Time Managment
مدیریت زمان
مقدمه
ارزش و اهمیت زمان
زمان ما چگونه می گذرد
اوقات فراغت
دزدان وقت
ارزش و اهمیت مدیریت زمان
تعریف مدیریت زمان
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم
مزایا و فواید مدیریت زمان
اصول مدیریت زمان
عناوینی که در این مبحث مورد
بررسی قرار می گیرند :
سخنانی از معصومین
جملات طلایی در مدیریت زمان
و در حین بررسی موارد، ارائه ای از :
مدیریت به معنای به چرخش درآوردن و به گردش در آوردن امور است. مدیریت زمان به معنای در گردش نگه داشتن زمان و لحظات زندگی و مفید نمودن حداکثری آن می باشد. انسان و فضیلتهای او در لحظا ت و دقایق و ساعات متولد می شود و نو به نو می گردد.
حضرت علی (علیه السلام) می فرمایند :
الم‍َرءُ ابنُ زمانِهِ
هر فردی، فرزند زمان خویش و مولود آن است
مقـدمـه :
حضرت علی (علیه السام) المرءُ ابنُ ساعتهِ
انسان فرزند لحظه ای است که در آن به سر می باشد.
از نشانه های اصلی و حتمی انسانهای با فضیلت و مفاخر و سرشناسان و افراد موفق، مراقبت و تسخیر و توسعه و به عبارتی مدیریت زمان (شبها و روزهای) در اختیار آنان است. سوگند قرآن کریم به لحظه ها و ایام و لیالی و گوشزد نقش زمان را در سرنوشت انسان :
قرآن کریم : یسئلونک عن الاهله قل هی مواقیت للناس و الحج….
درباره (حکمت) هلال های ماه از تو سئوال می کنند، بگو: برای آن است که مردم اوقات (کارهای خویش)
و زمان حج را بشناسند…
«والعصر» «والفجر، و لیال عشر، والشفع و الوتر»
در عالم طبیعت ماه و خورشید و حرکت منظم آنها : 1- دو ساعت طبیعی 2- دو نماد زیبای تشخیص زمان و 3- طرازی برای تنظیم امور زندگی و برنامه های عبادی
علاوه بر این دو با ظهور تمدن انسانی، انسان وسایل و ابزارهای متعدد و گوناگویی
ساخته و به استخدام خود درآورده تا زمان را اندازی گیری نموده و امور زندگی و وظایف
خود را بر اساس آن تنظیم نماید.
زمان اگر ملاکی برای حرکت هستی باشد،
همپایی مثبت با آن سرآغاز و رمز بزرگ تحرک و رشد و تکاپو و
غفلت از آن عامل توقف و ایستایی و انحطاط
اگر قادر نیستیم زمان را متوقف کنیم،
حداقل می توانیم نحوه استفاده از آن را تحت کنترل داشته باشیم.
آن چیست که : از همه چیز بلند تر است از همه چیز کوتاه تر است سرعتش از همه چیز بیشتر است از همه چیز کندتر است به آن توجهی نمی کنیم و پشیمان می شویم هیچ چیز بدون آن انجام نمی شود همه ی چیزهای کوچک را در خود می بلعد همه چیزهای بزرگ را بوجود می ْآورد
ارزش و اهمیت زمان
آری، آن زمان است.
چرا
زمان بلندترین است؛ زیرا ابدیت را با آن می سنجند از همه کوتاه تر است؛ زیرا هیچ یک از ما، زمان اتمام همه ی کارهای زندگی خود را نداریم. بسیار زودگذر است؛ برای آنها که خوشحال اند از همه کند تر است؛ برای آنها که رنج می برند هیچ چیز بی آن به انجام نمی رسد؛ زیرا تنها صحنه ای که در آن مجال بازی زندگی را داریم، چیزی است که زندگی از آن ساخته شده است. زمان همه چیزهای بی ارزش گذشته و آینده را به فراموشی می سپارد و در خود می بلعد در مقابل همه چیزهای بزرگ و فداکارانه را می سازد و می پرورد. ما غالباً درباره ارزش، اهمیت و هزینه وقت و زمان، فقط بحث می کنیم، اما با این وجود به ندرت از طریق محاسبه، هزینه وقت را در یک جلسه یا گردهمایی یا کنفرانس بدست می اوریم.
پیامبر اکرم (صلی الله علیه و آله و سلم):
مدت زندگانی محدوده است و هیچ کس از عمری که برایش مقدر است، هرگز فراتر نمی رود. پس، پیش
از آن که عمر به سرآید، بشتابید.
پیامبر اکرم (صلی الله علیه و آله و سلم):
شب و روز در تو کار می کنند، پس تو نیز در آنها کار کن و از تو می گیرند، پس تو نیز از آنها برگیر.
زمان ما چگونه می گذرد؟
چدول زیر نشان می دهد که در یک عمر متوسط (60 الی 70 سال)، با وقت خود چه می کنیم :
تقید به نماز اول وقت، یکی از بهترین شیوه های نظم بخشی به زمان و زندگی است.
اوقات فراغت
به هدر دادن 15 دقیقه در هر روز به معنی 11 روز کامل در سال است؛ و 30 دقیقه در هر روز به معنی 22 روز کامل در سال، که – بدون احتساب ایام تعطیل – بیش از یک ماه کاری می شود. حال با زمان های بیکاری خود، یا اصطلاحاً اوقات فراغت یا زمان از دست رفته چه می کنی؟
آیا می دانی با بهره گیری درست از این اوقات می توان کتاب ها نوشت، قرآن و حدیث حفظ کرد و به مدارج و مدارک بالای علمی نایل شد؟ این زمان بیکاری می تواند چند دقیقه ای باشد که منتظر سفر با قطار، هواپیما یا فرصتی برای خلاقیت و آفرینش نو؟ شرط موفقیت برخی از بازرگانان رعایت این قاعده است : وقت طلاست؛ وقت پول است؛ وقت دارایی است آیا با این قاعده اجازه می دهیم وقت ما را به غارت ببرند، در حالی که ارزش زمان بیش از پول و دارایی ماست، زیرا زمان همان زندگی ماست. آیا با این وضعیت، نباید کار را به کاردان سپرد ؟ (مثال فروشنده برای رنگ آمیزی منزل)
کمی فکر کنید!
دزدان وقت
دزدی انواع مختلفی دارد : 1- دزدی به برداشتن مال غیر بدون اجازه و رضایت او 2- دزدی وقت اگر وقت طلاست و طلا دزد دارد، پس وقت هم دزد دارد. اگر وقت مهم تر از طلاست، پس مراقبت و محافظت از وقت، حساس تر و دقیق تر خواهد بود. اگر وقت طلای نامرئی و بی رنگ است، دزدان آن هم معمولاً پنهایی و نامرئی هستند. پس باید دزدان وقت را بشناسیم : چرا؟
دزدان وقت را بشناسیم
عادات غلط بی نظمی بی برنامگی خواب زیاد مکالمات اضافی و غیر مفید و پر حرفی سوالات بی جا عدم واگذاری امور به دیگران عدم مشورت با افراد خبره تلفن، موبایل، رادیو و تلویزیون دیدارهای بدون برنامه ی قبلی و مراجعات نابهنگام پرداخت به اهداف جزیی و غیر مهم
عدم اولویت بندی کارها دیرآمدن و زود رفتن طول دادن مکالمات و زمان صرف غذا گفتگوهای خصوصی و دوستان مطالعه کتب و مجلات غیر مفید وسواس و تکرار کارها رفت و آمدهای غیر مفید تسویف (کارها را به فردا انداختن) تنبلی و بی حوصلگی تردید و شک بر عهده گرفتن کاری بدون تخصص شتابزدگی و دیرجنبیدن اوقات انتظار کشیدن عدم دقت در انتخاب ابزار کارآمد برای رسیدن به اهداف
اختصاص دادن وقت خود به دیگران به منظور آموزش چگونگی کارهایتان، یکی از عوامل مهم صرفه جویی در وقت است
بدست آوردن قدرت و مدیریت و مهار زمان لذا :
ای ابوذر، چه بسیار کسانی که روزی را آغاز می کنند و آن را به پایان نمی برند و منتظر فردایی هستند و به آن نمی رسند.
ارزش و اهمیت مدیریت زمان
حاکمیت بر خویش و رسیدن به مقام ولایت و عهده داری و سرپرستی بر خویشتن، یکی از مقامات اخلاقی و عرفانی و یکی از خواسته ها و مطالبات دین و خرد از انسان است. دستور خویشتن بانی در قرآن کریم (سوره مائده آیه 105) یا ایها الذین آمنوا علیکم انفسکم
حکومت بر خود در سخنان پیشوایان بر دو نوع می باشد :
1- حکومت بر ظاهر (شامل چشم، دست و زبان و …) 2- حکومت بر باطن (شامل حاکمیت بر خواطر، کنترل افکار و تخیلات و تمرکز و توجه دائم) میدان آزمایش این دو خواستگاه در هر شبانه روز نماز است. ولایت بر زمان و لحظات و ساعات و آنات شخصی از شاخه های ولایت و مدیریت بر خود
می باشد در نتیجه با تحلیل و توجه به مقامات و القاب انسان کامل، حضرت بقیه الله (عج) و توسل و تمسک
به آن حضرت، سرچشمه ای حیات بخش و کانون حرکت و تکامل برای یک مومن خداباور و تربیت
شده می باشد.(اندیشیدن در این که چرا به حضرت، صاحب الزمان گفته می شود)
تعریف مدیریت زمان
الف – استفاده بهینه از زمان با جدیت و تلاش تمام و اجازه ندادن به دخالت ناروای امور و حادثه ها در جریان اجرای برنامه ب – طبق برنامه ای صحیح، درست عمل کردن و از کارها و رفتارهای واکنشی، پراکنده و ناسنجیده پرهیز نمودن ج – تسلط و حاکمیت بر زمان و مهار نمودن آن د – تحت کنترل درآوردن زمان نه تحت کنترل زمان بودن هـ – استفاده حداکثری از زمان حداقلی برای رسیدن به اهداف و مسئولیت ها و – مهار عمر، سال، ماه، هفته، روز، ساعت، دقیقه و ثانیه های زندگی ز – قدرت و مهارت تنظیم زمان تخصیص یافته به فعالیتهای مختلف
خود را مانند یک کارخانه در نظر بگیرید، هدف مهارت های مدیریت زمان این است که بتوانید کمیت و کیفیت محصولات خود را بالا ببرید.
حال برای به دست گرفتن و کنترل زمان باید بنگریم :
1- چگونه باید برای دقایق و ساعات زندگی خود، به درستی برنامه ریزی کنیم؟ 2- چگونه برای اجرای آن جدیت و اهتمام کنیم؟ 3- آفات اجرای برنامه ها را بشناسیم و حتی المقدور از دخالت های بی جای امور و
حوادث جلوگیری کنیم.
چرا به مدیریت زمان نیاز داریم؟
یکی از مهم ترین سرمایه های زندگی وقت می باشد، و هدر دادن این سرمایه خلاف عقل و قوانین دین می باشد، لذا به همین دلیل باید وقت و عمر را مهار نمود و با اصول و ضوابط خاص خود، در مسیر اهداف عادی و عالی از آن بهره گیری نماییم.
ای ابوذر، دو نعمت است که بسیاری از مردم در آنها مغبون می شوند، تندرستی و فراغت
ما به علل مختلفی به مدیریت زمان نیاز داریم، چرا که :
عمر و زمان قابل بازگشت نیست گذشت زمان، محسوس و ملموس نیست. اوقات فراغت را می توان بهینه کرد. اگر زمان مهار نشود، ما را هلاک و مستهلک می نماید. وقت و عمر جانشین پذیر نیست. زمان وحشی و بُرنده است و مهار آن یک هنر بزرگ است. یک ساعت می تواند سعادت و شقاوت یک عمر انسان را در پی داشته باشد. مدیریت زمان، پایه و اساس رشد و نیاز اولیه برای برنامه ریزی موفق است.
مزایا و فواید مدیریت زمان
ارزش مدیریت زمان در شناخت راه هایی است که با توجه و عمل بدان می توان شرایط زندگی را بهبود بخشید و زندگی مطلوب تر و مفید تری را برای خود رقم زد.
انجام همه ی امور ضروری زندگی کسب نشاط و تحرک در زندگی تصویری روشن از وظایف شخصی و اجتماعی روزمره ی خود داشتن آمادگی و به استقبال کارها رفتن رفع نگرانی و حواس پرتی و کمک به حافظه بهبود کنترل بر خویشتن و مدیریت فردی بالا رفتن ضریب بهره وری از خود و توان اجرایی بیشتر یافتن امکان استفاده از روش های نوین و نو بیشتر فعال شدن تا منفعل گشتن امکان استفاده از یک ساعت به جای 10 یا 100 یا 1000 ساعت جلوگیری از پراکندگی و اتلاف انرژی
امام صادق (علیه السلام) : از پندهای لقمان به پسرش این بود که :
پسرم قسمتی را در ساعات شبانه روز، برای آموختن علم قرار بده که هیچ از دست دادنی
مانند از دست دادن وقت (غیر) قابل جبران نیست.
ایجاد انگیزه و احساس مطلوبیت و دستیابی به خلاقیت کاهش اضطراب و فشارهای روانی ایجاد تعادل میان فعالیت های شغلی و زندگی خصوصی موفقیت و تسریع در کسب هدف ها مهار و کنترل زمان تمرکز بر مسایل و اهداف اساسی قدرت تحلیل زندگی و اهداف تشخیص اولویت کارها حذف امور و کارهای زاید به دست آوردن طلای بی رنگ (وقت) و ذخیره سازی آن نظم در کارها الگو شدن برای دیگران
مزایای مدیریت زمان چیست؟
اصول مدیریت زمان
یکی از لازم ترین و مهم ترین مباحث در موضوع مدیریت زمان آشنایی با اصول و قواعد آن و کسب مهارت برای بکارگیری این اصول در زندگی است. از آنجا که مفید نمودن زمانها و تنظیم جدول زندگی کاری دقیق و پچیده است و تسط بر ساعات و دقائق مانند سوار شدن بر قایق یا قطاری است که به سرعت در حال حرکت است، باید برای این امر خطیر و لازم مطالعه داشت، مشورت خواست، تمرین نمود و با توجه به اصول و قواعد علمی وارد این عرصه گشت.
تلویزیون از عوامل مهم اتلاف وقت است. این وسیله می تواند خدمتکاری خیلی
خوب و یا اربابی خیلی بد باشد.
حال از این به بعد با بیش از 20 اصل و قاعده
در این موضوع می پردازیم
1. اصل برنامه ریزی برای کوچکترین واحد زمان
برای بعضی کوچک ترین واحد زمان ثانیه است، برای بعضی دقیقه؛ برای برخی ساعت، روز و یا هفته است. برای اشراف پیدا کردن بر زمان و مدیریت بر آن تلاش کنید. کوچک ترین واحد زمان را برای خود مشخص کنید و برای آن برنامه ریزی کنید. معمولی ترین و کوچک ترین واحد زمان برای توده مردم روز می باشد بنابراین برای تک تک روزهای عمرتان، برنامه ریزی کنید و مدیریت را شروع کنید. باید توجه داشت که زمان پدیده ای وحشی، صیدی تندپا، گریزان و نامرئی است که شکار آن نیز به صیادی دقیق، بصیر، مصمم و خستگی ناپذیر دارد. از جمله راه ها و دام های شکار این صید، برنامه ریزی و نوشتن وظایف و اهداف است.
اولین قرار ملاقات روز را صبح زود بگذارید، زود از خواب بلند شوید، زود
از خانه بیرون بروید و مشغول کار شوید.
یک روز را یک بار بیشتر تکرار نکنید.
در اصل اول مواردی از جمله تعریف برنامه ریزی، فواید برنامه ریزی و تهیه پازل برنامه و دقت در سهیمه بندی اوقات و نهایتاً به خاطر داشتن فرمایش امام صادق (ع) : من اعتدل یوماهُ فّهُوّ مّغبونٌ هر که دو روزش برابر باشد، زیان کرده است در ادامه به دو مورد : تهیه پازل برنامه و دقت در سهمیه بندی اوقات اشاره ای می نماییم.
خواب
تفکر
خانواده
تفریح
هر یک از ما مجموعه ای از نیازها؛ اهداف و مسئولیت هایی پیرامون خود داریم
که باید بر اساس اصول برنامه ریزی، از آن یک پازل وظایف ترسیم نماییم.
به طور نمونه :
دقت در سهیمه بندی اوقات : وقتی بگذار برای اندیشیدن، که آن منبع قدرت و نیروست. وقتی بگذار برای ورزش و تفریح، که آن منبع جوانی جاودانی است. وقتی بگذار برای مطالعه، که آن زیر بنای خردمندی و فرزانگی است. وقتی بگذار برای نماز، که آن سرچشمه بیشترین توان ها و نیروها در زمین است. وقتی بگذار برای مهر ورزیدن و محبوبیت؛ که ایمان؛ چیزی جز عشق به خوبی ها و نفرت از بدی ها نیست. وقتی بگذار برای دوستی های پاک، که آن شاهراه خوشبختی است. وقتی بگذار برای خنده، که آن بهترین روان کننده چرخ های زندگی است. وقتی بگذار برای بخشش و ایثار، که زندگی بسیار کوتاه تر از آن است که بتوان خودخواه و خودپسند بود.
وقتی بگذار برای کار، که آن بهای موفقیت است. وقتی بگذار برای خانواده، زیرا بهای آرامش است. وقتی بگذار برای بازی با فرزندان، زیرا عامل دلبستگی، تربیت و آرامش است. وقتی بگذار برای انس با طبیعت، زیرا سرچشمه حیات و تفریح سالم است. وقتی بگذار برای خواب و استراحت، زیرا ایستگاه تجدید قواست. وقتی بگذار برای خدمت به مردم، زیرا راهی به سوی خوشبختی است. وقتی بگذار برای گریستن به درگاه خدا، زیرا عامل صفا بخشیدن روح است. وقتی بگذار برای معاشرت با شایستگان، زیرا معدن ادب و درس آموزی است. وقتی بگذار برای نظافت، زیرا عامل بهروزی شخصیت و شادکامی است.
نوروز، یعنی روز نو غیر تکراری
اما هرگز
برای بیهودگی، بی فایدگی و اتلاف عمر،
وقت نگذار
از قلب خود حرکت و تکاپو را یاد بگیرید
2. اصل استفاده از برنامه ریزی ها در استفاده از زمان
یکی از عوامل موثر در مدیریت زمان، استفاده از انواع برنامه های زمان است که به عنوان یک حافظه ی کمکی، انسان را در مدیریت وقت یاری می کند. برنامه ریزی های زمان می تواند بر طبق نیازهای شخصی و به صورت ابتکاری تنظیم گردد و یا این که در این راستا می توان از : دفترچه یادداشت شخصی، کلاسورهای آماده، تقویم های سالنامه ای، دیجیتالی یا کامپیوتری بهره برد.
3. اصل اولویت بندی کارها
یکی از مهم ترین اصول مدیریت زمان، تعیین اولویت ها و پرداخت به امور اهم می باشد. اگر کسی تمام کارهایش مهم باشد به معنای آن است که هیچ کار مهمی ندارد. از راه های مفید برای اولویت بندی امور : تقسیم بندی کارها به : مهم غیر مهم اهم اهداف انسان نیز به سه گروه : 1- بلند 2- متوسط 3- کوچک و کارهای ما به دو دسته دراز مدت و کوتاه مدت تقسیم می گردد.
معمولاً بین 50 تا 65 درصد کارهای ما غیر مهم است و حجم این امور بسیار زیادتر از امور مهم یا اهم می باشد. 15 درصد از کارهای ما معمولاً اهم 20 درصد آنها مهم می باشد. کارهای غیر مهم به معنای امور زاید نیست، بلکه گاهی امور روزمره ی انسان است.
حضرت علی (علیه السلا) : شّرُ ما شغلّ بهَ المرءُ وقتهُ الفُضُولِ
هر کس به چیزی که مهم نیست بپردازد، آنچه را که اهمیت بیشتری دارد از دست می دهد.
4. اصل آشنایی با راه های صرفه جویی در وقت
– هر روز صبح کارهای آن روز را فهرست کن و پس از اتمام هر مورد خط بزن – هرگز دوستی را ملاقات نکن مگر این که قبلاً با او قرار حضوری یا تلفنی داشته ای – همیشه در جیب خود مداد با کاغذ تا برنامه و فکرهای نو را در زمان بیکاری یادداشت کنی – زمانی مخصوص استراحت در نظر بگیر و آن را با اوقات نماز هماهنگ ساز. – از زمان بیکاری خود با مطالعه، حفظ، یادگیری یا کارهای سازنده بهره گیر – وقتی قراری می گذاری، حتماً اطمینان حاصل کن که هر دو، زمان دقیق قرار را می دانید – برای مدت زمان رسیدن به قرار؛ با توجه به فاصله وقتی را در نظر بگیرد تا به موقع برسی – همه لوازم و اقلام مورد نیاز برای هر کاری را پیش از شروع گرد آوری کن و سپس اقدام – از ارتباط با افرادی که با خودخواهی، بی توجهی و حماقت، وقت تو را غارت می کنند؛ بپرهیز – تا وقتی می توانی با نامه؛ تلفن و … مذاکره یا مبادله پیام کن
حضرت علی (علیه السلا) :
پرداختن به عمر گذشته، زمان حال را هدر می دهد.
5. اصل «فقط روزی یک ساعت»
با کنار گذاشتن یک ساعت در هر روز کاری، 260 ساعت در سال یا معادل 32 روز کامل کاری در سال به دست می آوری. در این زمان می توانیم کارهای زیادی انجام دهیم : چندین جزء قرآن کریم را حفظ کنی مهارت های ویژه ای را کسب کنی زیباترین حیاط خانه را در محله خود داشته باشی و … افسوس زمان گذشته را خوردن، می تواند به نیرویی برای بهره گیری از زمان باقی مانده تبدیل شود و زمان باقی مانده فرصتی کافی است. تنها باید از هدر دادن اوقات بیکاری و سپس افسوس بر آن پرهیز کرد.
حداقل یک ساعت در روز در حوزه کاری خود مطالعه کنید. این عادت به مرور
شما را به یکی از آگاه ترین افراد در حرفه تان مبدل می کند.
6. اصل هدفمندی و هدف گذاری (کلید طلایی مدیریت زمان)
یکی از علل مهم موفقیت : هدفمندی و هدف سازی در زندگی است. تعیین اهداف به انسان قدرت تمرکز، حرکت صحیح و مستمر می بخشد. اهداف استراتژیک، اهداف بزرگ و مادر هستند که اهداف کوچک تر را در خود جای می دهند، لذا باید به اهداف کوچک و بزرگ بیاندیشیم و با تصویر و ترسیم آن اهداف در ظرف زمان، آنها را با برنامه ریزی صحیح به مرحله اجرا در آوریم. نمونه ای از فرم تعیین اهداف شخصی یا حرفه ای
انسانهای برتر می توانند همزمان بر روی دو تفکر متضاد تمرکز کنند و به کار
ادامه دهند، یعنی هم دید دراز مدت داشته باشند و هم کوتاه مدت
اولین بخش از موفقیت، با سماجت دست به کار شدن است و دومین بخش از
موفقیت با سماجت به کار ادامه دادن است.
سعی کنید همیشه قربانی زمان نباشید، بلکه زمان را قربانی موفقیت های خود کنید
7. اصل توجه به آهنگ نوسانات حالات و آمادگی خود
هر فرد در ساعاتی از روز؛ آماده ترین و پر انرژی ترین حالات را داراست، در ساعاتی دارای آمادگی و انرژی متوسط و در ساعاتی دارای انرژی ضعیف و ناکارآمد می باشد. بر اساس همین آهنگ و نمودار نوسانی باید کارهای اولویت دار، متوسط، عادی و روزمرده را تقسیم نمود. ساعات اوج آمادگی انسان پیش از ظهر اعلام شده است. بعد از ظهر و پس از صرف ناهار، ساعات رکورد و عدم فعالیت است. در استفاده از سحرها باید بسیار دقت کرد و از اهمیت آن غافل نبود. در میان ایام هفته ، معمولاً شنبه ها، دارای نوعی رکورد می باشد. قرار دادن وظایف مهم، پیچیده و یا ناخوشایند که مستلزم حواس، استرس و یا نگرانی است، در زمان صبح، که انسان بیشترین آمادگی را دارد، در موفقیت انسان بسیار تاثیرگذار است.
برنامه ریزی یعنی ذخیره سازی زمان
8. اصل واگذاری وظایف
واگذاری بخشی از وظایف و مسئولیت ها و کارها به دیگران، برای به دست آوردن زمان بیشتر و در نتیجه پرداختن به امور لازم و ضروری است. اجرای این اصل موجب رشد متقابل فرادست و فرودست خواهد شد. گاهی تفویض و واگذاری امور به متخصص نیز، شامل این اصل خواهد شد و انسان برای انجام کارهای خود باید آن را به افراد خبره و کارشناس واگذار نماید.
9. اصل خلوت و داشتن لحظه های غیب
سعی کنید در تمام ساعات در دسترس نباشید. لحظاتی را برای تفکر، برنامه ریزی، کار با خود و خلوت با خود انتخاب کنید و با استفاده از این زمان ارتباط با خویش، اولویت های کاری خود را معلوم سازید و چک لیست های روزانه، ماهانه و سالانه خود را بررسی، ارزیابی و تکمیل نمایید.
حضرت علی (علیه السلا) :
ای مردم! اینک اینک زمان را دریابید، پیش از آن که پشیمان شوید و
پیش از آن که هر کسی بگوید، ای دریغا! که در کار خدا کوتاهی کردم
10. اصل مثبت اندیشی و فعالیت مثبت
ما باید تلاش کنیم تا به اصل مثبت اندیشی عادت نماییم تا بر این اصل و تفکر قرآنی، مثبت بیاندیشیم و از زندگی خود راضی و خشنود باشیم و حتی امور بدآیند را حمل بر آینده دار بودن مثبت نماییم. (اشاره به آیه قرآن کریم)
قرآن کریم : عسی ان تکرهوا شیئاً و هو خیر لکم…
چه بسیار پیش می آید که چیزی برای شما ناگوار باشد ولی در واقع خیر و صلاح شما در آن باشد.
علاوه بر مثبت اندیشی، سعی کنید در هر روز حداقل چند کار مثبت و لذت بخش انجام دهید تا مابقی ساعات و برنامه های روزانه ی شما را تحت تاثیر قرار دهد و در طول روز، با انرژی بتوانید به فعالیت خود ادامه دهید.
11. اصل توجه به امروز
توجه به زمان حال و عبور از گذشته یک اصل مهم در مدیریت زمان می باشد. چرا که در بسیاری از امور ما به خاطر پرداختن به گذشته و مشکلات آن، زمان حال را نیز از کف داده و گذشته های تاریک یا غیر مفید خود را تکرار می نماییم. این اصل باعث عدم آینده نگری یا عدم عبرت از گذشته نیست، بلکه به معنای حداکثر استفاده از موجودی امروز و فرصت در اختیار است.
حضرت علی (ع) : ان ماضی یومک منتقل و باقیه متهم فاغتنم و قتلک بالعمل
گذشته عمر تو رفته است و باقی مانده ی آن محل تردید است، پس زمانی را که در آن به سر می بری
برای کار و عمل غنیمت شمار
12. اصل استراحت های منظم
استراحت های منظم در حکم توقف ها و فرصت های تنفسی هستند که می توانند در شمار تجدید قوا نموده و شما را برای یک کار طولانی و سنگین، همواره آماده نگه دارند. در ضرب المثلی داریم : که : اگر کسی در ساعات استراحت و تعطیل، کار و تحصیل کند؛ در ساعات کار تعطیل و متوقف خواهد شد. و در مثالی گویند : خدا هم یک روز را تعطیل کرده و آن روز، جمعه است.
13. اصل 20/80 (قانون پارتو)
20 درصد کارها، 80% درصد موجب پیشرفت و موفقیت می شود.
14. اصل بهبود مدت اجرا
بهبود مدت اجرا در همه ی برنامه ها، یکی از اصول مهم مدیریت زمان است. حرکت از یک مبداء، و برای رسیدن به مقصد، گاهی 10 دقیقه و گاهی 20 دقیقه و گاهی بیشتر وقت صرف می نماییم، به چه دلیل؟ چرا که در هر یک از حالات فوق با انگیزه ای خاص و تحت شرایط درونی و یا بیرونی ویژه، حرکت را آغاز نموده ایم. برای بهبودبخشی مدت اجرای طرحها و برنامه ها باید به این موارد توجه کرد:
اصل تشویق و تنبیه اصل نذر (برای انجام کارها نذر کنید) اصل تدبر و اندیشه مجدد اصل استفاده از تجربه و مشاوره اصل تغییر و یا بهبود وسایل و ابزار اصل صرف ثروت برای صید زمان (پول صرف کن تا وقت بیشتری داشته باشی)
15. اصل فقط یکی، (ساده ساز ی و مدرنیزاسیون فرایند ها و تسهیل مدیریت)
یکی از قوانین و مهارت های علمی، تبدیل کثرت ها به وحدت و یکی نمودن امور گوناگون است. باید بدانیم که همه کثرت ها به توحید و وحدت برگشت دارد و هر وحدتی می تواند منشآ کثرات باشد. این اصل تحت عنوان ساده سازی و با شعار فقط یکی، قابل عمل می باشد. گزارشات یک صفحه ای بجای گزارشات چند صفحه ای جلسات یک ساعته بجای جلسات چند ساعته تماس های یک دقیقه ای بجای……. کارکرد با یک وسیله بجای……. انجام کار در یک روز بجای ……. یک خورش برای غذا بجای…….
فراز از دعال کمیل : از تو درخواست می نمایم به حق خودت و پاکی و قدست، و به بزرگترین صفات
و نامهایت، که اوقات شب و روز مرا به یاد خویش معمور و آباد گردانی و به خدمت گذاریت پیوسته
گردانی و اعمالم را قبول فرمایی، آن چنان که همه ی اعمال و گفتار من، همه در یک جهت و یک هدف
باشد
اختصاص دادن وقت خود به دیگران به منظور آموزش چگونگی کارهایتان، یکی از عوامل مهم صرفه جویی وقت است.
16. اصل تطویل و تغییر طول زمان و با برکت نمودن آن
در فرهنگ اسلامی و جهان بینی توحیدی عقیده داریم : لیله القَدرِ خَیرٌ مِن الفِ شهر برکت در حقیقت : خیری است که در چیزی پایدار و همراه آن است، مانند برکت در نسل، برکت در غذا، برکت در وقت (کاری در آن بگنجد که معمولاً در وقتی همانند آن نمی گنجد)
حال بر اساس این اندیشه ی دینی، فشرده سازی زمان برکت در عمر و تغییر طول زمان ممکن است یا نه؟ چگونه می توانیم آن را بدست آوریم؟ چرا گاهی یک ساعت انتظار، گویی یک ماه به طول می انجامد؟ و یک ساعت کار علمی و یا تفریح به اندازه یک عمر، برای انسان بهره دارد؟
چــو دی رفــت و فردا نیامد بدست حساب از همین یک نفس کن که هست سعدی
اندیشه خود را ارتقاء دهید و چارچوبه های اندیشه های محدوده کننده را بشکنید، از اسارت زمان حال به سوی آینده ای روشن فرار کنید.
از تجارب دیگران استفاده کنید تا رشد یکباره نمایید.
زمان های با برکت و برکت زا را شناسایی کنید و از آن بهره برداری کنید
(ماه مبارک رمضان، ماه رجب، ماه شعبان، شبهای قدر، روز جمعه، عید قربان، عید غدیر، سحرهای هر شب)
دعای برکت هر روز را بخوانید
انجام دادن دو کار را همزمان
انجام کارها به ترتیب اهمیت، نه بر اساس پیش آمد و اتفاق و فوریت
پیشنهاداتی برای کسب مهارت در تغییر طول زمان
به جای هزار کار غیر مفید و خسته کننده و غیر قانع کننده، چند کار اساسی و مفید انجام دهید.
مهارتها و سطح دانش خود را ترقی دهید.
حتما وقتی هم برای ورزش و تفریح داشته باشید.
به اصل نشاط و بالندگی در امور و پرهیز از افسردگی دقت کنید.
توکل به خدا و توسل به حضرات معصومین (علیهم اسلام)
دقت در عوامل معنوی افزایش طول عمر شامل :
با وضو بودن، دوری از گناه و بدی، لطف و احسان نسبت به خانواده، شادمان کردن پدر و مادر، سحرخیزی، نداشتن بدهکاری، تحصیل علم، صدقه دادن، احسان به مردم، صله رحم و استحکام پیوندهای خانوادگی، حسن خلق و گریز از رذایل اخلاقی
17. اصل عمل به جای گفتن
زوری را که به نایت (برای گفتن) می آوری به پایت بیاور (برای عمل)
18. اصل انتخاب بهترین ها برای اندیشیدن و گفتگو
آیا هیچ اندیشیده ایم که در مورد چه موضوعاتی می اندیشیم؟
حال نکته های حکیمانه زیر را با هم مرور می کنیم :
مغزهای بزرگ درباره ی اندیشه ها گفت و گو می کنند.
مغزهای متوسط، درباره ی رویدادها گفت و گو می کنند.
مغزهای کوچک، درباره ی افراد و مسائل مادی گفتگو می کنند.
مغزهای خیلی کوچک، درباره ی خودشان گفت و گو می کنند.
قدر وقت ار نشناسد دل و کاری نکند بس خجالت که از این حاصل اوقات بریم حافظ
انسانهای معمولی 50 درصد از وقت خود را صرف معاشرت ها و انجام کارهای بیهوده می کنند. شما چطور؟
19. اصل انتخاب مکان مناسب برای انجام امور
مکان مناسب، موجب به حداکثر رسیدن بهره وری از زمان و همچنین پیشبرد اهداف می شود، چرا که مکان مناسب با آن کار، بسیار پیش برنده و سرعت بخش است. مثلاً :
برای عبادت در مسجد و مکانهای مقدس
برای مطالعه در سالن مطالعه و مکانهای خلوت
برای ورزش در سالن ورزش
برای تفکر در دامن طبیعت و خصوصاً در کنار آب
برای تفریح در دل صحرا و یا فضای سبز
برای استراحت در اتاق خواب
همیشه از خود بپرسید کجا و چگونه می توانم با صرف کمترین وقت بیشترین بازدهی را بدست آورم.
20. اصل توجه به اولین تا آخرین دقیقه ها
بهره وری از زمان و مدیریت زمان، به ما می گوید : همچنان که آخرین دقیقه ها و لحظات را با اهمیت می شماریم، به اولین لحظات هم چنین بنگریم و همچنان که تلاش می کنیم تا پایان خوبی داشته باشیم، کوشش کنیم تا شروع خوبی نیز داشته باشیم.
بنابراین باید بدانیم که فقط آخرین دقیقه ها مهم نیستند، بلکه از اولین دقیقه ها تا آخرین دقیقه ها، همه و همه باردار حوادث و پیشامدهای خوب یا بد هستند و عامل موفقیت و یا شکست ما خواهند بود.
مثلاً :
در مدیریت نماز، از اولین لحظه تا آخرین لحظه
در روابط اجتماعی
ازدواج
و …
مردان شجاع فرصت می آفرینند و ترسوها فرصتها را از دست می دهند.
21. اصل توجه به ابزارها و وسیله ها
نجاری با اره ای از کار افتاده، سخت مشغول بریدن چوب بود. فردی به او گفت : اره ات را تیز کن، تا چوب راحت تر و در زمان کم تری بریده شود، او گفت: وقت ندارم! (نکته : استخدام ابزار و از بین ابزارها، بهترین آنها، باعث صرفه جویی و بهره وری زمان)
به جای ماهی دادن به فردی، ماهی گیری را به او آموزش داد و او را با ابزار تولید ثروت آشنا ساخت.
ما هرچه بیشتر با ابزارها آشنا شویم، احتمال موفقیت مان در امور زندگی، از ضریب بالاتری برخوردار می گردد و توجه به ابزار آنقدر مهم است که برخی در تعریف انسان، با تعبیر «حیوان ابزارساز» یاد کرده اند.
حضرت علی (علیه السلام) فرصــــت چون ابر می گذرد. پس از فرصتهای نیــکو (به موقع) بهره برداری کنید.
22. اصل «گاهی دیرتر بروید»
بهترین وسیله برای وقت کشی، تشکیل جلسات و محافل (بی محتوا) است.
و در کنار این اصل
گاهی یک ساعت دیرتر خوابیدن و یک ساعت زودتر بیدار شدن
می تواند بهره وری اوقات ما را افزایش دهد.
چگونه می توان زمانهای سوخته را جبران کرد؟
23. اصل استفاده از اوقات سوخته
وقت های سوخته چگونه وقت هایی است؟
داشتن برنامه برای این اوقات
همراه داشتن یک کتاب کوچک برای مطالعه
همراه داشتن یک دفترچه ی کوچک برای یادداشت برداری
همراه داشتن یک ضبط صوت کوچک برای استفاده از نوارهای مفید و علمی در اوقات سوخته خصوصاً در سفرهای برون شهری
حفظ بودن سوره هایی از قرآن و مرور محفوظات
تلاش برای دیدن خوابهای مفید
تبدیل کردن خواب و خوابگاه به عبادت و عبادتگاه
تبدیل نمودن غذا خوردن با خانواده به محفل دیدار و صله رحم
نوشتن افکار مزاحم و ثبت حالات افسردگی
وقت های خستگی،
افسردگی،
خواب،
غذا خوردن،
رفت و آمد
و …
دم غنیمت دان کـه دنیـا یک دم است
هر که با دم همدم است او آدم است