1
اصول تدوین گزارش های راهبردی
دکتر رضا برومند
Reza.brmminab@yahoo.com
گزارش راهبردی چیست
Policy papers
2
در یک تعریف اجمالی، گزارشهای راهبردی عبارتند از:
متـون تجـویزی کـه بـه وسیله کارشناسان و متخصصان حـوزه هـای مطالعـاتی در مراکـز مطالعـاتی و تحقیقاتی در مورد موضوعات معین و با ارائه راهکارهای مشخص تهیـه شـده و در اختیار تصمیم گیرندگان و مدیران ذیربط قرار می گیرند.
3
انواع گزارش راهبردی
4
انواع گزارشهای راهبردی
الف) گزارش های ادواری :
گزارشهـایی کـه بـه صـورت ادواری و در قالـب خبرنامـه از طریـق گردآوری داده ها و همراه با ارائه تحلیل و تفسیر پیرامون مباحث مطروحه در دوره های زمانی مشخص (روزانـه، هفتگـی، دو هفتـه نامـه، ماهانـه، دو ماهانـه، فصـلی ، سـالیانه و…) تهیـه شـده و بـه بررسـی وقـایع، ارزیـابی حوزه های ضعف، اعلام نیازها و تعیین خطوط راهنما می پردازند.
5
ب)گزارش های موردی :
گزارشهایی که به صورت موردی و به دلیل وقوع وضـعیتی خـاص و در شرایطی ویژه جهت ارائـه هـر چـه سـریعتـر راهبردهـای معـین بـرای بهره گیری هرچه بیشتر از موفقیت به وجود آمده و در جهت منافع ملـی و یـا رفـع خطـر تهدیدکننـده امنیـت ملـی تهیـه مـی شـوند.
در ایـن دسـته از گزارشها، عنصر «زمان» از اهمیت ویژهای برخوردار است.
6
در حوزه کاری شما چه گزارش های راهبردی در دو محور زیرمی تواند وجود داشته باشد.
الف: گزارش ادواری
ب: گزارش موردی
7
محتوای گزارشهای راهبردی
8
الف) تعیین هدف
هدف از تهیه گزارش راهبردی باید به وضوح بیان شود.
منظور از این کار، بیـان و تدوین واضح خط مشی های موجود است.
9
ب) تعاریف واضح و دقیق
وجود تفسیرهای مختلف و متضاد، درک هدف اصلی گـزارش را بسـیار پیچیـده می کند.
در متن گزارش باید از واژه های صریح، روشن و غیرمبهم استفاده کـرد.
در صورت نیاز، توضیح این واژه ها باید در فهرستی از تعـاریف، پیوسـت گزارش آورده شود.
10
اما تعاریف و کاربرد کلمات در متن، باید واضح و به گونـه ای باشـد کـه بـه بیش از یک صورت تفسیر نشود، زیرا ابهام در تعریف منجر به تفسیر نادرسـت کلمات، ایجاد تضاد یا انجام اعمال متناقض از سوی مجریان و تصمیم گیرنـدگان طرح می شود.
11
پ) ارائه خط مشی
گزارش های راهبردی باید در جهت تدوین خط مشی معینـی باشـد.
برای «سنجش دقیق» محتوا، می توان در مورد هر گزارش، سـوال زیـر را مطـرح کرد:
«آیا این مطلب آنچه باید و آنچه نباید انجام شود (توسـط چـه کسـی، بـرای چه کسی، با چه کسی یا از طریق چه کسی) را بیان میکند؟»
12
ت) پرهیز از پراکنده گویی
در بیشتر گزارشهای راهبردی، مطالب توصیفی درباره جامعه شناسی، تـاریخ، بحثهای تئوریک جامع در مورد توسعه جامعه، موجب سسـت و ضـعیف شـدن متن میشوند.
باید توجه داشت که گزارش راهبردی، یک مقاله دانشگاهی نیسـت و در صورت نیاز مـیتـوان مطالـب توصـیفی یـا تحلیلـی را در قالـب یـک مقالـه «توصیفی» (برای متقاعد کردن مخاطبان در مورد ضرورت توجه بـه خـطمشـی طرح شده) ضمیمه گزارش اصلی کرد، اما نباید در خود گزارش بـه شـرح آنهـا پرداخته شود
13
ث) تعیین نقش مشارکت کنندگان
نقش عوامل اصلی و مشارکت کنندگان، باید در بخشی از گزارشهای راهبردی یا در یک پیوست مشخص شود.
از آنجا که هـر نقشـی شـناخته شـده و توصـیف شده است، رابطه بین عوامل نیز باید شرح داده شود.
این فهرست میتواند شامل افراد و گروهها اعم از دولتی و غیر دولتی همکاری کننده با کمیته مربوطه باشد.
14
مرحله نگارش گزارش
قابل فهم و با معنی
ایجاد علاقه در خواننده گزارش
بیان انتظار از گزارش
مقدمه
محل ارایه آمارها, داده ها
تحلیل و تفسیر آنها
متن
نتیجه گیری و
ارایه پیشنهاد و راه حل
پایان
مقدمه، متن، پایان
16
اجزای یک گزارش راهبردی
17
1-عنوان
عنوان یک جمله خبری کوتاه و شامل حداکثر 20 کلمه
در زیر عنوان کلمه گزارش راهبردی قید شود
عنوان باید واضح و روشن و بیان کننده اهمیت موضوع در زمان آینده و چالش های پیش رو باشد
فراموش نشود هدف از گزارش راهبردی مکم به تصمیم گیری های جدید است
18
2-پدیدآورنده یا نویسنده گزارش و وابستگی آنان (سازمانی ویا درجه و مرتبه علمی وی)
اگر نویسنده بیش از یک نفر باشد اسامی نویسندگان به ترتیب جایگاه و یا نقش و یا مسئولیت در گزارش اورده شود
اطلاعات تماس یا پست الکترونیکی قید شود
تاریخ گزارش بصورت ماه یا فصل و سال ان قید شود
19
3- پیش گفتار
در پیش گفتار می توانید به معرفی واحد سازمانی که مسئولیت ان را به عهده دارید و یا در آن عضو هستید بپردازید.
البته چنانچه قرار است گزارش شما را فقط شخص خاصی که شما را کاملا می شناسد مطالعه نماید نیازی به پیشگفتار نیست
20
4-مقدمه و بیان مساله
در مقدمه و بیان مساله ابتدا به رخدادها و حوادثی اشاره شود که موجب شکل گیری گزارش شده است.مانند
یک حادثه و سانحه
بروز بلایای طبیعی
گزارش یک پژوهش
اعلام یک خبر
یک رخداد شخصی و یا اجتماعی
21
پس از آن مساله اصلی شرح داده شود
مساله ای که در حال حاضر وجود دارد و در آینده ممکن است با شدت بیشتری ادامه یابد
22
5- تحلیل مساله
بخش تحلیل موضوع یا مساله شامل موارد زیر خواهد بود
-بیان مختصری از تاریخچه موضوع
ارائه امار ارقام مرتبط با موضوع
بیان عوامل ایجاد کننده و یا موثر در ایجاد و شکل گیری موضوع
ارائه مستندات مربوط به عوامل
23
6- جمع بندی ، نتیجه گیری و پیشنهادات
در این بخش ابتدا مطالب ارائه شده جمع بندی می شود
پس از آن نتیجه گیری لازم انجام می پذیرد
و در نهایت پیشنهادات لازم ارائه خواهد شد
24
در ارائه پیشنهادات توجه شود
پیشنهادات در جهت تصمیم در اختیار مدیران قرار خواهد گرفت
پیشنهادات باید قابلیت اجرایی داشته باشد
25
7-پیوست ها
پیوست ها اطلاعات لازم و ضروری هستنتد که موجب افزایش دانش و اگاهی مدیران و تصمیم گیران خواهد شد
26
در مقدمه آنچه را که میخواهید , به طور مختصر اعلام کنید
در متن بگویید
در پایان به طور مختصر یادآوری کنید
قانون طلایی
27