مبانی نظری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان( (ERP
2-1. مقدمه 21
2-2. تاریخچه و سیرتکامل سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان 22
2-3. معرفی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان 24
معماری سیستم ERP 30
اجزای تشکیل دهنده سیستم های ERP 32
2-4. ضرورت استقرار ERPدر سازمان 34
2-5. مزایای پیاده سازی ERP 36
استراتژی های بهره گیری از سیستم ERP 38
انتخاب بسته نرم افزاری ERP 39
سابقه تحقیقات و مطالعات انجام گرفته 42
معیارهای انتخاب بسته نرم افزاری ERP 60
2-6. عوامل آمادگی بکارگیری راه حل سازمانی 63
– ERP و فرهنگ سازمانی 63
ERP و فرآیندهای سازمانی 63
ERP و تکنولوژی 64
ERP و تصمیم گیری مدیریت 65
2-7. استفاده از ERP درایران 70
تقسیم بندی بازار ERP ایران 72
2-8.مدل مفهومی تحقیق 75
2-9.جمع بندی فصل ……………………………………………………………………………………………………………………………76
مقدمه
مهمترین دغدغه مدیران پیشرفت در یک محیط متلاطم و پویا ست ولی آنها میدانند بااینکه تمامی منابع چهارگانه نیروی انسانی مواد تجهیزات وماشین آلات و سرمایه رادارند وبرای رسیدن به اهداف خودازتمامی فعالیت های اصلی و پشتیبانی استفاده میکنندوهمیشه به دنبال توسعه و پیشرفت از سه بعد استراتژی کسب وکار طراحی ساختار سازمانی وتوسعه سیستم های اطلاعاتی هستند اما نمیتواند به یک انسجام و یکپارچگی درتمامی ابعاددرون سازمانی وبرون سازمانی برسند که کلیدحل مشکلات آنها در محیط رقابتی امروزه برنامه ریزی منابع سارمان (ERP) است تا با حذف هرگونه فعالیت بی ارزش کسب وکار خود را رونق بخشند( شفیعی نیک ابادی ،1386)
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان یکی از پرکاربرد ترین راه حل های فناوری اطلاعات است و بکارگیری آن علاوه بر سازمان های بزرگ توجه شرکت های متوسط و کوچک رانیز به خود جلب نموده است. زمانی که سازمانهاتصمیم میگیرند ERP راپیاده کنند با کار ساده ای روبرو نیستندو با تنوع گسترده نرم افزارهای دردسترس ERPمشخص کردن بهترین سیستم که مطابق با خواسته های سازمان باشد کار سختی است و ممکن است فرایند ارزیابی وانتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان زمانی زیادی را به اختصاص دهد ( نیکجو ،1386)
انتخاب معیارهای مناسب که تصویر کاملی از کل سازمان رانشان دهد ازاهمیت زیادی برخوردار است در چارچوب های ارائه شده اولیه درمطالعات پیشین فقط برروی معیار هزینه تاکید فراوان شده است. روش کارت امتیازی متوازن علاوه بر در نظر گرفتن معیارهای مالی معیارهای دیگری رااز سه دیدگاه مشتری فرایندهای داخلی و نوآوری و یادگیری برای اندازه گیری عملکرد سازمان استخراج مینماید درنتیجه دید کلی تری در اختیارمدیر قرار می دهد. همچنین این چارچوب به برقرای تناسب در تعداد معیارها کمک میکندومانع ازدیاد تعدادمعیارها می شود (Cebeci ,2009)
درادامه این فصل به معرفی بیشتر سیستم ERP وهمچنین بررسی و ارزیابی انتخاب این سیستم در ادبیات تحقیق پرداخته می شود .در ادامه توضیحاتی درمورد کار امتیازی متوازن و بکارگیری آن در انتخاب سیستم ERPمناسب ارائه می شود .همچنین به معرفی بیشتر مدلهای تصمیم گیری چندمعیاره بویژه روش فرایند تحلیل شبکه ای پرداخته می شودودرمورد بکارگیری رویکرد تصمیم گیری چندمعیاره برای انتخاب سیستم ERPدر پیشینه توضیحاتی ارائه می شود.
تاریخچه و سیرتکامل سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان براساس یک روند تکاملی شکل گرفته اند. توسعه فناوری های رایانه شکل گیری بازارهای جهانی واهمیت یافتن زنجیره تامین و ظهور سیستم های یکپارچه در سازمان های تولیدی مهمترین روندهای شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان هستند. شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان یک فرایند تکاملی بوده است. این سیستم ها درواقع کامل یافته سیستم ها ی عملیاتی هستند که دردهه های 1960 تا 1970 میلادی توسعه یافتند. دردهه60 میلادی بود که سیستم هایی به نام سیستم های کنترل موجودی ایجادشد و هدف از این سیستم دادن اطلاعات لحظه ای مواد اولیه قطعات محصول نیم ساخته و نهایی بود.
بعد از این دوره و رشد صنعت کامپیوتر دردهه 70 سیستمی به نام برنامه ریزی احتیاجات مواد ایجاد شد که علاوه بر مجموعه فعالیتهایی که در سیستم کنترل موجودی انجام میشد عمل برنامه ریزی تامین منابع را نیز به صورت مکانیزه وسیستمی انجام میداد که دارای سه بخش عمده به نام های برنامه اصلی تولید لیست موادو قطعات لازم و پرونده ثبت موجودی یا صورت موجودی انبار است ومهمترین خروجی های حاصل از آن مجموعه ای از گزارشات اولیه ( مانند جداول سفارشات برنامه ریزی شده ، تغییر در تاریخ های سررسید، اطلاعات مربوط به وضعیت موجودی و …) وگزارشات ثانویه ( مانند گزارشات برنامه ریزی اجرایی و استثنایی ) می باشند.
دردهه 80 باتوسعه مکانیزاسیون در کسب و کار سیستم های برنامه ریزی احتیاجات مواد متحول شده و سیستم های برنامه ریزی منابع تولید MRPII به وجود آمدند. این سیستم ها به منظور برنامه ریزی تمامی منابع مورد نیاز برای تولید مورداستفاده قرارمی گرفت. با شکل گیری این سیستم ها بخش عمده ای از فرآیندهای کسب و کار از جمله برنامه ریزی کسب وکار، برنامه ریزی عمیاتی ، برنامه ریزی فروش ، برنامه ریزی تولید ، زمانبندی تولید و برنامه ریزی ظرفیت به صورت یکپارچه مکانیزه شدند.این سیستم ها به منظور تهیه گزارش مالی ،گزاش های بودجه ، گزارش های فروش باسیستم های مالی و حسابداری نیز مرتبط شدند.(F.Robert Jacobs ,2006)
سیستم های برنامه ریزی منابع تولید روشی برای برنامه ریزی تمام منابع برای یک سازنده می باشد که در آن برنامه ریزی تمام منابع در کل سازمان یکی میگرد. MRPII دارای قابلیت تطبیق و یکپارچه سازی عملکردهای اصل یک شرکت همانند تولید ، بازاریابی ، فروش ومالی می باشد (Barker 2001) . علت ظهور ERPII عدم توانایی سیستم ERPدر پاسخ گویی به تغییرات سریع محیطی بود به این معنا که زمان زیادی صرف عملکرد های مکانیکی سیستم های ERP می شد ، واحدهای کسب و کار با یکدیگر ارتباط نداشتندوهمچنین این سیستم ها روی پردازنده مرکزی اجرا می شدند(Muscatello,2002) .
دردهه 90 بودجه های it به صورت ناگهانی ، سریع وچشمگیری افزایش یافت و سیستم برنامه ریزی به نام برنامه ریزی منابع سازمان ایجاد شد که حالت توسعه یافته ERPII بوده و به دنبال پوشش سیستم های مدیریت منابع مالی سازمان جهت پاسخگویی به شرایط خاص و پیچیده بازار در تولیدات می بود سپس ERP بوجود آمد که علاوه بر موجودی اقلام ، جریانات مالی و حسابداری ، مدیریت منابع انسانی ، مدیریت بازاریابی و سیستمهای پشتیبان جهت تصمیم گیری برای سیستم برنامه ریزی منابع تولیدو ساخت را شامل می شد (Muscatello,2002)
باگذر زمان و آشکار شدن مزایای عمده ، نصب و پیاده سازی ERP بسیار رایج گردید و باایجاد قابلیت های اضافی در آن ، این سیستم درون سازمانی را به یک سیستم بین سازمانی تبدیل کردندو از سال 2000 به بعد بااوج گفتن این موج جدید به مدیریت سازمان هاومیل مدیران به استفاده ازا ین سیستم مواردی همچون مدیریت زنجیره تامین ، مدیریت روابط بامشتریان ، مدیریت داده های تولید ، سیستم های اجرای تولید هوش کسب و کار، ذخیره سازی ومبادلات الکترونیکی داده ها به این سیستم اضافه شد تا حرکت سیستم ها به سمت تجارت الکترونیک از نوع کسب بامشتری سرعت یابدو در آینده ای نزدیک منتظر کاربرد هوش مصنوعی و پشتیبانی از طریق مستندسازی چند رسانه ای در این سیستم ها هستیم که رونق جدیدی به بازار این سیستمهاو تحولی بزرگ در مدیریت سازمان هاایجاد میکند ( شفیعی نیک آبادی ،1386).
بسیاری از افرادمعتقد هستند که یکپارچگی سیستم های کسب و کار در قالب سیستم برنامه ریزی منابع تولیدی سرآغازی برای شکل گیری سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان می باشد.به عنوان مثال مانتی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان را روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای تهیه ، تولید ، بازگیری و ارائه سفارشات مشتری تعریف نموده است(Manetti,2001) .
اولین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان توسط شرکت های نرم افزاری بزرگ در آمریکاواروپا از جمله شرکت های SAP و Peoplesoft توسعه یافتند. شرکت SAP سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان خود را حول محور فعالیتهای تولیدی ویکپارچگی این فعالیتهابا فرایندهای مالی و حسابداری ایجاد نمود. سایر تولید کنندگان نیز محصولات خود را با تمرکز بر بخش های خاصی از کسب و کار توسعه دادند. به عنوان مثال Peoplesoft اولین محصولات خود را با تمرکز برمدیریت نیروی انسانی ارائه نمود که بامرور زمان سایر ماژول های کسب وکار نیز به این محصول افزوده شد. شرکت ORACLE نیز قبل از ورود به عرصه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان تولید کننده و عرضه کننده سیستم های مدیریت پایگاه DBMS داده بود ( جلالی ریا،1385)
معرفی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان
فناوری اطلاعات و ارتباطات را میتوان به عنوان مجموعه ای از اجزا جهت جمع آوری ، پردازش و تبادل وانتقال داده و اطلاعات در قبال سخت افزار ، نرم افزار، مغز افزارو سازمان افزار تعریف کرد. فناوری اطلاعات وارتباطات به عنوان جزء اساسی و پایه توسعه اقتصادی یک کشور چه در بعد خرد و چه در بعد کلان شناخته می شود و پدیده جهانی سازی بطور وسیعی توسط ICT حمایت و پشتیبانی می شود.
درکشورهایی که قصد پیوستن به سازمان تجارت جهانی (WTO) رادارند استفاده از سیستم های جدید فناوری اطلاعات وارتباطات سرعت چشمگیری به خود گرفته است. یکی از جدید ترین ابزارهای مدیریتی در سازمانهاسیستم های برنامه ریزی منابع هستند (Yiannis ,2002)
برنامه ریزی منابع سازمانی عبارتی متشکل از سه واژه است که از لحاظ لغوی به صورت زیر بیان می شود :
Enterprise : یک سازمان بسیار گسترده .
Resources : همه منابع در دسترس برای یک سازمان
Planning : نگاه به آینده با یک دید بلند مدت به جای نگاه کردن به وضعیت جاری
پس از لحاظ لغوی عبارت است از برنامه ریزی با یک دید بلندمدت برای تمامی منابع در دسترس در کل گستره یک سازمان ( شفیعی نیک آبادی 1386)
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ERP رامیتوان به عنوان نرم افزار یکپارچه ای تعریف نمود که دارای اجزا ویا ماژول های مختلفی در حوزه ها ی عملیاتی سازمانها مانند برنامه ریزی تولید ، فروش ، بازاریابی ، توزیع ، حسابداری مدیریت ، منابع انسانی ، مدیریت پروژه ، مدیریت موجودی ، مدیریت حدمات و نگهدار ی و تعمیرات ، مدیریت حمل و نقل و تجارت الکترونیک هستند. معماری و ساختار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان به گونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان را فراهم می آورد.
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان در واقع تکامل یافته سیستم های اطلاعاتی جامع هستند.تفاوت عمده این سیستم ها با سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های جامع سازمانی در رویکرد فرایندگرا و یکپارچگی عملیاتی فرآیندی و داده ای سازمان ها است. این سیستم ها به گونه ای توسعه می یابند که تمامی منابع اطلاعاتی سازمان با یکدیگر یکپارچه شده و بتوان در راستای انجام ماموریت های سازمان از این سیستم بهره جست .این سیستم ها یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم یکپارچه به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار میدهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی وعملیات سازمان را مدیریت نماید.این سیستم میتواند به صورت داخلی و درون سازمانی توسعه یابد اما به خاطر پیچیدگی های موجود در این حوزه بسیاری ازسازمان ها راه اندازی این سیستم ها رابه فروشندگان وتولید کنندگان خارج از سازمان واگذار نموده ا ند ( نیکجو ،1386)
هنگامی که صحبت تعریف از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان می آید اکثر نویسندگان مشخصه عملکردی این سیستم ها را به عنوان تعریفی از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بکار برده اند زیرا هیچ تعریف پذیرفته شده یکسانی برای این گونه سیستم ها وجود ندارد .مثال های بی شماری از این گونه تعریف ها در مرور ادبیات موضوع دیده می شود که به عنوان مثال چندنمونه ای از آنها ذکر میگردد:
– ERP : یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی ، حسابداری منابع انسانی ، زنجیره عرضه ومدیریت مشتریان می باشد (Davenport 1998)
– ERP یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه درتمامی سازمان است (Tadjer 1998)
– سیستم های ERP راه حل های نرم افزاری جامع و در قالب بسته نرم افزاری ارائه شده اند و به دنبال یکپارچگی محدود و کاملی از فرآیندها و عملکردهای یک کسب و کار می باشند که به منظور ایجاد نگرشی کل نگر از کسب و کار در یک معماری واحد از اطلاعات وتکنولوژی اطلاعات استفاده می شوند (Klaus et al 2000)
– سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان مجموعه ای یکپارچه از برنامه هایی هستند که از فعالیت های محوری سازمان نظیر ساخت و پشتیبانی ، تدارکات مالی و حسابداری فروش وبازار یابی و منابع انسانی حمایت میکنند (Aladwani 2001)
– ERP سیستم هایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده اند و هدف آنها تسهیل برنامه ریزی تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است (O'Leary 2001)
– سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان سیستم های اطلاعات قابل تغییری هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات سازمان رادر درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می نمایند. (Kumar 2002)
تعریف ERP از نظر انجمن تولیدو کنترل موجودی آمریکا به قرار زیر است :
– سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت ، تولید ، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکتهای تولیدی ، توزیعی و خدماتی تعریف شده است (Manetti 2001)
اما جامع ترین تعریفی که از ERP می توان بیان کرد و شامل تمامی ابعاد تعاریف فوق باشد عبارت است از :
"سیستم جامعی است که سعی در مدیریت موثر تمام منابع و یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود در یک سازمان با ستفاده از یک سیستم رایانه ای واحد که بتواند نیازهای خاص و ویژه را برآورده سازد دارد و این کار با استفاده از یک نرم افزار انجام میشود که به وسیله یک پایگاه داده ای واحد امکان به اشتراک گذاری اطلاعات وارتباط بخش های مختلف را با یکدیگر برقرار می سازد و این نرم افزار شامل تعدادی ماژول است که هریک بخشی از وظایف موجود در شرکت را به عهده دارند. ( شفیعی نیک ابادی 1386)
باکمی توجه به مجموعه تعاریف فوق همگی آنها دارای یک وجه مشترک می باشند و آن وجه مشترک درتمامی تعاریف فوق وجود لغت یکپارچه سازی یا یکپارچگی است. یکپارچگی دراین برنامه ریزی عبارت است از استفاده اشتراکی دو یا چند کاربر از اطلاعات یکسان با منبع ذخیره یکسان که این یکپارچه سازی باعث از بین بردن جزایر وماژول های اطلاعاتی شده وموجب فراهم آوردن اطلاعاتی دقیق به موقع و جامع از وضعیت کل سیستم موجود می شود.
این یکپارچه سازی و انسجام در هفت ناحیه در سازمان انجام میشود :
1. .یکپارچگی در داده ها که موجب جلوگیری از افزونگی ، انباشتگی و تناقض در داده ها می شود.
2. یکپارچگی در اطلاعات که این اطلاعات ترجمان د اده ها ( داده های پردازش شده ) در حوزه های مختلف است وداده ها نبایستی تناقض داشته باشند تااین یکپارچگی به نحو احسن صورت گیرد.
3. یکپارچگی در دانش ،دانش در حوزه های مختلف تولید می شود اما یکپارچگی و توازن آن باید با توجه به نیاز در انجام فرایند ها به خصوص در زمان تصمیم گیری حفظ شود.
4. یکپارچگی در فرآیند که دراینجا بحث ارزشیابی متوازن مطرح می شود وبیان می شود که در زمان های فشار اقتصادی ، جدایی زنجیره ها از همدیگر از همان حلقه های ضعیف شروع خواهدشد.
5. یکپارچگی در منابع انسانی یعنی وجود یکپارچگی بین تمامی اعضا و دانش آنها و ارتباط آنها با مجموعه فرآیندهایی که تحت مسئولیت خوددارند.
6. یکپارچگی در سازمان و ساختار که در مبحث مربوط به مهندسی مجدد به طور کامل تشریح میشود.
7. یکپارچگی در برنامه های کاربردی که تمامی ابزارهاو برنامه های مورداستفاده بایستی پاسخگوی مسئولیتهای محوله باشند ( شفیعی نیک آبادی ،1386)
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان از یکسری ماژول استاندار تشکیل شده اند. این ماژول ها می توانند به صورت منفرد مورداستفاده قرارگرفته و یا آنکه ترکیبی از این ماژولها برای نیل به اهداف سازمانی در اختیار سازمان قرار گیرد. همچنین عرضه کنندگان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان سیستم هایی را نیز به صورت سفارشی برای سازمان ها و صنایع خاصی تولید وعرضه می نمایند. پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان برای سازمان ها میلیون هادلار هزینه به همراه دارد و سازمان های کوچکتر برای راه انداز ی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باید تقریبا ده درصد ازدر آمد سالیانه شان راهزینه نمایند.
عرضه کنندگان سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بیان مینمایند که با راه اندازی این سیستمها هزینه سیستم های اطلاعاتی جزیره ای کاهش یافته و کارایی عملیاتی سازمان افزایش می یابد. از این رو راه اندازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان مقرون به صرفه خواهدبود درحال حاضر کاربران این سیستم ها انتظار دارند سیستم هایی در دسترس داشته باشند که نیازهای آنها را پاسخ گو بوده و بتواند سود مناسبی را از سرمایه گذاری های صورت گرفته عاید آنها نماید (Barker ,2001)
از آنچه امروز هویداست می توان به راحتی روزی را پیش بینی نمود که هیچ سازمانی بدون ERP قادر به حیات نباشد زیرا حفظ ارزشها و مفاهیم بنیادی سازمانی و دستیابی به مفاهیمی چون مشتری مداری ، نتیجه گرایی ، مدیریت مبتنی بر فرآیند ، ثبات رهبری و مقاصد توسعه ومشارکت کارکنان ، یادگیری ونوآوری مستمر ، توسعه همکاریهای تجاری و عمل به مسئولیتهای اجتماعی سازمان جز با رویکرد به سیستم های ERP حاصل نخواهد شد. جهان امروز دیگر جایی برای زندگی تک واحدی چه برای انسانهاو چه برای سازمانها باقی نخواهد گذاشت. (F.Robert Jacobs 2006)
وال استریت ژورنال که یکی از معتبر ترین نشریات جهان محسوب می شود در یکی از شماره ها ی اخیر خود به بررسی آینده سیستم های ERP پرداخته است. نویسنده این مقاله معتقد است که سازمان ها در چند سال اخیر دریافته اند که راهی جز سرمایه گذاری برروی ERPرا ندارند.این واقعیت که یکپارچگی یکی از عناصر بقا در دنیای رقابتی است برای همه به اثبات رسیده و سازمان ها معتقدند به جای اینکه برروی خرید چند سیستم مجزا سرمایه گذاری نمایند ودرنهایت نیز ناچار به سرمایه گذاری برروی فناوری های یکپارچه شونداز همان اول برروی ERPسرمایه گذاری نمایند.
براساس پیش بینی موسسه AMR سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان تا 2011 از رشدی معادل 11 درصد برخوردار خواهند شد و بتدریج بیشتر کسب وکارها به سمت این سیستم ها حرکت خواهندکرد در حقیقت آینده ERP ها به صورت سیستم هایی متمرکز در شرکت های پشتیبانی کننده متصور است که تنهاسازمان ها با اتصال به این سیستم ها خدمات مورد نیاز خود را دریافت می کنند با این اوصاف مطمئنا در سال های آینده نسل های جدیدی از ERP ها وارد بازار می شوند و شاهد روند جدیدی دراین زمینه خواهیم بود.
معماری سیستم ERP
معماری و ساختار ERP به گونه ا ی است که یکپارچگی اطلاعات در سطح سازمان را فراهم کرده و جریان روان اطلاعات بین بخش های مختلف سازمان را فراهم می آورد و به کمک فناوری اطلاعات از طریق تسریع و تسهیل اطلاعات ، سازمان و تامین کنندگان را قادر به آگاهی وتامین مایحتاج به موقع میکند که به صورت لایه ای در بخش های سازمان وارد می شود . سطوح اصلی برای ERPعبارتند از :
– لایه های عملیاتی که در پایین ترین سطح قراردارند و کشورهای در حال توسعه مانند ایران هم بیشتر به این سطح توجه دارند.
– لایه دانش که رسیدن به این لایه سخت بوده ودرکشورهایی همچون ایران هنوز موفق به دستیابی کامل به این سطح نشده اند.
– لایه های مدیریتی که بتواند از طریق سیستم های حمایت تصمیم گیری به مدیران کمک کند.
– لایه های استراتژیکی و راهبردی سازمان می باشد.
دردولایه ابتدایی کاربران نهایی سیستم معولا کارکنان هستند اما دولایه آخر نشان میدهد که کاربران نهایی مدیران هستند و این که مدیران یک سازمان کاربران نهایی یک سیستم اطلاعاتی باشند نشان دهنده اهمیت و کاربری بالای آن سیستم می باشد ( شفیعی نیک آبادی 1386)
چالرلز مول (2005) در تحقیقات خود لایه های چهارگانه ای را برای سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بیان میکند :
1. هسته ( لایه اصلی و بنیادین ) یک عنصر هسته ای همان پایگاه داده ای منسجم و یکپارچه است و عنصر هسته ای دیگر چارچوب کاری نرم افزار مورداستفاده است.
2. مرکز ( لایه پردازش ) که منعکس کننده سیستم های مبتنی برتبادل اطلاعات می باشند. قابل ذکر است که سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان پیشرفته وبا محور باز وترکیبی هستند و به عنوان مجموعه ای از سرویس های وب توزیع شده ای به کارگرفته میشوند و مهندسی مجدد فرایندها ونظارت بر فعالیتهای کسب و کار در این لایه صورت می گیرند.
3. سازمان ( لایه تحلیلی ) که شامل سیستم هایی از جمله SRM ، SCM مدیریت عمر محصول ، مدیریت داده محصول که کمک کننده شرکت برای نوآوریها و حضورموثر در بازارها و کسب وکار الکترونیکی است ، مدیریت چرخه عمر کارمندان که اطلاعاتی یکپارچه از مرحله ورود تا بازنشستگی در جهت مدیریت لیاقتها و شایستگی ها دارد ومدیریت عملکرد شکست که همانند چتری شامل متدلوژی ها ، معیارها ، فرایندها و سیستم های بکار گرفته شده برای نظارت ومدیریت عملکرد کسب و کار یک شرکت است و فراهم کننده یک جنبه کلی از کسب و کار برای مدیریت می باشد.
4. مشارکتی و تعاون ( لایه سوم کار الکترونیکی ) که شامل ارتباطات و انسجام و یکپارچگی میان سیستم برنامه ریزی منابع سازمان وعوامل خارجی است و شامل (E-commerrce)B2C ، (e-procurement)B2B و (Intrant)B2E و EAL ( که فراهم کننده محاسباتی برای فرایندهای خودکار در سطوح متفاوت IT سیستم ها و سازمان است و به دنبال انسجام اعضا داخلی و خارجی سیستم می باشد و باعث هماهنگی اجزا متفاوتی از SCM و CRM با آخرین سیستم های تکمیل شده ERP می شود) . وجود این لایه ها باعث انعطاف پذیری درانطباق با نیازهای متغیر شرکت های استفاده کننده وحتی قوانین داخلی و خارج از سازمان شده و باعث ایجاد یک حالت فرا شرکتی گردیده است که از طریق اتصال On line باتمامی اعضا در زنجیره در ارتباط می باشیم و به اطلاعات موجود درتمامی زمینه ها دسترسی داشته وثبت اطلاعات از نظر حجم رکورهای اطلاعاتی نامحدود می شود( (Moller 2005
اجزای تشکیل دهنده سیستم های ERP
اگر اجزای سیستم های ERPتولیدشده توسط شرکتهای مختلف در این حوزه فعالیت را مورد بررسی قرار دهیم می بینم که این سیستم هادارای چند بخش کلی هستند که تقریبا در سیستم های همه فروشندگان ERP ارائه گردیده است.در یک تقسیم بندی کلی می توان این اجزا را در قالب گروههای زیر مورد بررسی قرارداد :
– حسابداری مالی : سیستمی است برای مدیریت اتوماتیک و گزارش دهی مربوط به دفاتر کل حسابهای دریافتنی و پرداختی و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری ونگهداری حسابها
– کنترل : برای نگهداری جریان درامد و هزینه های یک شرکت استفاده میشود و بعنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیریهای سازمانی کاربرد دارد.
– مدیریت دارایی ها(اموال) : سیستمی است که برای نگهداری اطلاعات مربوط به دارایی ها از جمله خرید ، فروش ، استهلاک و مدیریت سرمایه گذاری در دارایی ها کاربرددارد.
– سیستم پروژه : این سیستم جهت برنامه ریزی ، کنترل و نظارت برپروژه های پیچیده و بلند مدت دارای اهداف مشخص وتعریف شده کاربرددارد.
– سیستم جریان کار : سیستمی است برای ارتباط ماژولهای کاربردی ERPباابزار ، خدمات و فناوری های مختلف دیگر
– راه حل های صنعتی : سیستمی است که ماژولهای کاربردی ERP را با برنامه های کاربردی دیگر که خاص برخی از صنایع از جمله نفت ، گاز، دارویی و بانکداری نوشته شده است ترکیب میکند.
– منابع انسانی : سیستمی است کاملا یکپارچه که برای پشتبیانی و برنامه ریزی فعالیت های پرسنل در شرکتها کاربرددارد.
– سیستم نگهداری شرکت :این سیستم وظیفه برنامه ریزی نیازمندیهای مربوط به نگهداری از ماشین الات و سایر امکانات موجود در شرکتها بخصوص شرکتهای تولیدی را بر عهده دارد.
– مدیریت مواد : این سیستم وظایف مربوط به تدارکات ، انبار مواد ، سفارش مجدد و … را برعهده د ارد.
– مدیریت کیفیت : یک سیستم اطلاعات و کنترل کیفی است که برنامه ریزی کیفیت ، بازرسی و کنترل تدارکات وتولید را برعهده دارد.
– برنامه ریزی تولید : برای برنامه ریزی و کنترل فعالیتهای تولیدی یک شرکت کاربرد دارد.این ماژول اجزای فرعی BOM ، مراکز کاری ، ردیابی مواد ،برنامه ریز ی عملیات و فروش ، برنامه کلان تولید (MPS) ، برنامه ریزی نیازمندیهای مواد ،کنترل سطح کارخانه ، سفارشات تولید ، هزینه یابی مواد و…می باشد.
– فروش و توزیع : این سیستم بهینه سازی همه وظایف مربوط به فروش ارسال و صدور صورتحساب رادر بر میگیرد . اجزای فرعی این ماژول شامل پشتبیانی قبل از فروش ، پردازش در خواست مشتری ، پردازش اعتبار مشتری، پردازش سفارشات فروش ، پردازش ارسال کالا و سیستم اطلاعات فروش می باشد.
این اجزا می توانند خود دارای اجزای فرعی باشند که برای مقاصد ویژه ای کاربرد دارد که عبارتند از: ساختار سازمانی شرکت ، طراحی چارچوب گزارشات داخلی و خارجی ( جهت ارسال به سازمانهای خارج از شرکت) ، سازمان فروش ،کانالهای توزیع کالا ، سلف سرویس کارمندان ( کارمندان قادرند از طریق اینترنت به اطلاعات خود در سیستم منابع انسانی دسترسی داشته باشند ) ، سیستم MATCHCODE جهت یافتن اطلاعات خاص موردنیاز بااستفاده ا ز ابزارهای جستجو امنیت سیستم و سایر.
ضرورت استقرار ERPدر سازمان
درسالهای اخیر استفاده از سیستمهای یکپارچه سازمانی در راس برنامه های شرکتها قرار گرفته اند مهمترین ابزار پیش روی دراین ارتباط سیستم برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی ERP است. این سیستم تمام بخشهای شرکت را از طریق جریانی از اطلاعات به یکدیگر مرتبط می سازد و مدیریت مکان و زمان ومنابع را در شرکت برقرار میکند وشرکت رادر بخشهای مختلف از به کارگیری نرم افزارهای مختلف که با یکدیگر ارتباط موثر وهمگام با زمان نیز ندارند بی نیاز می سازد.
پذیرش وکاربرد گسترده سیستم برنامه ریزی منابع سازمان ERP توسط سازمانهای بزرگ و متوسط به عنوان انقلاب ERPتوصیف شده ا ست (Ross 1999) پیاده سازی سیستم ERP مزایای بیشماری را برای سازمانها به ارمغان می آورد .بسیاری از سازمانها به میزان قابل توجهی سیستم مزبور را جایگزین شماری از سیستمهای اطلاعاتی قدیمی کرده اند (Oliver & Romm 2000) این چنین سیستم هایی نوید بخش ارائه یک پاسخ یکپارچه و منسجم به نیازهای اطلاعاتی سازمان درمورد جایگزینی سیستم های اطلاعاتی سنتی می باشد (Bardly 2008) استقرار سیستم های برنامه ریز ی منابع سازمان به لحاظ کیفی به سه دلیل از استقرار سایر سیستم های اطلاعاتی متفاوت است : 1- ERPبر کل سازمان اثر گذار است 2- ممکن است کارکنان فرآیندهای تجاری جدیدی را علاوه بر نرم افزار جدید بیاموزند. 3- ERPنه فقط یک سیستم اطلاعاتی بلکه یک سامانه تجاری است (Milford2000).
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ، نرم افزارهایی هستند که داده های موجود در یک سازمان رایکپارچه نموده و به شکل مطلوب و در زمان مناسب در اختیار کاربرانی قرار میدهند که به آن نیاز دارند.این سیستم به تمام افراد یک مجموعه سازمانی حتی اکر میان آنها مرزهای جغرافیایی وجود داشته باشد اجازه میدهد تا با هماهنگی یکدیگر کار کنند ( طیاروقپانچی 1386) ومیزان بالایی از اتوماسیون و یکپارچگی وظایف را بین بخش های فروش ، بازاریابی ، تولید ، عملیات پشتیبانی و لجستیک ، خرید مالی ، توسعه محصول جدید و منابع سازمان ایجاد میکند ( برزگر 1386).
انتظار می رود استقرار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از طریق تهیه اطلاعات دقیق و به موقع در سطح واحد تجاری تصمیم گیریهای مدیریت را بهبود بخشد (Poston 2001) اگر سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به درستی و با درنظر گرفتن ملاحظات اقتصادی و سازمانی استقرار یابد افزایش بهره وری سازمان قطعی است. شرکت هایی که در سیستم برنامه ریزی منابع سازمان سرمایه گذاری میکنند از عملکرد قوی تر ومزیت های مالی بالاتری بهره می جویند (Hitt 2002) درواقع ERPزیربنای یک نظام تجاری قدرتمند است که موجب ژرفای اطلاعات عملیاتی و وسعت اطلاعات درمورد زنجیره ارزش می شود (Wagner 2006) بااین وجود استقرار این سیستم ها اغلب سازمان ها را باچالش جدی مواجه مینماید. شواهد زیادی وجود دارد که نشان میدهد بسیاری از پروژه های استقرار در زمان مقرر و در محدوده بودجه تعیین شده پایان نپذیرفته اند (Austin 2003) به عنوان مثال می توان شرکت هرشی را نام برد که در اثر اجرای نادس پروژه 112 میلیون د لاری ERP در سه ماه سوم سال 1999 نوزده درصد کاهش سود را تجربه نمود . شرکت صنایع مایلر در سه ماهه آخر سال 1999 متحمل زیان عملیاتی برابر با 3/5 میلیون دلار شد که ناشی از هزینه های زیادو ناکارا بودن سیستم های ERP بود. دانشگاه ماساچوست وایندیانا نیز کاهش درامد ، هدر رفتن زمان ،هزینه های زیاد وتاخیر ناشی از استقرار نامناسب را گزارش نموده اند (Songini bray 2004).
نکته مهم این است که پیاده سازی یک سیستم ERP بصورت موفق در یک سازمان بسیار مشکل است بگونه ا ی که براساس مطالعاتی که صورت گرفته تاکنون 50% موارد پیاده سازی این سیستم با شکست مواجه شده و در 90% سیستم های پیاده شده موفق ، فراتر از زمان و بودجه مصوب اولیه عمل شده است.اگر چه این ارقام و درصدها متفاوتند امااین پیام را مخابره میکنندکه پروژه های تکنولوژی اطلاعات از جمله ERP در زمره پروژه های پرریسک قرار میگیرند. بنابراین باوجود مزایای بی شماری که پیاده سازی ERP برای سازمان دارد تا زمانی که توجیه لازم برای انجام این کار وجودندارد هیچ سازمانی نباید خود را درگیر آن نماید (Muscatello2006).
درنهایت می توان گفت که سیستم ERPبرروی تمامی جنبه های کسب و کار که شامل ساختارهای سازمانی ( ازجمله میزان کنترل رسمی ، تمرکز ، تعداد لایه های سازمانی ، حیطه نظارت و اندازه سازمان ) فعالیت ها ، فرایندها و محیط اثر گذار می باشند بنابراین برای موفقیت در آینده بسیار ضروری است و راهی برای رشد و حفظ توان رقابتی است و بایستی به اعمال تغییرات به صورت یک فرصتی بالقوه به سازمان نگریسته شود که باعث استاندارد سازی فرآیندهای کاری شود ( شفیی نیک آبادی 1386).
مزایای پیاده سازی ERP
پیاده سازی سیستم ERP مزایای بیشماری را برای سازمانها به ارمغان می آورد اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایندهای تجاری سازمان به راحتی قابل دست یابی نیستند. پیاده ساز ی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب ، تامین کننده مناسب ، نحوه ی بومی سازی نرم افزار در سازمان باتوجه به استراتژی فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده سازی نرم افزار ، شایستگی مشاوران در پیاده سازی نرم افزار ، کنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص ، بودجه پیش بینی شده و مواردی از این دست دارد.
ازاین عوامل که بگذریم پیاده سازی ERP در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه خواهد داشت که به صورت خلاصه میتوان به موارد زیر اشاره نمود ( کسرایی 1387):
– ایجاد یکپارچگی سازمانی : هدف عمده ، یکپارچه سازی تمامی بخشها و جریانهای اطلاعات کارکردی یک شرکت به شکل یک سیستم کامپیوتری واحد که قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان باشد میباشد. دونوع یکپارچه سازی برای سیستم ها وجود داد داخلی و خارجی یکپارچه سازی داخلی عبارت است از یکپارچه سازی بین برنامه های کاربردی یا میان برنامه های کاربردی و پایگاه داده ها درداخل یک سازمان و یکپارچه سازی خارجی به یکپارچه سازی برنامه ها یا پایگاه داده شرکای کاری گفته می شود.
– استانداردسازی : فرایندهای سازمانی براساس بهترین تجربیاتی که شرکتهای عرضه کننده نرم افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده اند در سیستم ERPاستاندارد می شوند.
– مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی : از ERPبه عنوان کاتالیزور و یاتسهیل کننده در BRPیا مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی نام برده شده ا ست.
– تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می پذیرد .
– امکان نصب و راه اندازی سریعتر سیستم های مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهای مختلف این نرم افزار یا سایر نرم افزارهای کاربردی که از طرف عرضه کنندگان ERPارائه نشده ومخصوص آن سازمان هستند.
– امکان و یاتسهیل توسعه سیستمهاو فناوری های جدید مانند سیستم های به هنگام (ITT)
– امکان ایجاد همکاریهای تجاری سرمایه گذاری های مشترک ادغام برای سازمانها باهزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر
– تغییر تمرکز از برنامه نویسی کامپیوتر در سازمان به بهبود فرایندها
– فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره ای تامین (SCM) , و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
– توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E-Business)
– حذف فعالیتهای تکراری
– ثبت داده های عملیاتی در حین انجام کار
– حفظ امنیت نگهداری داده ها به صورت متمرکز و برنامه ریزی شده
– دسترسی سریع و به روز به داده ها
– کاهش شدید مصرف کاغذ
– بهبود تصمیم گیری به دلیل دسترسی به داده های به روز و مناسب
استراتژی های بهره گیری از سیستم ERP
برای بهره گیری از این سیستم هفت استراتژی عمده وجود دارد که می توان به طور خلاصه به آنها اشاره کرد ( شفیعی نیک آبادی ،1386).
1. نصب و پیاده سازی یک سیستم یا یک بسته نرم ا فزاری کامل بدون اعمال هیچ تغییری در سازمان : دراین استراتژی روش های کار عوض شده و کارکنان در مورد فرایندهای جدید آموزش می بینند که این استراتژی سریعترین و کم خطرترین راه بهره گیری است و مهمترین مشکل عمده این استراتژی مقاومت زیاد کارکنان در برابر این تغییرات ناگهانی است.
2. انتخاب یک محصول خاص از یک شرکت فروشنده و اعمال تغییراتی در آن در جهت تطابق سازی با فرایندهای سازمانی که زمانبری وهزینه بالایی به علت اعمال تغییرات ، دارد و ریسک زیادی رامتحمل می شویم پس بایستی درمورد وضعیت شرکت فروشنده اطمینان حاصل شود اما در این حالت مقاومت کارکنان کمتر خواهدشد زیرا سیستم نرم افزاری براساس فرایندهای جاری تغییر می یابند و فرایندکاری تغییرات خیلی کمی دارند.
3. گزینش بهترین ماژولها از بهترین بسته های نرم افزاری : در اینحالت به جای اینکه یک نرم افزار کامل خریداری شود از بهترین بسته های نرم افزاری موجود بهترین ماژولها انتخاب می شوند و با هم یکپارچه می شوند. مهمترین مشکل استفاده از این استراتژی زمانبری بالا در انتخاب بهترین ، هزینه بری بالا و ایجاد یکپارچگی و انسجام بسیار سخت بین ماژول های مختلف از شرکت های مختلف است این استراتژی بیشتر توسط سازمانهای بزرگ با سطح درامد بالا اعمال می شود زیرا به کمک این استراتژی به دنبال ایجاد قابلیتهای اضافی در سازمان خود هستند.
4. گزینش بهترین ماژولهای یک بسته نرم افزاری : در این استراتژی از یک بسته نرم افزاری چند ماژول برای واحدهای سازمانی که ارتباط و یکپارچگی آنها با هم بسیار مهم است انتخاب می شود و فقط در آن چند واحد منتخب پیاده سازی صورت میگیرد.
5. ایجادسیستم به صورت داخلی : در این استراتژی سازمان خود اقدام به تهیه یک بسته نرم افزاری کامل برای خودش میکند که برای اعمال این استراتژی ، سازمان نیاز به مجموعه ای از متخصصین داخلی و خارجی در گرایشهای مختلف دارد و مهمترین فایده این استراتژی رسیدن به حداکثر تطابق بین سیستم و سازمان می باشد اما از نظر ریسک هزینه سازمان و وجود سختیها در بالاترین سطح در میان دیگراستراتژی های واقع است.
6. ایجاد سیستم داخلی به همراه ماژول های دیگر شرکت ها : این استراتژی ترکیبی از استراتژیهای قبلی است. دراین استراتژی بخشی از بسته درداخل سازمان تهیه می شود و بخشی دیگر توسط ماژول های دیگر فروشندگان وارد سازمان خواهد شد و این دو باهم یکپارچه می شوند که ریسک و زمانبری کمتری نسبت به استراتژی قبلی دارد اما بامشکل هماهنگی ماژول های داخلی با ماژول های خارج از سازمان مواجه خواهیم بود.
7. اجاره : دراین استراتژی که ساده ترین نوع استراتژی است یک بسته از شرکتی اجاره گرفته می شود و بایستی درقبال استفاده ماهیانه مبلغی را به شرکت اجاره دهنده پرداخت نماییم. در این استراتژی نمیتوان گفت که ارزانترین روش است زیرابستگی به موقعیت ومیزان هزینه اجاره و نوع شرکت اجاره دهنده دارد.
رایج ترین استراتژی از میان استراتژیهای هفت گانه استراتژی گزینش یک محصول خاص و تغییر وتطبیق آن با سازمان است و استراتژی رایج دیگر پیاده سازی کامل یک سیستم از یک شرکت خاص است و استراتژی ایجاد سیستم به صورت داخلی کمترین کاربرد در میان سازمانها رادارد.بایستی این امر را لحاظ کرد که انتخاب هراستراتژی ، وابسته به اندازه سازمان ، سطح در آمدی آن ، حد پیچیدگی فرایندها و میزان تلاطم و پویایی محیط میباشد.
انتخاب بسته نرم افزاری ERP
یکی از مراحل استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان انتخاب نرم افزار مناسب است. طی فرآیند انتخاب نرم افزار از میان محصولات موجود در بازار موردی که بیشترین انطباق با نیازمندی های سازمان راداشته باشد انتخاب می شود. باتوجه به اینکه نیازمندی های سازمان در زمینه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بسیار تفصیلی و گسترده بوده ومحصولات ارائه شده نیز دارای ویژگی ها و قابلیتهای مختلفی هستند انتخاب نرم افزار در استقرار سیستم مقوله بسیارمهمی می باشد.
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان درابتدا عمدتا برای سازمان های تولیدی عرضه میشدند. لیکن در حال حاضر تولیدکنندگان این سیستم ها محصولاتی را منطبق بر نیازمندیهای صنایع خاص عرضه نموده اند . هم اکنون کمتر صنعتی را میتوان یافت که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در آن نفوذ نکرده وتوسعه نیافته باشد. در فرآیند انتخاب نرم افزار با توجه به کسب وکار اصلی و نیازمندی های کلیدی سازمان از میان محصولات موجود به جستجو پرداخته و محصول مناسب انتخاب می شود. در مراحل انتخاب نرم افزار بررسی می شود که در محدوده کسب وکار سازمان چه سیستم هایی عرضه شده اند و هر کدام دارای چه ویژگی ها وتوانمندیهایی می باشند بدون گذراندن دقیق مرحله انتخاب نرم افزار این ریسک وجود داد که محصولی نامناسب و غیر منطبق برنیازمندیهای سازمان انتخاب شود که این امر باعث می شود که در مراحل پیاده سازی واستقرار سیستم ، سازمان با مشکلات جدی روبرو گردد. هرچه محصول انتخاب شده با نیازمندی های سازمان انطباق بیشتری داشته باشد تغییرات اعمال شده در سیستم در مراحل آتی کاهش یافته و ریسک پیاده سازی و استقرار سیستم نیز به مراتب کمتر می شود.در صورتیکه کارکردهای سیستم با نیازمندی های سازمان منطبق نباشد باید یا فرآیندهای سازمان راتغییرداد تا با سیستم هماهنگ شود و یا اینکه سیستم را سفارشی نمود تا قابلیت پشتیبانی از فرآیندها را داشته باشد که در دوحالت زمان وهزینه پیاده سازی افزایش یافته و ریسک پیاده سازی سیستم نیز زیاد می شود همچنین در این حالت باتوجه به زیاد بودن حجم تغییرات احتمال مقاومت در مقابل تغییر کارکنان نیز افزایش می یابد ( فتحیان 1384).
خیلی از سازمانهایی که بدون دقت نرم افزار ERP راتهیه می کنند در طی پیاده سازی بامسائل جدی و حادی مواجه میشوند . مسائلی که با ارزیابی اصول ، امکان جلوگیری از آنها وجود دارد . از آنجائیکه فرایند ارزیابی وانتخاب هیچ دو سازمانی یکسان نیست و براساس ویژگیهای داخلی وشرایط خاص سازمانی متفاوت است بررسی کارهایی که دراین زمینه انجام شده است بی فایده نخواهدبود . از آنجا که سیستم های اطلاعاتی به عنوان یکی از مهمترین سیستم های موجود در حوزه علوم کامپیوتر از نقش ویژه واستراتژیکی برخوردار هستند و به همین جهت در سالهای اخیر تحقیقات فراوانی در این زمینه از علوم فنی و مهندسی انجام گرفته است و درحالی که فعالیتهای گسترده ای در زمینه پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی صورت گرفته ولی درزمینه ارزیابی وانتخاب آنها کارهای علمی تحقیقاتی زیادی انجام نشده است ( نیکجو 1386)
شواهد بیانگر این واقعیت تلخ است که تعداد زیادی از سازمانها با وجود صرف بخش زیادی از منابع مالی انسانی و یا زمانی خود برای این سیستم در پیاده سازی موفق و یا بهره برداری اثر بخش از آن ناکام مانده اند. به منظور جلوگیری از اتلاف منابع ارزشمند سازمانی در پیاده سا زی ERP و مهمتر از ان حفظ سازمان در برابر مخاطرات احتمالی پیاده سازی این سیستم لازم است قبل از اتخاذ هر تصمیمی از انتخاب یک بسته نرم افزاری ERP مناسب اطمینان حاصل شود. سیستم های ERP یکی از نیازهای ضروری هر شرکت است تا رقابت پذیری اش رابهبود دهد . برطبق موفقیت پیاده سازی سیستم ERP شرکت میتواند در بازارهای جهانی به مزیت رقابتی دست یابد (Davenport 2003).
دریای سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بسیار وسیع می باشد و گذر از این دریای پرتلاطم کار آسانی نیست. شرکتهای زیادی وجود دارند که به ارائه محصولات ERPمی پردازند و همه به دنبال جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان قدیمی خود می باشند.طبق تحقیقات به عمل آمده توسط گروه آبردین "25 درصد از 650 سازمان متوسز تحت برسی طی 3 سال اول تصمیم به جایگزینی سیستم های ERP خود گرفته اند " در این تحقیق امده است " ازدیاد سیستم های ERP به طور قابل توجهی منحصر به بروز این استراتژی های جایگزین شده است به طور ی که 40 درصد سازمان ها تمایل به یکپارچه سازی سیستم های متعدد خود در سازمان داشته اند.37 درصد سازمان ها نیز به نیاز نرم افزارهای جهانی و استاندار با قابلیتهای بین المللی اشاره نموده اند (Aberdeen 2007).
پیاده سازی سیستم ERPبه علت پیچیدگی ، هزینه بالا و ریسک های سازگاری یکی از مشکل ترین پروژه های سرمایه گذاری می باشد. شرکتها میلیون دلار هزینه کرده اند و مقدار زیادی ساعت کاری را صرف راه اندازی سیستم های نرم افزاری ERP نموده اند.بنابراین انتخاب دقیق نرم افزار و گزینش یک محصول منطبق بر نیازمندی های سازمان باعث کاهش زمان و هزینه پیاده سازی سیستم شده وموفقیت استقرار سیستم را افزایش میدهد (Yusuf et al 2004).
سابقه تحقیقات و مطالعات انجام گرفته
در رابطه با ارزیابی آمادگی پیاده سازی سیستم های مختلف مدیریتی تحقیقات مختلفی صورت گرفته است که می توان به مدل هایی همچون مدل رزمی وچندین مدل که درپی خواهد آمد، اشاره کرد .
رزمی و همکاران (2009) محقق بیان می کنند مطالعات گذشته نشان دهنده شکست های فوق العاده زیادی در زمینه پروژه های برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) ، می باشد از این رو انجام ارزیابی در مرحله نخست برنامه پیاده سازی ERP جهت شناسائی ضعف ها و مشکلاتی که منجربه شکست پروژه می گردد ضروری به نظر میرسد.در ادبیات و نوشته ها هیچ راه حل روشن و عملی ای برای حل این نوع از مشکلات یافت نگردیده است.
در این مقاله نگاه جدیدی از عوامل آمادگی بنگاه جهت پیاده سازی نمودن یک پروژه ERP ارائه گردیده و چارچوب آن توسط فرایند شبکه تحلیلی فازی توسعه داده شده است.شرایط فعلی بنگاه در خصوص پروژه ERP می تواند تعیین و تغییرات ضروری قبل از پیاده سازی ERP می تواند مشخص گردد. آمادگی پیاده سازی ERP ، به مدیریت پروژه ، موارد سازمانی و تغییر در حوزه و سطوح مدیریت تجزیه گردیده است و پس از یک سری مطالعات وسیع بر روی عوامل موفقیت بحرانی در پیاده سازی ERP، فاکتورهای ارزیابی شناسائی می گردند. (Razmi et al,2009).
همچنین می توان به مدل محمدی(1385) برای ارزیابی بکارگیری مدیریت دانش اشاره کرد. که ببان می دارد جهت کاهش ریسک پیشنهاد می شود سنجش آمادگی برای مدیریت دانش در سازمان انجام شود و برای رسیدن به چنین هدفی ارائه مدل آمادگی سازمانی برای مدیریت دانش اجتناب ناپذیر می نماید. به همین جهت در این پژوهش مدلی مفهومی ارائه و برای سنجش آمادگی یک سازمان بکار برده شده است. بطور کلی در این پژوهش با استفاده از روش تحلیل عاملی تاییدی 5 عامل با 19 شاخص تایید که عبارت بودند از :"فرهنگ سازمانی"، "ساختار سازمانی"، "زیرساخت IT "،"حمایت از تغییر"و"محتوای تغییر". شاخص های فرهنگ سازمانی، اعتماد، همکاری، جوباز و یادگیری از اشتباهات بود. شاخص های ساختار سازمانی، رسمیت گرایی، تمرکز زدایی، کانالهای ارتباطی و کار تیمی بود. شاخص های زیرساخت فناوری اطلاعات شامل شبکه و سخت افزار، کیفیت اطلاعات، انعطاف پذیری و نرم افزارهای کاربردی بود. شاخص های محتوای تغییر، تناسب و ناسازگاری بود و شاخص های مدیریت تغییر آموزش، پاداش و مشارکت کارکنان بود و در نهایت سازمان مورد نظر از طریق این پرسشنامه مورد سنجش قرار گرفت و وضعیت آمادگی آن در ابعاد مختلف از طریق نمودار نشان داده شد. و نهایتاً بر اساس وضعیت سازمان پیشنهاداتی به آن ارائه شد.
مدل انصاری و رحمانی یوشانلویی (1389) در مقاله ای تحت عنوان " شناسایی و بررسی آمادگی بکارگیری مدیریت دانش" بیان می کنند امروزه، منبع اصلی برای افراد وکل اقتصاد، دانش است. برجسته ترین عاملی که کار مدیران و کارکنان دانشی را در پیش بینی راهبردها و جهت گیری های کلان پیشرفت و توسعه در سازمان ها پیچیده و مبهم ساخته، سرعت رشد انفجاری رشد دانش بشر است. لذا، سازمان ها در پی شناسایی عوامل موثر، سنجش و بسترسازی به منظور ایجاد مدیریت دانش برآمده اند تا به موقع، از منابع دانشی خود و محیط پیرامون بهره برداری کنند. هدف آنها از این تحقیق با مفروض داشتن پنج عامل فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی، استراتژی و رهبری، تکنولوژی اطلاعات و منابع انسانی در پی شناسایی و بررسی وضعیت هر یک از این عوامل در کتابخانه های شهر تهران برای بکارگیری مدیریت دانش به منظور توجه و تقویت عوامل ضعیف تر بوده است. در این مقاله برای روایی از نظرات خبرگان، اساتید و مشاوران و برای پایایی ابزارتحقیق یعنی پرسشنامه از ضریب آلفای کرونباخ استفاده شد. فرضیه های تحقیق با آزمون دوجمله ای وt- استیودنت تست گردید و در نهایت، برای نشان دادن میزان آمادگی از نمودارهای راداری استفاده شد. تمامی فرضیات مربوطه رابطه مثبت عوامل با بکارگیری مدیریت دانش تایید و از نظر آمادگی فرهنگ (3.45)، استراتژی و رهبری (3.041)، ساختار سازمانی (3.15)، زیر ساخت تکنولوژی اطلاعاتی (04/3)، منابع انسانی (3.3) هر کدام نیاز توجه به یکی از شاخص های عوامل دارد
چون در این تحقیق ارزیابی آمادگی براساس عوامل حیاتی و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی صورت خواهد گرفت نیاز است در رابطه با سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی و عوامل حیاتی صورت گرفته جستجوی کاملی صورت گیرد با توجه به بررسی جستجوهای انجام شده، تحقیقات مختلفی انجام شده است که عبارتند از .آلانبای1، محقق ترکیه ای(2005) برای انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با مطالعات میدانی و مشاهدات به یکسری معیار ارزیابی رسید که می توان آنها را در سه گروه معیارهای مربوط به فروشندگان، معیارهای مربوط به کاربران و معیار های فنی و تکنولوژیکی طبقه بندی کرد. همچنین در بعضی از وب سایت ها به سازمانها کمک می شود تا نرم افزاری تائید شده را برای برطرف کردن نیازهایشان انتخاب کنند. چان چین وی و همکارانش در سال 2004 با استفاده از MADM2 چهارچوب مفهومی جدیدی برای انتخاب ERP مناسب ارائه دادند. یکسال بعد چان چین وی و همکارانش با بهبود مدل قبلی خود یک رویه سیستماتیک برای ساختار هدفمند انتخاب ERP ارائه کردند. مدل ارائه شده جکیوز وروایل3 و همکارانش، فرایند تهیه و خرید نرم افزارERP را در 6 مرحله برنامه ریزی، جستجوی اطلاعات، انتخاب اولیه، ارزیابی گزینه ها، برگزیدن و در نهایت مذاکره تشریح می کند. سی استفانو ضمن تاکید فراوان به اهمیت انتخاب ERP مناسب، یک چهارچوب مفهومی4 برای ارزیابی نرم افزار ERP پیشنهاد داد. سی استفانو معتقد بود که برای ارزیابی و انتخابERP دو گروه معیارهای استراتژیکی و عملیاتی را باید در نظر گرفت. همچنین لی لانگ نیز یک سیستم پشتیبانی تصمیم با در نظر گرفتن معیار های کمی وکیفی مختلف برای انتخاب مناسب ترین سیستم تولید یکپارچه کامپیوتری طراحی کرد. در پژوهش وی فرایند انتخاب سیستم تولید یکپارچه کامپیوتری در چهار مرحله با استفاده از فرایند تحلیل سلسله مراتبی و دانش گرفته شده از داده ها و اطلاعات یک پایگاه داده صورت گرفت و در فرآیند ارزیابی معیارها از نرم افزار اکسل5 استفاده شد .
در کار تحقیقاتی دیگری که بسیار دقیق انجام شده است، ویژگیها و فاکتورهای حائز اهمیت ماژولهای ERP و بخشهای مختلف آن با جزئیات کامل به تفکیک هر بخش معرفی شده است و شامل ماتریس های مقایسات ارزیابیERP است که خبرگان در مورد تک تک این زیر معیارهای جزئی نظر داده اند. همچنین در مطالعات دیگری که توسط تانس و بورگن6 انجام شده است، بخشهای مختلف سازمان، انتظارات و معیار های خاصی که از ERP در دپارتمان خود می خواهند و بسیار ویژه و خاص دپارتمان خودشان می باشند را لیست کرده اند، مثلا" در بخش منابع انسانی اینکه چه اطلاعاتی از پرسنل باید در سیستم لحاظ شود به عنوان یک معیار مشتری مدار مطرح شده است. ژاویر برگس7 و همکارانش هم یک روش پیشنهادی برای انتخاب ERP از طریق ویژگیهای سیستم و ترجمه نیاز های کاربران به احتیاجات سیستم ارائه دادند. کار آنها براساس همکاری های قبلی و موفقیت آمیزشان با سازمان های سایز متوسط در زمینه انتخاب بسته های نرم افزاری صورت گرفته است. گسترش انفورماتیک در یکی از کاملترین مدلهای انتخابERP ضمن اشاره به اهمیت وجود فرآیند سیستماتیک انتخاب برای افزایش مزیت های رقابتی و رفع نقاط ضعف موجود سازمانی به منظور ایجاد بستر و پایه ای مناسب برای موفقیت در مرحله اجرا و نیز دستیابی به حداکثر میزان برگشت سرمایه، یک مدل 10 مرحله ای پیشنهاد می کند.
در رابطه با عوامل موفقیت پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی نیز مطالعات چندی انجام گرفته است که می توان از جمله به مطالعه مدلهای ناه و کوانگ(2001)، آمبل و دیگران(2003)، زئیری(2003)، سومرز و نیلسن(2003)، المشعری و دیگران(2003)، هالند و لایت(1999)، لوئیز و جنی(2000)، لاین (2001)، سایت بوکر (2002)] و استیوز و پاستور(2001) در زمینه عوامل بحرانی موفقیت در پیاده سازی سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان ، تجزیه و تحلیل این مدلها و ترکیب آنها اشاره کرد(علی زاده و حنفی زاده، 1384).
با مطالعه جدول مدل های فوق می توان نقاط ضعف هر کدام از مدلهای یاد شده را به شرح ذیل بیان کرد:
-1 در مدل ناه و کوانگ ، به پیکر بندی، سفارشی سازی حداقل سیستم، مشاوران خارجی و نقش آنها در پیاده سازی و هماهنگ نمودن تمام قسمتهای مرتبط با پروژه برنامه ریزی منابع سازمان اشاره ای نشده است.
-2 در مدل المشعری و دیگران، به قهرمان پروژه،سفارشی سازی حداقل سیستم ، پیکربندی، اشکال زدایی برنامه ریزی منابع سازمان و مشارکت و درگیری کاربر اشاره ای نشده است . در این مدل عامل بحرانی ترکیب تیم کاری پروژه برنامه ریزی منابع سازمان در عامل بحرانی مدیریت پروژه آورده شده است که باعث پیچیدگی موضوع می گردد . بهتر بود این عامل جداگانه مورد بررسی واقع می شد . به طبقه بندی عوامل بحرانی موفقیت نیز ایراد وارد می باشد . مدیریت و رهبری و ارزیابی عملکرد، عوامل بحرانی در سراسر پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می باشند و این عوامل به ترتیب در مرحله قبل از پیاده سازی و بعد از پیاده سازی دیده شده اند . همچنین انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان قبل از پیاده سازی سیستم می باشد.
-3 در مدل سومرز و نیلسن ، به عوامل بحرانی سیستمهای کسب و کار و فناوری اطلاعات مناسب موجود در سازمان،یکپارچه سازی، پیکربندی،توسعه،تست و اشکال زدایی و نظارت و ارزیابی عملکرد پروژه برنامه ریزی منابع سازمان اشاره ای نشده است.
-4 در مدل هالند و لایت ، عوامل بحرانی مدیریت تغییر، قهرمان پروژه و سفارشی سازی حداقل سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نادیده گرفته شده اند.
-5 در مدل استیوز و پاستور ، عوامل بحرانی آرمان و طرح و برنامه کسب و کاری ، نظارت و ارزیابی عملکرد پروژه برنامه ریزی منابع سازمان و موضوع یکپارچه سازی در نظر گرفته نشده است . همچنین عامل بحرانی سیستمهای کسب و کار و فناوری اطلاعات مناسب موجود در سازمان به طور کلی بیان گردیده است.
-6 در مدل زئیری، عوامل بحرانی ترکیب تیم کاری ، نظارت و ارزیابی عملکرد پروژه ، سفارشی سازی، پیکر بندی و اشکال زدایی برنامه ریزی منابع سازمان در نظر گرفته نشده است.
-7 در مدل آمبل و دیگران ، عوامل بحرانی سفارشی سازی، یکپارچه سازی، پیکربندی، توسعه، تست و اشکال زدایی برنامه ریزی منابع سازمان مورد توجه قرار نگرفته است و همچنین عامل بحرانی سیستمهای کسب وکار و فناوری اطلاعات مناسب موجود در سازمان به طورکلی بیان گردیده است.
-8 در مدل سایت بوکر ، عوامل بحرانی سفارشی سازی، یکپارچه سازی، پیکربندی، توسعه، تست ، اشکال زدایی برنامه ریزی منابع سازمان ، سیستمهای کسب و کار و فناوری اطلاعات مناسب موجود در سازمان نادیده گرفته شده است.
-9 در مدل لوئیز و جنی ، عوامل بحرانی سیستمهای کسب و کار و فناوری اطلاعات مناسب موجود در سازمان ، یکپارچه سازی، پیکربندی، توسعه، تست و اشکال زدایی برنامه ریزی منابع سازمان مورد بحث واقع نشده است.
-10 در مدل لاین، عوامل بحرانی سفارشی سازی، یکپارچه سازی، پیکربندی، توسعه، تست، اشکال زدایی برنامه ریزی منابع سازمان ، سیستمهای کسب و کار و فناوری اطلاعات مناسب موجود در سازمان در نظر گرفته نشده است.
باوجود محصولات متنوع ومختلف ERPدربازار و درحالی که هر کدام فروشندگان ادعای وجود مشخصه های منحصر بفردی را در محصول خود دارند مرتب سازی آنها وانتخاب راه حل مناسب برای سازمان کاربسیار وقت گیر و حتی مسئولیت ترسناکی است.
تاکنون از روش ها ی امتیاز دهی ، رتبه بندی ، بهینه سازی ریاضی و تصمیم گیری چند معیاره جهت انتخاب سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان استفاده شده است (Wei 2004) روش امتیاز دهی یک روش حسی است و به سادگی نظرات تصمیم گیرندگان را بازتاب میدهد. روش رتبه بندی برای مقایسه پروژه های مرتبط باکاربردهای کامپیوتری ابداع شد این روش همان محدودیتهای روش امتیاز دهی را دارد بهینه سازی ریاضی نیز مثل برنامه ریزی آرمانی برنامه ریزی صفرو یک و برنامه ریزی غیر خطی جهت بهینه سازی منابع درانتخاب سیستم های اطلاعاتی بکارگرفته شده اند (Badri 2001) اما روشن است که انتخاب سیستم های فناوری اطلاعات از جمله سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان یک مساله تصمیم گیری چندمعیارها ست (Wei2004) تئوری تصمیم گیری چندمعیاره روش مناسبی برای حل مسائلی است که عوامل و شاخص های زیاد و بعضا متضادی در آنها دخیل می باشند.
سی استفانو درمقاله ای با عنوان" عوامل کلیدی موفقیت سازمانی برای پیاده سازی سیستم های SCM/ ERP به منظور پشتیبانی از تصمیم گیری " ضمن تاکید فراوان به اهمیت انتخاب ERP مناسب یک چارچوب مفهومی برای ارزیابی نرم افزار ERP پیشنهاد داد او معتقد بود باید الگویی ارائه شود که برای همه سازمانها با هر زمینه فعالیتی تصمیم گیری صحیح و علمی را فراهم نماید. دراین راستا الگوریتم پیشنهادی ابتدا باید معیارهای مناسبی برای تصمیم گیری در برداشته باشد و سپس اوزان مناسب در نطر گرفتن شرایط سازمان برای هر یک محاسبه شده و سپس نظر سازمان نیز در آن دخالت نماید.از نطر او الگویی برای تصمیم گیری مناسب است که :
– کلیه مقتضیات سازمان از لحاظ کارکردی در آن لحاظ شده باشد.
– از انعطاف لازم برخوردار باشد چنانکه قابل استفاده برای همه سازمانها باشد.
– جامع باشد به نحوی که قابلیت اطمینان بالایی برای تصمیم اخذ شده به همراه داشته باشد.
– قابلیت اجرایی داشته باشد
سی استفانو برای ارزیابی و انتخاب ERP دوگروه معیارهای استراتژیکی وعملیاتی را در نظر گرفت .این معیارها در جدول 2-1 آورده شده است(tefanou 2001).
جدول 2-1 معیارهای موثر در ارزیابی ERP
عوامل موثر در ارزیابی ERPدر سطح استراتژیک
عوامل موثر در ارزیابی ERP در سطح عملیاتی
-سهم ERPدر چشم انداز کسب و کار
– انعطاف پذیری راه حل ERPدر تغییر شرایط
– سازگاری باشرایط کسب وکار
– ادغام اطلاعات و فرایند های کسب و کار
– شناسایی میزان ریسک پرژه
– تاثیر ERPدر فرآیند تصمیم گیری
– براورد کل هزینه مالکیت ERP
– تجزیه و تحلیل گزینه های قابل انتخاب
تاثیر ERP روی
شبکه های کسب وکار
زمان برای تکمیل معاملات
اشتراک گذای اطلاعات دون سازمانی
بآورد هزینه های ناشی از :
-مقاومت کارکنان
– آموزش پرسنل
– مشاوران خارجی
منبع : سی استفانون 2001
سی استفانو پیاده سازی ERP موفق را منوط به براورد انتظارات از این سیستم ها دانست .او معتقد بود برای داشتن یک پیاده ساز ی موفق ابتدا هر شرکت باید به ارزیابی ERP مناسب با شرکت خود بپردازد و بهینه ترین انها راکه هدف شرکت را برآورده می سازد خریدای نمایند.
مدل ارائه شده جکیوز و همکارانش تحت عنوان "مدل شش مرحله ای به منظور خرید نرم افزار ERP" فرآیند تهیه و خرید نرم افزار ERP را در شش مرحله تشریح میکند که در زیر به اختصار آورده شده است (Jaques 2002).
1- برنامه ریزی : این مرحله که غالبا به دست فراموشی سپرده می شود مهمترین قدم در کل فرایند انتخاب و اجرای سیستم است.اولین گام این فرایند آن است که تیمی شامل تصمیم گیرندگان تخصص فنی و نمایندگان واحدهای کار درون سازمان تشکیل داده شود.این مرحله معمولا بالاترین اهداف و خطی مشی های سازمان رادرارتباط با مشتریان ، تامین کنندگان و کارمندان در 5 سال آتی تشریح میکند.
2- جستجوی اطلاعات : دراین مرحله میبایست اطلاعات وسیعی درمورد سیستمها و فروشندگان ERP تهیه کرد. این اطلاعات را از منابع مختلفی مانند نشریات تخصصی ،کتب نمایشگاهی ، آمارهای عملکرد سالیانه اینترنت و سایر منابع میتوان تحصیل کرد.
3- انتخاب اولیه : برای هرچه اجرایی تر کردن الگوریتم پیشنهادی و از آنجاکه تعداد ارائه دهندگان معمولابسیار زیاداست ضروری است ابتدا بر اساس یک سری معیارهای کلی تعداد معقولی از آنان را برای ارزیابی کاندیدا نمود. این معیارها عبارتند از :
a. انتخاب براساس اندازه صنعت یا سازمان
b. انتخاب بر اساس مقایسه کارکردهای عمومی
4- ارزیابی گزینه ها که دراینجا وجود یک شخص مجرب در صنعت مربوطه بسیار ارزشمند و کارساز خواهد بود اعضای تیم انتخاب بایستی در رتبه بندی بسته های نرم افزاری تامین کنندگان به توافق دست یابند طور یکه بتوانند در اینمورد بسته های مختلف نظرات خود را جمع بندی کنند مثلا به این نتیجه برسند که بسته A دارای مزیت مالی اما بسته B دارای پشتیبانی بهتر است و یابسته C دارای قابلیتهای بیشتری در ارائه خدمات به مشتریان است.
5- انتخاب بهترین گزینه : این مرحله از اهمیت خاصی برخوردار است چرا که بایستی تامین کننده نهایی انتخاب گردد. دراین مرحله از روشهای مختلف تصمیم گیری برای انتخاب گزینه نهایی میتوان استفاده کرد که روشهای امتیاز دهی رتبه بندی ، بهینه سازی ریاضی وانواع روشهای تصمیم گیری چندمعیاره از این جمله اند.
6- مذاکره : دراین مرحله تیم تشکیل شده به مذاکره با فروشنده نهایی می پردازد تادرمورد چگونگی و زمان پیاده سازی به توافقات نهایی دست یابد.
الانبای محقق ترکیه ای در تحقیقی باعنوان" انتخاب یک سیستم ERP با استفاده از نرم افزار Expert Choice" برای انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با مطالعات میدانی و مشاهدات به یکسری معیار ارزیابی رسید که میتوان آنها را در سه گروه معیارهای مربوط به فروشندگان ، معیارهای مربوط به کاربران و معیارهای تکنولوژیکی طبقه بندی کرد . وی برای ارزیابی سیستم مناسب از فرایند تحلیل سلسله مراتب استفاده کرد. برای حل مدل از نرم افزار Export Choice استفاده شده است.
هرچند این متدولوژی برا ی تحقیقات مختلف یکسان است ولی براساس مقایسات صورت گرفته ممکن است نتایج در تحقیقات مشابه متفاوت باشد.در واقع نتایج تحقیق مربوط به شرایط این مطالعه است وانتخاب نهایی ممکن است قابل تعمیم نباشد.
چان چین وی در سال 2004 درمقاله ای با عنوان " چارچوبی جامع برای انتخاب سیستم ERP´با استفاده از FMADM چارچوب مفهومی جدیدی برای انتخاب ERP مناسب ارائه داد .وی این چارچوب را باتوجه به ترکیب داده های بدست آمده از گزارشات بیرونی وداده های کیفی مصاحبه با فروشندگان سیستم های ERP ارائه کرد. در تحقیق او یک ساختار چند شاخصه سلسله مراتبی به منظور ارزیابی سیستماتیک پروژه های ERP استفاده شده است.اعداد مورد استفاده دراین تحقیق به صورت فازی می باشد. شاخص های ارزیابی در سه گروه عوامل پروژه ، عوامل مربوط به سیستم و عوامل مربوط به فروشنده طبقه بندی شده است (Wei 2004).
یکسال بعد وی با بهبود مدل قبلی خود درمقاله ای تحت عنوان " رویکرد مبتنی بر AHP برای انتخاب ERP یک رویه سیستماتیک برای ساختار هدفمند انتخاب ERPبا استفاده ازتکنیک AHP ارائه کرد. مراحل این انتخاب در زیر آورده شده است (Wei2005).
1- تشکیل تیم پروژه ERP
2- جمع آوری اطلاعات مرتبط با سیستم ERP
3- شناسایی ویژگیهای پروژه
4- بحث در مورد اهداف پروژه
5- متمایز کردن اهداف اصلی و فرعی
6- تعیین سلسله مراتب اهداف اصلی و فرعی
7- استخراج معیارها برای ارزیابی سیستم ERP
در این مرحله ، سلسله مراتبی به منظور دستیابی به هدف مدل تشکیل می شود. برای این منظور 2 دسته معیار مدنظر قرار میگیرند که درنهایت مطلوبیت گزینه ها را درارتباط با هدف مدل تعیین میکنند:
– معیارهای مرتبط با سیستم ERP
– معیارهای مرتبط با فروشنده
این 2 دسته معیار درواقع لایه اول سلسله مراتب مدل را تشکیل میدهد که هرکدام در لایه بعد بامعیارهای جزئی تر تشریح میگردند.
8- تشکیل مدل AHP
9- ارزیابی سیتسم های ERP بامدل P
10- تجزیه وتحلیل نتایج
11- تصمیم گیری نهایی
چاند نیز در مقاله ای باعنوان " یک چارچوب مبتنی بر BSC برای ارزش گذاری همکاری های استراتژیک یک سیستم ERP " اینطور بیان میکند که اگرچه یک چارچوب تحلیلی منسجمی برای ارزیابی ERP وجودندارد اما محققان زیادی معتقدند که رویکرد BSC تفکیک مناسبی برای ارزیابی عملکرد سیستم های ERPاست. وی نشان داد پیاده سازی ERPدر سازمان اهداف تجاری شرکت را تحت تاثیر قرار میدهد و کمکهای راهبردی به سازمان میکند. در این تحقیق بسته نرم افزاری SAP بصورت موفق در یک شرکت تولید کننده موتورهای هواپیما پیاده شده است. نتایج تحقیق نشان میدهده پیاده سازی ERP تمام بعدهای کارت امتیاز ی متوازن رابهبود می دهد (Chand,2005).
درتحقیق دیگری چانگ مقاله ای با عنوان "مدل ارزیابی شبکه های عصبی (ANN)برای عمرکرد ERP ازدیدگاه SCM ارائه داد. مطالعه مورد این تحقق یک شرکت نساجی درتایوان است.معیارهای زمان هزینه ،کیفیت ، انعطاف پذیری و خدمات در ارزیابی سیستم های ERPدر تحقیق وی مطح شده است. از نظر چانگ انتخاب ERP دارای اهمیت بسزایی است وعوامل زیر را سبب می شود (Chang 2008).
1. کاهش ریسک در انتخاب نرم افزار اشتباه
2. کاهش ریسک در عدم موفقیت پیاده سازی
3. ایجاد بستر مناسب برای تصمیم کیرنده به منظور توجیه منطقی واصولی تصمیمات اتخاذ شده
4. کاهش کلی هزینه های مالکیت و نگهداری
یازگان نیز در تحقیقی با عنوان " فرایند انتخاب نرم افزار ERPبا استفاده از یک شبکه عصبی مبتنی بر AHP " برای انتخاب یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان دو روش تحلیل شبکه های عصبی وتجزیه تحلیل شبکه ای را بکارگرفت. مدل ANN میتواند برای ترکیب قضاوتهای افراد متخصص در سازمان های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. مدل پیشنهادی در این تحقیق ویژگی های عمومی اکثر سازمانها را پوشش میدهدو قابلیت تعمیم دارد.مدلهای ANN دراین تحقیق نقاط ضعف مدل ANP را پوشش میدهد. دراین مطالعه مدل پیشنهادی از ترکیب ANP و ANN تشکیل شده است.در ابتدا مساله بامدل ANP ساختار یافته است ودر مرحله بعد برای پیش بینی بهترین نرم افزار برای یک سازمان جدید از ANN استفاده شده است(Yazgan 2009).
گسترش انفورماتیک ایران که یکی از ارائه دهندگان بسته های نرم افزاری ERP در ایران میباشد در یکی از کاملترین مدلهای انتخاب ERP ضمن اشاره به اهمیت وجود فرایند سیستماتیک انتخاب برای افزایش مزیت های رقابتی و رفع نقاط ضعف موجود سازمانی به منطور ایجاد بستر و پایه ای مناسب برای موفقیت در مرحله اجرا و نیز دستیابی به حداکثر میزان برگشت سرمایه یک مدل10مرحله ای پیشنهادکرده است که درادامه به اختصار آورده شده است ( گسترش انفورماتیک ایران 1383)
1- خلق چشم انداز آتی وتعیین اهداف سازمانی واحد
این مرحله به منظوردستیابی به اهداف زیر صورت می پذیرد:
– ایجاد پایه و اساسی محکم جهت نیل به حداکثر بازگشت در سرمایه گذاری انجام شده از طریق قدرت بخشیدن به تیم انتخاب وایجاد تفکر استراتژیکی وتاکتیکی در آنان
– کاهش یا حذف تضادها بوسیله تمرکز بر یک آرمان واحد وهماهنگی مجموعه تیم
2- تهیه لیست کارکردهای ERP ومشخصات آنها
مجریان این فعالیت بایستی ضمن اینکه ب ااین سیستم ها آشنا می باشند از چشم انداز های تعیین شده قبل آگاه بوده تابتوانند بهترین وجامع ترین لیست را تهیه نمایند.در حقیقت اهداف و دیدگاههای کلان استراتژیکی سازمان را به زبان این بسته نرم افزاری ترجمه کرده تا به تعیین وانتخاب کارکردهایی بپردازد که قابلیت دستیابی به آن اهدف را برای سازمان ایجاد خواهندکرد.
3- تهیه لیست کاندیداهای اولیه جهت تامین نرم افزار
اما شرکتها چگونه بایستی از بین حدود 300 عرضه کنندهای ننرم افزار تامین کننده مناسب خود را پیدا کنند؟ سه روش برای محدود ترکردن این دامنه وسیع از بازارتامین کنندگان ونهایتا مشخص کردن لیست اولیه آنها عبارتنداز :
– جستجو براساس صنعت و زمینه کاری
– جستجو براساس اندازه صنعت یاسازمان
– جستجو براساس زیرساختها وملاحظات تکنولوژیکی و فنی
4- در زمان تهیه لیست کارکردها بایستی سوالات و مسائل مشکل و فنی نیز تهیه شود بطوریکه براساس پاسخ به آنها بتوان تامین کنندگان مناسب تر را غربال کرد. بدین منظور مدیریت ارشد شرکت از طریق مذاکره تلفنی با تامین کنندگان و یااز طریق ارسال این سوالات و دریافت جوابهای مربوطه نقاط ضعف و قوت هریک رابررسی نموده وآنرا همراه با پیشنهاد خود به تیم انتخاب ERP منعکس میکند و این تیم با لحاظ این موارد و نیز بررسی بیشتر برروی مسائلی چون وضعیت مالی و سوابق اجرایی هر یک از تامین کنندگان لیست شرکتهایی که مناسبترین گزینه هستند راتهیه می نماید.
5- تهیه RFP درخواست برای طرح پیشنهادی
معمولا RFP از دو بخش اصلی تشکیل می شود که عبارتست از :
– لیست کارکردها و خصوصیات آنها که در واقع نشانگر خواسته ها و نیازهای سازمان در هر بخش بوده وچگونگی فعالیت هر کارکرد را نشان میدهد.
– یک بخش مجزا که شامل راهنماییهای لازم به تامین کننده شرایط و محدودیت های پروژه و نیز فرمهای پاسخگویی جهت دریافت نظرات تامین کننده می باشد.
بخش اصلی و مرکزی RFP راهمان لیست ومشخصات کارکردها تشکیل میدهد که خروجی نهایی مرحله سوم است و بخش مجزای دیگر فقط بدین منظور تهیه میگردد تا تامین کننده نرم افزار RFP را جدی تلقی نماید.
6- بازبینی وبررسی پیشنهادات
معمولا بررسی و ارائه پاسخ از سوی تامین کنندگان 3 تا 4 هفته به طول می انجامد بسیاری از تامین کنندگان بدون بازدید از شرکت و بخصوص ملاقات با اعضای تیم انتخاب پیشنهاد کتبی ارائه نمی کنند. ضمن اینکه بازدید برای هر تامین کننده بایستی بصورت مجزا انجام گیرد.
پس از دریافت پیشنهادات هریک ازاعضای تیم انتخاب باید با تمرکز بر محدوده فعالیت خود بقدرت این پیشنهادات را مطالعه نمایند و درموارد زیر یادداشت برداری کنند:
– نقاط قوت و قابلیتهای ویژه هر محدوده که برای شرکت نیز حائز اهمیت است
– نقاط ضعف و مشکلاتی که درهر محدوده میتواند شرکت را متاثر سازد. محدوده هایی که نیاز به توضیح بیشتری از سوی تامین کننده دارد
– مواردی که شک دارند که تامین کننده بتواند آنچه را ادعا کرده برآورده سازد.
سپس این موارد در جلسه ای مشترک و با حضور کلیه اعضای تیم مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.
7- انتخاب سه گزینه برتر ( تامین کنندگان نهایی )
در این مرحله بایستی 3 تامین کننده برتر از بین سایرین انتخاب شده تا برای ارائه وتشریح راهکار خود از آنها دعوت بعمل آید .یک روش می تواند بصورت رای گیری از اعضا درمورد هر نرم افزار باشد یا روش دیگر تجزیه وتحلیل عددی است که دراین روش به هریک از بخشهای موردنظر یا قابلیتهایی که مورد نیاز شرکت می باشد امتیاز ووزن مشخصی داده می شود سپس براساس امتیازدهی به هر بسته مقایسه جمع امتیازات این رتبه بندی حاصل می شود.
8- تشریح ونمایش هریک از نرم افزارها توسط تامین کنندگان آنها
در این مرحله ازهریک از 3 تامین کننده منتخب در قدم قبلی خواسته می شود تا به ارائه و تشریح بسته نرم افزاری خود در محل شرکت اقدام نمایند. مدت زمان این ارائه معمولا 2 روز متوالی بوده دراتاق کنفرانس شرکت بر گزار می شود. قبل ازهر ارائه تیم انتخاب نقاط ضعف و قوت مشخص شده آن بسته نرم افزای را مرور کرده و آنرادسته بندی و آماده میکنند تا در حین نمایش نرم افزار بتوانند بخوبی برنقاط مورد نظرتمرکز کرده وسوالات خود رابپرسند. بعد از ارائه روز اول مدیر تیم برگه های نظر سنجی را جمع آوری وبررسی میکند. کلیه اعضا بایستی این فرمها را تکیمل کرده باشند.در پایان روز دوم واتمام ارائه درجلسه ای مشترک نظرات و برداشتهای کلیه اعضا مطرح ومورد بررسی قرار می گیرد تادرنهایت گزارش نهایی درمورد نرم افزار ارائه شده تهیه گردد.
9- انتخاب تامین کننده نهایی
معمولا شرکتها در این مرحله قیمت وهزینه بسته نرم افزاری را به عنوان یک فاکتور اساسی در نظر میگیرند. سایر معیارهای این انتخاب می تواند به شرح زیر باشد :
– خدمات پشتیانی تامین کننده نظری آموزش و پشتیبانی فنی سیستم
– سهولت در اجرای سیستم
– سازگاری با فرآیند تجاری شرکت
– قابلیت انعطاف بالاو دارای قابلیت تغییر
– ریسکهای تکنولوژیکی
– ارزش افزوده سیستم
10- مذاکرات نهایی برای عقد قرارداد ،کلیه مسائل مرتبط نظیر مباحث مالی و پرداختهای مربوطه، سخت افزار پشتیبانی فنی، مستندسازیها و نحوه اجرا و خدمات مرتبط به طور واضح مشخص شده و در قرارداد گنجانیده میشود.
اجرای آزمایشی درحقیقت کم هزینه ترین وبهترین بیمه ای است که می تواند موفقیت سازمان و تصمیم تصمیم گیرندگان نهایی را تضمین نماید. هدف از اجرای آزمایشی رقع ابهاماتی است که درمورد بسته نرم ا فزاری انتخاب شده وجوددارد تا بدین ترتیب در صورت نیاز بتوان با تجدید نظر در تصمیمات اتخاذ شده از هدررفتن زمان وسرمایه جلوگیری کرد.
درسال 1379 تحقیق با عنوان " مدل سازی مفهومی برنامه ریزی منابع ساخت (MRP II – ERP) به وسیله زبان مدل سازی یکپارچه (UML) دردانشگاه تربیت مدرس انجام شده است . در این تحقیق یکی از دلایل اساسی شکست بسیاری از سیستم های MRP II ERP نبود یکپارچگی مناسب بین بخش های تولید ، بازاریابی ، مالی ، بودجه ، انبار ، خدمات پس از فروش و…در یک شرکت یا سازمان قلمداد شده است.مدل سازی نامناسب MRPII ERP در یکپارچه سازی دادههای بخش های مختلف یک سازمان و درنتیجه تولید نرم افزارهای نامناسب برای پیاده سازی آن در سطح سازمان عمده ترین سوال و محرکی است که دراین تحقیق برای حل آن تلاش شده است. بنتیجه این مدل های نامناسب تولد نرم افزارها و بانک های اطلاعاتی ناکارآمد شده است. بنابراین هدف این تحقیق ارائه مدلی است که داده های اساسی و بنیانی سیستم را در خود دارد و ارتباط و یکپارچگی آنها را درکنارهم به نمایش درمی آورد. در این مطالعه زبان مدل سازی UML که آخرین دستاوردبشری در مبحث مدل سازی است به کارگرفته شده است. (ساعدی،1379).
درسال 1384 تحقیقی مرتبط با سیستم های ERP باعنوان " بررسی سیستم های برنامه ریزی منابع موسسه ERP و امکان سنجی پیاده سازی این سیستم ها در صنعت خودرو کشور " در دانشکده مدیریت دانشگاه شهید بهشتی انجام شده است. هدف در این تحقیق شناخت پیش نیازها و عوامل موفقیت در پیاده سازی سیستم های ERP و مراحل پیاده سازی آن است.همچنین با درنظر گرفتن صنعت خودرو به عنوان صنعتی پیشرو در کشور باارائه یک مدل به امکان سنجی پیاده سازی این سیستم ها در صنعت خودرو پرداخته شد . دراین مطالعه عوامل مرتبط با امادگی صنعت خودرو سازی برای پیاده سازی سیستم های ERP شناسایی گردید. در این تحقیق مشخص گردید که با توجه به شرایط خاص صنعت خودروسازی ایران عوامل حیاتی و فرهنگی از اهمیت بالای برخوردار می باشند. این تحقیق میتواند راهنمای مفیدی برای شرکت های خودو سازی که قصد پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمان را دارندباشد( مرادی 1384).
تحقیق دیگری در سال 1384 باعنو.ان " تدوین یک روش برای مدلسازی و طراحی سیستم نرم افزاری برنامه ریزی منابع سازمان ERP بااستفاده از زبان مدلسازی OPM " در زمینه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان دردانشگاه صنعتی اصفهان انجام شده است.در ایران تحقیقات و مطالعات چندانی درباره این سیستم ها انجام نگرفته است. بنابراین تحقیق در زمینه سیستم های ERP ومفهوم ERPاز جایگاه ویژه ای برخوردار است. چرا که از طرفی صنایع و سازمانهای کشور برای انتخاب وپیاده سازی این سیستم ها باید با مفاهیم آن کاملا آشنا شده و با شناسایی نیازهای سازمان خود سیستم مناسب را انتخاب و پیاده ساز ی کنند و از طرف دیگر باتوجه به هزینه بالای خریداین سیستم ها از خارج از کشور سازندگان سیستم های نرم افزاری درایران خود اقدام به مدلسازی وتهیه این سیستم ها نمایند. آنچه که از نتایج این تحقیق حاصل می شود تاکید بر طراحی و مدلسازی سیستم ERP در ایران با توجه به شرایط وجود در سازمانهای ایرانی است.در این پایان نامه باتوجه به فهوم ERP روشی برای طراحی و مدلسازی چنین سیستم هایی ارائه شده است.روش ارائه شده برای مدل سازی بخش برنامه ریزی تولید سیستم ERPسازمانهای تولیدی با تولیدسفارشی و پروژه ای به کار گرفته شده است.در روش ارائه شده برای مدلسازی سیستم ERP از متدولوژی شی فرایند (OPM) که تلفیقی ازمتدولوژی شی گرا و متدولوژی فرایندگرا است استفاده شده است. بکارگیری این روش برای نمایش سیستم ERPپایه ای برای تطابق سیستم با نیازهای سازمان را فراهم میکند. از روش مدل سازی OPM می توان به عنوان یک فرا مدل برای ایجاد یک روش مدلسای که میتواند بادیگر زبانهای مدلسازی تلفیق شود استفاده نمود ( نوری زاده 1384).
در رابطه با سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی تحقیقی با عنوان "امکان سنجی پیاده سازی سیستم برنامه ریزی مناسب سازمان ERP در شرکت های فعال در ایران " در سال 1386 دردانشگاه شهید بهشتی انجام شده است. موضوع این تحقیق بررسی وضعیت شرکتهای ایرانی از نظرداشتن شرایط لازم برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان به طور موفقیت آمیز و همچنین شناخت شرایط و عوامل موثر در این فرایند می باشد. همچنین به بررسی وضعیت کنونی کشور از نظر داشتن بسترمناسب برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان پرداخته شده است. کسب آمادگی های لازم جهت حضور در بازار رقابت جهانی بجز با کمک آخرین امکانات وابزارهای مطرح ممکن نخواهد بود. سیستم های ERP در حال حاضر به عنوان یکی از آخرین ابزارهای برنامه ریزی ومدیریت در جهان مطرح می باشند. باتوجه به نیاز شرکت ها به افزایش قابلیت های رقابتی خود در بازار به شدت رقابتی موجود در جهان و قابلیت های زیادی که سیستم های ERP برای حضور دراین بازار در اختیار شرکت ها قرارمیدهند شرکت های زیادی برای کسب آمادگی های لازم برای حضور در بازار رقابت جهانی اقدام به پیاده سازی سیتسم های ERP کرده اند و با گذشت زمان برمیزان متقاضیان پیاده سازی این سیستم ها در جهان افزوده می شود. در واقع این تحقیق به منظور بررسی علل عدم تمایل شرکتها تولیدی ایرانه به پیاده سازی سیستم های ERP و سنجش میزان آمادگی این شرکتها برای پیاده ساز ی موفق سیستم های ERPدر صورت تمایل آنها به پیاده سازی این سیستم هاانجام شده است.نتایج این تحقیق نشان میدهد مهمترین دلیل عدم تمایل شرکتهای ایرانی ترس از شکست در پیاده سازی این سیستم ها میباشد. به طوریکه بیشتر شرکت ها در انتظار روشن شدن نتایج کامل شرکتهایی هستندکه این سیستم ها را در سازمان خود پیاده سازی کرده اند ( حنیف زاده 1386).
تحقیق دیگری باعنوان "بررسی مساله انتخاب راهبرد استقرار سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان " در سال 1386 دردانشگاه الزهرا به منطور بررسی راهبردهای مختلف جهت انتخاب سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان انجام شده است. مساله انتخاب درست و مناسب سیستم برنامه ریزی منابع سازمانها را با یک چالش جدی مواجه کرده است. بیشتر مطالعات و تحقیقات انجام شده برای حل این چالش مشکل را در قالب مساله انتخاب بهترین نرم افزار موجود یا خرید بهترین سیستم از بین سیستم های عرضه شده توسط چند فروشنده دیده اند این در صورتی است که راهبرد خرید صرفا یکی از چند راهبردی است که سازمان ها برای استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان میتوانند اتخاذ نمایند.در این تحقیق ابتدا راهبردهای مختلف استقرار سیستم بررسی شده سپس با شناسایی عوامل حیاتی موفقیت سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان معیارهای مناسب جهت ارزیابی راهبردهای استقراردر سازمان تعیین گردیده و زمینه برای توسعه مدل انتخاب راهبرد فراهم میگردد. بطور کلی آنچه که ماحصل این تحقیق می باشد تغییرنگرش از فرایندانتخاب سیستم به تعیین راهبردانتخاب می باشد. آنچه که در تحقیات و مطالعات دیگرانجام پذیرفته ا ست انتخاب یک بسته نرم افزاری در بین چندین بسته نرم افزار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان است اما باتوجه به اینکه ضروری است که آیا تمام سازمان ها نیازمند خرید یک بسته کامل هستند و سازمان هایی که به دلیل سیاست گذاری های داخلی محدودیت منابع یا حتی موقعیت استراتژیک و سیاسی محیطی در محدودیت و تحریم بسر می برند نمی توانستند از مدل های ارائه شده استفاده نمایند زیرا مدل های ارائه شده آنها را به سمت سایر راهبردهای اکتساب سیستم رهنمون نمی نمود (برزگر 1386).
معیارهای انتخاب بسته نرم افزاری ERP
هرچند از لحاظ ساختاری وترکیب اجزای آن عموما در ظاهر فرق آنچنانی بین اینگونه نرم افزارها قابل مشاهده نیست اما مولفه های مختلفی در تعیین اینکه چه نرم افزاری برای چه منظوری مناسب تراست دخیل می باشند که از میان آنها میتوان به قیمت ، ماهیت فناوری به کارگرفته شده ، پیشینه عملکرد شرکت عرضه کننده و نوع دیدگاه آن نسبت به سازمان ، درجه رعایت استاندارها ، نحوه پشتیبانی از محصول ، سازگاری باشرایط قانونی اقتصادی و محیطی محل پیاده سازی ، چگونگی تعامل بادیگر نرم افزارهای شناخته شده درون و برون سازمانی ، ابعاد تحت پوشش قراردادن فرایندهای کاری سازمان ، سرعت عمل وتوان تحمل بار پردازشی سیستم ، میزان یکپارچگی لحاظ شده در آن ، سهولت به کارگیری و قابلیت شخصی سازی و وجود مستندات قابلیت پشتیبانی از زیان های موردنیاز …اشاره نمود.
شرکت TEC در بین مشاوران فروشندگان نرم افزار وتصمیم گیرندگان در حوزه IT درسراسر دنیا از شهرت خوبی بر خوردار است. TEC از سال 1993 درانتخاب نرم افزار بمنظور کاهش هزینه ریسک و زمان انجام این فرایند ارایه خدمات مینماید این شرکت صاحب 22 پایگاه ارزیابی تکنولوژی آن لاین از موضوعاتی نظیر SCM,CRM, ERP شامل هزاران معیار با جزئیات درمورد 500 راه حل تکنولوژی می باشد. از پایگاه ا ینترنتی شرکت TEC ماهیانه بیش از 5/1 میلیون نفر بازدید میکنند. از جمله هر ماهه معادل چندین میلیون صفحه از آن مورد بازدید مدیران ارشد مدیران تکنولوژی مشاورین و کارشناسان IT قرار می گیرد.
دنیس ولاسیچ معیارهای زیر را برای انتخاب یک نرم افزار در نظر گرفت (Dennis Vlasich)
– منطبق برنیازهای سازمان باشد.
– انعطاف پذیر در برابر تغییرات محیطی و واکنش نشان دادن به محیط ( درجه به روز بودن )
– یکپارچه شدن سیستم باسیستم های دیگر در سازمان
– وجود خدمات پشتیبانی
– وجود عوامل شتاب دهنده در نصب و پیاده سازی نرم افزار مانند دفترهای راهنما وکاربردی
– پیاده سازی سریع یا کم هزینه و بازگشت سرمایه در یک دوره زمانی کوتاه
– امکان تهیه انواع مختلفی از فهرست منابع ومواد
– وجود ساختار سلسله مراتی در فهرست منابع
– امکان تعیین دقیق ماشین آلات و تخصص های موردنیاز برای تولید
– قابلیت اتصال به انیترنت
در کل میتوان گفت که این بسته نرم افزاری در کل بایستی قابلیت برنامه ریزی تمامی منابع را داشته باشدو بتواند آنها را مدیریت کرده و جنبه های مرتبط باسازمان را پوشش دهد .اما به طور کلی یک نرم افزار مناسب باید سه شرط سرعت کیفیت و قیمت مناسب را داشته باشد که دراین میان سرعت بالاترین معیار اهمیت رادارد.
درتحقیق دیگری که توسط کومار در سال 2002 انجام شده است معیارهای انتخاب فروشنده بسته نرم افزاری در قالب فاکتورهایی با نظر خواهی از شرکتهای استفاده کننده از سیستم های ERPشناخته شده اند که درادامه به آنها اشاره خواهد شد (Kumar 2002).
جدول 2-2 معیارهای انتخاب فروشنده نرم افزار
معیارهای انتخاب فروشنده نرمافزار
درصد پاسخ دهندگان
کابردی بودن سیستم ها
79
قابل اعتماد بودن سیستم
64
دارابودن بهترین رویه های موجوددرسیستم
50
میزان انسجام بین اجزای نرم افزاری
50
استفاده از آخرین فناوری موجود
43
شهرت فروشنده
43
فراهم و دردسترس بودن نسخه های دیگر موجود
29
سازگاری با سیستم های دیگر موجود
29
پشتیبانی فروشنده از نرم افزارها
29
امکان تطبیق نرم افزار با فرایندهای موجود
29
هزینه های کمتر
14
سازگاری بهتر با فرایندهای موجود
14
منبع : کومار وهمکاران 2002
2-5 فروشندگان نرم افزارهای ERP
سازمان ها برای اینکه بتوانند به سیستم ERPمناسب و همه جانبه برسند نیازمند به تخصص های بالایی درزمینه های مختلف میباشند و چون تهیه این سیستم ها به طور داخلی برای آنها دارای هزینه وزمان بالایی است بهترین راه حل مشکل خود رابرون سپاری ERP میدانند.تولید این نرم افزارها بسیار زمان گیر ونیاز به شناسایی کاربردها ، تاثیرات آنها بریکدیگر و خودکار سازی برخی فعالیتها داشته و نیاز به استفاده از استانداردهای مختلفی دارد لذا تعداد معدودی سازنده اصلی دردنیا در این زمینه وجوددارند.از جمله مهمترین شرکت های عرضه کننده سیستم های ERPدر دنیا ORACLE,SAGE,J.D.Edwards,BAAN,QAD,SAP,People,soft,CODA,LOGO. برخی از این شرکت ها راه حل های لازم جهت اکثر سازمان ها رادارا می باشند مثل SAP , People و برخی از آنها فقط در زمینه های کاربردی خاص متمرکز شده ونرم افزار خود را برای آن محیط ها طراحی و پیاده سازی کرده اند. مثل شرکت QAD که بیشتر جهت موسسات صنعتی طراحی و پیاده سازی شده است ( نیک نژاد ،84)
انتخاب یک سازمان فراهم کننده خدمات نرم افزاری (ASP) شامل مجموعه ای از ریسک ها می شود که می توان به موارد زیر اشاره نمود (Trimi et al 2005)
1. نرم افزارداده های سازمانی دردست افرادی خارج از سازمان می افتد.
2. احتمال شکست ASP درارائه خدمات و پشتیبانی های لازمه
3. ضعف موارد عملکردی ASP در حین نصب و پیاده سازی سیستم
ارزیابی سیلوانا تریمی و همکارانش (2005) از ASP ها به شرط زیر می باشد :
عوامل آمادگی بکارگیری راه حل سازمانی
– ERP و فرهنگ سازمانی
نگرش محدود سازمانها در تعریف وظایف سازمانی و عدم شفافیت تاثیر عملکرد افراد در سازمان ، معمولا فرهنگی فردگرا و یا در بهترین حالت واحدگرا در سازمان القاء می کند . به همین دلیل سازمان نمی تواند با پتانسیل کامل در راستای اهداف خود حرکت کند . ERP با شفاف سازی عملکرد افراد در روندهای سازمان و با توانایی در اندازه گیری تاثیر عملکرد افراد در فرآیندها، دیدگاهی فرآیند نگر را در سازمان بسط می دهد. بدین ترتیب جهت گیری افراد و بخش های مختلف سازمان به سمت اهداف سازمانی با یکپارچگی خاصی امکانپذیر خواهد بود(شعری،بختکی،1385).
ERP و فرآیندهای سازمانی
در بازارهای به شدت رقابتی امروز تنها سازمانهایی موفق به ایجاد مزیت رقابتی می شوند که بتوانند با دیدگاه همه جانبه به فعالیت های بخش های مختلف خود ، اقدام به طراحی روندهای جامع رقابتی بکنند. با استفاده از امکانات ERP می توان اثر فعالیت ها را در طول بخشهای مختلف سازمان ردیابی کرد و با تکیه بر امکان هماهنگ کردن تک تک فعالیت ها در بخش های مختلف ، اقدام به برنامه ریزی کلان در جهت ایجاد مزایای رقابتی نمود(شعری،بختکی،1385)..
منبع : www.parstel.ir/brochures/ERP
ERP و تکنولوژی
منابع سازمانی به سه دسته منابع مالی ، منابع انسانی، تجهیزات و امکانات سازمان تقسیم می شوند . برای برنامه ریزی دقیق در راستای استفاده بهینه از منابع سازمان نیاز به شناسایی تاثیر هر فرآیند به هر یک از سه دسته منابع فوق می باشد . ERP با ایجاد بستر مناسب و استفاده صحیح از ابزار و فن آوری اطلاعات می تواند با سرعت و دقت بسیار بالا و در وسعت کافی به بررسی تاثیر روندها بر کلیه منابع سازمانی بپردازد . با تکیه بر این ابزار می توان در هر لحظه ظرفیت آزاد منابع مختلف را شناسایی و با شبیه سازی فرآیندها تاثیر آنها بر منابع را پیش بینی کرده و جهت استفاده بهینه از منابع سازمان برنامه ریزی کرد(شعری،بختکی،1385).
منبع : www.parstel.ir/brochures/ERP
ERP و تصمیم گیری مدیریت
برخی کارشناسان معتقدند " به غیر از مقوله برنامه ریزی و کنترل، مهم ترین فاکتور در مدیریت هر چه بهتر یک سازمان نحوه برقراری ارتباط بین بخشهای منفک و جدا از هم است زیرا با خلق بهترین و پیشرفته ترین برنامه ریزی ها اگر نتوان آنها را به مجریان و کاربران مربوطه انتقال داد این برنامه ها در حد همان تئوری ها باقی خواهند ماند. از طرفی یک مدیر برای دریافت بازخوردها و نیز سایر داده و اطلاعات مرتبط از کلیه بخشهای موسسه یا سازمان، نیازمند برقراری ارتباط با آنها است. به این ترتیب ارتباطات و روش ها و ابزارهای آن نقش بسیار مهمی را در مدیریت موثر و کارآمد زنجیره تامین یک سازمان به عهده می گیرد. " (زارع ، 1383).
وقتی هر واحد ، کار خود را با سبک مستقل و جداگانه ای آغاز می کند، اهداف کلی و عام در سازمان نیز به فراموشی سپرده می شوند یا کمرنگ می گردد. مدیریت ارشد سازمان نمی تواند گزارشهای مختلف از عملکرد ها و وظایف مختلف سازمان خود را به صورت یک جا و یک کاسه تحلیل نموده و براساس آن در زمان مناسب تصمیمات استراتژیک برای کل سازمان اتخاذ نماید. از این رو، فن آوری ERP به وجود آمد.این فن آوری موجب اتومات کردن تمام فرآیندها در هر واحد یا زیرمجموعه می شود.
جدول 2-3 معایب ومزایا انتخاب ASP
معایب
تحت سلطه ASP بودن
احتمال عدم حمایت کافی
آسیب پذیری شرکت های ASP دربازار
کنترل کم روی داده هاو فعالیت های ASP
مزایا
زمان سریعتر در نصب سیستم
راهی کم هزینه تر حتی اگر این چنین نباشد کم ریسک تر است
دسترسی به آخرین تکنولوژی های مربوطه
منبع : سیلوانا تریمی و همکاران 2005
حال اینکه سازمان از کدام ASP و از کدام خدمات آنهااستفاده میکند بستگی به معیارهای انتخاب واستراتژی سازمان دارد در ابتدا تمرکز اولیه فروشندگان ERPبرشرکتهای تولیدی و توزیعی بود. دردهه 1990 فروشندگان ERPاجزای سیستم خود رابطور کلی در چهار حوزه اصلی مالی ، تولید ، توزیع و منابع انسانی ارائه میکردند. ولی با گذشت زمان و ظهور مباحثی همچون انجام خرید و تدارکات بصورت الکترونیکی وهمینطور خرده فروشی الکترونیکی و وجود سایر حوزه های عملیاتی در شرکتها این چهار حوزه اصلی دیگر نمیتوانست جوابگوی نیاز همه سازمانها باشد. البته سازمانهایی وجود داشتند که از تبادل الکترونیکی داده ها (EDI) وانتقال سرمایه الکترونیکی (EFT) استفاده می کردند ولی این سارمانها اغلب بزرگ بودند و شرکتهای کوچک توانایی استفاده از این فناوریها را نداشتند. از طرفی همه این نرم افزارها باید با یکدیگر منسجم باشند یعنی بتوانند از یک پایگاه داده مشترک استفاده کنندو اطلاعات نیز بصورت Online دردسترس باشد.
در طول سالهای 1990 فروشندگان اصلی وسرشناس ERPاز قبیل SAP ، Oracle رشد چشمگیری از خود نشان دادند. دلایل اصلی این رشد را میتوان نیاز شرکتها به نرم افزارهای یکپارچه در حوزه های مختلف کاری هزینه های نگهداری بالای سیستم های سنتی رشد قابل توجه جهانی شدن برشمرد. در سالهای پایانی قرن بیستم شرکتهای فروشنده ERP توانستند از رشد 40 تا 60 درصدی بهره مندشوند. با شروع قرن بیست و یکم ا ین فروشندگان درصدد برآمدند قابلیت استفاده از کسب و کارالکترونیکی را درسیستم ها ی خود فرهم آورند بطوریکه کاربران بتوانند براحتی با استفاده از یک مرورگر اینترنت در هر زمان و از هر جای دنیا به داده های موجود در پایگاه های داده سیستم ERP موجود درسازمان خوددسترسی پیدا کرده از آن استفاده کنندو یاداده جدیدی رابه آن وارد نمایند (Davenport 1998)
یکی از شرکتهای مطرح که اقدام به تولید این بسته نرم افزاری کرد یک شرکت آلمانی بهنام SAP است که محصول این شرکت در زمینه ERPبانام SAP موجود می باشد.این نرم افزار قادر است همه بخشهای وظیفه ای شرکت رابا یکدیگر پیوند دهد . بدلیل پیچیدگی زیادی که دراجرا و بکارگیری این نرم افزار وجود دارد و اینکه شرکتهای مختلف باید برای هماهنک کردن خود با چارچوب بکار رفته در طراحی این نرم افزارتغییرات زیادی رادر فرایندهای خوداعمال کنند این نرم افزار نتوانسته است برای همه انواع موسسات و شرکتها جذابیت ایجاد کند.
این نرم افزار بطور کلی از چهار بخش کاربردی حسابداری ، تولید ، فروش و منابع انسانی تشکیل شده است. این چهار بخش بیش ازهفتاد ماژول را در این نرم افزار به خوداختصاص داده اند کاربرد این نرم افزار به شرکتها این امکان را داده است که کاملا بطوراتوماتیک و یکپارچه عمل کنند و بسیاری از فرایندها و رویه های دستی و هزینه بر که منجر به بروز اشتباهاتی در روندکار می شد را نیز حذف کنند. قابلیت دیگری که نرم افزار داد آن است که در شرکتهای چند ملیتی نیز میتواند براحتی مورد استفاده قرار کیرد زیرا این قابلیت را داردکه واحدهای مختلف پولی زبانهای مختلف دنیا قوانین ومقررات مالیاتی گوناگون و نیازمندیهای مختلف چندین کشور را برآورده سازد. شرکت SAP تاسال 2000 میلادی بیشاز 13000 مشتری در 120 کشور جهان داشت.
یکی دیگر از شرکتهای مطرح در این زمینه شرکت PeopleSoft است.این شرکت فعالیت خود را در اواسط دهه 80 میلادی با برنامه های کاربردی منابع انسانی مبتنی بر Client/server که توسط موسسین شرکت یعنی دیو دوفیلد و کن موریس ساخته شد شروع کرد. در سال 1998 با افزایش استفاه از اینترنت ومزیت بالای آن در ارتباط بین بخشهای مختلف در گیر در امور کسب وکار شرکت تصمیم گرفت با حرکت از معماری مبتنی بر Client/server به سوی استفاده ا ز معماری اینترنت فرصت برقراری تعامل شرکتها را با مشتریان تامین کنندگان و کارکنان خودایجاد کند. بنابراین با بکارگیری منابع موردنیازاز جمله 500 میلیون دلار هزینه و حدود 2000 نفر از پرسنل مورد نیاز توانسته است نسخه 8 از نرم افزار خود را با بیش از 150 نرم افزار کاربردی مبتنی بر اینترنت به بازار عرضه نماید. در سال 2003 حدود 1000 مشتری در 144 کشور در حال استفاده از قابلیتهای این بسته نرم افزاری هستند.
ازدیگر شرکتهای فعال و مطرح دراین زمینه می توان از شرکت J.D.Edwards یادکرد. فعالیت این شرکت در سال 1977 با فعالیت 3 نفر به نامهای جک تامپسون دن گریگوری و مک ونی آغاز گردید . این افراد تولید نرم افزارهای خود را با عنوان WorldSoftware آغاز کردند و تا اواخر دهه 80 این شرکت نرم افزارهای با حداکثر تطبیق با کامپیوترهای IBM AS/400 تولید و عرضه کرد. نام این نرم افزار در سال 1996 به OneWorld تغییر نام یافت. در سال 2000 این شرکت مجموعه OneWorld Xe را که شامل ابزاری برای یکپارچه کردن برنامه های کاربردی در سرتاسر شرکت بود و امکان همکاری باسایر شرکای تجاری را نیز برقرار میکرد ارائه دادو در بیست و پنجمین سال فعالیتش این شرکت مجموعه ای از نرم افزار هاو برنامه های کاربردی یکپارچه را که شامل اجزای اصلی CI ,BI , SRM , CRM .SCM,ERP می باشد به بازار عرضه کرد. آخرین نسخه این نرم افزار بنام J.D.Edwards 5 با قابلیتهای بسیار بالاارائه شد و شرکت در سال 2003 بابیش از 6500 مشتری در سرتاسر جهان ودرآمد سالانه نزدیک به یک میلیارد دلار مشغول فعالیت بوده است (Davenport 2003).
دردوم ژوئن سال 2003 شرکت PeopleSoft شرکت J.D.Edwards را به مبلغ 7/1 میلیارد دلار خریداری کرد چهار روز بعد شرکت Oracle اقدام به خریداری PeopleSoft نمود. باوجودی که شرکت SAP هچنان در بخش سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان در مقام اول قرار دارد اما با خریدهای جدیدی که Oracle انجام داده ا ست به نزدیکی SAP رسیده ا ست. درحالی که تا چند سال قبل Oracle تنها در گوشه ای از بازار به فعالیت می پرداخت اکنون به رقیب جدی SAP بدل شده است.درادامه این مسیر دیگر شرکت ها نیز در حال ادغام یا فکر این مسئله هستند تا بتوانند بدین صورت با کاهش هزینه ها بتوانند سهم بیشتری رادر بازار کسب نمایند.این شرکتها هر کدام استراتژی های خاصی برای تمایزدارند و از این رو با یکدیگر متفاوت می باشند.
یکی دیگر از ادغام های صورت گرفته در دنیای سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان ادغام دو شرکت Lawson و Intenia می باشد که حوزه جغرافیایی وسیعترو گسترش عمودی بیشتری را نصیب ایشان نمود. آنگاه که به این ادغام نگاه می کنیم مشاهده می شود که Lawsonدربازار آمریکای شمالی و در حوزه سیستم های خدماتی و Intenia درحوزه صنعت و در اروپا به فعالیت مشغول می باشند.این شرکت که دارای استراتژی های توسعه مشابهی هستند میتوانند باهم افزایی دانش خود در یکی دوسال آینده سهم بیشتری را از بازار کسب نمایند.
SSAGlobal که از شرکت های بزرگ در حوزه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان بشمار می رود درسالهای اخیر شرکت های زیادی را از جمله شرکت BAAN که جز 5 شرکت اول در این حوزه بود را خریداری نموده است. خرید شرکتهای بزرگ و کوچک از سوی SSAGlobal (درحدود 10 شرکت) باعث شد که این شرکت بادرآمدی معادل 661/7 میلیون دلار درسال 2004 در جایگاه پنجم قرار گیرد و به یک شرکت بزرگ و اصلی در این حوزه تبدیل شود.دو محصول عمده این شرکت یعنی ERP LX و ERP LN باعث جذب در آمدهای چشمگیری برای این شرکت شد.
از ادغام های دیگر در این زمینه ادغام شرکت Infor با شرکت Mapices بود .دراین ادغام که برای گسترش عمودی شرکت صروت می پذیرفت باعث شد که Infor با درآمدی معادل 589 میلیون دلار دست یابد.این شرکت همچنین با این کارها توانست علاوه بربدست آوردن سهم بازار بیشتر دانش تولید نزم افزار در حوزه های خاص را نیز کسب کرده و باتجهیز شرکت خود سهم بیشتری را از بازار محصولات مرتبط باسیستم های برنامه ریزی منابع سازمان کسب نماید.
حجم بازار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان از 6 میلیارد دلار در سال 2000 به 21 میلیارد دلار در سال 2005 رسیده است. از دیدگاه تایخی این بازار بیشترین رشد رادر سال 2000 به خوددیده است اما سپس تاسال 2003 دچار افت و رکود شد. در سال 2004 دوباره میزان در آمدها به سطح سال 2000 رسید واین امر ناشی از قدرت پولی بود که تامین کنندگان بابت نگهداری سیستم ها دریافت مینمودند. دراین زمان اکثریت شرکت های تامین کننده هزینه های نگهداری را از ارائه خدمات جدا کرده بودند (Davenport 2005)
استفاده از ERP درایران
IT به شدت در ایران در حال گسترش است اگرچه به علت مناسب نبودن زیرساختهائی نظیر قوانین و مقررات محدودیتهایی در توسعه IT ایجا د گردیده ولی دولت ایران در حال تقویت این زیرساخت هاست. ایران دارای مزیت بالای نیروی انسانی ارزان قیمت فرهیخته و جوان و خوش فکر است لذا از نظر توسعه IT دربخش نرم افزارو خدمات چنانچه برنامه ریزی مناسب بعمل آید پتانسیل رشد سریع وجود دارد. واحد اطلاعات اکونومیست دررده بندی سال 2006 اعلام کرده است در میان 68 کشوری که در گزارش آمادگی کشورها در زمینه ICT موردارزیابی قرار گرفته اند ایران با شش پله سقوط نسبت به سال 2005 از مکان 59 به 65 تنزل پیداکرده است وهمچنین طبق گزارشهای معتبر جهانی که هفتمین گزارش EIU درزمینه ICT ارائه نموده است کشورهای در حالت توسعه باسرعت بیشتری نسبت به کشورهای توسعه یافته در حال رشدهستند. به طوری که اگر رتبه بندی کشورها به سه دسته 20 کشور بالا ،20 کشور میانی و 20 کشور پایینی تقسیم شود مشاهده میشود که شاخص 20 کشور اول تنها 5/2 درصد رشد داشته در حالی که 20 کشور میانی06 /0 درصد پیشرفت داشته اند و 20 کشور آخر به طور متوسط با رشد قابل توجه 09/0 درصدمواجه بوده اند ( موحدی 1385)
درحال حاضر کسب وکار در بسیاری از سازمانهای جهان وابسته هستند . درابتدا مشتریان اصلی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان شرکت های بزرگ کشورهای صنعتی بوده و این سیستم ها کمتردرکشورهای در حال توسعه مورد توجه قرار گرفته اند. لیکن باتوجه به قابلیت های فوق العاده این سیستمها در کشورهای در حال توسعه نیز گرایش قابل توجهی به سمت این سیستم ها به چشم میخورد.درکشور ما گرایش قابل توجهی به سمت سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان شکل گرفته است.در سطح شرکت های بزرگ کشور چندین شرکت باصرف هزینه های قابل توجه اقدام به پیاده سازی سیستم نموده اند.بسیاری ازفرآیندها از جمله خرید فروش سفارشات در سطح بنگاهها به صورت الکترونیکی و براساس سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان صورت میگیرد در صورتی که شرکتها و سازمان های داخلی نتواننددراین فرآیندها مشارکت داشته باشند مهجور شده و کنار گذاشته می شوند.
همچنین باتوجه به رویکرد گسترده خصوصی سازی در کشور سازمان های تولیدی سنعتی خدماتی مالی و غیره نیازمند سبک جدیدی از مدیریت هماهنگ با فضای رقابتی هستند. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان میتواند قابلیتهای مدیریتی و کنترلی فوق العاده ای را در اختیارمدیران این سازمان ها قراردهد ( غضنفری 1385).
درحال حاضر تعدادسازمانهایی که به طورجدی درگیر خرید و پیاده سازی سیستمهای ERP هستند چندان زیاد نیست. تنها چند سازمان بزرگ و اصلی در کشور تصمیم به استفاده ازاین سیستم ها گرفته اندکه د ر حال حاضر مشغول پیاده سازی این سیستمها در سطح سازمان های خودهستند. اکثر سازمان ها منتظردیدن نتایج پیاده سازی این سیستم ها در سازمانها ی دیگر هستند و باوجود شروع فازهای مطالعاتی عملا دراجرای پروژه اصلی درگیر نشده اند. شاید موفقیت یا شکست هر یک از این پروژه ها بتواند تاثیر بسیار فراوانی رادر بازار ERP کشور ایجاد کند. سارمان های پیشرو نیز به علت فقدان مشاوران مجرب ونمایندگی تولید کنندگان معتبر در ایران هزینه های زیادی برای مقدمات راه اندازی این سیستم صرف کرده اند.در واقع هزینه هایی چون فرهنگ سازی شناسایی محصولات و بررسی تطابق انها با نیازهای خود و دیگر هزینه ها ی غیر مرسوم شروع واقعی پروژهها را با تاخیر بسیاری همراه کرده است همچنین درادامه نیز با آگاهی یافتن دیگر مشتریان این سیستم ها از هزینه ها عملا اقبال نسبت به خرید و راه اندای ERP کاهش می یابد.
بااجرای ERP ساختار و فرآیندهای سازمانها مورد هدف قرار می گیرند درنتیجه سازمانهایی موفق خواهند بود که در مقابل تغییر ساختار سازمانی وانطباق فرایند های کسب و کار با سیستم ERP انعطاف مناسبی از خود نشان داده باشند. طبق تحقیات صورت گرفته برروی عوامل تاثیر گذار بر آمادگی پیاده سازی ERP در چهارگروه( سازمانی – استراتژیکی ) ،( سازمانی – تکنیکی ) ،(فنی -وتکنیکی ) و (استراتژی ) پس از استفاده از نظرات متخصصان و کارشانان حوزه IT و ERP این نتیجه حاصل شد که چهار گروه فوق بر آمادگی سازمان برای پیاده سازی ERP اثر گذارند ولی اثر گذاری عوامل سازمانی بیش از عوامل فنی است.نتیجه اینکه این سیستم بیش از آنکه بعد فنی و تکنیکی داشته باشد بعد مدیریتی و سازمانی دارد و اهمیت بیشتر به ابعادسازمانی و مدیریتی می تواند ریسک شکست پییاده سازی سیستم در سازمان را کاهش دهد.
دریکی دیگر از تحقیقات صورت گرفته در خصوص ارائه چارچوبی در خصوص امکان سنجی آمادگی پذیرش ERP در ایران مدلی بنام مدل عنکبوتی پذیرش ERP ارائه شده است که سازمانها می توانند با استفاده از چارچوب مذکور وضعیت موجود را شناسایی کنند و با تعریف پروژه های بهبود درهر دو بعد کسب وکار و فناوری به افزایش تواناییها و قابلیت پذیرش سازمانی بپردازندو سپس بر طبق یک برنامه ممیزی دوره ای بهبود آمادگی ووضعیت جدید سازمانی را مجددا در همان بعد امکان سنجی و را زیابی کنند (بنی جمال 1384)
تقسیم بندی بازار ERP ایران
ازدیدگاه بازار یابی بازار ERP ایران عبارت است از مجموعه ای از خریداران بالقوه و بالفعل ERP که در آن شرکتها تمایل توانمندی و دسترسی به این راه حل سازمانی برای انتخاب و پیاده سازی وجودداشته باشد.براساس آمار و ارقام گرد آوری شده از شرکتها آنهادر 34 طبقه و بیش از30 هزار شرکت طبقه بندی شدند که برای استخراج معنی دار رده های بازار وضعیت نموداری آنها مورداستفاده قرار گرفته است.ازدیدکارشناسان این پروژه شرکتهای با سرمایه ثبتی 100 هزار دلار وکمتر در حوزه صنعت کشور شرکتهای کوچک یا خیلی کوچک محسوب شده احتمال به کارگیری ERP در انهابسیار اندک است. بنابراین رده بندی معنی دار بازار به این معنی است که شرکتهای باسرمایه ثبتی بیش از 100 هزاردلار مبنای این رده بندی قرارگیرند . با این تعریف تعداد شرکتها به حدود 20 هزار شرکت کاهش خواهد یافت که دامنه سرمایه ثبتی آنها در طیفی بین 100 هزار دلار تا 630 میلیون دلار قراردارند . با تحلیل وضعیت این شرکتها در نمودارهای مختلف دسته بندی رده های مختلف بازار حاصل شده است که این نخستین گام در جهت تقسیم بندی بازاراست (وزارت صنایع 1386)
رده اول بازار
این رده در برگیرنده شرکت های بزرگ باسرمایه بیش از 100 میلیون دلار با این ویژگیهاست:
– برخورداری از توان مالی بالا برای پرداخت هزینه های این راه حل سازمانی
– گستردگی وضعیت زیرساختهای شرکت و نیاز به ایجاد هماهنگی و یکپارچگی
– پیچیدگی ساختار سازمانی
– پیچیدگی محیط و اثرات آن برسازمان و عمل کرد ان
– گستردگی وظایف تخصصی و حیطه فعالیت این سازمان ها
مجموعه این عوامل و دلایلی که در پی می آید سبب می شود اینگونه شرکتها به سمت به کارگیری راه حل سازمانی ERP حرکت کنند:
نیاز به استاندارد سازی و کاهش رویه های زائد
نیازبه اطلاعات شفاف با دسترسی آسان برای کنترل و تصمیم گیری
نیاز به ایجاد ساختاری انعطاف پذیر برای رویارویی باتغییرات
نیاز به کسب رضایت مشتری به منظور ا فزایش رقابت پذیری و ماندگای دربازار
نیاز به یکپارچه سازی اطلاعات سازمانی از جمله : اطلاعات مالی ، منابع انسانی ، مشتریان و…
نیاز به پاسخ به هنگام به سفارشهای مشتریان وکاهش موجودی ها
نیاز به برنامه ریزی و کنترل منابع سازمانی
رده دوم بازار
رده دوم بازار ایران شامل شرکت هایی : باسرمایه ثابت بین 5 میلیون دلار تا 100 میلیون دلار است.این ویژگیهای زیر میتواند عامل روی آوری شرکت ها و سازمان های این رده در به کارگیری ERP باشند. :
– برخورداری از توان مالی برای پرداخت هزینه های این راه حل سازمانی
– دامنه وسیع زیرساختهای ارتباطی و اطلاعاتی و نیاز به ایجاد هماهنگی و یکپارچگی
– ساختار سازمانی بزرگ و به نسبت پیچیده که متناسب با محیط پیچیده در حال تغییر است
– تخصصی بودن وظایف و حیطه فعالیت در این سازمان ها
رده سوم بازار
رده سوم بازار ایران در بر گیرنده شرکت هایی باسرمایه 1 میلیون دلار تا 5 میلیون دلاراست.این رده از شرکتهای متوسط و به نسبت بزرگی تشکیل شده است که درمقایسه با دو رده پیشین از نظر گستردگی واندازه در دامنه پایینتری قرار دارند.این شرکتها نسبت به شرکتهای رده بالاتر از ویژگی هایی برخوردارند که توجه به آنها کمک مناسبی به شرکتهای ارائه دهنده این راه حل سازمانی خواهد بود :
– فرایند تصمیم گیری برای انتخاب ERP در این شرکتها از روند سریعتری نسبت به رده های اول و دوم برخوردار است.
– فرایندهای کاری دراین رده درمقایسه باشرکتهای رده های بالاتر از پیچیدگی کمتری برخوردار است.
– زمان به نسبت کوتاهتر برای پیاده سازی کوتاه تر روند زمان آموزش سیستم جدید پیاده شده نیاز به استاندارد سازی و بهینه کردن فعالیتها وفرایندهای کاری با درصد بالاتری نسبت به طبقات پیش از ویژگی های این طبقه است.
رده چهارم بازار
رده چهارم بازار ایران در برگیرنده شرکتهایی باسرمایه بین 100 هزاردلار تا 1 میلیون دلاراست. عمده شرکتهای موجوددراین رده از بازار با ERP ومفاهیم آن آشنایی ندارند.این امر در کنار در آمد کمتر آنها باعث میشود که احتمال به کارگیری ERP در آنها کمتراز سایر رده ها باشد.
2-8.مدل مفهومی تحقیق
در جدول ذیل به مقایسه جنبه های معرفی شده در برخی از تحقیقات بعمل آمده مبنی بر ارزیابی آمادگی سازمانها در بکارگیری ERP میپردازیم:
مدل 7S مک کنزی
مدل یزدانی و همکاران
مدل BEST
مدل رزمی و همکاران
مدل حاضر در این تحقیق
کارکنان
منابع انسانی
پویائی اجتماعی
منابع انسانی
منابع انسانی
ساختار
زیر ساخت تکنولوژی اطلاعاتی
ساختار
سیستم ها و فرایندها
زیر ساخت تکنولوژی اطلاعاتی
ارزش های مشترک
_
فرایندها
فرهنگ و ساختار
فرهنگ سازمانی
سیستم ها
فرایندهای کسب و کار
دانش و مهارتها
چشم اندازو اهداف
فرایندهای کسب و کار
استراتژی
داده
استراتژی و اهداف
پروژه
داده
سبک مدیریتی
تعهد مدیریت ارشد
مدیریت
_
تعهد مدیریت ارشد
مهارت ها
_
_
_
مدیریت تغییر
همانگونه که مشاهده میگردد عوامل مورد استفاده در این تحقیق برگرفته از مدل یزدانی و همکاران در مقاله ای تحت عنوان:
Achievement assessment for ERP system implementations based on critical success factors(CSF's)(2005)
میباشد که دو عامل فرهنگ سازمانی و مدیریت تغییر با توجه به مقتضیات و ضرورت احساس شده در سازمان و اخذ مشورت از خبرگان در این زمینه و همچنین اساتید محترم از قبیل اساتید راهنما و مشاور،به عوامل معرفی شده در مدل این تحقیق اضافه گردیده اند.
لذا مدل مفهومی این تحقیق با توجه به عوامل مورد نظر ارزیابی به صورت زیر ارائه میگردد:
مدل پیشنهادی بررسی بکارگیری سیستم برنامه منابع سازمانی
2-9.جمع بندی فصل
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP یکی از کاربردهای مهم فناوری اطلاعات درسازمانها است که از جایگاه ویژه ای برخوردار است .دراین فصل ابتدا مطالبی جهت آشنایی با سیستم های برنامه ریز ی منابع سازمانی آورده شد و در ادامه به ضرورت استقرار این سیستم ها پرداخته شد. همچنین مطالبی راجع به استفاده ازاین سیستمها ذکر گردید و در حال حاضر برخی مشغول پیاده سازی این سیستمها درسطح سازمانهای خودهستند.اکثر سازمانها منتظردیدن نتایج پیاده سازی این سیستمها در سازمان های دیگر هستند. در ادامه فصل پیشینه مربوط به مساله اصلی این پژوهش که " ارزیابی آمادگی بکارگیری راه حل سازمانی (ERP) بر اساس عوامل حیاتی موفقیت (مورد کاوی: شرکت ایران خودرو دیزل)" میباشد بررسی شد. باتوجه به اینکه انتخاب یک سیستم ERPنامناسب و در صورت عدم آمادگی لازم برای بکارگیری آن می تواند به نابودی سازمان در درجه اول و سپس به اتلاف منابع مالی و نیروی انسانی منجر شود. یکی از نقاط بحرانی یک پروژه ERPانتخاب سیستم هایی است که مورد استفاده قرار گرفته است. همچنین مراحل و روش های متنوعی برای طی کردن فرایند ارزیابی و انتخاب این سیستم ها آورده شد . با مرور ادبیات موجود در این تحقیق روشن شد که بکارگیری روش و تکنیک مناسب به منظور ارزیابی آمادگی سازمانی و همچنین معیارهای صحیح برای تصمیم گیری فوق برای همه سازمان ها یکسان نیست و هر سازمان با توجه به شرایط خود در صنعت مورد نظر همچنین استراتژی ها و اهداف سازمانی نیازمند استفاده از روش و متدولوژی خاص خود می باشد.
منابع و ماخذ
منابع داخلی
1. امینی ، بهرام ، E.R.P ، نشریه فولاد ، شماره 106 ، 1382
2. بهبودی اصل، منوچهر: رحمانی یوشانلویی،حسین. 1389، "تجزیه تحلیل آماری با SPSS"، سلماس، انتشارات دانشگاه آزاد اسلامی .
3. بهبودی اصل، منوچهر، رحمانی یوشانلوئی، حسین (1389). " ارائه الگو ومدلی برای انتخاب سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)با رویکرد AHP فازی" طرح پژوهشی دانشگاه آزاد.
4. پیروزفر ، شهناز ، اصول ERP ، پارستل ، (قابل دسترس در سایت www.parstel.ir ) ، 1384
5. جعفر زاده حامد. (1386). "بررسی میزان همراستایی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی با نیازمندی های سیستمی سازمان مطالعه موردی در فروشگاه زنجیره ای بال". پایان نامه کارشناسی ارشد. دانشکده مدیریت دانشگاه تهران. به راهنمایی امیر مانیان.
6. حسابرس ، سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه ، حسابرس ، پاییز 1383
7. حسینی، رضا. (1383)، رویکردی جامع بر برنامه ریزی منابع سازمان، چاپ اول، تهران، گسترش انفورماتیک ایران.
8. روش ، ERP آشوب یا پایداری کسب و کار ، ماهنامه مهندسی صنایع(روش) ، شماره 85 ، خرداد 1383
9. زارع ، فخری ، در سازمانهای فاقد سیستم ERP مدیران در گدار تصمیم گیری ، پول ، 15/12/1383
10. زارع محمد امین، روحانی سعید. (1386)." مدل هزینه چرخه عمر سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان". مجله تکفا،سال پنجم، شماره سوم و چهارم، تیرو مرداد، صص 140- 145.
11. زرگر ، محمود ، اصول و مفاهیم فن آوری اطلاعات ، چاپ اول ، فصل پنجم، تهران ، انتشارات بهینه ، 1382
12. صارمی محمود، موسی خانی محمد، عابدینی مهدی. (1386). " استخراج و ارزیابی شاخص های مرتبط با آمادگی صنعت خودرو سازی جهت پیاده سازی ERP " . نشریه دانش مدیریت، سال 20، شماره 77، صص 47 تا 60.
13. عبدی ، حمید ، از حسابداری تا ERP ، صنعت هوشمند ، شماره 46 ، فروردین و اردی بهشت 1383
14. کاوا رایانه ، آشنایی با سیستم های ERP ، علم الکترونیک و کامپیوتر ، دی 1382
منابع خارجی
1. Alanbay, Oyku,(2005) "ERP Selection using expert choice software ", ISAHP, Honolulu, Hawaii, July 8-10. ANP. International Joint Conference on Neural Networks, Canada, July 16-21,
2. Achievement assessment for enterprise resource planning (ERP) system implementations based on critical success factors (CSFs) aDepartment of Engineering, St. Mary's University, One Camino Santa Maria, P.O. Box 34, San Antonio, TX 78228, USA
3. Albert Y.T. Suna,_, Abe Yazdania, John D. Overendb
4. analytic network process
5. and wolber, Michael, " cooking the web-ERP: A practical recipe to stir-up Monolithic Enterprise Imformation systems," infor: Business solutions A G, April 2004.
6. bCenter for Army Analysis, United States Army, Ft. Belvoir, VA, USAAvailable online 10 May 2005
7. Bernroider, E. W. N., & Stix, V. (2006). Profile distance method – A multiattribute decision making approach for information system investments. Decision Support Systems, 42, 988-998.
8. Cebeci, Ufuk.(2009). Fuzzy AHP-based decision support system for selecting ERP systems in textile industry by using balanced scorecard. Expert Systems with Applications, 36, 8900-8909.
9. Chang, I., Hwang, H., Liaw, H., Hung, M., Chen, S., & Yen, D. (2008). A neural network evaluation model for ERP performance from SCM perspective to enhance enterprise competitive advantage. Expert Systems with Applications, 35(4), 1809-1816.
10. Chin-Bin Wang, Tsung-Yi Chen, Yuh-Min Chen,, Hui-Chuan Chu, 2005, "Design of a Meta
11. Chun-Chin Wei, Chen-Fu Chien and Mao-Jiun J. Wang, (2005), "An AHP-based approach toERP system selection",International Journal of Production Economics, (96:1), pp 47-62
12. Chun-Chin Wei, Chen-Fu Chien and Mao-Jiun J. Wang, (2005), "An AHP-based approach toERP system selection",International Journal of Production Economics, (96:1), pp 47-62
13. Chun-Chin Wei, Chen-Fu Chien, Mao-Jiun J.Wang;( 2004.)" A comprehensive framework for selecting an ERP system", International Journal of Project Management 22:161-169;
14. Chun-chin wei, Chun-fu Chien Mao-Jiun J.Wang.(2005)." An AHP-based approach to ERP system selection". International Jounal Production Economics; 96:47-62 .
15. Chun-Chin Wei, Mao-Jiun J. Wang, (2004(, "A comprehensive framework for selecting an ERPsystem", International Journal of Project Management 22, pp 95-111
16. CJ Stefanou,(2001)," A framework for the ex-ante evaluation of ERP software", European Journal of Information Systems 10, 204-215, (Operational Research Society Ltd).
17. Davenport, T.H., (1998), "Putting the enterprise into the enterprise system", Harvard BusinessReview 76:4, pp. 121-131
18. Department of Industrial Engineering, College of Engineering, University of Tehran, P.O. Box 11155-45632, Tehran, Iran
19. Developing a practical framework for ERP readiness assessment using fuzzy
20. Dickman, A. " Tow-tier versus three tier Apps," Informationweek 53 . November 13, 1995
21. Elisabeth J. Umble , Ronald R. Haft , M. Michael Umble .(2003)."Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors" European Journal of Operational Research 146 (2003)241-257.
22. Enar A. Tunc and Ronald L. Burgoon," ERP Software Selection Process at a Mid-size Manufacturing Company ", Asian Journal of Information Technology 4 (12): 1222-1226, 2005.
23. ERP Vendor List", R2ISC Associates has no connection with any vendor, nor does it endorse any software package, available on www.healdt-infosysdir.com
24. Evaluating and Selecting Business Software", Electronic journal: available http://www.r2isc.com/Process.htm
25. Fisher, D. M., Kiang, M. Y., Fisher, S. A., & Chi, R. T. (2004). Evaluating mid-level ERP software. Journal of Computer Information Systems, 38-45.
26. Gillman, Michael, hertel, goachim , jung, christoph G ., Kaufmann, jung
27. Hallikainen,P., Kimpimaki, H., & Kivijarvi, H. (2006). Supporting the module sequencing decision in the ERP implementation process. In Proceedings of the 39th Hawaii international conference on system sciences.
28. Hillegersberg J., Everdingen Y., and Waarts E., (2000), "ERP adoption by European midsizecompanies", Communications of the ACM (43:4), pp. 27-31
29. Homer Computer services Pty Ltd," The ERP software Selection Guide," http://www.homercomuter.com.au/erp guide.h
30. Hong, K, K. Kim, Y, G. (2002). The Critical Success Factors for ERP Implementation: An Organizational Fit Perspective. Information & Management 40 (pp 25-40).
31. http://www.infor-businesssolutions.com/cms/solutions
32. infor business solutions A G," Fitness boost for your business,"
33. Jacobs,F, Robert , whybark, D, Clay, why ERP? :a primer on SAP implementation. Boston: McGraw-Hill, 2000, pp &, 12.
34. Jacques Verville, Alannah Halingten, (2002) "A sixstage model of the buying process for ERP software", Industrial Marketing Management32:585-594.
35. Jafar Razmi *, Mohamad Sadegh Sangari, Reza Ghodsi
36. Jaideep Motwani(2005) Critical factors for successful ERP implementation Computers in Industry 56 529-544.
37. kale, vivek, implementing SAP R/3: the guide for business and technology managers. Indianapolis: sams publishing, 2000, 34-81.
38. Karsak, E. E., & Özogul, C. O. (2009). An integrated decision making approach for ERP system selection. Expert Systems with Applications, 1, 660-667.
39. Lall, V., & Teyarachakul, S. (2006). Enterprise resource planning (ERP) system selection: A data envelopment analysis (DEA) approach. Journal of Computer Information Systems, 47(1), 123-127.
40. Lee JW, Kim SH. (2001). An integrated approach for interdependent information system project selection. International Journal of Project Management, 19,111-8.
41. Lee, J. W., & Kim, S. H. (2000). Using analytic network process and goal programming for interdependent information system project selection.Computers and Operations Research(27), 367-382.
42. Len Bass, Paul Clements, Rick Kazman (2003),"Software Architecture in Practice"2th ed., Addison Wesley.
43. Liao, Xiuwu, Yuan Li, Bing Lu. (2007). A model for selecting an ERP system based on linguistic information processing. Information Systems , 32, 1005-1017.
44. Lu, B. (2007). A model for selecting an ERP system based on linguistic information processing. Information Systems, 32, 1005-1017.
45. Luong, Lee.H.S, ;." A decision support system for the selection of computer-integrated manufacturing technologies", Robotics and Computer-Integrated Manufacturing 14, 45-53; 1998.
46. Matsuda, S. (2006). A neural network model for the decision-making process based on Model for integrating enterprise systems", Computers in Industry 56, pp 305-322
47. Nah, F. Lou, J.Kuang, J. (2001). Critical Factors for Successful Implementation of Enterprise Systems. Business Process Management Journal, Vol 7 No 3, pp 285-296.
48. O'Leary, D. "Enterprise resource planning systems: systems, life cycle, electronic Commerce, and Risk, " Cambridg University press, 2000
49. O'Leary, D. "Enterprise resource planning systems: systems, life cycle, electronic Commerce, and Risk, " Cambridg University press, 2000
50. Palo Alto, "Technology forecast, "Prise waterhouse copers, 1999.
51. PMBOK Guide (2008). "A Guide to the Project Management Body of knowledge.
52. Rogers, frank, "three tier software Architectures." The software Engineering Institute (SEI). May 2000.
53. Ronan Fitzpatrick (1996), Staffordshire University, "Software Quality: Definitions and Strategic Issues", School of Computing Report.
54. Saaty, T.L., 1980. The Analytic Hierarchy Process. McGraw-Hill, New York.
55. Sadoski, Darleen. "Client / server software architectures- An overview," the software engineerning Institute (SEI). Sptember 2000
56. Santhanam R, Kyparisis GJ.(1995). A multiple criteria decision model for information system project selection. Computers & Operations Research, 22(8), 807-18.
57. shields, murrel G. . E- business and ERP: rapid implementation and project planning. New York : john wiley & sons. Inc, 2001, 3-20.
58. Shtub, avraham, enterprise resource planning (ERP): the dynamics of operation management. Boston, kluwer academic publishers, 1999, 97-113
59. Tadjer R, (1998), "Enterprise resource planning", Internetweek, Manhasset, April 13, pp 47-55
60. Teltumbde, A. (2000). A framework for evaluating ERP projects. International Journal of Production Research, 38, 4507-4520.
61. Top ERP Vendors, available on www.healdt-infosys-dir.com R2ISC.. Associates has no connection with any vendor, nor does it endorse any software package.
62. Umble, E, J.Haft, R, R. Umble, M, M. (2003). Enterprise Resource Planning: Implementation Procedures and Critical Success Factors. European Journal of Operational Research 146 (pp 241-257).
63. wallance, Thomas F. . ERP: making it happen: the implementers' guide to success with enterprise resource planning. New York: john wiley & sons, Inc, 2001, 45-77.
64. Wei, C. C., & Wang, M. J. (2004). A comprehensive framework for selecting an ERP system. International Journal of Project Management, 22, 161-169.
65. Wei, C. C., Chien, C., & Wang, M. J. (2005). An AHP-based approach to ERP system selection. International Journal of Production Economics, 96, 47-62.
66. Yazgan, Resit Harun, Semra Boran, Kerim Goztepe. (2009). An ERP software selection process with using artificial neural network based on analytic network process approach. Expert Systems with Applications. 36, 9214-9222.
67. Yusuf, Y., Gunasekaranb, A., & Abthorpe, M. S. (2004). Enterprise information systems project implementation: A case study of ERP in Rolls-Royce. International Journal of Production Economics, 87, 251-266.
68. Zadeh, L. (1965). Fuzzy sets. Information Control, 8, 338-353.
69. Zimmermann, H. J. (1994). Fuzzy sets and its applications. Kluwer Publishers.
1 Alnbay
2 Multi Attribute Decision Making
3 Jacques Verville
4 Conceptual framework
5 Excel
6 Enar A. Tunc and Ronald L. Burgoon
7 Xavier Burgues , Xavier Franch, Joan Antoni Pastor
—————
————————————————————
—————
————————————————————