به نام خدا
عنوان: فرایند اجتماعی کردن
مقدمه
این موضوع که کارکنان، رفتاری را که از نظر سازمان، صحیح و مطلوب است یاد بگیرند و به آن عمل کنند، بسیار مهم است؛ ولی این فراگیری، خود به خود انجام نمی گیرد و مسئولان سازمان باید با تدابیری که اتخاذ می کنند، موجبات آشنایی افراد تازه وارد را با محیط، آداب و اصول حاکم بر سازمان و خوگرفتن به آن فراهم آورند. اجتماعی کردن افراد تازه وارد قدمی بزرگ در این راستاست.
تعریف اجتماعی کردن
اجتماعی کردن فرد فرایندی است که به وسیله آن فرد جدید اطلاعات لازم و کافی را درباره سازمانی که وارد آن شده است کسب می کند و با قبول ارزشها، هنجارها و الگوهای رفتاری آن، خود را با اوضاع مطابقت داده، می آموزد که چه باید بکند و چه انتظاری از او می رود. بنا به تعریف دیگری، اجتماعی کردن فرایندی است که به وسیله آن فرد تازه وارد، دانش، مهارت و دیدگاه لازم را کسب می کند و به عضوی موفق و موثر برای سازمان تبدیل می گردد.
معارفه مقدماتی
خیر مقدم رسمی به فرد و معرفی او به همکاران جدید در اولین روز شروع به کار، بخشی از فرایند آشناسازی او را با سازمان تشکیل می دهد.
برنامه هایی که در نخستین روز کار به منظور آشناسازی مقدماتی افراد تازه وارد با سازمان تنظیم میگردد، معمولاً شامل فعالیتهایی از این قبیل است:
آشناسازی فرد با تاریخچه، فلسفه وجودی، اصول، اهداف، قوانین و رویه های سازمان.
آشناسازی با مقرراتی از قبیل ساعات کار، نحوه پرداخت حقووق، ضوابط اضافه کاری و مزایای استخدام در سازمان.
آشناسازی فرد تازه وارد با جزئیات وظایف و مسئولیتهای شغل جدید.
نشان دادن واحدهای مختلف سازمان و همچنین نشان دادن رستوران، پارکینگ و امکاناتی از این قبیل.
معرفی فرد تازه وارد به همکاران و همقطاران جدید.
فرهنگ سازمان
هر گونه برنامه ای که برای آشناسازی فرد با سازمان طراحی می گردد باید با توجه به فرهنگ و نظام ارزشی سازمان باشد؛ چرا که هر سازمانی، بنا به فرهنگ و نظام ارزشی خود، از رفتار مناسب و صحیح، تعریف خاصی دارد. پس بدیهی است آنچه رفتار مطلوب و پسندیده تلقی می شود در هر سازمانی متفاوت است.
منظور از فرهنگ سازمان، عوامل و عناصری از این قبیل است که در مجموع جو خاصی را در سازمان به وجود می آورند:
آداب و اصولی که اغلب مکتوب و مدون هم نیست و از نسلی از کارکنان به نسلی دیگر منتقل می شود.
کلمات، کنایات، اشارات و به طور کلی زبان خاصی که فقط برای خود اعضای سازمان قابل فهم است.
موضع گیریها، نگرشها، طرزفکرها و ذهنیتهای جمعی بخصوص.
آداب معاشرت و اصول خاصی که بر رفتار و حرکات تک تک اعضای سازمان و روابط اجتماعی میان آنها حاکم است.
عکس العمل افراد تازه وارد در رویارویی با فرهنگ سازمان، متفاوت می باشد؛ یکی ممکن است دربست و به طور کامل آن را بپذیرد، دیگری ممکن است بخشهایی از آن را بپذیرد و یکی ممکن است اصلا آنرا نپذیرد.
یکی از اهداف مهم فرایند آشناسازی فرد با سازمان، شناساندن ارزشها و هنجارهای اصلی و اساسی سازمان به فرد و سعی در متقاعد نمودن او به پذیرفتن آنهاست. ولی اینکه تا چه اندازه سازمان باید در قبولاندن این ارزشها و هنجارها پافشاری نماید، بستگی به فلسفه وجودی و اهداف سازمان دارد.
چرا اجتماعی کردن مهم است؟
اجتماعی کردن افراد تازه وارد بر اساس فرضیاتی بنا شده که مهمترین آنها به این شرح است:
آشناسازی فرد با سازمان در نحوه انجام شغل و عملکرد او و در پی آن در ایجاد ثبات در سازمان نقش مهمی دارد.
هر کسی در اولین روز کار خود، دچار اضطراب و نگرانی می شود. بنابراین باید از افراد تازه وارد استقبال کرد و با معرفی آنها به دیگران، دادن اطلاعات و توضیحات کافی و توجه خاص به آنها، ابهامات را از میان برداشت و آنها را از نگرانی خارج کرد.
رفتار روسا، همکاران، مرئوسان و هر کس دیگری که فرد به نحوی با آنها در ارتباط است رفتار تازه وارد را تحت تاثیر قرار می دهد. یعنی فرد تازه وارد، خواه ناخواه با مشاهده دیگران، راه و رسم کار را از آنها یاد می گیرد. پس بهتر است که یادگیری از طریق صحیح صورت گیرد و با بدآموزی توام نباشد.
کمتر کسی را می توان یافت که به محض ورود به سازمان بتواند با دیگران رابطه کاری و اجتماعی صحیحی برقرار نماید یا به ریزه کاریهای شغلش آشنایی کامل پیدا کند. بنابراین باید برنامه ریزی وجود داشته باشد تا مشکلات اولیه ورود به محیطی ناآشنا را رفع کند و به جایگزینی و استقرار درست فرد در سازمان کمک نماید.
فرایند اجتماعی کردن فرد
ذهنیات و تصورت فرد و انتظارات او از سازمان
نگرش، بینش، نظام ارزشی و افکار و عقاید شکل گرفته فرد قبل از ورود به سازمان
برخورد فرد با واقعیات در سازمان
قبل از ورود به سازمان
رویارویی فرد با سازمان
تحول و دگرگونی فرد
برخورد فرد با واقعیات در سازمان
برخورد فرد با واقعیات در سازمان
نتیجه
تعهد بیشتر به سازمان
عملکرد بهتر
تولید و بهره وری بیشتر
استعفا و ترک خدمت
اخراج
موفق
ناموفق
مرحله اول: قبل از ورود به سازمان
در انتظار ورود و شروع به خدمت، تصوری از کار در ذهن فرد نقش می بندد و با امیدها و توقعاتی که از سازمان دارد خود را برای کار آماده می سازد. با نزدیک شدن زمان ورود فرد به سازمان، فرد ممکن است از پیش، خود را عضوی از سازمان ببیند و سعی کند رفتار و کردار خود را متناسب با تصوری که از سازمان دارد؛ تغییر دهد.
مرحله دوم: رویارویی فرد با سازمان
بعد از احراز شغل و ورود به سازمان، فرد مکمکن است با این واقعیت مواجه گردد که میان تصور و انتظار او از شغل و سازمان و واقعیت تفاوتهایی وجود دارد. در این صورت سازمان باید بکوشد تا فرد را از قالبهای فکری و رفتاری سابقش خارج سازد و ارزشهای موردنظر را جایگزین آنها کند.ولی چنانچه تفاوت میان انتظارات از سازمان و واقعیات، عمیق و اساسی باشد، فرد اغلب چاره ای جز استعفا و ترک خدمت ندارد.
مهم ترین راه جلوگیری از ایجاد توهمات یا انتظارات بیجا، تشریح واقعیات و دادن اطلاعات مثبت و منفی درباره ماهیت شغل و شرایط کار و فعالیت در سازمان به متقاضیان مشاغل است.
مرحله سوم: تحول و دگرگونی فرد
اگر فرد شناخت درستی از سازمان داشته باشد، هنجار و نظام ارزش سازمان را می پذیرد؛ بینش، نگرش و رفتار خود را مطابق با آن تغییر می دهد؛ جایگاه کاری و اجتماعی صحیح خود را درمی یابد و به عنوان عضوی واقعی پذیرفته می شود. چنانچه فرایند اجتماعی کردن، موفقیت آمیز باشد، نتیجه، تعهد بیشتر فرد نسبت به شغل و سازمان و در پی آن، بهره وری و کارایی بیشتر خواهد بود. ولی اگر این فرایند با شکست مواجه شده باشد، نتیجه، جابجاییهای زیاد و در نهایت خروج فرد از سازمان به صورت استعفا یا اخراج خواهد بود.
روشهای تطبیق فرد با شرایط و واقعیات موجود سازمان
1. تغییر نگرش: یعنی فرد به جای ایدئالی فکر کردن، واقع بین می شود.
2. با دیگران رابطه برقرار می کند.
3. صبر و شکیبایی در پیش می گیرد.
نکاتی که باید در هنگام طراحی برنامه اجتماعی کردن فرد در نظر داشت
آیا می خواهیم برنامه ای رسمی برای اجتماعی کردن فرد داشته باشیم یا می خواهیم این کار را بدون تشریفات و برنامه های رسمی انجام دهیم؟
اجتماعی کردن به طور انفرادی انجام گیرد یا گروهی؟
می خواهیم چه کسی مسئول اجتماعی کردن فرد باشد؟
آیا می خواهیم اجتماعی کردن فرد در مقطع زمانی خاصی انجام گیرد؟
آیا می خواهیم شخصیت و خصوصیات فعلی تازه وارد را حفظ و تقویت کنیم یا می خواهیم هویت جدیدی به او بدهیم؟
با تشکر از توجه شما