانش تجزیه و تحلیل طراحی سیستم مستلزم فراگرد مستمر بازاموزی است. تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم یک فعالیت مکانیکی نیست و هیچ فنون ویژه و خاصی در آن وجود ندارد اگر برنامه نویسی کامپیوتر یک مهارت به شمار می رود تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم تا حد زیادی یک هنر است.

مروری بر سیستمها
به مرور که وقوف انسان بر پیچیدگی جهان افزایش می یافت بخش فیزیکی و خارجی جهان را از دنیای درون خود متمایز می ساخت به این صورت دانش فلسفه علم گسترش یافت.
علم فقط به موجودیتهای خارجی یا مادی انسان می پرداخت و این روند را مبتنی بر تجربه از جهان فیزیکی ارائه داد که در این دوره به اوج خود رسید، فیزیک کلاسیک در گستره وسیعی از پدیده های فیزیکی کاربرد داشتند و تا مدت زیادی در سطح کلان بر تفکر علمی حاکمیت یافتند و بعد متوجه شدند مسائل فیزیکی از طریق تقسیم به اجزای تشکیل دهنده حل کرد این روند و تقسیم بندی به اجزاء تشکیل دهنده در زیست شناسی و شیمی نیز پدیدار شد، تنوع حوزه های علمی در علوم طبیعی از دیدگاه دانشمندانی نشات گرفت که باور داشتند مسائل از طریق تقسیم و تجزیه بهتر قابل حل هستند.
برخی از پژوهشگران متوجه شدند که حوزه های گوناگون دانش بشری از حیث ماهیت مشابه همدیگرند که راه را برای پژوهشهای میان رشته ای هموار ساخت و دریافتند بیشتر پدیده ها مورد نظر آنها از ویژگی های مشترک و نظامند برخوردارند. اما تفکر سیستمی مبتنی بر تجسم ذهنی جهان است.

تفکر سیستمی
این تفکر در خارج از محدوده یک علم معین و در محیطی میان رشته ای رشد کرد این شیوه تفکر به طور کلی با مجموعه هایی متشکل از اجزاء سروکار دارد نه با خود اجزاء، تاثیر تفکر سیستمی بیشتر بر حوزه ابعاد انسانی سازمان بوده است.
تفکر سیستمی به نگرش مبتنی بر ترکیب یافته های رشته های گوناگون علمی تاکید دارد.
مبانی تفکر تحلیلی تجزیه مدار که در فیزیک تکامل یافته است؛
1. معطوف شدن ذهنیت غالب محقق به بخش فیزیکی یا خارجی جهان
2. تاکید بر اینکه هر پدیده ای حاصل تجزیه یا ترکیب سایر پدیده هاست.
3. تاکید بر کمی کردن روابط علی
1- افزایش دقت (مطلوب نمایی هر پژوهشگر)

مبانی تفکر سیستمی
1. تصور ارگانیک؛ تصوری که ارگانیسم را در مرکز طرح ادراکی آدمی قرار می دهد.
2. کل نگری؛ هر پدیده به منزله موجودی زنده، دارای نظم، روابط باز با محیط، خود تنظیم و هدفمند در نظر گرفته می شود (به جای توجه به اجزاء بر کلیت آنها تاکید دارد)
3. مدلسازی؛ متفکر سیستمی به جای شکستن کل به اجزای قراردادی، ادراک خود از پدیده های واقعی را بر پدیده های واقعی منطبق کند.
4. بهبود شناخت؛ به طوری که یک متفکر درک کند:
الف) زندگی در یک سیستم ارگانیک و در فراگردی مستمر، استمرار دارد.
ب) شناخت آدمی از یک کل که از طریق فراگردهایی که درون آن به وقوع می پیوندند نه از طریق مشاهده اجزای آن کل.
ج) انچه فرد مشاهده می کند خود واقعیت نیست بلکه ادراک وی از واقعیت است.
تاکید بر تفکر سیستمی روش قابل اعتمادتری برای شناخت پدیدههای پیچیده و مطالعه انها رائه می کند تفکر سیستمی در تضاد با تفکر تحلیلی تجزیه مدار نیست بلکه مکمل یکدیگرند، نه جایگزین هم.
نگرش سیستمی با رشد و توسعه دو جنبش که هدف واحدی دنبال می کردند مستقل شد:
1) نظریه عمومی سیستمها
2) علم کنترل و ارتباطات (سایبرنتیک)

نظریه عمومی سیستمها
یک انجمن پژوهشی با رهبری برتالانفی (زیست شناسی)، بولدینگ (اقتصادان)، راپوپورت (ریاضیدان)، جرارد (فیزیولوزیست)، تشکیل شد، نظریه عمومی سیستمها به شدت از یافته های زیست شناسی، ریاضیات، فیزیولوژی و اقتصاد بهره می گیرد، زمینه اصلی مطالعه آن پدیده رشد و تکامل است و فرض اصلی آن فراگرد رشد و مراحل بعدی و نهای آن (تکامل) از یک الگوی یکسان تبعیت می کند خواه رشد یک ارگانیسم، خواه گروهی از ارگانیسمها و خواه رشد یک جامعه باشد.

وظایف عمده انجمن پژوهشی سیستمهای عمومی:
1- انتقال یافته های یک حوزه علمی به خوزه های دیگر از طریق مطالعه شباهتها و میزان همانندی مفاهیم، قوانین و مدلهای مورد استفاده در رشته های متفاوت علمی
2- تشویق به ایجاد و طراحی مدلهای نظری
3- به حداقل رساندن تکرار و دوباره کاری در مطالعات
4- ایجاد وحدت در میان علوم از رطیق بهبود ارتباطات
نظریه عمومی سیستم ها در یک مفهوم ارگانیک و بیولوژیک که انقلاب ارگانیک نامیده می شود ریشه دارد.
انقلاب ارگانیک را می توان در عبارات زیر خلاصه کرد؛ برخلاف پدیده های فیزیکی مانند:
جاذبه و الکتریسیته پدیده حیات فقط در موجودیتهای منحصر بفرد به نام ارگانیسم یافت می شود هر ارگانیسم یک سیستم است که اجزاء و فراگردهای ان در تعاملی طرفینی، نظمی پویا دارند.
نظریه عمومی سیستم ها می تواند یکی از دو رویکرد پیشنهادی بولینگ را به خدمت بگیرد، نخستین رویکرد که با توجه به دنیای واقعی پدیدههای معینی انتخاب و برای ساختن مدلهای نظری و عمومی در مورد این پدیده تلاش شود. رویکرد دوم میدانهای واقعی و عملی در یک سلسله مراتب مبتنی بر پیچیدگی به منزله کوچکترین واحد رفتار در نظر گرفته شود و با سطح مناسبی از تجرد برای هر یک از پدیده ها مدلسازی شود.

تشریح نحوه عمل در رویکرد اول؛
1- شناسایی شباهتهای موجود در پدیده ها
2- ساختن یک مدل برای تبیین شباهتها
3- ارائه نظریه و پیشنهاد روشی برای تشریح و پیش بینی پدیده رشد.

ویژگی های نظریه عمومی سیستم ها
هدف نظریه عمومی سیستم ها کشف قوانین و نظم ذاتی انواع پدیده هاست که از این رو چون هیچ نظریه قاطعی ارائه نشده است می توان ان را سیالترین نظریه به شمار آورد.
ویژگی های نظریه عمومی سیستم ها، به منزله یک سیستم نظری؛
1) به هم پیوستگی و وابستگی اجزا، ویژگی ها، رخدادها و همانند آن؛ نظریه سیستمی باید بتواند عناصر درون سیستم، پیوستگی و حوزه وابستگی اجزاء تشکیل دهنده را به یکدیگر شناسایی و تبیین کند.
2) کل گرایی؛این رویکرد یک رویکرد کلی نگر است که کل را به همه اجزای تشکیل دهنده و به هم پیوسته و وابستهاش که در تعامل با یکدیگرند در نظر می گیرد،سیستم را یک کل تفکیک ناپذیر میداند.
3) هدف جویی؛ سیستم از اجزایی متعامل تشکیل که به یک وضعیت تعادلی منجر می شود و فعالیتها را هدفدار می کند.
4) ورودیها و خروجیها؛ همه سیستم ها برای فعالیت در جهت به ورودیها وابسته هستند و همه سیستم ها خروجیهایی تولید می کند که در سایر سیستمها مورد نیاز هستند. در سیستم های بسته ورودی یک بار و برای همیشه تعیین می شود ولی در سیستمهای باز ورودیهای بیشتر به دفعات از محیط پذیرفته میشوند.
5) تبدیل؛ در همه سیستم ها ورودی به خروجی که با شکل اولیه اش متفاوت است تبدیل می شود.
6) مقابله با بی نظمی و کهولت (آنتروپی)؛ که ریشه در ترمودینامیک دارد و حالتی است که همه عناصر سیستم در حداکثر بی نظمی قرار دارند و سیستم رو به از هم گسیختگی و نابودی پیش می رود. برای سیستم های باز حداکثر بی نظمی مرگ، حداکثر آنتروپی در یک سازمان رسمی یعنی نداشتن اطلاعات کامل برای اداره سیستم، برای اینکه یک سیستم بتواند به حیات خود ادامه دهد باید آنتروپی را مهار کند.
7) تنظیم ؛ سیستمها مجموعه ای اجزای به هم پیوسته و به هم وابسته است که باید به گونه ای تنظیم شوند که به هدف معینی بینجامد، هدف گذاری و رسیدن به هدف متضمن برنامه ریزی و کنترل است تا هر گونه انجراف از عملیات ثبت و اصلاح شود اعمال یک برنامه ی کنترلی اثربخش وجود بازخورد ضرورت دارد.
8) سلسله مراتب؛ سیستم کل پیچیده ای است که از خرده سیستم های کوچکتری تشکیل می شود ضمن انکه خودش برای سیستم های بزرگتر خرده سیستمی است.
9) جداسازی؛ در همهی سیستمها وظایفشان برحسب اجزای تشکیل دهنده انها قابل تفکیک و جداسازی است.
10) هم پایانی؛ هر حالت و نتیجه نهایی از مسیرهای گوناگون قابل حصول باشد.
علم کنترل و ارتباطات (سایبرنتیک)
اندکی پیش از نظریه عمومی سیستم ها مطرح شد. این علم ماهیتی میان رشته ای دارد و از علوم مهندسی (بویژه نظریه کنترل از طریق بازخورد و خود تنظیمی)، کامپیوتر، ریاضیات، ارتباطات از راه دور و فیزیولوژی بهره وافر برده است تا بتوان پدیده کنترل را خواه در موجودات زنده و خواه سیستمهای بی جان بررسی کرد. وینر از پایه گذاران اصلی این علم است. علم کنترل از برخی جنبه ها با علم هندسه قابل مقایسه است زیرا هر دو الگویی ارائه می دهند علم کنترل با ارائه الگویی که همه سیستم های دارای عامل کنترل را خواه مصنوعی و خواه طبیعی با یکدیگر مقایسه و ارتباط میان انها را کشف می کند.

کاربرد نظریه عمومی سیستم ها و علم کنترل و ارتباطات در سازمانها
در نظریه عمومی سیستم ها به مساله رشد و تکامل سیستم ها پرداخته می شود در حالی که علم کنترل و ارتباطات به مساله کنترل خرده سیستم ها و ارتباط درون سیستم ها می پردازد. گاهی با نگرش به مفهوم کلان سازمان، جامعه به منزله یک سازمان در نظر گرفته می شود که مفهوم یک سیستم پیچیده و انطباق پذیر ارائه می شود در نگرش دیگر با تاکید بر مفهوم کلان سازمان به منزله یک خرده سیستم از جامعه در نظر گرفته می شود و نظریه چدید سازمان با مضامینی مشابه نظریه عمومی سیستم ها مطرح می گردد. ددر سطح فرد نیز با استفاده از روشهای پژوهش عملیاتی بر بکارگیری رویکرد سیستمی در سازمان دلالت دارد. چرمن، آکف و آرنوف معتقدند هدف از پژوهش عملیاتی یافتن راههای (جامع و سیستمی) برای مسائل متنوع است.
متخصصان تحقیق در عملیات بر انجام عملیات ضروری برای دستیابی به هدفهای معین ( از پیش تنظیم شده) سازمان تاکید دارد که ابتدا به تجزیه و تحلیل فعالیتهای سازمانی قابل اندازهگیری قابل مشاهده اقدام و تحولات بعدی انها را به سمت کمی کردن، انجام محاسبات ریاضی و کامپیوتری کردن عملیات متمایل ساخت.
پژوهشگران ناظم گرا، مدیران سازمان، پزشک متخصص بیومکانیک با استفاده از نظریه عمومی سیستم ها و پیمایش در دنیای واقعی و کشف شباهتهای موجود در میان پدیده ها می توانند مدلی را برای کار خود ارائه دهند. با توسعه زمینه های کلی تقاضای فوق العاده ای برای تکنولوژی اخذ، ارزیابی، ذخیره سازی و انتقال اطلاعات ایجاد شد که این تحول در تکنولوژی اطلاعات را انقلاب صنعتی دوم می نامند. منظور از سیستم اطلاعاتی مدیریت، شبکه ای از اطلاعات است که برای فراهم آوردن اطلاعات دقیق در زمان مناسب و با کمترین هزینه طراحی می شود و مشتمل بر؛
1- یک مدل از جریان اطلاعات که از مبداهای معین به مقاصد معین امتداد دارد.
2- یک کامپیوتر (برای پردازش اطلاعات)
3- یک نرم افزار (برای ترجمه مدل مبتنی بر نظریه عمومی سیستم ها به یک زبان قابل درک برای کامپیوتر)
به کارگیری علم کنترل و ارتباطات در حل مسائل صنعتی پویایی صنعتی نامیده می شود. که اولین بار فورستر ان را مطرح کرد. پویایی صنعتی برای مطالعه بزرگترین سیستم قابل تصور (اکوسیستم جهانی) را فورستر و همکارانش به کار گرفتند که می توان بلند پروازانه ترین طرح به کارگیری رویکرد سیستمی به حساب آورد.
کاربرد دیگر از رویکرد سیستمی در مسائل صنعتی مطرح شدن علم کنترل و ارتباطات در مدیریت توسط بیرکه به مقایسه پیوسته و خودکار بازخور همراه است.

روابط میان تفکر سیستمی، نظریه عمومی سیستم ها، علم کنترل و ارتباطات و رویکرد سیستمی:
1- تفکر سیستمی؛ نگرش جدید برای مطالعه پدیده های طبیعی به مشابه یک سیستم تاکید دارد.
2- نظریه عمومی سیستم ها؛ به کارگیری تفکر سیستمی را توجه به مسائل رشد و تکامل تاکید دارد.
3- علم کنترل و ارتباطات؛ به کارگیری تفکر سیستمی با توجه به مسائل کنترل و ارتباطات تاکید دارد.
4- رویکرد سیستمی؛ نحوه بکارگیری نظریه عمومی سیستم ها و علم کنترل و ارتباطات در مسائل صنعتی و اجتماعی دلالت دارد.

طبقه بندی سیستم ها براساس میزان پیچیدگی:
هر طرح طبقه بندی هر چند هم قراردادی باشد با یک هدف ذهنی ویژه تنظیم میشود. بولینک سلسله مراتبی را برای طبقه بندی سیستم ها ارائه داده که در این سلسله مراتب میزان پیچیدگی سیستم های هر سطح از سیستم های سطح پیشین بیشتر است و قوانین سطوح پیشین در سطوح بعدی نیز هست در حالی که سطوح بعدی خصوصیاتی دارند که طبقات پیشین فاقد آن ها هستند.
این سطوح عبارتند از:
1- سطح ساختارهای ایستا: سطح چارچوب ها نیز نامیده می شود مثل نقشه یک زمین یا یک نمودار سازمانی
2- سطح سیستم های متحرک ساده: سطح ساعت گونه ها نیز نامیده می شود، حرکات از پیش تعیین شده مشاهده می شود مانند حرکت دوچرخه، حرکت موتورهای بخار، حرکت منظومه شمسی، نظریه های علوم فیزیک، شیمی و اقتصاد در این سطح هستند.
3- سطح سیستم های سایبرنتیکی: سطح ساز و کارهای کنترل خودکار و خود تنظیم که می تواند تعادل را حفظ کند مثل ترموستات و موشک قاره پیما، در این سطح رفتار سیستم هدفجوست ولی نمی تواند تغییر هدف بدهد عمل ارتباط مثل انتقال درجه حرارت و یا کنترل توسط خود سیستم و بدون دخالت عوامل خارجی انجام می گیرد.
4- سطح سیستم های باز: سیستم های خودکفا و سیستم های قادر به تولید مثل: به سیستم های یافته ای یاسلولی که مرز جدایی موجود زنده از جماد هستند.
5- سطح سیستم های تکاملی ژستنی، نظریه گیاهان: در این سطح مراحل مشخصی به صورت تکوینی برنامه ریزی شده اند.
6- سطح سیستم های حیوانی: سیستم های این سطح از تحرک و خودآگاهی بیشتری برخوردارند، دارای گیرنده های چشم . گوش هستند ، اعصاب و مغز دارند و می توانند اطلاعات را گرفته تعبیر و تفسیر کنند و به ان واکنش مناسب نشان دهند.
7- سطح سیستم های انسانی: این سیتم ها خوداگاه هستند و بر توان کسب آگاهی خود وقوف دارند یعنی می داند که می تواند بداند، هدفجو و کمالجو است.
8- سطح سیستم های اجتماعی: شامل سیستم های سازمانی می شود و این سیستم ها تحت تاثیر ارزشها، نقشه ها، تاریخچه، فرهنگ و آثار هنری قرار دارد، واحد تشکیل دهنده ان انسان نیست بلکه نقشی است که انسان در این سیستم اجتماعی بازی می کند.
9- سطح سیستمهای ماوراء الطبیعه، نمادی و مجرد دنیای ناشناختهها: گیرنده های اطلاعاتی بشر قادر به گرفتن اطلاعات از آنها نیست، مثل مرگ که انسان با دانش نتوانسته به ان راه یابد. مثل: مذهب، مکتبهای توجیدی، انبیاء … .
سه سطح اول سیستم های فیزیکی و طبیعی هستند، سه سطح بعدی سیستم های بیولوژیکی (زیست، گیاه، جانور و پزشکی) محسوب می شوند و سه سطح آخر با علوم انسانی، اجتماعی، رفتاری، صفر و مذهب سروکار دارند.

سیستم ها براساس میزان پیچیدگی به صورت کلی:
1- سیستم های طبیعی- فیزیکی
2- سیستم های زیستی
3- سیستم های اجتماعی- فرهنگی
این سطوح رابطه به هم پیوسته دارند و به ترتیب پدیدار شده اند و مدیریت هم با سطوح هفتم و هشتم ارتباط دارد. تاثیر نظریه عمومی سیستم ها بر مطالعه سازمانها برای مدیران.
1- تفکر سیستمی: خطر محدود شدن نگرش مدیر به یک وظیفه را برطرف کرده و او را مجبور می سازد تا سایر خرده سیستم های تامین کننده ورودیها با استفاده کننده از خروجی سیستم (سازمان، تحت مدیریت را شناسایی کند. زیرا یک سازمان به همکاری نیاز دارد.)
2- تفکر سیستمی این امکان را برای مدیر ایجاد می کند تا هدفهای خود را مرتبط با مجموعه هدفهای کلان سازمان که از مجموع هدفهای سطح قبلی بیشتر یا با ان برابر است را در نظر بگیرد.
3- با تفکر سیستمی سازمان می تواند با بهره گیری از این تفکر از مزایای تخصصی گرایی و تفکیک در درون سیستم و خرده سیستم هایش برخوردار شود.
4- تفکر سیستمی به در نظر گرفتن مدل سیستم هدفمند امکان ارزیابی سازمان و تعیین میزان اثربخشی خرده سیستم ها را فراهم می سازد.
خلاصه اینکه تفکر سیستمی به منزله یک مرحله منطقی با تغییر از تاکید بر نگرش کلان به تاکید بر نگرش خرد و بازگشت به تاکید بر کلان نگری شکل گرفت، در یک رویکرد کلان کنونی اجزای تشکیل دهنده سیستم را در جایگاه مناسبی هستند به طوری که تعامل های طرفینی انها و ارزیابی تاثیر این تعاملها بر کل سیستم و نحوه اثرگذاری متقابل سیستم و محیط امکان پذیر باشد.

فصل دوم
تعریف سیستم
واژه (سیستم ) از علوم دقیقه ، بویژه فیزیک ، به علوم اجتماعی راه یافته است، به همین دلیل ، در فیزیک (سیستم) را با واژگانی بسیار دقیق و در قالب یک مدل ریاضی که بر وجود روابط معینی میان متغیر ها دلالت دارد تعریف می کنند. به هر حال در علوم اجتماعی که در متغیرهایی بسیار پیچیده تر و اغلب چندی بعدی سر و کار دارند.
در سیستم ، مجموعه از اجزاء و روابط میان آنهاست که توسط ویژگیهایی معین ، به هم وابسته و یامرتبط می شوند و این اجزاء با محیط شان یک کل را تشکیل می دهند.
این تعریف دو ویژگی دارد :
1 – به اندازه کافی جامع است و کاربرد گسترده ای دارد .
2 – به اندازه کافی ژرف نگری دارد ؛ به گونه ای که همه عناصر لازم برای تمایز و شناسایی سیستم ها را معرفی می کند .
عناصر سیستم :
عناصر هر سیستم همان اجزای تشکیل دهنده ( یا رخداد های قابل توصیف ) آن هستند . البته بسیاری از این عناصر ، خودشان یک سیستم بحساب می آیند . برای مثال ، یک کلاس درس را یک سیستمی متشکل از دانشجویان ، استاد ، میز ، کتاب و غیره دانست. هنگامی که بتوان عنصری از یک سیستم را به منزله سیستمی جداگانه در نظر گرفت ، آن عنصر "خرده سیستمی " از سیستم بزرگ تلقی می شود هر خرده سیستم نیز به منزله یک سیستم ممکن است از خرده سیستم های دیگر تشکیل شده باشد و هنگامی که نتوانیم درون یا محتوای یک خرده سیستم را شناسایی کنیم آن را " جعبه سیاه " می نامیم .
به این ترتیب عناصر یک سیستم ، عبارتند :
1- ورودیها
2- فراگرد ( خانه پردازش )
3- خروجیها
4- باز خور کنترلی
ورودیها :
ورودی یک سیستم ممکن است ماده ، انرژی ، انسان ، محصول ، خدمت و اطلاعات باشد . ورودی همان نیروی محرکه سیستم است که نیازهای عملیاتی آن را برطرف می کنند. مثال: مواد اولیه ای که فراگردهای تولیدی را بکار می اندازند، بحث هایی که در یک محیط آموزشی مطرح می شوند. ورودی های هر سیستم به 3 طبقه اساسی قابل تقسیم هستند:
الف) ورودیهای زنجیره ای
ب) ورودیهای تصادفی
ج) ورودیهای بازخور
الف ) ورودی های زنجیرهای :
ورودی زنجیره ای نوعی ورودی است که خودش نتیجه و خروجی سیستم دیگری است. شناسایی این نوع ورودی ها آسان است زیرا عدم وجود (قطع روند ورود) ان فوراً احساس می شود. ورودیهای زنجیره ای یا به هم پیوسته را "زوجی مستقیم" یا "ورودیهای متصل" نیز می نامند. یک سازمان تولیدی را به منزله یک سیستم تبدیل تصور کنید. این سیستم با استفاده از سه عامل "انسان"، "مواد"، "پول"، "محصولات" قابل فروش خود را تولید میکند این فراگرد تبدیل از طریق تعانل تعداد زیادی از خرده سیستمها که هر یک دارای فراگرد خاصی برای تبدیل مواد هستند صورت میپذیرد. به طوری که خروجی هر یک از این خرده سیستم ها ورودی خرده سیستم های دیگری را فراهم میآورد. ورودی زنجیره ای یک سازمان تولید، ممکن است از یک خرده سیستم محیطی گرفته شود برای مثال: فرد، سیستم های محلی، فراهم کننده عمده منابع انرژی مورد نیاز در فراگرد تولیذ (مانند آب و برق) هستند.
ب ) ورودی های تصادفی :
وجود ورودی های تصادفی بر وجود ورودی های بالقوه برای یک سیستم دلالت دارد . سیستم ، ورودی های خود را از میان خروجی های خرده سیستم های گوناگون موجود انتخاب می کند . به این ترتیب می توان هر یک از خروجیهای سیستمهای دیگر را به مثابه یک ورودی متحمل برای سیستم مورد بررسی در نظر گرفت . در نتیجه برای هریک از ورودی های بالقوه در دسترس ، یک احتمال وقوع بین " صفر" و " یک " معین می شود . به این ترتیب انتخاب واقعی سیستم مذکور با توجه به توزیع اعمال و شاخص تصمیمگیری سیستم قابل پیش بینی است ورودیهای تصادفی جالب ترین نوع ورودی برای مطالعه تحلیلگران هستند. زیرا تشخیص حضور یا عدم حضور ورودیهای تصادفی دشوار است، در حالی که گاهی حتی بیشتر از خود عملیات سیستم، بر درجه کیفیت محصول یا کارایی سیستم اثر می گذارند.
ج) ورودی های باز خور :
برخی از ورودی های یک سیستم ، در واقع بخشی از خروجی های قبلی همان سیستم هستند . این نوع ورودی ها را باز خور می نامند . باز خور فقط نشان دهنده بخش کوچکی از خروجی یک سیستم است که برای نشان دادن تفاوت میان وضع مطلوب " دستیابی به هدف " و وضع موجود " عملکرد واقعی سیستم " ، در نظر گرفته می شود .هنگامی که نحوه این تبدیل مشخص باشد ، فراگرد را "جعبه سفید " می نامند
فراگرد " خانه پردازش "
در فراگرد سیستم ورودی به خروجی تبدیل می شود . ممکن است عواملی نظیر ماشین ، انسان ، سازمان ، کامپیوتر، مواد شیمیایی و مانند آن انجام دهنده عمل تبدیل در فراگرد یک سیستم باشند. و هنگامی که به تولید خروجی های متفاوتی می انجامد . در این حـالت فراگـرد را " جعبه سیاه می نامند "بسیاری از مدیران سازمانهای بزرگ توان تشخیص روابط موجود میان اجزای متعدد تشکیل دهنده سازمان خود را ندارند به همین دلیل نمی تواند عوامل موثر در کسب هدف آن را شناسایی کند .
خروجیها
خروجیهای یک سیستم مانند ورودی های آن ،ممکن است نوعی ماده ، انرژی ، محصول ، خدمت و اطلاعات باشد نظیر برق تولید شده ( خروجی یک نیروگاه برق) معمولاً فراگردهای تبدیل بیش از یک نوع خروجی دارند . این خروجی ها را می توان به سه دسته تقسیم کرد :
دسته اول ) خروجی هایی هستند که به طور مستقیم توسط سیستم های دیگر مصرف می شوند برای مثال : یک بیماستان یا واحد آموزشی خدمات خود را بطور مستقیم به ارباب رجوع ارائه می دهد .
دسته دوم ) خروجی هایی هستند که در فراگرد تولید همان سیستم در مرحله بعد مصرف می شود گاهی اوقات نیز ضرورت دارد که محصول معیوب خروجی دوباره به فراگرد تولید بازگردانده شوند.
دسته سوم ) خروجی ها برای خود سیستم با سایر سیستم ها قابل استفاده نیستند بلکه ضایعات دور ریختنی هستند که وارد سیستم اکولوژیکی می شوند .

بازخور کنترلی
باز خور ها ، ابزار ایجاد تعادل در سیستم هستند:
1- روابط :مسیر های ارتباطی عناصر سیستم با یکدیگر را " روابط " می نامند.
با وجود آنکه هر رابطه وضعیتی مختص به فرد دارد همه روابط را باید دریافت عناصر سیستم بررسی کرد . بطور کلی روابط موجود در عالم واقع در یکی از سه طبقه ذیل جا می گیرند :
1 – روابط حیاتی ( منطقی ) 2 – روابط هم نیروزایی ( مراوده ای ) 3 – روابط مکرر لازم (موقتی یا زمانی )
1. روابط حیاتی : روابط حیاتی ، رابطه ای است که در هر صورت قطع آن سیستم های وابسته به آن نمی توانند به وظیفه خود عمل کنند در برخی از روابط حیاطی یک سویه و در برخی از موارد روابط حیاتی دو سویه است. برای مثال رابطه حیاتی میان یک انگل گیاهی و گیاه میزبان یک سویه است در حالی که رابطه حیاتی میان خرده سیستم های تولید و فروش دوسویه است علی رغم اهمیت بسیار زیاد "روابط حیاتی" پژوهشگران علاقه کمی به انها دارند زیرا معتقدند شناسایی و تشریح این روابط کار آسانی است.
2. رابطه هم نیروزایی : وجود رابطه " هم نیروزایی " از حیث کارکردی ضرورت ندارد ولی به طور قابل ملاحظه ای بر عملکرد سیستم تاثیر می گذارد . " هم نیروزایی " در اثر "اقدام تلفیقی " ایجاد می شود . هم نیروزایی بر مفهومی متفاوت با " تلاش صرف و مبتنی بر همکاری و تشریک مساعی دلالت دارد هم نیروزایی موجب می شود که حاصل تلاش جمعی دو عنصر که برای مثال هر یک " دو واحد " نیرو دارند ، چیزی بیش از " چهار " شود . مصادیق متعددی برای رابطه هم نیروزایی در طبیعت و همچنین در علوم متعدد از نظیر شیمی، علوم اداری و بازرگانی وجود دارد که بر اهمیت رابطه هم نیروزایی دلالت می کند. به طوری که یکی از صاحبنظران می گوید هم نیروزایی اساس علم شیمی است.
رابطه مکرر لازم ( موقتی یا زمانی ( : رابطه مکرر و لازم بر تکرار یا بیان دیگری از روابط موجود دلالت دارد هدف از این تکرار افزایش قابلیت اعتماد (اعتبار) است ، زیرا احتمال عدم توقف سیستم واستمرارفعالیت آن را افزایش می دهد . . از روابط مکرر و لازم به وفور در مجموعه ساخته های بشری استفاده می شود ، ماهواره ها و هواپیما ها با استفاده از روابط مکرر تلاش می کنند که عملیات سیستم در همه وضعیت های بالقوه ایمن گردد . روابط مکرر از طریق محدود کردن رفتار عناصر به انگونه رفتارهایی که بیشترین سهم را در کسب هدف دارند به تحقق اهداف سیستم کمک می کنند. هدف از وضع قوانین در جوامع بشری آن است که رفتارهای معینی را مجاز و رفتارهایی را نیز ممنوع کنند. دفترچه راهنمای رویه های سازمانی نیز به همین منظور تهیه می شود.

ویژگیها :
خواص اجزاء ، عناصر و روابط درون هر سیستم را ویژگی های آن سیستم می نامند . شناخت ، مشاهده و معرفی هر چیز به منزله یک فراگرد ، با استفاده از ویژگی های آن صورت می پذیرد . به این ترتیب می توان ویژگی ها را به دو نوع کلی تقسیم کرد :
الف : ویژگی های توصیفی
ب : ویژگی های همراه
ویژگی های توصیفی ) ویژگی هایی هستند که یک موجودیت را آنگونه که هست توصیف می کنند ،
ویژگی های همراه ویژگی هایی هستند که مطرح شدن یا نشدن آنها ، برای توصیف جنبه های مورد نظر از یک موجودیت ، تفاوتی نداشته باشند .
پویایی سیستم :
سیستم ها در طی زمان تغییر می کنند، از این رو سیستم های تغییر پذیر را سیستم های پویا نیز می نامند. در واقع روابطی که تعامل دو سویه عناصر و همچنین تعامل عـناصر با محیط را برای تعقیب هـدف های سیستم مـحدود می سازند ، منشا اصلی این تغییرات هستند .

مرز سیستم :
مرز سیستم، مجموعه ای از عناصر سیستم است که علاوه بر عناصر درونی سیستم عوامل دیگری نیز در تعیین رفتار آن موثر هستند . در واقع رفتار عناصر درون هر سیستم تحت تاثیر محدودیت هایی است که از سوی همسایگان سیستم به آنها تحمیل می شود .
مرز سیستم ) عبارت است از" یک خط منحنی بسته که دور متغیرهائی معین قرار دارد و در محدوده ای که از پیرامون این خط تا درون آن امتداد می یابد ، میزان ارتباط و تبادل انرژی کمتر است " . در واقع " مرز" جداکننده سیستم از محیط آن است. مرز سیستم را به صورت قراردادی و بر اساس متغیر های مورد نظر ترسیم می کنند . قراردادی بودن مرز سیستم باید عوامل محیطی تحت نفوذ خود را کنترل و هدایت کند و این مهم در مرز سیستم- که معمولاً جایگاه اینگونه تلاشها و کشمکشهاست- عملی است. نحوه و مقدار ارتباط رفتار یک عنصر به رفتار سایر عناصر بر میزان "وابستگی" ان دلالت دارد. بدیهی است که عناصر دارای وابستگی شدید نمی توانند در مرز سیستم قرار گیرند در حالی که عناصر فاقد وابستگی یا دارای وابستگی اندک معمولاً فقط در مرز سیستم یافت می شوند. تعیین میزان "وابستگی" به میزان توانایی تحلیلگر و مشاهده گر در پیش بینی و تبیین رفتار یک عنصر بستگی دارد. بنابراین "میزان عدم قطعیت" نقش مهمی در جایگاه مرز سیستم دارد. اصطلاح دیگری که در مباحث مربوط به "وابستگی" مطرح می شود "زوجی بودن" است. سیستم زوجی، سیستمی است که عناصر آن به عناصر دیگری در همان سیستم وابسته می باشند به این ترتیب اگر بیشتر عناصر یک سیستم به عناصر دیگر آن وابسته باشند ان سیستم "زوجی شدید" نامیده میشود ولی اگر بیشتر عناصر هر سیستم مذکور از هم مستقل باشند و فقط عناصر محدودی در آن تحت تاثیر یکدیگر باشند ان سیستم را "زوجی ضعیف" می نامند. رفتار یک سیستم برخلاف رفتار عناصر آن تا حدی به محیط وابسته است. زیرا محیط همواره با سیستم سروکار دارد و اغلب بر آن اثر می گذراد. البته سیستم نیز به یکی از سه شیوه ذیل در برابر محیط عکس والعمل نشان می دهد :
1 – تعمیر و نگهداری 2 – دفاع 3 – رشد
1. تعمیر و نگهداری:
فعالیت های تعمیر و نگهداری ، کارهایی هستند که سیستم در درون مرز خود انجام می دهد و هدف از انجام آنها اصول اطمینان از انجام صحیح وظایف از راه های درست و مناسب است . فعالیت های " تعمیر و نگهداری " دربر گیرنده موارد ذیل هستند :
الف – شناسایی زمان وقوع مسئله ب – کسب دانش لازم برای حل مسئله ج – تامین زمان و منابع لازم برای حل مسئله
2. دفاع :
هر سیستم هدف هایی دارد و ممکن است اهداف سیستم های مختلف با هم در تضاد باشند، بنابراین ، تلاش سیستم های مختلف برای تحصیل منابع ضروری، تضاد هایی را در میان آنها ایجاد می کند و به ایجاد رقابت بین آنها می انجامد. به این ترتیب که هر سیستم از دیدگاه سایر سیستم ها یک " منبع " تلقی می شود. بنابراین ، برای حفظ موجودیت خود باید از خود دفاع کند . . وجود تلاش های دفاعی ، همواره حیاتی است. نگامی که مرز یک سیستم بشکند ، موجودیت آن به خطر می افتد و به نابودی تهدید می شود. هر چه یک سیستم از روابط مستقیم به کسب مدلهای سیستم کمک نمی کنند ولی وجود انها برای سیستم ضرورت دارد زیرا ممکن است سیستم هایی که نیازمند رشد هستند سیستم های بی دفاع را به منزله منابعی برای رشد خود در نظر بگیرند.
3. رشد
رشد سومین نوع فعالیت هر سیستم است که در مرز سیستم و ماورای آن انجام می شود . وقتی سیستم رشد می کند به تعداد عناصر آن افزوده می شود. افزون عناصر جدید ، متضمن برقراری رابطه بــا آنـها است . ایـن مــفهوم در واژه " سازماندهی " نیز مستر است . به این ترتیب ، سیستم ها با برقراری رابطه یمان "عناصر درون خود" و "عـوامل محیطـی" رشـد می کنند . رشد فیزیکی هنگامی تحقق می یابد که منابع اخذ شده از محیط به صورت مفیدی برای سیستم قابل استفاده شوند. خواه به مشابه یک ماده مغذی و انرژی زا، خواه به مشابه مواد جایگزین و خواه به مشابه یک واحد وظیفه ای یا خرده سیستم جدید، وجود هر سیستم برای خودش اهمیت دارد در واقع نگرش هر سیستم به خودش ، مبتنی بر نوعی "خود را مهم دانستن" است. این حالت را در نظریه عمومی سیستم ها حالت " تعادل نسبی" می نامند.

تعادل و تخصص گرایی
رشد سیستم ، متضمن رقابت و تلاش سیستم برای دستیابی به منابع و دفاع از خود است و هنگامی که منابع مورد نیاز کمیاب هستند برای تصاحب آنها تشدید می شود ، ولی هنگامی که منابع فراوانند رقابت کمتر به وجود می آید. تعادل نسبی به وضعیتی اطلاق می شود که سود و زیان سیستم های رقیب، در مسیر دستیابی به تعادل، حالتی متقابل و دوسویه داشته باشد. رفتار سیستمهای رقیب تحت تاثیر برآیند این مبادله متعادل قرار دارد. اقدام سیستم ها به تبادل در حالت تعادل را "دادو ستد" نیز می نامند. تلاش بریا کسب تعادل نسبی در مواجهه با یک محیط بزرگ و فعال به شکل گیری واحد هایی تخصصی به نام " سلول " منجر می شود .
انواع سلول ها :
1- سلول های تعمیراتی
سلول های تعمیراتی ، واحد هایی هستند که در امر تعمیر و نگهداری عناصر موظف در سیستم ، تخصص دارند . سلول های تعمیراتی بر دو نوع هستند :
الف ) سلول های بر قرار کننده یک رابطه : این نوع سلول های تعمیراتی ، رابطه ( داد و ستد ) متوقف شده میان دو یا چند سلول را بر قرار می کنند .
ب ) سلول های تثبیت کننده یک عنصر: این نوع سلول های، مبادرت به باز سازی عناصر متلاشی می کنند. ممکن است ابتدا عهده دار انجام کار سلول متلاشی شده شوند و سپس به نحوه مقتضی آن را جایگزین کنند.
2 – سلول های دفاعی
واحد هایی هستند که بطور ویژه ای سخت و مقاوم شده اند تا بتوانند در برابر تحرکات بی نظم کننده سیستم در محیط مقاومت کنند، سلول های دفاعی دو کار انجام می دهند :
الف ) حفاظت از سیستم : یعنی بهره گیری از توان مقاومتی که در خود ایجاد کرده انـد از فعالیت هـای بی نظم کننده جلوگیــری می کنند .
ب ) هشدار دادن به سیستم : برخی از سلول های دفاعی با ارائه اطلاعاتی درباره خطر احتمالی برای سیستم به آن هشدار می دهند . به اینگونه سلول های دفاعی سلول های حسی می گویند.

3- سلول های حرکت دهنده و استفاده کننده از شرایط محیطی
در سیستمهای متحرک، سلول های دفاعی با سلول های " حرکت دهنده و استفاده کننده از شرایط محیطی " همکاری می کنند تا کل سیستم را از منابع دور ساخته یا به آنها نزدیک کنند ؛ به این ترتیب به نحو مطلوبی از محیط بهره برداری می شود و منابع موجود برای استفاده مطلوبتر در سیستم آماده می شوند؛ سیستم های ایستا فقط می توانند به صورت منفعل منتظر دریافت منابع باشند. یعنی نمی توانند برای دستیابی به منابع حرکت کنند.
4 – سلول های جذب
واحد هایی هستند که در امر کسب و ربودن " منابع قابل مصرف آزاد" و " سلول های عامل بی نظمی " در محیط تخصص دارند و پس از جذب منابع مذکور آنها را در دسترس سیستم قرار می دهند. مراحل جذب منابع عبارتند از :
1 – قطع روابط موجود میان منابع مورد نظر و سیستمی که به آن تعلق داشته اند .
2 – برقراری روابط جدید بین منابع آزاد و سیستم جذب کننده.
3 – توسعه روابط مذکور به ساختار داخلی سیستم .
5- سلول های کنترلی
واحد هایی هستند که به نظارت و هدایت سایر سلول های تخصصی می پردازند و فعالیت آنها را برای نیل به اهداف کلی سیستم هماهنگی می کنند. سلول های کنترل این وظیفه را با نگهداری و ارزیابی اطلاعاتی مربوط به جایگاه فعلی سیستم در مقایسه با اهداف آن انجام می دهد. سلول های کنترل عهده دار چهار وظیفه عمده هستند :
1 – ثبت و یادآوری اطلاعات مربوط به وضعیت سیستم به کمک سیستم های حسی .
2 – ثبت و یادآوری اطلاعات مربوط به وضعیت سیستم به کمک سلول های تعمیراتی .
3 – مقایسه سیستم باهدف های آن بر مبنای اطلاعات اخذ شده در مورد وضعیت و اهداف سیستم که در سلول های حافظه موجود است .
4 – انتخاب پاسخهای مناسب با استفاده از اطلاعات ارزیابی شده از سلول های حافظه و هدایت عملیات سایر سلول ها.

محیط سیستم
در واقع محیط هر سیستم شامل آن چیز هایی است که خارج از کنترل کامل سیستم هستند ولی به گونه ای بر عملکرد آن اثر دارند . با توجه به آنکه محیط خارج از سیستم قرارداد سیستم نمی تواند کار چندانی برای " کنترل مستقیم " تغییر و تحولات آن انجام دهد. به همین دلیل می توان محیط سیستم را به منزله عامل ثابت یا " داده شده " در نظر گرفت . هنگام تعریف محیط باید به دو شرط توجه شود یعنی باید محیط را چیزی دانست که در خارج از سیستم است(مستقیماً تحت کنترل آن نیست) "تاثیر مهمی بر عملکرد سیستم دارد" بدین ترتیب اگر یک عامل فرضی، بر سیستم اثر داشته باشد و تحت کنترل ان نیز باشد عاملی سیستمی به شمار می آید ولی اگر یک عامل موثر بر سیستم، خارج از کنترل آن باشد عامل محیطی محسوب می شود و چنانچه یک عامل غیر موثر بر سیستم، تحت تاثیر سیستم نیز باشد ضمن اینکه سیستمی محسوب نمی شود محیطی نیز به شمار نمی آید.
بپر سه مرحله را برای شناخت هر سیستم مطرح می کند:
نخست؛ اذعان به وجود روابط آشکار و ویژه ای میان دو یا چند عامل است در این مرحله صرفاً با جمع آوری اطلاعات می توان "هیات یا ترکیب" سیستم را شناسایی کرد.
مرحله دوم؛ تشخیص الگوی مجموعه روابطی است که این دو ترکیب یا هیات را به "ترکیب نظام یافته" تبدیل می کند.
مرحله سوم؛ شناسایی هدف این "ترکیب" است به این ترتیب، پس از طی این مراحل می توان ادعا کرد که سیستم مذکور شناسایی شده است.
اگر یک عامل تا حد نسبتاً زیادی تحت کنترل سازمان باشد می توان ان را جزئی از منابع سازمان محسوب کرد ولی اگر سازمان کنترل ناچیزی بر یک عامل داشته باشد آن عامل جزئی از محیط سازمان به شمار می آید. میان این دو گروه یعنی عوامل بسیار قابل کنترل (منابع) و عوامل محیطی غیر قابل کنترل، عوامل دیگری نیز وجود دارند که کمتر از منابع سازمان و بیشتر از عوامل محیطی تحت کنترل سازمان قرار دارند. این عوامل عبارتند از: مشتریان و تکنولوژی. میزان کنترل پذیری عوامل مذکور به توان سازمان، در بکارگیری منابع خود برای نفوذ بر عوامل بیرونی و رفتار خرده سیستم هایش بستگی دراد. این توان تابعی است از میزان دسترسی به منابع، استعداد مدیریتی و در دسترس بودن اطلاعات ویژه سازمانی. منظور از اطلاعات ویژه سازمانی اطلاعاتی است که موجب افزایش توان سازمان در تشخیص میزان نیاز به کنترل عوامل خارجی مختلف شده ، امکان طراحی استراتژی مناسب برای نفوذ بر آن عوامل را افزایش می دهد. میزان کنترل نسبی سازمان بر عوامل محیطی کمتر از میزان کنترل ان بر منابع سازمانی است. با وجود این نمی توان اهمیت آنها را نادیده گرفت و این امید وجود دارد که با پیشرفت برنامه ریزی و فنون مدیریت استراتژیک میزان نفوذ بر عوامل محیطی نیز افزایش یابد. نکته قابل توجه انکه "خط مرز" جدا کننده سازمان از محیط ان دیوار نیست و ارتباط سازمان را با محیط کاملاً قطع نمی کند در واقع سیستم های باز نمی توانند بدون ارتباط با محیط به حیات خود ادامه دهند. از انجا که سازمانها نیز سیستم هایی باز هستند تعامل و نفوذ متقابل انها و محیط، از جمله شرایط ضروری برای بقایشان است.
سلسله مراتب سیستم ها
سیستم ها دارای سلسله مراتب آشکار هستند . سیستم کلان هستی به سیستم های متنوع و متعددی تقسیم می شود . هر سیستم به خرده سیستم های متعددی قابل تقسیم است و به همین صورت این خرده سیستم ها نیز بر حسب سطح خـاص تجزیه و تحلیـل خود به خرده سیستم های دیگر تقسیم می شوند به این ترتیب سلسله مراتب سیستم ها در زنجیره سیستم های طبیعی و حتی سیستم های طبیعی و حتی سیستم های مصنوع انسان قابل روایت است.
تمایل به تمرکز بر یک سیستم محدوده علت اصلی ناتوانی بسیاری از مدیران در حل شایسته مسائل نهادی و سازمانی می باشد زیرا متمرکز شدن بر یک سیستم محدود، دید آنان را محدود می کند می کند به طوری که انچه که باید یک خرده سیستم فرض کنند سیستم می انگارند. در نتیجه روابط متقابل سیستم با سایر خرده سیستمها را نادیده می گیرند در واقع در عمل امکان ندارد که محیط خرده سیستم خارج از سیستم اصلی باشد بنابراین برای حل مسائل خرده سیستم ها، شناخت بافت سیستم اصلی ضرورت دارد.

سیستم های باز و بسته
طبقه بندی سیستم ها به سیستم های باز و بسته مبتنی بر مفاهیم " مرز " و " منابع" سیستم است. در سیستم های بسته میزان منابع ثابت است و همه منابع یکباره عرضه می شوند یعنی ورودی منابع اضافی یا نفوذ انرژی جدید از محیط به مرز سیستم و درون آن امکان پذیر نیست در حالیکه سیستم های باز می توانند به تبادل منابع و انرژی اضافه خود بپردازند .
سیستم بسته ، سیستمی است که عملیات خودش را بطور خودکار ، از طریق ابزار واکنش نسبت به اطلاعات تولید شده توسط خود ، کنترل یا تعدیل می کند . سیستم بسته به محیط خودش وابسته نیست بلکه خوداتکاست و رابطه اش با خارج قطع است. سیستم باز : سیستمی است که با محیط خود تبادل انرژی ، ماده ، و اطلاعات دارد به دیگر سخن ، سیستم باز سازگار و کار خود کنترلی یا خود تعدیلی ندارد . " سیستم های باز فاقد بازخور " نسبت به عملکرد خودشان آگاهی ندارند و نمی توانند بر آن نظارت کنند و باید تحت نظارت یک عامل خارجی ، نظیر انسان ، قرار گیرد .
باز و بسته بودن سیستم، امری نسبی است که به میزان ارتباط آن با محیط بستگی دارد.

ویژگیهای سیستم باز
1. آگاهی نسبت به محیط : یکی از بارزترین ویژگی های یک سیستم باز ، آگاهی آن سیستم از وابستگی موجود بین خود و محیطش است هر سیستم مرزی دارد که آن را از محیطش جدا می سازد . هیچ سیستمی بدون مرز نیست. مرز یک سیستم ممکن است ماهیت فیزیکی داشته باشد . یا دارای ماهیتی غیر فیزیکی باشد.
2. بازخورد: سیستم های باز بطور مستمر اطلاعاتی را از محیط دریافت می کنند. وجود این اطلاعات، به تنظیم روابط سیستم به محیط کمک می کند و امکان انجام اقدامات اصلاحی برای رفع انحرافات ایجاد شده را میسر می سازد. بطور کلی دریافت اطلاعات را از محیط باز خور می نامند . بازخور فراگردی است که بخشی از باز داده ها مانند اطلاعات و پول را به منزله داده به داخل سیستم برمی گرداند و موجب تعدیل بازداده ها ی بعدی سیستم می شود. در سیستم باز، باز داده ها یا خروجیها، واکنشی نسبت به داده ها محسوب می شوند و با آنها متفاوتند و هیچ تاثیری بر آنها ندارند. سیستم باز فاقد بازخور بر نحوه عملکرد خود نظارت ندارد در حالیکه سیستم بازخور یا بسته تخت تاثیر عملکرد گذشته خود قرار دارد.

سیستم های باز خود به دو دسته تقسیم می شوند :
الف ) سیستم بازخور مثبت : سیستمی است که فراگرد های رشد را ایجاد می کند و تقویت می کند در این نوع سیستم ها عملکرد نتیجه ای را به بار می آورد که بتواند مولد عملکرد بیشتری برای آینده باشد .
ب ) سیستم بازخور منفی : سیستم بازخور منفی سیستمی است که نسبت به عدم تحقق هدف واکنش نشان می دهد .
البته تقسیم بندی سیستم ها به سیستم های بازخور مبتنی بر ویژگی ذاتی انها نیست بلکه مبنای این تقسیم بندی دیدگاه نظارهگر است.
برای مثال موتور ماشین، یک سیتم باز است ولی با افزودن دستگاه تنظیم سرعت، به یک سیستم بازخور تبدیل می شود که موظف است سرعت ثابتی را حفظ کند. با وجود این موتور به منزله بخشی از ماشین یک سیستم باز است که بر نحوه عملکرد خودش نظارت ندارد. اما همین ماشین سواری و راننده آن، مجموعاً یکی سیتم بازخور را تشکیل می دهند که از نتایج عملکرد خودش به طور مستقل آگاهی دارد. حلقه باز خور – حلقه بازخور مسیر بسته ای است که به ترتیب تصمیم مبتنی بر کنترل یک عمل سطح سیستم و اطلاعات مربوط به سطح سیستم را به هم متصل می کند و به نقطه تصمیم گیری بازگشت می دهد . این تصمیم ها جریان عمل را منترل می کنند و جریان عمل نیز سطح سیستم را تغییر می دهد. اطلاعات حاصل از سطح سیستم را " سطح ظاهری سیستم" می گویند. این اطلاعات ممکن است با " سطح واقعی سیستم" تفاوت داشته باشد. نکته حائز اهمیت این است که " در واقع" مبنای فراگرد تصمیم گیری سطح ظاهری سیستم است نه سطح واقعی آن.

تبعیت از الگوی تناوبی
سیتم های باز با دوره های متناوبی از حوادث سر و کار دارند به این ترتیب که باز داده های سیستم تامین کننده داده های جدید هستند که تکرار دوره تناوب را ممکن می سازند .

واژه آنتروپی منفی
حاکی از تمایل سیستم ها به کهولت و بی نظمی است . سیستم ها بسته به مرور زمان از هم گسیخته می شوند زیرا انرژی یا داده جدیدی از محیط دریافت نمی کنند ولی سیستم های باز آنتروپی منفی دارند یعنی می توانند خود را ترمیم کرده با حفظ ساختار خود زنده بمانند.

حالت ثبات – تعادل
سیستم برای جلوگیری از بی نظمی در ورود انرژی به خود حتی المقدور تعادل در تبادل انرژی را حفظ کرده و حالتی از ثبات نسبی را ایجاد می کند هرچند همواره جریان پیوسته ای از ورود داده های جدید به سیستم و خروج بازده ها از آن استمرار دارد ولی بطور نسبی شخصیت سیستم ثابت باقی می ماند .

حرکت به سوی رشد و توسعه
به تدریج که سیستم ها ی بازپیچیده تر می شوند و بـه سـوی خنثی سـازی بی نظمی پیش می روند رشد و توسعه می یابند البته این امر تناقضی با حفظ حالت ثبات ندارد. متداولترین الگوی این نوع رشد، صرفاً بر چند برابر شدن همان نوع حلقه ها یا خرده سیستم های موجود تاکید دارد. به این ترتیب کمیت سیستم تغییر می یابد در حالیکه کیفیت به همان گونه باقی می ماند.

موازنه میان فعالیت های انطباقی و نگهدارنده
سیستم های باز درگیر ایجاد سازگاری میان دو دسته از فعالیت ها هستند که اغلب تضاد دارند :
1 – فعالیت های نگهدارنده که موجب ایجاد تعادل میان خرده سیستم های گوناگون و همچنین هماهنگ ساختن کل سیستم با محیط می شوند.
2 – فعالیت های انطباقی که برای تنظیم نحوه دگرگونی نیاز های داخلی و خارجی سیستم در طی زمان ضروری هستند. بنابراین در حالی که یک دسته از فعالیتها برای رسیدن به ثبات و حفظ وضع موجود سیستم تلاش می کنند دسته دیگری از فعالیتها بر تغییر و دگرگونی وضع موجود تمرکز یافته اند. که هر دو این فعالیتها برای ادامه حیات سیستم ضروری هستند.

همپایانی
مفهوم همپایانی این است که برای انجام هر کار شیوه های گوناگون وجود دارد یعنی هر سیستم می تواند به طرق گوناگون و از وضعیت های متفاوت به یک حالت نهایی برسد.

اهمیت نگرش سیستمی
نگرش سیستمی این امکان را برای آنها فراهم می کند که مدیران سازمان را به منزله یک "کل متشکل از اجزای در هم تافته" در نظر بگیرند این نگرش مدیران عملیاتی را از ساده اندیشی باز می دارد و آنان را تشویق می کند تا محیطی را که سیستمشان در آن عمل می کند بررسی می کرده و به نحوی شناسایی کنند و توجه مدیران را به وجود داده ها و فراگردههای جایگزین برای رسیدن به هدف معطوف می دارد . یکی از مشهورترین ویژگی های نگرش سیستمی تجرد و انتزاعی بودن ان است.

سیستم های همشکل
گاهی نیز سیستمهایی یافت می شوند که روابط ساختار آنها یکسان است . به طور کلی هدف از طراحی مدلها به نمایش گذاردن تشابهات ساختاری اینگونه سیستم ها از طریق مدلسازی عناصر واقعی آنها ست . در اینصورت می گویند که میان عناصر مدل و اجزای تشکیل دهنده سیستم مدلسازی شده، تشابه یک به یک وجود دارد. در واقع وجود همین شباهتهای کمی و کیفی میان سیستم های همشکل است که پژوهشگران را قادر به بررسی و پیشبینی خواص سایر سیستم ها می سازد.

سازگاری سیستم
قدرت سازگاری یک سیستم مبتنی بر توان آن سیستم برای یادگیری و تغییر عملیات درونی در پاسخ به تغییراتی محیط بیرونی است . معمولاً تغییرات از بیرون بر سازمانها تحمیل می شوند. یکی از پیش نیاز های سازگاری سیستمها هم در سیستمهای طبیعی و هم در سیستم های مصنوعی بشرآشنایی آنها با محیطشان است . سازمانها باید پیش از آنکه تغییری در محیط ایجاد شود مبادرت به کسب اطلاعات کرده خود را با تغییرات محیطی منطبق سازند. سازمانها برای افزایش قابلیت انطباق خود با محیط از دو استراتژی "متنوع ساختن محصولات و خدمات" و " منعطف ساختن ساختار سازمانی" استفاده می کنند. داشتن ساختار منعطف، مستلزم اجرای خط مشی عدم متمرکز است. غفلت از اهمیت سازگاری در سازمانهای کم توجه به تحولات محیطی آنها را با مشکل مواجه می سازد به گونه ای که گاهی نمی توانند به حیات خود ادامه دهند و گاهی نیز موقعیت و سهم بازار خود را از دست می دهند.

ویژگیهای کارکردی (رفتاری) یا ساختاری سیستم
اگر عناصر سیستم را به صورت منفرد در نظر بگیریم چنین تجزیه و تحلیل، ماهیتی کارکردی دارد ولی اگر کل سیستم را مد نظر قرار دهیم، ماهیت این تجزیه و تحلیل، ساختاری است. آنچه که از طریق تجزیه و تحلیل ساختاری سیستم بدست می آید چیزی جز فهرستی از اقدام (عناصر) تشکیل دهنده ساختار سیستم نیست. در حالیکه تفکر سیستمی مستلزم تجزیه و تحلیل کارکردی عناصر سیستم است. مطالعه پویای سیستم را می توان در قالب یک تلاش دو بخشی پیگیری کرد:
1- مطالعه فراگردهای برگشت پذیر یک سیستم، مانند رفتار آن.
2- مطالعه فراگردهای برگشت ناپذیر سیستم، مانند تکامل تدریجی آن.
معمولاً در مطالعه سیستم بر ویژگیهای رفتاری آن تاکید می شود. منظور از کارکرد یا رفتار سیستم، زنجیره تغییراتی است که در یک یا چند ویژگی ساختاری سیستم صورت می پذیرد. بدین ترتیب برای تسریح رفتار سیستم با دو مفهوم سروکار داریم:
1- حالتها (یا سطوح)2-جریان ها (یا نرخها)
حالتهای سیستم، تحت تاثیر نرخها یا جریانهای آن قرار دارند و متقابلاً نرخها نیز تحت تاثیر حالتها یا سطوح سیستم هستند. اما سطوح یا حالتها به طور مستقیم با حالتها و سطوح دیگر و نرخها نیز با جریانها و نرخهای دیگر تعامل ندارند. حالتها یا سطوح سیستم بر متغیرهایی نظیر "کمیت موجودی انبار در یک زمان خاص" دلالت دارند در حالیکه نرخها یا جریانها عواملی هستند که حالت یا سطح یک سیستم را در فاصله یک دوره زمانی تا دوره زمانی دیگر تغییر می دهند. جمع همه حالتها در یک مقطع زمانی یعنی شکل دهنده حالت کلی سیستم در آن زمان است. "مسیر حرکت" از یک حالت به حالت دیگر، نشان دهنده "رفتار سیستم" است. حالت آغازین هر سیستم را "حالت نخستین" و آخرین حالت ان را "حالت نهایی" می نامند. آگاهی از یک حالت نخستین یک سیستم یعنی ممکن است اطلاعات نسبتاً دقیقی را درباره متحمل ترین حالت نهایی آن سیستم فراهم آورد. هر چند در بیشتر سیستم ها اگاهی از حالت نخستین شناخت زیادی درباره حالت نهایی ارائه نمی دهند.

انواع رفتار سیستم
گفته می شود که سبب تغییر حالت سیستم در " یک واکنش " یا " پاسخ " یا " اقدام" است . واکنش: تغییری است که در ویژگی های ساختاری سیستم با محیط که در برابر یک تغییر دیگر رخ می دهد. واکنش سیستم امری "لازم و کافی" است. پاسخ: نیز رخدادی سیستمی است که در برابر رخداد دیگری در همان سیستم یا محیط به وقوع می پیوندد. ارائه پاسخ توسط سیستم امری "لازم" است ولی "کافی" نیست. تفاوت اساسی " واکنش " با " پاسخ " در این است که در هنگام پاسخ دادن ، سیستم سازمانی نمی خواهد ترتیبات ساختاری خود را ( بطور خودکار ) تغییر دهد .
اقدام : به منزله نوعی رفتار ارادی، رخدادی است که ضرورت آن ناشی از تغییر در سیستم یا محیط نیست؛ یعنی وقوع این رخداد اجباری و "لازم" نیست ، بلکه سیستم خود آن را اراده می کند ؛ از این رو نمی توان حد کفایتی برای اقدام قائل شد.

آرایش درونی سیستم
سه نوع آرایش عمده برای پردازش اطلاعات محیطی برای تطبیق با آن قابل تصور است :
1 – آرایش ساده
2 – آرایش خودتنظیم ( سایبرنتیکی )
3 – آرایش سیستم معرفت پذیر ( فراگیرنده )
1- آرایش ساده
نوع تعادل ایجاد شده در سیستم های ساده ، صرفاً به اندازه سیستم و محیط آن و نیروهای نسبی آنها بستگی دارد . این تعادل از طریق حلقه کنش و واکنش ایجاد می شود که آن را " حلقه عمل " یا " حلقه نخستین " می نامند . معمولاً سیستم های ضعیف فقط در محیط های ثابت و ساده قادر به ادامه حیات هستند. زیرا سیستم های مذکور قادر به تغییر رفتار خود نیستند بنابراین وقوع تغییرات عمده در محیط، نابودی آنها را به همراه خواهد داشت.
2 – آرایش خود تنظیم ( سایبرنتیکی )
در حلقه نخستین سیستم های خود تنظیم ، سیستمی به شکل ساده ای از تعامل قرار دارد . ( حلقه اول ) که قلمرو آن " عمل و کردار" است ؛ زیرا این نوع تعامل باحجم و نوع عملیات مشخص می شود . ولی تعامل در سیستم های خود تنظیم از تعامل های فیزیکی حلقه نخستین ، پیچیده تر شده به برقراری تعامل اطلاعاتی با محیط می انجامد که "حلقه دوم "یا " حلقه کنترل " نامـیده می شود .
حلقه های کنترل ، سلول های کنترل کننده ای هستند که نحوه رفتار سایر سلول ها را برای مواجهه با محیـط همـاهنگ می کنـد. سلول های حسی نیز رخداد های خاص و محیطی را شناسایی می کنند و به اصطلاح زنگ خطر را به صدا در می آورند .در واقع عر هشدار، بر ضرورت تنظیم یک برنامه یا اتخاذ یک خط مشی عملی برای هدایت رفتار واحدهای کنترل کننده دلالت دارد. بدین ترتیب واحدهای کنترل کننده می توانند براساس ان برنامه یا خط مشی، میزان حساسیت و بحران در وضعیت را شناسایی و ارزیابی کنند و پس از تجزیه و تحلیل هزینه منفعت هر گزینه اقدام مناسب را به اجرا درآورند. تشخیص رخدادهای محیطی و شناسایی انها، در قلمرو "محتوا" یا " آنچه در حال رخ دادن است" صورت می پذیرد و تعبیر و تغییر رخدادها و تعیین آثار انها در قلمرو در فراگرد یا "نحوه واکنش سازمان" انجام می شود. بدین ترتیب حوزه های چهارگانه در عمل در برابر "تفکر" و "محتوا" در برابر "فراگرد" آرایش پیچیده "خود تنظیمی" را که برای مواجهه با تلاطمهای محیطی ضرورت دارد شکل می دهند. حلقه کنترل، حلقه ای ظریف و شکننده است که ممکن است در برخی از موارد نتوانند تلاطم موجود در محیط را تشخیص بدهد. برای مثال ممکن است یکی از موارد ذیل رخ دهد:
1- سلولهای حسی رخداد مورد نظر را تشخیص ندهند.
2- سلولهای حسی به طور صحیح عمل نکنند.
3- هشدار سلولهای حسی به سلولهای کنترل نرسد تحریف شود. یا بطور ناقص ارائه شود.
4- سلولهای کنترل زنگ خطر را به صدا در نیاورند.
5- سلولهای کنترل مشغول رسیدگی به سایر هشدارها شوند و فرصت رسیدگی به هشدارهای جدید را نداشته باشند.
2- آرایش سیستم معرفت پذیر ( یادگیرنده )
در سیستم های یادگیرنده حلقه های بازخور اول و دوم به وسیله حلقه بازخور سوم ( یا حلقه خط مشی ) حمایت می شود . وجود این نوع حلقه سیستم را قادر می سازد تا برنامه پاسخگویی ( ارائه خط مشی های ) خود را با توجه به نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل میزان موفقیت پاسخ ها و خط مشی های قبلی تغییر بدهد در واقع سیستم های یاد گیرنده به جمع آوری اطلاعات درباره ارزش خط مشی های مورد نظر می پردازند و آنها را بر اساس آنچه ( با استفاده از سلول های حسی ) قرا می گیرند تغییر می دهند. این عمل که در مدیریت " خط مشی گذاری " نامیده می شود در مدیریت منابع اطلاعاتی در " برنامه نویسی " نام دارد .
بنابراین اثر بخشی خط مشی گذاری به مواردی نظیرموارد ذیل بستگی دارد :
1 – میزان تلاطم واقعی در محیط .
2 – میزان حافظه موجود برای ذخیره سازی تجارب گذشته .
3 – توان تغییر سریع و دقیق خط مشی .
4 – میزان حافظه موجود برای ذخیره سازی خط مشی جدید .
5 – توان سلول کنترل و سرعت آن در پیدا کردن خط مشی جدید .
گاهی می توان حلقه های دو عمل "کنترل" و "خط مشی" را با توجه به سطوح سازمانی در سازمانهای بوروکرانیک از هم متمایز ساخت به این صورت که حلقه عمل را به کارگران سطوح عملیاتی، حلقه کنترل را به مدیران میانی و حلقه خط مشی را به مدیران عالی منصوب کرد.
فصل سوم
علم کنترل و ارتباطات
رویکرد سیستمی بر نحوه به کارگیری نظریه عمومی سیستم ها و علم کنترل و ارتباطات در مسائل صنعتی و اجتماعی تاکید دارد و علم کنترل و ارتباطات بر به کارگیری تفرک سیستمی دل حل مسائل کنترل و ارتباطات تاکید می کند و علم ارتباطات علاوه بر پاسخگویی به نیازهای مفهومی نیازهای عملیاتی سیستم را نیز بر آورده می کند.

طبقه بندی سیستم ها براساس میزان پیچیدگی:
1- سیستم ساده: اجزای تشکیل دهنده کم و روابط انها محدود است
2- سیستم پیجیده: دارای اجزای بسیار زیاد و به هم وابسته هستند
3- سیستم بسیار پیچیده: سیستمی که شناسایی و تشریح دقیق اجزاء و ویژگی های ان امکان پذیر نیست.

طبقه بندی سیستم ها براساس قابلین پیش بینی:
* وضعیت قطعی بودن (اجزای سیستم کاملاض قابل پیش بینی با یکدیگر تعامل دارند)
* وضعیت احتمالی بودن (رفتار سیستم قابل پیش بینی نیست ولی ممکن است آنچه اتفاق می افتد را پیش بینی کرد)

تلفیق طبقات و وضعیت ها براساس میزان پیجیدگی و قابلیت پیش بینی:
1- قطعی ساده 2-قطعی پیچیده 3-قطعی بسیار پیچیده 4-احتمالی ساده 5-احتمالی پیچیده 6-احتمالی بسیار پیچیده
این طبقه بندی نامعین و نسبی است ولی با ارزش است زیرا براساس انواع روش های کنترل دسته بندی می کند. سازمان ها از جمله رفتار سیستم های قطعی قابل پیش بینی به شمار می آیند.
سیستم های نظیر قرقره، ماشین تحریر، ماشینهای اداری، پردازش قطعات بر روی خط تولید، پردازش خودکار چک در بانک از مثالهای سیستم ها قطعی ساده هستند.
کامپیوترف موتور یک خودرو، سیاره که برای افراد متخصص ساده و برای دیگران پیچیده و غیر قابل پیش بینی هستند از جمله سیستم های قطعی پیچیدهاند.
در سیستم های قطعی (یک حالته) یعنی رفتار ان به وسیله ترتیب ساختاری عناصر تشکیل دهنده اش معین می شود اگر تعداد حالتهای قابل تصور برای نتایج عملکرد یک سیستم بیشتر از یک باشد ماهیت سیستم احتمالی (چند حالته) است.
پرتاپ سکه، کنترل کیفیت و تناوب توقف دستگاه های برای سیستم های احتمالی ساده مطرح می شود.
در فراگردهای تولید دستی که تفاوتهای فردی کارکنان ممکن است بر کیفیت تولید تاثیر بگذارد از فنون کنترل اماری استفاده می شود، همچنین با توجه به میزان فرسودگی قطعات و نیاز به تعمیرات در فواصل زمانی نیز برای کنترل باید از روشهای آماری بهره گرفت. با افزایش پیچیدگی و افزودن بر تعداد حالتها پیش بینی نتایج و کنترل رفتار ان سازمان دشوارتر می شود و کنترل ورودیهای یک سیستم احتمالی فقط می تواند بر پیش بینی دامنه نوسانات خروجی ها منجر شود.
سیستم های نظیر انسانف سازمان های بزرگ و سیستم های اقتصادی و اجتماعی نمونه های از سیستم های اجتماعی بسیار پیچیده هستند زیرا حالتهای رفتاری و عملکردی متفاوتی دارند.
سیستم های احتمالی ساده با روش های آماری کنترل می شوند در حالیکه سیستم های احتمالی بسیار پیچیده را باید با روشهای پیچیده تحقیق در عملیات کنترل کرد. کارایی این روش نیز محدود است زیرا سیستم های پیچیده جزئیاتی دارند که غیرقابل تعریفند و با روش سنتی تجزیه و تحلیل قابل بررسی نیستند که در این مواقع از فن جعبه سیاه استفاده می شود.
هر سیستمی که عملکرد ان احتمالاً توام با درصدی از خطاست سیستم احتمالی هستند و در محیط کار با این سیستم ها بیشتر سروکار داریم بررسی و کنترل این سیستم ها به صورت مجرد و انتزاعی انجام می گیرد.
ویژگی دیگر سیستم های سایبرنتیکی خود تنظیمی است در واقع نظارت بر سیستم باید با در نظر گرفتن ضریب معین و دامنه پذیرفته شده ای برای خطا به مشابه ابزار کنترل درونی انجام پذیرد.
بازخور به مصابه ابزاری برای کنترل ، ساختاری مدار بسته دارند، متمایل به حفظ رابطه تجویز شده میان دو متغیر سیستمی دارند و پس از بررسی کارکردهای دو سیستم مذکور از مقایسه و تفاوت عملکرد انها برای کنترل استفاده می شود.

بازخور:
انتقال یک علامت از یک مرحله به مرحله پیش از ان تعریف کرده اند که سیستم های بازخور به دو صورت:
1- کنترل دستی (به افرادی برای بستن به کامل کردن حلقه بازخور نیاز دارند)
2- بازخور خودکار (حلقه بازخور به وسیله خود سیستم فعال می شود)
سیستم بازخور دستی از انسانها برای کامل کردن عملکرد سازمان بهره می گرند از این رو بیشتر مورد توجه هستند.
نمودار خانه ای:
ابزاری اساسی برای نمایش کارکرد اجزای سیستم کنترلی است که شباهتهای زیر بنایی سیستم های به ظاهر غیر مرتبط را به طور دقیق آشکار می سازد، از چهار علامت اساسی بردارها، خانه های پردازشف عملیات تبدیل یا انتقال و دایره ها استفاده می شود.
1. بردارها: علامت یا فرمانی که با دلالت بر یک مقدار فیزیکی معین در جهت پیکات جاری می شوند و بر وجود رابطه ای علی دلالت دارد.
2. در نمودار خانه ای متغیر سیستم از طریق خانه های پردازش به یکدیگر متصل می شوند که محلی برای انجام عملیات ریاضی بر روی علائم ورودی هستند
3. عملیات انتقال بر عملیات ریاضی که در خانه پردازش صورت می گیرد دلالت دارند، اگر یک علامت دو اثر جداگانه داشته باشد و به دو نقطه متفاوت برود نقطه انشعاب ایجاد می کند، اگر دو مسیر به یک نطقه واحد ختم شوند یک نقطه انتقال خواهند داشت.
4. نقطه جمع: نقطه ای که در ان دو کمیت مقایسه می شوند که با دایره نشان می دهند که در آن علائم به هم افزوده یا از هم کاسته می شوند.

سیستم های مداربسته:
در سیستم های ساده ای که با حلقه بسته سروکار دارند خروجی دوباره به نقطه جمع باز می گردد.
با مقایسه ورودی (0θ ) با خروجی (iθ) که یکی از وظایف هر سیستم کنترل خودکار است ف در صورت وجود اختلاف و تفاوت بین آنها آن را بازخور منفی می نامند که در نقطه مقایسه به مشابه یک علمت دور مدار بازخور می کردد البته این علامت معکوس می وشد زیرا بدون معکوس سازی سیستم ناپایدار خواهد شد معکوس سازی علائم همراه ولازمه بازخور منفی است. رویکردهای اقتصادی مبتنی بر بازخور کنترلی کارکرد مناسبتری برای به تصویر کشیدن سایبرنتیک دارد.

سیستم های مدارباز:
سیستم هایی که خروجی ها و ورودی های انها با هم پیوند ندارند، خروجی با ورودی مقایسه نمی شود بلکه به ازای هر یک از ورودیها یک وضعیت عملیاتی ثابت در نظر گرفته شده است نمونه از سیستم مدار باز مثل آب شیرین خانگی، ماشین رختشویی، آبپاش خودکار و چراغ راهنمایی هستند.
سازمانها بدون افراد شاغل در آن در شمار سیستمهای مدار باز و با حضور مسئولات کنترل براساس تفاوت و مقایسه عملکرد افراد شاغل در ان سازمان سیستم های مدار بسته محسوب می شوند. سیستم های ازخور مثبت بخشی از خروجی خود را به صورت ورودی به سیتم باز می گردانند به جای حفظ وضع موجود موجب رشد و توسعه بازده سیستم می شوند، فراگردهای رشد از این سیستم استفاده می کنند. ساز و کارهای بازخور مثبت (اخبار خوب) ابزارهای تقویت کننده رشد هستند در حالی که بازخورهای منفی در شمار فراگردهای حفظ و نترل قرار می گیرند. نمودار خانه ای برای شناسایی روابط ساختاری سیستم فوق العاده مفید است، نظریه عمومی سیستم ها در ملاحظات ساختاری علاوه بر استفاده از سادگی و سهولت کابر نمودار خانه ای از دقت ریاضیات نیز بهره می گیرد، طراحی مدل بر مبنای نظریه عمومی سیستم ها گاهی ضروری است که باید بعد از تنظیم نمودار خانه ای وصل از طراحی مدل تفصیلی ریاضی برداشته شود.
سیستم های بازخور نوع اول (حفظ کننده هدف):
هدف سیستم های بازخور نوع اول حفظ سیستم در یک حالت متعادل و مطلوب است این سیتم ها قادر به ارائه پاسخ شرطی به محیط نیستند زیرا حافظه ندارند و انجام مقدمات دیگر برای انها پیش بینی نشده است. عملیات این نوع سیستم ها ی کنترلی کاملاً دورانی است به این صورت که پس از مقایسه با استانداردها چرخه سیستم دوباره ای می شود بدون توجه به تغییرات محیطی براساس برنامه از پیش تنظیم شده خود عمل می کنند.

سیستم های بازخور نوع دوم (تغییر دهنده هدف):
این سیستم ها دارای خافظه هستند و به محرکهای خارجی پاسخ می دهند و بهترین گزینه را برای مواجهه با وضعیت های معین انتخاب کنند، با وجود حافظه امکان ذخیره سازی اطلاعات یا فراخوانی اطلاعات گذشته را فراهم می کند مقصود از ارائه بازخور بر مبنای اطلاعات گذشته کمک به اتخاذ تصمیم های جاری است. در این سیستم ها هدف خود را متناسب با تغییر رفتار سیستم تغییر می دهند و تغییر هدف به منزله بخشی از فراگرد این سیستم ها تلقی می شود. هر سیستمی که بتواند هدفهای خود را تغییر دهد در زمره سیستم های کنترل داخلی قرا می گیرد، توان تغییر هدف متکی به وجود حافظه است، هرچند ظرفیت حافظه بیشتر توان سیستم برای فراخوانی اطلاعات گذشته افزایش می یابد. توان ذخیره سازی و فراخوانی اطلاعات و همچنین قدرت انتخاب گزینه های رفتاری برای پاسخگویی به تغییرات محیطی را یادگیری یا معرفت پذیری گویند. حاصل این یادگیری افزایش توان سیستم برای تنظیم منابع توسط فروش خواهد بود به گونه ای که با اهداف سیستم و نحوه تحقق انها هماهنگ باشد.
سیستم های بازخور نوع سوم (سیتم های هوشمند تغییر دهنده هدف):

این سیستم ها می توانند نسبت به تصمیم گیری خود واکنش و با توجه به اطلاعات جمع آوری شده که در حافظه ذخیره سازی نموده اقدامهای حدیدی را برنامه ریزی کند یعنی علاوه برخود کنترلی، خوداگاهی نیز دارند.
الف) خود کنترلی: امکان تطبیق مجدد اطلاعات حافظه و انتخاب گزینه ای حدید برای عمل وجود داشته باشد، واحد کنترل فعال تر، روان تر و دارای کنترل داخلی خواهد شد.
ب) خودآگاهی: اگر تلفیق حافظه های متعدد امکان پذیر باشد و آنچه را در حال رخ دادن است با انچه به وقوع پیوسته یا احتمالاً در آینده به وقوع خواهد پیوست مقایسه می کنند.
با افزایش تعداد اجزای تشکیل دهنده یک سیتم میزان روابط درونی آن نیز افزایش می یابد که گویند سیستم نسبت به گذشته خود از تنوع بیشتری برخوردار شده است. با حرکت به سمت پیچیدگی تنوع و وشعیت عدم اطمینان افزایش می یابد که برای کاهش این عدم اطمینان از طریق افزایش اطلاعات میسر است وجود اطلاعات به کاهش تنوع کمک می کند و کاهش تنوع فراگرد مهارسازی و کنترل سیستم از طریق افزایش قابلیت پیش بینی بهبود می بخشد.
با افزایش میزان تنوع در سیستم باید تنوع موجود در ساز و کار کنترل ان نیز افزایش یابد: قانون ضرورت تتنوع (آشبی) اگر میزان تنوع سیستم به حدی باشد که با استفاده از ارتباط یک به یک بتواند پاسخگوی رفتارهای متفاوت سیستم باشد تنوع به اندازه کافی وجود دارد و به گفته ای آشبی فقط تنوع می تواند اثر تنوع را خنثی کند.
اگر فرد یا سیستم کنترل کننده ای بخواهد یک سیستم دیکر را کنترل کند باید متناسب با تعدا حالتهای قابل فرض برای سیستم مذکور توان اقدام داشته ابشد. هر چه قابلیت برخورد سیستم کنترلی متنوعتر باشد بهتر می تواند آن را کنترل کند و هرچه امکان کاهش تنوع سیستم تحت کنترل از طریق ساده سازی ، جداسازی بیشتر باشد بهتر می توان ان را کنترل کرد. یکی از راههای کاهش تنوع در داخل سازمانها استفاده دقیق از خط مشیهاست.
با ملاحظه قانون ضرورت و تنوع به منزله استراتژی سازمان کار متصدیان و مسئولان امور کنترل و ارتباطات ساده می شود، مدیران برای کنترل سیستم سازمانی خود باید به مطالعه و بررسی محیط بپردازند.
معمولاً در سیستم های کنترلی از اهمیت قانون ضرورت تنوع غفلت می شود اگر چنین نبود تعداد سیستم هایی که بتدریج از کنترل خارج می شوند، کاهش می یافت.

ویژگی های سیستم سایبرنتیکی:
1. پیچیدگی بسیار زیاد 2-احتمالی بودن 3-خود تنظیمی

تحلیل ویژگی ها در یک سیستم سایبرنتیکی:
1. ویژگی خود تنظیمی : ابزار مناسب اصل بازخور است
2. احتمالی بودن: با استفاده از واژگان و ابزارهای مفهومی نظریه اطلاعات بهتر می توان بررسی کرد.
3. پیچیدگی بسیار زیاد: جعبه سیاه ابزار مناسب آن توصیه می شود.
پیچیدگی:مفهوم پیچیدگی بر حسب احتمال قرار گرفتن یک سیستم در یک حالت خاص و در یک زمان معین به بهترین وجه قابل تشریح است. از دیدگاه کمی و ریاضی بهرتین راه شناخت پیچیدگی که ان را یک مفهوم اماری در نظر بگیریم.

از دیدگاه غیر کمی پیچیدگی کیفیت یا خاصیتی است که در اثر تفیق چهار:
1- تعداد عناصر تشکیل دهنده
2- ویژگی های هر یک از عناصر
3- میزان و نحوه تعامل عناصر مختلف سیستم
4- درجه نظام یافتگی ذاتی سیستم به وجود می آید.
با توجه به میزان پیچیدگی و عوامل آن و با استفاده از اصل ضرورت محدود بودن حیطه کنترل و طبق ایت اصل هر سرپرست فقط می تواند پنج یا حداکثر شش نفر را که کارکنان به هم وابسته است را تحت نظارت و کنترل مستقیم خود قرار دهد. زیرا با افزایش تعداد کارکنان بر میزان پیچیدگی افزوده می شود هر میزان روابط مستقیم و غیر مستقیم میان اعضاء، بر مبنای یک تصاعد هندسی افزایش می یابد. پیچیدگی یک مفهوم نسبی است و در اثر تعامل عوامل چهارگانه مذکور معین می شود نه فقط برخی از انها اگر کارکنان تخت نظارت خوب آموزش دیده و تلاش جدی داشته باشد و سرپرست به زخمت نیفتد و نسبت بالایی از تعاملهای بالقوه به تعامل بالفعل تبدیل نشود این سیستم ساده تلقی می شود.
جعبه سیاه:
سیستم های که تعریف تفصیلی انها امکان پذیر نیست به منزله یک جعبه سیاه در نظر گرفته می گیرند که جعبه سیاه اولین بار در مهندسی برق مطرح شد، هر جعبه سیاه چند ترمینال خروجی داشت که پژوهشگر می توانست از طریق انها هر چه را لازم بود ملاحظه کند یعنی از طریق خروجی ها به محتویات جعبه سیاه پی ببرد، این فن کابرد فراوانی از جمله پزشکی بیماران صدمه دیده مغزی همچنین یک روانشناس و یا مشاور سازمانی دارد. استفاده کننده فن جعبه سیاه پاسخ یا اثر معینی را به علت یا محرک مشخص نسبت می دهد. فن جعبه سیاه بر مطالعه روابط میان تحلیلگر و سیتم و هرگونه اطلاعات که از سیستم به دست می آید و نحوه کسب آن اطلاعات دلالت دارد. یکی از مزایای فن جعبه سیاه این است که بهترین پادزهر را در برابر تمایل تحلیلگر به ساده سازی بیش از حد یک پدیده پیچیده از طریق تفکیک آن به اجزای کوچکتر ارائه می کند.

فن جعبه سیاه متضمن گام هایی :
1- دستکاری ورودی
2- طبقه بندی خروجی
3- استفاده از تبدیل کننده های چند به یک
دستکاری ورودی در جریان تعداد زیادی آمزون و خطا موجب آشکار شدن شباهتها یا تکرارهایی معین در دسته بندی خروجی می شود که این شباهتها از دستگاه تبدیل کننده چند به یک عبور و به عنوان ابزاری برای کنترل عمل می کنند. وجود تبدیل کننده های چند به یک استفاده از ساده سازیهای غیرضروری، تنوع در سیستم را کاهش می دهد. اگر تعریف تفصیلی سیستم امکان پذیر نباشد مدی می تواند با استفاده از فن جعبه سیاه به میزان کافی از روشهای تبدیل چند به یک استفاده کند و خط مشیهای اتخاذ کند که تنوع سیستم را از بین ببرد و خطرهای ناشی از آن را از بین ببرد. کامپیوتر نمونه کاملی برای جعبه های سیاه اعم از مجازی و اقعی به شمار می آید. میزان احتمالی بودن به میزان دانش در مورد رفتار سیستم در مقاطع زمانی معین بستگی دراد، میزان دانش در مورد یک پدیده نیز به امکان دسترسی اطلاعات در مورد ان بستیگی دارد ، استفاده از روشهای آماری برای تخلیل اطلاعات مربوط به سیستم های که رفتار آنها کاملاً قابل پیش بینی نیست، ضرورت دارد.
نظریه اطلاعات :
برای تعریف دقیق و بودن ابهام مفهوم اطلاعات از روش های تحلیل ریاضی استفاده می شود این نظریه با شاراه برای کمی کردن اطلاعات بیانگر ماهیت اینگونه کوششهاست. نظریه ریاضی اطلاعات برای سنجش میزان اطلاعات انتقالی از طریق تلفن، تلگراف و رادیو کوشش می کردند میان مفاهیم ریاضی ارتباطات و ارتباطات انسانی شباهتهای وجود دراد، کاربرد مفاهیم ریای در مورد تجهیزات ارتباطی و نه در مورد کاربران آنها است. مهندسان ارتباطات به جنبه هاب آماری اطلاعات توجه کرده و آن را از حیث رابطه احتمال تکرار هر پیام با حجم اطلاعات محتوی ان بررسی کردند، در حالی که نظریه های سنتی اطلاعات را از حیث موجودیت آن ضرب نظر درست، غلط، مهم یا کم اهمیت قابل قبول و یا غیرقابل قبول مدنظر قرار می دهند، یعنی فقط به جنبه های اطلاعات صرف تظر از میزان عدم اطمینان و درجه ناآگاهی پرداخته می شود.

هر سیستم اطلاعاتی مرکب از پنج عنصر:
1. منبع اطلاعات
2. انتقال دهنده یا تبدیل کننده اطلاعات به رمز
3. مسیر ارتباطی
4. تشخیص دهنده ارتباطات
5. کشف کننده رمز اطلاعات
ابتدا منبع اطلاعات پیام مطلوب را از میان محموعه پیامها (کلامی، نوشتاری و یا غیره) انتخاب، سپس پیام مذکور به رمز تبدیل می شود و به صورت علائم اطلاعاتی در مسیر ارتباطب قرار می گیرد و ارسال می شود (مسیر ارتباطی رسانه ای است که برای ارسال پیام ها از منابع تا مقاصد به کار می رود) دستگاه گیرنده علائم ارسالی را دریافت و سرانجام علائم اطلاعاتی از حالت رمز خارج و به صورت پیام در می آیند، علائم و زبان مورد استفاده برای فرستنده و گیرنده باید هماهنگ باشد و در غیر اینصورت پیام برای گیرنده ناشناخته است. ظرفیت بانک (منبع) اطلاعاتی که محدود کننده نحوه ارتباط فرستنده و گیرنده است امکان کمی کردن اطلاعات را فراهم می اورد. هر چه بانک اطلاعاتی فرستنده و گیرنده بزرگتر شود و بر تعداد انتخابهای ممکن افزوده و در نتیجه برای کاهش عدم اطمینان ، اطلاعات بیشتری مورد نیاز خواهد بود.

اندازه گیری میزان اطلاعات :
یکی از شاخص های تعیین میزان اطلاعات موجود در یک جمله شمارش تعداد نتایج ممکن قابل حذف توسط ان جمله است. اگر در یک موقعیت غفقط یک نتیجه ممکن قابل فرض باید وجود هیچ اطلاعات دیگری ضرورت ندارد. عدم اطمینان با افزایش اطلاعات کاهش می یابد در این حالت که عدم اطمینان صفر است در واقع اطلاعات کامل موجود است. تعیین اندازه اطلاعات با استفاده از یکی از دو عدد صفر و یک (دستگاه دوتایی) صورت می پذیرد که بیانگر یک انتخاب از میان دو گزینه (روشن یا خامشو)، (بله یا خیر)، (باز و بسته)، (صفر و یک) است. یک موضوع با اهمیت در نظریه اطلاعات حداقل اجزای اطلاعاتی مورد نیاز فرستنده برای انتقال مجموعه معینی از اطلاعات است که به مجموعه گزینه های داده شده بستگی دارد. اگر فقط امکان انتخاب دو گزینه موجود باشد با یک جزء اطلاعات می توان پیام را منتقل کرد. برای انتقال هر نوع اطلاعات وجود حداقل دو گزینه ضرورت دارد که ساده ترین سیستم ارتباطی ، سیستم دوتایی نامیده می شود. زیرا هر جزء اطلاعاتی وضعیت دو گزینه را معین می کند برای همین برای اندازه گیری میزان اجزای اطلاعاتی مورد نیاز برای وضعیت هر گزینه لگاریتم (N) بر مبنای 2 است و N تعدا گزینه هایی است که فرستنده و گیرنده در اختیار دارند. در وضعیتی که فقط یک نتیجه موجود باشد(N=1) هیچ اطلاعاتی قابل انتقال نیست نتیجه لگاریتم یک در مبنای یک صفر است:
H=log 1=0
اگر تعداد گزینه های واقعی پیام را با نشان دهیم تعداد اجزای اطلاعاتی مورد نیاز برای انتقال آن پیام (Hm) از رابطه زیر محاسبه می گردد.
Hm=n*log 2 N
اگر بخواهیم میزان تفاوت اجتمال وقوع پیامدهای مختلف را مقایسه کنیم باید به هر پیام یک احتمال وقوع (P) نسبت بدهیم:
〖log〗_2 1/p= -〖log〗_2 p ⟹p= 1/N ⟹-〖log〗_2 p=〖log〗_2 N
مقدار متوسط اطلاعات هر منبع خاص با استفاده از این رابطه محاسبه می شود:
H= -(P_1 〖log〗_2 p_1+ p_2 〖log〗_2 p_2+… p_n 〖log〗_2 p_2)
H= -∑_(i=1)^n▒〖p_i 〖log〗_2 p_i 〗

ظرفیت مسیر:
برای انتقال اطلاعات از یک محل به محل مناسب ضروری است، این مسیر باید از ظرفیت کافی برای انتقال مقدار معینی از اطلاعات برخوردار باشد. حد بالای میزان اطلاعات قابل انتقال از یک مسیر را ظرفیت مسیری می نامند، ارسال پیام های ارتباطی مستمر که ارسال آن قدری دشوارتر است مانند امواج صوتی و تصویری به صورت آهنگهای موسیقی و تصاویر ویدیویی از حیث ماهیت کار تفاوت چندانی ندارد.
نظریه اطلاعات و سازمان:
همراهی اصطلاح نظریه اطلاعات و سازمان ناشی از استفاده مکرر از واژه اطلاعات در منزل مدیریتی است. توسعه نظریه اطلاعات در اصل برای کاربرد در ارتباطات از راه دور بوده است زیرا امکان محاسبه میزان اطلاعات قابل انتقال بر روی یک سیستم یا نوار رادیویی و ظرفیت مسیرهای ارتباطی، اهمیت زیادی در ارتباطات از راه دور دارد اما در مورد سودمندی این نظریه در سایر رشته ها تردید وجود دارد. به گفته راپوپورت؛ با در نظر گرفتن اطلاعات به منزله چیزی که همواره در یک ظرف خالی قابل نگهداری است (مانند مایعات یا مواد انرژی زا) گمراه کننده است. هر چند در کاربرد مستقیم نظریه اطلاعات در وضعیتهای سازمانی محدودیت وجود دارد استفاده از علم سایبرنتیک در این زمینه ها سودمند است. همان طور که استفاده از انسان برای انجام وظیفه ارائه بازخور در سیستم های سایبرنتیکی ضرورت دارد اتکای خرده سیستم ارتباطات به عناصر انسانی نیز برای حفظ عملکرد و کنترل سیستم ضروری است حتی با فرض نامناسب بودن جنبه های آماری نظریه اطلاعات برای سازمان ها جنبه های دیگری از ان برای سازمان ها مفید و سودمند است.

نگرش جدید سیستمی:
انسانها در طول حیات سازمانها عهده دار کنترل ، هدایت، اداره ساختار، انجتم وظایف و تلاش برای تکامل انها هستند. مفاهیم زیر بنایی تفکر سیستمی مبتنی بر نگرش ارگانیک که این نگرش را به طرح ها و ادراکات افراد اشاعه می دهند، هستند. واژه ارگانیسم مترادف مجموعه های پیچیده و قابل پیش بینی به کار می رود و به موجودیتهای اطلاق می شود که خود مرکب از خرده موجودیتهای بسیار هستند که علاوه بر وابستگی به یکدیگر با محیط و کل مجوعه وابستگی دارند.
مجموعه های پیجیده غیر قابل پیش بینی و قابل پیش بینی:
دو روش برای توده های متشکل از واحدهای اولیه وحود دارد:
1. بیان و ثبت ویژگی های تک تک اجزای توده ها
2. تعیین میانگین های کلی آماری برای هر ویژگی در هر توده
اگر تعداد عناصر و ویژگی های قابل بررسی کم باشد روش اول مناسب است، در صورتی که اندازه و تعداد ویژگی ها افزایش یابد روش دوم کاربرد بیشتری دارد. این امر در مورد مجموعه های پیچیده غیر قابل پیش بینی صدق می کند، پدیده های ساختار یافته، منظم و هدفمند که برای تحقق اهدافی معین تنظیم شده اند سیستم های قابل پیش بینی نامیده می شوند این سیستم ها هف یاب و غایت نگرند. دانشمندان قدیم غایب نگری و هدفمندی را وجه تمایز سیستم های ارگانیک و غیر ارگانیک محسوب می کردند در مفاهیم نظری جدید غایب نگری بر مفهوم سایبرنتیکی دلالت دارد و به رفتارها یکنترل شده از طریق سیسیتم های بازخور منفی اطلاق می شود. غایت نگری در سیستم های سایبرنتیکی از عملیات مربوط به خطا و ساز و کار تصحیح آن ناشی می ود در واقع با مقایسه مستمر عملکرد واقعی خود با هدف و اندازه گیری میزان انحراف از هدف و انجام اقدامات اصلاحی برای به حداقل رساندن تفاوت میان دو حالت خود را تنظیم می کند در تفکر جدید سیستمی غایت نگری متراف خود تنظیمی است. غایت نگری از سلسله مراتب تبعیت می کند منظور از سلسله مراتب، سیستمی که از خوده سیستمهای به هم وابسته تشکیل شده که هر خرده سیستم نیز سیستم سلسله مراتبی تلقی می شود تا ان جا که به پائین ترین خرده سیستم اولیه برسیم. یعنی رابطه فوق ــ مادونی انکار می شود، و با تقسیم یک کل به اجزاء مستقل برای شناخت کاری اختیاری است. سیستم های سلسله مراتبی از حیث پیچیدگی روندی صعودی دارند. ساختار خاص هر سلسله مراتب بر حسب درجه تعامل هم در داخل و هم در میان خرده سیستم های متفاوت آن شکل می گیرد. انتخاب یک ساختار سازمانی ویژه در برخی سازمانها میزان فاصله است که با توجه به امکان استفاده از سیستم های ارتباط از راه دور و کامپیوتر کاهش یافته است. آن دسته از مجموعه های پیچیده قابل پیش بینی که دارای ابزار پیمایش نیرومند، مسیرهای ارتباطی کارآمد و قدرت تصمیم گیری دقیق هستند می توانند سلسله مراتب گسترده تری داشته باشند. اگر یک مجموعه قابل پیش بینی دارای ساختار سلسله مراتبی باشد می توان ان را سلسله ای از حلقه های بازخور توصیف کرد که بر حسب مراتب پیچیدگی با روندی صعودی تنظیم شده اند. در سطوح پایه این سلسله مراتب سیستم های تبدیل و جداسازی بدون حلقه بازخور قرار می گیرند، واحدهای تبدیل ساده هدف عمده ای ندارند در این سطح درباره نسبتهای مناسب ستاده ها تصمیم گیری می شود این سطح را سیستم های ساده قابل پیش بینی انتقال کرده اند، در سطح اول سلسله مراتب مجموعه های پیچیده قابل پیش بینی ، خرده سیستم های ساده حفظ کننده هدف قرار دارند، این سیستم ها با استفاده از سیستم بازخور منفی هدفهای خود را به مدت می آورند و با حداقل رساندن انحراف و میزان اختلاف میان هدف و عملکرد واقعی هدف را حفظ می کند سیستم های سایبرنتیکی را می توان در شمار این نوع سیستم ها قرار داد. سطح دوم این سلسله مراتب به سیستم های اختصاص یافته که می تواند به طور خودکار اهداف خود را تغییر دهند و دارای حافظه هستند، درجه استقلال این سیستم ها بر زیاد بودن ظرفیت حافظه می توان بازخوانی آن دلالت دارد. در سطح سوم سلسله مراتب حلقه های بازخور که قادرند به طور واکنشی هدف خود را تغییر دهند دارای حافظه بالا ، توان یادگیری اگاهانه و قدرت پیش بینی و آگاهی دادن است. در خرده سیستم هاییی اجرایی که با تاخیر زمان عمل می کنند و به جبران کننده و سازو کار اقدام نیاز است از پیش بینی کننده بهره می گیرند که با ساتفاده از تجارب گذشته و بررسی حافظه و اطلاعات ذخیره شده در آن وضعیت آینده را پیش بینی می کنند (مثل برنامه های تبلیغاتی آینده) سیستم های بازخور آگاهی دهنده به کار گیرنده اقدامات ابتکاری برای کنترل یک سیستم معین هستند و اجازه می دهند تا سیستم در مدت یا محدوده معین از کنترل خارج شود برای جلوگیری از ابراز واکنش شدید در برابر یک پدیده یا وضعیت موقتی چنین تدابیری اتخاذ می کنند، سیستم های بازخور نوع سوم در شمار فراگردهای خود اگاهانه یادگیری هستند.
در سطح دوم هر سلسله مراتب در مقایسه با سطح اول آزادی عمل بیشتری وجود دارد، مجموعه ای از شاخص ها و هدفها توسط سطوح بالاتر معین می شود. مدیران میانی هم تا حدی آزادی عمل دارند اقدام به جمع آوری آمار و ارقام می کنند و اگر مدیران عالی هدفهای غیرقابل دسترسی تعیین کنند مدیران میانی با استناد بر امار و ارقام حمایت کننده از موضوع خود عمل می کنند. اطلاعات ، آگاهیها و توانایی ها در سازمان به فراگرد یادگیری در سیستم کمک می کند و عامل تعیین کننده ای برای کنترل رفتار سیستم محسوب می شود. سازمانها بدون دسترسی به اطلاعات گذشته کنترل رفتار خود را از دست می دهد و نمی تواند به فعالیت خود ادامه دهدف اگر سازمانها از کمیت و کیفیت محصولات خود و میزان رضایت مشتریان بی اطلاع باشد نمی تواند عملکرد خود را بهبود بخشند. هر سه نوع سیستم های بازخور به طور سلسله مراتبی عمل می کنند به طوری کهخروجیهای سیستم های پاسسن تر به منزله ورودی سیستم بالاتر در نظر گرفته می شوند این امر برای خرده سیستم ها هدفگذاری کرده و این چرخه دوباره تکرار می شود.

فصل چهارم
شناخت خرده سیستمها و ساده سازی الگوی تعاملی انها
شناخت خرده سیستم ها:
در نگاه اول مسائلی که تحلیلگران سازمان با آن مواجه می شوند مبهم و اسرارآمیز است، پیش بینی درباره تئوری که نیاز به شناخت رفتار مصرف کننده دارد و تبیین و تحلیل فراگردهای رفتاری از تبیین و تحلیل فراگردهای ساخت یک محصول دشوارتر است، زیرا فراگردهای رفتاری کمتر شناخته شده اند.
مهم ترین نکته در تنظیم مساله این است که تحلیلگر باید درباره وضعیت و شرایط موجود و مبانی به آن شناخت کامل پیدا کرده باشد وظیفه آن در این مرحله نمایش وضعیت در قالب یک مدل است که باید از عوامل و روابط موثر بر رفتار سیستم آگاه باشد و به نظریه های مربوط به (چرایی رفتار سیستم) شناخت درست پیدا کند. شبیه سازی رفتار در یک بازار مصرف معین مستلزم آشنایی با نظریه های روانشناختیب و جامعه شناختی مربوط به آن و نحوه توزیع محصول در آن بازار است و اگر تحلیلگر به وضعیت آشنا نباشد برای خروج از این وضعیت باید از روشهای
شناخت خود سیستمها استفاده کند.

شناخت سیستمهای هر سیستم:
به منزله تشکیل دهنده یک سیستم ، اساس تجزیه و تحلیل و طراحی آن است و شناخت اصول حاکم بر نحوه شکل گیری و ساخت سیستم ضرورت دارد.

فراگرد تعریف خرده سیستم ها:
با استفاده از مجموعه اطلاعات اساسی حاصل از طرح مفهومی خام و مهیارهای غالب و داد و ستد شکل می گیرد و برای دسته بندی فعالیتها و تعیین موفغقیت اقدام می شود:
1. وظایف مشترک 2-فنون و رویه های مشترک 3-ارتباط منطقی جریان کار 4-داده ها یا باز داده های مشترک

روشهای شناخت خرده سیستم ها:
1- روش جریان کار و عملیات 2-روش کارکردی (وظیفه ای) 3-روش تغییر حالت

روش جریان کار و عملیات:
متداولترین روش درک یک وضعیت تعقیب جریان عوامل عمده ای است که در آن پردازش می یابند و روی آنها کار می شود و بسرعت می توان تاخیرهای احتمالی در هر فراگرد را آشکار و اثرات بعدی آن را بررسی نمود. در جریان روش تجزیه و تحلیل جریان کار باید هر گروه از فراگردها را در قالب یک خرده سیستم اصلی در نظر گرفت، هر فراگرد جدید در نقطه ای از عملیات آغاز محصول در ان نقطه دستخوش تغییر می شود، جزئیات بیشتر فراگرد عملیات از طریق مشاهده و مطرح کردن پرسشهای هدفمند و منظم آشکار می گردد.
در بیشتر سیستم ها دو جریان فیزیکی قابل مشاهده است:
1. جریان فیزیکی کالاها 2-جریان فیزیکی افراد
البته جریان های دیگری وجود دارد، که از مهمترین آنها می توان به جریان اطلاعات و جریان پول اشاره کرد، پیگیری جریان های اطلاعاتی دشوارتر از جریان های فیزیکی است زیرا این اطلاعات سیر پنهانی دارند. تحلیلگر با مطالعه اسناد و مدارکی مثل" سفارش، پیامهای تبلیغاتی، گزارش های عملکرد رویه های فنی، رویه های ساخت، گزارش وضع موجود، رسیدگیها و خط مشیها ادراک و شناخت مناسبی از جریان اطلاعاتی به دست آورد. در بیشتر خرده سیستم ها پیش از شناسایی خرده سیستم ها باید جریان های عوامل عمده را بررسی کرد، خرده سیستم هایی که پس از جریان های فیزیکی بررسی می شوند از حیث غذا و تکامل با خرده سیستم هایی که پس از تعامل جریان فیزیکی، مالی و اطلاعاتی تفاوت دارد. این روش می تواند برای شناسایی مسائل و اتخاذ تصمیم های مهم بسیار سودمند باشند.

روش کارکردی (وظیفه ای) :
استفاده از روش جریان کار و عملیات برای شناسایی سازمان هایی پیچیده ای نظیر سازمان تامین اجتماعی مطلوب نیست زیرا ممکن ات هیچ جریان آشکاری از کار وجود نداشته باشد در این صورت شناسایی کارکردها و وظایف و پیگیری توالی انها استفاده شود. تحلیلگر با بررسی انجام وظایف و بررسی عمیق وظایف و دسته بندی گروههای وظایف اصلی و فرعی خرده سیستم ها شکل می گیرند، در بیشتر موارد دو مجموعه وظیفه متوالی به طور موازی پیش می روند:
1. وظایفی که با حرکات فیزیکی سروکار دارند (نظیر پردازش مواد، حمل و نقی و انبارداری)
2. وظایفی که با کنترل سازمانی سروگار دارند (مثل پردازش اطلاعات، بایگانی، تصمیم گیری و ارتباطات)
برای سیستمی که تا حد زیادی به فعالیتهای کنترلی می پردازد بهتر است از روش تجزیه و تحلیل وظیفه ای استفاده کند تا روشی را برای آغاز کار طراحی و مدلسازی برای خرده سیستمها ارائه دهد.

روش تغییر حالت :
برای تجزیه و تحلیل مسائلی مناسب است که برای حل انها می توان از شبیه سازی استفاده کرد، در این روش وضعیت سیستم در هر لحظه از زمان با مشخص کردن وضعیت متغیرهای داخلی و خارجی مربوط به آن نمایش داده می شود. مراحل استفاده از روش تغییر حالت:
1- شناسایی متغیرهای مربوط به آن
2- مشکل ترین گام روابط وابسته به زمان را می توان به صورت مشروط (بین حال و گذشته) در نظر گرفت یعنی هر متغیر خاص فقط هنگامی تغییر می یابد که وضع کنونی سیستم از ویژگی های معینی برخوردار باشد. گام دوم رویه های محاسباتی برای به روز کردن اطلاعات در مورد تغییرات متغیرهاست، در روش تغییر حالت خرده سیستم ها همان رویه های فرعی هستند.

جداسازی (تفکیک)
برای شناخت بهتر یک سیستم باید مرزها و نحوه تعامل خرده سیستم های آن با یکدیگر را به گونه ای تعریف کرد
که معرف کل سیستم باشند فراگرد جداسازی باد تا جایی ادامه یابد که خرده سیستم های تفکیک شده قابل اداره و قابل کنترل باشند، در این مرحله برخی خرده سیستمها به صورت جعبه های سیاه در نظر گرفته می شوند زیرا ساختار انها شناخته شده نیست ولی رفتار انها قابل پیش بینی است. در فراگرد جداسازی مرزهای جدید خرده سیستمها با دقت مطالعه و تعیین می شوند سپس براساس ساختار جدید تعامل لازم میان انها برقرار و در نهایت در قالب یک ساختار سلسله مراتبی شکل می گیرند، به طوری که هر خرده سیستم عنصری از یک ابر سیستم است.
یعنی تقسیم بندی هدفهای کلی در قالب مجموعه ای از هدفهای فرعی است، مساله عمده در فراگرد جداسازی خطر بهینه نشدن بازدهی کل عملیات است به این صورت که بهینه سازی بخشی جایگزین بهینه سازی کلی عملیات گردد.
تصمیمهای متخذه درباره نحوه تفکیک تحت تاثر هدفهای جداسازی و تفاوتهای فردی طراحان قرار می گیرد که تلاش برای کاهش دخالت سلیقه های فردی طراحان ضروری به نظر می رسد. در فراگرد جداسازی اصل انسجام کارکردی که عنوان می کند هدفهای سیستم دیکته کننده نحوه تفکیک هستند، ضروری است.
اولین گام در طراحی سیستم تعیین هویت خرده سیستم هایی است که کارکرد منسجمی دارند پس از آن باید مرز مشترک هر خرده با خرده سیستم های دیگر به طور واضح مشخص شود و سپس به ساده سازی تعامل میان خرده سیستم ها و برقراری ارتباطات مناسب با خرده میان انها مبادرت کرد.
به منظورجلوگیری از دوباره کاریها در مدیریت پروژه یک روش مهم به نام ساختار تجزیه کار استفاده می شود که روش تفکیک طبیعی پروژه و نتایج آن است و به ترتیب این مراحل انجام می شود:
1. تجزیه هر سیستم به چند خرده سیستم
2. تجزیه هر خرده سیستم بر حسب کارکردها و وظایفی که بر عهده دارد
3. تجزیه هر وظیفه به کارهایی که باید در آن صورت پذیرد
4. تجزیه هر کار به کارهای فرعی
5. تجزیه هر کار فرعی به جزء کارها
ساده سازی الگوی تعاملی خرده سیستم ها:
پس از فراگرد جداسازی می توان به تعریف نحوه تعامل در میان تعداد زیادی از خرده سیستم ها مبادرت کرد، با افزایش تعداد خرده سیستم ها تعداد روابط تعاملی نیز به سرعت افزایش می یابد.
تعداد روابط تعاملی خرده سیستم های هر سیستم= 1/2 n (n-1) (n برابر است با تعداد خرده سیستم های هر سیستم)
هر اتصال داخلی زمینه برقراری ارتباط تعاملی میان خرده سیستمهاست و هر تعامل متضمن یک سمیر ارتباطی است.

روش های ساده سازی:
فراگرد ساده سازی و سازماندهی خرده سیستم ها باید به گونه ای تنظیم شود که تعداد اتصالهای داخلی کاهش یابد.

منشا تعامل خرده سیستم ها:
1. وجود اتصال داخلی به دلیل قرار گرفتن باز داده های خرده سیستم به مشابه داده ها یا ورودی خرده سیستم دیگر
2. وجود اتصال داخلی به دلیل وجود منابع مشترکی که مورد استفاده بیش از یک خرده سیستم هستند.
3. وجود اتصال داخلی به دلیل وجود محیط مشترک

روش های ساده سازی الگوی تعاملی خرده سیستم های هر سیستم:
1) انتخاب ساختار مناسب
2) استفاده از اصل اشتثنا برای کاهش ساختار مناسب
3) ایجاد خوشه ای از خرده سیستم ها
4) خروج از اتصال برای کاهش تعامل
1- انتخاب ساختار مناسب: هر سیستم باید به گونه ای تنظیم شود که فعالیتهای آن پیوند بسیار نزدیکی با یکدیگر داشته باشند و در یک مسیر قرار بگیرند، اگر در سیستم سازمانی از طراحی بر مبنای پروژه استفاده شود، پروژه مستقلتر عمل خواهند کرد وو تعامل کمتری میان واحدهای آن برقرار می شود، اگر از طراحی بر مبنای وظیفه استفاده می شود تعداد تعاملها افزایش می یابد، هنگام ساده سازی از طریق ساختار باید مزایای کاهش تعامل خرده سیستم ها و مزایای سازماندهی تخصصی کارها با هم مقایسه شوند و روش با صرفه تر انتخاب گردد.
2- استفاده از اصل استثنا برای کاهش تعامل: هنگامی که یک خرده سیستم در قلمرو از بیش تعیین شده فعالیت می کند یک واحد مستقل در نظر گرفته می شود اگر این خرده سیستم با خرده سیستم دیگری تعامل پیدا کند باید به طور مناسبی با آن برخورد شود.
3- ایجاد خوشه ای از خرده سیستمها: همه خرده سیستم ها به هم پیوسته اند و خوشه ها به وجود می آیند و خوشه ها نیز از طریق یک رابطه تعاملی منفرد با هم مرتبط هستند، خرده سیستم ها با هم ارتباط برقرار می کنند و خوشه ها شکل می گیرند.
4- خروج از اتصال برای کاهش تعامل: خروج از اتصال به معنی تضعیف اتصال خرده سیستم هاست به گونه ای که بتوانند در کواه مدت با استقلالی نسبی به فعالیت بپردازند.

خروج از اتصال و روشهای آن:
اگر دو خرده سیستم پیوند بسیار نزدیکی با یکدیگر داشته باشند باید میان آنها هماهنگی بسیار دقیقی وجود داشته باشد. با توجه به آنکه هر سیستم تا حدودی مستقل از سیستم دیگر است وادار کردن دو سیستم به انجام عملیاتی بسیار منسجم و هماهنگ با یکدیگر کار دشواری است. سیستم تهیه مواد اولیه با سیتم تولید پیوند محکمی دارد باید نحوه تحویل مواد اولیه بدقت برنامه ریزی شوند تا موجب تاخیر در تولید شود، بروز رخدادهای تصادفی زمان تحویل مواد اولیه را متغیر می سازد و احتمال بروز تاخیر را در ورود مواد اولیه افزایش می دهد، که تولید با تاخیر تصادفی مواجه شود که می توان با جداسازی یا ضعیف کردن اتصال برای حل مشکل اقدام کرد تا دو سیستم در کوتاه مدت تا اندازه ای مستقل از یکدیگر فعالیت کنند.
I. برخی از روش های خروج از اتصال:
1- ذخیره سازی و تنظیم ورودیها (تشکیل خط نوبت) 2-منعطف ساختن منابع 3-تعیین استانداردها
1. ذخیره سازی و تنظیم ورودیها (تشکیل خط نوبت):
برای تضعیف اتصال دو خرده سیستم (خرده سیتم تامین مواد اولیه و خرده سیستم تولید) یا ذخیره سازی و استفاده از یک انبار مواد اولیه برای هر سیستم این امکان را ایجاد کرد که در کوتاه مدت مستقل از یکدیگر فعالیت کنند. برای تعدیل نرخ ورود و خروج داده ها در برخی از سیستم های ارتباطی و کامپیوترها استفاده کرد.
2. منعطف ساختن منابع:
هنگامی که خروجی یک خرده سیستم، منبع ورودی خرده سیستم دیگر محسوب شود این امکان به وجود می آید تا خرده سیستم مذکور تا حدودی مستقلتر از یکدیگر فعالیت کنند و گاه هم هر خرده سیستم به نیازهای خرده سیستم های متعدد پاسخ دهد. در صورت استفاده از منابع و ظرفیتهای اضافی توان سازمان افزایش می یابد، اگر منابع موجود مقاصد گوناگون قابل استفاده باشند و از نیروی انسانی خود به صورت چند پیشه استفاده کند و در مقایسه با سازمانی با همان نیروی انسانی از روش یک پیشه استفاده می کند انعطاف پذیری بیشتر دارد.
3. تعیین استانداردها:
استاندارد کردن هزینه ها، ویژگی ها و نظایر آن به دلیل کاهش دادن نیاز به برقراری ارتباط با سایر خرده سیستم ها برنامه ریزی و سازمان دهی را ساده تر می سازد به طور مثال: اگر یک واحد تولید برای هر محصول کدهایی استاندارد را به کل سازمان معرفی کند نیازی به برقراری ارتباط و مذاکره با سایر واحدها نسیت. مسائل ناشی از اتصال نزدیک هم به مشکلات فیزیکی هماهنگی و جابه جایی منابع و هم به دشواری برقراری ارتباط مربوط می شوند . روش های جداسازی نیاز به ارتباط را کاهش می دهند وایجاد ارتباط بین خرده سیستم ها را در موارد استثنایی فراهم می اورند. می توان از روش های جداسازی برای افزایش ارتباطات استفاده کرد، فراگرد جداسازی و اعطای قدرت استقلال به خرده سیستم ها برای اداره امور خودشان مزایای متعددی دارد ولی بدون افزایش هزینه ها امکان پذیر نیست، هزینه های مربوط به جداسازی برای اموری نظیر ذخیره سازی، تهیه دستگاه تنظیم کننده ورودیها، تشکیل خط نوبت، تامین منابع احتیاطی و تعیین استانداردها صرف می شود. بهینه سازی بخشی در مقابل بهینه سازی سراسری موجب افزایش هزینه ها می شود.

بهینه سازی بخشی:
عبارت است از انتخاب بهترین گزینه برای رفتار یک خرده سیستم در درون یک سیتم کلی تصمیم گیری در عین حال که بهینه سازی بخشی یکی از آثار منفی تجزیه سیستم ها محسوب می شود روشی برای برخورد با مسائل جهان واقعی است. اگر اقدام برای بهبود عملکرد یک بخش به عملکرد بخش دیگر صدمه بزند مجموع تشکیلات پیشرفت نخواهد کرد و اینگونه اقدامات فقط به بهینه شدن بخشی می انجامد. در نگرش سیستمی روش تجزیه و تحلیل سیستم باید به طراحی و کشف راه حل های بهینه و انتخاب بهترین گزینه ها و تلاش برای دستیابی به راه حل های خوب و مطلوب برای کل سازمان باشد. در نگرش سیستمی مدیریت صحیح با این طرز فکر که باید یک بخش وظیفه ای را مانند یک فروشگاه خانوادگی اداره کرد سازگاری ندارد زیرا بسیار اتفاق می افتد که کاهش اندکی در عملکرد ظاهری یک بخش وظیفه ای موجب افزایش چشمگیری در عملکرد کل سازمان می گردد.

فصل پنجم
ساز و کار تدوام حیات سازمان ها در محیط های پویا
منظور از عوامل محیطی، مجموعه ای از ویژگی های قابل اندازه گیری محیطی است که به طور مستقیم یا غیر مستقیم توسط سازمان ادراک و بر عملیات آن موثر هستند.

تعریف محیط سازمان:
عبارت است از مجموعه شرایط و عوامل خارجی موثر بر سازمان ولی به طور کلی در متون تخصصی مدیریت واژه محیط به پدیده های اطراف سازمان اطلاق می گردد که نوعاً عواملی نظیر دولت، رقبا، تکنولوژی عرضه و تقاضای نیروی کار، مشتریان و ارباب رجوع و اخیراً بوم (صنعت مرتبط با سیستم) را در بر می گیرد.
و در تعریف ذهنی صاحبنظران محیط را تصور مدیر از پدیده های پیرامون سازمان نه خود آن پدیده ها معرفی می کنند.تعریف دقیق تر حد وسط تعریف عینی و تعریف ذهنی را مطرح می کند و در تعریف سیستم عواملی را که خارج از سیستم قرار دارند ولی تا اندازه ای در عملکرد ان دخالت محیط سیستم محسوب می کنند.
منابع و ابزار چون در زمان مقتضی به کار گرفته می شود و چیزهای که بر عملکرد سازمان تاثیر مستقیمی ندارند جزء محیط واقعی سازمان نیستند و فقط در صورت تغییر اهداف جزء محیط به حساب می آیند.
تقاضاهای و فرصت های محیطی معمولاً در قالب یک مساله برای سازمان جلوه گر می شوند، استراتژیهای سازمانی حاصل توان و تحلیل هر سازمان به پیمایش در محیط خارجی برای شناسایی مسائل محیطی هستند، نحوه پیمایش نقش مهمی در موقعیت سازمان دارد.
تعامل سازمان و محیط:
به سیستم تعاملی سازمان و محیط آن سیستم برین اطلاق می شود که از نوع سیستم هایی پویاست محیط و سازمان بخش هایی از این سیستم برین هستند که باید جایگاه ارزشی، آنها شناسایی و بررسی شود.
محیط سازمان در یک تغییر و تحول مستمر قرار دارد، پیش از بررسی یک سازمان در حال تحول در محیطی متحول و پویا شناخت فراگردهای که سازمان برای انطباق با تغییرات محیطی به کار می گیرد، ضروری است.

ماتریس حالتهای تبادل میان سازمان و محیط:
حرف L روابط بالقوه میان سازمان و محیط است عدد (1) به سازمان و عدد (2) به محیط اشاره دارد، L11 فراگردهای داخلی سازمان، L12 و L21 نشان دهنده تبادل میان سازمان و محیط و L22 صرفاً به محیط مربوط می شود، هر گاه ورودی و خروجی درون خود سازمان باشد رابطه L11 برقرار می گردد نظیر دوره های آموزشی که یک سازمان برای کارکنان خودش می گذارد، اما اگر برخی از این کارکنان به سازمان دیگر منتقل شوند رابطه L12 برقرار می گردد، هرگاه ورودی سازمانی از محیط تامین شود و خروجی ان نیز به محیط بازگردد رابطه L22 شکل می گیرد، مثل فعالیتهای سازمان های آموزشی، اگر یک سازمان آموزشی برخی از فارغ التحصیلان خود را استخدام کند رابطه L11 برقرار خواهد شد.
در واقع سازمان و محیط آن باید به عنوان یک سیستم واحد در نظر گرفته شود زیرا جداسازی سازمان و محیط به صورت انتزاعی انجام می شود و فقط امری قراردادی است.

شناسایی و تعیین جایگاه همه عوامل ممکن در دو دسته:
1- عوامل داخل سیستم (متغیرها) 2-عوامل خراج سیستم (پارامتر)
رفتار سیستم متعامل ( سازمان و محیط) توسط دو دسته متغیر L11 و L22 و دو دسته پارامتر L12 و L21 تعیین می شود. ویژگی سیستم های باز یعنی مقاومت در برابر اثرات تغییر در پارامترهایشان را سازگاری می گویند.
سیستم های پویا نظیر سیستم متعامل سازمان و محیط حیاتشان را به ایجاد ثبات در مجموعه متغیرها و پارامترهای موثر خود تضمین می کنند.

هدفمندی و اطلاع گیری در سیستم های باز:
سیستم های باز نیز با محیط خود به تبادل انرژی و اطلاعات می پردازند.

فراگردهای اساسی سازمان ها:
1- وارد کردن منابع و مواد خام معینی از محیط برای تبدیل به محصول
2- کسب اطلاعات از محیط و بخش های درونی خود به منظور تصمیم گیری برای ایجاد تغییر آگاهانه، اطلاع گیری از محیط فراگرد پیمایش نامیده می شود.

هر سیستم هدفمند به دو طریق به محیط بیرونی مرتبط می شود:
* سیستم پیمایش که از این طریق اطلاعات مورد نیاز را از محیط به دست می آورد.
* سیستم تصمیم گیری که به وسیله ان برای مواجهه با تحرکات محیط عمل می کند.
سازمان ها پیام ها را از طریق خرده سیستم پیمایش جستجو و دریافت می کنند؛ این پیام ها به خرده سیستم بهینه سازی و بهنگام سازی اطلاعات منتقل می شوند تا مورد ارزیابی قرار گیرند و سرانجام ئارد خرده سیستم تصمیم گیری می شوند و به اطلاعات قابل استفاده در اجرا مبدل می گردند، سیستم پیمایش داده ها را بر حسب میزان تفاوت وضع موجود با وضع مطلوب جمع آوری می کند، تائید وجود فاصله وظیفه سیستم پیمایش است و کاهش فاصله وضع موجود با وضع مطلوب وظیفه فراگرد تصمیم گیری است.

ماهیت سیستم پیمایش:
تاثیر عوامل محیطی نظیر تهدیدات، فرصتها یا محدودیتها بر سازمان به صورت یک مساله جلوه گر می شود این مسائل را مسائل استراتژیک م یگویند، ایجاد هماهنگی میان تغییرات محیطی خاص و فعالیتهای انطباقی سازمان حل مساله استراتژسک است. که در سیستم باز تنظیم و حفظ جریان اطلاعات میان سیستم و محیط آن اشاره دارد.

شدت پیمایش
شدت پیمایش محیط توسط سازمان به عوامل زیر بستگی بیشتری دارد :
1. میزان دسترسی سازمان به منابع اقتصادی
2. نحوه ادراک مدیر از ماهیت روابط سازمان و محیط ان
3. میزان و گستردگی تغییرات در وضعیت محیط تا ان جا که به سازمان مربوط می شود.

دو نوع رابطه میان سازمان و محیط:
الف) رابطه حیاتی
ب) رابطه هم نیروزایی ، رابطه ای که از حیث کارکردی برقراری آن ضرورت دارد یعنی وجود ان میان دو یستم برای حیات دو سیستم ضروری است را رابطه حیاتی گویند و رابطه ای که برقراری آن از حیث کارکردی ضروری نیست وجود آن میان دو سیستم آن ها را قادر می سازد که به اتفاق عملکردی بیش از مجموع عملکرد هر یک به طور جداگانه داشته باشد. با نادیده گرفتن رابطه حیاتی احتمال اینکه رابطه از کنترل خارج شود افزایش می یابد و به طور قطع سازمان بازنده نهایی است.
با نادیده گرفتن رابطه هم نیروزایی کل رابطه در خطر نیست بلکه فقط توان هم نیروزایی سیستم محدود یا منتفی می شود، میزان پیمایش یک سیستم در محیط باز به میزان اهمیت رابطه میان دو حد سیستم سازمان و محیط بستگی دارد که تحت تاثیر عامل انهاست. آزمون شدت تعامل با آزمون میزان وابستگی یک سیستم به عوامل معین (پارامترها) شباهت دارد.
تنوع ذاتی در محیطی که به طور متناوب در حال تغییر است فقط زمانی قابل کنترل و اداره است که سیستم طراحی شده برای هدایت ان از قابلیتهایی با تنوع کافی برخوردار باشد. وجود اطلاعات تنوع را کاهش می دهد بنابراین محیط های پویا نیازمند سیستم های پیمایش فعالتری هستند.
آن بخش از محیط که تصور می شود با سازمان رابطه حیاتی داشته و از تغییرات متناوب و زیادی نیز برخوردار است، نیازمند هدایت بیشتری است.
روش های پیمایش:
فراگردی که سازمان طی ان اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری را کسب می کند این فراگرد از ابعاد روانی، فرهنگی و اجتماعی بخشی از فراگرد اندیشیدن و حل مساله محسوب می شود.
از حیث اقتصادی، اطلاع گیری تابع قانون کارآیی است یعنی هزینه اخذ اطلاع نباید از منابع حاصل از ان تجاوز کند. هر فعالیت آدمی که با تخصیص و مصرف منابع کمیاب با مصارف متعدد سروکار دارد یک فعالیت اقتصادی است. یک سازمان زمانی می تواند به حیات خود ادامه دهد که تنشها و مشکلات درونی خود را به حداقل رسانده و بیشتر نیروی خود را صرف برنامه ریزی استراتژیک و مدیریت عوامل محیطی کند. شرط انطباق انسان امروزی با محیط حفظ ثبات محیط داخلی است.

دو روش اصل پیمایش:
1- نظارت 2-کاوش یا تخصص
نظارت بر مراقبت از یک موقعیت که به تحصیل اگاهی متعارفی می انجامد و نقش آن ایجاد دانش کلی پیرامون اطلاعات است در حالی که هدف از کاوش دستیابی به اطلاعات اولیه و خاص برای حل یک مسئله است. میزان دخالت سیستم پیمایش (دستگاه گیرنده) تحت تاثیر تناوب و میزان تغییرات محیطی است که سیستم پیمایش برای کنترل ان طراحی می شود.
هر یک از دو روش اساسی به دو بخش قابل انشعاب هستند:
نظارت کردن به زیر نظر داشتن و پیگیری کردن و کاوش به بازجویی کردن و تحقیق کردن منشعب می شود. در نظارت درجه و شدت پیمایش کم و در کاوش شدت و درجه پیمایش زیاد است.
روش های پیمایش:
الف) جستجو و یافتن یک راه حل برای مساله
ب) جمع اوری داده ها دربارهی ساخت مساله به منظور کشف راه حل
ج) افزایش اگاهی تحلیلگر و آشنایی وی با محیط
د) اخذ یک تصمیم اطلاعاتی
روش های نظارت (زیر نظر داشتن و پیگیری کردن) در امر جمع آوری اطلاعات عنلکرد خوبی دارند اما در امر یافتن راه حل برای مساله کارایی کافی ندارند، عملکرد روش کاوش (بازجویی و تحقیق کردن) در امر یافتن راه حل مطلوب هستند یافتن راه حل رضایتبخش برای یک مساله خاص به پژوهش زیادی نیاز دارد و انسان برای حل مساله درگیر انتخاب روش های آزمون و خطاست.

اجزای مکانیکی سیستم پیمایش:
افزایش قابلیت انطابق و نیل به اهداف غایی در یک سیستم باز هدفگرا به عملکرد صحیح سیستم پیمایش وابسته است.
سیستم پیمایش باید بتواند با کسب اطلاعات مطلوب از محیط مواردی درباره فاصله X و Y را روشن کند؛
1- تعداد وجود فاصله میان وضع موجود تا وضع مطلوب
2- تعیین جهت فاصله
3- تعداد مقدار این فاصله
اگر از سیستم های بازخور منفی مستقیم، حقیقتی یا پیشگو استفاده شود کار اسان خواهد بود، سیستم پیمایش باید تحرک هر وضعیت را به طور جداگانه کنترل کند.
بازخور اطلاعات مربوط به تغییرات در وضع موجود مطلوب در محیط بیرونی سیستم ساده ای که دارای وضع مطلوب و وضع موجود معینی است با استفاده از علامت ناسازگاری (Y-Y≠0) به سیستم بهینه سازی اطلاعات ارائه می شود.
سازمان تلاش می کند تا آزمون های مورد نیاز برای انطباق مطلوب خود با محیط و تضمین بقای خود را به حداقل برساند، به حداقل رساندن فاصله X و Y به میزان تمایل و توانسازه آن برای نگهداری یک گیرنده اطلاعات با یک سیستم پیمایش مناسب بستگی دارد، سیستمی که جهت و مقدار آن را نیز تعیین کند.
یک راه حل خوب باید قادر به تحقق هدف علی رغم همه محدودیتهای آن باشد که مستلزم بهرهگیری از یک سیستم پیمایش چند مرحله ای است.

روش های پیمایش و علامت ناسازگار:
روشهای پیمایش برحسب درجات متفاوتی از وضعیت علامت ناسازگاری از حیث ناسازگاری، جهت مثبت یا منفی ان در زمانهای مختلف و مقدار آن تعیین می شوند.
وجود سازگاری X-Y≠0
جهت ناسازگاری(X-Y)t0>(x-y)t1 یا (X-Y)t0<(X-Y)t1
مقدار ناسازگاری c≥0 و |x-y|=c
زیر نظر داشتن ضعیفترین روش پیمایش هیچ سهمی در کاهش تعداد آزمونیهای مورد نیاز برای ایجاد انطباق ندارد احتمالاً سایر روش های پیمایش را از جست و جو برای کسب این نوع اطلاعات آزاد سازد و تنها به این دلیل می توان ارزش زیر نظر داشتن را مثبت ارزیابی مرد، سیستم پیمایشی که از زیر نظر داشتن استفاده می کند جهت دهنده کاوش به حساب می آید نه انجام دهنده کاوش. روش کاوش تعداد آزمونیها را تا حد ممکن کاهش می دهد البته کاوش آخرین مرحله از یک فردگرا چند مرحلهی پیمایش است نه یک فعالیت کاملاً مساقل.

توان سازمان در تعیین جهت و مقدار فاصله xو y تحت تاثیر دو عامل ذیل:
1. قابلیت داخلی سازمان در هدفگذاری و تنظیم صحیح وضع مطلوب (x) و تعیین مختصات واقعی وضع موجود (y) برای برآورد میزان فاصله آنها
2. ماهیت محیط عامل اول به فراگرد کسب آگاهی ارتباط می یابد و به موضوع هدفگذاری و هدفجویی و کسب هدف مربوط می شود و عامل دوم به طور مستقیم بر اثرات ماهیت محیط تاکید دارد.
اگر مقدار بازخور متناسب با شدت محرکهای محیطی تعیین شود انگاه می توان انتظار داشت که انحراف های بزذگ همواره با بازخوردهایی سریع و هشدار دهنده همراه باشند. انتخاب یک روش خاص برای پیمایش به جهت فاصله x و y بستگی دارد، هنگامی که X1-Y1 > X0-Y0 یعنی هنگامی که بازخورد در زمان (یک) شدیدتر بازخورد در زمان (صفر) باشد، بازخور منفی بر تحولی نامطلوب در رابطه با L12 یا L21 دلالت دارد که اختلاف میان هدف مطلوب و میزان تحقق واقعی آن در این حالت بیشتر از گذشته است که این حرکت حرکت دور شدن از هدف محسوب می شود.
کاوش همیشه به دلیل وجود یک مساله ضرورت می یابد بنابراین همه کاوشهای سازمانی را می توان کاوش برای حل مساله نامید هنگامی که X2-Y2 > X0-Y0 یعنی بازخور در زمان (دو) کوچکتر از بازخور در زمان صفر باشد بازخو.ر منفی دلالت بر بهبود رابطه L21 و L12 دارد و اختلاف میان هدف و وضع واقعی کمتر از گذشته است و نظارت روش عمده پیمایش و کسب اطلاعات در نظر گرفت، نقش نظارت در پیمایش کشف فرصتهاست و هدف همه نظارتهای سازمانی را میتوان نظارت برای شناسایی موقعیت دانست و این حرکت عملکرد بهتر از انتظار محسوب می شود.
انتخاب روش پیمایش تحت تاثیر میزان اهمیت منابع محیطی شکل دهنده علامت بازخور نیز قررار دارد، اگر بازخور محیطی تعداد نسبتاً زیادی از متغیرهای سیستمی را تحت پوشش قرار دهد توان سیستم برای کنترل انواع انحراف ها و اختلاف ها کاهش می یابد و در نتیجه می زان اطلاعات ضروری و تعدا آزمودنیهای مورد نیاز برای رسیدن به وضع مطلوب افزایش می یابد و علی رغم پویای محیط باید از سیستم های بازخور منفی استفاده شود یعنی سیستم کنترل باید نسبتاً بسته باشد.

فصل ششم
مقدمه ای بر تجزیه و تحلیل و طرحی نظام یافته سیستم
ابزارها و فنون تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم شامل نمودار جریان کمکار به نمودار سازمانی و شرح جزئیات کار که به دست مهندسان صنایع که به طراحی فراگرد فیزیکی کار علاقمند بودن شکل داده می شدند.
پیش از به صحنه آمدن کامپیوتر سیستم های مدیریت جریان های از کاغذ (از یک فرد، میز و پرونده به فرد دیگر) تلقی می شدند که خیلی هم خطا نبود. مفهوم برنامه ریزی نظام یافته برای رفع نیازهای نرم افزاری پدیدار شد که ادگار دیجسترا مهم ترین نقش را در ایجاد آن داشت، پیشرفت های بعدی در زمینه طراحی سلسله مراتبی به وقوع پیوست که مرهون زخمات اچ.مایلز بود این روش با نام اختصاری هیپو مشهور شده است. طراحی سلسله مراتبی اساساً فراگردی است که به وسیله ان یک سیستم بر حسب ساختار از بالا به پائین طراحی می شود. فردی به نام وارنیر فنون نظام دهی اطلاعات را برای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ابداع کرد، در این فنون از یک روش سلسله مراتبی استفاده می شود که از اطلاعات خروجی سیستم (باز داده ها) شروع و معین می سازد که چه داده های برای به دست آوردن این باز داده ها مورد نیاز هستند و تا مشخص شدن عواملی اصلی اطلاعات ورودی تکرار می شود. در ادامه پیشرفت هاال. کنستانتین وای. یوردن فنون تفکیک وظیفه ای را ابداع کردند در این فنون نیز از روش سلسله مراتبی استفاده می شود که ابتدا از یک وظیفه یا کارکرد سیستم آغاز می شود و پس از تعیین وظایف هر یک از آنها به چند وظیفه فرعی تفکیک می گردد. و امروزه بر مبنای همین پیشرفت ها مجموعه ای از روشهای نظام یافته تجزیه و تخلیل و طراحی برای تحلیلگران سیستم فراهم آمده است. تجزیه و تحلیلی نظام یافته روشی منطقی است که از بالا به پائین مانند یک نورافکن به جزئیات نظر می افکند و نیاز کاربران را از طریق به کار گیری نمودارهای جریان اطلاعات که به طور سلسله مراتبی تنظیم شده اند مدنظر قرار می دهد. در این روش نیازهای کاربران و خواسته ایشان نیز مدنظر قرار می گیرد. تجزیه و تحلیل نظام یافته ها را می توان مانند یک هرم در نظر گرفت که از بالا به پایین نخست هدفهای سیستم و سپس آنچه باید انجام شود که خواسته های کاربرد در قالب نیازهای سیستم تعریف می گردد و بعد جزئیات آنچه باید انجام شود تا خواسته ها تامین گردد و نحوه دستیابی به هدفهای کاربرد در آخرین قسمت هرم قرار دارد.

ابزارهای نظام یافته و تجزیه و تحلیل؛
1- انواع نمودار و اولویت های استفاده از آنها
2- واژگان اطلاعات
3- نمودار ساخت اطلاعات و نمودار دستیابی به اطلاعات
4- شرح مختصات جزئی
این ابزار مدل هایی منطقی هستند و منظور از طراحی نظام یافته، استقرار فیزیکی این مدلهای منطقی است که با تقسیم بندی سلسله مراتبی با استفاده از ساختار سلولی (واحدهای تک وظیفه ای) از بالا به پائین صورت می پذیرد، تجزیه و تحلیل همیشه در مورد یک بخش قابل اداره از یک سیستم انجام می شود. ایجاد هرگونه تغییر در مراحل اولیه تجزیه و تحلیل کم هزینه تر خواهد بود و هرچه برنامه ای طراحی و استقرار بیشتر پیشرفت کند هزینه تغییر نیز بیشتر خواهد شد.
تجزیه و تحلیل نظام یافته فراگردی خود مستندساز است در واقع مستندات یکی از محصولات فرعی این فراگرد به حساب می آیند به طوری که با کمک این مستندات می توان سیستم را به طور منطقی و قابل درک برای دیگران تشریح کرد. ابزارها و فنون که هنگام ایجاد نظام یافته سیستم برای مستند سازی به کار می روند عبارتند از؛ نمودار محتوایی، نمودار جریان اطلاعات، واژگان اطلاعات، هموارسازی یا تفکیک، نمودار ساخت اطلاعات، نمودار دستیابی به اطلاعات، نمودار ساخت سیستم و سایر شیوه های مستندسازی مانند استفاده از جدول تصمیم گیری، درخت تصمیم گیری و شماره های رمز مستعار.

چرخه حیات ایجاد (طراحی و استقرار) سیستم؛
روش منظم و با قاعده است که برای نظام دهی به کاربرد فراگرد ایجاد سیستم و فعالیتهای لازم برای نگهداری، توسعه و گسترش سیستم در چارچوب یک برنامه عملیاتی ساده به کار می رود. فراگرد ایجاد سیستم از مرحله بررسی تقاضا تا مرحله استقرار و نگهداری کل سیستم استمرار دارد. سیستم را به وسیله چرخه حیات ایجاد سیستم بنا می کنند که ابزاری برای مدیریت پروژه ایجاد سیستم محسوب می شود که برای برنامه ریزی کنترل و اجرا به کار می رود.

الف) چرخه حیات سنتی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم:
1- بررسی اولیه (تشخیص نیاز)
2- مطالعه میزان امکانپذیری (جمع آوری اطلاعات و ارزیابی سیستم)
3- طراحی مفهومی یا طراحی خام (ارزیابی سیستم های جایگزین، تجزیه و تحلیل هزینه و منفعت هر یک از آنها)
4- طراحی تفصیلی (تعیین مختصات جزئی و کلی باز داده ها ، داده ها، پرونده ها، رویه ها، شماره گذاری رمز، آزمایش سیستم)
5- استقرار سیستم (ارائه یک سیستم کاملاً عملیاتی به کاربران، آموزش نحوه استفاده از آن)
6- نگهداری سیستم (حصول اطمینان از تداوم پاسخگویی به نیاز کاربران و توسعه توانمندیهای آن)

ب) چرخه حیات نظام یافته و تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم؛
بخش اول: تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم موجود ، بخش دوم: تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم مطلوب ، بخش سوم: استقرار سیستم مطلوب
گام اول: تعریف مسئله
* تعیین، تبیین و توصیف هدفهای بلند مدت و کوتاه مدت
* شرح توصیفی مساله
* استفاده از نمودار محتوایی
* تعیین بخش (ناحیه) مورد مطالعه
* آغاز تهیه واژگان اطلاعات

گام دوم: تهیه برنامه مطالعه سیستم
1. تهیه برنامه ای کاربردی برای مطالعه 2-کنترل پروژه

گام سوم: جمع اوری اطلاعات درباره بخش مورد مطالعه و بررسی نحوه تعامل میان بخش ها
1. تهیه مدل فیزیکی سیستم موجود با استفاده از نمودار جریان اطلاعات
2. آغاز شناسایی محتوای پایگاه های اطلاعاتی موجود
3. توسعه واژگان اطلاعات
4. گرفتن پذیرش برای ادامه کار

گام چهارم: شناخت سیستم موجود
1. تهیه مدل منطقی سیستم موجود با استفاده از نمودار جریان اطلاعات
2. تکمیل شناسایی محتوایی پایگاههای اطلاعاتی موجود

گام پنجم: تعریف نیازهای سیستم خرید
1. گرفتن پذیرش برای ادامه کار
2. تهیه مدل منطقی سیستم جدید با استفاده از نمودار جریان اطلاعات
3. آغاز تعیین مختصات جزئی
4. تعیین محتوای پایگاههای اطلاعاتی سیستم جدید
5. آغاز فراگرد عادی سازی یا پالایش واژگان اطلاعات

گام ششم: طراحی سیستم جدید
1. تکمیل فراگرد نمادسازی یا پالایش واژگان اطلاعات
2. تهیه نمودار ساخت سیستم و نمودار ساخت اطلاعات و نمودار دستیابی به اطلاعات
3. تهیه مدل فیزیکی سیستم جدید با استفاده از نمئدار جریان اطلاعات
گام هفتم: کنترل طراحی (تعیین و ثبت (مستندسازی) عملیات کنترلی لازم
گام هشتم: مقایسه هزینه ها از حیث اقتصادی (باصرفه) بودن عملیات
1. برآورد هزینه برای مدلهای مبتنی بر جایگزین انسان و ماشین
2. برآورد هزینه برای مدلهای فیزیکی سیستم جدید

گام نهم: گرفتن پذیرش برای سیستم جدید (مقبولیت نهایی فراگردهای برنامه ریزی ، آزمایشی و اجرا با استفاده از واژگان اطلاعات، مدلهای فیزیکی و منطقی عملیات کنترلی و برآورد هزینه ها)

کام دهم: استقرار سیستم جدید
الف) برنامه ریزی ، ب) آزمایش ، ج) استقرار
الف) برنامه ریزی
1. تکمیل شماره گذاری در برنامه
2. اصلاح و تکمیل مدل فیزیکی سیستم جدید با استفاده از نمودار جریان اطلاعات ، نمودار ساخت اطلاعات، نمودار دستیابی به اطلاعات و نمودار ساخت اطلاعات
3. تبدیل واژگان اطلاعات به پایگاه فیزیکی اطلاعات
ب) آزمایش
(استفاده از نمودار جریان اطلاعات، مدلهای فیزیکی و منطقی، پایگاه اطلاعات نمودار ساخت و دستیابی به اطلاعات)
ج) استقرار
1. تثبیت رویه های مکتوب
2. آموزش کاربران

مدلهای منطقی و فیزیکی:
به منظور تهیه مدل سیستم موجود در سیستم مطلوب از فنون نظام یافته تحزیه و تحلیل و طراحی استفاده میشود. مزیت مدلسازی برای سیستم در این است که مدل را براحتی می توان برای ارزایبی و آزمایش در کاربردهای گوناگون تغییر داد.

چهار مدل برای طراحی نظام یافته:
1. مدل فیزیکی سیستم موجود
2. مدل منطقی سیستم موجود
3. مدل منطقی سیستم مطلوب
4. مدل فیزیکی سیستم مطلوب
هر مدل فیزیکی تصویری از یک سیستم ارائه می کند که نشان می دهد که کار از لحاظ فیزیکی چگونه صورت می پذیرد، همینطور وضعیت عواملی نظیر توالی عملیات، افراد، پردازش کامپیوتری، کاربرگهای کاغذی را نیز با استفاده از مدل فیزیکی نشان داد. در مدل منطقی تصویری از یک سیستم ارائه می کند و نشان می دهد چه فراگردهایی باید صورت پذیرد؟ جریان اطلاعات در داخل سیستم چگونه است؟ ذخیره کردن چه وع اطلاعاتی ضرورت دارد؟ این امر به منطقی ترین توالی (بدون توجه به توالی پردازش در عالم واقعی یا فیزیکی) صورت می پذیرد و انچه سیستم باید انجام دهد به تصویر می کشند. مدل فیزیکی سیستم مطلوب نیز در طراحی نهایی برای تشریح میزان دقت فراگردهای متوالی سیستم به کار می رود. فراگرد تجزیه و تحلیل و طراحی با ساختن مدل فیزیکی سیستم موجود آغاز می شود سپس مدل منطقی سیستم موجود ایجاد می شود. حتی اگر مدلهای فیزیکی و منطقی سیستم موجود کامل شده باشند پیش از اغاز کار بر روی مدلهای سیستم مطلوب باید نیازهای سیستم مطلوب را به طور قطعی تعریف کرد. نیازهای سیستم مطلوب نقش حلقه واسطه را میان مدلهای منطقی سیستم موجود و مدلهای منطقی سیستم مطلوب ایفا می کنند در واقع پیش از تعیین نیازهای سیستم، تفاوتی میان مدلهای منطقی مذکور وجود ندارد. تجزیه وتحلیل سیستم مطلوب به منظور طراحی مدل منطقی آن گام بعدی است. مدل منطقی سیستم مطلوب، جریان اطلاعات، گام های پردازش و نیازهای اطلاعاتی آن را بدون توجه به روشهای کاربردی برای استقرارشان نشان می دهد. مدل فیزیکی سیستم مطلوب به منظور شناخت بهتر روشهای فیزیکی مورد نیاز برای استقرار فراگردهای و گام های پردازش و جریان اطلاعات، و کنترل توالی عملیات ایجاد می گردد.

فصل هفتم
شناخت بافت سازمانی:
الف( عوامل حیاتی موفقیت:
این روش بر نحوه استفاده از عوامل حیاتی موفقیت در ایجاد معرفت درمورد سازمان و نیازهای آن دلالت دارد.

ب(نمودار محتوایی:
این نمودار برای ایجاد معرفت در مورد نقش سیستم پیشنهادی در سازمان، به کار میرود.
روش عوامل حیاتی موفقیت؛ تحلیلگران ابتدا باید به هدف ها و محدودیتهای سازمان را ثبت سند در حالی که بیشترین توجه معطوف به شناخت برخی از خرده سیستم ها می شود، شناخت نوع نیازهای سازمان به طراحی سیستم مبتنی به چهار عامل زیر است:
هدفهای خرد و کلان سازمان
استراتژی ها و خط مشیهای سازمان
ساختار سازمان
عوامل حیاتی موفقیت سازمان
هر عامل حیاتی سازمان برای موفقیت، زمینه ای است که باید کارهای مربوط به ان به بهترین وجه انجام شوند تا سازمان موفق گردد و عوامل محدودی که در موفقیت سازمان نقش حیاتی دارند.

گام های اساسی روش عوامل حیاتی موفقیت عبارتند از:
مطالعه سازمان و بررسی هدف های خرد و کلان، استراتژی ها، و خط مشی های
شناسایی مدیران اصلی، برای مصاحبه
برنامه ریزی و اجرای مصاحبه
تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده

مطالعه سازمان: –
نخستین گام در تعیین عوامل حیاتی موفقیت، شناسایی هدف های سازمانی و پیدا کردن سرنخ هایی است که به نحوه کسب آن اهداف دلالت دارد.
دلایل اصلی وجود سازمان و مقاصد بلند مدت سازمان بر نحوه نیل به انها .هدفهای هر سازمان هستند و هدف اصلی بیشتر سازمان ها ارائه محصول یا خدمت با رعایت تناسب هزینه و اثر بخشی است.
تحلیلگران باید مجموعه خطوط کلی که سازمان برای رسیدن به اهداف خود ترسیم میکند را هم شناسایی می کند کهاین خطوط کلی همان استراتژی های سازمان هستند و بیانگر نگرش آن سازمان به پدیده های مختلف است. استراتژی های هر سازمان از طریق خط مشیهای سازمانی به منزله خطوطی راهنما برای عملیات روزانه به اجرا در میآیند.

انتخاب افراد برای مصاحبه:
معمولاٌ سه سطح تصمیم گیری در هر سازمان وجود دارد:
سطح استراتژیک که استراتژی ها و هدف های کلی سلزمان را تعیین می کند.
سطح میانی یا هماهنگی (اتخاذ تصمیمهای کلی در یک ناحیه وظیفه ای پرداخته، آن را کنترل می کند و منابع موجود برای کسب دهدفهای سازمانی تخصیص می دهد).
سطح عملیاتی (به طور روزبه روز و ساعت به ساعت نحوه عملکرد سازمان را کنترل می کند).
یک روش ترسیمی برای نشان دادن سطوح و سازمانی مختلف استفاده از نمودار سازمانی است که اسامی نواحی و بخشهای وظیفه ای و مدیران سطوح مختلف را ارائه می کند.
اگر اهداف و خط مشیهای سازمان و ان دسته از بخشهای وظیفه ای که به طور مستقیم تخت تاثیر سیستم به وضوح تعیین شده باشند و مرز سیستم پیشنهادی نیز به طور مطلوب تعریف شده و هدف سیستم مذکور باشد، مصاحبه فقط برای بررسی گسترده هدفها انجام می شود.
اگر پروژه مخاطره آمیز باشد ممکن است تحلیلگر بخواهد در هر سطح حداقل یک یا دو مدیر نیز مصاحبه کند هر چند انان به طور مستقیم تحت تاثیر سیستم نباشند.

برنامه ریزی و انجام مصاحبه: –
بعد از اینکه تحلیلگر هدفها و خط مشیهای سازمان را شناخت و افراد مهم و اصلی را شناسایی کرد باید جدول زمانبندی مصاحبه را تهیه کند.

هدفهای مصاحبه عبارتند از:
شناخت سازمان و نقش مصاحبه شونده در آن
شناخت هدفهای خرد و کلان مصاحبه شونده
ایجاد معرفت برای مصاحبه شونده درباره عوامل حیاتی موفقیت
کمک به مصاحبه شونده برای اینکه بتواند نیازهای اطلاعاتی خود را به نحوی کاملتر از پیش بررسی کند.

منابع عوامل حیاتی موفقیت در سازمان:
صنعتی که سازمان به آن تعلق دارد
استراتژی رقابتی، وضعیت صنعت، و محل جغرافیایی سازمان
عوامل محیطی
عوامل موقتی
صنعتی که سازمان به ان تعلق دارد؛ هر سازمان در مواردی نظیر ترکیب محصول، سهم بازار، قیمت و کنترل هزینه در بخش صنعتی خود مجموعه ویژه ای از عوامل حیاتی موفقیت را در اختیار دارد.

استراتژی رقابتی:
وضعیت صنعت، و محل جغرافیایی سازمان؛ در هر سازمان عوامل ویژه ای وجود دارد که موقعیت ان در صنعت و نحوه پاسخگویی به رقبا را تعیین می کند.
عوامل محیطی؛ قوانین و مقررات دولتی، شرایط اقتصادی و ترکیب جمعیت بر نحوه عملکرد سازمان و اولویت بندی نیازهای آن موثر هستند.
عوامل موقتی؛ برخی از امور در یک زمان خاص برای سازمان اهمیت ویژه ای دارند. تحلیلگر باید مجموعه پرسشها را تهیه کند که طرح انها مصاحبه شونده را به تفکر درباره این منابع وادار کند.

تجزیه و تحلیل عوامل حیاتی موفقیت سازمان: –
پس از انجام دادن مجموعه مصاحبه ها می توان فهرستی از عوامل حیاتی موفقیت سازمان را تهیه کرد. برا یاین منظور عوامل حیاتی موفقیت مورد نظر مصاحبه شوندگان مرور و هر عامل در یکی از چهار گروه مذکور طبقه بندی می شود آنگاه عوامل در هر دسته با هم تلفیق می گردند تا ضمن اجتناب از تکرار مشخص شود آیا می توان از ان الگویی بدست آورد یا خیر؟

شناخت عوامل حیاتی موفقیت موجب تسهیل برنامه ریزی در سیستم می شود اگر:
1-تحلیلگر بداند که سازمان به چه جیزی بیش از همه بها می دهد بهتر می تواند هدفهای سیستم را با هدفهای سازمان همسو کند.
2-تشخیص عوامل حیاتی موفقیت، تحلیلگر می تواند به صورت اثر بخش تری، قابلیتهای سیستم را با نیازهای اطلاعاتی سازمان تطبیق دهد تا بتواند تحصیلاتی را برای تامین نیازهای کاربران و نیازهای کلی سازمان ایجاد کند.
3-شناخت عوامل حیاتی به تحلیلگر کمک می کند تا مزایای احتمالی سیستم را ارزیابی کند، سیستمی که عوامل حیایت موفقیت چندین مدیر را هدف قرار می دهد بهتر میتواند هزینه ها را تئجیه و حتی می تواند اولویت بیشتری کسب کند.

روش نمودار محتوایی:
یک ابزار ترسیمی نظام یافته است که برای شناسایی بخش ها و نواحی وظیفه ای سازمان و فراگردهای موجود در این نواحی، و فراگردهای موجود میان آنها و سازمان و محیط، آن به کار میرود. برای تعیین مرزها و هدفهای کلی سیستم، و بررسی رویه های پیشنهادی و نیازهای اطلاعاتی آن، از این نمودار استفاده می شود.

علایم نمودار محتوایی:
موجودیت خارجی: بیانگر آن است که منشا یا مقصد اطلاعات خارج از سازمان است. مثل: سازمان ها، شرکت هاو افراد خارج از سیستم که با یک مربع برجسته یا ساده نمایش داده می شود.
موجودیتهای داخلی: بیانگر آن است که منشا یا مقصد اطلاعات در داخل سازمان است. مثل: اشخاص، اماکن، نواحی وظیفه ای درون سازمان که با یک مستطیل گرد شده یا (دایره) نشان داده می شود.
جریان اطلاعات: بیانگر آن است که انتقال اطلاعات در جهت نوک پیکان صورت میپذیرد. بر روی هر پیکان باید برچسبی زده شود که نشان دهنده نوع اطلاعات باشد. هر جریان اطلاعات، اطلاعات را میان دو موجودیت انتقال می دهد و با یک پیکان نامگذاری شده نشان داده می شود.
سطوح سه گانه نمودار محتوایی:
نمودار سطح کاربر (که نحوه فعالیت عملیاتی یک ناحیه وظیفه ای را نشان می دهد)
نمودار تلفیقی سطح کاربر (که نگرشی کلی در مورد فعالیت های گروههای کاربر ایجاد می کند)
نمودار سطح سازمان (که نگرش جامعی در مورد فعالیت های سازمان ایجاد می کند)
ابتدا باید نمودار محتوایی سطح کاربر با انجام دادن مصاحبه ای با کاربران هر بخش یا ناحیه وظیفه ای، ماهیت جریان اطلاعات میان آن ناحیه و سایر موجودیتهای داخل و خارج سازمان ترسیم می گردد. پس از اینکه برای هر ناحیه وظیفه ای یک نمودار محتوایی ترسیم شد امکان ترکیب این نمودارها در یک نمودار تلفیقی سطح کاربر فراهم می شود در طو.ل این فراگرد علاقه و توجه اصلی طراح باید به سازگار کردن دیدگاههای فردی کاربران با یکدیگر معطوف باشد. اگر ناسازگاریهای مشاهده شد طراح باید دوباره با برخی از کابران مصاحبه انجام دهد. هنگامی که سازگار میان دیدگاه های فردی ایجاد شد نمودار محتوایی تلفیقی سطح کاربر را با تمرکز صرف بر موجودیتها و جریانهای اطلاعاتی موثر بر سیستم پیشنهادی ساده کرد گام بعدی رسم رمز سیستم به دو همه موجودیتهای داخلی به کار رفته در سیستم پیشنهادی است، تائید این مرزبندی توسط کاربران حائز اهمیت است زیرا این مرزبندی محدوده کار تحلیلگر و سیستم پیشنهادی وی را تعریف و معین میکند. پس از این مرحله موجودیتهای داخلی را در هم ادغام تا نمودار محتوایی سطح سازمان شکل بگیرد براساس این نمدارها نیازهای کلی سازمان که نیازهای کلی سیستم پیشنهادی نیز هستند را می توان تعیین کرد. نمودار محتوایی ابتدا باید با دست رسم شود ولی نمودارها ی بعدی به کمک خط کش مخصوص خواهند شد.

ارزش نمودارهای محتوایی
نمودارهای محتوایی، هنگام تعیین نیازهای مقدماتی، با سه هدف عمده تنظیم میشوند:
حمایت از روش طراحی سیستم بر مبنای اطلاعات
کمک به بررسی نیازهای قسمت ورودی و فراگرد سیستم سازمانی
کمک به تعریف مرزهای سیستم پیشنهادی.
نمودار محتوایی کمک می کند تا اطلاعات همانند یک منبع مشترک سازمانی یعنی منبعی که به کل سازمان مربوط است نه فقط یک ناحیه ای وظیفه ای یا خرده سیستم در نظر گرفته شود بنابراین با استفاده از نمودار محتوایی برای تعیین نیازهای سیستم مطلوب از یک روش مبتنی بر اطلاعات حمایت می شود. ترسیم موقعیت تقریبی موجودیتها و جریان های اطلاعاتی درآغاز فراگرد مطالعه و بررسی سیستم موجود بهترین راه برای استخراج نیازهای اطلاعاتی کاربران است.
فهرستی اولویت بندی شده از عوامل حیاتی موفقیت در موسسات مالی:
جلوگیری از ضرر، از طریق کنترل وضعیتهای مخاطرهآمیز.
افزایش تنوع مشتریان (جذب مشتریان متنوعتر).
بهبود بهرهوری نیروهای حرفه ای شاغل در موسسه.
کسب وجهه برای موسسه در میان عامه مردم و بازارهای موجود برای ان.

فصل هشتم
فنون نظام یافته تجزیه و تحلیل و طراحی
علائم نمودار جریان اطلاعات؛ آماده سازی یک نمودار محتوایی مرحله مقدماتی برای تهیه نمودار جریان اطلاعات است. نمودار جریان اطلاعات بیانگر جریان های عمده اطلاعاتی در درون مرزهای سیستم، فراگردهای (رویه ها و نرم افزارها) و نواحی ذخیره اطلاعات است.
برای ترسیم نمودار جریان اطلاعات فقط از چهار علامت استفاده می شود، سه علامت اول در نمودار محتوایی نیز به کار می رفتند مربع برجسته یا ساده نشان دهنده موجودیت خارجی، مستطیل گرد شده (یا دایره) موجودیت داخلی را نشان می دهد و پیکان جریان اطلاعات را به نمایش می گذارد، چهارمین علامت پایگاه اطلاعات که دو خط موازی همراه با دو خط متصل کننده در سمت راست (یا بدون آن) است که نشان دهنده یک پایگاه اطلاعات است.
پایگاه اطلاعات محل ذخیره سازی اطلاعات (به صورت دستی یا کامپیوتری) است، نمودار جریان اطلاعات فراگردها و موجودیتهای داخلی را تفصیلی تر از نمودار محتوایی معین می کند علامت مشخص کننده موحودیت داخلی در نمودار محتوایی، در نمودار جریان اطلاعات یک خانه پردازش در نظر گرفته می شود.
خانه های پردازش؛ تشریح کننده کارهای هستند که بر روی اطلاعات انجام می شود که باید سه نوع برچسب داشته باشد؛
1- نشانگر یا تعیین کننده هویت که بیاانگر مرحله پردازش در توالی عملیات است.
2- اقدام که همراه با یک عبارت خبری مشخص کننده عمل و اطلااعات که عمل باید روی آن صورت پذیرد را مشخص می کند.
3- اقدام کننده یا مکان که با یک اسم برای تعیین فرد اقدام کننده یا محل اقدام تعریف می شود.
استفاده از فعل "معلوم" برای نامگذاری هر اقدام در خانه پردازش تعیین شکل اطلاعات را در سیستم آسانتر می کند (اضافه کنید، بسازید، محاسبه کنید…)
نمودار جریان اطلاعات نشان دهنده مجموعه اقدام هایی است که روی اطلاعات صورت می پذیرد. تاریخ ورود، شماره رمز واحد سازمانی و شرح شکایت در مورد ذخیره می گردد و گزارش هفتگی از پرونده اصلی تهیه که دو نوع گزارش هفتگی تهیه می گردد خلاصه گزارش واحد سازمانی و فهرست تفصیلی.
برای هر مورد انتقال اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی پایه آن باید یک گام پردازش صورت گیرد زیرا اطلاعات فقط برای پردازش و با پردازش از مکانی به مکان دیگر انتقال می شوند به این ترتیب همواره باید یک خانه پردازش میان پایگاه اطلاعاتی و کاربر خارجی وجود داشته باشد.
نمودارهای جریان اطلاعات مشخص نمی کنند که پردازش با رویه های دستی انجام می پذیرد یا کامپیوتری این نمودارها اطلاعاتی درباره نحوه کنترل ارائه نمی دهند و در انها هیچ نشانه ای برای تشخیص وضعیتهای شرطی وجود ندارد زیرا شرایط، پردازش نیستند و اطلاعاتی را انتقال نمی دهند که پردازش به شمار بیاید.

پیکان جریان اطلاعات:
پیکانها در نمودارهای جریان اطلاعات، خانه های پردازش و پایگاه های اطلاعاتی را به هم وصل می کنند و باید نامگذاری شوند تا قابل شناسایی باشند، استثناء برای قانون برچسب زنی یا نامگذاری این اسثناء در مورد جریانهای ساده اطلاعات به داخل و خارج از پرونده هاست زیرا مدل اطلاعات ساختار هر پایگاه اطلاعاتی را تشریح می کند بنابراین فهرست کردن جزئیات آن بخش از جریان اطلاعات که فقط مربوط به مطالب بایگانی شده در یک پرونده است تکراری خواهد بود. نمودارهای جریان اطلاعات جریان مواد را نشان نمی دهند بلکه فقط جریان اطلاعات را نشان می دهئد. میزان اطلاعات جزئی ذکر شده در نامگذاری پیکانها به میزان اطلاعات موجود و ماهیت هدف نمودار بستگی دارد.
مستطیل پایگاه اطلاعات؛ پایگاه اطلاعاتی می تواند دستی (پرونده ها، پوشه ها و قضیه ها) با کامپیوتری (دیسکها، نوارها و کارتها) باشد، نوع پرونده در نمودار جریان اطلااعات معین نمی شود ولی همه جزئیات ماهوی پایگاه اطلاعاتی در مدل اطلاعات ارائه می شود. هنگامی که اطلاعات به پایگاه وارد می شود ماهیت آن پایگاه تغییر می کند، اضافه کردن یا حذف کردن یک کار برگ یا سند تغییر میزان فضای اختصاص یافته به یک اطلاع به منزله یک جریان ورودی تلقی می شود و در پایگاه اطلاعات تغییر ایجاد می کند ولی دستیابی ساده به یک پرونده جریان اطلاعاتی به حساب نمی آید.
پایگاه اطلاعاتی هرگز نمی تواند بطور مستقیم، اطلاعات پردازش نشده ای را از منابع خارجی یا پایگاه های اطلاعاتی دیگر یافت کند همچنین هرگز از یک پایگاه اطلاعات به طور مستقیم اطلاعاتی به یک پایگاه یا مقصد خارجی ارسال نمی شود یعنی باید یک مرحله پردازش در میان باشد.
مربع موجودیت خارجی؛ فراگردها و جریان های اطلاعاتی نشان داده شده در نمودار جریان اطلاعات نسبت به سیستم یا خرده سیستم خاص خود فراگردهایی داخلی محسوب می شوند که برای آن از مربعهای برجسته در سیستم های کامپیوتری و مربع های ساده در سیستم های دستی استفاده می شود که بیانگر تعامل های بلافاصله سیستم با دنیای خارج هستند این علائم در روش سیلوران به کار می روند. دهنگامی که مقصد اطلاعات همان منشا خارجی اطلاعات باشد یا از یک حلقه بازخور و یا از روش تکرار مربع استفاده می شود. هنگامی که موجودیتهای خارجی تکرار می شوند تکرار ان به شماره هایی که دلالت بر تکرار دارند مشخص می شود. در صورتی که مقاصد(کاربردهای اطلاعات تولید شده)شناخته شده نباشد جریان اطلاعات به جایی نمی رودیعنی پیکان جریان اطلاعات به سوی بیرون سیستم رسم می شود بدون انکه مربعی به منزله دریافت کننده گزارش وسایر اطلاعات خروجی برای آن رسم شود و به همین ترتیب منشا جریان اطلاعات نیز می تواند نامعین باشد.
خطایی که اغلب دانشجویان تازه کار مرتکب می شوند این است که مکانها را با فراگردها اشتباه می کنند. اگر پردازش در داخل سیستم صورت پذیرد و مکان آن را به شکل مربع مقصد یا منشا نشان نمی دهند زیرا مقصود از نمودار جریان اطلاعات به تصویر کشیدن جریان ها و فراگردهای داخلی سیستم است، محلی از سیستم را که پردازش در آن انجام می شود در بخش تحتانی خانه پردازش می توان مشخص کرد.
ساختار نمودار جریان اطلاعات، میزان تشریح جزئیات در نمودار جریان اطلاعات به هدف آن بستگی دارد اگر هدف نشان دادن همه گام هایی است که کاربران باید بردارند نمودار جریان اطلاعات باید فراگرد تفصیلی گامها را نیز ارائه کند ولی اگر هدف نشان دادن نحوه برقراری ارتباط با مدیران باشد یک نمودار ساده و کلی مناسب ترین نمودار جریان اطلاعات به شمار می آید.
در فراگرد اولیه ایجاد سیستم تحلیلگران به طور دور اندیشانه ای با تمرکز بر جریان اطلاعات ، تصمیم گیری در مورد میزان ارائه جزئیات را تا کسب شناخت بهتر از سیستم به تعویق می اندازند.
برای خوانایی بهتر از نمودارها باید جریان های اطلاعات را از راست به چپ و از بالا به پائین ترسیم کرد این توصیه باید در ساختار کلی نمودار رعایت شود نه در هر تبدیل یا تغییر جزئی اطلاعات.
در فراگردهای تعاملی نمی توان هر اقدام را پاسخی به اقدام قبلی تلقی کرد به این معنی که جریان اطلاعات به منشا اصلی خارجی بر می گردد. گاهی با قرار دادن یک علامت ذخیره اطلاعات ورودی بعد از هر فراگرد خوانایی نمودار بیشتر می شود.
یک روش برای ترسیم ساختار کلی نمودار، از راست به چپ و از بالا به پایین قرار دادن یک منشا خارجی اصلی و مهم با یک فراگرد اولیه در گوشه سمت راست و بالای صفحه و ادامه کار ترسیم به طرف پایین و سمت چپ است.

تفکیک نظام یافته یا هموار سازی نمودارهای جریان اطلاعات؛
رسم بیش از حد جزئیات در یک نمودار ایجاد ابهام می کند برای خواناتر کردن نمودار جریان اطلاعات ابتدا باید یک نمودار جریان اطلاعات کلی براساس نمودار محتوایی تهیه شود و سپس آن نمودار کلی به مودارهای جریان اطلاعات جزئی تر تفکیک گردد. روش جداسازی نظام یافته یا هموار سازی فراگرد سازماندهی نمودارهای جریان اطلاعات در قالب دیدگاهی سلسله مراتبی بر حسب میزان تفصیل فراگردها به کار می رود به این ترتیب که نمودار کلی نمودارها در فقط فراگردهای اصلی را نشان می دهد پس نمودار جریان اطلاعات سطح صفر نامیده می شود هر فراگرد اصلی یا مادر به فراگردهای جزئی تر به نام خرده فراگرد تفکیک می گردد. جزئی ترین فراگردی را که دیگر قابل تفکیک را ثبت می کنند.
بر حسب میزان پیچیدگی سیستم، می توان هر یک از خرده فراگردها را نیز دستخوش تفکیک بیشتری ساخت. اطلاعات ورودی و خروجی یک سطح نباید با سطح جزئی تر ان ناسازگار باشد منشا و مقصد خارجی یک فراگرد کلی یا مادر باید با خرده فراگردهای آن نیز مرتبط باشد.

نمودار سیستم
ابزار ترسیمی است که سخت افزارها، برنامه ها و پرونده ها را به تصویر می کشد دو هدف عمده از ترسیم نمودار سیستم:
1. مستند سازی سخت افزارها، برنامه ها و نحوه پردازش پرونده ها در وضع موجود
2. نشان دادن سخت افزارها، برنامه و طرح های تعامل پرونده
برخی از علائم نمودار برنامه در نمودار سیستم نیز به کار می روند و هر دوی آنها مسیر حرکت از راست به چپ و از بالا به پائین است. پرونده ها نشان می دهد که چه پرونده هایی پردازش شده اند. حتی در جزئی ترین سطح نمودار سیستم نیز هر برنامه با یک مستطیل پردازش مشخص می شود البته در سطح کلی ان ممکن است هر مستطیل پردازش بیانگر یک سیستم چند برنامه ای باشد. در مستند سازی فنی نیز برای نسان دادن سخت افزارها و سلولهای برنامه ای سیستم موجود از نمودار سیستم استفاده می شود. نامگذاری فراگردها و پرونده ها باید با وضعیت سیستم نصب شده متناسب باشد.
تحلیگران سیستم از نمودار سیستم برای همزبانی با سایر تحلیلگران و برنامه نویسان گروه طراحی و ایجاد سیستم استفاده می کنند. در واقع در اینگونه سیستم ها و نمودارها معمولاً نام برنامه و پرونده ها قید نمی شود و فقط نامهای مورد استفاده برای تشریح فعالیتها و شرح عملیات پیشنهادی ذکر می شوند.

علائم نمودار سیستم:
در نمودار سیستم برای نسان دادن سخت افزار ها از علائم گوناگونی استفاده می شود و تمایز میان فراگردها را در سطح کلی نشان می دهند به این ترتیب که هر مستطیل یک فراگرد کامپیوتری را، هر مربع علامت یک فراگرد اجرا شده توسط وسایل جانبی نظیر چاپگر و هر ذوزنقه بیانگر یک فراگرد دستی است.
علائم نشان دهنده ابزارهای متنوع ذخیره سازی طالاعات واضحتری را درباره سخت افزارها ارائه می دهند که شامل علائم نشان دهنده نوارها، وسایل دسترسی مستقیم و کارت و نوار منگنه هستند، از این ابزار برای نان دادن ورودی و خروجی سیستم نیز استفاده می شود.
برخی دیگر از علائم سخت افزاری که برای نشان دادن انواع ورودی و خروجی قابل استفادهاند مانند سند، صفحه نمایش وارد کردن داده ها به صورت دستی (ماشین کردن داده ها) و ابزار انتقال اصوات مه فقط به ورودیها و خروجیها اختصاص دارند.
در واقع پیش از انکه بتوان اطلاعات را ذخیره کرد باید با استفاده از ابزار وروردی آنها را برای کامپیوتر قابل خواندن کرد همینطور اطلاعات مورد نساز کاربران نیز با استفاده از فراگرد یا خانه پردازش قابل خواندن می شود بنابراین برای ورود به پرونده ها یا خروج از انها باید از فراگردها یا خانه های پردازش استفاده شود. دستگاه پیمایش می تواند از کارت یا نوار استفاده کند که به منزله یک وسیله کمکی با یک مربع (خانه پردازش) نشان داده شده است به منظور جلوگیری از تکرار فراگرد نسبتاً کند کارت خوانی ابتدا طالاعات موجود در کارتها به یک نوار منتقل می شوند و سپس توسط کامپیوتر پردازش می گردند.

طرق مختلف دستیابی به پرونده ها؛
1- اتصال ارتباطی (ارتباط میان ورود اطلاعات و نشان دادن ان بر صفحه نمایش)
2- جریان ورودی (ورود اطلاعات برای پردازش)
3- جریان خروجی (خروج اطلاعات پس از پردازش)
4- جریان ورودی/ خروجی (اطلاعات ورودی در پرونده تغییر ایجاد می کند و خارج می شود) نباید برای نشان دادن دستیابی صرف به پرونده ها استفاده کرد برای ورود و خروج مستقیم به پرونده ها نیز فقط باید از طظریق خانه پردازش اقدام کرد.

ساختار نمودار سیستم
نمودار سیستم معمولاً به صورت ستونی تنظیم می شود اگر یک نمودار سیستم بیش از حد طولانی باشد به طوری که در طول یک صفحه نکند از یک دایره برای اتصال آن با ستونهای بعدی در همان صفحه استفاده می شود و برای اشاره به ادامه نمودار از یک پیکان عریض استفاده می شود، نمودار سیستم ابتدا برای سیستم های که به صورت دسته ای پردازش می کند ابداع شد رعایت ترسیم از بالا به پایین و از راست به چپ برای ترسیم اینگونه نمودارها نیز مناسب است. استفاده از ساختار ستونی برای ترسیم نمودار کلی یا ترسیم نمودار پردازش تعاملی چندان مناسب نیست زیرا حول یک خانه پردازش عمده یا یک پرونده اصلی متمرکز می شوند. این نمودارها به جای از بالا به پائین از راست به چپ خوانده می شوند.

سطح نمودار سیستم:
نمودار سیستم از دو سطح اساسی برای بیان جزئیات استفاده می کند:
1- سطح کلی سیستم
2- سطح شغل با کار
در تفصیلی ترین سطح، نمایشی از دستورات صادر شده برای پردازش با انجام یک ارائه می شود، در اینگونه نمودارها هر خانه پردازش نشان دهنده یک برنامه است.
نمودار اولین سطح یک نمودار کلی خواهد بود، ترسیم نمودار سیستم برای سطح کلی، متضمن ترسیم تصویر کارهای متعدد و متنوع است.
خانه های پردازش ممکن است مشتمل بر چند برنامه باشند، هدف از ترسیم نمودار کلی نشان دادن کار یا کارهای اساسی سیستم است نه کارهای جزئی و خاص ان. در مستندسازی جزئیات برای نمودارهای سطح شغل از توصیف داستانی استفاده کرد.
خروجی ها حتماً باید از یک فراگرد گرفته شوند بنابراین خروجی ها را به طور مستقیم به علائم ورودی یا پایگاه های اطلاعاتی متصل نباید کرد

مقایسه نمودار جریان اطلاعات ، نمودار سیستم و نمودار برنامه:
مشکلات رسم نمودار هنگامی بروز می کند که یک نمودار رابرای دستیابی به هدفهای متعددی رسم کنند و با نمودار مذکور را برای نیل به هدفی در نظر بگیرند که متناسب با ان نباشد.
هدف اصلی در نمودار سیستم ایجاد سیستم های کامپیوتری برای پردازش دسته است در حالی که در نمودار برنامه هدف اصلی طراحی برنامه و هدف در نمودار جریان اطلاعات بررسی نیازهای سیستم است.
سخت افزار نمودار سیسیتم فقط ابزارهای ذخیره سازی نشان داده می شوند ولی در نمودار برنامه ابزارهای ذخیره سازی نشان داده نمی شوند در نمودار جریان اطلاعات هم ابزارهای ذخیره سازی نشان داده نمی شوند.
برنامه ها در نمودار سیستم خانه های پردازش که عمدتاً نشان دهنده برنامه یا دستورالعمل هستند، برنامه در نمودار برنامه به صورت جزئیات برنامه فرعی ارائه می شود، از نمودار جریان اطلاعات فقط تا مرحله قبل از شروع گام های برنامه نویسی استفاده می شود.
اطلاعات در نمودار سیستم فقط در سطح پرونده ها ذکر می شوند ولی در نمودار برنامه اطلاعات در کلیه جزئیات در همه سطوح ذکر می شوند، در نمودار جریان اطلاعات ف اطلاعات مربوط به ذخیره سازی پرونده ها و جریان اطلاعات در سطح مکان ها ذکر می شوند.
رویه ها در نمودارها سیستم به طور عمده در مورد کامپیوتر و تجهیزات کمکی آن مطرح می شوند در نمودار برنامه فقط در مورد پردازش کامپیوتری و محتوای برنامه مطرح می شوند ولی در نمودار جریان اطلاعات هم در هنگام استفاده از سیستم های دستی و هم هنگام استفاده از سیستم های کامپیوتری مطرح می شوند.
افراد مکانها در نمودار سیستم و نمودار برنامه نشان داده نمی شوند ولی در نمودار جریان اطلاعات منشا و مقصد اطلاعات در خارج از سیستم نیز نشان داده می شود. نمودار جریان اطلاعات نسبت به دو نمودار دیگر کلی تر است و اطلاعاتی را درباره نحوه تبدیل داده ها در سطح پرونده و مکان ارائه می دهد.

فصل نهم
طراحی و برنامه ریزی سیستم
نگرش فلسفی به طراحی سیستم:
یکی از مفاهیم اصلی که طراح و تحلیلگر سیستم هنگام به کارگیری فنون نظام یافته تجزیه و تحلیل و طراحی سیتم باید درک کند تفاوت چیزهایی فیزیکی با چیزهای منطقی است، تحلیلگر به توان تشخیص تفاوت مفهومی چیزهای فیزیکی و منطقی نیاز دارد.
شرح منطقی بیان وضع موجود و وضغ مطلوب سیستم است و خواه دستی با کامپیوتری تقریباً ثابت است ولی شرح فیزیکی چگونگی انجام کار را بیان می کند، شرح منطقی فقط آنچه را که سیستم انجام می دهد تشریح می کند در حالی که شرح فیزیکی نحوه انجام شدن مار را توضیح می دهد. در تجزیه و تحلیل و طراحی نظام یافته مدلهای فیزیکی و منظقی سیستم را با استفاده از نمودار جریان اطلاعات می سازند. مدل تصویر یا ترسیمی از فراگرد یک سیستم ارائه می دهد.

هدف سیستم:
هدف هر سیستم سازمانی ایجاد هماهنگی میان تلاش های مدیریتی برای کسب اهداف سازمانی است، هدف از مطالعه سیستم باید چیزی بیشتر از صرف به مطالعه مستندات و ارائه رویه های ساده باشد و نتایج ذیل را در نظر بگیرد:
1. به افزایش ضریب اطمینان در تصمیم گیریها و بهبود کیفیت تصمیم ها منجر شود.
2. موجب افزایش ظرفیت پردازش توده های کار در زمان حال و آینده گردد.
3. توان انجم دادن کار سودآور را بیش از حدی که قبلاً وجود داشته است ایجاد کند.
4. موجب افزایش بهره وری افراد و سرمایه ها و کاهش مجموعهخ هزینه ها شود.

ضرورت طراحی سیتم بهینه:
تحولات سریعی مثل جنگ قدرت رقبا، پیشرفت تکنولوژی، افزایش قدرت رقابت خارجی، تراستهای برخورد از تکنولوژی سطح بالا در کشورهای پیشرفته و نرخ پائین دستمزد در سایر کشورها، بعلاوه انقلاب صنعتی، اقتصاد کشاورزی و تجاری کشورهای غربی را به اقتصاد و صنعتی تبدیل کرد و به نتایجی نظیر روی آوردن به تولید انبوه شد و همزمان با جنگ جهانی دوم عصر سیستم ها پدیدار شد، این شرایط محیطی باعث تحول در سازمان ها شد از این رو دانش مدیران به سرعت رو به کهنگی رفت به طوری که در هر پنج سال حداقل یکبار بازآموزی و اطلاعات جدید برای انها ضرورت دارد.

اهداف طراحی سیستم:
1. بالا بردن میزان اطمینان 2-افزایش جنبه اقتصادی (با صرفه بودن) عملیات 3-متمرکز شدن بر نیل به مقاصد و اهداف 4-ایجاد ابزاری برای کنترل عملیات
افزایش سرعت و دقت عملیات اداری از عوامل دیگر لزوم طراحی سیستم است.
تا اهداف سازمانی مشخص نباشد آن هم به صورتی که قابل اندازه گیری تعریف شوند و محدوده زمانی و هزینه نیل به آنها نیز مشخص نشود امکان برنامه ریزی و طراحی سیستم وجود ندارد.
با پاسخ به سوالات ذیل می توان به هدف از طراحی سیستم پی برد:
1. ماهیت سازمان در آینده چگونه است؟
2. چه اطلاعاتی برای رفع نیازهای مدیریت در محیط متحول آتی مورد نیاز است؟
3. خدمات، محصولات، ارباب رجوع، مشتریان، رقبا و مجاری ارتباطی و توزیعی سازمان چگونه خواهد بود؟
علی رغم کاربرد وسیع کامپیوتر در سازمان ها نحوه ایجاد سیستم معمولاً تک موردی است و از طراحی جامع و استفاده چارچوب واحد برای ان پرهیز می شود که چند عیب دارد:
1- از ماهیت ناپیوسته خرده سیستم ها ناشی می شود بخشها و قسمتهای مشابه یک سازمان به ایجاد یک خرده سیستم اقدام کرده اند بدون آنکهکاربرد و نحوه تعامل آن با اجزای دیگر سازمان را در نظر بگیرند که نتیجه چنین اقدامی عدم موفقیت در برقراری ارتباط بین خرده سیستم هاست.
2- هزینه ها، هزینه ممکن است ناشی از بکارگیری نادرست منابع و سرمایه ها و فزونی فرصتهای از دست رفته باشد، هر اندازه ایجاد یک طرح جامع به تعویق بیفتد هزینه آن بیشتر خواهد شد.

اهداف طراحی سیستم جامع:
اجتناب از تکرار یا ایجاد غیرضروری عوامل عمده در سیستم
کمک به یافتن مبانی واحد برای تعیین نحوه توالی سیستم با در نظر گرفتن
توانایی بازپرداخت هزینه ها
تقدم و تاخر طبیعی عوانل
اثرها عامل در موفقیت
1. به حداقل رساندن هزینه ترکیب خرده سیستم ها ی مرتبط با یکدیگر
2. کاهش تعداد کل خرده سیستم های جداگانه که باید ایجاد، راه اندازی و نگهداری شوند.
3. ایجاد انعطاف در سیستم برای تطابق با رشد و تحول
4. ایجاد مبانی برای گسترش هماهنگ خرده سیستم ها و بسط آنها در سطح کل سازمان
5. تهیه راهنمای اجرای بروه ها و انجام دادن مطالعات مداوم به منظور بهبود سیستم.
ضروت وجو موازنه بین فرصتها و هزینه های ناشی از ایجاد سیستم جدید است، مزایای مستقل انجام دادن هر عمل در دراز مدت در مقایسه با هزینه های اضافی ناشی از آن در سایر قسمتهای سیستم مقرون به صرفه نباشد.
در بیشتر سازمان ها صرفه جویی در هزینه های برنامه ریزی و کنترل در مقایسه با کاهش هزینه های اداری اولویت بیشتری دارد. منافع طراحی سیستم برای امور برنامه ریزی و کنترل به سهولت قابل لمس نیستند در حالی که این امور بیشترین تاثیر را بر هزینه ها و عملیات سازمان دارند.

نتیجه طراحی سیستم های صنعتی برای برنامه ریزی و کنترل:
1. برنامه ریزی و کنترل کالاهای ساخته نشده (در شبکه توزیع)
2. برنامه ریزی و کنترل مصرف اولیه ، ماشین آلات و نیروی انسانی (در عملیات تولیدی)
3. برنامه ریزی و کنترل تهیه مواد اولیه
تحلیلگر یا طراح سیستم باید طرح جامع را بر عملیاتی متمرکز سازد که برای تحقق اهداف برنامه ریزی و کنترل بیشترین بازده را دارند.

مفروضات زیربنایی طراحی سیستم:
1- همه کارها را میتوان برنامه ریزی و کنترل کرد (هر چه قابل تصور باشد، قابل انجام دادن هم هست)
2- هرچه برنامه ریزی یک کار خاص مشکلتر باشد در آن کار نیاز به برنامه ریزی بیشتر خواهد وبد از فنون برنامه ریزی برای برخوردی منطقی با کار استفاده می شود.
3- تفویض مسئولیتهای انجام دادن یک کار به یک مدیر، نقش بسزایی در افزایش احتمال انجام موفقیت آمیز آن کار دارد.

ضرورت طراحی گام به گام سیستم:
1- سازمان نمی تواند به یکباره پذیرنده تغییراتی عظیم باشد.
2- مدیریت باید ابتدا مسائل و مشکلات خود را تعریف کند که نخست باید کل سیستم را به خرده سیستم تقسیم کند و سپس جزئیات هر خرده سیستم را در اختیار تحلیلگر قرار دهد.
در سازمان های که سیستم کامپیوتری ندارند ثبت اطلاعات بر مبنای زمان و به صورت متناوب و دوره ای انجام می شود. و اطلاعات به صورت دستی ثبت می گردد.
اطلاعات کامیپوتری بیشتر مبتنی بر داده های محیط داخلی و خارجی در سطح سرپرستان سازمان است:
داده های خارجی مثل: (سفارشهای ارباب رجوع یا مشتری، صورتحساب، مالیات بر درآمد کارکنان)
داده های داخلی مثل: (گزارش اصلاح حسابداری داخلی، گزارش کالاهای ساخته شده)
مزایای سیتم کامپیوتری در دو سطح داخلی و خارجی؛
1. تحلیلهای تاریخی 2-خلاصه گزارشها 3-پرونده های داده های دخلی صدور صورتحساب بر حسب داده های خارجی

ویژگی طراحی خوب سیستم:
1- اهداف مدیریت را برآورده می سازد.
2- سیستم کامپیوتری مورد نیاز را دقیقاً مشخص می کند.
3- با توجه به ملاحضات انسانی تنظیم می شود
4- عملیات برنامه ریزی شده در آن بموقع و به حد کافی اجرا می شوند
5- قبل از استقرار ، آزمایش می شود
6- هزینه ها به طور دقیق برآورد می شود
7- روش طراحی بسیار دقیقی دارد.

مراحل چهارگانه طراح سیستم:
1. طرح ریزی و برنامه ریزی (شامل طرحریزی، سازماندهی و کنترل عوامل ویژه ایجاد سیستم است)
2. طراحی خام یا مطالعه امکانپذیری یا طراحی مفهومی (طراحی راههای گوناگون و ابتدایی ایجاد سیستم)
3. طراحی تفصیلی (عملیات جزء به جزء ایجاد سیستم)
4. اجرا یا استقرار (نتیجه طراحی که به صورت مختصات ارائه می شود و تبدیل این مختصات به سیستم اجرا یا استقرار نامیده می شود)

ویژگی ها طراح یا تحلیلگر:
هنگام تهیه طرح مناسب برای یک سیستم طراح باید بتواند منطق اصلی آن سیستم را کشف کند و از نحوه تاثیر رخدادهای جدید در طرح خود آگاه باشد. به طرو کلی هر تحلیلگر یا طراح باید ویژگی هیا فردی و رفتری ذیل را داشته باشد:
1. از اظهار نظر دیگران استقبال کند.2-در غلبه بر مشکلات و موانع پایدار باشد. 3-فردی مصمم و قاطع و انعطاف پذیر باشد 4-پریشان رفتار نبود ه 5-منظم و نزاکتی منظقی داشته باشد.6-قادر باشد افکار و عقاید خود را به صورت کتبی و شفاهی بیان کند 7-شنونده ای خونسرد باشد8-محاوره گری دقیق و منصف باشد9-برخوردی اجتماعی تر از افراد معمولی داشته باشد10-دارای تجزیه و تحلیل مسائل بازرگانی و برنامه ریزی کامپیوتر باشد11-به اندازه کافی با کامپیوتر طرز کار آن و وسایل جانبی آن آشنا باشد12-با نرم افزار های کامپیوتری آشنایی داشته باشد13-واجد خلاقیت تشخیص عمیقی باشد.

ضرورت آشنایی طراح با سازمان :
تحلیلگر سیستم باید اطلاعات کافی درباره سازمانی که در ان کار می کند داشته باشد در این صورت بهتر می تواند جزئیات سیستم را با در نظر گرفتن جایگاه آن تحلیل کند.
عوامل انسانی در تحلیل سیستم:
تحلیلگر سیستم باید همواره بداند سیستمی که او طراحی می کند بر افراد تاثیر خواهد گذاشت برخی از این واکنش ها عبارتند از:
1. برداشت نادرست مبتنی بر مفروضات قبلی
2. عادت زرنگی
3. نگرانی از احتمال عدم ارضای نیازها و انگیزه ها

برداشت نادرست مبتنی بر مفروضات قبلی:
انسانها اعتقاداتی دارند که نظرهایشان از انها ناشی می شود، مجموعه اطلاعات انسانهای عادی با اطلاعات افراد بسیار با هوش وجوه مشترکی دارد اما احتمال دارد عقاید و نظرهایشان نیز با افراد عادی کاملاً متفاوت باشد که ناشی از تفاوت مفروضات اساسی یا نحوه نگرش افراد به پدیده هاست.
گرایش کلی انسان این است که طرح های ذهنی خود را باور کند نه واقعیتهای موجود و آنچه هست را، برخی از چیزهای غیرمنطقی عبارتند از:
الف) تعمیم دادن موارد ویژه به کامل
ب) قائل شدن به وجود رابطه علی بین دو پدیده بدون توجه به اینکه ممکن است علت صعودی هم وجود دارد
ج) منطقی جلوه دادن اعتقادات احساسی
د) انتساب بدبینیهای ضمیر ناخودآگاه به مردم و اشیاء
عادت زدگی:
ترجیح رفتار جاری به رفتار جدید را گویند که عدم یادگیری به همراه دارد.
نگرانی از احتمال عدم ارضای نیازها و انگیزه ها:
بخشی از نیازهای افرادی که در داخل یک سیتم فعالیت می کنند و از طریق شغلشان فعالیت و ارضا می گردد و ترس از بیکار شدن و عدم ارضای نیازهای مانعی قوی در سر راه پویای آن به شمار می آید در این صورت تحلیلگر باید افراد را تشویق کند تا بر این احساس و پیامدهای ان غلبه کنند.

علل مقاومت کارکنان:
1. نگرانی از بیکار شدن و مسائل وابسته به آن
الف) کاهش دستمزد
ب) عدم توانایی یادگیری مهارتهای لازم برای شغل جدید
ج) از دست دادن مقام و موفقیت قبلی
د) عدم علاقه به شغل جدید
2. سوء ظن به انگیزه مدیران از ایجاد تغییر
3. ضعف شخصی فرد و یا یک انتقاد شخصی از نحوه کارکرد او
4. نگرانی از احتمال فروپاشی گروه دوستان و همکاران
5. جهل یا رتس از وضعیت ناشناخته که می خواهد جایگزین وضع موجود شود.
راههای غلبه بر مقاومت کارکنان:
1. کارکنان را از قبل خوب در صحنه نگه داشت و دلایل و محاسن را به طور کامل برایشان متذکر شد.
2. رای افراد فرصت شرکت در تصمیم گیری و ارائه پیشنهاد را فراهم کرد.
3. با تضمین مزایای مالی آتی برای انها اطمینان ایجاد کرد
4. برنامه تحول را در فرصتهای مقتضی به افراد معرفی کرد
5. برای معرفی افراد نمونه و قابل قبول تلاش کرد
6. عادت به تغییر و تحول را تقویت کرد در صورت تغییرات مکرر آمادگی برای پذیرش تغییرات جدید بیشتر می شود.

قبل از طراحی و تجزیه و تحلیل نظرها و هنگام جمع آوری اطلاعات تحلیلگر باید رعایت کند:
1. تا آنجا که می تواند به جمع آوری اطلاعات در مورد مجموعه اعتقادات افراد و علل اعتراضات احتمالی انها بپردازد
2. اعتماد افراد را جلب کند
3. ایرادهای وضعیت موجود را به خوبی نشان دهد
4. مراحل تغییر را با حوصله طراحی کند
5. سعی کند دیگران را در تصمیم گیری شرکت دهد
6. در تاکید بر ضرورتها از مجادله اجتناب کند.
7. پرسش هایی که بیشتر مورد توافق طرفین هستند را مطرح کند.
8. راه حل هایی که مورد رضایت طرفین است را برگزیند.
9. به جای انتقاد بر گذشته بر جنبه های مثبت تاکید کند.
10. با ابراز همدردی به مشکلات و مسائل افراد گوش دهد.
11. سعی کند به اطرافیان خود حق انتخاب دهد.
12. هنگام استفاده از سخنان متضمن پاسخ منفی دقت کند.

طراحی پروژه:
پروژه مجموعه کارهایی که در قالب یک روش کوتاه مدت و تک موردی برای کسب هدف انجام می شود را می گویند. پروژه ها از نظر فراگرد با هم تفاوت دارند زیرا از هم مجزا هستند، زمان آغاز و پایان مشخصی دارند، وظیفه اصلی یک مدیر پروژه برنامه ریزی صحیح و کنترل خرده سیستم های موجود در چرخه مدیریت پروژه است که با طراحی یک برنامه تفصیلی اجرای پروژه، روش کنترل پیشرفت کار، هزینه و زمان اجرای پروژه مشخص شود.

معیارهای ارزیابی یک پروژه (تحلیل مقدماتی یا مرحله پیشنهادی):
1. ارزش راه حل های ارائه شده برای حل مشکل سازمان یا استفاده از فرصتها چقدر است؟
2. بازدهی خالص ان چقدر است؟
3. پروژه مذکور به چه نوع تکنولوژی نیاز دارد؟
4. اهداف مدیریت کدامند؟
5. آیا طراحی یک سیستم جامع امکان پذیر است؟
6. آیا حوزه و قلمرو عمل هر پروژه تعریف شده است؟
7. مفروضات عمده زیربنایی طراحی هر پروژه کدامند؟
8. چه معیارهای ویژه ای را باید برای ارزیابی و طبقه بندی پروژه ها به کار برد؟
9. آیا پروژه از نظر فنی منطقی است؟
10. آیا زمان دقیق پایان پروژه تعیین شده است؟

تعیین اهداف کوتاه مدت پروژه:
پس از تعریف کلی اهداف طراحی پروژه در چرخه طراحی- برنامه ریزی- کنترل باید هدف را با تفصیل بیشتری تعریف کرد، نتیجه ای نهایی که باید از اجرای یک پروژه به دست آید هدف کوتاه مدت پروژه است

طرح های پیشنهادی یک پروژه:
برای جلب نظر موافق مدیریت با طرح پیشنهادی می توان:
1. ویژگی های پروژه های گوناگون با تاکید بر نیازها، اهداف، تعریف مقدماتی محدوده عمل، برنامه زمانبندی و هزینه ها و هر یک را مشخص به طوری که مدیریت با ارزیابی انتخاب کند.
2. ابتدا یک پروژه خاص انتخاب سپس طرح تفصیلی، بودجه و برنامه و برنامه زمانبندی استقرار آن آماده گردد و برنامه تفصیلی برای تصویب یا رو به مدیریت ارائه شود، هزینه این روش چون خیلی زیاد است برای طرح های که امکان تصویب آن زیاد است به کار می روند.

اطلاعاتی که باید در یک طرح پیشنهادی ارائه شود:
1. مقدمه 2-آنچه پیشنهاد شده است 3-روش برخورد 4-ضمائم
2. -مقدمه باید شامل:
الف) بیان مختصر و واضح مساله (نیازفنی)
ب) بیان اهداف پروژه پیشنهادی
ج) تخمین قریب به واقع عملکردها، عمر و هزینه آن
د) تبیین مفروضات اساسی طرح مثل محدودیتها، خواسته های مدیران و مشتریان و محدودیتهای محیطی
آنچه پیشنهاد شده است شامل:
الف) مشخصات روش فعلی نقاط ضعف و مشکلات آن
ب) نیازهای اطلاعاتی حال و آینده و مشخصات کلی با یک اطلاعاتی پیشنهادی
ج) ویژگی های سخت افزار موجود در شرکت و انچه در آینده در دسترس رکت قرار می گیرد
د) شرح تفصیلی تر پروژه پیشنهادی
هـ ) اقدامات مدیریت برای پذیرش و تکمیل طرح

روش برخورد شامل اقداماتی که قبل از تهیه طرح باید انجام شود:
الف) تعیین روش جمع آوری اطلاعات و تحلیل انها
ب) تعیین کارکنانی که باید در خدمت پروژه باشند
ج) تعیین فنون برنامه ریزی مورد نیاز
د) بررسی نحوه ارائه گزارشهای مربوط به پروژه و ارزیابی انها

نتیجه:
فقط در صورتی که پیش بینی شود طرح به نتایج ملموس و موفقیتی قابل ملاحظه دست خواهد یافت به ویژه، ویژگی های فنی بیشتر تاکید شود.

ضمائم:
در این قسمت نمودارهای سازمانیف برنامه زمانبندی، شمای عملیاتی یا نمودار جریان کارف تحلیلهای مقدار و اطلاعات تفصیلی و فنی مورد نیاز مدیریت یا گروه فنی سازمان به منظور ارزیابی طرح پیشنهادی مورد نظر ارائه می شود.

ساختار تجزیه کار و مدیریت پروژه:
ساختار تجزیه کار یکی از مفاهیم اساسی در مدیریت پروزه است که با کارهای عمده ای که برای تحقیق اهداف پیش بینی شده انجام می شوند آغاز و به تک تک کارهای جزئی ختم می شود و به ترتیب زیر انجام می شود:
1. تقسیم سیستم به خرده سیستم ها
2. تقسیم خرده سیتم ها به کارها
3. تقسیم کارها به خرده کارها
4. تقسیم خرده کارها به کارهای جزئی
نمودار جریان کار:
ابزاری برای نمایش هندسی در مهندسی صنعتی که گام های متوالی یک رویه یا سیتم را تجزیه و تحلیل می کند به کمک این نمودار ساده ترین و کوتاه ترین ارتباط میان دو کار را با تاکید بر ضرورت صرف کمترین زمان، هزینه و انرژی و دستیابی به بیشترین کارایی نشان داد. هنگامی که فراگرد ساخت را به منظور بهبود سیستم مطالعه می کنند از این نمودار بهره می گیرند برای پیگیری اثربخش جریان یک گزارش نیز از آن استفاده می کنند.

موارد استفاده نمودار جریان کار:
1. بررسی تعداد افراد مورد نیاز برای اشتغال در سازمان
2. بررسی علل مواجهه سازمان با افزایش حجم کار در برخی مواقع
3. بررسی دلایل ایجاد وقفه در برخی از مراحل کار
4. ساده سازی و کاهش پیچیدگی های کارهای تخصصی
5. بررسی علل بروز خستگی بیش از حد در کارکنان
6. بررسی دلایل پائین بودن کارایی ماشینها و ابزار آلات
7. بررسی علل افزایش غیر عادی هزینه ها

انواع نمودار جریان کار:
الف) نمودار جریان کار عمودی (یک ستونی)
ب) نمودار جریان مار افقی (چند ستونی)
نمودار جریان کار عمودی
برای ترسیم این نمودار از علائم خاص استفاده می شود و نحوه استفاده از این علائم به نوع نمودار بستگی دارد. توجه به نکات ذیل برای ترسیم نمودار ضروری است:
1. عملیات بر حالتی دلالتی دارد که چیزی تغییر یابد افزوده و یا کاسته شود اگر هدف آن نوعی کنترل با تایید باشد تغییری در یک سابقه، شی یا وضعیت ایجاد نکند به منزله عملیات تلقی نمی شود.
2. انتقال هنگامی رخ می دهد که یک شی، کار برگ، نامه یا فکر از مکانی به مکان دیگر حرکت کند.
3. بازرسی هنگامی رخ می دهد که یک شی، کاربرگ، نامه یا فکر بررسی شود و تایید یا رد گردد.
4. تاخیر بر وضعیتی دلالتی دارد که انتقال ، انجام عملیات یا بازرسی یک شی ، کاربرگ ، نامه یا فکر برای مدتی متوقف شود.
5. بایگانی حاکی از آن است که شی ، کاربرگ، نامه یا فکر تا زمان انتقال ، انجام عملیات یا بازرسی بعدی تحت حفاظت و نگهداری قرار دارد.
برای تهیه نمودار جریان کار تعریف دقیق مجموعه فعالیتی است که باید ترسیم شود، پس از تعریف و تعیین قلمرو فعالیت باید سعی کرد فقط در همان محدوده کار کرد و به هیچئ عنوان از محدوده خازج نشده ، مراحل به ترتیب معین سازید و هیچ مرحلهی فراموشی نشود حتی مراحل جزئی هم در نمودار ذکر شوند، هر مرحله به طور کامل تشریح شوند در مورد مراحل حرکت یا انتقال فاصله را بر حسب متر معین کنند و در مورد مراحل تاخیر و بایگانی مدت زمان ان ها را ذکر می کنند.
استفاده در این نوع نمودار برای تجیه و تحلیل ویژگی های متعدد فراگردها و رویه ها را به نمایش می گذارد که عبارتند از:
1. قبل یا بعد از هر عمل یا مجموعه عملیات معمولاً یک بایگانی انجام می شود
2. اگر هر مجموعه عملیات بلافاصله در همان کاربرگ، شی، سند یا ماشین مورد استفاده در عملیات قبل از انجام نشود معمولاً یک مرحله تاخیر زمان ان در عملیات در نظر گرفته می شود.
3. در عملیات متوالی توسط افراد متفاوت معمولاً یک انتقال صورت می پذیرد.

نمودار جریان کار افقی (نمودار هیپو)
نمودار سلسله مراتبی (ورود- فراگرد- خروجی) هیپو یک ابزار مستند سازی در برنامه نویسی سیستم است که برای رفع نیازهای گوناگون این نمودار عبارتند از:
1. مدیران با استفاده از این ابزار مستندسازی دیدی کلی در مورد سیستم به دست اورند
2. برنامه نویسان ماهر با استفاده از این ابزار کارکردهای یک برنامه را با شماره گذاری رمز معین سازند.
3. راهبران سیستم می توانند بسرعت مشخص کنند که چه بخش هایی از یک برنامه باید اصلاح شوند.

سه هدف عمده از استفاده نمودار هیپو به عنوان یک ابزار طراحی و ستند سازی:
1. ارائه ساختاری که امکان شناخت وظایف سیستم را فراهم سازد که ساختار سلسله مراتبی دارند.
2. بیان وظایفی که باید براساس برنامه انجام شوند و نه جملاتی که برای انجام وظیفه ذکر می شوند.
3. ارائه گزارش مصوری در مورد ورودیها و خروجیهای سیستم وظیفه ای در سطوح متعدد نمودار
فنون برنامه ریزی سیستم و ساختار تجزیه کار:
ساختار تجزیه کار فهرستی سلسله مراتبی از فعللیتهای ضروری برای ایجاد یک سیستم ارائه می کند در این فهرست نکات عمده ذکر می شوند و شیوه ای برای شماره گذاری رمز به منظور شناسایی فعالیت تهیه به کار گرفته می شود که این روشها برای تعیین فعالیت عبارتند از:
1. روش فهرست کنترل2-روش ماتریسی 3-روش تحویلی این روشها به صورت ترکیبی یا منفرد برای ساختار تجزیه کار قابل استفاده هستند.

روش فهرست کنترل:
یک روش برنامه ریزی به منظور شناسایی و تعیین فعالیتها و تهیه جدول زمانبندی ایجاد سیستم به کار می رود، هر یک از فعالیتهای ایجاد سیستم در یکی از چهار مرحله چرخه حیات طراحی سیستم طبفه بندی شده است و به هر فعالیت براساس حروف اول نام مرحله مورد نظر و نشانگر عددی ان فعالیت یک شماره رمز اختصاص یافته است مزیت این روش در این است که به سادگی قابل اجراست و برای ایجاد سیستم های کوچک و کم مخاطره به کار برده می شود و به طور مثال فعالیت برنامه ریزی در نخستین گام مرحله طراحی (ط- ا) مطرح شده است.
عیب فهرست کنترل تاخیر ان در ارائه بازخورد است زیرا این روش از یک چرخه حیات خشک تبعیت می کند و کاربر با هیچ یک از بخش های سیستم تا مرحله استقرار ارتباط ندارد و همواره باید به یادداشت که تاکید بر مدیریت محصول به مدیریت فراگرد رد رمز موفقیت در طراحی یک سیستم اثربخش است. می توان با استفاده ترکیبی از روش های ماتریسی ، تحویلی و فهرست کنترل تمرکز بر محصول به جای فراگرد را افزایش داد.
روش ماتریسی:
ماتریس فراگرد ایجاد سیستم نیز یک فهرست کنترل دوبعدی است که فعالیتهای ضروری ایجاد سیستم را بر می گیرد، این روش به تحلیلگر کمک می کند تا روابط میان اجزای تشکیل دهنده هر سیستم را با مراحل ایجاد آن مقایسه کند، بُعد افقی فراگرد (مراحل طراحی) و بعد عمودی محصول (اجزای پنجگانه) تشکیل دهنده هر سیستم را تعریف می کند. مزیت این روش در این است که بعد اجزای تشکیل دهنده سیستم در ماتریس توجه تحلیلگر را بر سیستم متمرکز می کند در حالی که بعد دیگر به فراگرد ساختن یک سیتم کامل اشاره دارد، مزیت دیگر در این است که یک توالی از پیش تعریف شده را برای فعالیتهای تجویز نمی کند یعنی افراد بر حسب هدفهای خود توالی فعالیتها را در هر سلول ماتریس تنظیم کنند، انعطاف موجود در روش ماتریسی نیز مزیت دیگری برای تحلیلگران باتجربه است.

روش تحولی:
یک روش برنامه ریزی برای تقسیم پروژه های بزرگ در قالب چندین مرحله است، هر مرحله از یک پروژه را پیش از اتمام ان پروژه در قالب خرده سیستم ها یا تواناییهای اطلاعاتی به طور جداگانه به کاربر تحویل داد.

دلایل تفکیک طراحی سیستم به چند مرحله:
1. وجود تقاضا برای ایجاد تغییراتی در سیستم پس از نصب آن: فراگردهای یادگیری (کسب دید جید) بر سیستم های بزرگتر (نسبت به سیستم کوچکتر) تاثیر بیشتری داردف بنابراین بهتر است که سیستم های بزرگتر به سیستم های کوچکتری تفکیک شدند.
2. کاهش هزینه های ارتباطی: تفکیک پروژه به دلیل ساد سازی ارتباطات موجب کاهش هزینه ها میشود.
3. جلب علایق کاربر: هر بار خرده سیستم های یک پروژه تفکیک شده محرکی برای علاقمندی کاربر به سیستم محسوب می شود.
4. کاهش میزان تغییرات بعدی: با طولانی تر شدن و افزایش زمان تحویل احتمال تغییر خواسته ها نیز افزایش می یابد و به دلیل کاهش زمان تحویل هر قسمت میزان تغییرات پس از نصب نیز کاهش خواهد یافت.

مرحله بندی یک پروژه بزرگ:
1) مرحله بندی برساسا خرده سیستم ها
2) مرحله بندی براساس تواناییهاس اطلاعاتی

تفکیک پروژه به چند سیستم:
این کار دو مساله ایجاد می کند اول اینکه باید برنامه های ویژه ای طراحی ، نوشته و آزمون شوند تا بخس جدید سیستم بتواند با سیستم های قدیمی تعاملی مطلوب داسته باشد که ساده شدن انتقال از سیستم قدیم به سیستم جدید صرف کردن این وقت و تلاش را توجیه می کند، دوم اینکه مرزهای بسیاری از سیستم های قدیمی بر میزان توانایی افراد در استفاده از ماشین تحریر و ماشین حساب مبتنی شده است. در هر صورت تحلیلگر باید هوشیار باشد و سیستمی را طراحی کند که بتواند براساس قابلیتهای موجود در سیستم قدیمی بنا شود ولی خود را به انها محدود نکند.
تفکیک پروژه براساس تواناییهای اطلاعاتی (زمانبندی تحویل محصول):
مبتنی بر دیدگاهی است که اطلاعات را محصول اساسی یک سیستم اطلاعاتی می داند.

توانایی اطلاعاتی مهم برای تحویل بخش های طراحی شده سیستم:
1. کسب اطلاعات 2-ذخیره سازی اطلاعات 3-پردازش اطلاعات 4-بازیابی اطلاعات 5-توزیع اطلاعات
در این روش برای استقرار مرحله سیستم در شرکت تولیدی یک برنامه جدید مورد نیاز است.
اجرای مطلوب روش تحویل محصول (بخشی از سیستم جدید) به سرعت تجدید نظر در گزارشها و ایجاد پایگاه اطلاعاتی برای سیستم جامع جدید بستگی دارد پس باید به تحلیلگران مالی اجازه داده شود تا اطلاعات را با استفاده از ابزارهای پیشرفته تر بازیابی و پردازش کنند. پیشنهادها و شکایتهای کاربران نهایی در مورد بخشهای ذخیره سازی و بازیابی داده ها، اطلاعات با ارزشی برای کار گروه است.

انتخاب بهترین روش:
به منظور انتخاب روش مناسب می توان برخی ویژگی ها از جمله :
1. اندازه پروژه 2-میزان مخاطره در پروژه 3-میزان تجربه گروه مجری را در نظر گرفت.
پروژه های کوچک و کم مخاطره را می توان با پیروی از روش فهرست کنترل، برنامه ریزی کردف اندازه کوچک پروژه و ثبات خواسته ها تضمین کننده مقبولیت روش فهرست کنترل برای یک پروژه خاص انتخابی است، گروه های کم تجربه ترجیح می دهند در طراحی از روش فهرست کنترل و روش ماتریسی استفاده کنند مبتدیان بندرت به روش تفکیک و تقسیسم پروژه اعتماد می کنند اگر تفکیک یک پروژه بزرگ و مخاطره آمیز دشوار باشد زمان بیکاری قابل ملاحظه ای را برای ان پروژه در نظر گرفت تا پس از نصب اولیه بتوان در ان بازرنگری کرد.
برای برنامه ریزی پروژه های بزرگ و مخاطره آمیز باید از روش تحویلی استفاده کرد برنامه ریزی تحویل پروژه در چندین مرحله ضرورتهای بازنگری پس از نصب را که جزئی از چرخه حیات یک پروژه طورلاتی و جامع است را کاهش می دهد.

شبکه روش مسیر بحرانی:
ابزاری ترسیمی است که توالی کارها، فعالیتهای همزمان و زمان لازم برای اجرای یک پروژه را نشان می دهد، مجموعاً در مقایسه با سایر مسیرها بیشترین زمان را یم طلبند که کاهش مدت زمان اجرای پروژه به کاهش مدت زمان انجام هر مرحله از فعالیتهای بستگی دارد. این شبکه در موارد ذیل قابل استفاده است:
1. تعیین نحوه توالی کارها
2. شناسایی فعالیتهای همزمان
3. تخصیص نیروی انسانی
4. محاسبه جرامل زمانی برای کلیه فعالیتهایی که باید برای اجرای پروژه انجام شوند.
استفاده از این روش با بهبود فعالیتهای برنامه ریزی، هدایت ، هماهنگی و کنترل به تحقق اهداف پروژه کمک می کند، هنگامی که یک گروه عملیاتی گامهای ضروری برای اجرای یک پروژه را مرور می کند اعضای آن گروه می توانند از یک شبکه با تعدادی گره برای نمایش مراحل متعدد کار استفاده کنند، شبکه را به صورت بسیار گسترده هم می توان رسم کرد ولی بهتر است در هر صفحه فقط فعالیت ترسیم گردد و در پروژه های بزرگ با جزئیات بیشتر برای تک تک فعالیتها ممکن ایت نمودارهای میله ای مناسبتر باشد.

قواعد ترسیم شبکه روش مسیر بحرانی:
در شبکه روش مسیر بحرانی فقط علائم پیکان و دایره به کار می روند، هر پیکان در شبکه روش مسیر بحران بر انجام یک کار دلالت دارد، دایره های کوچک یا گره ها بیانگر شروع شدن یا پایان یافتن کارها هستند فقط در صورت پایان یافتن کارهای قبل از یک گره می توان کار بعدی را شروع کرد. ساده ترین راه ترسیم یک شبکه روش مسیر بحرانی برای یک پروژه کامل کردن ماتریس فراگرد انجام آن پروژه است زیرا با استفاده از این ماتریس به سهولت می توان با تعیین نقطه شروع شبکه را ترسیم کرد. بهتر است ترسیم نمودار را از گوشه سمت راست و بالای صفحه شروعشود و پیکان نخستین فعالیت از آنجا رسم گردد هنگامی که نوبت به کارهای بعدی می رسد بهتر است کارهای پیشین در میان گره های قبلی مرور شوند. استفاده از این روش برای راه حل حل جویی قیاسی مستقیم مزایای بسیاری دارد بویژه برای کمک به یادآوری همه کارهای مهم تفاوت میان مجموع زمان لازم برای اجرای یک پروژه با حداقل زمانی که پروژه در آن قابل اجرا است مفهوم مهمی است که در شبکه روش بحرانی به ان تاکید می شود. مجموعه زمان لازم رای اجرای پروژه عبارت است از جمع زمان های لازم برای اجرای هر یک از فعالیتها. فعالیتهای ضروری برای اجرای یک پروژه معمولاً بر حسب (نفر- هفته) یا (نفر- ماه) محاسبه می شوند گاهی از واژه های (تلاش در هفته) یا (تلاش در ماه) نیز استفاده می شود. میزان تلاش در ماه فقط هنگامی که همه کارها به ترتیب انجام شوند و فقط یک نفر مامور انجام آنها باشد با زمان لازم برای اجرای کل فعالیتها مساوی خواهد شد در حالی که برخی از کارها را می توان به افراد دیگر واگذار کرد و به طور همزمان انجام داد. حداقل زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه، از زمان لازم برای تکمیل پروژه برابر است با جمع زمانهای مورد نیاز برای انجام کارهایی که روی مسیر بحرانب قرار دارند.

علائم شبکه روش مسیر بحرانی:
( ) گره، این دایره بیانگر شروع و خاتمه فعالیتها است
کار، این پیکان معرف کاری که انجام می شود وجود خطوطه موازی بیانگر امکان انجام کارها به صورت همزمان است)،
( A )نشانگر فعالیت، برای شناسایی یک خط فعالیت حروف یا نام های روی آن نوشته می شود
( 2 ) نشانگر مدت، برای برآورد زمانی انجام هر فعالیت اعدادی را زیر ان می نوسیند
( ) نشانگر گره، هر گره با یک شماره که معرف اغاز یا پایان یک کار یا فعالیت است مشخص می شود
مسیر بحرانی، توالی مجموعه کارهایی را که در مقایسه با سایر مسیرها بیشترین زمان را می طلبد نشان می دهد
حداقل زمان لازن برای تکمیل یک پروژه ماهیانه تقریباً همیشه از میزان تلاش ماهیانه بر حسب (نفر-ماه) کمتر است زیرا می توان برخی از کارها را با مامور کردن تعداد بیشتری از افراد برای پروژه به طور همزمان انجام داد. زمان بیکاری هنگامی به وجود می آید که یک مسیر یا بخشی از ان از مسیر دیگری که باید همزمان با آن طی شود کوتاهتر شود.
نمودار پرت:
با توسعه شبکه مسیر بحرانی این نمودار ابداع شد، در این نمودار به جای برآورد یک زمان برای هر کار از سه برآورد زمانی استفاده می شود: کوتاهترین زمان ممکن، محتملترین زمان و طولانی ترین زمان این سه زمان برآوردی کلی از زمان لازم برای اجرای پروژه ارائه می دهند.
فن ارزشیابی و بازنگری برنامه (پرت) توجه مدیریت را به وارد ذیل جلب مب کند:
1. علائم خری که بر ضرورت اتخاذ تصمیمهای عامل برای جلوگیری از وقوع مشکلات دلال دارند.
2. زمینه های که تلاش بیشتر در آنها از حیث صرف زمان ، منابع ، تخصیص عملکرد فنی بالاتر احتمال اتمام موفقیت امیز پروژه در زمان مقرر را افزایش می دهد.
برخی پرت را یک روش آماری می دانند که علاوه بر قابلیت تشخیص توان پیش بینی نیز دارد و برای کمی کردن اطلاعات درباره عدم اطمینان ها که همه فعللیتهای پروژه با آنها مواجه هستند قابل استفاده است. این روش به تصمیم گیرنده کمک می کند ولی تصمیم گیری نمی کند.

موارد استفاده این نمودار:
1. تعیین فعالیتهای کاری معین و هماهنگ حتی در پائین ترین سطح مسئولیت در سازمان
2. تعیین اهمیت نسبی فعالیتهای مذکور
3. شبیه سازی تغییرات پیشنهادی یا واقعی در پروزه و نشان دادن اثر این تغییرات بر آن
نمودار میله ای گانت و کاربرد آن:
مانند شبکه روش مسیر بحرانب ابزاری ترسیمی است برای برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی محسوب می شود، در نمودار میله ای مدت زمان در نظر گرفته شده برای انجام فعالیت را با میله افقی نشان می دهند به این ترتیب زمان وقوع شروع و پایان هر فعالیت را مشخص می کنند، ستونهای در نظر گرفته شده تاریخ اتمام هر مرحله از پروزه را نشان می دهند و فعالیتها و کارهای جزئی واضحتر از شبکه مسیر بحرانی نشان داده می شوند.
در این مودار می توان ستونی برای ذکر نام مسئولان انجام هر فعالیت در نظر گرفت. وجود این تسهیلات اضافی، نمودار میله ای را بویژه برای تخصیص منابع انسانی و کنترل برنامه زمانبندی کار آتر می سازد.

قواعد ترسیم نمودار میله ای:
نمودار میله ای با متمایز ساختن فعالیتهای برنامه ریزی شده از فعالیتهای انجام یافته به هدایت پروزه کمک می کند با به هنگام سازی هفتگی این نمودار می توان عملیات پیشرفت پروژه را هدایت کرد.

فصل دهم
طراحی مفهومی سیستم جدید:
مفاهیم طراحی خام (مفهومی)
طراحی مفهومی تعیین کننده چهارچوب و مسیر اجرای پروژه طراحی و ایجاد سیستم است مشارکت فعال مدیریت در ان حیاتی است پس نباید طراحی مفهومی را به کارشناسان کامپیوتر واگذار کرد. طراحی مفهومی را گاهی بررسی امکانپذیری، طراحی خام و طراحی خام نیز می نامند.
هنگام طراحی مفهومی باید به نکات اساسی ذیل توجه کرد:
1. ملاحظه و بررسی علایق مراجعاتی: مدیریت عالی باید هنگام برنامه ریزی دراز مدت خود جهت گیریها و استراتژیهای رشد سازمان را در نظر یگسرد. علایق مراجعاتی همان وضعیتهای عالی و مطلبی هستند که تصمیم گیرندگان اصلی برای اینده سازمان در نظر گرفته اندو انتخاب بدلیهای عملی برای طراحی سیتم باید با طرز تفکر مدیریت درباره آینده سازمان همنسر و هماهنگ باشد زیرا نیروهای فنی رده عملیاتی فاثقد بینش کافی برای انجام این کارها هستند.
2. اهمیت خلاقیت در طراحی خام: طراحی خام وظیفه ای خلاق بوده و متضمن ایجاد الگوها و ترتیبات جدید برای پردازش منابع و اطلاعات است و مستلزم وجود نگرش وسیع ف تجربه کافی و توان خلاقیت در کارکنانی است که به رده های مدیریتی ارتقا یافته اند.
3. اهمیت پیش بینی بروز مسائل بالقوه در جریان طراحی تفصیلی و استقرار سیستم: با توجه به میزان امکانپ ذیری طراحی تفصیلی و استقرار انها بهتر است مجموعه ای از طرحهای مفهومی بدیل در نظر گرفته شوند و مورد ارزیابی قرار گیرند تا امکان بروز مسائل پیش بینی نشده به حداقل برسد.
تعریف مسائل: مدیریت در اولین گام طراحی سیستم باید به تعریف و تنظیم مسائلی اقدام کند که باید حل شوند البته فقط حل مسائل جاری نیست بلکه طراحی سیستم باید برنامه ریزی دراز مدت سازمان مرتبط باشد. برای طراحی مفهومی باید علایق مراجعاتی بالقوه و بدیل سازمان را برای یک الی پنج سال آینده مدنظر گرفت می توان فرصت و توانایی انتخاب بهترین ترکیب را افزایش داد و مفاهیم سیستم را با هم منطبق کرد.

برخی از اطلاعات اساسی مورد نیاز مدیریت و طراحان سیستم:
فروش (بر حسب میزان یا واحد پول)، محصولات ، مشتریان کارگاهها، انبارها، تعداد کارکنان، هیات اجرایی اصلی، تعداد مسئولان اجرایی، واسطه ها، سرمایه در گردش و موجودی نقدی، رقبا، توانایییهای کامپیوتری و مکان انها، شبکه ارتباطی داخل سازمان ، عوامل محیطی. هنگام جمع اوری این اطلاعات باید مسائل مرتبط بر دستیابی به یک علاقه مراجعاتی ویژه را در نظر گرفت، پس از تعریف مسائل نیز اهداف کوتاه مدت سیستم هایی را که برای جل این مسائل به کار می آیند، معین کرد.

تعیین اهداف کوتاه مدت سیستم:
بیان اهداف کئتاه مدت سیسیتم هایی که در نواحی وظیفه ای خود به طور مستمر فعالیتی تکراری را انجام می دهند بسیار دشوار است. اهداف کوتاه مدت یک خرده سیستم کامپیوتری فقط بر حسب ورودیهای ان از سیستم بزرگت تغییر می کند، مدیران موظفند اهداف کوتاه مدت را بر حسب نیارهای اطلاعاتی واقعی تعریف کنند نه اطلاعات در خواست شده ای که ارتباطی با هدف ندارند. تحلیلگران سیستم بر کارایی در پردازش تاکید دارند و سرپرستان نواحی وظیفه ای معتقدند که هدف انها تکمیل به موقع گزارشهای مورد نیاز مدیران است. ارزش سیستم ها به منافع انها به مصرف کنندگان نشان بستگی دارد و نه به کارایی صرف در دادو ستدها تعیین اهداف کوتاه مدت اصلی برای سیستم اطلاعاتی از تعیین اهداف کوتاه مدت برای سیستم عملیاتی که از سیستم اطلاعاتی کمک می گیرد آسانتر است. خطاهای معمول در بیان اهداف کوتاه مدت شامل مواردی نظیر تاکید بر موارد واضح یا توضیح واضحات و بیان اهداف با واژههایی مبهم نظیر کاهش هزینه ها، بهوبد کارآیی، نگهداری سابقه دقیق هر فعالیت ، کار کردن بر حسب جدول زمانبندی تولید است. بیان دقیق هدف ضرورت دارد، اهداف سیستم باید بر حسب نتایج مورد انتظار مدیران پس از بین نیازهای اطلاعاتی انها بیان شده است که می توان از جملات تشریحی ، شمای عملیاتی و هر انچه مبین اهداف مورد نظر طراحان سیستم هستند استفاده کرد بهتر است اهداف کیفی به صورت کمی که بتوان ارزش طرح های بدیل و نحوه عملکرد سیستم را ارزیابی کرد، بیان شوند، در واقع بیانیه اهداف باید شامل آنچیزی باشد که قرار است سیستم به انجام و مشخص کننده نیازهایی باشد که باید توسط سیستم رفع شود.

چراهای طراحی سیستم:
1. هدف سیستم چیست؟
2. چرا این سیستم مورد نیاز هست؟
3. انتظار می ورد که این سیستم چه کاری را انجام دهد؟
4. چه کسانی این سیستم را به کار می برند و اهداف انان چیست؟
اهداف کوتاه مدت و اهداف بلند مدت با اهداف سیستم اطلاعاتی مدیریت باید هماهنگ باشد، اهداف کوتاه مدت به منظور برنامه ریزی و کنترل تصمیمات متخذه مدیریت نظیر پایئین آوردن هزینه هاف تقویت کنترل عملیاتی، بهبود جریان داده ها و براوردن تقاضاهی خارجی و تامین نیازهای مشتریان تنظیم می شوند. هنگام تنظیم اهداف کوتاه مدت باید محیطی که سازمان در پنج الی ده سال آینده در آن فعالیت خواهد کرد در نظر گرفته شود یعنی طرح ما باید پیش بینی وضعیت محیط آینده باشد. تشخیص محدودیتها: گاهی دو مرحله تعیین اهداف کوتاه مدت و تعیین محدودیتها را یک واحد محسوب می کنند، تعیین محدودیتها به اطمینان از واقعی بودن و قابل اجرا بودن طراحی کمک می کند، محدودیتها بر دو نوع اند: خارجی و داخلی.

محدودیتهای داخلی:
1- حمایت مدیریت عالی2- سازمان و خط مشی آن 3- نیاز به نیروی انسانی متخصص4- پذیرش کارکنان 5-هزینه و بودجه 6-محدودیت ایجاد شده توسط طراح سیستم
حمایت مدیریت عالی:
اگر مدیران رده عالی سازمان از محتوای سیستم حمایت نکنند امکان طرح وجود نخواهد داشت
سازمان و خط مشی آن:
ملاحظات سازمانی، سیاستها و خط مشی های ان به طور مکرر محدودیتهای بر نحوه تحصیل اهداف کوتاه مدت تحمیل می کند و موجب تعدیل روشهای در نظر گرفته شده برای طراحی سیستم می شوند، مساله تعویض و استعفای مدیران یکی دیگر از مشکلات طراحی سیستم است.
نیاز به نیروی انسانی متخصص:
برای بکارگیری تکنولوژی برتر وجود نیروی انسانی ماهر ضرورت دارد در حالی که افراد ماهذ و مسلط به کامپیوتر در سیستم کمیاب است.
پذیرش کارکنان:
مهم ترین محدودیت داخلی مقائمت طبیعی افراد در برابر تحول و تغییر در قالب رفتاری خصومت آمیز و حاکی از عدم علاقه و عدم خمایت از تغییرات بروز می کند و مشکلاتی را برای طراحان و مدیران سیستم ایجاد می کند.
هزینه و بودجه:
یکی از مشکلات عمده محدودیت آفرین هزینه است، تحلیل (هزینه- منفعت) کار مشکلی است و برای کاهش هزینه باید حداکثر استفاده را از ظرفیت کامپیوترها و ساری تجهیزات پردازش اطلاعات به عمل آورد.
محدودیتهای ایجاد شده توسط طراحان سیستم:
هنگام طراحی سیستم برای کسب اهداف کوتاه مدت ممکن است طراح مجبور شود برای دستیابی به میزان مطلوبی از باز داده ها و مقابله با محدودیتها از تامین چندین نیاز صرف نظر کند.
محدودیتها خارجی:
1. مشتریان 2-دولت 3-صاحبان مواد اولیه یا عمده فروشان
مشتریان:
از جمله مهم ترین محدودیت بریا طراحی سیستم هستند؛ ارائه سفارشهاف ارسال صورتحساب و سایر مورادی که به مشتری یا ارباب رجوع مربوط می شود. باید به گونه ای مطابق با نیازها و علایق آنان طراحی شود.
دولت:
دولت محدودیت خاصی در پردازش اطلاعات ایجاد میکند. یکی از آن موارد دقت و نگهداری بعضی از اطلاعات خصوصی افراد است طوری که کسی نتواند سوء استفاده کند، رعایت قوانین و مقررات دولتی از حیث نحوه حسابداری و پرداخت مالیات الزامی است.
صاحبان مواد اولیه یا عمده فروشان:
گروه مهم دیگر صاحبان مواد اولیه یا عمده فروشان هستند مه سیستم دائماً با انها سروکار دارد.
تعیین نیازهای اطلاعاتی:
تعریف دقیق نیازهای اطلاعاتی لازمه یک طراحی خوب برای سیستم است، اگر یک مدیر بتواند هدف کوتاه مدت خود را تعریف کند و اطلاعات مورد نیاز برای تحقق آن را برشمارد بخش مهمی از کار را انجام داده است.
یک روش برای واداشتن مدیران به بیان نیازهای اطلاعاتی به طور کتبی:
1. فهرستی از چهار یا پنج مسئولیت عمده ه خود عهده دار آنند را ارائه کنند.
2. چهار یا پنج نیاز اطلاعاتی ویژه را که برای انجام این مسئولیتها لازم است را بیان کنند. که می توان خواست تا وظایف و تصمیمات متخذه خود را به طور خلاصه بیان کنند و یا اینکه روش دیگر اجتناب از سوال مستقیم است و طراح از مدیران می خواهد که انچه را در فراگرد تصمیم گیری رخ می دهد شرح دهد.
تعیین منابع اطلاعاتی:
بدیهی ترین مکان برای جمع آوری اطلاعات در مورد بیشتر قسمتهای سازمان داخل سازمان یا شرکت، دفاتر، پرونده هاف مدارک حسابداری و سوابق آماری است، در مرحله ی تعیین نیازهای اطلاعاتی بخشی عمده از کار صرف مطالعه سیستم موجود می شود.
عوامل ضرورت مطالعه سیستم موجود
1. تحلیل تفصیلی سیستم موجود باید اولین گام در تعیین نیازهای اطلاعاتی باشد بدلیل:
الف) ممکن است یک اصلاح جزئی در سیستم موجود کافی باشد و به طراحی کلی سیستم نیازی نباشد.
ب) بررسی سیستم موجود برای تعیین قسمتهای که باید بهبود یا بد ضرورت دارد.
ج) بیشتر سیستم ها از منابع ورودی مشابهی استفاده می کنند و مطالعه سیستم برای تعیین این منابع ضروری است.
د) مطالعه سیستم برای تعیین میزان داده ها و هزینه دستیابی به انها در طرحهای جدید ضرورت دارد.
2. طبق نظریه برخورد تازه یا برخورد منطقی مطالعه تفصیلی سیتم موجود را ضروری نمی دانند زیرا با وجود تغییرات عمده ای که در سیستم جدید ایجاد می شود نباید آن را براساس محدودیتهای موجود در سیستم طراحی کرد.
تحلیل و ترکیب:
علاوه بر شناسایی منابع اطلاعاتی هر خرده سیستم نحوه قرار گرفتن منابع در طرح کلی منابع اطلاعاتی نیز حائز اهمیت است، منابع اطلاعاتی را می توان به ترتیب ذیل طبقه بندی کرد:
1. مدارک داخلی و خارجی 2-مصاحبه با مدیران و نیروهای عملیاتی 3-نمونه گیری
(الف) تحلیل داده ها و باز داده ها ب) تنظیم جریان اطلاعات به صورت چند بُعدی
مدارک داخلی و خارجی:
مدارک داخلی به صورت مکتوب نظیر داده ها و بازداده ها ، یادداشتها، نامه ها، گزارش ها در داخل سازمان و مدارک خارجی مثل: نشریات بازرگانی و آمارهای دولتی تهیه می شوند.
مصاحبه با مدیران و نیروهای عملیاتی:
این مصاحبه روش گرانبهایی برای تعیین منابع اطلاعاتی احتمالی و تحلیل سیستم موجود است.
نمونه گیری:
تخمین روشهایی که در انها در حین جمع آوری اطلاعات بویژه زمانی که حجم اطلاعات خیلی زیاد است استفاده می شود که مزیت این روش صرفه جویی در زمان و هزینه است فنون متعددی برای تحلیل و ترکیب اطلاعات وجود دارد که دو نوع عمده آن عبارتند از:
الف) تحلیل داده ها و بازداده ها؛ با تنظیم ستون عمودی داده ها و ردیف افقی بازداده ها می توان رابطه آنها را با قرار دادن علامت (( 7 )) در محل تقاطع نشان داد یعنی داده ها یا اطلاعات به دست آمده مجدداً پردازش می شود تا بازداده ها حاصل شوند.
ب) تنظیم جریان اطلاعات به صورت چند بعدی؛ در این فن از یک شمای عملیاتی (نمودار جریان کار) برای تعیین مسیر جریان اطلاعات از ابتدا تا انتها و تنظیم آن بر حسب توالی زمانی استفاده می شود، این فن برای سازماندهی منابع اطلاعاتی با ترسیم طرح موجود یک خرده سیستم به کار می رود.
طراحی طرح های مفهومی بدیل و انتخاب یکی از آنها:
طرح مفهومی یا خام را می توان استخوان بندی یک طراحی و طرح تفصیلی گوشت و پوست ان به شمار میآید.
ارزیابی طرح های مفهومی:
1. ارزیابی یا مقایسه عملکرد پیش بینی شده در هر طرح مفهومی با اهداف کوتاه مدت سیستم طراحی شده
2. تهیه یک تحلیل اولیه یا مقدماتی از ( هزینه- منفعت) یا (هزینه – اثربخش) سیستم، به گونه ای که امکان مقایسه کمی سیستم ها ی پیشنهادی فراهم آید.
3. تهیه شمای عملیاتی (نمودار جریان کار) هر طرح مفهومی و تشخیص نقاط قوت و ضعف هر یک از انها از حیث کیفیت بانک اطلاعاتی و اطلاعاتی که باید تهیه شوند.
4. اگر در هیچ از موارد مذکور طرح برتر مهین نشود باید طرح های مفهومی را با تفصیل بیشتری بیان کرد تا امکان مقایسه دقیقتر انها فراهم آید.
مستند سازی محتوای سیستم:
در اینجا نحوه مشارکت مدیر در طراحی سیستم بررسی می شود مشارکت مدیر در طراحی سیستم مانند: مشارکت صاحبخانه در طراحی نحوه معماری خانه خود است، طرح اصلی سازمان و جزئیات آن مطابق آرزوها و نیازهای مدیر شکل میگیرد و طراح سیستم جزئیات طرح رامسین و دستورالعملهای به صورت مکتویب ارائه میکند.
قواعد و برنامه های پردازش اطلاعات عبارتند از:
1. پردازش داده های حدودی؛ داده های پرونده اصلی و تولید یک بازداده جدید
2. پردازش داده های ورودی برای به روز کردن پرونده اصلی
3. پردازش داده های ورودی و تولید بازداده های جدید، بدون رجوع به پرونده اصلی
4. تولید بازداده جدید از پرونده اصلی بدون پردازش داده های ورودی.
به طور کلی محتوای سیستم بیشتر به تشریح کاری که باید انجام گیرد، اختصاص می یابد

مراحل مستندسازی:
1. تهیه شمای عملیاتی سیستم جامع2-تعریف و مستندسازی داده ها در سیستم 3-تعریف و مستندسازی بازداده های تهیه شمای عملیاتی سیستم جامع
یک روش معمول برای نشان دادن ساخت کلی یک سیستم کامپیوتری است که باید تصویر کلی از سیر منطقی پردازش از اطلاعات نشان داده شود و منعکس کننده کوششهایی است که تا این مرحله از عملیات و طراحی به عمل آمده اند مانند تعیین اهداف کوتاه مدت، محدودیتها، نیازهای اطلاعاتی و منابع اطلاعاتی.

ویژگی های عمده یک شمای عملیاتی:
1. اهداف کوتاه مدت سیستم در آن منعکس می شوند.
2. نیازهای اطلاعاتی و منابع تامین انها در سیستم آن مشخص می شوند.
3. قواعد و نقاط تصمیم گیری در آن معین می شوند
4. شمای کلی داده ها و بازداده ها در ان طراحی می شود.
5. نحوه تلفیق و ترکیب سیستم ها در ان نشان داده می شود (مهم تر از همه)
تعریف و مستندسازی داده های سیستم:
داده ها باید به طور مستمر و مکرر به همان صورت که مخارج از شرکت دریافت می شوند به قسمت پردازش ارسال گردند، موضوع طراحی داده های ورودی عبارت است از قبیل: داده های دریافت شده، به شکلی که برای ماشین قابل استفاده باشند.

تعریف و مستندسازی بازداده های سیستم:
داده های خروجی سیستم از نظر فنی به مختصات مقصد مربوط می شود، علی رغم نیاز به تعیین مختصات بازداده ها برای پاسخ به سوالات طراحان و مدیران ، مدیران علاقمندند نیازهای اطلاعاتی خود را طبق روال سابق برطرف سازند که قالب چند و چون محتوا و نحوه طراحی کاربرگ بازداده ها حائز اهمیت است. نحوه طراحی کاربرگ تابعی مستقیم از نیازهای اطلاعاتی است یعنی کاربرگ را باید برای رفع به موقع آن نیازها طراحی کرد. اطلاعات خیلی زیاد و خیلی متناوب خواسته نشوند. دو اصل راهنما برای طراحی کابرگ مدیریت بر مبنای استثنا و ضرورت تلخیص اطلاعات هستند.

روش های دیگر مستند سازی:
دو روش دیگر که به طور مستمر برای تشریح یا مستندسازی مفهومی سیتم به کار می روند عبارتند از: استفاده از کاربرگ فعالیبت و تهیه شرح مکتوب سیستم. شرح مکتوب روش دیگری برای مستندسازی و تشریح سیستم است، ضرورت این گونه مستندسازی مبتنی بر احتیاط طراح سیستم با الهان از این عبارت است که اگر انچه را که در ذهن داری مکتوب نکنی مثل این است که آن فکر هرگز به ذهن تو نرسیده باشد. به محض اینکه طرح مفهومی به صورت مستند درآمد مدیر مسول یا رهبر گروه کاری باید گزارش به مدیریت عالی برای تصویب ادامه کار ایجاد سیستم ارائه کند.

تهیه گزارش طراحی مفهومی:
این گزارش را می توان پیشنهادی بر نحوه خرج کردن منابع مالی در نظر گرفته شده برای تغییرات سازمان به حساب آورد. مخاطب این گزارش مدیریت عالی سازمان است باید توضیحی کوتاه درباره مسائلی که ایجاد سیستم را ضروری می سازد، اهداف کوتاه مدت سیستم، ماهیت عمومی سیستم، دلایل انتصاب ان از سیستم های بدیل و زمان و منابع مورد نیاز برای طراحی و استقرار آن دربر داشته باشد. این طرح پیشنهادی مختصات عملکرد سیستم را نشان می دهد، این مختصات عملکرد مشتمل بر وظایفی است که سیستم باید انجام دهد و دربرگیرنده مشخصات ابزاری است که وظایف مذکور به وسیله آنها ارزیابی می شوند.

فصل یازدهم
طراحی تفصیلی سیستم
هدف طراحی تفصیلی سیستم
تهیه توصیف مشروحی از سیستم است به طروی که به تحقق اهداف خام بینجامد.
این توصیف مشروح دربرگیرنده ترسیم ها، نمودارهای عملیاتی، مختصات تجهیزات و افراد، مختصات روش ها، مختصات پرونده های اطلاعاتی ، راهنمای سازمانی و دستورالعملهای اجرایی مورد نیاز برای راه اندازی سیستم است.
مستندسازی، فراگرد تحلیل و آهزمایش سیستم نیز بخشی از طراحی است که برای توجیه طرح انجام می شود.
طرح تفصیلی باید به اندازه کافی به جزئیات بپردازد تا مدیر مسئول استقرار سیستم وو همکارانش بتوانند سیستم را براساس آن مستقر کنند.
به دلایل ذیل ارائه توصیف گام به گام نحوه انجام عملیات در طراحی تفصیلی به طروی که در همه سیستم ها قابل استقاده باشد غیرممکن است:
1. تنوع زیاد عوانلی که در طراحی سیستم های گوناگون از حیث سازماندهی، نحوه انجام عملیات و تعیرف بازداده ها باید مدنظر قرار بگیرد.
2. وجودیک سوال اساسی درباره میزان ضرورت پیشرفته بودن تکنولوژی مورد استفاده در طراحی
3. طراحی سیستم آمیزه ای است از فعالیت های همزمان در حالی که فراگرد توصیف فقط می تواند خط به خط پیش روی کند.
4. طراحی سیستم فراگردی منطقی و اجتماعی است و توصیف چنین فراگردی که هر چند وقت یکبار میزان پذیرش انها در نظر کارکنان آزمایش می شود کار مشکلی است
5. اگر توصیف سیستم خیلی کلی باشد سرنخی درباره جزئیات به دست نمی دهد و اگر خیلی تفصیلی باشد تصور شکل کلی آن امکان پذیر نخواهد بود.
6. شرح جزئیات طرح تفصیلی سیستم به طرو مکرر با برداشتهای جدید طراحان در مورد برخی از ابعاد سیسیتم مورد تحدید نظر قرار می گیرد و از هم گسیخته می شود.

ضرورت اگاهی اعضای سازمان از هدف و نحوه طراحی سیستم:
اولین گام طراحی سیستم پیشرفت فن یان نیست بلکه گامی است برای جلب حمایت از اقدامات بعدی در طراحی سیستم. طراحان باید از حمایت بیشتر اعضای سازمان برخوردار باشند به این منظور اعضاء باید حتی المقدور از اهداف و نحوه طراحی سیتم آگاه باشند و به کارکنان اطمینان داده شود که تغییرات به سود انان خواهد بود و استقرار سیستم جدید ضرر مادی بریا انها نخواهد داشت پس با ارائه اطلاعات کافی درباره پیشرفت کلی کار طراحی به تدریج زمینه آشنایی کارکنان با آینده خود و تغییرات فراهم کرد، عده ای نیز معتقدند نباید اطلاعات کافی به کارکنان در طول طراحی سیستم داده شود زیرا موجبات نگرانی انان فراهم می شود این نگرش زیانبار است زیرا اگر خودمان افراد را مطلع نکنیم آنها براساس اطلاعات پراکنده ای خود تصورات نادرستی پیدا می کنند و نتیجه آن بروز واکنشهای نامطلوب است و به بروز مقاومت علنی و پنهانی انان بینجامد.
مدیریت پروژه و طراحی تفصیلی سیستم:
کوشش برای طراحی سیسیتم جرئی از عملیات اجرایی یک پروژه محسوب می شود در پروژه های کوچک می توان همه مراحل را قبل از مطالعه امکان پذیری برنامه ریزی کرد ولی در پروژه های بزرگتر نمی توان قبل از این مرحله مراحل طرح تفصیلی را برنامه ریزی کرد زیرا اگر طرح مفهومی نشان دهد که اقدام به طراحی سیستم جدید در مقطع زمانی مورد نظر مناسب نیست. تلاش برای طراحی تفصیلی بیهوده خواهد بود.

برنامه ریزی پروژه:
فراگردی که شامل هفت مرحله ذیل است:
1. تعیین اهداف کوتاه مدت پروژه
2. تعریف کارهای ضروری در پروژه
3. برنامه ریزی پیشرفت منطقی کارهای متولی و همزمان
4. تهیه جدول زمانبندی کار مطابق خواسته مدیریت
5. برآورد هزینه نیروی انسانی، تجهیزات و سایر لوازم پروژه
6. تعیین بودجه طرح
7. سازماندهی نیروی انسانی مورد نیاز در طول مدت پروژه

کنترل پروژه:
هنگام کنترل پروژه باید به موارد ذیل دقت کرد:
1. میزان تحقق اهداف کوتاه مدت پروژه همگام با پیشرفت پروژه
2. استمرار کنترل بر اجرای برنامه زمانبندی شده متناسب با تغییر حجم کار و تاکید بر ضرورت رخ ندادن تاخیر زمانی در فعالیت مسیر بحرانی
3. ارزیابی میزان هزینه مالی و زمان صرف شده نسبت به کار انجان شده و تجدیدنظر در اقلام مورد نظر در بودجه برای انعکاس تغییرات در تعریف کارهای لازم الاجرا.
4. ارزیابی نحوه نمونهگیری نیروی انسانی و پیشرفت کار افراد و انجام اصلاحات ضروری
5. ارزیابی عملکرد با توجه به هزینه و زمان صرف شده و مقایسه آن با عملکرد سایر پروژه ها برای تشخیص مشکلات قابل شناسایی از طریق مقایسه بررسی نحوه ارتباط متقابل پروژه ها

تشخیص شاخصهای غالب و دادو ستد برای سیستم:
شاخصهای غالب، شاخصهایی هستند که یک فعالیت را آنقدر مهم می سازند که همه فعالیت های دیگر ا تحت الشعاع خود قرار بدهد. مثل این (یک سیستم باید طوری کار کند که هرگز موجودی انبارش تمام نشود) و یا شاخص های دیگر حفظ موجودی در بانک خون، داروهای نجات بیمار از مرگ، تامین انرژی الکتریسیته و جلوگیری از خاموشی در نظر گرفت. شناسایی شاخص های غالب قبل از طی گام های بعدی طراحی سیستم لازم است.
شاخص های دادو ستد:
ساخص های که میزان عملکرد در یک فعالیت را برای افزایش عنلکرد در فعالیت دیگر کاهش می دهند برای مثال از شاخص پائین نگه داشتن هزینه های تولید صرفنظر می شود و بودجه برای کاهش آلودگی ناشی از تلید در نظر گرفته می شود.

تعریف و تشریح خرده سیستم ها:
فراگرد تعریف و تشریح خود، سیستم ها با تشریح در منبع اطلاعاتی اصلی آغاز می شود:
1. طراحی مفهومی2-شاخص های غالب و دادو ستد
میزان ضرورت تجزیه و تشریح فعالیتهای عمده تابع اندازه و پیچیدگی انهاست اگر فعالیتها به اجزا خیلی کوچک تقسیم شوند ممکن است طراحی سیستم هرگز به نتیجه نرسد چون می توان هر فعالیت جزئی را نیز به اجزاء کوچکتری تقسیم کرد با وجود این اگر یک فعالیت را هم بخواهیم در نظر بگیریم و بخواهیم شبکهخ فعالیت را سطح نواحی وظیفه ای معین کنیم به محض آنکه شبکه های فعالیت عمده در طرح مفهومی شناسایی شدند خرده سیستم ها ی جدید تعریف می شوند تا جایی که ممکن است یک خرده سیستم فقط از فعالیتهای مربوط به یک خانه فعالیت جدید در طرح مفهومی تشکیل شود.

اطلاعات موردنیاز برای تشریح خرده سیستم ها:
هدف از جمع اوری اطلاعات برای طراحی سیستم یافتن مجموعه ای خزده سیستم ها برای رفع نیازهای کاری تعریف شده در طراحی خام است در زیر نمونه ای از اینگونه اطلاعات مطرح است:
1. شاخصهای غالب: و دادو ستد موجود در سراسر سیستم یا اگر شاخص های غالب در خرده سیستم ها موجود باشند طراح با محدودیتهای آشکاری در ارائه طرح های جایگزین مواجه خواهد شدف اگر شاخص غالب وجود نداشته باشد باید ان دسته از شاخص های دادو ستد که برای انجام فعالیتهای مختلف تاکید دارند شناسایی شوند.
2. آن دسته از منابع موجود که به سیستم اختصاص خواهند یافت، زیرا طراحی سیتم باید بر حسب منابعی یاشد که پس از استقرار برای آن مهیا است.
3. قعالیتهای ضروری برای انجام عملیا و نحوه ارزیابی عملکرد سیستم
4. نقاط کنترلی مورد نیاز سیستم (نقاط کنترلی باید از یک سلسله مراتب تبعیت کند که با مسئولیت سازمانی ارتباط دارد)
5. موانع مدیریتی اتخاذ تصمیم در مورد برنامه ریزی و کنترل سیستم
6. اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری برنامه ریزی شده
7. ویژگی های باز داده های مورد نیاز از خرده سیستم های پیش بینی شده شامل فهرست تفصیلی اهدافی که باید با این بازداده ها برآورده شوند، محتوای خاص هر بازداده ، چگونگی تناوب بازداده ها و نحوه ثبت، انتشار و بایگانی هر یک از انها.

نحوه کسب اطلاعات:
تحلیلگران اطلاعات مورد نیاز برای طراحی سیستم را از چهار منبع کسب می کنند:
1. جلسات هماهنگی با افراد و نیروهای ویژه طراحی و استقرار سیستم
2. مصاحبه های شخصی
3. مدارک و اسناد داخلی و خارجی
4. مشاهده مستقیم عملیات و ارتباطات موجود.
هم در مصاحبه با مدیران عالی وهم در مصاحبه با کارکنان سطوح عملیاتی نقش طراح باید پژوهش و اکتساب اطلاعات باشد نه سخنرانی درباره سیتم. طراح باید هنگام مصاحبه با مدیران اطلاعاتی در زمینه های ذیل کسب کند:
1. اهداف کوتاه مدت
2. خط مشیهای عمده و ضروری
3. طبقات اطلاعاتی که مدیران تمایل دارند به ان دست پیدا کنند
4. سرعت مطلوب برای دستیابی به اطلاعات از نظر مدیران
5. فواصل زمانی مطلوب برای دریافت انواع اطلاعات
6. شکل مطلوب ارائه اطلاعات به مدیران
7. سبک تصمیم گیری مدیران
8. منابعی که برای استقرار و اداره سیستم تخصیص داده می شوند.
9. درجه دخالت مدیر در اتخاذ انواع تصمیم ها
10. روابط سازمانی تسهیل کننده عملیات سیستم و تصمیم گیری مدیریت.
تحلیلگر کار خود را با استفاده از منابع داخلی آغاز می کند زیرا در همه سازمانها مستنداتی در قالب کزارش عملکرد گذشته به منظور حفظ سوابق و ایجاد ثبات نگهداری می شوند بر حسب نوع سازمان ممکن است تعداد منابع داخلی بسیار زیاد باشد، مجموعه منابع خارجی شامل: اطلاعات اقتصادی، بازاریابی، مالی ، صنعتی و سایر اطلاعات مربوط به شرکت می شود.
تحلیلگر نباید خودش را در دفتر طراحی محبوس کند وی باید نحوه اجرای عملیات جاری را در محل اجرا مشاهده و بررسی کند. طراح باید به تدریج در جریان پیشرفت کار، داده های مربو و احتمالاً خیلی از داده های نامربوط را جمع آوری و ثبت کند.

شناسایی و ترسیم تفصیلی خرده سیستم های عملیاتی و جریان های اطلاعاتی:
طرح های تفصیلی به ترتیب برای خرده سیستم ها، نواحی وظیفه ای هر خرده سیستم و سطوح مختلف اجزای کار در هر ناحیه وظیفه ای تهیه می شوند. این فراگرد به طراحی تفصیلی مهندسی شباهت زیادی دارد یعنی نیازمند آزمایش و خطا، تغییر عملیات برای یافتن ترتیبات بهتر و انجام محاسبات برای کنترل سیستم است.
برای طراحی تفصیلی از سه نوع نمودار با شمای عملیاتی استفاده می شود:
1. شمای عملیاتی نشان دهنده کار: منظور نوعی نمودار خانه ای است که روابط بین کارها و فعالیتهای گوناگون را نشان می دهد و سپس نخستین گام های ضروری برای تکمیل شرح تفصیلی هر فعالیت را روی کاربرگ تجزیه عملیات تعریف می کند.
2. شمای عملیاتی نشان دهنده کاربرگها: نوعی نمودار است که گاربرگها به کار رفته برای برقراری ارتباط و ارائه گزارش را نشان می دهد و جریان همه ننسخ صادره را در سازمان پیگیری می کند.
3. شمای عملیاتی برنامه: این شمای عملیاتی توس طکسانی آماده می شود مه برای کامپیوتر دستورالعمل تنظیم می کنند در واقع ابزار اساسی برنامه نویسی است و برای نشان دادن ترتیب منطقی مراحلی که باید توسط کامپیوتر طراحی شود به کار می رود این ابزار نظمی منطقی را پیریزی می کند که حاصل ان تنظیم برنامه هایی با علائم اختصاری است.
شمای عملیاتی یک طرح تفصیلی کامل نیست زیرا فقط جریانها و روابط را نشان می دهد. داده ها و بازداده ها به صورت خام در آن ارائه می وشند. در حالی که طرح تفصیلی باید روابط کمی بین عناصر سیستم را بر حسب مدلهای رسیاضی بیان کند.

تعیین درجه عملیات خودکار:
در شمای عملیاتی باید وضعیت هر یک از عملیات را از حیث میزان نیاز به خودکار شدن بررسی کرد. سطوح عملیات خودکار بر حسب تمایل مدیریت:
1. کار و کنترل ان به صورت دستی غیر خودکار انجام شود که کار را افراد و از ابزارهای دستی استفاده می کند.
2. کار و کنترل ان به صورت خودکار انجام شود که کار با ابزارهای الکتریکی – مکانیکی انجام ولی یک نیروی انسانی انها را به کار بیاندازد.
3. کار و اخذ بازخور از نتیجه کار به صورت خودکار انجام شود ولی کنترل ان به صورت دستی انجام گیرد که در مقایسه با حالت قبلی حلقه بازخور افزوده و اطلاعاتی را به راهبران سیستم ارائه می دهد ولی برای تکمیل فراگرد کار اقدام نیروی انسانی ضرورت دارد.
4. کار، اخذ بازخور از نتیجه کار و کنترل هر سه به صورت ماشینی انجام شود این سیستم پس از نصب و شروع به کار به اقدام نیروی اسنانی کمترین نیاز ندارد.
استفاده از سطوح پائین عملیات خودکار در موارد ذیل ارجعیت دارد:
1. نتوان مسائل را به اندازه کافی سازمان داد.
2. ملاکهای تصمیم گیری، بخوبی قابل تعریف نباشند.
3. قواعد تصمیم گیری به طور مداوم اصلاح شوند یا تغییر یابند.
4. شکافهای در جریان ورود داده ها به سیتم وجود داشته باشد.
5. داده های ورودی سیستم میهم، متباین یا قدری غیر قابل اعتماد باشند
6. مراحل پردازش، ساده باشند و تعدا انها اندک باشد
7. هزینه نیروی اسنانی در مقایسه با هزینه تجهیزات پایئین باشد
8. نیاز به ذخیره سازی داده ها اندک باشد.

ایجاد بانک اطلاعاتی:
بانک ازلاعاتی مشتمل بر داده های است که باید کسب شوند و یا مجموعه داده های ذخیره شده ای که معمولاً طی بازی های بعدی برای تصمیم گیری مدیریت از انها استفاده می شود در برگیرنده داده هایی است که در تصمیم گیری برنامه ریزی شده و کنترل به وسیله سیستم بازده خوری به کار می روند. به دلیل نیاز مدیریت به اطلاعات برای هدایت کل سیستم تشکیل می شوند.

یک روش منظم برای ایجاد بانک اطلاعاتی:
1. تشخیص کلیه نقاط نیازمند به داده های ورودی با استفاده از شمای عملیاتی که از این داده ها برای پردازش داده ها، دادو ستدها، همچنین تنظیم جداول تصمیم گیری و مدلسازی عملیات استفاده می شود.
2. تهیه یک کاربرگ اطلاعاتی برای هر یک از داده ها با تاکید بر منبع داده ها، طول و شکل داده ها ف تناوب جاری و بالقوه داده ها و به روز کردن آنها، جدول زمانبندی نگهداری داده هاف مصرف نهایی داده ها.
3. دسته بندی همه کاربرگهای اطلاعاتی سیستم و کنترل انها از حیث انکه چیزی جانمانده باشد.
4. دسته بندی همه کاربرگهای اطلاعاتی مربوط به یک فعالیت وواحد سازمانی یا کل سازمان و یادداشت کردن تعداد نسخه های آن، با استفاده از روش تحلیل شبکه ای
5. برطرف ساختن نیازهای اطلاعاتی مشابه با ایجاد یک بانک اطلاعاتی کامل که بتواند به طور متقاطع از پرونده های اصلی استفاده کند.
6. ارزیابی مجموعه اطلاعات پرونده اصلی، از حیث تناوب نیاز سیستم به آن و ارزش دادها یان برای سیستم در مقایسه با هزینه کسب انها

مدلسازی سیستم:
پس از ایجاد بانک اطلاعاتی باد تا آنجا که ممکن است سیستم را کمی کرد، همچنین برای تعیین دامنه کمی داده ها و بازداده ها تعیین روابط کمی برای انتقال اطلاعات و تعیین زمان پاسخگویی به کارکنان و میزان پذیرش روانی انان تلاش کرد.
مدلهای تصمیم گیری گاهی در قالب معادلات رسیاضی و گاهی به شکل جداول تصمیم گیری تنظیم می شوند.
هدف از مدلسازی ارائه تعریف دقیقتری برای سیستم و بهبود ان است. جداول تصمیم گیری مجموعه ای از مبانی کمی و کیفی برای اتخاذ تصمیم ارائه می کنند که نخست جملات شرطی با واژه (اگر) مطرح می شوند آنگاه تصمیم مقتصی بیان می گردد.
تهیه نرم افزارها:
از نظر مدیریت ابعاد فنی برنامه ریزی نرم افزاری چندان مرود توجه نیست که اطمینان از به صرفه بودن آن از وظایف مدیریت است. برنامه ریزی نرم افزاری خوب و فعالیت پرخرجی است و هزینه قابل ملاحظه ای دارد که از آغاز کار طراحی مفهومی باید بین گروه طراح سیستم و مرکز کامپیوتری هماهنگ باشد و برنامه نویسان اموزش دیده 9 ماه قبل از نصب و استقرار سیستم اماده خدمت باشند.
تهیه برنامه نرم افزاری (قبل از نصب) مراحل ذیل باید توسط مرکز کامپیوتر انجام شود:
1. تعین استانداردها ورویه ها برای برنامه نویسی با استفاده از علائم استاندارد، نگهداری رویه ها و سوابق برنامه نویسی، برای ترسیم شمای عملیاتی اینده سازمان ضرورت دارد.
2. مطالعه مختصات طرح مفهومی (خام) سیستم و همکاری با طراحان طرح تفصیلی.
3. ترسیم مدار منطقی پردازش اطلاعات و تهیه شمای عملیاتی برنامه نویسی هنگامی که شمای عملیاتی برنامه نویسی کامل شد.
4. ترجمه دستورالعملهای پیش بینی شده در شمای عملیاتی به زبان کامپیوتری یعنی باید برای کامپیوتر دستورالعمل تفصیلی تهیه کرد.
5. آزمایش برنامه، هدف از آزمایش برنامه تشخیص، یاقتن و تصحیح خطاها با بررسی مسائل نمونه و بررسی برنامه های کامیپوتر است.
6. مستندسازی برنامه ها، شماره گذاری رمز و آزمایش انها، این مرحله بسیار مهم است زیرا در امر به روز کردن اطلاعات در مورد وضعیت نهایی طرح ها، برنامه هاف شماره های رمزاولیه و نتایج آزمایش ها کوتاهی می شود در حالی که برای یک فرد ماهر در آن زمینه به آسانی قابل تفسیر باشد.
تعیین شکل بازداده ها برای مدیریت:
کمی کردن اطلاعات و زمانبندی برای ارائه ان به مدیران نقش مهمی در اتخاذ تصمیم های موثر دارد. مدیران هنگام بروز مساله حداقل به یک روز وقت برای جمع آوری اطلاعات در مورد آن نیاز دارند. هنگام طراحی بازداده ها ی سیستم گروه طراح باید به پرسش های ذیل پاسخ دهد:
1. خروجیهای مورد نظر سیستم جدید کدامند؟
2. به طور منطقی هر کابرگ، گزارش یا صفحه نمایش خروجی باید چه محتوایی داشته باشد؟
3. از نظر فیزیکی هر کاربرگ، گزارش یا صفحه نمایش خروجی باید چه ترکیبی داشته باشد؟
4. چگونه باید کاربرگ، گزارشها و صفحه های خروجی مورد نظر را باید نمایش داد؟
5. مطلوب ترین ابزار پردازش برای خروجیها کدام است؟
بهتر است گزارش هایی برای مدیران به یکی از دو صورت ذیل باشد:
1. ارائه جمعبندی از وضعیت کلی سیستم حوزه مسئولیت وی
2. ارائه اطلاعاتی در مورد مسائل ویژه ای که او بر روی انها کار می کند که از سه طریق کشف می شوند:
الف) کشف مسائل جاری یا اتی توسط افراد مافوق که عوامل خارج از سیستم تحت نظارت مدیر می شوند.
ب) تشخیص مسائل توسط خود مدیر
ج) طرح مسائل توسط زیردستان به منزله بخشی از وظیفه انان در سیستم
سیستم گزارش دهی باید به گونه ای که نیاز اطلاعاتی مدیر برای تصمیم گیری و حل مسائل برطرف شود عمل کند. گزارشهای تایپی استاندارد و خلاصه گزارشهای منظم کامپیوتری هنوز به منزله روشهای اصلی مراوده با مدیریت مطرح هستند. در سازمان هایی که معمولاً برا یحل مسائل عمده از روش های تصمیم گیری گروهی استفاده می شود یک اتاق تصمیم گیری یا اتاق جنگ که روی دیوارهای ان نمودارها و ابزارهایی برای نمایش سریع وضعیت یا اطلاعات در مورد صحنه عملیات وجود دارد در نظر گرفته می شود.

آزمایش سیستم با استفاده از شبیه سازی:
بهترین شیوه آزمایش سیستم های خیلی کوچک، شبیه سازی با استفاده از سیستم های بازده فوری باشد. در سازمان های خیلی بزرگ شبیه سازی پیچیده و پرهزینه است، ولی برای آزمایش خرده سیستم ها و اجزای وظیفه ای سیستم های بزرگ باید از روش شبیه سازی استفاده کرد طول زمان مرحله انتقال از سیستم قدیم به سیستم جدید و رفع نقص و طراحی مجدد آن باید به حداقل ممکن کاهش یابد تا روحیه افراد مسئول استقرار سیستم لطمه کمتری وارد شود و از هزینه اجرای طرح نیز کاسته شود. ایجاد امکان ارزیابی سیستم جدید از حیث میزان کارآیی از جمله مزایای شبیه سازی است.
برای آزمایش کل سیستم شبیه سازی به ترتیب ذیل عمل می شود:
1. ارزش داده های خارجی (نظیر سهم بازارف نرخ کارمز و هزینه نیروی انسانی) در دامته پیش بینی شده با استفاده از جدول اعدا تصادفی معین می شود، یک عدد تصادفی انتخاب و اب استفاده از فن مونت کارلو ارزش واقعی آن متغیر خارجی معین می شود این کار را می توان برای شاخصهای اقتصادی ، نرخ کارمزد، هزینه مواد اولیه، اندازه بازارهای جدید و هزینه های نیروی انسانی انجام داد با این روش به سهولت می توان دادههای غیر کمی را با فهرست کردن راه کارهای مختلف انتخاب یکی از انها به کمک اعداد تصادفی قابل ارزیابی کرد.
2. تاثیر داده های خارجی در داخل سیستم پیگیری می شود این امر در مواردی که پردارزش اطلاعات خودکار است نظیر سیستم های کامپیوتری و جداول تصمیم گیری فراگرد ساده ای است ولی در جایی که انسان دخالت دارد بروز خطا و تاخیر زمانی افزای شمی یابد و پیگیری تاثیر داده های خارجی بر سیستم دشوارتر می شود. تاثیر عملکرد نیروی انسانی بر کارایی سیستم را مانند اثر عملکرد ماشین بر کارایی سیستم به منزله روش تقریبی در نظر گرفت.
3. باز داده های حاصل از خرده سیستم های گوناگون برای پاسخگویی به سوالاتی که آزمایش می شوند، آیا متغیر هزینه تحت کنترل درامده اند؟ آیا بازداده ها به دامنه معینی محدود هستند؟ آیا خرده سیستم می تواند پاسخگوی نسبتاً سرع داده ها شود؟ آیا همه عملیات مطابق مختصات انجام می شوند؟
4. در صورتی که پاسخ های موردنظر در مرحله سون مثبت نباشند مراحل یک الی سه تکرار می شوند همه نارساییهای سیستم با استفاده از شبیه سازی قابل رفع نیستند زیرا بسیار پرهزینه است ولی امکان اجرای ان وجود دارد.
با استفاده از فن مرنت کارلو و جدوال اعداد تصادفی می توان هزار چرخه شبیه سازی را در صورت نیاز ایجاد و بررسی کرد.

پیشنهاد ساختار سازمانی جدید برای اداره کردن سیستم:
هنگامی که سازمانی دارای هیئت مدیره و تشکیلات جا افتاده ای است ایجاد تغییر جدی در ساختار با موانع عملی بسیاری مواجه خواهد شد بخصوص اگر ضرورت تغییر در گروه بندیها مطرح شود یا اگر پست یک دیر حذف شود ممکن است سیستم جدید یک سیستم تحمیلی به شمار اید. طراحان باید تغییرات سازماندهی مورد نیاز در سیستم جدید را به متصدیان و مدیران رده عالی پیشنهاد کنند طراحان حق ندارند با اعمال فشار و استفاده از قدرت تخصصی تجدید ساختار را به سازمان تحمیل کنند زیرا ایجاد تغییر عمده در سازمان حق ویژه مدیریت عالی است.
نگرش سیستمی به تشکیلات مدیریت با نگرش حرفه ای به این تشکیلات تفاوت دارد، در واقع مدیران خرده سیستم ها باید تشخیص بدهند که هدف عمده انان این است که خرده سیستم به طریقی عمل کند که بهترین نتیجه عاید کل سیستم شود. برای بهینه سازی علکرد مدیریت خرده سیستم باید در مورد ماهیت پویای سیستم ها و نحوه دادو ستد انها دانش کافی داشته یاشد مدیر باید بتواند عملیات خرده سیستم خود را به طور موثری با حرده سیستم های دیگر هم جهت سازد.
سلسله مراتب مدیریت باید سلسله مراتب سیستم ها و خرده سیستم ها پیروی کند یعنی سیستم های فنی در سطوحپایئین قرار گیرند و فعالیتهای مربوط به انها نیز به سطوح پائین واگذار گردد به استثنایی برخی از سیستم های خدماتی خاص مانند سیستم برنامه ریزی مالی و سیستم کنترل که پایگاه ویژه خود را دارد.
مستندسازی طرح تفصیلی:
نتیجه پروژه طراحی تفصیلی تنظیم اسنادی است که سیستم عملیات ان و دلایل توجیهی ان را به دقت تشریح می کنند و مشتمل بر موارد ذیل است:
1. شمای عملیاتی مختصر سیستم
2. شمای عملیاتی تفصیلی سیستم
3. کاربرگهای عملیاتی نشان دهنده داده ها، بازداده ها و وظایف مربوط به انتقال اطلاعات
4. مختصات پرونده اصلی پایگاه اطلاعات
5. نیازهای سخت افزاری در سیستم
6. برنامه ها و نرم افزارهای مورد نیاز
7. نیروی انسانی مورد نیاز با ذکر مهارت و تخصص
8. مختصات عملکرد نهای
9. هزینه نصب و استقرار سیستم
10. هزینه اداره سیستم برحسب واحد زمان
11. برنامه اصلاح یا تکمیل استقرار سیستم
12. شرح خلاصه ای از طراحی سیستم برای گزارش به مدیریت عالی
یکی از مدیران عالی سیستم های اطلعاتی مدیریت متذکر می شود اگر برای توجیه یک یستم اطلاعاتی بتوان بر صرفه جوئیهای ناشی از ان تاکید کرد ان سیستم اطلاعاتی مطلوب نیست. گزارش باید کوتاه و به موقع ارائه شود و بتواند در سهیم گیری به مدیران کمک کند.
برخی از اسناد را باید روی کاربرگهای استاندارد ثبت کرد مانند نمودار جریان داده ها و بازداده ها. در شمای عملیاتی نیز باید از علائم استاندارد استفاده شود و یک دفتر راهنما برای شمای عملیاتی تهیه شود، برخی اسناد که مربوط به یک پروژه هستند مانند پروژه طراحی پایگاه اطلاعاتی و سیستم طبقه بندی محتوای ان باید متناسب با نیازهای ویژه کاربران ان پروژه تنظیم شوند ولی در مورد سایر اسناد رعایت شیوه های مطلوب تهیه گزارش کافی است.
طرح تفصیلی پس از آماده شدن طرح مفهومی(خام) سیستم آغاز می شود و حاصل آن دستیابی به مجموعه مختصاتی برای ساختن سیستم است البته این دستور العمل برای طراحی تفصیلی همه سیستمها امکان پذیر نیست زیرا طراحی فعالیتی خلاق برای حل مسئله است و باید هر طرح برا به منزله یک مساله جدید به طور جداگانه بررسی کرد.

فصل دوازدهم
استقرار، ارزیابی و نگهداری سیستم:
استقرار سیستم از مهم ترین و حساسترین مراحل یک طرح جامع شامل برنامه ریزی پروژه ، طراحی مفهومی و تفصیلی برنامه ریزی استقرار و اجرا و آزمایش سیستم است. از حیث میزان هزینه نیز هزینه استقرار رضایت بخش یک سیستم، گاهی با مجموع هزینه های مراحل مختلف طراحی آن برابری می میکند.
روش های اصلی استقرار سیستم عبارتند از:
1- روش نصب سیستم جدید برای اولین بار در این حالت سیستمی را که تازه طراحی شده و قبلا وجود نداشته است، مستقر می سازد 2- روش قطع سیستم قدیمی و نصب سیستم جدید در این حالت یک شکاف زمانی ایجاد می شود که در آن هیچ سیستمی در حال فعالیت نیست که این روش در سازمانهای کوچک با سیستم های کوچک که به یک یا دو روز وقت برای استقار نیاز دارند قابل استفاده است. 3- روش قطع و نصب بخش به بخش سیستم که روش استقرار تدریجی سیستم جدید نیز می نامند که بتدریج قسمتهای جدید، جایگزین قسمتهای قدیمی موجود در یک خرده سیستم می شوند استفاده از این روش برای بهبود یک سیستم قدیمی بسیار خوب است 4- نصب سیستم جدید، کار همزمان و قطع سیستم قدیمی در مرحله بعدی که ابتدا سیستم جدید نصب می شود و بطور موازی در کنار سیستم موجود کار می کندتا پس از رفع نواقص و عیوب احتمالی سیستم جدید، سیستم قدیمی قطع شود.این روش بسیار پر هزینه است به دلیل افزایش نیاز نیروی انسانی و افزاریش هزینه های جانبی بویژه در سیستمهای خاص که فعالیت مستمر آنها ضرورت دارد.
گاهی اوقات کار طراحی و استقرار به طور عهمزمان انجام می شود در چنین شرایطی، عملیات طراحی دائما تحت ازمایش قرار می گیرند، بنابراین روش مبتنی بر آزمون و خطاست که اگر طظرح های مفهومی و تفصیلی قبل از نصب تجهیزات تکمیل شوند علاوه بر کاهش هزینه، کوتاه شدن زمان طراحی و استقرار سیستم از مزایای آن خواهد بود.
اگر زمان استقرار سیستم بیش از حد طولانی شود همه دست اندرکاران دچار خستگی و حالت عجز و ناکامی می شوند. پس باید برای تکمیل و استقرار بموقع آن اقدام شود.

برنامه ریزی استقرار:
مراحل اصلی استقرار عبارتند از 1) نصب اولیه 2) آزمایش سیستم 3) ارزیابی ، نگهداری و کنترل سیستم. عده ای از طراحهان برنامه ریزی استقرار را بخشی از طراحی سیستم می دانند ولی به دلیل در نظر گرفتن برنامه ریزی استقرار در چارچوب عملیات استقرار مطلوبتر است 1- باید میان برنامه ریزی استقرار سیستم با اجرای آن ارتباط بسیار نزدیکی وجود داشته باشد 2- فراگرد ارزیابی فوری سیستم طراحی شده پس از استقرار آن تا حد زیادی با برنامه ریزی استقرار ارتباط دارد زیرا برنامه ریزی اولین گام در مدیریت است 3- فراگرد برنامه ریزی استقرار با توجه به تصمیمات بنیادی و برنامه های گوناگون استقرار وظیفه مدیران صفی است.
مدیران برای اجرای طرحهای تفصیلی به خدمات تحلیلگران سیستم نیازمنداند زیرا ترجیح می دهند که تصمیمات را بر اساس تازه ترین اطلاعات در باره مختصات سیستم و وضعیت عملیات جاری اخذ کنند.
پس از تعیین روش تبدیل طی کردن این گام ها در فراگرد برنامه ریزی استقرار ضرورت دارد: الف) تشخیص و تعیین کارهای استقرار ب) برقراری رابطه بین کارهای مذکور ج) تهیه برنامه زمانبندی شده د) تنظیم بودجه با توجه به کارها و زمان انجام آنها ه) طراحی سیستم کنترل و گزارش گیری
الف) کارهای عمده که باید برای استقرار سیستم انجام شوند:
1) برنامه ریزی کارهای استقرار 2) سازماندهی نیروی انسانی برای استقرار 3) تهیه طرحی جا و مکان و تسهیلات 4) تنظیم رویه های نصب و آزمایش 5) برنامه ریزی برای آموزش نیروی انسانی 6) تکمیل نرم افزارهای مورد نیاز سیستم 7) تهیه سخت افزار مورد نیاز 8) طراحی کار برگها 9) تنظیم پرونده ها 10 ) قطع سیستم جاری و تکمیل و آغاز فعالیت سیستم جدید 11) آزمایش کل سیستم 12)مستند سازی سیستم 13)نگهداری سیستم

ب) برقراری رابطه بین کارها:
در پروژه های کوچک روابط موجود و ترتیب میان کارها بطور خیلی ساده قابل تشریح است حتی در پروژهای کوچک هم استفاده از نمودار میله ای گانت و نمودار شبکه ای تصور طرح و برنامه ریزی زمانبندی آن را بسیار روشنتر می سازد، ضرورت اجرای همزمان و متوالی فعالیتهای پروژه تحلیلگر را تشویق می کند تا از نمودار شبکه ای استفاده کند.

ج) تهیه جدول زمانبندی شده:
طراحان سیستم بایک زمانبندی تخمینی و برآورد زمان متوسط هر فعالیت در یک شبکه برنامه زمانبندی شده را طراحی می کنند و سپس مسیر بحرانی شبکه یا طولانی تر شدن مسیر آن از حیث زمان محاسبه می شود که پس از تعیین نقطه شروع طرح می تواند تاریخ پایان برنامه را معین کند. طرح معمولا حدود دو برابر زمان لازم یا قدری بیشتر از آن برا به منزله برآورد خود ارائه می دهد که مدیریت سعی می کند با فراهم آوردن نیروی انسانی و فشار اضافی آن را به نصف یا قدری بیشتر از نصف مدت تخمین زده شده کاهش دهد.

د) برنامه ریزی کار، زمان، هزینه:
برآورد هزینه تکمیل هر مرحله عمده و کارهای ضروری برای تکمیل هر مرحله باید قسمتی از برنامه ریزی تلقی شود که با توجه به میزان هزینه برآورد شده بودجه بندی می شود و هزینه و زمان مورد نیاز برای اجرای کل پروژه معین می شود.

ه) طراحی سیستم کنترل و گزارش گیری:
گزارش گیری یا کنترل کار را می توان حین اجرای آن از طریق ملاقات هفتگی با کارکنان اصلی و صاحب نظر درگیر در کار یا مطالعه خلاصه گزارشهای مکتوب انجام داد. کارکنان مالی باید از قابلیت کاربرگهای گزارش در نشان دادن رابطه هزینه و پیشرفت فنی و همچنین رابطه هزینه و زمان مطمعن شوند، هدف از طراحی سیستم کنترل به حداقل رساندن سردرگمی در جریان انجام عملیات مقرر با ترتیبات و عملیات جدید و کاهش هزینه تاخیرهای ناشی از آن است.

تامین جا و مکان و طراحی نحوه تخصیص آن:
مدیر پروژه طراحی ابتدا باید نقشه ای از فضای خالی موجود تهیه کند و تخمین بزند که برای استقرار تسهیلات جدید به چه میزان جای خالی احتیاج دارد و هزینه آن را برآورد و پیشنهاد خود را به تصویب مدیریت برساند.

برنامه ریزی و تخصیص وسایل جا و مکان:
به دو دلیل به محض تصویب مدیریت باید تخصیص کلی آغاز گردد: 1- اگر به دیوار کشی، برقکاری، نصب تهویه و بنای ساختمان جدید نیاز است زمان کافی برای این اقدامات باقی بماند. 2- اگر فراگرد انجام تفصیلی سایر کارها با ترتیبات فیزیکی ساختمانها ارتباط داشته باشد د رانجام آن کارها تاخیری رخ ندهد. اگر برنامه کارآموزی کارکنان عملیاتی بر ملاحظه دقیق روابط فیزیکی افراد و تجهیزات مبتنی باشد موفقتر خواهد قبود.افزاریش سرمایه گذاری برای ایجاد شرایط کاری خوب چندین برابر هزینه آن سودآور خواهد بود. و کوتاهی در این زمینه در آینده پیامدهای پرهزینه ای خواهد داشت.

ساماندهی نیرو های انسانی برای استقرار :
هنگامی که کارهای استقرار در مرحله برنامه ریزی تعریف شد مدیریت سازمان یک مدیر پروژه را برای هدایت عملیات استقرار منصوب میکند که می توان این مسئولیت را به طور دائمی به عهده یک مدیر از واحد طراحی سیستمها گذاشت، در شرکتهای کوچک که فاقد واحد طراحی سیستمها و تشکیلات هستند فردی از قسمت حسابداری، امور مالی یا مدیر مرکز کامپیوتر این مسئولیت را به عهده میگیرد که بهترین فرد کسی است که به عنوان مدیر پروژه مسئل طراحی همه بخشهای سیستم و اداره مرحله استقرار آن باشد زیرا این گروه مدیران هستند که پس از استقرار سیستم با آن کار کنند متخصصان کامپیوتر فقط برای کمک به مدیران مسئول استقرار بطور موقت به سیستم طراحی و استقرار پروژه مامور می شوند.
سازماندهی مناسب نیروی انسانی و واگذاری صحیح رهبری و مسئولیت کارها می تواند از بروز مسائلی که اغلب پس از نصب یک سیستم جدید به وجود می آید و به شکست آن می انجامد جلوگیری کند، اگر در شکل دادن به سیستم و ساختن آن افراد و کارکنان دخالت داشته باشند در برابر استقرار سیستم جدید مقاومت نخواهند کرد و واکنش موافق نشان می دهند.

تنظیم رویه های استقرار:
پس از تنظیم و برنامه ریزی شبکه فعالیتهای استقرار و ارائه آن به مدیر پروژه، باید افرادی که در پروژه داری نقش مهم و اصلی هستند برای آماده کردن رویه های تفصیلی نصب سیستم فراخوانده شوند تحلیلگر باید با ارائه دستور العمل ها و کاربرگها به سرکارگران رویه ای را به منظور ایجاد هماهنگی و یکسانی میان این بخش کوچک با سایر بخشهای سیستم ایجاد کند. اگر قرار است همه مراحل استقرار بدون هرج و مرجاجرا شوند باید رویه های زیادی را از قبل پیش بینی و تنظیم کرد.
یک مرحله عمده در استقرار سیستم به آزمایش بخشهای نصب شده سیستم جامع اختصاص می یابد، سیستم فقط از طریق شبیه سازی آزمایش می شود، این آزمایش نیازمند کارکنان صفی برای کار روی پرونده ها، نرم افزار ها و سخت افزارهای خاصی است.

برنامه آزمایش سیستم:
برای آزمایش هر سیستم از یک برنامه آزمایش استفاده می شود این برنامه باید ارتباط خوبی میان کاربران و گروه طراح ایجاد کند و آزمایشهای ضروری و بخشهای که نیاز به آزمایش دارند را معین سازد.
مراحل تهیه آزمونها و اجرای آنها تا مرحله قبل از پذیرش سیستم:
1- در محله تفصیلی: شرحی برای آزمایش که مشتمل بر اهداف نهایی،محتوا وسایل مورد نیاز آنها باشد.
2-در مرحله استقرار(تعیین مختصات): اطلاعاتی که در باره شرایط،مدت و رویه های به کار گرفته شده در آزمایش، داده ها و تناوب آنها و تحلیلهای که روی آنهاه انجام می شود ارائه می دهد.
3- در مرحله استقرار(تعیین رویه آزمایش): مختصات هر آزمایش که مشتمل بر موارد زیر است باید تهیه شود: الف) نحوه سازماندهی نیروی انسانی برای انجام آزمایش ب) نحوه تدارک کاربرگها برای آزمایش و ثبت داده ها ج) شرایط شروع هر آزمایش د) فهرست کلیه تجهیزات، نرم افزار ها و پرونده های داده های نورد نیاز در آزمایش ه) جزئیات رویه گاگ به گام و نحوه همکاری افراد آزمایش
4-در مرحله استقرار (آزمایش میزان مقبولیت سیستم و پذیرش آن توسط کارکنان:
برای این کار آگاهی از شرح آزمایش، مختصات و رویه کل آزمایش تا پذیرفتن توسط کارکنان و برطرف کردن نواقص آن ادامه دارد.
برای آزمایش باید موارد ذیل را مشخص کند:
1- شاخصهایی برای ارزیابی میزان پذیرش سیستم توسط کاربران 2- برنامه اخذ اطلاعات مورد نیاز در آزمایش از پرونده های کاربر 3 -رویه آزمایش کاربران، مواد آموزشی، دفتر راهنمای آموزشی و سخت افزارهای قابل استفاده 4- مستندات برنامه 5 زمان و نحوه برنامه نویسی و آزمایش 6- زمان و نحوه تکمیل مستندات 7- زمان و نحوه آزمایش میزان پذیرش کاربر.

روش آزمایش:
پس از آماده شدن برنامه آزمایش تهیه رویه آن با تاکید بر آزمایش برنامه و آزمایش سیستم میزان پذیرش کاربران آغاز می شود.
آزمایش برنامه:
این آزمایش برای شناسایی و اصلاح نارساییهای منطقی و ساختاری برنامه انجام می شود. وجود خطاهای ساختاری و قواعد برنامه نویسی را برهم میزند که با دو نوع قواعد خطای ساختاری و خطای منطقی روبرو هستیم.
1) در تنظیم برنامه آزمایش ابتدا هر سلول را به طور جداگانه کنترل می کنند که آزمایش بنیانها است بعد آزمایش را از پائین به بالا ادامه تا نارسائیهای کل رفع گردد، اگر خطاها درمرحله نهایی سیستم رفع شده باشند در صورت بروز خطاهای احتمالی هنگام کار و کنترل آنها و رفعشان آسانتر خواهد بود چون بررسی کل برنامه ضرورت نخواهد داشت.
2)آزمایش سیستم، این مرحله برای اطمینان از هماهنگی عملکرد مجموعه برنامه ها اجرا می شود، آزمایش سیستم ضرورت ایجاد تغییرات در برنامه را کنترل می کند و به کشف خطاهایی که در آزمایش برنامه شناسایی نشده بودند کمک می کند، عواملی که هنگام آزمایش سیستم مدنظر قرار می گیرند: 1- سازگاری داده ها 2- به هم پیوستگی داده ها 3 ظرفیت پرونده 4- توالی داده ها این آزمایش ها فعالیت عادی سیستم را ارزیابی می کند دسته دیگر از آزمایشها آزمایش ویژه هستند که اطلاعاتی را در باره میزان مطلوبیت عملکرد سیستم فراهم می کنند.
3)آزمایش میزان پذیرش کاربران:
این آزمایش با استفاده از اطلاعات واقعی در یک دوره زمانی معین توسط کاربران صورت می پذیرد، این آزمایش که پیش از تحویل سیستم و ارزیابی آن توسط کاربر نهایی صورت می گیرد آزمایش نهایی نامیده می شود. هنگامی که کاربران سیستم را به طور آزمایشی راه می اندازند و با آن کار می کنند واحد نگهداری مترصد کشف نواقص سیستم و رفع عیوب آن است.

آموزش نیروی انسانی عملیاتی:
در مورد مدیرانی که بیشتر آنها در ایجاد سیستم سهیم بوده اند معمولا ارائه دو سمینار کوتاه کافی است یکی و یا اولین جلسه هنگامی که برنامه تفصیلی بخوبی در حال پیشرفت است که می توان پیشنهادهای اصلاحی خوبی دریافت کرد و جلسه بعدی نزدیک به پایان مرحله استقرار تا در جریان آن بتوان مزایای سیستم جدید و نقش مدیران اجرایی را تحت بررسی قرار داد. جلسات توجیهی برای نیروی انسانی پشتیبانی لازم است زیرا به کار آنان جهت می دهد و نگرش آنها در مورد سیستم جامعتر و احتمال خطا کاهش می یابد.

قطع و نصب:
هنگامی که جزئی از سیستم جدید جایگزین قسمتی از سیستم می شود و یا کل سیستم جدید جایگزین سیستم قدیم می شود در اصطلاح می گویند سیستم قطع و نصب شده است. که معمولا به انتقال فیزیکی مقدار زیادی از پرونده ها، تغییر وضعیت جا و مکان و تجهیزات دفاتر و جابه جایی مراکز کار و محل استقرار افراد می انجامد.
کافی نبودن میزان آموزش نیروهای عملیاتی احتمال دارد علی رغم آزمایش سیستم نارسائیها و نقایصی در سیستم ایجاد کند.

ارزیابی سیستم و اطمینان از کیفیت آن:
هنگام آزمایش مراحلی برای اطمینان از بی عیب بودن نرم افزارها و محتوای سیستم در نظر گرفته می گیرند این حصول اطمینان از کیفیت دارای اهمیت زیادی است و در همه مراحل چرخه حیات طراحی سیستم بر آن تاکید می شود،طراحان سیستم معمولا کیفیت آن را باتوجه به میزان بازدهی اقتصادی آن در نظر می گیرند.
کیفیت نرم افزارها با توجه به ظرفیت آنها از حیث موارد ذیل ارزیابی می شود:
1- نحوه کنترل فراگرد دسترسی به برنامه، میزان کنترل محدودیتهای ضروری در مسیر دسترسی کاربران 2- صحت میزان توان سیستم در امر اصلاح ورودیها، محاسبات و خروجیها که به تعیین میزان قابلیت اعتماد مورد نیاز در سیستم منجر می شو. 3- قابلیت توسعه سیستم، قابلیت شناسایی نیازهای جدید و ارزیابی امکان برطرف کردن این نیازها 4- قابلیت نگهداری سیستم، توان شناسایی خطاهای برنامه و اصلاح آنها میزان سلولی بودن و سادگی برنامه 5- قابلیت حمل و کاربرد مجدد، قابلیت استفاده از یک برنامه روی سخت افزار گوناگون 6- قابلیت اعتماد، میزان دقت عملکرد یک سیستم با توجه به استانداردها.
پس از استقرار باید از کیفیت عملکرد سیستم از حیث قابل اعتماد بودن برنامه، راههای بهبود و رفع معایب سیستم و قابلیت تطبیق آن با استانداردها اطمینان حاصل کرد.

کنترل و نگهداری سیستم:
مسئولیت کنترل و نگهداری سیستم بر عهده مسئولان صفی است عملکرد سیستم با ید به گونه ای باشد که برای آن طراحی شده است، نگهداری ارتباط نزدیکی با کنترل دارد و مشتمل بر فعالیتهای مستمری است که سیستم را در بالاترین سطح کارایی و اثر بخشی حفظ می کنند. نگهداری به کاهش خطاهای ناشی از طراحی می انجامد و موجب تطبیق سیستم با تغییرات محیطی و بهبود خدمات و بهبود کار آن میشود.
فعالیتهای مربوط به نگهداری را میتوان به ترتیب ذیل دستهبندی کرد 1-تعمیرات فوری 2-تعمیرات جاری 3- رسیدگی به تقاضاهای مربوط به گزارش خاص 4- بهبود سیستم
سیستم نگهداری ممکن است مشتمل بر خوده سیستمها و فعالیتهای ذیل باشد: تغییر بیانیههای خطمشی 2-تغییر گزارشهای دریافتی مدیریت 3-تغییر کاربرگها 4-تغییر سیستمهای عملیاتی 5-تغییررویهها 6-تغییر سخت افزارها یا مختصات آنها 7-افزایش یا تعدیل نرمافزارها 8-تامین نیازهای امنیتی وکنترلی سیستم 9-تامین ابزار مورد نیاز برای دریافت ورودیها از محیط
مورد نهم به دقت بیشتری نیاز دارد زیرا اگر تغییرات محیطی به دقت پیگیری، شناسایی و کنترل نشوند جریان مستمری از خطاها را وارد سیستم میکنند.

تغییرات محیطی:
برخی از عوامل وقوع تغییر وتحول در محیط عبارتند از: 1-خط مشیها، قوانین ومقررات دولت 2-شرایط اقتصادی، از آنجا که در هر زمان فقط بخشی از این تغییرات قابل پیشبینی است سیستم باید بهطور دائم و متناوب مورد ارزیابی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود تاثیر تغییر و تحولات محیطی تحت کنترل سیستم قرار دارد و سیستم برای تطبیق از قابلیت کافی برخوردار است 3- صنعت و موقعیتهای رقابتی، سرعت پاسخگویی به متغیرهای صنعتی ضرورت بیشتری دارد زیرا توسعه یا رکود بازار محصولات یک سازمان بحدی اهمیت دارد که اگر در ابراز واکنش بهموقع اندکی تاخیر کند کل سازمان با شکست مواجه میشود. استراتژیهای رقابتی، خطمشیهای قیمتگذاری، شیوه های استخدام و روشهای سرمایهگذاری بشدت تحت تاثیر تغییرات تجاری هستند. تحولات فنی در فراگردهای تولید با طراحی سیستم جدید ممکن است حتی مبانی تعیین هدفهای سازمان را نیز تحت تاثیر قرار دهد. 4- تکنولوژی جدید با توسعه و پیشرفت تکنولوژی امکان طراحی یک سیستم اطلاعاتی جامع همواره در حد یک افسانه است در واقع اهمیت تغییرات در حوزهی تکنولوژی بحدی است که نگهداری، اصلاح و تعدیل مستمر سیستم را ایجاب میکند.
محدودیتهای نگهداری سیستم: 1- فقدان برنامه برای نگهداری سیستم 2- فقدان منابع قابل تخصیص برای نگهداری سیستم 3- بی اطلاعی، عدم علاقه و عدم تعهد مدیران به نگهداری سیستم 4- ناآشنایی و همکاری نکردن کاربران 5- فقدان مستندات کافی درباره سیستم 6- کمبود نیروهای انسانی کیفی

برنامهریزی نگهداری:
نگهداری سیستم را نباید بهصورت غیررسمی و تصادفی یا بر مبنای زمان ارائه گزارشها انجام داد یک برنامه خوب برای نگهداری سیستم باید 4گام داشته باشد.
1- همهی تقاضاهای تغییر را ثبت کند فقط تقاضای کتبی پذیرفته میشوند.
2- همهی تقاضاها اولویتبندی کند که بر مبنای فوریت، مزایای بلندمدت، زمان و منابع مورد نیاز و ملاحظات و نظرهای مدیریت تنظیم میشوند.
3- برنامه سالانه و برنامههای کوتاهمدت ماهانه را تنظیم کند.
4- تعمیرات انجام شده را برحسب زمان انجام ثبت کند پس از پایان یافتن هر پروژه دفتر راهنمای طراحی سیستم اصلاح میشود.
طراحی و استقرار سیستم فراگردی مستمر و تکاملی است و طراحی کل یک سیستم در زمان استمرار فعالیت سیستم قدیم علیرغم مشکلات نصب مزایای فراوانی دارد.
1