1
عنوان:
مروری بر پردازش اطلاعات و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی
هر سازمانی موظف است به منظور تحقق اهداف پیش بینی شده خود پیش از هر اقدامی نیازهای اطلاعاتی خود را تامین کند.هیچ سازمانی بدون داشتن اطلاعات کافی –مناسب-به موقع قادر به تصمیم گیری نبوده و نمی تواند اهداف خود را به مرحله اجرا در آورد.
مقدمه
راه های مختلف تامین اطلاعات درسازمان
1-جمع آوری داده ها و اطلاعات موجود با استفاده ازروشهایی مانند مصاحبه وپرسشنامه و آزمایش
2-از راه ارتباطات و متغیرهای اطلاعاتی مانند نتایج گفت وگو- بررسی انعکاس تصمیمات و غیره
3- از راه تولید اطلاعات جدید که شامل روشهایی مانند تحلیل پژوهش – شبیه سازی و پردازش اطلاعات می باشد .
یکی از مشکلات عصرما زیادی حجم اطلاعات و فرصت کم تحلیل داده ها می باشد بنابراین تصمیمات با اشتباهات خطرناکی توام شده اند.وسیستم های دستی قادر به پردازش این حجم عظیم اطلاعات نیستند.بنابراین باتوجه به لزوم هماهنگی سازمانها باتغیرات محیطی وانجام سریع پردازش ها سیستم های اطلاعاتی حسابداری باید به گونه ای طراحی شوند تاقادر به پردازش سریع داده ها وفراهم کردن اطلاعات مورد نیاز درکمترین زمان ممکن وبالاترین کارایی باشند .
سیستمی که قادر به یکپارچه سازی فعالیت هاوفرایندهای مختلف هست ووظیفه برنامه ریزی منابع سازمانی رابه عهده دارد سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نامیده می شود که نقش مهمی درحفظ و افزایش منابع اقتصادی شرکت دارد.
تعریف پردازش اطلاعات
پردازش اطلاعات به فرایند یارویه ای می گویند که به وسیله آن داده های خام بایک سلسله از عملیات خاص تبدیل به اطلاعات ونتایجی می شوند که به طور مستقیم در تحقق اهداف یک سیستم ویا یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.
روشهای پردازش اطلاعات به تبع اهداف، برنامه ها وکاربردهای هر سیستم تغییر می کند .
محتوا و نتایج حاصل از پردازش نیز براساس نیازها و انتظارات سیستم ها پیش بینی و تنظیم می شوند.
قسمت اول :چرخه پردازش اطلاعات
پردازش اطلاعات بخش اساسی ویابه عبارتی موتورحرکتی سیستم اطلاعاتی حسابداری به شمار می رود که بدون ان هیچ گونه سیستم اطلاعاتی قادر به ادامه حیات نبوده ودرنهایت ارزش خود را ازدست می دهد.
به طورکلی هرسیستم اطلاعاتی حداقل ازسه سیستم جانبی تشکیل شده است که عبارتند از:
1- سیستم ذخیره سازی اطلاعات
2-سیستم کنترلی
3-سیستم بازیابی اطلاعات
شکل ارکان اساسی سیستم اطلاعاتی
جایگاه پردازش اطلاعات درسیستم های اطلاعاتی حسابداری
سیستم پردازش اطلاعات
سیستم کنترلی
سیستم بازیابی اطلاعات
سیستم ذخیره سازی اطلاعات
چرخه پردازش داده ها
ذخیره داده ها
خروج اطلاعات
پردازش داده ها
ورود داده ها
نقطه شروع در چرخه پردازش داده ها ورود داده ها می باشد که داده های حسابداری در بسیاری از سیستم های اطلاعات حسابداری یک سند منبع می باشد که بسیار مهم بوده و قابل خواندن توسط انسان می باشند و توسط کاربر تکمیل می شوند. به طورکلی مدارک اولیه به عنوان داده شامل صورتحساب خرید –صورتحساب فروش –رسید دریافتها و پرداختهای نقدی و غیره در سیستم ثبت می شوند؛ بنابراین حتی در مواردی که میزان داده ها ناچیز است ناگزیر به انتخاب روشی هستیم که داده های حسابداری را بتواند به صورت کامل -صحیح –آنی و بادقت جمع آوری کنند و به شکل قابل پردازش برای ماشین تبدیل کنند.
بزرگترین عیب آماده سازی منبع به صورت دستی این است که این اسناد توسط ماشین قابل خواندن نیستند بنابراین برای پردازش داده های اسناد منبع به صورت الکترونیکی داده باید در ابتدا در یک رسانه ی قابل خواندن توسط ماشین رونویسی گردند که این کار ناموثر- طاقت فرسا-زمان بر گران و فرایند بدون بازدهی می باشد.
ورود داده ها
لازم است به منظور افزایش دقت وسهولت فرایند پردازش، ورود داده ها براساس شرایط زیر صورت گیرد:
طبقه بندی داده ها توسط کدهای شناسایی
رسیدگی و بازبینی به منظور حصول اطمینان از صحت داده ها
انتقال از مکانی به مکان دیگر
برای اینکه ورود داده ها به سیستم به بهترین نحو صورت گیرد لازم است مدارک مثبته به شکل خوانا برای دستگاه تبدیل شوند.
سیستم طراحی شده می تواند به گونه ای باشد که براساس پاسخ کاربر، فرم های مشخصی را جهت ورود داده ها ارائه کند.
با توجه به اهمیت ورود صحیح وکامل داده ها به سیستم می توان از ابزارهایی استفاده کرد که احتمال خطا و اشتباه را کاهش دهد.
استفاده از مدارک چرخشی نیز احتمال ورود داده های اشتباه را کاهش می دهند.
خودکارکردن ورود داده های اولیه با فناوریهای جدید مانند شناسایی نوری کاراکتر، کدهای میله ای ، فناوری شناسایی فرکانس رادیویی،کارتهای هوشمند و غیره.
اهمیت داده ها و اطلاعات برای یک شرکت تا حدی است که می توان آن را با ارزش ترین دارایی یک شرکت به شمار آورد. اهمیت و ضرورت دسترسی به اطلاعات صحیح ، به موقع و قابل اتکا برای تصمیم گیری مناسب برکسی پوشیده نیست؛ با این وجود صرف داشتن داده ها و اطلاعات؛ مفیدبودن آن را تضمین نمی کند. برای دسترسی به اطلاعات نیاز به سازماندهی و ذخیره مناسب اطلاعات می باشد. ذخیره سازی جزء اصلی سیستم های اطلاعاتی و فرایند پردازش داده ها می باشد.
ذخیره سازی داده ها
شخصیت: مفهوم چیزی است که اطلاعات مرتبط باآن ذخیره می شود. هرشخصیت دارای یک سری ویژگی ها و صفاتی می باشد که باید اطلاعات مربوط به آن ذخیره شود.کارکنان، مشتریان، موجودی های کالا، دارایی های شرکت ، هرکدام یک شخصیت هستندکه صفات و ویژگیهای مخصوص به خود را دارند.
سلسله مراتب اطلاعات:ذخیره سازی داده ها به صورت
سازماندهی از جزء به کل ذخیره داده ها را قابل فهم تر
می کند.ذخیره سازی سلسله مراتبی اطلاعات بافیلدها
شروع وبا پایگاه داده پایان می یابد.
تعاریف و مفاهیم بنیادی ذخیره سازی داده ها
پایگاه داده
فایل
رکورد
فیلد
فیلد:یک فیلد یا عنصر داده ازگروهی ازکاراکترهای مرتبط تشکیل می شود . یک فیلد داده ها نشان دهنده یک ویژگی (خصوصیت) از یک شخصیت است.مثال: نام یک کارمند
رکورد:فیلدهای مرتبط داده ها به شکل یک رکورد دسته بندی می شود. بنابراین یک رکورد بیانگر مجموعه ویژگی هایی است که شخصیت را توصیف می کند.مثال:مشخصات کلی هریک ازکارمندان
فایل: فایل یا جدول داده ها گروهی از رکورد های مرتبط است. مثال: فایل کارمندان
پایگاه داده: مجموعه ای یکپارچه ازعناصر داده های منطقی و مرتبط است که شامل عناصر داده هایی است که شخصیت ها و روابط میان این شخصیت ها را توصیف می کند.
فایل ها را از دیدگاه های مختلفی می توان دسته بندی کرد. فایل ها معمولا بر مبنای کاربرد استفاده اولیه آنها مانند فایل حقوق و دستمزد یا یک فایل موجودی کالا دسته بندی کرد یا بر مبنای نوع داده های آنها مانند فایل سند یا فایل گرافیکی طبقه بندی کرد. علاوه بر این ها فایل هارا می توان بر اساس پایداری آنها به دو دسته فایل اصلی و معاملاتی تقسیم کرد.
فایل اصلی: به طور نظری و مفهومی مشابه دفترکل درسیستم دستی حسابداری است این فایل حاوی کلیه داده هایی است که شرکت برای تهیه صورتهای مالی به آن ها نیازدارد. فایل اصلی یک فایل دائم بامانده جمع شونده می باشد.
فایل معاملاتی: شبیه یک دفتر روزنامه درسیستم دستی حسابداری عمل میکند و دربرگیرنده داده هایی درباره یک معامله و رویداد خاص می باشد در واقع این گونه فایل ها تراکنش های تجاری را در یک دوره زمانی محدود (مثلا یک دوره مالی) نگه داری می کند؛ بنابراین پس ازگذشت دوره مالی کاربرد ندارد.
انواع فایل ها
کلیه سیستم های رایانه ای باید از روشهایی استفاده کنند که امکان جستجو و دسترسی سریع به داده های ذخیره شده دررایانه به آسانی و باکمترین هزینه فراهم شود. استفاده از کدهای اصلی و فرعی روشی مناسب برای دسترسی سریع به داده ها و اطلاعات و ذخیره سازی مناسب آن ها است .
کداصلی: ثبت ها معمولا به کمک یک شناسگر به نام کد اصلی (کلید اصلی ) ذخیره و بازیابی می شوند. کداصلی کدهای منحصربه فردی هستند که مانع از ورود داده های تکراری به سیستم می شوند. مثال: شماره مشتری
کدفرعی (کلید خارجی): شناسگردیگری است که نه تنها ثبت های انفرادی، بلکه یک گروه از ثبت ها را نیز شناسایی می کند. در واقع کدهای فرعی منحصر به شناسایی یک ثبت نمی باشند و برای مرتب کردن ثبتها استفاده می شود. مثال: نام مشتری ، مانده حساب. انتخاب کدهای فرعی مناسب به طور قابل ملاحظه ای باعث بالارفتن کارایی پردازش داده ها و سهولت بازیابی اطلاعات می شود.
دسترسی به ثبت های انفرادی
باتوجه به وجود فایل های متعددی که دریک سیستم اطلاعاتی حسابداری ایجاد می شود لازم است این فایل ها به صورت مناسبی سازمان دهی و مرتب شوند. سازمان دهی فایل روشی است که داده ها براساس آن دریک حافظه میانی ذخیره می شوند تا در صورت نیاز به آنها بتوان به سرعت به آنها دسترسی داشت. فایل ها را میتوان به کمک کدهای اصلی و یا کدهای فرعی سازمان دهی کرد.
سازمان دهی فایل ها
سه روش برای سازمان دهی فایل ها براساس کداصلی وجود دارد:
فایل دستیابی ترتیبی: رکوردها طبق کد اصلی و به صورت پشت سرهم و متوالی ذخیره می شوند. این روش برای موارد ضروری دسترسی فوری به رکوردها چندان مناسب نیست زیرا در هنگام بازیابی و جستجوی اطلاعات باید از ابتدای فایل تا آخر، رکورد ها یکی یکی بررسی شود تا به رکورد مورد نظربرسیم. درنتیجه انعطاف پذیری کمی دارد و جستجوی اطلاعات درآن زمان براست.
سازمان دهی فایل ها به کمک کد اصلی
فایل دستیابی ترتیبی شاخص دار: دراین روش رکوردها به ترتیب منظم و پیوسته ذخیره می شوند، اما براساس یک شاخص کدهای اصلی با نشانه های فیزیکی مرتبط می شوند. موقعیت هررکورد خاص با جستجوی نشانی آن در فایل شاخص مشخص می شود. با توجه به این که شاخص به طور غیرمستقیم عمل می کند بدون دستکاری محتویات فایل به فایل نظم و ترتیب می بخشد. این روش نسبت به روش قبلی سرعت جستجو را افزایش می دهد زیرا لازم نیست تمام رکوردها بررسی شود و با مراجعه به شاخص می توان به سرعت به رکورد مورد نظر دسترسی پیدا کرد.
فایل دستیابی مستقیم: دراین روش رکوردها بدون رعایت ترتیب خاصی ذخیره می شوند. اما در این روش یک الگوریتم ریاضی در کد اصلی وجود داردکه برای تعیین نشانی فیزیکی که رکورد درآن ذخیره شده است به کارمی رود. این روش نسبت به روشهای قبلی بسیار کارامدتر و سریعتر می باشد و اجازه دسترسی به تک تک ثبت ها وجوددارد.
سازماندهی فایل ها به کمک کد اصلی اجازه دستیابی به فایل ها و رکورد های مورد نظر را می دهد اما امکان دستیابی به مجموعه ای از داده هاکه برمبنای یک یاچندکد فرعی ثبت می شوند را فراهم نمی کنند. برای دستیابی به رکوردها براساس کدهای فرعی لازم است از فایل جستجوی چند صفته استفاده کرد.
فایل پیوندی
فایل معکوس
سازمان دهی فایل های جستجوی چند صفته (دستیابی ازطریق کدهای فرعی)
دریک فایل پیوندی هررکورد یک فیلد اشاره گر دارد که دربرگیرنده نشانی ثبت بعدی در فایل می باشد. بنابراین اشاره گرها کلیه ثبتهای مربوط را به یکدیگر پیوند می دهند و باکنار هم قراردادن یک گروه از رکوردها که به وسیله اشاره گرها به هم مرتبط شده اند، یک زنجیره تشکیل می شود. فایل های پیوندی و اشاره گرها برای پیونددادن یک مجموعه از جزئیات رکوردها به یک رکورد اصلی در سیستم اطلاعاتی حسابداری به کارمی روند. به طورکلی فیلد اشاره نشانی حافظه بعدی را که مقدار مشابهی دارد رانشان می دهد.
فایل پیوندی
فایل معکوس لیست های معکوسی را برای شماری از ویژگیها نگهداری می کند. درفایل پیوندی فیلد اشاره گر نشانی بعدی را در رابطه با مقدار مشابهی از داده ها فراهم می کرد و برای تکمیل زنجیره لازم بود تمام این نشانی ها درکنار یکدیگر قرار گیرند اما در فایل معکوس فیلد اشاره گر تمامی رکوردهایی را که دارای مقدار مشابهی هستند را نشان می دهد. در واقع در فایل معکوس تمامی آدرس هایی که دارای یک مقدار مشابه برای کدهای فرعی خود می باشند درکنار یکدیگر فهرست می شود. با این روش امکان جستجوی سریع و آسان فراهم می شود.
فایل معکوس
زمانی که داده ها گردآوری شدند و به فرمت قابل شناسایی توسط ماشین تبدیل شدند، باید پردازش شوند تا برای تصمیم گیران ارزش داشته باشند. این وظایف پردازشی به وسیله واحد پردازش مرکزی سیستم اطلاعاتی صورت می گیرد.
پردازش داده ها بخش اساسی و یا موتور حرکتی سیستم اطلاعاتی به شمار می رود.
مرحله تبدیل داده ها به اطلاعات را پردازش داده می نامند.
پردازش داده ها
پردازش شامل چهار فعالیت مجزا است
پردازش عملیات با ثبت داده و اعتباردهی به آن شروع می شود.
مفهوم اعتباردهی همان مفهوم کنترل را دارد و تا زمانی که داده ها خصوصیات کیفی مانند کامل بودن، انسجام، صحت منطقی مبتنی بر مقررات، اصول و رویه ها را نداشته باشند، تحت پردازش قرار نمی گیرند. فرآیند بررسی شرایط کیفی داده ها، تایید اعتبار داده یا اعتبارسنجی نام دارد. این فرآیند از طریق مجموعه ای از برنامه های رایانه ای که به برنامه های اعتباردهی موسومند، انجام می شود.
پس از اعتبارسنجی داده ها و معاملات، شرایط برای پردازش بیشتر آماده می شود. در پردازش داده ها، فایل های متعددی به کار می روند. این فایل ها ممکن است فایل های معاملاتی و فایل های اصلی باشند.
در پردازش دسته ای معاملات، فاصله زمانی بین مراحل مختلف پردازش داده ها وجود دارد. در واقع پردازش دسته ای عبارت است از تجمیع چندین معامله طی یک دوره زمانی و پردازش یکجای آن، در این روش داده ها در یک دسته و گروه قرار می گیرند و سپس پردازش می شوند. این دسته می تواند براساس دوره و یا تعداد اسناد باشد. در واقع در این روش، در زمان های معین و یا با رسیدن رویدادها به سطحی مشخص، پردازش داده ها و به هنگام سازی فایل های اصلی به منظور انعکاس کلیه معاملات و رویدادهای تجاری، انجام می شود. چنانچه داده های معاملات و رویدادها به صورت دسته ای وارد فایل شوند، از روش پردازش دسته ای استفاده شده است.
پردازش دسته ای
گاهی برای صرفه جویی در زمان پردازش، داده ها تا مرحله زمانی به شکل دسته ای پردازش می شوند و در آخر تمامی دسته ها در کنار یکدیگر پردازش می شوند. این روش، پردازش دسته ای مستقیم نامیده می شود. در واقع در این روش، به محض وارد کردن معاملات به سیستم، اطلاعات در فایل موقت ذخیره می شوند. به عنوان مثال، در یک سیستم پردازش انبار، تمام کالاهای وارده و صادره در یک چارچوب زمانی، مثلا در یک روز معین در یک فایل معاملاتی ثبت شده، تشکیل گروه داده و سپس بر حسب یک ارزش مشخص مانند شماره کالا مرتب می شود. پس از آن که فایل مرتب شد، توسط یک برنامه خوانده می شود. برنامه، فایل های قدیمی را به هنگام می نماید و فایل های داده ای جدید را ایجاد می کند. در این فرآیند گزارش های مورد نظر نیز چاپ می شوند.
برای آنکه رکوردهای عملیاتی با رکوردهای فایل اصلی هماهنگ باشد، لازم است فایل ها به ورت یک فایل دستیابی ترتیبی و یا یک فایل دستیابی ترتیبی شاخص دار سازمان دهی شوند. این کار موجب می شود به هنگام سازی فایل اصلی به ترتیبرویدادهای اتفاق افتاده صورت گیرد.
پردازش دسته ای مستقیم
در پردازش مستقیم، فاصله ای بین رخ دادن معامله و پردازش آن وجود ندارد. در واقع به محض اینکه معامله صورت می گیرد، رویداد مربوطه ثبت شده و فایل های اصلی به هنگام می شوند. سیستم های پردازش به هنگام، دارای ارتباط مستقیم بین کاربر و برنامه های کاربردی می باشند. کاربر داده های مربوط به یک معامله را وارد سیستم می کند و برنامه در مورد آن معامله به کاربر پاسخ می دهد. در این نوع پردازش بین ورود داده، پردازش، به هنگام نمودن فایل های اصلی و ارائه گزارش بر اساس آن، فاصله زمانی وجود ندارد. سیستم های اخذ بلیط در راه آهن و خطوط هوایی، دستگاه های خودپرداز بانک ها، سیستم به روز موجودی کالا در انبارهای بزرگ و غیره نمونه هایی از سیستم پردازش زمان واقعی هستند که در آن ها به روز کردن سریع وضعیت داده ثبت شده برای استفاده کنندگان ضرورت دارد.
در روش پردازش مستقیم زمان واقعی، ضروری است که فایل اصلی به عنوان یک فایل دستیابی شاخص دار و یا یک فایل دستیابی مستقیم سازمان دهی شود. توجه داشته باشید که تفاوت اصلی این دو روش، تنها در زمان به هنگام سازی فایل های اصلی است.
پردزاش مستقیم
مقایسه روش های مختلف پردازش داده ها
آخرین مرحله ازچرخه پردازش داده ها، اطلاعات ستاده است.
خروجی ها در سیستم های اطلاعاتی حسابداری مهم هستند زیرا اطلاعات موجود در آن خروجی ها معمولا پایه تصمیم گیری های مدیریتی را تشکیل می دهند و این هدف کل سیستم می باشد.
نتیجه پردازش داده ها در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری، صورت ها و گزارش های مالی است. در واقع ستاده نهایی سیستم اطلاعاتی حسابداری، صورت ها و گزارش مالی و اطلاعات ارائه شده است که نیازهای اطلاعاتی کاربران مختلف را برای تصمیم گیری های به موقع تامین می کند. اطلاعات ستاده در سه شکل، اسناد، گزارش و پاسخ به یک جستجو ارائه می شوند.
اطلاعات ستاده
تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران درون سازمانی به منظور کنترل و برنامه ریزی مانند تهیه گزارش بودجه، پیش بینی فروش، صورت جریان وجوه نقد، برآورد درآمد، هزینه محصولات جدید و غیره
تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران برون سازمانی مانند ارزیابی عملکرد شرکت، پیش بینی آینده و غیره
بررسی عملکرد شرکت از طریق مقایسه استانداردها و یا عملکرد مورد انتظار با عملکرد واقعی و انجام اصلاحات مورد نیاز در صورت وجود انحرافات.
هدف اطلاعات ستاده
با کوتاه شدن دوره عمر محصولات، سازمان ها قادر نخواهند بود در این محیط رقابتی و همراه با تغییرات شدید در فناوری منابع زیادی را برای تولید محصولات جدید صرف نمایند و به عبارتی باید به فکر استفاده بهینه از منابع باشند.
درجهت استفاده بهینه از منابع سازمان مشکل اصلی مدیران کمبود اطلاعات راجع به منابع سازمان نیست، بلکه مسئله اصلی همان چگونگی استفاده از حجم زیاد اطلاعات در سازمان می باشد.
امروزه استفاده از سیستم های اطلاعاتی که یکی از دستاوردهای فناوری اطلاعات در سازمان می باشد، به یک ضرورت تبدیل شده و سازمان ها را در جهت استفاده هرچه بیشتر از این فناوری جدید که بستگی به تفکر مدیران ارشد سازمان و درک آنان از اهمیت این سیستم ها درامور سازمان دارد، ترغیب خواهد کرد.
قسمت دوم- سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
با استفاده از فناوری اطلاعات سازمان ها قادرند وظایف مختلف طراحی، تولید و خدمات پس از فروش را به طور همزمان و در نقاط مختلف دنیا انجام دهند و در هر زمان اطلاعات لازم و مورد نیاز خود را بصورت جداگانه دریافت کنند. برای پیاده سازی چنین مکانیزمی استفاده از سیستم های یکپارچه که قادر باشند تمامی واحدهای سازمان از قبیل مالی، انبار، اداری و غیره را تحت کنترل داشته باشد ضروری به نظر می رسد. به چنین سیستمی که به عنوان یکی از فناوریهای اطلاعاتی در سازمان ها به شمار می رود و وظیفه برنامه ریزی منابع سازمانی را به عهده دارد سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی گفته می شود. این سیستم از یک بانک اطلاعاتی واحد تشکیل شده و همه بخش های سازمان از اطلاعات واحد موجود در این بانک اطلاعات به طور مشترک استفاده می کنند.
منظور از یکپارچگی در این نرم افزارها استفاده مشترک دو یا تعداد بیشتر از برنامه های کاربردی موجود در این سیستم ها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستم ها این اطلاعات یکسان را، همواره و در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار می دهند.
اولین تلاشی که برای دستیابی به این نیاز صورت پذیرفت در قالب یک گروه از نرم افزارها به نام پردازنده های صورت مواد بود که به منظور استفاده بهینه از مواد، تجهیزات و نیروی انسانی مورد استفاده قرار می گرفت. روش کار در این برنامه ها بدین صورت بود که مقدار مورد نیاز محصول به همراه اجزا و قطعات مورد نیاز برای تولید آن محصول به سیستم وارد می شد و سیستم می توانست براساس آن همه مواد مورد نیاز برای تولید آن مقدار محصول را محاسبه و ارائه کند. ولی مشکل عمده ای که این نرم افزارها داشت این بود که مقادیر مواد و قطعات موجود در خط تولید و یا مقادیر موجودی مانده در انبار که از تولید باقی مانده را در نظر نمی گرفت، بنابراین میزان موجودی انبار به مقدار قابل توجهی افزایش می یافت. از سوی دیگر زمان تاخیر در سفارش مواد و تهیه آن نیز در محاسبات مدنظر قرار نمی گرفت. بنابراین سعی در تولید نرم افزارهایی برای کنترل موجودی انبار گسترش یافت و توجه مدیران به سمت سیستم های برنامه ریزی نیازمندی های مواد ( نسل اول) سوق یافت.
تاریخچه طراحی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی
در این دیدگاه جدید که شکل پیشرفته پردازنده های صورت مواد بود، با در دست داشتن اطلاعات لازم در مورد میزان تقاضا برای محصولات و همچنین ساختار محصولات مورد نیاز می توان به راحتی مقدار مورد تقاضا برای هر محصول و اجزای آن را محاسبه کرد و این کار باعث کاهش خطای موجود در زمان پیش بینی می گردد. در این روش مشکلات موجود در نرم افزارهای پردازشگر صورت مواد نیز حل شد. به عبارت دیگر این سیستم میزان موجودی در گردش و زمان تهیه مواد را نیز در نظر می گرفت و بر این اساس برنامه زمان بندی شده ای برای خرید و تولید مواد ارائه می داد.
در نیمه دوم دهه 1980 میلادی سیستم نسل دوم، سیستم برنامه ریزی منابع ساخت و تولید که شکل توسعه یافته نسل اول بود توسط شخصی به نام الیور وایت ارائه شد. در این سیستم علاوه بر اطلاعات مواد مورد نیاز برای سایر منابع از جمله ماشین آلات و تجهیزات ، پرسنل، ظرفیت انبار و غیره نیز برنامه ریزی انجام می شد. این سیستم علاوه بر دارا بودن خصوصیات و توانمندی های سیستم نسل اول امکانات پیشرفته تری از جمله کنترل و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی را نیز شامل می شد.
در ادامه تکامل سیستم های نسل اول و دوم، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ایجاد شدند. این سیستم ها در ابتدا فقط برای شرکت های تولیدی کاربرد داشت ولی از آنجا که هدف این سیستم ها یکپارچه سازی همه فرآیندهای اصلی سازمانی به صورت واحد بود، امروزه این سیستم ها همه فرآیندهای موجود در سازمان را در بر می گیرند.
در روند تکاملی این سیستم ها در حال حاضر قابلیت های ویژه ای به آن افزوده شده است از جمله مدیریت ارتباط با مشتری که به یک شرکت در مدیریت و نحوه ارتباط با مشتریان کمک می کند. سیستم ERP پایگاه اطلاعاتی در مورد مشتریان ایجاد می کند و در آن چگونگی ارتباطات را با جزئیات کافی مشخص می کند، به گونه ای که مدیریت، مسئولین فروش و حتی مشتریان به داده ها دسترسی داشته باشند.
از دیگر ویژگی های ممتاز سیستم ERP امکان استفاده از تجارت الکترونیک می باشد. تجارت الکترونیک بین، عوامل درونی و بیرونی یک سازمان ارتباط برقرار می کند. عوامل بیرونی شامل تامین کنندگان و مشتریان و عوامل درونی شامل کارمندان می باشد.
در گذشته متاسفانه وجود سیستم های متعدد منجر به ایجاد مشکلات متعدد و عدم کارایی می شد. اغلب باید داده های مشابه گردآوری و در بیش از یک سیستم ذخیره می شدند این موضوع نه تنها حجم فعالیت های سیستم ها را افزایش می داد، بلکه ممکن بود مغایرت ها و تضادهایی بین داده ها در سیستم های مختلف به وجود آید. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی یکی از مباحث پیشرفته طراحی است که این مشکلات را حل کرده است. سیستم مزبور کلیه جنبه های فعالیت های سازمان را با سیستم اطلاعاتی حسابداری سنتی، تلفیق و یکپارچه می کند.
سیستمی که قادر به یکپارچه سازی فعالیت ها و فرآیندهای مختلف باشد و وظیفه برنامه ریزی منابع سازمانی را به عهده دارد سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی نامیده می شود.
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی
این سیستم از یک پایگاه داده واحد تشکیل شده و همه بخش های سازمان از اطلاعات واحد موجود در این پایگاه داده به طور مشترک استفاده می کنند. منظور از یکپارچگی در این نرم افزارها استفاده مشترک دو یا تعداد بیشتر از برنامه های کاربردی موجود در این سیستم ها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستم ها این اطلاعات یکسان را همواره و در همه این برنمه ها مشاهده و مورد استفاده قرار می دهند. این سیستم ها بخش های مختلف سازمان را در توزیع و تسهیم اطلاعات و دانش، کاهش هزینه ها و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کار یاری می رسانند.
در یک تعریف ساده، سیستم های برنامه ریزی منابع بنگاه، سیستمی از فرآیندها، قواعد و الگوریتم های یکپارچه است که برای انجام اعمال تکراری و مداوم استفاده می شود. عنوان سیستم برنامه ریزی منابع یک اصطلاح عام برای سیستم های نرم افزاری محاسباتی یکپارچه است که شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی کسب و کار برای انجام عملیات حسابداری، کنترل موجودی، پشتیبانی و غیره می باشد. در تعریفی جامع سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را می توان سیستمی دانست که با بهره گیری از مفاهیمی نظیر مهندسی مجدد فرآیندها و یکپارچه سازی سیستم این نتایج را برای سازمان به همراه دارد:
تعریف سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی
1- بهبود زنجیره تامین مواد و منابع
2- کاهش موجودی ها
3- حذف اقدامات تکراری
4- کاهش زمان تولید
5- افزایش انعطاف پذیری و بهینه سازی تولید
نتایج استفاده از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی
به لحاظ شماتیکی، سامانه برنامه ریزی منابع سازمانی شامل چندین سامانه مدیریتی مختلف می باشد:
هسته اصلی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی بخش نرم افزاری آن است که شامل تعدادی ریزبرنامه (ماژول) کاربردی می باشد و هر شرکت بنا بر نیاز خود از این ریز برنامه ها استفاده می نماید. هریک ریز برنامه ها، فعالیت های عملیاتی بخشی از سازمان را مکانیزه می نماید. نکته مهم این است که همه این ریز برنامه ها با یکدیگر مرتبط بوده و از انسجام خاصی برخوردارند.
اجزای تشکیل دهنده سیستم های ERP
حسابداری مالی: سیستمی است برای گزارش دهی مربوط به دفاتر کل، حساب های دریافتنی و پرداختنی و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری و نگهداری حساب ها
کنترل: برای نگهداری جریان درآمدها و هزینه ها در یک شرکت استفاده می شود و به عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری های سازمانی کاربرد دارد.
مدیریت دارایی ها: سیستمی است که برای نگهداری اطلاعات مربوط دارایی ها از جمله خرید، فروش و استهلاک کاربرد دارد.
سیستم پروژه: این سیستم جهت برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر پروژه های پیچیده و بلندمدت و دارای اهداف مشخص کاربرد دارد.
سیستم جریان کار: سیستمی است برای ارتباط ریز برنامه های کاربردیERP با ابزار، خدمات و فناوری های مختلف دیگر
راه حل های صنعتی: سیستمی است که ریز برنامه های کاربردیERP را با برنامه های کاربردی دیگر که خاص برخی از صنایع از جمله نفت، گاز، دارویی و بانکداری نوشته شده است ترکیب می کند.
انواع زیر برنامه
منابع انسانی: سیستمی است کاملا یکپارچه که برای پشتیبانی و برنامه ریزی فعالیت های کارکنان در شرکت ها کاربرد دارد.
سیستم نگهداری شرکت: این سیستم وظیفه برنامه ریزی نیازمندی های مربوط به نگهداری از ماشین آلات و سار امکانات موجود در شرکت ها به خصوص شرکت های تولیدی را به عهده دارد.
مدیریت مواد: این سیستم وظایف مربوط به تدارکات و انبار مواد، سفارش مجدد و غیره را بر عهده دارد.
مدیریت کیفیت: یک سیستم اطلاعاتی و کنترل کیفی است که برنامه ریزی کیفیت، بازرسی و کنترل تدارکات و تولید را به عهده دارد.
فروش و توزیع: این سیستم، بهینه سازی همه وظایف مربوط به فروش، ارسال و صدور صورتحساب را در بر می گیرد.
انواع زیر برنامه
با تشکر از توجه شما