به نام خدا
تکنیکهای مدیریت زمان برای یک کارآفرین
Time Management مدیریت موثر وقت
4
شاید در مورد مدیریت زمان کتاب هایی خوانده باشید یا کلاس های مدیریت زمان را گذرانده باشید و سعی کرده باشید با کاغذ و قلم یا اپلیکیشن های مدیریت زمان، برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. ولی از خود می پرسید چرا با وجود دانش مدیریت زمان و این همه اپلیکیشن و گجت، هنوز هم نمی توانید همه کارهایتان را به انجام برسانید. پاسخ این سوال ساده است. همه چیزهایی که در مورد مدیریت زمان یاد گرفته اید، بی مصرف و بیهوده هستند، زیرا اثربخش نیستند.
5
قبل از آنکه شروع به مدیریت زمان نمایید باید یاد بگیرید که اصولاً زمان چیست. دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر دقیقه از 60 ثانیه و هر ساعت از 60 دقیقه و هر روز از 24 ساعت تشکیل شده است. همه زمان ها بطور مساوی می گذرند. وقتی کسی 50 سالش می شود، دقیقاً 50 سال دارد نه بیشتر، نه کمتر. در زمان واقعی، همه چیز نسبی است. زمان بسته به کاری که انجام می دهید به سرعت می گذرد یا کش می یابد. شاید دو ساعتی که در اداره جات می گذرانید به اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتی به فرزندان خود می نگرید فکر کنید که گویی دو ساعته به سن 12 سالگی رسیده اند.
6
کدامیک از این زمان ها دنیایی که در آن زندگی می کنیم را به درستی توصیف می کنند، زمان واقعی یا زمانی ساعتی؟
دلیل آنکه گجت ها و سیستم های مدیریت زمان اثربخش نیستند این است که این سیستم ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده اند. زمان ساعتی اصلاً مطرح نیست. شما در زمان ساعتی زندگی نمی کنید و شاید به آن دسترسی هم نداشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می کنید، یعنی دنیایی که در آن زمان وقتی تفریح می کنید مثل برق و باد می گذرد و وقتی به وظایفتان رسیدگی می کنید کش می آید
7
باید بگوییم که زمان واقعی حالت ذهنی دارد و بین دو گوش شما قرار گرفته است. شما هستید که آن را خلق می کنید. هر چیزی که شما می سازید، خودتان آن را مدیریت می کنید. وقت آن رسیده که محدودیت های “وقت ندارم” یا “الان وقتش نیست” را از روی دوش خود بردارید و شروع به مدیریت صحیح کارهایتان کنید.
فقط سه راه برای گذراندن زمان وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. هر کسب و کاری که داشته باشید، کار شما شامل این سه مورد می شود.
8
به عنوان یک کارآفرین، شاید شما اغلب به جهات مختلف کشیده شوید یا در کارتان تداخل پیش بیاید. وقتی نمی توانید تداخل ها را حذف کنید، حداقل باید در زمانی که روی آنها می گذارید و همچنین در مقدار زمانی که روی افکار، گفتگوها و اعمالی که برای رسیدن به موفقیت انجام می دهید، اختیار و آزادی عمل داشته باشید.
در مدیریت زمان تلاش بر این است تا مهارت هایی را بیاموزیم که نه تنها در برنامه ریزی تحصیلی، بلکه در زندگی فردی و اجتماعی خود موفقیت های مطلوب تری به دست آوریم و از زندگی خود لذت بیشتری ببریم.
11
مقدمه
تعریف مدیریت زمان : اداره اوقات فردی و گروهی جهـت دستیابـی به بالاترین کارایی و اثربخشی
اهمیت مدیریت زمان: زمان برای انسانها محدود است فقـط با بسـط زمان می توان آن را طولانی کرد .
چگونگی بسط زمان:
جلوکشیدن ساعتها
طبق برنامه عمل کردن
بسط روانی زمان
آفت های وقت و زمان : نداشتن برنامه 2-استفاده منفی از زمان3-بی نظمی اشیاء ، تخریب روحیه .
چه باید کرد: اجرای برنامه های عملی مدیریت زمان
12
سرفصل ها و محتوای اصلی
13
اهمیت مدیریت زمان
زمان برای انسانها محدود ،
گرانبها و برگشت ناپذیر است .
بنابراین کاملاَ بجاست که انسانهای خردمند ،
بخواهند از این اوقات گـذرا به شکلی مفیدتر ،
موثرتر و خوشایندتر استفاده کنند.
اخیراً تحقیقی درباره این موضوع انجام گرفته است که مدیران چگونه از اوقات کاری خود استفاده می کنند.
نتایج این تحقیق نشان می دهد که 4 / 20 درصد از هفته کاری آنان به هدر می رود.
این مقدار اتلاف وقت در واقع یک روز از پنج روز کاری مدیر را شامل می گردد.
بررسی فوق نشان می دهد که میز کار 3/90 درصد از مدیران و روسا به هم ریخته و آشفته است.
14
33 درصد از وقت روسا صرف امور جاری می شود.
اوقات تلف شده در کار، 20% از وقت مدیر را شامل می شود.
12% از کار هفتگی صرف رفت و آمد می گردد.
زمان همیشه به عنوان یک منبع مهم قلمداد شده است.
اما ما عادت کرده ایم که اتلاف وقت را بیشتر به گردن دیگران بی اندازیم و خودمان را در آن مقصر ندانیم.
15
مدیریت صحیح زمان، عامل اساسی در موفقیت هر سازمان محسوب می شود.
چیزی که تاکنون توجه چندانی به آن مبذول نشده است.
مدیریت زمان و مدیریت کار، اساساً معطوف به انضباط فردی است.
عملکرد صحیح هر سیستم با عملکرد صحیح کاربران آن سنجیده می شود.
16
اهمیت مدیریت زمان
منظور از مدیریت زمان متوقف کردن زمان و تحت کنترل در آوردن آن نیست، بلکه مدیریت زمان به این معنی است که بیاموزیم تا بتوانیم از زمانی که هم اکنون در اختیار داریم به بهترین نحو ممکن استفاده کنیم و به اهدافی که در زندگی داریم، از جمله موفقیت تحصیلی دست یابیم.
مدیریت زمان یعنی: استفاده مطلوب از زمان برای اجرای برنامه ها و غعالیت ها، متناسب با اهدافی که داریم.
پیروزی = خواستن + استمرار + تلاش + توکل الهی
17
مدریت زمان یعنی چه؟
الف: هدف گذاری
ب: فهرست بندی اولویت ها
ج: رعایت اولویت ها
18
گام های لازم برای کسب مهارت مدیریت زمان:
هدف ها می توانند بلند مدت (مثل رسیدن به شغل پزشک متخصص جراحی چشم)، میان مدت (مثل قبولی در آزمون المپیاد شیمی) و کوتاه مدت (مثل موفقیت در امتحان پایان نیمسال) باشند . اهداف خود را بطور دقیق تعیین کنید و توجه داشته باشید که هدف هایتان واقعی و قابل دست یابی بوده و موضوع هدف ها مشخص باشند.
19
الف: هدف گذاری
تکلیف: سه هدف از هریک از انواع هدف های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت خود در زندگی را به ترتیب اولویت در نمون برگ زیر بنویسید و در پایان هر روز بررسی کنید که آیا فعالیت هایی که انجام داده اید در راستای اهدافتان بوده است یا نه؟
20
کارهایی که اضطراری و با اهمیت هستند: هم نیاز به اقدام فوری دارند و هم نتایج آنها حائز اهمیت است (مثل مشکلات شخصی و حرفه ای).
کارهایی که اضطراری و فوری نیستند، اما مهم هستند: به هدف های زندگی مربوط می شوند ولی مجبور به انجام فوری آنها نیستیم (مثل فراگرفتن رانندگی).
کارهایی که اضطراری و فوری هستند اما مهم نیستند: این کارها هیچ ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی گاهی اوقات مانعی بر سر راه اهداف ما می شوند (مثلا دوستی که ما را با یک پیامک به حضور فوری در پارک برای قدم زدن با وی دعوت می کند).
کارهایی که نه اضطراری هستند و نه مهم : کارهایی که انجام دادن یا ندادن آنها هیچ سود و زیانی به حال ما و اهداف ما ندارند و بیشتر باعث اتلاف وقت می شوند (مثل تماشای بیش از حد تلویزیون).
21
ب: تعیین فعالیت ها و اولویت بندی آن ها
جدول فعالیت ها
22
تکلیف: امور و فعالیت های خود را با توجه به درجه اضطرار و اهمیت شان در جدول زیر بنویسید.
در این مرحله باید چگونگی اختصاص وقت به اولویت های زندگی خود را مشخص کنیم. بدین منظور وظایف و فعالیت های هفتگی خود را با توجه به اولویت های چهارگانه در جدول اولویت بندی فعالیت های هفتگی جای دهید.
23
ج: رعایت اولویت ها
جدول اولویت بندی فعالیت های هفتگی
24
مکالمات تلفنی غیر ضروری و صحبت های غیر ضروری و بیش از حد با دوستان
استفاده بیش از حد از پیامک و اعتیاد به چت کردن با اینترنت
مهمانان ناخوانده و بدون برنامه قبلی
صرف وقت برای مطالعه مطالب کم اهمیت و روشها و عادات نادرست مطالعه
تماشای بیش از حد تلویزیون و پرسه زدن در پارک و خیابان
نداشتن برنامه ریزی صحیح و سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری و اجرای آن
دوباره کاری وتکرار غیرضروری کارها ویا عادت امروز وفردا کردن و اهمال کاری
برنامه نادرست استراحت و خواب
ناتوانی در” نه“ گفتن به درخواستهای نابجای دیگران و وقت گذرانی بیش از حد با آنها
سرگرمی های غیر ضروری و طولانی مدت
نداشتن تمرکز حواس و یا ترس از شکست و اشتغال فکری به آن
25
تلف کننده های زمان
تکلیف: فعالیت های یک روز خود را در جدول زیر نوشته و میزان اتلاف وقت از طریق هریک را از صفر (کمترین حالت) تا پنج (بیشترین حالت) مشخص کنید.
26
زنده کردن وقت های مرده: مثل حفظ لغات انگلیسی در زمان انتظار اتوبوس
انجام کارها بطور همزمان: مثل گوش کردن به نوار آموزش انگلیسی در حین رانندگی
تنظیم وقت خواب و بیداری: تعیین وقت مناسب خواب و تنظیم میزان خواب در حد متعادل
کنترل اوقات تفریح: محدود کردن و کنترل زمان تفریح و اضافه کردن آن به وقت اختصاص داده شده برای انجام فعالیتها
” نه“ گفتن به در خواست های نابجا و غیر ضروری دیگران.
به تعویق انداختن کارهای غیرضروری: حذف و به تاخیر انداختن کارهای غیر ضروری و کم اهمیت (مثل پاسخگویی به تمام پیامک های ارسالی به گوشی تلفن)
بالا بردن سرعت مطالعه و انجام تکالیف: استفاده از مهارت های تندخوانی و تند نویسی
27
راه های ایجاد وقت
همواره از شب قبل برای فعالیت های روز بعد برنامه ریزی کنید.
فهرست تکالیف خود را اولویت بندی کرده و برای انجام آنها مهلت تعیین کنید.
همیشه تکالیف دشوار را زودتر از بقیه و در بهترین شرایط جسمی و روحی انجام دهید.
دروس و کارهای مهم اما ناخوشایند را به تعویق نیندازید، چون ازاین طریق خوشایند نخواهند شد.
بین فعالیتها و تکالیف، زمان های کوتاه برای استراحت و تجدید قوا در نظر بگیرید.
مکالمات تلفنی و مطالبی را که قصد بیان آنها را دارید و یا اطلاعاتی را که قصد گرفتن از مخاطب دارید از قبل برنامه ریزی کنید تا بتوانید در حداقل زمان آن را انجام دهید.
همواره کارهای خود را با توجه به اهداف زندگی وبا انگیزه، پشتکار وجدیت بالا انجام دهید.
به خودتان و تصمیمی که گرفته ایدکاملا اطمینان داشته و در هر شرایطی به آن پایبند باشید.
بطور دقیق بررسی کنید که وقت خود را صرف چه کاری می کنید؟
28
نکات مفید برای موفقیت در مدیریت زمان
در زندگی خود فرد منظمی باشید تا وقت خود را مثلا برای یافتن وسایل شخصی تان صرف نکنید.
به فکر انجام کارهایی باشید که الان می توانید انجام دهید و فوراً به سراغ آنها بروید چون زمان به عقب برنمی گردد. و گاهی استرس و خستگی معلول افسوس خوردن از کارهایی که می توانستید ولی انجام نداده اید.
مراقب باشید دیگران هرگاه اراده کردند وقت شما را به خود اختصاص ندهند و در مواقع لزوم پاسخ جرات مندانه بدهید.
برای رسیدن به اهداف، خوشبینانه تلاش کنید و عندالزوم از افراد آگاه و مورد اطمینان راهنمایی و مشورت بخواهید.
حدالامکان نقش تلف کننده های زمان را به حداقل برسانید.
به قول ” ویلفردوپارتو“ اقتصاد دان ایتالیایی، 80 درصد نتیجه مورد نظر از 20 درصد تلاش ها حاصل می شود. پس انجام 20 درصد از مهمترین کارها را در اولویت قرار داده و به آنها متمرکز شوید تا بهترین نتیجه را بگیرید.
در حالت عادی کارهای خود را نسبت به کارهای دیگران در اولویت قرار دهید.
29
دفتر یا سررسیدی مناسب برای ثبت مهم ترین کارهای خود تهیه کنید و آن را بطور زیبا و دلنشین تزوین کنید و در هر صفحه فهرست مهم ترین کارهای خود را ثبت کنید.
روز خود را با مهم ترین کارهای ثبت شده در دفترتان شروع کنید.
همیشه از خود بپرسید: اکنون بهترین کاری که می توانم برای استفاده از زمانم انجام دهم چیست؟
یک روز را 365 بار تکرار نکنید و برای هر روزتان برنامه متنوع داشته باشید.
نکات مثبت و مفید خود را برجسته و ناکامی و شکست های خود را کوچک کنید و از شکست ها فقط بمنظور رفع نواقص کار خود استفاده کنید.
از به تعویق انداختن شروع کارهایی که برای انجام دادن در نظر گرفته اید بپرهیزید.
به هیچ وجه چند هندوانه را با یک دست برندارید و تا زمانی که کاری را تمام نکرده اید کار جدیدی را شروع نکنید.
در پایان هر روز فرصتی را برای ارزیابی عملکرد خود اختصاص دهید.
استعدادهای منحصر بفرد خود را تقویت کنید که این کار زمان انجام کارها را کاهش می دهد.
برنامه ریزی را مهم بشمارید و مهارت ها را تمرین کنید.
30
31
ارزشیابی مهارت های مدیریت زمان
مدل چرخ موفقیت در مدیریت زمان
نحوه استفاده از مدل چرخ موفقیت در مدیریت زمان
براساس وضعیت فعلی خود در هریک از مهارت های دهگانه در چرخ موفقیت، بطور واقع بینانه با گذاشتن χ به خود امتیاز دهید و نقاط به دست آمده را به هم وصل و نمودار موفقیت خود را رسم نمائید.
در مرحله بعدی، مهارت های با نمره پائین را بررسی کنید و سعی کنید آن مهارت ها را بهبود بخشید.
نقاط مورد انتظار موفقیت خود را با رنگ دیگری مشخص کرده و نمودار آن را رسم نمائید و برای مقایسه وضعیت فعلی با وضعیت مورد انتظار از جدول زیر استفاده کنید.
برای رسیدن به نمرات مورد انتظارتان در مهارت های دهگانه موفقیت سعی کنید.
32
یادسپاری موارد زیر مهم است.
در هر سال ما 8760 ساعت وقت در اختیار داریم
معمــــــــــولاً2920 ساعت را در خواب هستیم.
معمـــــــــولاً1928 ساعت را کار می کنیم.
1664 ساعت مربوط به تعطیلات آخر هفته است. (بدون احتساب ساعت هایی که در خوابیم)
320 ساعت تعطیلات (غیر از تعطیلات آخر هفته و مرخصی ماست)
723ساعت با اوقات تلف شده در خلال هفته های کاری داریم.
4820 ساعت را معمولاً در رفت و آمد هستیم.
33
با توجه به اینکه نمی توانیم وقت بیشتری ایجاد کنیم،
باید از اوقاتی که در اختیار داریم
بیشترین استفاده را ببریم.
34
همه ما چیزهایی داریم که باید آنها را متناسب با زندگیمان سازیم.
لازم است که به طور همزمان، به اهداف کاری و اهداف مطرح در زندیگمان جامه عمل بپوشانیم.
در عین حال می دانیم که وقت زیادی در اختیار نداریم.
یکی از دانشمندان مشهور علم مدیریت گفته است:
«اگر هر مسئله ای را دقیقاً مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم، سرانجام به انسان و رفتارهای او میرسیم.»
خردمندان دیگری گفته اند «عملکرد هر انسان تابع عوامل زیر است.»
توان ×تمایل=عملکرد
تمایل (نظام انگیزشی) هر فرد تحت تاثیر باورهای اوست.
و با ورهای هر انسانی برخاسته از فرهنگی است که در آن نشو و نمو یافته است.
35
روانشناسی وقت
در یک بررسی جدید مهمترین عوامل اتلاف کننده وقت به ترتیب اهمیت عبارتند از:
مکالمات تلفنی
مراجعه بدون وقت قبلی ارباب رجوع
مبادله ضعیف اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان
مسائل ناشی از رایانه ها (نقص های فنی)
تغییر در اولویت های کاری بوسیله همکاران
فقدان برنامه ریزی سازمان
ضعف های شنیداری دیگران
ساختار نامناسب سازمان
36
روانشناسی وقت
تغییر پست ها و مسئولیت های کلیدی
تنظیم و تصحیح مسائلی که در ابتدای امر به صورت صحیح نبوده اند.
تردید و دو دلی
نشست ها و ملاقات های سازمان نیافته
موجبات حواس پرتی در محل کار
بوروکراسی افراطی در رویه های اداری
بررسی بی مورد در کار خود و دیگران
37
روانشناسی وقت
کسب اطمینان از درک صحیح دیگران را نیز باید اتلاف وقت دانست.
ترجیح می دهید کدامیک از جملات زیر را روی سنگ قبرتان حک کنند.
او خیلی زیاد و سخت کار می کرد.
او بیشترین وقت خود را با فامیل و دوستانش می گذراند.
او همواره مورد تشویق و تحسین مدیرانش قرار می گرفت.
او مورد علاقه خواهرانش بود.
38
روانشناسی وقت
در مدیریت زمان نه تنها باید اولویت های کاری را در نظر بگیرید،
بلکه باید اولویتهای مربوط به زندگی را نیزمدنظر قرار دهید.
به یاد داشته باشید که زمان، هدیه ای ارزشمند است و اندازه محدودی دارد.
محاسبه کنید که چقدر زمان در اختیار دارید و چگونه می خواهید از آن استفاده کنید.
زمانی را که باید صرف امور خاص و فوری شود و زمانی را که باید به کار جدیدی اختصاص یابد از هم تفکیک نمایید.
با عادت هایی که باعث اتلاف وقت شما می شوند مبارزه کنید.
عادتهای کاری خود را تغییر دهید.
برای زندگی روزانه تان گزارش زمانی تهیه کنید.
39
نکات مهم
در هر ارتباطی سه گام اصلی وجود دارد:
گام اول: صبرکنید: موقعیت خود را تشخیص دهید،
خود را ارزیابی کنید.
گام دوم: نگاه کنید: به اشخاص دیگر و به آنچه که آنها از
طریق ایما و اشاره به شما می گویند، توجه کنید.
گام سوم: گوش فرا دهید: بدون تعصب و غرض ورزی به
آنچه که آنها سعی دارند به شما بگویند، گوش سپارید.
40
چگونه رفتار کنیم
خیلی مهم است که همدلی و همفکری خود را به مردم نشان دهید.
با مطالعه مدیریت زمان در جنبه های مختلـف زندگـی در می یابید که چه میزان از وقت شما هرروزه به هدر می رود سپس با راه های صرفه جویی در زمان حجم زیادی از اوقات خود را به ساعات مفید و کاری تبدیل می کنید .
41
اهمیت مدیریت زمان
امروزه برای استفاده بهینه از عمر
خود و پیشبرد کارها بطور دلـخواه چـاره ای جز
به کار بردن تکنیک های مدیریت بر خویشتن و مدیـریت زمان نیست .
حقیقت آن است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را. چرا که زمان اساساً اداره شدنی نیست و خواه نا خواه زمان می گذرد و این ما هستیم که بایستی از آن به خوبی استفاده کنیم.
مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالـب اسـت بدانید مهارتهایی که ما برای اداره کـردن دیـگران نـیازمندیم همان مهارتهایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم مانـند : توانایی و مهارت در برنامه ریزی ،تفویض اختیار ،سازماندهی ، رهبری و کنتـرل .
42
اهمّیت مدیریت زمان
شناخت صحیح و به موقع عواملی که وقت ما را هدر می دهند خیلی مهم است زیرا بدین ترتیب راه درمان بیماری اتلاف وقت راکوتاه خواهیم کرد
نسبت به روزهای بدون بهره وری (بی حاصل) خود بی تفاوت نباشیم .
43
اهمّیت مدیریت زمان
غافل مشو ز عمر که این کشتی روان استاده می نماید و چون باد می رود
44
الهام 1 درصد
تلاش و عرق ریختن 99 درصد
توماس ادیسون
توسعه و تقویت توان مدیریت زمان شامل سه مرحله می باشد:
حساس شدن ذهنی نسبت به یک سرمایه عادی شده ای به نام زمان
شناسایی آفات، راهزنان، دام های زمان و دلایل اتلاف زمان.
جستجوی راه حل هایی برای جلوگیری از اتلاف زمان و بکارگیری تدریجی آنان
45
مراحل بهبود مدیریت زمان
جوامع از دیدگاه ارزشی که برای زمان قائل می شوند بـا هـم متفاوت اند.
برای مثال در جوامع غربی ،زمان به عنوان یکی از منابـع نایاب تلفی می شود، آنان بر این باورند که «وقت طلاست»
آمریکاییها به زمان حال و آینده نزدیک توجه زیادی میکنند.
به همین علت نتیجه فعالیت ها و عملکردهای سازمـان هـا را در دوره های کوتاه مدت و میان مدت می سنجند و آنها را ارزیابی می کند.
46
فرهنگ و زمان
در ژاپن ارزیابی ها در دوره های بلند مدت تر صورت می گیـرد.
سایر جوامع دیدگاههای دیگری نسبـت به زمان دارند. آنهـا بـه گذشته توجه می کنند.
47
فرهنگ و زمان
برای مثال ایتالیا یی ها سنت پرست هستند و همواره می کوشند تا سنت ها و رویدادهای تاریخی خود را زنـده نگه دارند .
آگاهی از دیدگاه جامعه نسبت به زمان ، انسان را قادر می سازد تا بتواند در آن جامعه به اهمیت مرزهای زمانی پی ببرد و آنها را تعیین کند .
یعنی آنکه آیا درآن محیط برنامه ریزیها بلند مدت است؟
عملکرد فرد بعد از چه مدت زمانی ارزیابی می شود .
اینکه تاخیر چه مفهومی دارد ؟
بـرای مثال، در آن صورت می توانید دریابید که چرا یک آمریکایی نسبت به رعایت زمان تعیین شده آنقدر وسواس به خرج می دهد .
48
فرهنگ و زمان
کمبود اعتماد به نفس
بی حوصلگی یا تعجیل
ضعف در مهارت گوش دادن
کمبود انگیزه
ملاقات کنندگان بـدون وقـت قبـلـی
کمبود کارمند یا داشتـن کـارمند اضافه
ملاقات های بسیار زیاد با نتایج بسیار کم
کمبود اطلاعات واقعی
بـی تـصـمـیـمـی
کمبود اولویت هـا و برنامه ریزی
اطلاعات غلط ،ناقص یا دیر هنگام
49
عوامل اتلاف وقت
نامنظم بودن فردی یا داشتن میز نامرتب
سعی در انجام یک باره کارهای بسیار یا احتساب وقت کم برای انجام امور
کمبود کارمندان مناسب یا آموزش دیده
کمبود امکانات و تسهیلات در محل کار
عدم تعلق به کار در کارمندان
تغییر مداوم مدیریت امور اولویت دار به امور فوری و بحرانی
مشخص نبودن حوزه اختیارات مسئولیت های یک فرد
تلفن های بسیار زیاد که موجب توقف در کار می شوند .
50
عوامل اتلاف وقت
منتظر شدن برای ملاقات افراد یا منتظر شدن به هنگام سفر
ارائـه گـزارش های دو گانه یا داشتن بیش از یک مافوق
در دست داشـتـن کارهای ناتمام زیاد
عدم واگذاری یا واگذاری نامناسب امور
کاغـذ بـازی و بــوروکــراســی
وجود عوامل منحرف کننده ذهن
بیش از حد اجتمـاعـی بـودن
بی نظمی شخص
51
عوامل اتلاف وقت
سعی کنید تا وظایف ناخوشایندتان را اول برنامه ریزی کنیدو آنها را کنار نگذارید.
جلسات بسیار (درون سازمانی و برون سازمانی)
قبول و یا تحمیل بیش از حـد مـسئولیت و کار
آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمرکز فردی
نداشتن کارکنان و همکاران شـایسته و کارآمد
مسـافـرت هـا و ماموریت های متعدد اداری
امور شخصی و گـرفتـاری هـای خانـوادگی
عدم برنامه ریزی های مناسب
کار امروز را به فردا افکندن
عـدم تـفـویـض اخـتـیار
تماس ها و مکالمات زیاد تلفنی
مهمترین عامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران «عدم تفویض اختیار» می باشد.
52
شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت
آزادانه و راحت از
دیگران بپرسید چگونه
وقت خود را کنترل
می نمایند.
کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیشتر به آنها معقولانه نیست.
کارکنان توان انجام دادن برخی کارها راندارند،لذا نمیتوان اختیاری به آنها تفویض کرد.
کارکنان نمی خواهند به آنها تفویض اختیار شود.
فرد مناسبی نیست که کارها راواختیارات به اوواگذارشود .
قدرت و جسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد.
مدیران ترجیح میدهند برای حفظ شان و شخصیت خود از تفویض اختیارپرهیز کنند
ممکن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود .
ببینید واقعاً کدام مورد یا موارد از 7 گزینه بالا شامل حال شما می شود.بعد کمی تامل کنید که چرا در چنین وضعیتی به سر می برید؟
53
عوامل عدم تفویض اختیار
54
واگذار کردن امور بی فایده است مگر آنکه برای کارمندان خود ابزار و دستیاران خوب مهیا کنید.
برای آنکه بر زمان اختیار و احاطه داشته و بتوانیم آن را هدایت کنیم باید هدف گذاری مناسبی داشته باشیم .یعنی اینکه برای هرروز کاری خود اهدافی را ترسیم نماییم.
هدف باید روشن ،قابل اندازه گیری ، واقع بینانه ، قابل دسترسـی و محدوده زمانی معینی داشته باشد.
55
یک راهنمای کلیدی
برای هدف گذاری موارد زیر را در نظر بگیریم :
نتیجه گیری:
ببینید از زمان چه می خواهید.(چه انتظاری دارید)؟
عواملی که وقت شما را هدر می دهند شناسایی و دسته بنـدی کنیـد سپس چاره ای برای بر طرف کردن آنها بیابید .
فعالیت های روزانه خود را اولویت بندی کنید.
شفاف و قاطع باشید و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبیر رفتار کنید.
56
یک راهنمای کلیدی
همین امروز شروع کنید .
ندایی برای بیـدار شـدن .
به موقع سرکار حاضر شوید.
واقع بین باشیـد و اهدافـی معقول برای خود تعیین کنید.
از انواع فهرست ها دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها استفاده کنید .
برای کارهای خود یک چار چوب زمانی در نظر بگیرید.
در برابـر وقفـه هـای کاری مقـاومت کنید.
دقایق و ساعاتی را که می گذرند دنبال کنید .
جدول زمـانـی روز بعـد را طراحی کنید .
به اتمام رساندن روز اول را جشن بگیریـد .
وقتی می خواهید عادت جدیدی را در خود ایجاد کنید خیلی سخت نگیرید.
57
برنامه ریزی یک روز کاری
ساعات اولیه بعد از ظهر بهترین وقت برای انجام کارهای
کوچک است که بیش از چند دقیقه وقت نمی گیرد.
امروز تنها زمانی است که می توان در آن کاری انجام داد و یا نداد دیروز گذشته و برای فردا نیز هیچ تضمینی وجود ندارد .
همین حالا شروع کن ! امروز اولین روز آینـده توسـت.
از ایده آل گرایی محض بپرهیزید در اکثر اوقات انجام یک کار خوب ولی به موقع از انجام یک کار عـالـی ولـی دیرهنگام مهم تر است.
کارهای کم اهمیت را شناسایی و از انجـام آنـهـا صرف نظر کنید .
مطالعه بر روی تمرکز افراد نشان می دهد که تمرکز در دوره های 90 دقیقه ای به حد اکثر خـود رسیـده دوباره افت می کند از ایـن رو پس از هر یک ساعت و نیم حداقل 10 دقیقه استراحت داشته بـاشید تا ظرفیت ذهنی شما به جای اول باز گردد.
58
نکته هایی از مدیریت زمان
به پرکردن و تکمیل فهرستها به عنوان روشی برای توسعه ظرفیت حافظه ی خود بنگرید.
59
به اجرا درآوردن برنامه های روزانه با استفاده از انواع فهرست ها ،دفترچه های قرار ملاقات و سررسیدها
کارهایی که حتماَ باید انجام دهم. کارهایی که لازم است انجام دهم.
قرار ملاقات ها و اجتماعاتی که حتماَ قرار ملاقات ها و اجتماعاتی که در
باید در آنها شرکت کنم. آنها شرکت کنم.
کارهایی که بهتر است انجام دهم و قرار
ملاقات ها و اجتماعات آینده.
برنامه ی روزانه
یکی ازدلایل اصلی عدم موفقیت شما در پیشبرد برنامه هایتان تمایل به پاسخگویی سریع به مسائل زیر است .
مکالمات تلفنی :تا آنجا که ممکن است مکالمات تلفنی خود رابه زمان پـس از ناهار و پایان روز کاری موکول کنید
با کمک یک سیستم پست صوتی و یا دستگـاه منشـی تلفنـی بسیاری از مکالمات غیر ضروری و وقت گیر را از برنامه کاری خود حذف کنید .
سعی کنید تمام مکالمات را در یک زمان انجام دهید .
60
در مقابل پاسخ گویی به اموری که کارتان را مختل می کنند مقاومت کنید .
پیغام های فکس ،پسـت الـکترونیکی و نامه های روزانه
پیغام های فکس و پست الکترونیک را جمع کرده و در یک زمان به سراغشان بروید .
وقتی نامه ای به دست شما رسید یک مرور سریع و کوتاه برآن داشته باشید و با استـفـاده از یک ماژیک فسفری مهمترین نکات نامه را علامت بزنید.
نامه ها را به 5 دسته تـقسیم کنید نامه هایی که باید سریعاَ به آنها پاسخ داد،نامه هایی که بعداَ باید کنترل شود، دقیقاَ خوانده شود ،بایگانی شود ،دور ریخته شوند.
61
در مقابل پاسخ گویی به اموری که کارتان را مختل می کنند مقاومت کنید .
سوالهای کارکنان و ملاقات های سرزده
وقتی مسئولیت کاری را به شخصی می سپارید توضیحات کاملی در مورد نحوه انجام کار به او بدهید.
به اطرافیان بیاموزید که چگونه سوالات خود را تا آنجا که ممکن است نگه دارند و همگی را با هم از شما بپرسند.
وقتی شخصی با کاری نه چندان ضروری به سـراغ شمـا می آید خیلی محترمانه به او بگویید «متاسفم اکنون زمان مناسبی برای صحبت نیست ».
62
در مقابل پاسخ گویی به اموری که کارتان را مختل می کنند مقاومت کنید .
Is This
IMPORTANT?
63
پرسشنامه زیر را پر کنید
می خواهم تا چهارشنبه چه کاری را انجام داده باشم؟………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………….
برای انجام این کار ،چه گام هایی باید بردارم؟…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
برای برآورده کردن انتهای هفته، هر روز چه تکالیفی را باید به نوبت انجام دهم؟……………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
هر کدام از این تکالیف روزانه، تقریباَ چقدر زمان می برد؟. …………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………………..
کاری که می خواهم در این هفته انجام دهم، چقدر از خواسته هایم در زندگـی و کـار را تکمیـل می کند؟………………………………………………………………………………………………………………… .کدام مورد نقشی در خواسته هایم از کار و زندگی ندارد و می توانند حذف گردند؟ ………………………………. … …………………………………………………………………………………………………………. …………
پرسشنامه ی زیر را پر کنید
1. مقاصد بزرگ تر هفته را به گام های کوچک تر از شنبه تا چهارشنبه بشکنید .
2. برنامه را به گونه ای زمانبندی کنید که اساسی ترین کارها را در بهترین اوقات روز انجـام دهید.
3. از زمان بندی فشرده بپرهیزید. برای اینکه هفته ای کم تنش داشته باشید، اوقاتی را به عنوان زنگ تفریح، تنفس، تغییر حال و هوا ، فوریت ها و اضافه کاری (در صورت نیاز) کنار بگذراید.
4. در طول روز زمان بندی خود را مرور کنید.
64
برنامه زمان بندی هفتگی
5. در طول هفته ،هر هدفی را که کامل می کنید،خط بزنید. احساس خوبی که از این کار به دست خواهید آورد ، به شما روحیه می دهد تا به جلو حرکت کنید.
6. پیش از ترک کار، زمان بندی روز آینده را کنترل نمایید و در صورت لزوم ،تکالیفی را که هنوز انجام نشده اند بـه فردا منتقل کنید.
7. این حقیقت را بپذیرید که همیشه نمی توان انتظار داشت که تمامی تکالیف برنامه ی هفتگی ،در پایان هفته خـط خورده و انجام شده باشد.
65
برنامه زمان بندی هفتگی
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
1-از همین حالا مشغول بکار شوید و منتظر وقت مناسب برای شروع یک کار نباشید .
هنگامی که انتـظار زمان درست را میکشید ، تنها زمان کمی در اختیارتان باقی می ماند و در نتیجه بایـد با اضـطـراب و دلواپسی،کار را بسیار پایین تر از توانایی حقیقی خود تحویل دهید.
2-برای خود یک منبع اطلاعاتی قابل اعتمـاد معیـن کنیـد تا هرگـاه نمی دانستید که کار را شروع کنید ،از آن کمک بگیرید.
66
3-همواره به طور منظم کاری را انجام دهیـد که شما را به سمت یـک مقصد بلند مدت هدایت کند.
4-خود را مجبور کنید تا هر بار یک ساعت (پیش از کار یا پس از کار در اداره و صبح زود یا سر شب در منزل) به این هدف وقت اختصـاص دهید.
5-کارهای روزمره ای را که مرتب انجام می دهید به شکل عادت درآورید،چرا که کارها از روی عادت سریع تر انجام می شود.
67
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
6- تعیین کنید که چه کارهایی را میتوانید به سرعت انجـام دهید و انجام کدام کارها نیاز به آرامش دارد.
7- برنامه ریزی بلند مدت خود را به صورت ماهیانه و فصلی بازبینی نمایید .
8- پیشرفت خود را در فواصل میان کارها یک بررسی اجمالی
کنید تا در یابید که در چه مقطعی قرار دارید.
9- در صورت لزوم برنامه هایتان را اصلاح کنید.
68
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
10-برای بررسی و اصلاح برنامه ها،هم از روش های پیگیری کارها و هم از بازخورد کارها استفاده نمایید.
11-انعطاف پذیر باشید.
12-پیشرفـت خـود را مستند کنید . ایـن کـار به شما نیرو می دهد تا به حرکت ادامه دهید.
13-سخت ترین تکالیف خود را به ابتدای هفته اختصـاص دهید.
69
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
70
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایـدها ، لازم ها و خواسته موثر هستند
14- سعی نکنید حجم زیادی از کارهـا را به یکباره انجـام دهید
تا پروژه های دیگر به نظرتان غیر ممکن نرسند.
15- تا آنجایی که می توانید از پریدن از یک
پروژه به پروژه ی دیگر اجتناب ورزید.
16-هنگامی که مجبورهستید بخش عمده وقتتان رابر بایـدها صرف کنید و وقتی برای لازم ها ندارید،یک زنگ تفریـح به خود بدهید همچنین دراین شرایـط به خاطرانجام نـدادن لازم ها احساس گناه نکنید زیرا احساس تقصیر، تنهاانرژی و وقت بیشتری ازشما میگیرد.
17-همواره ارزش دهی را در صدر قرار دهیـد . اگر به طـور پیوسته کارها را ارزش دهی نکنید، در شرایط آشفته ای-که سعی می کنید همه کاره باشید-قرار می گیرد.
71
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایدها،لازم ها و خواسته موثر هستند
18-با گذاشتن یادداشت در تقویمتان در مورد پروژه هـایی که می خواهید در چند هفته یا چند ماه اینده انجام دهید. زمان شروع آنها را به خود یادآوری کنید.
19- بدانیدکه چقدرکاربرای یک روزکافی است.بدن (با درد گرفتن )و ذهن (با کندشدن) در این مورد به شما هشـدار میدهند.
20. همیشه از خود بپرسید «بهترین استفاده ای که هم اکنون می توانم از وقتم ببرم چیست؟ »
72
20 عامل که در دیدگاه کلی شما نسبت به بایدها،لازم ها و خواسته موثر هستند
وقت گذرانی و کمال طلبی
شکستن این موانع به شما کمک می کند تا ازبحران از دست دادن زمان اجتناب کنید و هنگامی که یک سررسید از دست رفت، باز با گردش زمان همراه شوید.
وقت گذرانی
وقت گذرانی دزد زمان است مهارش کنید
چارلز دیکنز
73
دو مانع اصلی که از برآورده کردن سررسیدها جلوگیری می کنند
وقت گذرانی را متوقف کنید. در این صورت بسیاری از بحران ها از بین خواهند رفت.
دکتر لاری بیکر
ساعت زیستی درونتـان را بشناسیـد و با دوره هـای بیشینه انرژی خود آشنا شوید.
سطح انرژی انگیزشی طبیعی خود را در اوقـات مختـلـف بسنجید.
تعیین کنید که در هر سطح، انرژی شما به کدام جهت حرکت
می کندوزمان بندی خود راطوری تنظیم کنید که سخت ترین و مهم تریـن تکالیـف را در بهترین ساعـت ها هنگامـی که کارتان بیشترین اثر بخـشـی را دارد بـه انجام رسانیـد.
74
حرکتتان را تنظیم کنید و از مزایای اوقات پرانرژی خود استفاده نمایید.
حرکتتان را تنظیم کنید و از مزایای اوقات پرانرژی خود استفاده نمایید.
کارهای سبکتر را برای دوره هایی که انرژی کمی دارید، کنار بگذارید.
بدانید که وقت مناسب برای سریـع تـر کارکردن و زمان درست برای آرام تر عمل کردن ،کدام است.
75
بر زمان های سریع کارکردن خود کنتـرل داشتـه باشید و نگذاریـد که ایـن امـر به شیوه ی زندگیتان بدل گـردد و شما را قربانی آنچـه «بیماری عجله» نامیـده مـی شود سـازد .
شمـا نمی توانید همیشه با سـرعتی آشفته و رو به ازدیاد کارکنید.
یک تایمر دقیقه شمار را بـا مقدار زمانی که یک کار باید به طول انجامد تنظیم کنید و کار را طوری انجام دهید که مطابق با زمان تایمر به پایان برسد.
76
حرکتتان را تنظیم کنید و از مزایای اوقات پرانرژی خود استفاده نمایید.
پیش از وقوع نیاز ، آنچه را از رییس و همکارانتان می خواهیـد ، بررسـی کنید.
به عقاید درست دیگر افراد گوش دهید و عمل کنید و آنان را به عنوان پشتیبان برنامه هایتان در نظر بگیرید.
77
وقتی شما نیازمند دریافت ورودی از دیگران هستید
* برنامه ها و چارچوب های زمانی خود را هماهنگ و تنظیم کنیـد تـا در صـورت لـزوم با زمانبندی دیگران همخوانی پیدا کند.
* در تمام کارها و فوریت های مربوط به پروژه هـای گروهـی ، با افراد گروه گفتگو نمایید.
هشدار
78
هیچ مرد یا زنی نمی تواند به تنهایی زمان
را مدیریت کند.
در ابتدای هر صبح درباره کاری که از دیگران انتظار دارید برایتان
انجام دهند ، با آنان گفتگو کنید.
از فرض کردن پرهیز نمایید، چرا که دیگران نمی توانند ذهن شما را
بخوانند.
به افراد پیشنهاد کنید تا درکشان را از دستوراتی که به آنان داده اید
، تکرار کنند، تا جلوی اتلاف وقت های بعدی گرفته شود.
با استفاده از مهارت های مدیریت زمان، سررسیدی که برای سهم خود
از پـروژه تعیین کرده اید، برآورده نمایید تا مانع پیشرفت دیگران
نباشید.
79
وقتی دیگران نیازمند دریافت ورودی از شما هستند
به فضای محل کارتان خوب نگـاه کنیـد.
مـوارد غیـر سودمنـد را حـذف کنیـد.
این کار را بـا مـیـزتـان آغـاز کـنید.
کـشــوی مـیـزتـان را تـمـیز کنید.
جای مناسبی بـرای تجـهـیـزات و ملزومـات بیابید.
محل کار خود را بـه محیطی دنج و راحت تبدیل کنید.
80
انجام کار بیشتر در زمان کمتر
مراقب باشید حساب کارهای دفتری از دستتان در نرود.
نامه های خود را دستـه بـنـدی کنید.
پرونده های خود را سازماندهی کنیـد.
از دفترچه تلفن خود خردمندانه بهره گیرید.
حسـاب دارایـی هـایتان را داشته باشیـد.
تندخوانی را بیـامـوزیـد.
81
انجام کار بیشتر در زمان کمتر
نامه های دریافتی:
در صورت امکان،یک دستیاراستخدام کنیدتا نامه ها راقبل از این که به دست شمابرسند،یک بار بازرسی نماید.
پرونده های نامه را تشکیل داده، نامه هایـی را که دریافت می کنید به 5 دسته که،تقسیم بندی نمایید.
1- پاسـخ سـریـع
2-بعداَ مطالعه شود
3-با دقـت بیشتری مطالعه شود
4-بـایـگانی شود
5- دور انداخته شود
82
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
شخصی که با ذکاوت و هوشیاری کار می کند بیشتر از کسی که سخت تر کار می کند به اهدافش نائل می گردد.
سعی کنید نخستین باری کـه نامه ای را می خوانید همان جا دربـاره اش تصمیم بگیرید .
سپس هر نامه را در پوشه های مورد نظر که در کنار میزتان قرار دارند، بگذارید.
روی هر پوشه یک برچسب رنگی بزنید: قرمز برای پـاسخ سریع،آبی برای بعداَ مطالعه شود ، سبز بـرای بـا دقـت بیشتری مطالعه شود، و نارنجی برای بایگانی .
نگران نامه های دسته ی آخر نباشید. آنهـا را یکراست روانه سطل زباله کنید.
83
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
در گفتار و نوشتار خود از استفاده زیاد از کلمات غیر متداول و واژه های فنّی بپرهیزید.
برای جلوگیری از تلنبارشدن نامه ها در پوشه ی پاسخ سریع ، پاسخ هر نامه را روی همان نامه اصلی نوشته و برای فرستنده بفرستید .
84
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
همچنین می توانید پاسخ را روی کاغذهایی کـه از
قبـل به همین منظور تهیه کرده اید، بنویسید.
اگر هنگام مطالعه ی یک نامه ی دریافتی ،ایده ای به ذهنتان رسید،آن را درگوشه نامه یادداشت کرده،سپس نامه را روانه پوشـه مربـوط نمایید.
به این ترتیب هنگام مطالعه ی دوباره نامه و پاسخگویی بـه آن ،وقت کمتری از شما گرفته شده ، نکات لازم را فراموش نخواهید کرد.
85
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
بسیاری ازنامه هـا و پاسخ های شما ،دارای شکل و قالب ثابتـی هستنـد.
قسمـت های مشترک این متن ها را نوشته ، به تعداد مورد نیاز تکثـیر کنید تا دیگر وقت خود را به خاطر نوشتن مطالب و قسمت های تکـراری هدر ندهید.
86
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
وقت خود را صرف برنامه ریزی کنید.
نامه های فرستادنی:
یادداشت ها ، نامه ها و گزارش ها را کـوتاه بـرای دیگران بنویسید .
پیام ها و گزارش های کوتاه علاوه بر این که وقت کمتری از شمـا مـی گیرند ، احتمال خوانده شدن بیشتری هم دارند.
یک دستیار به کار گمارده ، بـه او اختیار دهـید که پاسخ نامه هـا را نوشتـه و تا آنجـا که ممکن است مکاتبات را انجام دهد.
87
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
80% نتایج از 20% فعالیتها
حاصل می گردد.
در مورد نامه ها وگزارش هایـی که حتمـاَ بایـد خودتان درموردشان اقدام کنید ، مطالبتان را روی ضبط صوت یا دستگاه گفته نگارکه گفته های شمـا را مینویسد،ضبـط کرده، برای دستیارتان بفرستیـد.
تمام نامه های خود را در یک زمان نوشته، یکجا از شر همه شان خلاص شوید.
88
یک برنامه گام به گام برای کارهای نوشتنی
نکته های ظریف
بجای اینکه دائماَ دور و بر نامه هایتان بچرخید ،هر چه سریع تر تکلیف آنها را معین کنید نگذارید این کار برایتان یک عادت وقت گیر شود.
مطالعه برای به دست آوردن اطلاعات ، بخـش بزرگـی از کارهای ما را تشکیل می دهد. به همین دلیل سعی کرده ایم فهرست کاملی از توصیه ها مفید در این زمینه را ارائه کنیم:
خواندنی های خود را محدود کنید. شما نمـی توانیـد در عصر انفجار اطلاعات همه چیز را خوانـده ، در آنها کاملاَ مسلط شوید.
تنها روزنامه ها،مجله ها، کتاب هـا و انتشـارات شغلـی و تجاری را بخوانید که بیشتریـن تاثیـر را بـر روی کارتان گذارده، ارزش صرف زمان را داشته باشند.
89
برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
اگر مجله از آن شما نیست ،از صفحه های مورد نظر کپی بگیرید.
مطالب برگزیده را همیشه همراه خـود داشتـه باشیـد تا بتوانید آنها را در زمان های انتظار ،هنگام رفت و آمد به محل کار یا در صف های طولانی مطالعه کنید.
90
برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
*نگاهی گذرا به فهرست عناوین هر مجله بیندازید و ببینیـد کدام یک از مطالب آن به دردتان می خورد .
*سپـس آن مطلب را بریده و جدا کنید تا به ایـن ترتیـب در زمان و فضای خود صرفه جویی کرده باشـید.
جعبه یا سبدی را برای گردآوری مطالبـی که از اهمیـت کمتری برخوردارند، ولی تمایل به مطـالعه آنـها دارید ، در نظر بگیرید. این سبد را در جلوی چشم خود قرار دهید تا در صورت یافتن زمان خالی به سراغ آن بروید.
مجلات و سایر انتشارات را بین همکاران خود پخش کنید و از آنها بخواهید که همین کار را برای مجلات خود انجام دهند. سپس یافته های خود را به یکدیگر انتقال دهید.
91
برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
زمانی که آماده مطالعه هستید ولی فرصت کمی در اختیار دارید ، مـی توانید تکنیک های تندخوانی را بکار ببرید .
یعنی فقط عنوان ها ،پاراگراف هـای اول ،جمله های اول پـاراگرافها و جمـله هـای پایانـی را بخوانید .
شما با این کار به اطلاعات کلیدی دسـت می یابید.
92
برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
در همان نخستین باری که مطلبی را می خوانید، با ماژیک فسفری یا مداد ، نکـات مهم را مشخص کنید.
اگر وقت مطالعه مجله ای راندارید ،اشتراک آن را قطع کنید.
اگر مطالب برگزیده تلنبار شده ای دارید که شـش ماه است به سراغ شان نرفته اید ، آنها را دور بریزید.
در یک دوره آموزشی تندخوانی شرکت کنید.
هر روز مطالعه داشته باشید.
93
برنامه ریزی گام به گام برای مطالعه
بگذارید ساعت شما 5 دقیقه
جلو باشد.
مهارت های تصمیم گیری خود را تقویت کنید.
راهنمایی هایی برای صرفه جویی در زمان تصمیم گیری تدوین نمایید.
کارها را واگذار کنید.
به در خواست های غیر ضروری
نه بگویید.
94
تصمیم بگیرید کارها را واگذار کنید و «نه» بگویید.
برای تصمیم گیری ها سررسید تعیین نمایید.
بدون این که خودتان را عذاب دهید درباره گزینه هـای بی ارزش به سرعت تصمیم گیری نمایید.
با گرفتن تصمیم های کوچک در باره برخی جنبه هـای یک پروژه یا مسالـه از گرفتن تصمیم های بزرگ طفره نروید.
هنگامی که به این نتیجه رسیدید که تصمیمتان بهترین تصمیم است با اعتماد به قضاوتتان پیش بروید
به خاطر داشته باشید که هیچ تصمیمی کامل نیست، حتی اگر بهترین تصمیم را گرفته باشید ولی دست کم شمابا اراده بوده برای پیش بردن گام برداشته اید.
95
5 نکته مهم برای جلوگیری از هدر رفتن زمان
دردسرهایی که در محل کار ایجاد می شوند.
دردسرهایی که در خانه ایجاد می شوند.
دردسرهایی که تجهیزات ایجاد می کنند.
دردسرهایی که نتیجه ی وقفه های بی دلیل هستند.
دردسرهایی که نتیجه ی جلسه های زیاد و طولانی مدت هستند.
96
هنگامی که یک اتفاق غیر منتظره برنامه زمانی خوب شما را به هم می ریزد
جلسه را در اتاق کنفرانس یا جایی غیر از اتاق تـان برگـزار
کنید.
وقتی جلسه در اتاق شما تشکیل نمی شوند، میتوانید به محض پایان یافتن جلسه محل را ترک کنید .
ولی وقتی جلسه در اتاق شما باشد بسیاری از افراد بعد از جلسه می مانند تا در رابطه با موضوع ،بیشتر با شما گفتگو کنند.
97
یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
حداقل 3 روز زودتر از تشکیل یک جلسه دستور جلسه را
مشخص کنید و به همکاران خود اعلام نمایید.
هدف از تـشکیل جلـسه را حـتماَ قبل از تشکیـل آن بـه شرکت کنندگان اطـلاع دهید.
جلسه را سر وقت آغاز کنید.
ارزش هر یک از بخش های صورت جلسه را ارزیابی کنید .
بسته به اهمیت هر قسمت یک چارچوب زمانـی برای آن تعیین کنید.
98
یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
صبر کردن برای کسانی که دیر
به جلسه می آیند به معنای
تنبیه کردن کسانی است
که به موقع به جلسه آمده اند.
به نکات مهم بپردازید(تعداد آنها نباید بیش از سه یا چهار باشد) و حاشیه نروید.
از بگو مگو کردن درباره موضوعی که پیـش کشیـده می شود و هیچ کس ازآن اطلاع کافی ندارد،بپرهیزد در عوض عده ای را مامور کنید تا دربـاره موضـوع تحقیق کنند.
99
یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
بحث را به مشاجره
تبدیل نکنید
به شرکت کنندگان گوش زد کنید که زمان کمی برای پرداختن به همه موضوع های صورت جلسه دارید.
زنگ ساعت مچی خود را روی ساعتی که جلسه بایـد پایان پذیرد تنظیم کرده از آن بـه عنوان هشـداری برای شرکت کنندگان در جلسه استفاده کنید.
100
یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
مدیریت زمان بیشتر یک
حس مشترک است
تا یک سری تئوری
به گونه ای برنامه ریزی کنید که دقیقاَ سر سـاعتی که واقعاَ جلسه آغاز می شود ، در محل حاضر باشید و نه حتی یک دقیقه زودتر.
به این ترتیب دیگر وقتتان برای انتظارآغاز جلـسه ومقدمات وقتگیر تلف نمیشود.
تازمانی که حضورتان ضروری است درجلسه بمانید.
101
یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
برای زمانی که طبق صورت جلسه بایـد جلسه پـایـان پـذیرد ، یک قرار ملاقات ترتیـب داده یا از شخصی بخواهید که در آن ساعت به خصـوص با شما تماس گیرد تـا به این ترتیب دلیل خوبی برای تـرک جلسه داشته باشید
102
یازده راه حل برای کوتاه کردن جلسات طولانی
لیستی از عـوامـل اتلاف وقت توسط آلـن لاکین «Alen Lakein» و زیـمـر «Zimmer » بر اساس مطالعه در 14 کشورنتیجه گردیده است که امیدوارم توصیه های نامبردگان به عنوان راهنمای عمل شما قرار گیرد.
توصیه های زیر عوامل صرفه جویی کننده زمان بر اساس مطالعات فوق و تجارب نویسنده می باشد.
103
علت های اتلاف وقت
104
علت های اتلاف وقت
مطالب مهم خود را تشخیص داده و اگرچه قصد انجام آنـها را نـداشتـه باشید .
مـع الوصف اصرار و پا فشاری به انجام مهمترین این مطالب بنمـایید .
یک سیستم دستی یـادآوری مانند یک کتابچه یادداشت ،
یا یک تابلوی دیواری و یـا یک تقویم را بکار گیرید.
زمانی برای استراحت و تمرکز خود در نظر بگیرید.
تلفن های کسانی که با شما تماس گرفته اند و باید پاسخ های آنها را بدهید و یا کسانی که مکاتباتی با شما داشته انـد که بایستی پاسخ آنها داده شوند پاسخ آنها را بنویسید.
کارتان را سعی کنید در محیط کار انجام دهید و کار را بـا خود به خانه نبریـد .
105
علت های اتلاف وقت
چرا که در این صورت با مسائل مهم خانوادگی و زمانی که برای کارهای شخصی درنظـرگرفته ایـم تداخـل ایجـاد می نمایید.
تا آنجا که ممکن است 2 کار را با هم انجام دهید در واقع با یک تیر 2 نشان بزنید .
هر وقت یکی از کارهای مهم را انجام می دهید خود را تشویـق کنید.
106
علت های اتلاف وقت
برای شرایط پیش بینی نشده زمانی را درنظر بگیرید در واقـع شرایط غیر قابل انتظار را داشته باشید.
از موقعیت ها و یا افراد هرز دهنده وقت بپرهیزید اگر ناچاراً باید زمانی را با افرادی ملاقات کنیـد سریعاً به موضوعـات اصلـی بپردازید و از حاشیه پردازی جلوگیری کنید.
غذای سبکی داشته باشید، غذای زیاد فرد را لخت می کند.
روی پروژه ای که کار می کنید. روی نکات مهم متمرکز شوید .
107
علت های اتلاف وقت
هر نامه را به ترتیب ملاحظه کنید و یا نامه ها را یکی، یکی اقدام نمایید.
چیزهای کوچک همواره خالقان حوادث بزرگند . یک تبسم،یک یادداشت تشکر آمیز، یک کلمه تشویق کننده را افراد همواره به یاد می سپارند.
فضای خوشایندی برای ملاقات کنندگان خود به وجود آورید.
به یاد داشته باشید که همواره زمان زیاد و کافی بـرای کارهای مهم وجود دارد. مردم بزرگ جهان همواره در دسترس ترند و فرصت های بیشتری دارند.
108
علت های اتلاف وقت
جدول زمان بندی
109
جدول زمانبندی شکل مقابل را تهیه کنید، تا چگونگـی گـذران زمـان در برابر برنامه زمانی پیش بینـی شـده سنجیده و ارزیابـی از کارآیی خود را و احتمالاً اصلاح آنرا بدست آورید:
زمان
ایام هفته
سریع تصمیم بگیرید.
درباره تاریخ ها دقیق باشید.
تلفن را کنترل کنید.
تذکرات را یادداشت کنید.
صحبت های دوستانه را محدود کنید.
وقت خود را تنظیم کنید .
روز کاری را با برنامه ریزی آغاز کنید.
از مرکب زمان به عنوان وسیله ای برای موفقیت و رشد و اثر بخشی هرچه بیشتر استفاده کنید نه اینکه در دام آن گرفتار شده و دچار بی نظمی و آشفتگی گردید.
110
هفت رهنمود برای مدیریت بهتر زمان
پیام مدیریتی
برای فهمیدن ارزش زمان یک دقیقه از کسی که هواپیما را از دست داده بپرس.
بـرای فهمیـدن ارزش زمان یک ثانیه از بازمانده یک تصادف بپرس.
برای فهمیدن ارزش زمان یک ساعت از عشاقی که در انتظار یکدیگر به سر می برند بپرس.
برای فهمیدن ارزش یک دهم ثانیه از قهرمان المپیک که مدال نقره گرفته بپرس.
برای فهمیدن ارزش یک هفته از سردبیر یـک هفتـه نامه بپـرس .
111
ارزش زمان
112
برنامه ریزی هفتگی
برای یک هفته ،از………………..الی………………………………………
مهم ترین کارهائی که انجام آن در برنامه این هفته قرار دارد:
کارهائی که «باید» کارهائی که«بهتر است»
انجام بدهم: انجام بدهم:
تمرین یا شعار هفته
113
شنبه …………………………
مطالعه و خودشناسی کارهای جاری/ دیدارها/ تماسهای تلفنی …………………………. 8 …………………………………………………
…………………………. .9 ………………………………………………..
…………………………. 10 ………………………………………………..
…………………………. 11 …………………………………………………
………………………… 12…………………………………………………
………………………… 13…………………………………………………
………………………… 14…………………………………………………
………………………… 15…………………………………………………
………………………… 16 …………………………………………………
………………………… 17…………………………………………………
………………………… 18…………………………………………………
………………………… 19…………………………………………………
………………………… 20…………………………………………………
یادآوری مهم روز: ………………………………………..
کارهائی که از انجام آنها خوشحال و راضی هستم:
1-………………………………………….
2- ………………………………………….
مدیریت زمان یعنی استفاده ی بهینه از وقت
برای رسیدن به این هدف باید :
عادت های قبل را فراموش کنیم .
روش های جدید را بیاموزیم.
برای ترک عادات نادرست و یادگیری روش های جدید صبور باشیم.
جمع بندی و نتیجه گیری
https://motamem.org/
https://fa.wikipedia.org/wiki
http://mahanteymouri.ir/modiriyat-zaman/
http://12ceo.ir/5
منابع
116
تشکر از توجه شما