سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (فصل دهم کتاب مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار)
گردآورنده:
]نام و نام خانوادگی[
مقدمه
سیر تکامل برنامه ریزی منابع سازمان
ضرورت بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
ویژگیهای اصلی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
فروشندگان سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
قابلیتهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
مولفه های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و مهندسی مجدد فرایندها
انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
منافع حاصل از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
نتایج بدست آمده از پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
دلایل پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
به کارگیری سیستم برنامه برنامه ریزی منابع سازمان
ایجاد یکپارچگی
محرکهای بکارگیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
گسترش سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم اوراکل
سیستم SAP
نرخ بازده سرمایه گذاری در پیاده سازی سیستم
شاخص های کلیدی عملکرد
گزارش های تولید شده توسط بسته های نرم افزاری
راهکارهای اینترنتی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
ارزیابی مجدد سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
نسل جدید سیستم برنامه ریزی منابع سازمان – قابلیتهای وب
3
فصل دهم: سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
تعریف:
نرم افزاری که واحدهای مالی و منابع انسانی را خودکار میکند و تولید کنندگان را در انجام کارهایی مانند پردازش سفارش و زمانبندی تولید یاری می دهد.
هدف:
بهبود و یکپارچه سازی فرایندهای عملیاتی و گردش اطلاعات در یک سازمان که از طریق اطلاعات موجب هم افزایی منابع سازمانی (نیروی انسانی-مواد –پول و ماشین آلات) می گردد.
4
مقدمه
به دلیل هزینه های سنگین، در ابتدا پیاده سازی برای شرکت های چند ملیتی بزرگ و صنایع زیربنایی
ارائه در بسته های نرم افزاری استاندارد توسط شرکت هایی مانند: SAP – بان – اوراکل – جی دی ادواردز – Peoplesoft
راهکاههای نرم افزاری اند که داده ها را در سازمان یکپارچه کرده، رویه های استانداردی را بر ورود داده ها، استفاده و توزیع آنها تحمیل می کند.
ساختن یک نرم افزار واحد که نیازمندیهای افراد در بخش های مالی،منابع،انسانی و انبار را براورده کند دشوار است.
در حالت معمول هر یک از واحد های مذکور دارای سیستم نرم افزاری خاص و برای روش های معین در هر بخش بهینه سازی شده است.
5
مقدمه
6
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت پروژه
مدیریت زنجیره تامین
تولید
منابع انسانی
مالی – حسابداری
ERP
7
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
داده های مربوط به تولید، مالی، بازاریابی و منابع انسانی
برنامه های کاربردی تولید
برنامه های کاربردی بازاریابی
برنامه های کاربردی منابع انسانی
برنامه های کاربردی مالی
8
سیر تکامل سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
موانع رشد هر کسب و کار
9
سیر تکامل سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم ها و برنامه ها برای رشد کسب و کار
سیستم های اطلاعات مدیریت
سیستم های اطلاعاتی یکپارچه
سیستم های اطلاعاتی مدیران ارشد
سیستم اطلاعاتی سازمانی
سیستم های سازمانی
برنامه ریزی منابع مواد
برنامه ریزی منابع تولید
برنامه ریزی منابع پولی
برنامه ریزی منابع سازمان
10
سیر تکامل سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
11
ضرورت به کارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
اکثر سازمان ها با توجه به نیاز مندی های خود اقدام به طراحی برنامه می کنند.
سازمان ها به این نکته پی بردی اند که تهیه بسته نرم افزاری اختصاصی که همه نیازمندی های آنها را پوشش دهد امری ناممکن است.
استفاده از برنامه ریزی منابع سازمان
یک راهکار یکپارچه نرم افزاری را برای همه بخش ها فراهم می کند.
یک سازمان در شرایط زیر به برنامه ریزی منابع سازمان نیاز پیدا می کند.
اگر سیست های فعلی توانایی انجام کارها را نداشته باشند و یا اگر سرعت تغییرات در کسب و کار زیاد باشد.
اگر انجام کارها بر روی اینترنت ضرورت یابد.(خود کار سازی برخی فرایند ها مانند پردازش سفارشات، مدیریت موجودی، و حسابداری را الزامی کند.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بر اساس فرایند های کسب و کار که توسط کارکنان انجام می شود، شکل گرفته تا موجب به حداکثر رساندن منافع حاصل از سیستم مذکورگردد.
نمونه مثال شرکت Dell: فروش رایانه های سفارشی ساز از طریق تلفن و یا اینترنت.
شرکت مذکور در واقع هیچ میزانی از موجودی را نگه نمی دارد و تمام درخواستهای مشتریان را براورده می کند.
12
ضرورت تغییر روشهای انجام کسب و کار
هزینه ها:
محاسبه هزینه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان تقریبا ناممکن است.
به عنوان مثال شرکت بان برآورد میکند به ازای هر کاربر – ایستگاه کاری یا یک ماژول هزینه ای برابر 3500 تا 7000 دلار آمریکا باشد.
شرکت های فعال در زمینه فناوریهای پیشرفته بین 5 تا 6 درصد از درامد خود را صرف فناوری اطلاعات می کنند در حالی که در بخش خودرو این میزان به 1 درصد می رسد.
13
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
مناسب بودن بسته نرم افزاری:
– به گفته یکی از کارشناسان شرکت بان: اندازه معینی در دست نیست که بتوان شرکت های کوچکتر از آن را بی نیاز از به کارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان دانست.
شرکت های مطرحی چون اوراکل – SAP – بان – جی دی ادوارز وSSA در حال توسعه سیستم های مناسب برای شرکت های متوسط و کوچک تر هستند.
– به نظر یکی از کارشناسان شرکت آی بی ام: بازار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در طول دو تا سه سال گذشته حرکت گسترده ای به سوی شرکت های متوسط داشته است.
14
15
ویژگی های اصلی سیستم برنامه ریزی سازمان
این سیستم یکپارچه است.
این سیستم بلادرنگ است.
جهت گیری این سیستم کلان و فراگیر است.
این سیستم زنجیره گسترده ای را بین تامین کنندگان و شرکت و مشتریان تشکیل می دهد.
رویکرد به سیستم به عنوان بسته ای جامع.
رویکرد به سیستم به عنوان بهترین و کامل ترین سیستم موجود.
رویکرد ترکیبی.
16
انواع رویکرد ها به سیستم برنامه ریزی سازمان
Bann (بان)
CODE
D&B
IBM
JD Edwards (جی دی ادواردز)
Marcarn
Oracle (اوراکل)
Peoplesoft
Platinum
Ramco
SAP
SMI
Software 2000
17
فروشندگان سیستم برنامه ریزی سازمان
فروشندگان عمده و معروف ترین شرکت ها
فروشندگان مشهور سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در عرصه بین المللی:
18
شرکت اوراکل – SAP AG
19
شرکت بان – شرکت جی دی ادواردز
20
قابلیتهای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
21
مولفه های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
22
سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و مهندسی مجدد فرایندها
مهندسی مجدد فرایندها، یک پیش نیاز برای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است.
مهندسی مجدد فرایندهای کسب وکار شامل گام های:
بررسی سیستم موجود
طراحی و توسعه سیستم های جدید
تعریف فرایندها، ساختار سازمانی و رویه ها
توسعه نرم افزار و اصلاح و متناسب سازی آن
آموزش نیروی انسانی
پیاده سازی سیستم جدید
ابزارهای لازم برای اجرای این اصل:
شناخت، ساده سازی، خود کارسازی
ترسیم نمودار و حذف تبادل الکترونیکی داده ها
نمایش تصویری نحوه انجام کارها و ترکیب با سیستم برنامه ریزی سازمان طوفان مغزی و چیدمان مجدد
اصلی که مهندسی مجدد از آن پیروی می کند:
بشناس، ساده کن و خودکار سازی کن
گام حیاتی و پر اهمیت، ارزیابی بسته مناسب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است.
ارزیابی و انتخاب شامل:
بررسی پوشش دهی مناسب همه حوزه های وظیفه ای کسب وکار
بررسی یکپارچگی کامل همه وظایف و فرایند های کسب و کار
حصول اطمینان از در نظر گرفتن همه روند های جدید فناوری اطلاعات
حصول اطمینان از توسعه و پیاده سازی قابلیتهای مطلوب توسط فروشنده
حصول اطمینان از توانایی کسب و کار در جذب هزینه ها
حصول اطمینان از بهینه بودن نرخ بازده سرمایه گذاری.
23
انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
اقدام اول
مهندسی مجدد فرایند های کسب وکار
اقدام دوم
ارزیابی و انتخاب بسته نرم افزاری
استقرار تیم داخلی
تعیین اهداف / بودجه روشن و شفاف
شناسایی نیازمندی ها بر اساس تحلیل فرایندها
شناسایی بهترین گزینه ها
ارزیابی فرایندهای فعلی
جلب مشارکت همه کاربران سیستم جدید
تدوین برنامه کسب و کار برای پنج سال آینده
تعیین شاخص های هزینه ای
مشاوره با خبره گان
آزمون منظم سیستم و بحث گروهی در مورد نتایج به دست آمده
پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
24
گام های انتخاب بسته مناسب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
سه رویکرد رایج در نصب سیستم جدید برنامه ریزی منابع سازمان:
نصب کامل در سطح تمام سازمان
نصب واحد به واحد
نصب فرایند های کلیدی
25
رویکردهای رایج برای نصب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
1. تعریف دامنه:
آغاز عقد قرارداد – زمان بندی کلی پیاده سازی – تشریح قابلیتهای نرم افزار و منافع آن
2. تحلیل:
بررسی فرایندها و محیط کسب وکار – اولویت بندی اهداف تجاری و تولیدی
3. نمونه سازی:
ساخت، آزمون، ارزیابی نمونه اولیه (ساخت یک نمونه اولیه جهت ارزیابی سیستم)
4. گسترش:
– اصلاح نمونه اولیه و تولید در مقیاس کامل
26
گام های کسب موفقیت در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
5. واسطه ارتباطی / یکپارچگی:
طراحی تمامی واسطها و کانال های ارتباطی ضروری
6. آزمون موازی:
آزمون شبیه سازس کامل سیستم برای ارزیابی عملکرد و اثربخشی واسطها و یکپارچگی آنها
7. جایگزینی:
استراتژی جهت راه اندازی اثربخش و بهنگام سیستم
8. بهبود مستمر:
– حصول اطمینان از راه اندازی در مدت 3 تا 6 ماه
27
گام های کسب موفقیت در پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
1. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان:
عدم وجود درک درست از هزینه های مرتبط با پیاده سازی سیستم
2. فرهنگ سازمانی:
عدم وجود اطلاع رسانی درست بین کارکنان و آموزش آنها
3. مدیریت تغییر:
– اطلاع از واقعت تا عمل در پیاده سازی (عدم اطلاع کافی از مشکلات اولیه در هنگام را راه اندازی برنامه)
28
دامهای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
4. تجارب دیگر سازمان ها:
– مدیریت تغییر و آموزش: آموزش در هنگام راه اندازی و شروع زودتر با مشکلاتی همراه است.
– ضرورت مهندسی مجدد فرایندها: تصمیم گیری در رابطه با اینکه، فرایندها ی کاری با سیستم تطبیق دارد یا خیر
– ضعف در برنامه ریزی: پیاده سازی برنامه با هدف در یک راستا می باشد یا خیر
– آگاهی از مهارتهای فناوری اطلاعات:با ارتقا فناوری، باید مهارت های کارکنان نیز ارتقا پیدا کند.
– ضعف در مدیریت پروژه: عدم وجود تجربه کافی در پیاده سازی برنامه های کاربردی
– آزمون های فناوری: اقدامات لازم جهت تطبیق برنامه با واسطهای کاربر، گزارشهای تغییر و تبدیل داده ها
– مشارکت ضعیف مدیریت ارشد: به وجود آمدن تضادها و تعارضات
– دست کم گرفتن منابع مورد نیاز: انحراف از میزان بودجه (مانند دوباره کاری فرایند، آموزش کارکنان و غیره)
– ارزیابی ناکافی نرم افزار : عدم در نظر گرفتن جوانب کامل نرم افزار پیش از خرید
29
دامهای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
خلاصه: (مشکلات احتمالی برای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان)
احتمالا هزینه ها کمتر از مقدار واقعی براورد شده است.
احتمال دست کم گرفتن زمان و اقدامات لازم جهت پیاده سازی
تامین منابع از بخش های فناوری اطلاعات و کسب و کار احتمالا بیش از حد پیش بینی شده، خواهد شد.
سطح تخصص خارجی مورد نیاز بیش از میزان پیش بینی شده، خواهد شد.
تغییرات مورد نیاز در فرایند کسب وکار بیش از میزان پیش بینی شده، خواهد بود.
کنترل دامنه پروژه دشوارتر از آن خواهد بود که انتظار می رود.
فقدان آموزش کافی مخصوصا در زمینه ماژول های مختلف.
مهمترین آن نیز ضرورت مدیریت تغییر است.
مشکلات انسانی
30
دامهای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
هسته مرکزی مناسب: انتخاب تیم مناسب اهمیت زیادی دارد.
جلب مشارکت: برانگیختن و ترغیب همه افراد.
تعیین اهداف: آگاهی از اهداف نهایی.
آزمون: حصول اطمینان از عملکرد سیستم قبل از بکارگیری کامل آن.
اندازه مناسب: مطابقت با قابلیت های سیستم.
دامهای رایج: کسب آگاهی از دامهای رایج جهت کنترل آنها.
31
درس آموخته شده از پیاده سازی موفق سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
32
دلایل شکست پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
بی تجربگی مدیر پروژه
پایین بودن خدمات پشتیبانی فروشنده
ناکافی بودن خدمات پشتیبانی فروشنده
فقدام تخصص لازم در تیم پروژه
ناکافی بودن اعضای تیم پروژه
شفاف نبودن نقشها و مسئولیتهای پیاده سازی
فقدان پشتیبانی و حمایت مدیریت ارشد
فقدان تعهد کارکنان
عدم مشارکت همه ذی نفعان
آموزش ناکافی
زمانبندی غیرواقع گرایانه
پیاده سازی « انفجاری »
تحلیل غیرواقع گرایانه از نتایج پروژه
بودجه ناکافی برای پیاده سازی
ارتباطات ضعیف با ذی نفعان
ضعف در تعیین اهداف
ابهام در اهداف و شاخصهای عملکردی
33
دلایل شکست پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
فقدان مشوقهای شخصی برای تسهیل پیاده سازی
عدم درک مناسب از عواقب شکست
عدم تطابق سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با نیازهای کسب وکار
عدم یکپارچگی با دیگر برنامه های کاربردی
فقدان فرایندی تعریف شده برای رفع مشکلات
ضعف در طراحی و معماری سیستم
طراحی ناکافی فرایندها پیش از آغاز به کار سیستم
تغییرات پیش بینی نشده در طراحی شغل
تغییرات بیش از حد در بسته نرم افزاری
ضعف در برنامه ریزی و اجرای داده ها
ضعف در شناخت سیاست ها و رویه ها
آزمون ناکافی
عدم پیاده سازی نمونه آزمایشی مناسب
فضای ناکافی برای سخت افزار سیستم
حجم اقدامات بیش از حد در آغاز پیاده سازی
کنترل کارکنان بخش حساب های پرداختی برصدور فاکتور و پردازش پرداخت را افزایش می دهد.
مستندات کاغذی را با فراهم کردن قالب های هم زمان برای ورود و دریافت سریع اطلاعات کاهش می دهد.
بهنگام و مناسب بودن اطلاعات را با برقراری امکان ارسال روزانه اطلاعات به جای ارسال ماهنامه بهبود میبخشد.
با فراهم نمودن محتواهای تفضیلی، نمایش بهتر و تضمین رضایتمندی ممیزان، دقت و صحت اطلاعات را افزایش می دهد.
کنترل هزینه ها را بهبود می بخشد.
افزایش پاسخ دهی به مشتریان و پیگیری درخواست های آنها را تضمین می کند.
کارایی وصول نقدینگی را افزایش می دهد.
34
منافع حاصل از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
امکان نظارت بهتر و پاسخ دهی سریعتر به درخواست ها را فراهم می کند.
امکان پاسخ دهی سریعتر به تغییر عملیات کسب وکار و شرایط بازار را فراهم می کند.
به سازمان کمک می کند که با بهبود فرایندهای خود به مزیت رقابتی دست یابد.
پیوند عرضه و تقاضا را با ایجاد مکان ها و شعبات راه دور در کشورهای مختلف بهبود می بخشد.
یک پایگاه داده های یکپارچه مشتریان را که برای همه برنامه های کاربردی قابل استفاده باشد، فراهم می کند.
عملیات بین المللی پشتیبانی می کند.
دسترسی به اطلاعات و مدیریت را در سطح سازمان بهبود می بخشد.
35
منافع حاصل از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
میزان کاهش در موجودی – 50%
میزان کاهش در زمان تکمیل سفارش – 43%
میزان افزایش در ظرفیت تولید – 36%
میزان کاهش در کل هزینه های پشتیبانی – 32%
میزان کاهش در هزینه های تامین و تدارکات – 29%
میزان کاهش در ضایعات تولید – 29%
میزان کاهش در هزینه های توزیع – 14%
36
نتایج به دست آمده از پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
تولید کنندگان عمدتا سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان را پیاده سازی می کنند تا:
مزیت رقابتی به دست آورند – 71%
به مشتریان عمده خدمات رسانی کنند – 71%
آن را جایگزین سیستم قدیمی تر کنند – 57%
37
دلایل پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
احتمال به کارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان توسط تولید کنندگان بزرگ تقریبا سه برابر تولید کنندگان متوسط است.
تولید کنندگان متوسط – 11%
تولید کنندگان بزرگ – 29 %
تولید کنندگان بزرگ در این تحقیق به شرکت های با فروش سالانه 500میلیون دلار و مستقر در آمریکا اطلاق می شود.
38
به کارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
مالی / حسابداری -91%
تولید -88%
فروش / بازاریابی – 85%
خدمات مشتری – 84%
تدارکات – 78%
توزیع – 64%
مهندسی – 59%
تضمین کیفیت – 58%
امور مشتریان – 49%
حمل و نقل – 49%
39
ایجاد یکپارچگی در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
واحدهایی که از طریق سیستم های رایانه ای با دیگر واحدها در ارتباطند:
نیاز به بستری مشترک
بهبود فرایندها
قابلیت مشاهده داده ها
کاهش هزینه های عملیاتی
افزایش پاسخ دهی به مشتریان
بهبود تصمیم گیری
جایگزینی سیستم های قدیمی
افزایش فشار ناشی از جهانی شدن
افزایش اهمیت مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار
فلسفه تولید بهنگام
حرکت صنایع مختلف به سوی همکاری نرم افزاری
40
محرکهای به کارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان
41
سیستم اوراکل (ماژول های مختلف اوراکل)
مراحل پیدایش:
اولین نسخه، سیستم حسابداری مالی به نام R/1 (حرفR اولین حرف عبارت Real-time data processing به معنی پردازش بلادرنگ داده ها)
تبدیل R/1 به R/2 در اواخر دهه 1970
R/2: مجموعه نرم افزار کاربردی تجاری مبتنی بر پردازش مرکزی
عمومیت بین کشورهای اروپایی و چند ملیتی
تبدیل R/2 به R/3 در 6 جولای 1992
R/3 : قابل اجرا بر روی سیستم عامل های مختلف مانند ویندوز یا یونیکس
42
سیستم SAP
SAP R/3 :
یک نرم افزار با معماری سرویس دهنده / سرویس گیرنده است که از یک مدل سه لایه ای استفاده می کند.
1- سطح ارائه
2- سطح برنامه کاربردی
3- سطح پایگاه داده ها
43
سیستم SAP
44
سیستم SAP (ماژول های SAP R/3)
SAP R/3
حساب داری مالی
کنترل
مدیریت داراییهای ثابت
سیستم پروژه
جریان کار
راهکار صنعت
توزیع و فروش
مدیریت مواد
برنامه ریزی تولید
مدیریت کیفیت
نگهداری کارخانه
منابع انسانی
45
ظهور اینترنت
اینترنت و کسب و کار اینترنتی موجب:
1- ایجاد مزیت رقابتی
2- کاهش هزینه های انجام کارها
3- تسریع زمان آماده سازی محصول برای ورود به بازار
4- بهبود روابط با مشتریان
سپاس از توجهتان