مقاله:
تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها
بهار1387
فهرست:
Systemتعاریفی از سیستم
منبع:
www.yashanitir.com
Systemتعاریفی از سیستم
1)سیستم عبارت است از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.
2)سیستم عبارت است از مجموعه ای از وظایف به هم پیوسته و مرتبط با یکدیگر که با انجام هر کدام از این وظایف بخشی از هدف سازمان تامین خواهد شدو با انجام کلیه وظایف در سازمان کل هدف سازمان تامین می گردد.
3)سیستم عبارت است از مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگی متقابل که در جهت یک یا چند هدف معین گام بر می دارند.
4)سیستم عبارت است از مجموعه ای از سیستم های فرعی که هر کدام از این سیستم های فرعی دارای فعالیت هایی هستبد که هر کدام از این فعالیت ها دارای گردش کاری هستند که هر کدام از این گردش های کار از طریق شیوه ها و متد های متعددی انجام می شود.به عبارتی با جمع تعدادی از شیوه به روش و با جمع روشها به به یک سیستم می رسیم.
5 روش
عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود.
شیوه
عبارت است از تشریح جزیات و مراحل انجام دادن یک کار
9فیفنر ولین :
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است ازبررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان.
* تشخیص معایب سازمان و ارایه راه حل برای آن.
10 آلن دیویس:
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از یک وظیفه و کار ستادی و تخصصی که هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشیدن به کلیه سیستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.
* ماهیت وظایف و هدفهای تجزیه و تحلیل را مشخص مى کند.
11 نورمن بریش:
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسی به منظور بهبود بخشیدن به سیستم هاى خدماتى و کنترل کننده و هما هنگ کننده عملیات سازمان.
* تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها خط مشى آینده سازمان را مشخص مى کند.
12 چارلز هیکس:
تجزیه و تحلیل سیستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و کامل سیستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشیدن و ساده کردن امور دفترى.
* کشف مسایل و مشکلات اداری در جهت بهبود وضع کل سازمان.
13 تعریف کلى تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها:
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها عبارت است از تکنیکى که مدیران را از وجود مسایل و مشکلات موجود در سازمان آگاه می سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر یک از آنها ارایه مى دهد.این بررسى ها باید مبتنى بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با حل مشکلات کارایى و سود سازمان را افزایش و بقای سازمان را تضمین نمود.
14 وظایف واحد های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
1)طرح ریزى سازمان و تجزیه و تحلیل
2)استقرار و تجزیه و تحلیل سیستم ها
3)ارزیابى مدیریت
4)تهیه دستورالعمل های کتبى و مدون
5)تهیه و کنترل فرم ها
6)سیستم بایگانی اسناد و مدارک و پرونده ها
7)ارزیابى نیروى انسانى و تقسیم کار
8)اندازه گیرى کار
9)انتخاب وسایل اداری و دفترى
10)تجزیه و تحلیل جا و مکان
11)استقرار و پیاده کردن سیستم هاى جدید
12)توسعه و تحقیق
16
فرایند تجزیه و تحلیل سیستم ها کاملا منطبق با روش علمى است:
مراحل روش علمی تحقیق فرایند تجزیه وتحلیل سیستم ها
1)طرح مسئله 1 )تشخیص و بیان مشکل و تعیین حدود آن
2)تهییه و تنظیم فرضیه 2)تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل
3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقایق
4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق
5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخیص رابطه علت و معلولی 5)تهیه و تنظیم آزمایش وارزیابى راه حلهاى جدید
6)تعیین اعتبار و نقد فرضیه 6)تهییه و تنظیم گزارش نهایى و ارایه پیشنهاد ها جهت تصویب مدیریت
7)نتیجه گیرى و تهیه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پیشنهادى
8)نظارت بر اجرای طرح و ارزیابی نتیجه
17
* مرحله یک:تشخیص و بیا ن مشکل و تعیین حدود آن
1)تشخیص مشکل
1.ممکن است تجزیه و تحلیل کننده شخصا به وجود یک مشکل در سازمان پى ببرد.
2.گاهى مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می شود و از تجزیه و تحلیل گر
خواسته مى شود به مشکل رسید گى کند
3.گاهى در حین بررسى به منظور ساده کردن کار در سازمان تجزیه و تحلیل کننده متوجه مشکل مهمتر و اساسى تر مى شود.
2)بیان مشکل …آثار و علایم مشکلات علل مشکلات
1.اضافه کاری بیش از حد 1.کافى نبودن تسهیلات
2.افزایش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل کار
3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مدیریت متخصص
4.افزایش مداوم بودجه و هزینه 4.کافی نبودن تعداد پرسنل
5.فقدان صحیح مدیریت
3)تعیین حدود مشکل
هر چه دامنه مشکل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشکل مطلوب تر است
مرحله 2.تهییه و تنظیم طرح مقدماتی تجزیه و تحلیل
1)عنوان طرح یا نام مشکل : بررسى وضع حقوق و
Xمزایای کارمندان اداره
2)هدفها ى تجزیه و تحلیل : تجزیه و تحلیل میزان راندمان و کارایى کارگران و کارمندان قسمت تحویل کار در xسازمان
3)روش کار یا راههای بین هدف
4)نتایج حاصل از طرح یا آنچه ازاجراى تجزیه و تحلیل مى توان انتظار داشت : بهبود یک روش ممکن است سبب کاهش ساعات کار یک کارمند یا کارگر شود
20
5)مسولان اجراى طرح یا متصدیان تجزیه و تحلیل
6)برنامه زمانى یا مدت زمان لازم براى اجراى طرح
* زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
* زمان لازم براى تجزیه و تحلیل اطلاعات
* زمان لازم براى تهیه گزارش
* زمان لازم براى رفع مشکلات
* زمان لازم براى اجرا
21
7)هزینه اجراى طرح
* هزینه تکثیر اوراق
* هزینه تهیه کتب
* هزینه پرسنل
* هزینه وسایل و تجهیزات
22
8)تصویب طرح
طرح مقدماتى باید توسط رییس قسمتی که تجزیه و تحلیل برای آن انجام مى شود،مسئول و تهیه کننده طرح امضا شود و براى تصویب نهایى به مدیریت سازمان ارائه شود.
23
* مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات
1)جمع آورى اطلاعات
* نمودار و راهنماى سازمان
* مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار
* مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان
* پرونده ها،اسناد،مدارک و فرمها
2)ثبت اطلاعات
24
* مرحله 4 .تجزیه و تحلیل اطلاعات
در تجزیه و تحلیل اطلاعات باید به سوالاتی با موضوعات زیر پاسخ گوید:
1.ضرورى بودن سیستم یا روش
2. نحوه اجرا و انجام سیستم یا روش
3.امکان صرفه جویى در زمان،نیروى انسانى و هزینه اجراى سیستم یا روش
4.مجرى یا مجریان سیستم یا روش
5.ابزار و وسیله انجام کار
25
* مرحله 5.تهیه و تنظیم آزمایش و ارزیابى راه حل هاى جدید
1)تهیه راه حل جدید(پیشنهادى)
2)آزمایش عملى بودن راه حلهای پیشنهادى
* ساده بودن
* مناسب بودن
* امکان پذیر بودن
* قابل قبول بودن
26
3)ارزیابى راه حل جدید
1.تهیه فرمى براى ارزیابى راه حل پیشنهادى
2.طبقه بندى نتایج مفید و غیر مفید با توجه به درجه اهمیت
3.انتخاب راه حلى که از نظر منابع و هزینه اسان تر،ارزآن تر و بهتر باشد.
4.ارایه راه حل هاى پیشنهادى به مدیران،مسئولان و مجریان آن
27
* مرحله 6.تهیه و تنظیم گزارش نهایى وارایه پیشنهاد ها جهت تصویب نهایى
1.جلد گزارش
2.نامه ضمیمه گزارش
3.صفحه عنوان گزارش
4.فهرست مندرجات
5.هدف تجزیه وتحلیل
6.خلاصه نتایج و پیشنهادات
7.تشریح جزیات تجزیه و تحلیل
8.نتایج و پیشنهادات
9.گزارش نهایى
10.امضای گزارش نهایى
28
* مرحله 7.اجرا و استقرار طرح پیشنهادى
1)تعیین مسولیت ها
2)آشنا کردن پرسنل از ماهیت طرح
3)آموزش پرسنل
* آموزش در محل کار
* آموزش خارج از سازمان
* آموزش با استفاده از اجراى طرح آموزشى
29
4)تهیه برنامه اجرا
* نحوه استقرار طرح
* زمان استقرار طرح
* آمادگى سازمان براى استقرار فیزیکى طرح جدید
5)اجرا
* نقش سرپرستان طرح اجرایى
* نقش تجزیه و تحلیل کننده
* نقش عوامل اجرایى
* دوره استقرار طرح جدید
* میزان هزینه اجرا
* نقش عامل انسانى در مرحله اجرا
30
* مرحله 8.نظارت بر اجرا ى طرح و ارزیابی نتایج
1)نظارت بر اجرا
* جلوگیری از بروز اشکالات اجرائى و رفع معایب سیستم جدید
* تجدید نظر در طرح پیشنهادی و رفع معایب سیستم جدید
* بهبود سیستم یا روش جدید
* کسب اطلاعات در مورد نحوه ی اجراى طرح به منظورتهیه گزارش نتیجه اجرای طرح براى مدیریت سازمان
2)ارزیابى نتیجه
* هزینه
* تسهیلات و وسایل کار
* بازدید از طرز کار پرسنل
* بازگشت به سیستم یا روش قدیم
:
کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .
با استفــاده از روش
نمــودار جریــان کــار
در دانشگاه علوم پزشکی تبریز
فروردین ماه سال 86
صمد اقدام نیا
کارشناس امور اداری دانشگاه علوم پزشکی تبریز
تجزیه و تحلیل سیستم ها و روش ها
تکنیــک ها و فنـون سـاده کـردن کـار
مشـکل اساسـی اداره امـور سازمـان ها ایـن است که مدیران باید منابع چهارگانه پول ، نیروی انسانی ، مواد و تسهیلات را که غالباً محـدود و ناهماهنگ می باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشیدن به هدف یا هدف های سازمان از آنها بهره برداری کنند . این عمل مستلـزم انجام دادن وظایفـی از قبیل : طرح ریـزی ، سازماندهی ، هدایت و رهبری ، هماهنگی و کنترل از طرف مدیران می باشد .
تکنیک ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مدیران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداری هر چه بیشتر از منابع چهارگانه مذکــور، در جهت تامین اهداف سازمــان بنمایند که تکنیک تجزیه و تحلیل سیستمهاوروشها یکی از آنها بشمار می رود . که معلـول علتهای متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغییر در فلسفه مدیریت است .
در تاریخ کشور ایران ، کوروش پادشاه هخامنشی از کسانی بود که به توسعه و تکامل مدیریت کمک کرده است . عـلاوه بر نظریات کــوروش مبنی بر ضرورت طرح ریــزی ، تقسیــم کار بر مبنــای تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان یکی از نخستـین صاحب نظــران " مطالعــه در حرکات " ، " طـرح استفاده صحیح از جـا و مـکان " و " حمل مواد " ثبت شده است .
تکنیک " تجزیــه و تحلیل سیستـم ها و روش ها " برای شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهای افراد سازمان و طرز رفتار و سلوک آنان در گــروه ، از تئوریهای علوم انسانـی و اجتماعــی استفاده می کنـد ، و بــرای تخصیص صحیــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تامیـن هدفهای دستـگاه ، از تئوریهـای علم اقتصـاد یاری می جویــد ، همچنین اصول علوم فیزیکی و ریاضیات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگی اجـزای تشکیل دهنـده سازمان ، بکار می بــرد . بعبارت دیگــر در تکنیک تجزیه و تحلیـل سیستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود یک روش خاص اکتفــا نمی شود ، بلکه بهبــود و اثــر تغییـر قسمتــی از یک سیستــم در مجموعــه آن سیستم ، مـورد بررسی قرار می گیرد .
* مطالعه و اندازه گیری دقیق زمان انجام هر جزء از کار .
( ضرورت اعمال سرپرستی تخصصی در سازمان .
( استاندارد و یکنواخت نمودن کلیه ابـزار و وسـایل و تشخیص بهترین شیوه در بکارگیری آنها .
( تهیه و تنظیم دستورالعمل و راهنمای شرح وظایف و مشاغل برای کار کارکنان سازمان .
( برقراری سیستم صحیح پرداخت متناسب با کیفیت کار .
اصــول پنجــگانه تیلــور
سیستــم:
واژه سیستـم با مفاهیـم بسیاری بکار برده می شــود مانند سیستم اقتصـادی، سیستم سیاسی، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداری ، مکانیزه ( ماشینی ) و سیستم اطلاعات مدیریت و . . . در زبان فارسی نیز گاهی اوقات " سیستم " را بعنوان واژه ای متـرادف با کلمه های رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسی ) مورد استفاده قرار می دهند .
تعریف سیستم :
* سیستم عبارت است از تعدادی روش وابسته به یکدیگر که با اجرای روشهای مزبـور ، قسمتـی از هدف یک سازمـان تامیـن می شــود . سیستم کارگزینی ( پرسنلی ) یک سازمان از روش های استخـدام ، ترفیعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگی و غیـره تشکیل می شـود . اجرای این روش ها ، موجب اجرای سیستـم پرسنلـی سازمان می شـود و اجرای سیستـم مزبور ، به تامیـن قسمتی از هدف سازمان کمک می کند .
* یک سری وظایف وابسته به یکدیگر که با اجرای آنها ، قسمتی از هدف یا منظور سازمان تحقق می یابد .
روش :
عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم ، انجام می شود . در هر روش ، نوع کار ، شخص یا اشخاصی که عملیات و وظایف مزبور را انجام می دهند ، مراحلی که باید طی شود ، و شیوه هایی که باید بکار رود ، مشخص می شود . معمولاً روش انجام دادن هر کار به صورت کتبی تهیه و بعنوان مدرک رسمی در سازمان نگهداری می شود .
شیــوه یا متــد
(شیـوه عبارت است از تشریـح جزئیـات و مراحـل انجـام دادن یک کار .
( شیوه هر کار ، نحوه انجام دادن عملیات یا مراحـل انجـام دادن آن کار را مشخص می کند .
( کار و عمل خاصی است که برای انجام شدن هر بخش از روش ، ضرورت دارد .
( چنـد شیـوه وابسته به یکدیگر ، تشکیـل یک " روش " را می- دهد و چند روش پیوسته به هم یک " سیستم " را بوجود می آورد .
سیستم
پرسنلی
روش
استخدام
روش
ارتقا
روش
بازنشستگی
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
شیوه
مصاحبه
گزینش
تحقیق
جذب
فرآینــد
( عبارت است از یک سری عملیات و مراحلی که برای اجرای تمام یا قسمتی از یک سیستم انجام می شود .
( در تجزیه و تحلیل سیستم که از روش نمودار جریان کار استفاده شود ، فرآیند را حسب مورد می توان معادل روش یا شیوه در نظر گرفت .
(عبارت است از آن دستــه از روش هایی که با همدیگــر انجـام
می گیــرد و حاصــل آن خدمتــی است که از نظر مشتـری دارای
ارزش است.
انــواع روشهــا :
روشهای عمومی : روشهایی هستند که در ارتباط با فعالیتهای اداری و پشتیبانی و ستادی دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه های دولتی مورد عمل و رایج می باشد مثل روش کارگزینی ، حسابداری
روشهای اختصاصی : روشهایی هستند که اختصاصاً در یک دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظایف اصلی و تخصصی همان دستگاه مورد اجراء می باشد . مانند روش پذیرش مریض در بیمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .
روشهای مشترک : روشهایی هستند که برای انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان های مختلف هر یک عهده دار اجرای مراحلـی از روش مورد نظر می باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولی برای ایجاد صنایع .
تعریف تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها
* عبارت است از مطالعــه و بررســی به منظور بهبــود بخشیدن به سیستمهای خدماتی ( سرویس دهنده ) ، کنترل کننده و هماهنگ کننده عملیات یک سازمان .
( تجزیه و تحلیل عبارت است از بررسی معایب و پیدا کردن راه حل مشکلات سازمان .
( تکنیکــی که مدیـران را از وجـود مسائل و مشکـلات موجـود در سازمان ، آگاه می سـازد و با بررسیهای منظمی ، راه حـل های مناسبی برای رفـع هر یک از آنها ، ارائه می دهـد . این بررسیها باید مبتنـی بر اصول روش تحقیق علمی باشد تا بتوان با یافتن مشکلات و رفع آنها ، کارآئی و سود سازمان را افزایش داد و بقای سازمان را تضمین نمود .
( شناخت جنبه های مختلف سیستم ، چگونگــی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و نحوه و میزان ارتباط بین آنها به منظور دستیابی به مبنایــی جهت طراحــی و اجـرای یک سیستم مناسبتر است .
( در یک سازمان ، سیستـم را مجموعه ای از روش ها نیز تعریف کرده اند ، روشهایی که به یکدیگــر وابسته اند و با اجــرای آنها ، بخشی از هدف سازمانی تحقق می یابد . روشها نیز به نوبه خود ، مجموعه ای از شیوه های گوناگـون انجام کار به شمار می آیند که با استفاده از آنها می توان به هدف های نهائی دست یافت .
آثار علائم مشکلات موجود در سیستم ها و روشها
( اضافه کاری بیش از حد .
( افزایش بیش از حد استعفا و تعارض پرسنل .
( وجود اشتباهات مداوم و بیش از حد در امور گوناگون .
( مفقود شدن پرونده ها ، مدارک و نامه ها .
( افزایش مداوم بودجه و هزینه ها .
( تاخیر در ارسال پاسخ نامه ها و سایر موارد
( مساعد نبودن روحیه پرسنل و عدم دلبستگی آنان نسبت به سازمان .
( طولانی بودن مسیر انجام کار و یا تعدد مراحل کار .
( فقدان مدیریت صحیح .
( درخواست بیش از حد برای استخدام پرسنل از طرف روساء .
( کافی نبودن تسهیلات و وسایل کار و نامناسب بودن محل کار و ساختمان .
( عدم وجود تخصصهای لازم و قدیمی بودن سیستم های مورد عمل .
( نامناسب بودن محتوی و شکل فرم ها .
* مشخص نبودن میزان مسئولیتها و حدود اختیارات و عدم وجود مدیران
متخصص .
ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها
تجزیه و تحلیل سیستم ها می توانـد بعنوان ابـزار مفیدی در دست مدیــران عمل کند و پاسخگــوی نیازهای آنی و آتی سازمـان در این زمینه باشـد ، با استفاده از تجزیــه و تحلیل ، مدیر خواهد توانست هدف و نیز وسایل نیل به هدف را مورد ارزیابی مجــدد قرار دهد و تغییــرات مناسب را در آنها ایجاد کند .
بازدهــی و راندمان هر دستــگاه را معمولاً به دو گونه
می توان افزایش داد .
الف ) تشویق و تحریک افراد به کار کردن با سرعت زیادتر .
ب ) ساده کردن و بهبود بخشیدن به روشهای کار .
نظر به اینکه سرعت کار اشخاص را تنها تا حد مشخص می توان افزایش داد ، با تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها می توان کارها را ساده کرد و بدین ترتیب به افزایش کارآئی سازمان
کمک نمود .
هدف های تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
* تقسیم کار میان کارمندان و کارکنان سازمان بر مبنای صحیح و منطقی .
* استقرار مناسبترین سیستم ها ، روشها و شیوه ها ( متدها ) در سازمان .
* تهیه اطلاعات دقیق ، صحیح و به موقع برای مدیران به منظور اتخاذ تصمیم .
* استاندارد و یکنواخت کردن کلیه عملیات سازمان .
* حذف کارهای غیرلازم .
* حذف فعالیتهای ناهماهنگ و متناقض .
* جلوگیری از دوباره کاری .
* اعمال نظارت و سرپرستی مدیریت .
* ایجاد ترکیب سازمانی متناسب با احتیاجات سازمان .
* اعمال کنترل مداوم در مراحل انجام کار .
فواید تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها
* افزایش کارآئی سازمان .
* کاهش هزینه های عملیاتی و تاسیساتی .
* کاهش مصرف نیروی انسانی ، یا افزایش تولید یا خدمت با نیروی انسانی موجود .
* کوتاه کردن زمان انجام کارها و فعالیتهای سازمان و تسریع در تولید کالا یا عرضه آن .
* صرفه جوئی در وقت مدیران .
* فراهم کردن تسهیلات زیادتر برای مراجعه کنندگان و مشتریان .
* بهتر شدن روحیه کارکنان .
* کاهش حجم کارهای دفتری با حذف مدارک ، گزارش ها و فرمهای غیرلازم .
* کمک موثر به افزایش کارآئی و تسریع در انجام امور سازمان ، با استفاده صحیح از جا و مکان .
* امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی آن ، بوسیله تجزیه و تحلیل و بهبود بخشیدن مداوم سیستم ها و روشها
برای تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها به منظور حل یک یا چند مشکل ، ممکن است به گونه های زیر اقدام شود :
* امکان دارد تجزیه و تحلیل کننده شخصاً بوجـود یک مشکل در سازمان پی ببرد .
* گاهی مشکل سازمان بوسیله مدیریت دستگاه عنوان می گردد .
* گاهی نیز در حین بررسی به منظور ساده کردن کار در سازمان ، تجزیـه و تحلیل کننــده متوجه مشکل مهمتــر و اساسی تری می شود .
* تشخیص مشکل موجود از طریق کارکنان سازمان .
* از طریق تشخیص ، پیشنهاد یا شکایت ارباب رجوع .
تحلیل گر سیستم کیست ؟
تحلیل گر سیستم ، کارشناس آموزش دیده ای است که می تواند سازمان را در برنامه ریـزی به منظور تغییرات از طریـق انجام دو وظیفه اساسی مـدد رساند : الف ) ارزیابی . ب ) همیاری . مراد از " ارزیابی " این است که تحلیل گر اعمال و روابط موجود در کار را بررســی و ارزیابی می کنــد . در مرحله " همیـاری " تحلیل گـر پیشنهادهای خاصــی را برای بهبود کارآئی ارائه می دهد. به این ترتیب ، تحلیل گر در مرحله نخست می کوشد تا مسائل موجود را به خوبی بشناسد و درک کند و در مرحلـه دوم برای مقابله با آنها راه حلهای مناسب را ارائه دهد .
ویژگی های تحلیل گر عبارتند از :
1- هر یک از مراحل تجزیــه و تحلیل دشواریهای خاص خود را دارد . اگــر تحلیل گر علاقه کافی به کار خو داشته باشد و بر نقش مثبت کاری که انجام می دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتکار خواهد توانست بر مشکلات فائق آید .
2- تحلیل گر باید دارای ذهنی پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه که هست ، شک کند و در مسیر آنچــه که باید باشد ، پیش برود و بدنبال کشف واقعیتها باشد و در راه حصـول به بهترین ها از خود ، خلاقیت و نوآوری نشان دهد .
3- تحلیل گرموظف است اجــزای سیستم را مرتبط با یکدیگــر ببیند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (یعنــی به صورت یک کل متشــکل و هماهنگ ) و نه این که فقط به یک جزء بپردازد و سایر ارتباطها را از نظر دور بدارد .
4- تحلیل گر باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد . تغییرات مطلوب زمانـی حاصل می شود که افراد سازمان آنها را بپذیرند و به مرحله اجرا درآورند .
5- تحلیل گر بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی ، علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل ، نسبت به شناخت علل اصلی بوجود آورنده مشکل ، اقدام کند و به منظور برطرف کردن علل واقعی راه حل های منطقی و عقلائی ، ارائه دهد .
6- تحلیل گر بایستی واقعیات را درنظر گرفته و بی طرفـی خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصی در کار تجزیه و تحلیل اجتناب ورزد .
7- تحلیل گر باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد.
8- تحلیل گر باید صبور باشد ، برای پاسخگویی به پرسشها و حل مشکلات ، صبر و شکیبائی ضرورت دارد .
جمـع آوری و ثبت اطـلاعات و حقایـق
بررسی یک سیستم به منظـور پیدا کردن معایب و مشکلات موجود ، یا مطالعه یک روش برای ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائی کامل با سیستم یا روش مـورد نظر می باشد و این امـر تنها از طریق جمـع آوری اطلاعات و پی بردن به حقایق امکانپذیر خواهد بود . در مرحلـه جمع آوری اطلاعات ، علت باید مورد توجه قرار گیرد ، نه معلول .
مناسبترین روشی که می توان اطلاعاتی صحیح در مورد نحوه انجام یک کار یا معایب موجود در آن بدست آورد این است که از کارمندی که آن کار را انجام می دهد ، سوال شود که آیا می تواند وظیفه خـود را به روشی بهتر انجام دهد ، یا اینکه به نظر او چه معایبی در آن کار وجود دارد .
انــواع اطـــلاعات :
معمولاً برای تجزیه و تحلیـل سیستم ها و روشها تجزیه و تحلیل کننـده ممکن است به یک یا چند نوع از اطلاعات زیر نیاز پیدا کند :
* اطلاعــات مربوط به سازمان . ( ترکیب سازمــان ، طــرز کار و سلسلــه مراتب سازمانی ، چگونگی ارتباط مشاغل با یکدیگر ) .
* اطلاعــات مربــوط به سیستم ها و روش ها . ( با استفاده از این نـوع اطــلاعات می توان نسبت به هــدف ، طرز کار هر سیستم و نحوه انجام روشهای موجود در هر سیستم آشنائی حاصل کرد ) .
* اطلاعات مربوط به فرمها و نمونه ها .
* اطلاعات مربوط به حجم کار .
* اطلاعات مربوط به نحوه تقسیم کار در سازمان .
* اطلاعات مربوط به ماشین ها و وسایل .
* اطلاعات مربوط به جا و مکان ( نحوه استقرار فیزیکی سازمان )
منابــع جمــع آوری اطــلاعات :
( نمودار و راهنمای سازمان .
( مشاهده و مطالعه طریقه انجام کار .
( مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان .
( پرونده ها ، اسناد ، مدارک و فرم ها .
ثبــت اطــلاعات :
اطلاعاتی که تجزیـه و تحلیل کننده از منابع گوناگون بدست می آورد ، در صورتی مفیـد و قابل استفاده است که به طور منظـم و سیستماتیک ثبت و ضبط شده باشـد و توجه به موارد زیـر ما را در تجزیه و تحلیـل یاری خواهد نمود .
* هرگونه اطلاعات یا مفروضات که ممکن است بنحوی مورد استفاده قرار گیرد ، در یک دفتر یادداشت کنید .
* در ابتدای مصاحبه ، نام ، محل کار و دیگـر مشخصات کسی را که با او مصاحبــه می کنید ، یادداشت نمائید تا در صورت لـزوم ، بـرای تصحیح اطلاعات بتوانید به او دسترسی پیدا کنید .
* در بررسی و مطالعه نحوه انجـام کار ، هر مرحلـه از کار را با شمـاره ای مشخص و یادداشت کنید
* برای آشنائی بهتر و بیشتر با سیستم یا روش مورد نظر ، اطلاعاتی را که درباره آن بدست آورده اید ، بصورت نمودار خلاصه کنید .
در صورتـی که اطلاعـات بدست آمده به شکل نمـودار نشان داده شـود ، محاسـن زیر را دربر خواهد داشت :
الف : نشان دادن اطلاعات به صورت نمودار ، خیلی آسانتر و خلاصه تر است .
ب : با استفاده از تکنیک و شیــوه ترسیم نمودارها ، همچنیــن با بکار بـردن علائــم قـراردادی و استاندارد ، می تــوان از تشریــح مطالب که سبب طولانی شدن کــلام می شود ، جلوگیری کرد .
پ : ترسیم نمودار ، تجزیه و تحلیل کننده را مطمئن می کند که کلیه مراحل انجام کار و اطلاعات مربوط به آن ، ثبت و ضبط گردیده و به شکل نمودار نشان داده شده است .
ت : با تبدیل اطلاعات به صورت نمودار می توان مشکلات ، دوباره کاریها و دیگر نقاط ضعف سیستم مورد مطالعه را به آسانی پیدا کرد .
ث : با استفاده از نمودار می توان روش موجــود را با روش پیشنهادی مقایســه کرد و وجوه اختلاف دو روش را از نظر زمان ، مسیــر و تعداد مراحل انجام شدن کار ، بخوبی نشان داد .
تجزیه و تحلیل اطلاعات و حقایق
تجزیه و تحلیل اطلاعات ، یعنی مطالعه و بررسی معایب و مشکلات سیستم یا روش موجود و ارائه راه حل برای آن .
عملاً می توان پس از جمع آوری قسمتی از اطلاعات مورد نیاز ، تجزیه و تحلیل آنها را شروع کرد .
مفهـوم تجزیـه و تحلیـل اطلاعـات
بطور کلی ، تجزیــه و تحلیل اطلاعات یعنی مطــرح کردن سـوال های گوناگون به صورت " چــرا ؟ " . بدین ترتیب که تجزیه و تحلیل کننـده سوالهایی بشرح زیر مطرح می کند :
1- آیا وجود سیستم یا روش مورد بررسی ضروری است ؟ چرا ؟
2- اگر وجود سیستم یا روش کاملاً لازم تشخیص داده شده است ، آیا نحوه اجرای آن را می توان تغییر داد ؟ چرا ؟
3- آیا می تــوان کار را بترتیب دیگری انجام داد که ضمن ایجـاد تسهیل در انجام آن ، در هزینه و زمان نیز صرفه جوئی شود ؟ چرا ؟
4- آیا کسی که کار مورد نظـر را انجام می دهـد ، تخصص و قابلیت لازم برای اجرای آن را دارا است ؟
5- آیا از تخصص این شخــص بـرای انجــام این کار بخوبــی استفاده می شود ؟
6- آیا می توان بـرای انجام این کار از شخـص دیگری که دارای تخصص کمتری است ، استفاده کرد ؟ چرا ؟
7- برای انجـام این کار از چه وسیله و ابـزار کار استفاده می شـود ؟ آیا با تغییر ابزار کار می توان بر سرعت انجام این کار افزود ؟ چرا ؟
نحـوه تجزیـه و تحلیـل اطلاعـات
1- ابتدا نمودار را بطور کلی مورد بررسی قرار دهید :
(آیا هـر کار و وظیفه در جای مخصـوص خود انجـام می شـود ؟ در صـورت منفی بودن جواب ، ترتیب انجام کار باید مورد تجدید نظر قرار گیرد .
( آیا کارهای تکراری وجود دارد ؟ وجـود وظایف تکراری ، دلیل دوباره کاری است و باید آنها را حذف کرد .
( تعداد مراحل انجام کار بطـور غیرطبیعــی زیاد یا کم می باشد ؟ در صورتــی که جواب مثبت باشد ، کار بیـن قسمت های مختلفی که مسئول انجام آن می باشنــد ، بطور صحیح و منطقــی تقسیم نشده است و باید در نحـوه تقسیم کار تجدید نظـر شود .
2- بعد از بررسی کمی نمودار ، هر یک از مراحل انجام کار را تجزیه وتحلیل کنید :
(آیا وجود این مرحله ضروری است ؟ این مرحله حذف شود ، چه اثـری در نحوه انجام کار خواهد داشت ؟ در صورتی که حذف هر مرحله از کار اثـری در نحوه انجام آن نداشته باشد ، آن را حذف کنید .
( آیا این مرحله را می توان در مرحله ای دیگر ادغام کرد ؟
( آیا این مرحله از کار در جای مناسب انجام می شود ؟ (تغییر محل انجام یک مرحله از کار)
( آیا نحوه انجام این مرحله از کار صحیح است ؟ ( تغییر مناسب نحوه انجام کار )
( در صورتی که برای انجام این مرحلــه از کار از فـرم مخصوص استفاده می شــود ، آیا فرم مزبور برای انجام این کار مناسب است ؟
( آیا کلیه اطلاعات مندرج در فرم مورد نظر ، لازم است ؟ آیا این فرم حاوی کلیـه اطلاعات مورد احتیاج می باشد ؟
3- پس از تجزیه و تحلیل هر یک از مراحــل انجام کار ، نتیجه را در جدول تجزیـه و تحلیل اطلاعات یادداشت کنیــد . ( جدول پیوست )
نخستین ستون عمودی سمت راست جدول ، برای نشان دادن شماره مرحله انجام کار می باشد . ستون دوم شرح مرحله را نشان می دهد ، ستون سوم مربوط به واحد یا شخص اقدام کننده می باشد اگر تغییر یا ادغام یا بهبود مرحله ای از کار که مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفتـه است ، ضرورت نداشته باشد ، در ستـون چهارم که عنوان آن" قابل قبول"می باشد، با علامت ( مشخص می شود . ستونهای پنجم و ششم و هفتم و هشتم بترتیب برای مواردی است که هر مرحله از کار ، به حذف ، ادغام ، تغییر محل یا بهبود و ساده کردن احتیاج داشته باشد . در آخرین ستون ، یعنی ستون ملاحظات ، سایر مطالبی که ضمن تجزیـه و تحلیل باید یادداشت شود ، نوشته می شود .
تکنیــک ها و فنــون ســاده کــردن کــار
برای ساده کردن سیستم ها و بهبود روشها از دو دسته تکنیک و فنون می توان استفاده کرد .
1- با استفاده از تکنیک و فنــون ساده که در هر سازمان مــورد استفاده قــرار می گیرد و با بکار بردن آنها می توان به بهبود کار و صرفه جوئی در منابع سازمان کمک کرد .
2- استفاده از تکنیک ها یا روش های کمی و مقداری که مستلزم آشنائی با آمار و ریاضیات می باشد .
فنـون و روش هـای مـورد استفـاده در روش اول
1- بررسـی تقسیم کار ( جدول تقسیم کار ) برای تقسیم صحیح کار با توجه به تخصص اشخاص در سازمان.
2- بررســی جریان کار ( نمودار جریان کار ) برای تجزیـه و تحلیل جریان کار و منطقی نمودن مراحل آن .
3- کنترل فرم و مدیریت امور اسناد جهت جلوگیری از چاپ شدن و به جریان افتادن فرمها ، نمونه ها و کاغذهای زائد .
4- بررسـی محـل کار ( نمودار جا و مکان ) برای استفـاده صحیح و منطقی از فضای محل کار .
5- اندازه گیـری کار ( کارسنجی ) به منظور تعیین میزان و حجم کار موجود سازمان .
6- نمودار سازمان : برای تشکیل صحیـح سازمان و تعیین حــدود و وظایف و مسئولیتها و اختیارات اشخاص .
نمــودار جریــان کــار
تکنیک یا فن دوم از روش های مورد استفاده برای سـاده کردن و بهبود روشها در یک سازمان " بررسی جریان کار " است که با دو هدف عمده و کلی :
1- آشنائی با بررسی و نحوه تجزیه و تحلیل جریان کار
2- آگاهی از کاربرد نمودارهای عمودی و افقی جریان کار
بحث را دنبال می کنیم
با یک بررسی مداوم و منظم می توان کارهای غیرضروری را حذف یا روش انجام امور را ساده کرد . بدین ترتیب بهره و کارآئی سازمـان افزایش می یابد ، نظــر مساعد مراجعــه کنندگان نسبت به سازمان جلب می شود و کارکنان دلگرمی بیشتری پیدا می کنند .
کار در یک سازمـان شباهت زیادی به یک جــاده دارد سازمانی را در نظر بگیرید که در بخشهای گوناگون آن گــره ها و تنگناهایی وجـود دارد که مانع انجــام کار با سرعت مناسب می شود . در برخــی از قسمتهای جاده چون وسعت دید کافــی موجود است و سایر شرایط نیـز مناسب است رفت و آمــد به آسانی صورت می گیــرد در برخــی از بخشهای سازمانــی نیز کار به سرعت انجام می شـود و میزان کارآئی در حد معقول و مناسبی است اما قسمتهایی هم وجــود دارند که مانند یک گره در جاده در کار سازمان اخلال ایجــاد می کنند و در جریــان کار وقفه بوجـود می آورند . متاسفانه با اینگونــه مشکلات هم در سطح کلان و هم خرد مواجه هستیم و جریان کارها در اغلب سازمانهای ما با مراحل زائد ، تکـراری ، بی هدف و بی منطــق در آمیخته است . با بررسی علمــی جریان کارها می توان به این اختلالات و نارسائیها پی بـرد و راه های بهتر انجام کارها را یافت و برای بهسازی روشهای کار اقـدام کرد . یکی از روشهایی که ما را در این راه کمک می کند بررسی گردش یا جریـان کار است که در فرمی بنام " نمودار جریان کار" منعکس می شود .
تعریف نمودار جریان کار :
نمودار جریان کار عبارت است از تصویری از مراحـل گوناگون که برای انجام یک کار از ابتدا تا انتها طی می شود .
با کمک نمودار جریان کار می توان علل بوجود آورنده مشکل را روی صفحه کاغذ به آسانی جستجو و پیدا کرد و با آزمایشهای مکرر و تغییر دادن تقـدم و تاخر مراحل کار و نیز ایجاد سایـر تغییرات لازم مناسبترین شکل جریان کار را کشف کرد .
نمودار جریان کار :
جدولی است که با استفاده از علائم ویژه ، مراحل مختلفی را که برای انجــام یک کار یا فعالیت از ابتــدا تا انتها انجـام می شود ، همچنین زمــان و مسافت هر یک از مراحل کار را نشان می دهد .
مـوارد استفـاده
از
نمـودار جریـان کار
* هنگام تغییر تعداد پرسنل سازمان
* در مواقـــع افزایـش حجــم کار
* هنـگام ایجــاد تراکـم در کارهـا
* درموقع تجدید نظرهای منظم سالانه درباره سیستمها
و روشهای انجام کار
* هنگام ساده کردن کارهای تخصصی
* در موقـع کاهـش مرغوبیت کالای تولیــدی
* هنگام خستگی شدید پرسنل و فرسودگـی بیش از حد
ابزارها و وسایل ماشینی
* در موقــع افزایش غیرعــادی هزینه و صرف نیـروی
انسانی بیش از حد معمول
* هنگام تعیین پرسنل مورد لزوم در بدو تاسیس
مراحل بررسی نمودار جریان کار
(تعیین کار مورد نظر
( تعیین مراحل کار
( ترسیم نمودار جریان کار در وضع موجود
( تجزیه و تحلیل نمودار
( تنظیم نمودار پیشنهادی
انواع نمودار جریان کار :
1- نمودار عمـودی یا یک ستونی
2- نمـودار افقـی یا چنـد ستونی
از نمودار عمودی موقعی استفاده می شود که کلیــه مراحل یک کار در یک سازمان انجام می شود ، لیکن نمـودار افقی برای مواردی است که مراحل متعدد کار بوسیله چند اداره یا سازمان انجام می شود . <><><>
تهیه و تنظیم نمودار جریان کار تقریباً آسان است . مشخصات کاری که نمودار بــرای آن تهیه می گـردد در بالا و سمت راست نوشتــه می شود . همچنین در مــورد هر یک از مراحـل کار شرح مختصر در ستون مربوطه نوشته می شود . نوع هـر مرحله کار با استفاده از یکی از علائم ویژه تعیین می گردد و زمان و مسافت هر مرحله ، در ستون مربوط به آن مرحله یادداشت می شود .
با کمک این نمودار تحلیل گر می تواند به ارتباطهای کاری موجود در یک واحد پـی ببرد و از تکرارها و تداخــل های وظیفه ای و عملیاتی آگاه شود .
برای مواقعی استفاده می شود که در سازمان مشکلات ناشی از نحوه گردش
غلط کارها پدید آمده باشد . <>
تهیه و تنظیم نمودار جریان کار ( عمودی )
1. ابتدا عنـوان کاری که نمــودار برای آن تهیه می گـردد ، نوشته می شود . مثل :
الف ) نمودار جریان کار " استخدام در دانشگاه علوم پزشکی تبریز "
ب ) نمودار جریان کار " تبدیل پستهای کاردان به کارشناس در دانشگاه
علوم پزشکی تبریز"
2. شروع نمودار. خاتمه نمودار
در این قسمت حدود شروع و خاتمه کار مورد بررسی ، نوشته می شود
مثل :
الف ) ورود تقاضای استخدام ( شروع نمودار )
ب ) صدور حکم استخدامی ( خاتمه نمودار )
♠ تکمیل درخواست تبدیل پست توسط فارغ التحصیل ( شروع نمودار )
♠ تصویب و ابلاغ مصوبه کمیته جهت صدور حکم کارشناسی ( خاتمه نمودار )
3. وضع موجود ، وضع پیشنهادی
نمودار مراحل جریان یک کار ابتدا در وضع موجود تهیه می شود و پس از تجزیه و تحلیل و ساده کردن کار، یک نمودار دیگر در وضع پیشنهادی تهیه و ارائه می شود . چون نمودارهای وضع موجود و پیشنهادی شبیه هم هستند لذا در صورتی که نمودار برای نشان دادن مراحل کار در وضع موجود باشد ، مربع سمت راست که در مقابل وضع موجود قرار دارد با علامت ( مشخص می شود ، و چنانکه نمودار به عنوان پیشنهاد تهیــه و ارائه شده باشد ، مربع سمت چپ که در مقابل " وضع پیشنهادی " قرار دارد ، با علامت ( مشخص می شود.
4. تصویب کننده نمودار-تاریخ تصویب نمودار
این قسمت برای مواردی است که نمودار در وضع پیشنهادی تهیه و ارائه می گردد . در این موارد ، پس از تصویب نمودار بوسیله رئیس یا مدیر یا سرپرست سازمان ، نام و مشخصات تصویب کننده ، همچنین تاریخ تصویب نوشته می شود . با این توضیح ، در مواردی که نمودار جریان کار برای وضع موجود تهیه می شود ، در این قسمت چیزی نوشته نمی شود .
5. تنظیم کننده نمودار-تاریخ تنظیم نمودار
نام و مشخصات تهیه کننده نمــودار جریان کار ، همچنین تاریخ تهیـه نمودار نوشته می شود .
تا اینجا قسمتی از نمــودار جریان کار تکمیـل شده و اینک باید مراحل گونــاگون کاری که برای بررسی انتخاب گردیده است ، با دقت هر چه بیشتر مورد مطالعه قرار گیرد .
6. ردیف
7. شرح مراحل
این قسمت دارای چندیـن سطر است . در هر سطـر شرح یک مرحله از کار نوشته می شــود . اولین مرحلــه کار در سطـر اول و سایر مراحل ، بترتیب در سطرهای بعدی درج می گردد .
بعنوان مثال چند مرحله از مراحل استخدام بقرار زیر است :
تکمیل فرم مخصوص درخواست استخـدام توسط متقاضـی (
ارسال فرم به دبیرخانه سازمان (
ثبت نامه در دبیرخانه (
ارسال به واحد کارگزینی (
ارجاع به واحد استخدام توسط مدیریت (
بررسی مدارک در واحد استخدام (
در صورت تکمیـل بودن درج مشخصـات متقاضـی در فـرم (
عنوان این قسمت از اسامـی هر یک از علائم ویژه تشکیل می گــردد . باید توجه داشت که هر مرحلــه تنها با یکـی از علائم مزبـور مشخص می گردد و هیــچ گاه نمی توان برای یک مرحله ، از دو علامت استفاده کرد .
8. بایگانی ، تاخیر ، بررسی ، حمل و نقل یا حرکت یا جابجائی یا ارسال ، عمل
♠ مسافت . در این قسمت مسافتی که برای هر یک از مراحل حرکت یا جابجائی یا ارسال طی می شود ، برحسب متر ثبت می گردد .
♠ زمان : در این قسمت مدت زمانی که برای انجام هر مرحله صرف می شود ، درج می گردد . معمولاً زمان برحسب دقیقه اندازه گیری می شود .
♠ ستونهای یازدهم تا چهاردهم برای تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار است .
♠ حذف . چنانچه هنگام تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار ، حذف یک یا چند مرحله از کــار لازم تشخیص داده شود آن مرحلــه در ستــون " حذف " با عــلامت ( مشخص می گردد .
♠ ترکیب . در صورتی که هنگام تجـزیه و تحلیل نمــودار جریان کار ، ترکیب یک مرحلـه با یک یا چند مرحلـه دیگــر ضــروری تشخیص داد شــود ، در ستــون " ترکیب " در مقابل مرحله مزبــور ، شماره مرحله یا مراحلی که بایـد با آن ترکیب شود ، نوشته می شود .
♠ شخص . چنانچـه تخصــص شخصــی که انجــام یک مرحلــه بخصوص را عهده دار است ، برای انجام آن مرحلــه از کار مناسب نباشـد ( تخصص شخـص بیشتر یا کمتر از میزان تخصص مورد لزوم باشد ) در ستــون " شخص " در مقابل آن مرحله ، علامت ( ثبت می شود .
بدین ترتیب ، اطلاعاتـی مربوط به نحــوه انجام کار ، جمــع آوری می شود . به عبارت دیگر ، مرحلـه تهیه و تنظیم نمــودار جریان کار همان مرحله " جمع آوری اطلاعات " است .
♠ 15 تا 21 . خلاصه . قسمت های 15 تا 21 برای مقایسـه روش موجود با روش پیشنهادی و تعیین میــزان صرفه جوئیهای مختلف است . تعــداد مراحــل عمل ، حمل و نقل ، بازرسـی ، تاخیر و بایگانی یا انبــار کردن ، همچنین زمـان و مسافت در نمــودار پیشنهادی و نمودار در وضــع موجود ، با یکدیگــر مقایسه می شود و تفاوت آنها در ستون صرفه جوئی یادداشت می گردد .
نمـودار افقـی یا چنـد ستونـی
این نوع نمودار موقعی بکـار می رود که بخواهیــم مراحل انجـام یک کار را در چندین قسمت از یک سازمان یا در سازمان های گوناگون نشان دهیم .
نمودار افقی یا چند ستونی وسیله مناسبــی است برای نشـان دادن جزئیات یک کار ، یا یک سیستم یا روش که توسط اشخـاص یا سازمان های مختلف اجرا می شود .
در نمــودار افقی ، نام قسمت ها و یا سازمــان های مختلف در سمـت چپ ستونهای افقی نوشته می شــود . هر یک از ستــون های افقی برای نشـان دادن یکی از مراحل انجام کار مــورد استفاده قرار می گیرد و این مراحـل به ترتیب و به طور متوالی در ستونهای افقی نوشته می شود . <>
در این نوع نمــودار نیز مانند نمودار عمودی یا یک ستونی برای نشان دادن نوع هر یک از مراحل کار ، از علائم مخصوص استفاده می شود .
طرز ترسیم و تهیه نمــودار افقی به این صورت است که ابتدا به تعداد ادارات یا قسمت هایی از سازمان مورد نظــر که در انجــام یک کــار بخصوص مثل استخـدام یا خرید وسایل و غیره شرکت دارند ستونهای افقی رسم می کنیــم سپس با استفاده از علائم ویژه ، جزئیات کاری را که در هر قسمت یا اداره انجام می شـود با شرح مختصری در مورد آن کار ، در ستون افقــی مربوط می نویسیم . با ربط علائــم به یکدیگـر می توان توالی مراحل انجام کار را از چپ به راست نشان داد .
نحوه تجزیه و تحلیل این نــوع نمودار مانند عمــودی یا یک ستونـی می باشد . یعنی با مطـرح کردن تعدادی سوال درباره نحـوه انجام کار ، علت یا علل لزوم انجام کار ، و تخصص شخصی که یک یا چند مرحله از کار را انجام می دهد ، می توان کار را ساده کرد و آن را بهبود بخشید .
این نمودار به تحلیل گر کمک می کند تا به نحوه ارتباطها بین واحدهای گوناگون پی ببــرد و از تکـرارها و تداخل هایی که در آن واحــدها رخ می دهند آگاهی پیدا کند .
در بالای صفحــه اطلاعاتی مانند محل آغـاز و پایان کار ، تنظیم کننده نمودار ، تاریخ تنظیم و موارد لازم مانند عنوان نمودار درج می گردد .
تجزیه و تحلیل نمودار جریان کار
نمودار جریـان کار طوری تهیه و تنظیم می شــود که تجزیه و تحلیل آن آسان باشد . با حذف تعدادی از مراحل زائــد یا ترکیب دو یا چند مرحلـه مشابه با یکدیگــر ، می تـوان تعداد مراحل انجام یک کار را کاهـش داد و به این ترتیب سبب بهبود روش انجـام کار شد . همچنین می تـوان در نحوه انجام یک یا چند مرحله از کار تجدید نظر کرد و آنها را ساده نمود .
تجزیه و تحلیل کننده پس از تهیه و تنظیم نمـودار جریان کار ، به ترتیب هـر یک از مراحــل کار را از ابتدا تا انتهــا مورد بررسی قرار می دهــد و سوالهایی بشرح زیر مطرح می کند .
با مطالعــه شرحــی که درباره مرحله مــورد نظر نوشته شده است می تـوان فهمید که در این مرحله چه کاری انجـام می شود . ممکن است عملی انجام شده باشد مثل تایپ نامه ، یا ماهیت کار ارسـال و حمل و نقل باشد مثل ارسال نامه به دفتر رئیس اداره یا اینکه نوع کار تاخیر باشد مانند معطل شدن نامه بــرای امضاء ، یا اینکــه نوع کار بایگانی باشد مثل بایگانی نامه ای در پرونده .
1. در این مرحله چه کاری انجام می شود ؟
منظور از طـرح این سوال ، این است که لزوم یا عدم لــزوم مرحله مورد نظر مشخص گـردد . چه بسا مراحلی از کار وجود دارد که دلیل منطقی و قانع کننده ای برای انجــام آنها دردست نیست . تجزیه و تحلیل کننده باید علت لزوم انجــام مرحله تحت بررسی را تجزیه و تحلیل کند و چنانچه دلیل منطقی و قاطعی برای انجـام مرحله مزبور وجود نداشته باشد ، حذف نمود. در نمــودار جدید ، بعضی از مراحل کار مثل امضاهای متعدد و غیرضـروری و تاخیرها و معطل شدن های بی مورد را می توان حذف کرد .
2. چرا این مرحله از کار انجام می شود ؟
این سوال برای پــی بردن به علت انجام یک مرحلــه از کار در یک محل بخصوص است . گاهی اوقات می توان با تغییر محل انجام یک مرحله از کار ، آن را ساده کرد .
3. چرا این مرحله از کار در این محل انجام می شود ؟
این سوال برای تعیین زمان انجام مرحلــه مورد نظـر می باشد . در بسیاری از مــوارد دیده شده که با تغییر " زمان" و " موقع " انجام یک مرحله از کار به سرعت کار و بهتر شدن آن کمک شده است .
4. چرا این مرحله از کار در این موقع انجام می شود ؟
در برخی موارد با تغییر نحوه و ترتیب انجام یک مرحله از کار ، می- توان کار را ساده کرد و بهبود بخشید . بطور مثال ، ممکن است برای بسیاری از مکاتبات روزمره و جاری در یک سازمان ، فرم هایی تهیه کرد و اینگونه فرمها و نمونه ها را جانشین نامه های مکاتباتی نمود . بدین ترتیب ، مراحل متعددی از کار مثــل تهیه پیش نویس ، ارسال به قسمت ماشین نویسـی ، معطل ماندن در قسمت ماشین نویسی ، ماشین شدن و بالاخره برگشت دادن آن ، حذف می شود .
5. چرا این مرحله از کار به این ترتیب انجام می شود ؟
تجزیه و تحلیل کننده با طــرح این سـوال ، شخصــی را که انجام مرحله ای از کار را بعهده دارد ، مورد توجه قرار می دهـد و علت واگذاری مرحله مزبور را به این شخص ، تجزیه و تحلیل و بررسی می کند .
میزان تخصص اشخاص در انجــام هر کار حائز اهمیت است . نداشتن تخصــص به اندازه مورد لـزوم یا داشتن تخصـص بیش از آنچه که بـرای یک کـار لازم می باشد ، زیانبخش و مغایر با اصل تخصص در سازمان است . در برخی مـوارد با تغیـیر شخص یا اشخاصـی که مرحلـه یا مراحلــی از کار را انجام می دهنـد ، می توان به بهبــود و افزایش سرعت کار کمک کرد .
6. چرا این مرحله از کار را این شخص انجام می دهد ؟
معمولاً مطرح کردن سـوال های ششـگانه یاد شده در مورد هر یک از مراحـل انجام کار ، سبب حذف ، ترکیب ، تغییــر یا سـاده شدن کار می شــود . به عبارت دیگـر ، سـوالات " چرا ؟ " ، " چه ؟ " منجـر به حذف یک یا چند مرحلـه از کار می گــردد و سـوالات " کجــا ؟ " ، " چه شخصــی ؟ " و " چه موقـع ؟ " سبب ترکیب یا تغییـر مراحل می شود و سـوال " به چه ترتیب ؟ " موجب ساده شدن کار می گردد .
تهیه و تنظیم نمودار جریان کار اصلاحی یا پیشنهادی
تجزیه و تحلیل کننده پس از تجزیـه و تحلیل نمودار جریان کار در وضع موجود ، نمودار جدیـدی تهیه و به عنوان نمــودار اصلاحی یا پیشنهادی ارائه می کند . معمولاً تعداد مراحل در نمودار جدید جریان کار ، از نمودار جریان کار در وضع موجــود کمتر است و نحوه انجام کار نیز در نمـودار پیشنهادی ساده تر می باشد .
به منظور نشان دادن اختلافهای نمودار جریان کار در وضع موجـود و پیشنهادی تعداد مراحـل عمـل ، ارسـال و حمل و نقـل ، بازرسـی ، تاخیر ، بایگانــی ، زمان و مسافت در قسمتی از نمودار جدید جریان کار نوشته می شود و میـزان صرفه جوئـی در تعداد مراحل و زمان و مسافت ، مشخص می گردد .
تجزیه و تحلیل کننده پس از تهیه و تنظیم نمودار جدید جریان کار ، آن را همــراه با گزارش نهائی جهت تصویب رئیس سازمان ارائــه می کند .
نمــودار گــردش کــار
پس از تجزیــه و تحلیل و تهیه نمودار در وضعیت پیشنهادی نمودار گردش کار در وضعیت پیشنهادی را ترسیم می نمائیم.
رســم نمــودار گــردش کــار
عنــوان روش را دراول نمودار قید نمــوده و مراحل مهـم و اساسی گردش کار را با استفاده از باکــس های مختلف مشخص و اطلاعات مهم مراحل کار را در داخل آن قید می نمائیم .<>
مستندسازی فرآیندهای انجام کار
پس از پایان مراحل نمـودار جریان کار و ترسیم نمـودار در وضعیت پیشنهادی و رسـم نمـودار گـردش کـار ، اقــدام به مستندسـازی فرآیندهای انجام کار می نمائیم .
تعریف مستندسازی
مستندسازی ، ثبت کلیه اجزاء و مراحل کار و نمودار ارتباط بین مراحل مختلف بنحوی که کاربران بتوانند بسهولت از نحوه کار آشنایی حاصل کنند .
اقدامات لازم جهت انجام مراحل مستندسازی روشهای مورد عمل
♠ مطالعه نمودارها و چارت سازمانی دانشگاه
♠ مطالعه شرح وظایف مورد عمل در واحدهای ذیربط
♠ مطالعه اهداف دستگاه
مراحــل مستندســـازی
( عنوان روش اجرائی
( نام واحد
( هدف از اجرای روش
( خدمت گیرندگان / ورودی به سیستم
( خدمت دهندگان / خروجی های حاصل از اجرای روش
( مسئولیتها و اختیارات هر یک از عوامل اجرائی
( مدت زمان انجام کار
( مدارک و اطلاعات مورد نیاز
( مشکلات و نارسائیهای موجود در اجرای روش
( فرم های مــورد استفاده ( تکمیل کننــده ، تائید کننــده ، تعـداد نسخ ، محل نگهداری )
( قوانین و مقررات مورد عمل
( نوع فنآوری مورد استفاده
( تائید و تصویب نمودار و مستندسازی فرآیند انجام کار <>
احصــاء روش هــای مــورد عمــل
(از طریــق کارشناس مربوطه و با مراجعــه و حضور در واحدهای ذیربط
(از طریق انجــام مکاتبات داخلی با واحدهای مربوطه جهت اخــذ اطلاعات مورد نیاز
گزارش مستندسازی اصلاح فرآیندهای انجام کار
پس از ترسیم نمودار جریان کار در وضعیت فعلی ، تجزیه و تحلیل و رسم نمودار پیشنهادی و رسم نمودار گردش کار، گزارش کار خود را جهت تصویب رئیس واحد و کمیته اصلاح فرآیندها و روشهای انجام کار که حاوی اطلاعات زیر است ، ارائه می دهیم تا پس از تصویب رئیس واحد و کمیته یاد شده جهت اجراء به واحدهای ذیربط ابلاغ گردد .
1- تکمیل فرم شماره یک
2- نمودار جریان کار در وضعیت فعلی
3- نمودار جریان کار در وضعیت پیشنهادی
4- نمودار گردش کار براساس نمودار پیشنهادی
5- فرم های مورد استفاده با قید ( تکمیل کننـده ، نام و نام خانوادگی تائیــد کننده و تعداد نسخ ) در قسمتی از فرمها و درج تغییرات پیشنهادی با خودکار آبی
6- فرمهای قابل استفاده و اصلاح شده با قید ( تکمیل کننـده ، تائید کننـده و تعداد نسـخ )
7- قوانین و مقررات مورد عمل
در صورتی که حجم موارد این بند بیشتر از 2 صفحه باشـد خلاصــه قوانین و مقررات مورد عمل را تنظیم و پیوست می نمائیم .
نمودار جریان کار
تبدیل کاردان به کارشناس
1- نمودار افقی
2- نمودار عمودی
مثــال 1
3- تجزیه و تحلیل اطلاعات
4- فرم های مورد عمل
<><>5- مقایسه وضعیت فعلی و پیشنهادی
6- فرم های اصلاح شده
نمودار جریان کار
بررسی تغییرات تشکیلاتی
1- نمودار افقی
2- نمودار عمودی
مثــال 2
3- تجزیه و تحلیل اطلاعات
4- فرم های مورد عمل
5- مقایسه وضعیت فعلی و پیشنهادی
6- فرم های اصلاح شده
فـــرم های خالــــی
نمودار عمودی
نمودار افقی
فرم شماره 1
جدول تجزیه و تحلیل اطلاعات
جدول مقایسه وضعیت فعلی و پیشنهادی
علائم ویژه
مستندسـازی فرآیندهـای انجـام کـار
نمــودار گــردش کــار
77