مراحل پیاده سازی راه حل برنامه ریزی منابع سازمان ERP Implementation
ارائه کننده :
فروغ فرشیدفر
86/11/14
تعریف ERP( برنامه ریزی منابع سازمان)
ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی ، جامع و سازمان نگر ، ماژولار ، استاندارد وشامل یک مجموعه((SUIT از ماژولهای یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمانها می باشد. این راه حل(Solution) کاملا" انعطاف پذیر ، فرآیندگرا و اطلاعات محور می باشد و شامل کلیه فعالیتها و فرآیندهای اصلی و موثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان می باشد.فرایندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس بهروشها (Best Practice) استخراج شده اند.
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
چگونه به سمت بهره برداری از یک راه حلERPمناسب، گام برداریم؟
قبل از انتخاب راه حل:
به طور کلی برای شروع فعالیت درخصوص ERPدر هر سازمانی می بایست قبل از انعقاد قرارداد، فعالیتهای ذیل انجام شود.
تهیه برنامه (plan) پروزه (تا مرحله انعقاد قرارداد)
تامین نیروی انسانی وآموزش تیم درگیر در پروژه با مفاهیم کلی وفازهای اجرایی یک پروژه ERP
شناخت وضع موجودکسب و کار(AS IS )
تهیه فهرست مقتضیات (TO BE)
تعیین (برآورد) منابع وزیر ساختهای مورد نیاز پروژه(سخت افزار، شبکه ،……)
امکان سنجی وانتخاب Vendor (از طریق متدولوژیهای معتبر در دنیا) با توجه به موارد فوق
How To Manage ERP??
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
پس از انتخاب مناسبترین تامین کننده برای راه حل ERP :
انعقا د قرارداد License
انعقاد قرارداد پیاده سازی (Implementation)
انعقاد قرارداد پشتیبانی ونگهداری (Support)
انعقاد قرارداد نظارت براجرا
* ممکن است بسته به تامین کننده انتخاب شده بعضی از فازهای فوق در یک قرارداد درج شوند.
پس از انعقاد قرارداد پیاده سازی ،مراحل (فازهای پیاده سازی) توسط Implementor (شرکت متولی پیاده سازی ) با مشارکت شرکت متقاضی طی خواهد گردید.
How To Manage ERP??
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
نیازهای سازمانهای بزرگ جهت ایجاد تغییرات اساسی در عملکرد و رویکرد خود به منظور تطبیق با نیازهای متغیر و درحال توسعه مشتریان و حفظ موقعیت برتر در بازار مصرف:
الف – یک رویکرد کاملاً یکپارچه از چهار جنبه :
1- استراتژی
2- فرآیند
3- نیروی انسانی
4- زیرساخت (تکنولوژی)
ب – تبیین یک هدف واحد در نحوه دستیابی به منافع تجاری و تبیین نحوه حصول به آن
ج – سازماندهی ومدیریت به صورت همگرا ، همزمان و همراستا در جهت دستیابی به اهداف برنامه ای تعیین شده برای نیل به نیازهای کسب و کار جنبه های چهارگانه فوق
نیاز سازمانها چیست؟
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
در جهت حصول به سیستم و راه حل مناسب برنامه ریزی منابع سازمان ،هرشرکت می بایست چهارجنبه ذکر شده را مدنظر داشته و بهبود و اصلاح را در هر چهار بعد ذکر شده و با در نظر گرفتن شرایط و محدودیتهای موجود اعمال نماید.
نیروی انسانی
استراتژی
فرآیند
تکنولوژی
(زیرساخت)
نیازسازمانهادرحوزه راه حل برنامه ریزی منابع سازمان
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
استراتژی :
اطمینان صاحبان و مدیران ارشد شرکت از اینکه استراتژی لحاظ شده در راه حل منتخب آنها می تواند نیازهای کسب و کار را بر اساس ملاحظات قانونی ، استانداردهای مدنظر ، خروجیهای مطلوب و سایر نیازهای عملیاتی و اطلاعاتی مجتمع تامین نماید.
فرآیند :
برآورده ساختن نیازهای کسب و کارتوسط فرآیندهای لحاظ شده در راه حل به نحو احسن و تضمین خروجیهای مورد انتظار کسب و کار
فراهم نمودن منابع مورد نیاز برای فرآیندهای جدید طراحی شده یا بازنگری شده و لحاظ شده در راه حل برنامه ریزی منابع سازمان
فعالیت صاحبان فرآیند بعنوان نیروهای متخصص در کنار تیم پروژه پیاده سازی ERP و تعیین نیازمندیهای هر فرآیند
مشارکت کاربران اصلی در آزمون پذیرش کاربر و آموزش دهی به کاربران نهایی و همچنین پشتیبانی کاربران پس از پیاده سازی راه حل
تاثیر ابعادچهارگانه در پیاده سازی راه حل برنامه ریزی منابع سازمانی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
نیروی انسانی :
موارد لازم جهت اثربخشی انتقال به یک محیط جدید سیستمی و دستیابی به منافع تجاری مورد نظر
وجود نیروی انسانی توانمند و با قابلیت جهت انجام فرآیندها و فعالیتهای طراحی شده
درک نقشها و مسئولیتها توسط نیروی انسانی
فعالیتهای لازم برای مدیریت تغییر:
1- رهبری و هدایت
2- تغییرات سازمانی و نقشهای شغلی
3- ارتباطات
4- آموزش
تکنولوژی (زیرساخت) :
ارائه پیشنهادات و رهنمودهای لازم در خصوص طراحی راه حل تکنولوژیکی و زیرساخت در کل واحدهای سازمانی به منظور آماده سازی بستر لازم برای پیاده سازی و بهره برداری از راه حل برنامه ریزی منابع سازمان توسط تیم پیمانکار پروژه
فراهم نمودن منابع و امکانات لازم در جهت تحقق موارد فوق توسط شرکت متقاضی
تاثیر ابعادچهارگانه در پیاده سازی راه حل برنامه ریزی منابع سازمانی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
:ERP فواید متدولوژیهای استاندارد و تجربه شده در دنیا جهت پیاده سازی
افزایش کارآیی فرآیند پیاده سازی
کاهش هزینه های پیاده سازی
کاهش ریسکهای پیاده سازی
ارائه بهروشهای کسب و کار
دلایل بهره گیری از متدولوژی استاندارد پیاده سازی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
فازهای اصلی متدولوژی استاندارد پیاده سازیERP
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
ارتباط فعالیتهای اصلی پروژه پیاده سازی با فعالیتهای مستمرومدیریتی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
نگرش ورویکرد یکپارچه به پیاده سازیERP
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
)Project Charter √ تهیه منشور پروژه (
√ ایجاد ساختار و سازمان پروژه
√ بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده سازی اجرای راه حل
√ ایجاد تیم های کاری پروژه و تخصیص وظایف
√ تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی
)Technical Requirement √ تعریف نیازمندیهای فنی (
√ تعریف استانداردها و رویه های مدیریت و کنترل پروژه
تعریف استانداردها و رویه های پیاده سازی و اجرای پروژه √
√ برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه
√ تعیین و بازبینی خط مشی ها، اهداف و مسئولیت های کیفی مدیریت کیفیت پروژه
√ تعیین استراتژی مستندسازی فعالیت های پروژه
√ تعریف استراتژی آموزش کاربران نهایی
در شرکتERP √ ارائه طرح یا برنامه های آموزشی مناسب برای جاری سازی
√ تعیین استراتژی به روزرسانی و شرایط گذار از وضع موجود به وضع مطلوب
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازاول:آماده سازی پروژه (Project Preparation)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
√ ارائه راه حل درخصوص چگونگی شناسایی و جمع آوری اطلاعات پایه
√ ارائه راه حل درخصوص محیط نرم افزاری
افزاری و بستر مخابراتی و ارتباطی مورد نیاز برای پیاده ارائه نیازمندی ها و توصیه ها درخصوص زیرساخت های سخت √
(به صورت کلان) سازی طرح نهایی
( این امر به طور تفضیلی پس از فاز بلوپرینت ومشخص شدن مدل کلی سیستم قابل حصول می باشد.)
IT √ ارائه راهکار برای تقویت و توسعه ساختار سازمانی واحد فناوری اطلاعات
بهبود خدمات مدیریتی در شرکت متقاضی ارائه پیشنهاد درخصوص انجام طرح های √
شناسایی مدل لازم برای انجام فرایند شناخت ، مدلسازی و تحلیل نیازمندی ها √
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازاول:آماده سازی پروژه (Project Preparation)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
بازنگری، شناسایی و طراحی فرایندهای حوزه های مختلف کاری ازطریق یک روش استاندارد و شناسایی عناصر فرایندی هر فرایند
بررسی و مدلسازی اهداف استراتژیک و کمی کسب و کار و ساختار موجود آن جهت همسو نمودن اهداف
فرآیندها با آنها به بهترین نحو ممکن.
فعالیتهای اصلی این مرحله:
1- برگزاری کارگاه های آموزشی لازم برای تیم پروژه
2- شناخت وضعیت موجود درسلزمان متقاضی و مستندسازی ومدلسازی فرآیندهای حال حاضر (AS-IS)
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازدوم:طراحی مدل کسب وکار(Business BluePrint)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
3- الگوبرداری بررسی مستندات و فرآیندهای الگو و بهروشها (Best Practices) بر اساس نوع فعالیت و … تا حد امکان
3-1-کارکردها و فرآیندها ی بهینه در سیستمERP موجود
APQC -3- فرآیندهای تعریف شده در2
3-3- ویژگیها و کارکردهای معرفی شده در متدولوژی های امکان سنجی نظیر هومر
کانادا TEC استرالیا و-
-3-4سایر موارد بسته به نیاز و اهمیت آن در تعیین بهروش صنعت
4- تعریف نیازمندیهای فرآیندی شرکت متقاضی با توجه به مشکلات موجود و نیز استانداردهای شرکتی ، منطقه ای ، ملی و … و نظرات مدیران ارشد (دراین بند استانداردهایی نظیر سیستم مدیریت کیفیت و سایر سیستمهای مدیریتی مورد نظر شرکت متقاضی تا حد امکان لحاظ خواهند شد) .
نکته : دراین فاز همچنین شناخت چشم انداز، اهداف کلان سازمان و ماموریت های سازمانی به صورت کلان بسیارمفید می باشد .
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازدوم:طراحی مدل کسب وکار(Business BluePrint)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
5- تعریف مدل بهینه اولیه بر اساس نتایج بندهای قبل ارایه شده به عنوان محصول پایه
ERP6- به تصویر کشیدن کارکردها و سیستمهای
7- تحلیل فاصله بین مدل بهینه طراحی شده و سیستم پایه و تعیین نحوه و میزان تغییرات در سیستم جهت نیل به اهداف تعریف شده و لحاظ نمودن محدودیتها و شرایط غیرقابل تغییر و مدلسازی فرایندهای حاصل از ابن بند به عنوان Business Caseشرکت متقاضی و مبنای تغییراتcustomizationسیستم
√ تهیه گزارش سیستم های مورد نیاز برای توانمندسازی فرایندهای مصوب جاری
√ تعیین نحوه توانمند شدن فرایندها توسط سیستم های نرم افزاری پیشنهادی
√ تعریف گزارشات خروجی حاصل از انجام فرایندها
√ تهیه مستندات کامل طراحی سیستم با متدولوژی معرفی استاندارد طراحی وتوسعه سیستم
√ ارائه پیشنهاد درخصوص راهکارهای بهبود، جهت ارتقاء اثربخشی و کارایی فرآیندهای کسب و کار
√ تعریف و تعیین واسط ها برنامه ها و ابزارهای مورد نیاز
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازدوم:طراحی مدل کسب وکار(Business BluePrint)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
الف – خروجی های فرآیندی :
) Process Flow Diagram( – نمودار گردش فرایند
(Business Process Master List) – لیست اصلی فرآیندهای کسب و کار
) Business Process Procedures (های فرآیند – رویه های کسب و کار
– دامنه و حوزه پیکربندی
– طرح و برنامه پیکربندی
Unit Test- مستندات
ب – خرو جی های مرتبط با توسعه و ایجاد سیستم :
(Development Request Forms) – فرمهای درخواست توسعه
- درخواستهای تایید شده توسعه
– مستندات مربوط به کلیات توسعه و اجرای سیستم
(Development Scope) – دامنه و حوزه توسعه سیستم
– طرح و برنامه توسعه
برخی از خروجیها ی فازطراحی مدل کسب وکار(Business BluePrint)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
ها :های مرتبط با دادهج – خروجی
(Master Data Scope) – حوزه و دامنه داده های اصلی
(Data Mapping Files) ها مسیردهی داده فایل های -
(Data Conversion Scope) – دامنه تبدیل داده ها
برخی از خروجیها ی فازطراحی مدل کسب وکار(Business BluePrint)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
Phase 2: Example of a Process Flow Diagram
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
Phase 2: Example of the Business Process Master List (BPML)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
پیکربندی سیستم ERP مورد نیاز شرکت متقاضی بر اساس نیازمندی های تعریف شده در بخش قبل
انتقال دانش پروژه از سوی تیم اجرایی به تیم پروژه کارفرما
فعالیت های اصلی :
آموزش تیم پروژه
پیکربندی اولیه سیستم و دریافت تایید
اعمال تغییرات در نرم افزار ERP پایه تا تبدیل شدن به راه حل ERP مناسب
سفارشیسازی با استفاده از ابزارهای تعریف شده
ایجاد و تست واسطهای لازم (Interfaces)
ایجاد ابزارهای گزارش گیری و تست آنها
ایجاد فرم های لازم و تست آنها
برنامه ریزی و آزمون عملکرد و کارکردهای سیستم
پیکربندی نهایی سیستم
تست یکپارچگی سیستم
مدیریت کیفیت و تایید نتایج کیفی پروژه و جنبه های فنی سیستم
تهیه برنامه گذار (Plan Cut- Over)
تهیه محتوای لازم برای آموزش کاربران نهایی سیستم
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازسوم:محقق سازی (Realization)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
مدیریت پروژه
پیکربندی اولیه
مدیریت سیستم
آموزش تیم پروژه
پیکربندی جزئی
واسط های کاربر، گزارشات ، مبانی توسعه ، آرشیو ، فرمها ، مجوزهای کاربر/مدیریت سیستم
تست نهایی یکپارچگی
مستندات آموزش ، مستندات راهنمای کاربر
فاز 4
دستاوردهای اصلی فاز سوم : محقق سازی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
بازبینی طرح وآمادهسازی نهایی پروژه
کنترل و پی گیری اقدامات انجام شده و نیمه تمام
برگزاری جلسات هماهنگی و نهایی با کمیته راهبری
آموزش مدیریت سیستم
انجام تست های نهایی سیستم شامل :
Capacity test
Integration Test
Security Test
Concourrency Test
Stress test
System administration test
Disaster recovery test
Back up and restore procedures test
Printing test
Performance Measurement Test
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازچهارم:آماده سازی نهایی (Final Preparation)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
اعمال تعدیلات و تغییرات نهایی
آموزش کاربران نهایی
انجام فعالیت های مرحله گذار و انتقال
نصب واسطها
انتقال داده های سیستم های قبلی به سیستم های جدید (Data Migration)
تست نهایی و دریافت تایید جهت راه اندازی سیستم
ارزیابی میزان صحت، دقت و اعتبار داده های قدیمی، موجود و جمع آوری شده واعلام راهکارهای پیشنهادی برای تکمیل به شرکت متقاضی
فازهای پیاده سازی پروژه ERP:
فازچهارم:آماده سازی نهایی (Final Preparation)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
دستاوردهای اصلی فازچهارم : اختتام وآماده سازی محصول
Go
Live
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
تهیه و بازبینی برنامه راه اندازی سیستم
نظارت و پیگیری بر اجرای برنامه آموزشی و دستیابی به اهداف مد نظر
مدیریت مشکلات و موانع موجود
تصحیح خطاها
راه اندازی و معتبرسازی سیستم
حل مشکلات کاربران نهایی و دریافت تایید
اخذ تایید از کارفرما درخصوص فرآیندهای کسب و کار در محیط واقعی و کنترل آن بصورت روزانه و هفتگی
بررسی عملکرد سیستم و تایید آن
پشتیبانی کامل سیستم تا پایان ماه اول راه اندازی
تعیین استراتژی پشتیبانی آتی سیستم
تعیین نیازمندیهای لازم برای پشتیبانی
تهیه طرح و برنامه پشتیبانی و زمانبندی آن
فعالیت های اختتامیه پروژه
فاز پنجم : راه اندازی نهایی وپشتیبانی (Go-Live& Support)
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
دستاوردهای اصلی فازپنجم : راه اندازی نهایی وپشتیبانی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
هر مرحله پروژه طوری طراحی شده است که اطمینان حاصل می سازد که یک مجموعه از خروجیهای مرتبط برای تایید و تصویب تصمیم گیران در شرکت متقاضی ارائه می شوند و پیش نیاز ادامه و ورود به مرحله بعد پروژه خواهند بود. این روش، پایه و اساس مدیریت پروژه می باشد.
بطور کلی می توان این فازها را طوری تعبیر نمود که یک فاز واحد طراحی شامل (آماده سازی + بلوپرینت ) وجود دارد که بوسیله برنامه های مختلف از طریق پیاده سازیهای متعدد دنبال می شود. هر پیاده سازی می تواند شامل مراحل محقق سازی، آماده سازی نهایی و راه اندازی و پشتیبانی باشد.
دستاوردهای اصلی در متدولوژی پیاده سازی
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
موارد لازم جهت مدیریت راه حل ودستیابی سریع به نتایج یک پیاده سازی کاملاً هماهنگ و موفق :
تهیه روشهای کاری برای پشتیبانی پیاده سازی موفق راه حل
تهیه طرحهای مدیریت پروژه ، مدیریت تغییر سازمانی و تضمین کیفیت
ایجاد نقاط یکپارچگی بین سیستمهای تکنیکال (فنی) و سازمانی (فرآیندی)
انجام فعالیتهای آموزش مداوم جهت اطمینان از انتقال دانش
ایجاد پروسه های یکپارچگی و تحویل از تیم پروژه به سازمان (تیم) پشتیبانی کننده
مدیریت پروژه پیاده سازی ERP
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
1- فعالیتهای اصلی هرفاز که باید انجام شوند
2- خروجیهای اصلی هر مرحله و مسئولیت تحویل گرفتن آنها
3- مایلستونهای اصلی پروژه و نیازمندیهای لازم
4- اطمینان از تامین منابع برای اتمام هر فاز
5- مذاکره و بحث درخصوص مایلستونها ، خروجیها با کل سیستم
موارد لازم برای هماهنگی مجری وکارفرما
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
1- دستیابی به یک مجموعه از فرآیندهای تجاری نمونه وبرتر(بهروش)که الگوهای فرایندی جهت استفاده برای تعریف دامنه پروژه و فرآیندهای تجاری اصلی در این پروژه رافراهم می کند.
2- راهنماهای نصب و راه اندازی که برای نصب قدم به قدم سناریوهای فرآیندی یکپارچه کمک می کنند.
3- یک راهنمای پیاده سازی که کمک می کند فرآیندهای تجاری به درستی تعریف و راه اندازی شوند .
4- توابعی که کمک می کنند سازماندهی و انجام تست پس از انجام هر فاز از پروژه یا سیکل تنظیم و تغییر انجام شوند.
5-ابزارهای مدیریت پروژه برای سازماندهی پریودهای برنامه ریزی ، پرسنل ، منابع و دیگر داده های پروژه
موارد ی که مجری پروژه پیاده سازی ERP باید از آنها اطمینان حاصل نماید:
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر
درجهان امروز عدم پذیرش تغییر به منزله تسلیم در برابرشکست می باشد.
ارئه کننده: فروغ فرشیدفر