عنوان: رهبری نیروی انسانی و ارتباطات در مدیریت پروژه
تعریف رهبری
رهبری به مفهوم نفوذ در رفتار دیگران است به طوری که آن ها مشتاقانه اطاعت و تبعیت کنند.
رهبری برای بروز قابلیت های فردی و ارضاء نیازهای مشروع و مقبول افراد و گروه ها و نیز تحقق کامل و اثربخش اهداف است.
اثربخش ترین مدیران، اغلب موثرترین رهبران بوده و رهبری یک وظیفه اساسی مدیران است.
مدیران باید موجود انسان را به مثابه یک مجموعه که به وسیله عوامل خارجی مانند خانواده، اجتماع، اتحادیه های کارگری و تجاری و سیاسی، تحت تاثیر قرار می گیرند، تلقی کنند تا قادر باشند نقش رهبری خویش را به خوبی انجام دهند.
کارکنان و مدیران اعضاء مرتبط به هم از یک سیستم اجتماعی گسترده اند. افراد به طور معمول در نقش های مختلف ظاهر می شوند و با یکدیگر متفاوتند ولی سازمان ها مقررات، روش ها، جدول کار، معیارهای ایمنی و شرح وظایف بر اساس این فرضیه استوار است که همه کارکنان شبیه یکدیگرند)انسان متوسط(.
تفاوت رهبری فردی و رهبری سازمانی :
رهبری فردی نفوذ در دیگران به وسیله ی تحقق های فردی است، در صورتی که رهبری سازمانی این نفوذ را از طریق تحقق امور توسط دیگران کسب می کند.
دستیابی به رهبری سازمانی قطعا امر توانایی در رهبری فردی را به دنبال دارد لیکن عکس آن لزوما تحقق نمی یابد.
مبنای علم رهبری :
علم رهبری مبنی بر دانش، فنون و روش بوده و افرادی که می خواهند بدانند که چه چیزی رهبری اثربخش را به وجود می آورد، باید دانش لازم را کسب نمایند و برای آنکه بدانند چگونه رهبران در نتایج حاصله اثر می گذارند، باید روش های رهبری را بیاموزند.
ماهیت رهبری :
رهبری معرفتی است فلسفی، علمی و هنری. رهبری باید دارای جهان بینی متعالی، اصول ارزشی بالا، داشتن دانش و آگاهی نسبت به یافته های علمی، خلاقیت و قدرت قضاوت نسبت به دیگران داشته باشد.
رهبری هم موروثی و فطری است و هم اکتسابی.
مولفه های اساسی در دستیابی به موقعیت رهبری :
در بین مولفه های فوق، پیروان مهم ترین مولفه در فراگرد رهبری است و انگیزه کارکنان به عنوان مهم ترین چالش، پیش روی مدیران مطرح است.
1- خود رهبر و داشتن کیفیتی خاص و ویژگی های فردی
2- رهروان و میزان بلوغ و رشد و آمادگی و پذیرش آن ها
3- موقعیت و اقتضاء
مدل نگرش سیستمی به رابطه رهبری و انگیزش :
در رهبری، اساس نیازها نیروی انسانی است که با مجموعه نیازها، خاستگاه ها و انتظارات خود وارد سازمان می شود.
ارضاء این نیازها، چگونگی مدیریت آن، انتخاب الگوهای صحیح ارتباطات و الگوهای رهبری اثربخش منجر به رضایتمندی، رفتار مثبت، فعالیت مثبت و تحقق اهداف فردی و سازمانی و در نتیجه بهره وری خواهد شد که با داشتن بازخورد، اثربخشی سیستم رهبری و مدیریت منابع انسانی را می توان ارزیابی، تعدیل و اصلاح نمود .
دلایل نیاز به مدیران با انگیزه قوی در سازمان :
1- مدیران، مسئول تحقق اهداف واحد خود و کل سازمان هستند و توانایی و مهارت و انگیزش آن ها، نقش مهمی را در چگونگی عملکردشان دارد (عملکرد در یک شغل، ناشی از 21% توانایی و 81% کوشش است) و انگیزه مهم ترین عامل در تحرک کوشش است.
2- سازمان ها در آینده نیازمند استفاده اثربخش از منابع خود از جمله منابع انسانی اند که وجود مدیران کارآمد را طلب می کند و انگیزه در کارآیی مدیران نقش مهمی دارد به گونه ای که مدیران بین خواسته های فردی و شغلی، تعادل برقرار کنند.
3- افراد سازمان مانند مدیر دارای نیازها و انگیزش های مختلف هستند و هر مدیری که بتواند به این نیازها و انگیزش ها جواب دهد و آن ها را مرتفع کند، باعث انرژی در افراد می گردد و آثار اثربخش عملکرد فرد در جهت تحقق اهداف سازمان آشکارتر می شود.
ج- ترک شغل به ویژه ریزش نیروی کار ماهر
د- کیفیت ضعیف زندگی کاری، عدم حضور فکری، عدم خلاقیت بهینه سازی امور و کاهش روحیه مدیریت و کارکنان.
4- مدیران علاوه بر درک لازم در فهم انگیزش کارکنانشان باید به انگیزش های خود واقف باشند تا تلاش آن ها معنی دار باشد و موجب رضایتمندی کارکنانشان گردد.
5- برخی از مسائل و مشکلات سازمانی، اهمیت توجه به مساله انگیزش را مضاعف می کند. این مشکلات عبارتند از :
الف- کوشش و کارآیی ضعیف کارکنان که انتظارات مدیر را برآورده نمی کند.
ب- غیبت کارکنان به دلیل نارضایتمندی
نظریه های انگیزش :
1- نظریه محتوایی:
یعنی آنچه مردم را برمی انگیزاند، چه مواردی هستند که شامل انواع نیازها در ابعاد زیستی و شخصیتی میباشند.
2- نظریه های فراگردی:
شامل نظریه های انتظار، عامل، برابری و هدف گذاری است. نظریه های فراگردی با چگونگی انگیزش ارتباط دارند.
مجموعه دو دسته نظریه های فوق مربوط به انگیزش بیرونی (برون زاد) یا انگیزش های خارج از شغل است.
مجموعه زیر نظریه ها که مهم ترین آن ها نظریه شغلی هاکمن است مربوط به انگیزش درون شغل می باشد که اساس آن بر طراحی و مهندسی مجدد شاغل برای ایجاد انگیزش در خودش می باشد که آنها را نظریه های درون زاد می نامنند.
رهنمود هایی برای کسب ویژگی های فردی و افزایش قدرت رهبری :
1- شناخت موقعیت خود.
2- ارزیابی محدودیت های خود.
3- تجسم فرد ایده آل و الگوپذیری از آن.
4- توجه نمودن به ارزش های خود.
5- درک پیروان.
6- شناخت محصول تلاش خود(کالا و خدمت).
7- به کارگیری مهارت های رفتاری و پردازش اطلاعات.
8- ارایه دیدگاه های خود با سرپرستان.
9- داشتن نقش هدایت.
10- انجام کار به صورت مشتاقانه و لذت بردن از آن.
مهارت ها و ویژگی های فردی رهبران اثربخش :
دانستن مهارت های انسانی، قدرت خطرپذیری،قضاوت های مستقل، توان جسمی و انرژی بالا، قدرت بالای سازماندهی، مهارت ابراز وجود و شخصیت بالا، مهارت گوش کردن، روحیه حمایتی، انعطاف پذیری، مبانی ارزشی مشخص، قدرت تفکر منطقی و عقلایی، صداقت، کنجکاوی، خلاقیت، سیاست مداری، مردمی بودن و استعداد مناسب.
ویژگی های رفتاری رهبران اثربخش :
داشتن ارتباطات(جهت تشریح اهداف و هدایت کردن زیرمجموعه)، پاسخ به نیاز پیروان، تفکر نسبت به نتایج کار، تبدیل فکر و برنامه به عمل، برخورد اقتضایی در هر موقعیت، ایجاد انگیزه و تشویق دیگران، تشویق کارکنان، گوش دادن به حرف های کارکنان، کمک به پیروان برای رشد آن ها، انتخاب روش مناسب برای انجام کار و پذیرش مخاطرات لازم و منطقی.
طرز نگرش رهبران اثربخش :
اهمیت دادن به منافع مردم، نگرش مثبت نسبت به مردم، کمک کننده و رشد دهنده، پذیرفتن مسئولیت رفتار خود، داشتن روحیه آرام و خونسردی، داشتن روحیه جدی بودن و سرسختی، داشتن روحیه سازش در مورد ارزش ها و اهداف والا و نسبت به آراء و نظرات و روش های متفاوت با ذهن باز برخورد کردن.
عوامل درون سازمانی تاثیرگذار بر رهبری اثربخش :
1- ساختار و خط مشی های سازمانی(مشخص کننده ابعاد و محدوده های رهبری.)
2- سیستم مدیریت(تعیین روش چگونگی تصمیم گیری.)
3- فلسفه سازمان و پروژه(مشخص کردن روش ها و راه حل ها.)
4- قدرت و اختیارات مشروع مدیران.
5- سنت های سازمانی(امتیازات ویژه در بعضی از بخش ها.)
6- سناریوی سازمانی(برنامه نانوشته زندگی موسسان و رمز شکست و موفقیت آن ها.)
عوامل بیرون سازمانی تاثیرگذار بر رهبری اثربخش :
1- فرهنگ جامعه(تاثیرگذار بر فرهنگ سازمانی و فرهنگ کاری مدیران.)
2- ارزش ها و اعتقادات(تاثیر ارزش های اجتماعی بر ارزش های فردی مدیران.)
3- سنت(تاثیر آداب و سنن اجتماعی بر سنت های سازمانی و فردی.)
4- شرایط سیاسی و اقتصادی و حقوقی.
5- فناوری(تاثیرگذار بر چگونگی عمل سازمان ها و مدیران.)
تعریف ساختار رهبری :
چهارچوب نقش های مختلف رهبری را ساختار رهبری گویند.
انواع ساختار رهبری :
1- رهبران مسئول: که مسئولیت خود را به طور رسمی و قانونی طبق نمودار سازمانی پیدا می کنند.
2- رهبران اثربخش: خود را به مثابه یک رهبر تصور می کنند، هرچند در نمودار سازمانی این مسئولیت به آن ها داده نشود.
3- رهبران روحی(معنوی): کارکنان این فرد را طبق شخصیت و توانایی فردی اش به عنوان رهبر می پذیرند.
بهترین ساختار رهبری، تلفیقی از رهبری مسئول و اثربخش است زیرا برای اعمال تصمیمات خود منع قانونی ندارند و رهبران روحی، یک نوع رهبری غیر رسمی و دوستانه تلقی می شوند.
نکات قابل توجه در مهارت های اساسی ارتباطات در مدیریت پروژه :
الف – اگر رهبری را مانند وسیله نقلیه در نظر بگیریم، ارتباطات نقش سوخت آن را به عهده دارد.
ب – در تفکرات قدیم، ارتباطات مانند ابزار و وسیله ای برای مدیریت تلقی می شد ولی در نظریات جدید بر نقش پویا و رو به تزاید ارتباطات در درون زندگی یک سازمان تاکید می شود.
ج – سازمان مانند یک سیستم سازمان داده شده از روابط که تلاش های گروهی از مردم را به سوی تحقق اهدافی خاص هماهنگ می نماید، تعریف می شود.
د – جریان ارتباطات چندگانه مستمر و در جهات گوناگون سازمان، از مسائل مهم ادامه حیات سازمان ها است. از طرفی چون سازمان در ارتباط با اجتماع است در نتیجه نیازمند برقراری ارتباطات با محیط خارج از خود است.
ه – عواملی که در ساختار ارتباطات نقش دارند و از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است عبارتند از: ساختار و اهداف سازمانی، فلسفه و نوع مدیریت، سیستم تصمیم گیری، ابزار تشویق و تنبیه و روش های ارزیابی.
و – یک ارتباط باز، رفتاری باز و دوستانه را تشویق می کند و ارتباطات بسته، رفتاری محرمانه و ناخوشایند را در سازمان شکل می دهد.
ز – رفتار بشری، آشکارترین بیان ارتباطات است و ارتباطات چون ساروجی، ساختار سازمانی را به هم پیوند می زند.
ح – مزاحمت، رایج ترین مشکل در ارتباطات است و سروصدا فقط یکی از دلایل آن است.
مدل کلیت نگر ارتباطات :
ارتباطات در محیط خارجی(سیاسی و اجتماعی) صورت می گیرد و در این محیط، دولت های مرکزی و محلی، سهام داران سازمان ها، سازمان های رقیب و بازار، نقش ایفاء می کنند. ارتباطات در محیط داخلی سازمان شامل متغیر هایی است که در وظایف تلفیق شده برای تحقق اهداف موثرند. این متغیرها شامل فلسفه مدیریت، ساختار سازمانی، نوع رهبری، جریان تصمیم گیری، فناوری و روابط انسانی می باشد.
دیدگاه ها در خصوص تعریف ارتباطات :
1- دیدگاه فراگرد فنی: وقتی که فرد پیامی را به درستی به حافظه فرد دیگر منتقل می کند، این فراگرد را ارتباطات می نامند.
2- دیدگاه حادثه روانشناسانه: در این دیدگاه، ارتباطات به مثابه انتقال اطلاعات، مفاهیم و چهارچوب ترجیح بندی تعریف میگرددو کلمه «تفهم مشترک» شاید بتواند بدرستی فراگرد روانی ارتباطات را بیان نماید.در این دیدگاه، ارتباطات وقتی کامل می شود که مردم خود را به جای دیگران قرار دهند تا پیام آن ها را درک نمایند.
چارچوب و قالب ترجیح بندی فرد عبارت است از: دریچه درک انسان یعنی دریچه ای که انسان از آن، اهداف، اشیاء، حوادث و انسان های دیگر را می بیند و آن ها را تفسیر می نماید.
3- دیدگاه ارتباطی: ارتباط عبارت است از فراگرد انتقال اطلاعات و مفاهیم بین انسان ها.
این دیدگاه بیش تر «معانی و مفاهیم» را مورد تاکید قرار می دهد. ارتباط بستگی به چگونگی ادراک و دریافت ما دارد.
فراگرد ارتباطات :
ارتباطات یک جریان دوطرفه است که هرفردی در آن یا ایجادکننده ارتباطات است و یا دریافت کننده آن. ارتباطات ممکن است عمودی، افقی و یا به صورت متقاطع و ضربدری برقرار شود. در جریان ارتباطات، فرستنده پیام، گیرنده پیام و کانال ارتباط، بازخوردهای پیام و عوامل موقعیتی بر ارتباطات تاثیر می گذارند.
فرستنده پیام:
فرستنده، پیامی را که دارای یک فکر و یا عقیده است، به یک کد و نماد قابل درک(نوشتن، صحبت کردن،نقاشی کردن، زبان رایانه) تبدیل نموده و ارتباط آغاز می گردد.
کانال ارتباطی :
اطلاعات به وسیله کانالی که فرستنده را به گیرنده پیام متصل می کند، منتقل می شود. پیام ها، شفاهی و یا کتبی بوده و از طریق یادداشت تفاهم، رایانه، تلفن، تلگراف، تلویزیون، تلکس، سیم کشف رمز، سیستم فاکس، بیسیم و … منتقل می گردد. استفاده از هرکانال،بستگی به موقعیت، شرایط ویژه و نوع پیام دارد و هرکدام دارای مزایا و معایبی هستند.
دریافت کننده پیام :
دریافت کننده پیام باید آمادگی لازم برای گرفتن پیام و تبدیل آن به یک فکر و ایده را داشته باشد. در ارتباط صحیح، فرستنده و گیرنده باید برداشت یکسان(معنی واحد)از پیام داشته باشند. اگرپیام مثلا به زبان روسی بود لازمه اش دانستن این زبان توسط گیرنده و فرستنده است.
عواملی که موجبات نقص در ارتباطات را به وجود می آورد :
محیط پر سرو صدا، ابهام در تبدیل پیام به کدهای خاص، قطع پیام، عدم توجه به وسیله گیرنده، تبدیل مجدد پیام از کدهای خاص به یک فکر یا معنی کردن غلط آن، فهم و درک اشتباه. برای کنترل اثربخشی ارتباطات، مساله دریافت بازخورد بسیار اساسی است.
عوامل موقعیتی و سازمانی موثر در ارتباطات :
1- عوامل محیط خارجی: (آموزشی، اجتماعی، حقوقی، سیاسی، اقتصادی) مثلا محدودیت های سیاسی موجب قطع یا کاهش ارتباط آزاد می شود.
2- عامل موقعیتی: مثل فاصله جغرافیایی.
3- عامل زمان: مدیری که مشغله دارد برای دریافت و ارسال اطلاعات، وقت کافی ندارد.
4- عامل ساختار سازمانی
5- جریانات مدیریتی و غیر مدیریتی
6- فناوری و عوامل فردی و اولویت های شخصی
موانع ارتباطات :
1- موانع فیزیکی: این موانع مربوط به عوامل جغرافیایی، توانایی های فردی و یا هردو عامل است
2- موانع اجتماعی: موقعیت و جایگاه اجتماعی فرد در سازمان اجتماعی ممکن است برقراری یک سیاست باز ارتباطات را تحت تاثیر قرار دهد.
3- موانع روانی: این موانع از سخت ترین موانع برای تشخیص و اداره کردن است و برای رفع آن نیازمند تغییرات رفتاری هستیم.
4- موانع سازمانی: این موانع ترکیبی از موانع فیزیکی و اجتماعی هستند. موانعی نظیر ساختار، جو و فرهنگ سازمانی، سیستم اطلاعات و رقابت در انتقال پیام به سرپرست از موانع سازمانی می باشند.
5- موانع تلفیقی: ممکن است ترکیبی از دو یا چند مانع فوق در یک ارتباط اتفاق بیفتد.
مشکلات در ارتباطات اثربخش:
1- فقدان برنامه ریزی برای ارتباطات
2- روشن نکردن مفروضات
3- بیان ضعیف پیام
4- انتقال ضعیف پیام
5- گوش دادن و ارزیابی ضعیف پیام
7- بی اعتمادی و ترس
6- ارتباط ضعیف فردی
8-کافی نبودن زمان برای تطبیق با تغییرات
جلوگیری از مشکلات در ارتباطات اثربخش )برقراری یک سیستم ارتباطی اثربخشی)
1- برقراری حسابرسی ارتباطات: ابزاری است برای تجزیه و تحلیل ارتباطات مرتبط با فعالیت های اساسی مدیریت که در زمان بروز مشکلات و جلوگیری از بروز مشکلات مورد استفاده قرار می گیرد. فرم و شکل حسابرسی، از شکل های مختلف نظیر مشاهدات، پرسشنامه ها، مصاحبه ها و تجزیه و تحلیل اسناد منتشره بهره می گیرد. مرحله نهایی حسابرسی با تهیه گزارش های دوره ای به پایان می رسد.
2- کاربرد فنون ارتباطی: با تاکید بر روابط بین افراد و مهارت گوش دادن.
ده فرمان برای ارتباطات خوب :
1- روشن شدن فکرها قبل از برقراری ارتباطات
2- آزمایش رسالت و دلیل ارتباطات
3- درک محیط فیزیکی و انسانی قبل از برقراری ارتباطات
4- مشورت با دیگران در برنامه ریزی ارتباطات به منظور جلب حمایت آن ها
5- توجه به محتوا و متن پیام
7- پیگیری جهت ارتباطات موثر
6- در میان گذاشتن مطالب ارزشمند با گیرنده پیام
8- هم بودن پیام های ارتباطات)برای کوتاه مدت و بلند مدت)
10 – گوش دادن به فرستنده پیام.
9- همگام و متوازن بودن فعالیت ها با ارتباطات
ده راهنمایی برای گوش کردن خوب :
1- صحبت نکردن
2- به وجود آوردن راحتی گوینده
3- برطرف کردن موانع
4- همدلی با گوینده و حساسیت ، همدردی
5- صبور بودن
7- راحت بودن در مباحثه و انتقاد کردن
6- خونسرد بودن
8- سوال کردن
9- تمایل به گوش کردن گوینده
نکات مورد توجه برای یک ارتباط پویا و اثربخش :
1- استمرار در ارتباط خوب
2- اهمیت ارتباط خوب در خصوص مسائل بزرگ و کوچک
3- شفاف بودن ارتباط خوب
4- کاهش میزان شایعات و پاسخ به همه سوال ها و ابهام ها
5- شناخت مخاطبان
7- اعطاء پاداش مناسب، لطیف و عاطفی
6- قابل تکرار بودن با به کارگیری مثال های نو و روش های مختلف
8- برقراری استاندارد، جهت انتظار افراد
9- کم کردن میزان انتظارات غیر معمول و نشدنی و کاهش ناامیدی افراد
10- مشارکت دادن همه طرف های ذی نفع
12- در ارتباط بودن با رهبران غیر رسمی سازمان
13- توضیح چرایی ها
14- مشخص کردن مخاطرات و مشکلات و ارایه راه حل برای کاهش آن ها
15- توجه نمودن به زمینه های گذشته مخاطبان
16- شناخت هدف و ماموریت
18- برخورد مثبت با مخاطبان
17- سازماندهی تفکرات
19- تذکر نکات منفی با هدف اصلاح
20- دفاع از اعتبار خود
11- نتیجه گیری واقعی از مزایای احتمالی
22- نگه داشتن عواطف خود در حد بالا
23- ارایه تصور کامل از موضوع
24- مطرح نمون گام به گام ارتباط پیچیده
25- بیان موضوع ارتباط به اشکال مختلف
26- تنظیم سیستم بازخورد
27- توجه نمودن به جنبه های غیر کلامی ارتباط
21- التزام عملی به گفته های خود
مهارت های اساسی مورد نیاز سرپرستان برای ارتباطات :
1- گوش کردن
2- مباحثه کردن
3- پاسخ دادن
4- ابراز وجود
5- ارتباط غیرگفتاری
7- ادارهجلسات.
6- نگارش
از بین مهارت های مذکور، مهارت های گوش دادن، ارتباط غیر گفتاری، نگارش و اداره جلسات از بقیه مهم تر است.
مهارت گوش کردن اثربخش :
گوش کردن ،از مهم ترین مهارت های ارتباطات است که بیش ترین توسعه را یافته است. گوش کردن در سطح روانی نسبت به سطح اجتماعی و عملیاتی از امتیازات بیش تری برخوردار است. در سطح روانی، نفر خوب گوش می کند، در درونش احساس می کند، عکس العمل نشان می دهد(حالت فعال) اما در حالت غیرفعال، نفر دانش دارد و قدرشناس است. گوش کردن در سطح اجتماعی، راجع به مسائل مورد علاقه طرفین است. گوش کردن در سطح عملیاتی، جمع آوری اطلاعات راجع به اینکه چه باید کرد؟ چگونه و کی؟ بهترین و کارآمدترین روش گوش کردن، توسط توماس گوردن، عبارت است از “پیام من “.
این روش عبارت است از روش “طرح خود” که سه مولف دارد:
1-بیان احساسات 2- رفتار 3- نتایج
مهارت ارتباطات غیر گفتاری :
ارتباطات غیرگفتاری، پیام هایی هستند که به وسیله نشانه ها و علاماتی غیر از کلمات، مبادله می گردند. این نشانه ها و علامات شامل زبان فیزیکی بدن(حرکات بدن)، زیر و بم صدا، حرکات، علامات مختلف، حدس ها و …. میباشد . بیش از 51% اطلاعات در یک مراوده، غیرگفتاری است. یک اصل اساسی در ارتباطات غیرگفتاری وجود دارد و آن این جمله است : هرآنجه نتوان به زبان آورد، به صورت غیرگفتاری بیان میگردد.
مهارت های یک نگارش اثربخش :
1- به کار بردن جملات کوتاه
2- به کار بردن جملات ساده
3- به کار بردن کلمات آشنا
4- به کار نبردن کلمات اضافی
5- جان دادن به کلمات خود
7- نوشتن مطلب با توجه به تجارب و سطح علمی خوانندگان
6- به کارگیری کلماتی که خوانندگان بتوانند آن را تجسم کنند
8- نوشتن مطلب به همان زبانی که تکلم می شود
9- داشتن تنوع در نوشتار
10- انجام دادن نوشتن با هدف بیان موضوعات)نه با هدف تحکم کردن(.
مراحل یک جلسه کارا )مهارت اداره جلسات( :
1- برگزار نکردن جلسه در صورتی که خود فرد می خواهد تصمیم گیری کند.
2- اگر تلفنی با چند نفر می توانید تصمیم بگیرید، جلسه ای برگزار نکنید
3- دعوت نکردن از کسانی که موثر نیستند و اطمینان از حضور طرف های ذیربط
4- دقت کردن در زمان
5- مشخص بودن هدف جلسه در ذهن خود
7- کامل خواندن صورتجلسه قبل از ارسال آن و اطمینان یافتن از شفافیت، دقت و جامعیت آن
6- تهیه صورتجلسه و تقسیم بندی مطالب کلی به مسائل جزئی تر
8- رساندن به موقع و صحیح صورتجلسه به افراد ذینفع
9- برقرار نمودن مدیریت زمان در جلسه
10- نقش رئیس جلسه، طرح موضوع، جلوگیری از خروج موضوع، دادن سهم عادلانه به نفرات و جمع بندی مطالب می باشد.
عوامل افزایش دهنده میزان موفقیت جلسه :
1- پذیرش
2- اعتبار دادن و تشکر کردن
3- دیگران تشویق
4- احترام به عقاید و آراء
5- گشاده رویی
7- اطلاعات داشتن
6- تمایل
8- آگاهی
9- قابل استفاده بودن
10- اعتماد
11- شناختن افراد به خاطر دیدگاه هایشان
12- تایید کردن
13- روایی و اعتبار مسائل
14- جامعیت
15- صداقت
16- همدلی
عوامل افزایش دهنده میزان شکست جلسه :
1- نپذیرفتن
2- صبور نبودن
3- مجادله اضافی
4- دفاع کردن
5- شعله اشتیاق دیگران را خاموش کردن
7- شکایت و تنبیه کردن
6- گوش نکردن
8- تایید نکردن
9- سوال برانگیزی
10- موضوعات جنجال برانگیز طرح کردن
11- آزار دادن
12- حمله کردن
13- فکر نکردن
14- قابل تحمل نبودن
15- رنجور نشان دادن.
16- جزئی نگربودن.
با تشکر از توجه شما