به نام خدا
عنوان: فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی
مقدمه
هر سازمانی برای نیل به اهداف خویش به منابع مالی، منابع فیزیکی و منابع انسانی نیاز دارد. برنامه ریزی نیروی انسانی که امروزه از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی به شمار می آید، در ابتدا به عنوان مرحله ای مهم در فرایند مدیریت منابع انسانی چندان جدی گرفته نمی شد و بیشتر جنبه تشریفاتی داشت؛ ولی به مرور، اهمیت آن به عنوان یکی از وظایف مهم مدیریت در سازمان شناخته شد.
تعریف برنامه ریزی نیروی انسانی
برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن سازمان معین می کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند، با چه تخصص و مهارتهایی، برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد.
برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن نخست کم و کیف نیازهای سازمان به نیروی انسانی تجزیه و تحلیل می شود و سپس با اتخاذ سیاستها و رویه های مناسب و با طراحی سیستمها و مکانیسمهایی، این نیازها رفع می شود.
مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی
فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی از پنج مرحله تشکیل شده است:
تعیین موجودی نیروی انسانی در سازمان؛
مطالعه و بررسی اهداف آتی سازمان؛
برآورد نیاز سازمان به نیروی انسانی(تقاضا برای نیرو با توجه به اهداف آتی)؛
برآورد عرضه نیروی انسانی ( از منابع داخلی و خارجی)؛
مقایسه عرضه و تقاضای نیروی انسانی و تعیین سیساتهای پرسنلی سازمان بر آن اساس.
مرحله اول: تعیین موجودی نیروی انسانی
اولین مرحله برنامه ریزی نیروی انسانی، تعیین مشخصات و خصوصیات نیروی انسانی موجود در سازمان است. این مرحله در واقع، یک مطالعه و بررسی جامع درون سازمانی به منظور تجزیه و تحلیل دقیق کلیه مشاغل و پستهای سازمانی و تهیه فهرستی از تخصصها و مهارتهای موجود در آن سازمان است.
تهیه فهرست موجودی مهارتها، سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی و طرح جانشینی از جمله روشهایی است که به وسیله آن می توان کم و کیف نیروی انسانی موجود در سازمان را تعیین کرد.
مرحله دوم: بررسی اهداف آتی سازمان
اهدافی که سازمان برای آینده خود معین می کند و همچنین نوع استراتژیهایی که برای نیل به این اهداف طراحی می شوند، تعیین کننده کمیت و کیفیت نیروی انسانی موردنیاز سازمان است. به عبارت دیگر افراد و نوع تخصصهای مورد نیاز، بستگی به اهداف و استراتژی های کلی سازمان دارد.
اهداف کلی سازمان و درآمدهایی که انتظار می رود در اثر دستیابی به این اهداف عاید سازمان شود، دو عامل اصلی در تعیین نیاز سازمان به نیروی انسانی و کم و کیف آن است. بنابراین قبل از اینکه نیاز سازمان به نیروی انسانی تعیین شود باید اهداف سازمان و نوع فعالیت و عملیات آن در یک دوره برنامه ریزی، مشخص گردد.
مرحله سوم: برآورد نیروی انسانی مورد نیاز ( تقاضا برای نیرو)
برای پیش بینی نیاز سازمان به نیروی انسانی، معمولاً عوامل متعددی در نظر گرفته می شود. اما مهمترین عامل، میزان تقاضایی است که در بازار برای تولیدات یا خدمات سازمان وجود دارد. بنابراین برای محاسبه تعداد نیروی انسانی موردنیاز سازمان باید میزان تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان برآورد گردد و سپس تعداد نیروهای لازم برای جوابگویی به این تقاضا تعیین شود.
روشهای برآورد نیروی انسانی موردنیاز
1. روش روندیابی. پیش بینی نیازهای آتی به نیروی انسانی را می توان با مطالعه تعداد افرادی که در چند سال گذشته به استخدام سازمان درآمده اند، آغاز کرد. با محاسباتی که انجام می گیرد، احتمال ادامه این روند، تعیین می شودو مبنای پیش بینی نیازهای آتی سازمان به نیروی انسانی قرار می گیرد. برای مثال اگر طی 10 سال گذشته در هر ماه به طور متوسط 10 نفر به استخدام سازمان درآمده باشند، می توان پیش بینی کرد که با ادامه این روند، سازمان در سال آینده به 120 کارمند جدید نیاز خواهد داشت.
2. روش نسبت یابی: روش دیگر در پیش بینی تعداد کارکنان مورد نیاز، تعیین نسبتی است که میان یک عامل معین (مانند حجم فروش) و تعداد افراد مورد نیاز وجود دارد. برای مثال، در نظر بگیرید در سازمانی فروشندگان به صورت ویزیتوری عمل می کنند و درصدی از فروش خود را به عنوان کارمزد دریافت می نمایند. آمار نشان داده که هر ویزیتور به طور متوسط 500 هزار ریال در سال برای شرکت فروش داشته است و در دو سال گذشته که میزان کل فروش سالانه 5 میلیون ریال بوده از 10 ویزیتور استفاده شده است. فرض می کنیم که قرار است فروش در سال آینده به 8 میلیون ریال و در سال بعد از آن به 10 میلیون ریال افزایش پیدا کند. برای افزایش فروش از 5 میلیون به 8 میلیون ریال در سال به 6 ویزیتور جدید نیاز خواهد بود( با فرض ثابت ماندن نسبت فروش به فروشنده). همچنین در سال بعد، برای افزایش فروش از 8 میلیون به 10 میلیون ریال لازم است 4 ویزیتور دیگر استخدام شوند.
3. روش همبستگی: رابطه آماری میان دو متغیر را می توان به وسیله روش همبستگی محاسبه کرد. در این روش، ارتباط میان میزان فعالیتی در سازمان و تعداد افراد موردنیاز بررسی می شود. چنانچه ارتباط و همبستگی میان این دو عامل وجود داشته باشد، می توان پیش بینی کرد در صورت تغییر میزان فعالیت مورد نظر، تعداد افراد موردنیاز چقدر خواهد بود. پیش بینی هایی که بر اساس روش همبستگی انجام می گیرد، به مراتب دقیقتر از پیش بینیهایی است که بر اساس روش روندیابی و نسبت یابی انجام می گیرد.
4. روش رگرسیون: رگرسیون روشی است که از طریق آن می توان با استفاده از اطلاعاتی که در مورد متغیر مستقل وجود دارد، متغیرهای وابسته را پیش بینی کرد. هنگامی که تنها یک متغیر مستقل و یک متغیر وابسته مطالعه می شود، رگرسیون را خطی ساده و هنگامی که بیش از یک متغیر مستقل وجود داشته باشد، آن را رگرسیون مرکب ( چنر متغیره) می نامند.
5. روش شبیه سازی: این روش بر اساس این فرض بنا شده است که می توان با ساختن مدلهایی که به طور مصنوعی، شرایط دنیای خارج را منعکس می کند، مسائل را مطرح و مطالعه نمود. با استفاده از کامپیوتر می توان متغیرهای بسیاری را وارد مدل کرد و با انجام دادن آزمایشهای مختلفی روی آن، نتایج را مطالعه نمود. بدین طریق، تصمیم گیرنده می تواند قبل از اتخاذ تصمیم نهایی، اثر تصمیمات خود را در مدل، تجربه و مشاهده کند. در برنامه ریزی نیروی انسانی با استفاده از روش شبیه سازی، مدلهایی ساخته می شود که در آن رابطه میان تعداد افراد مورد نیاز سازمان و سایر متغیرها محاسبه می گردد.
مرحله چهارم: برآورد عرضه نیروی انسانی
بعد از تعیین کمیت و کیفیت نیرویی که سازمان برای نیل به اهداف خود به آن نیاز دارد، در این مرحله باید به این سوال پاسخ داد که این افراد را چگونه و از کجا می توان پیدا کرد. پس منظور از عرضه نیروی انسانی، نیروهایی است که سازمان برای رفع نیازهای خود به آن دسترسی دارد.
سازمان می تواند نیروهای انسانی موردنیاز خود در آینده را از میان کارکنان فعلی تامین نماید یا متوسل به منابعی شود که در خارج از سازمان وجود دارند.
مرحله پنجم: مقایسه عرضه و تقاضا
آخرین مرحله در فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی، مقایسه تقاضای سازمان برای نیروی انسانی و عرضه آن است. نتیجه این مقایسه از سه حالت خارج نیست:
تقاضا با عرضه مساوی است. در چنین حالتی، تعداد کارکنان کافی است و لازم نیست اقدامی صورت گیرد.
تقاضا بیشتر از عرضه است. در این حالت نیاز سازمان به نیرو بیشتر از تعدادی است که در حال حاضر در سازمان وجود دارند. در چنین وضعیتی علاوه بر تعیین تعداد نفرات، باید تخصصها و مهارتهای موردنیاز نیز به طور دقیق، مشخص شود.برای تامین کسری نیرو، سازمان باید به اقداماتی از قبیل کارمندیابی، انتخاب و استخدام نیروهای جدید، آموزش کارکنان، تربیت مدیر، فراخوانی کسانی که سازمان را ترک کرده اند، استخدام پیمانی یا اضافه کاری متوسل شد.
تقاضا کمتر از عرضه است. در این حالت نه تنها سازمان برای نیل به اهداف خویش در آینده، نیازی به استخدام نیروهای جدید نخواهد داشت، بلکه نیروهای موجود نیز بیش از نیاز سازمان است. به عبارت دیگر سازمان با اضافه نیرو مواجه است.
روشهای کاهش نیروی مازاد
1. برکناری. برکناری معمولاً هنگامی صورت می گیرد که از حجم فعالیتهای سازمان کاسته شده است و نیازی به نیروی کار در سطح فعلی نیست. طبیعی است هنگامی که اوضاع به حالت عادی بازگردد و سازمان دوباره فعال شود، افراد برکنارشده نیز به کار فراخوانده می شوند. برکناری از کار به معنای اخراج نیست، ولی همان اثر و همان نتیجه را برای کارمند دارد، زیرا او در واقع بیکار است و حقوق و دستمزدی دریافت نمی کند.
2. بازنشستگی زودرس و بازخرید: یکی از تدابیر برای کاهش نیروی انسانی در سازمان، بازنشسته کردن افراد قبل از موعد مقرر قانونی است. با فراهم آوردن تسهیلات و دادن امتیازاتی به افراد، بخصوص کسانی که در سطوح بالای سازمان کار می کنند و معمولاً حقوق و مزایای زیادی دریافت می کنند، آنها را به بازنشستگی تشویق می نمایند. بدین طریق، عده ای از پرهزینه ترین افراد از سازمان خارج می گردند و مسئولیتهای آنها به کسانی که حقوق و مزایای کمتری دریافت می کنند، سپرده می شود.
3. کاهش ساعات کار: چنانچه در اثر وضعیت نامساعد اقتصادی، سازمان دچار مشکل شود و مجبور گردد بودجه استخدامی خود را کاهش دهد، می توان به جای کاستن از تعداد کارکنان، بودجه کاهش یافته را میان افراد تقسیم کرد؛ در نتیجه، در حای که هر یک از کارکنان حقوق کمتری نسبت به قبل دریافت می کند، کسی مجبور به ترک سازمان نخواهد شد.
4. حذف شغل: مشاغلی که دیگر سودمند نیستند می توان از رده خارج کرد. بدین شکل که وقتی متصدی فعلی شغل، به دلیل بازنشستگی، استعفا، انتقال و یا هر دلیل دیگری سازمان را ترک می کند، آن شغل برای همیشه حذف می شود. حذف مشاغل معمولاً توام با منع استخدام برای آنهاست؛ یعنی مشاغلی که قرار است حذف شوند، کارمندیابی و استخدام نیز متوقف می شود.
هنگامی که فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی، طراحی و به مورد اجرا گذارده شد، باید کارایی و کارآمدی آن مرتباً مورد ارزیابی قرار گیرد تا معلوم شود:
آیا طرح، عملی است و در اجرای آن مشکلی وجود ندارد؟
چه نقاط ضعفی در طرح وجود دارد؟
آیا طرح اقتصادی و مقرون به صرفه است؟
آیا نتیجه اجرای طرح در حد مورد انتظار هست؟
در برنامه ریزیهای بعدی چه تغییراتی باید در طرح داده شود؟
با تشکر از توجه شما